Что нужно чтобы поступить на секретаря
Секретарь
Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?
При выборе профессии многие руководствуются престижностью специальности, возможностью карьерного роста и уровнем оплаты труда. Работа секретарем, к сожалению, не входит в список престижных и высокооплачиваемых профессий. Мало того, ее представителей нередко относят к низшей категории сотрудников, поскольку бытует мнение, что с обязанностями секретаря может справиться каждый, даже тот, кто не имеет особых навыков и образования.
Однако думающий человек с уверенностью скажет, что секретарь не только ответственная, но и очень тяжелая профессия. И, прежде всего потому, что секретарь – лицо компании, занимающее довольно значимую позицию и, в некоторой степени, являющееся посредником между начальством, подчиненными и клиентами.
Предлагаем вам разобраться, что же на самом деле скрывается за скромной деятельностью работника секретариата. Какими бывают разновидности этой профессии? Какими навыками и умениями должен обладать секретарь, и существуют ли перспективы развития?
Кто такой секретарь?
В российской истории секретари приобрели особое значение при дворе Петра I, который выдвигал к ним жесткие требования. В его понимании эту должность мог занимать исключительно образованный мужчина, дворянин знатного рода. Некоторые изменения в требования внесла Екатерина II, включив в перечень обязанностей секретаря такие качества, как наглость и изворотливость.
В современном понимании слово «секретарь» подразумевает офисного сотрудника с широким спектром обязанностей, направленных преимущественно на организацию эффективной административной и управленческой деятельности фирмы. Как правило, секретарь – это «правая рука» начальства, лицо компании, знающее все нюансы ее деятельности. Объем требований, предъявляемых кандидатам, во многом зависит от уровня предприятия или организации, и их перечень может варьироваться исходя из потребностей руководителя. К основным должностным обязанностям относится:
На сегодняшний день работников секретариата принято подразделять на несколько узких специализаций, предполагающих наличие у претендентов определенных знаний:
Помимо указанных разновидностей, существуют несколько дополнительных специализаций со специфическими требованиями. Например:
Какими личностными качествами должен обладать секретарь?
Поскольку специфика работы секретаря предполагает помощь руководителю в ведении дел, хороший специалист отличается, в первую очередь, ответственностью и пунктуальностью. Немаловажное значение имеет его внимательность, исполнительность и организованность – это позволяет избежать недоразумений при составлении документации и распорядков.
Секретарю должны быть присущи такие качества, как опрятность, аккуратность, доброжелательность, умение налаживать контакт с людьми, что обусловлено необходимостью взаимодействия с руководством, клиентами и коллективом.
Ну а поскольку секретарь является лицом компании, приятная внешность – неотъемлемый критерий. Безусловно, это совсем не значит, что на эту должность подходит исключительно девушка модельной внешности, здесь важно чувство стиля и наличие вкуса. Стоит заметить, что секретарями, как правило, становятся женщины. Считается, что они более гибкие и стрессоустойчивые, а также могут сделать офис более уютным.
Преимущества профессии секретарь
Среди основных преимуществ профессии секретарь можно отметить:
Эта работа не относится к самым высокооплачиваемым. Чаще всего уровень оплаты зависит от региона проживания, уровня квалификации кандидата и размеров компании – согласно статистическим данным средняя зарплата секретарей колеблется в пределах от 15 до 60 тысяч рублей. Хороший специалист, работающий в крупной компании, может рассчитывать на вполне приличную, даже по меркам большого города, зарплату.
Недостатки профессии секретарь
Не стоит думать, что профессия секретаря состоит исключительно из преимуществ – она включает немало нюансов, которые не могут не огорчать. В первую очередь, это касается отсутствия перспективы развития. Как правило, руководители не желают расставаться с хорошими сотрудниками, поэтому не продвигают их по службе. Хотя случается, что секретарей все же оценивают по достоинству и повышают. Но этого могут добиться только те, кто продемонстрировал трудолюбие, ответственность и хорошее знание своего дела.
Среди основных недостатков профессии секретарь можно также отметить:
Где можно получить профессию секретарь?
Российские ВУЗы не предлагают обучение по направлению «секретариат». А зря, поскольку для руководителей все чаще становится важным уровень образования их помощников. Именно поэтому сегодня преимуществом обладают кандидаты с дипломом в области филологии, психологии, коммуникации и другими сопутствующими направлениями.
Базовые навыки секретарского дела можно получить в колледжах и техникумах. Учебные заведения осуществляют подготовку в течение 1-3 лет для учащихся, окончивших 11 или 9 классов школы соответственно. Также освоить профессию секретаря можно на специализированных курсах – здесь желаемый сертификат можно получить гораздо быстрее. Однако сегодня рынок переполнен предложениями, и не все они обеспечивают качественное образование, поэтому к выбору образовательной организации нужно подходить очень внимательно.
Профессия: судья
Кто может быть судьей, чего это стоит и вообще
Ровно половина участников судебных дел считают, что суд несправедлив и судьи выносят все решения по блату.
Так думают те, кто проиграл. Победители тоже редко хвалят судей. Обычно они считают, что судьи получают огромную зарплату просто так и что разрешенное дело — заслуга не судьи, а адвокатов.
Я юрист, а моя мама — судья. Я знаю, что не каждому по силам выдержать нагрузку и ответственность, которая ложится на судей. В этой статье я расскажу, кто может стать судьей, за что судьи получают зарплату и привилегии и за какие фото в соцсетях судью могут лишить полномочий.
Теория и практика
У судебной системы в России не лучшая репутация: много пишут о необъективности судей, их зависимости от руководства, взятках и других проблемах. Мы расскажем только о формальной стороне вопроса: кто такой судья по закону.
Говоря о недостатках судов, нужно понимать, что Россия большая и каждый день здесь работают тысячи судей, которые рассматривают десятки тысяч дел. На этом фоне обязательно найдутся те, кто ведет себя плохо.
И еще: судьи — это люди. Если ваш ребенок получает юридическое образование, он тоже может стать судьей. Если, например, он стал судьей и берет взятку, то он — преступник. Не какой-то абстрактный судья, а конкретно ваш ребенок. Значит, так он воспитан. И наоборот: если ваш ребенок стал судьей и не взял взятку, а вел дела аккуратно и по закону, то внезапно он стал одним из тех людей, которые делают свою работу хорошо, и им хочется гордиться.
У каждого продажного судьи есть мама и папа, которые его так воспитали.
Но отложим в сторону морально-воспитательный вопрос. Что говорит о судье закон?
Кто такие судьи
Судья — это человек, которого государство наделило правом разрешать споры между компаниями, гражданами и представителями власти. Когда возникает конфликт и стороны не могут договориться, они могут задать вопросы суду: «Кто прав?» и «Что теперь делать?».
Судья работает на государственной должности, как, например, руководители фракций в Госдуме, федеральные министры и президент. Государственные должности созданы для исполнения функций государственных органов России. То есть судья — это представитель власти, он выносит приговоры и решения не от себя лично, а именем России.
Есть две категории судей: мировые и судьи федеральных судов. Мировой судья — это судья самого первого, низового звена системы судов. Он рассматривает простые гражданские, уголовные и административные дела. Как правило, это первая ступень в карьере судьи.
Остальные дела рассматривают судьи федеральных судов. Иногда их еще называют федеральными судьями, но в законе такого понятия нет. К федеральным судам относятся арбитражные суды, суды общей юрисдикции и военные суды.
Решение любого суда можно обжаловать в вышестоящий суд. Высший орган судебной власти — Верховный суд РФ — последняя инстанция для пересмотра дел в России.
Как стать судьей
Чтобы стать судьей, нужно получить юридическое образование, отработать минимум пять лет по специальности, сдать квалификационный экзамен и пройти конкурс.
Для вышестоящих судов требования еще выше, и попасть в них сложнее. Например, чтобы стать судьей конституционного суда, нужно иметь безупречную репутацию, признанную высокую квалификацию в области права и не менее 15 лет опыта работы по юридической специальности. Почти у всех судей конституционного суда есть ученая степень, десятки опубликованных работ, учебников и монографий.
Статистика: кто обычно становится судьей
Согласно социологическому исследованию профессии судьи, большинство судей пришли в профессию из судебных, следственных органов и прокуратуры.
Многие недовольны, что в судьи берут только своих: из секретарей или помощников судей. Но так везде: в банк часто приходят работать из другого банка, а в магазин — из другого магазина. Только работая в суде, можно узнать внутреннюю кухню и понять, чего ждать. А руководство может проверить деловые качества будущего судьи.
Средняя зарплата секретаря суда — 15 тысяч рублей до вычета налогов. Пока однокурсники нормально зарабатывают в юридических фирмах, секретарь суда за копейки пишет протоколы и успокаивает недовольных представителей. На этом этапе многие желающие сдаются.
Основные требования к кандидатам
Требования к претенденту на должность судьи зависят от того, в каком суде он будет осуществлять свои полномочия. Но есть и общие условия.
Возраст не менее 25 лет. Минимальный возраст судьи — 25 лет, а максимальный — 70.
Высшее юридическое образование. Это может быть как очная, так и заочная форма обучения, но уровень образования должен быть только «специалист» или «магистр». Диплома бакалавра недостаточно.
Опыт работы не менее 5 лет. Работать обязательно нужно в должности, которая требует высшего юридического образования. Можно быть преподавателем юридических дисциплин, юристом в консалтинговой фирме, адвокатом или нотариусом.
Дееспособность. Кандидат на должность судьи не может состоять на учете в наркологическом или психоневрологическом диспансере. Желающие стать судьей проходят обязательное медицинское освидетельствование.
Отсутствие судимости. Подозреваемых или обвиняемых в совершении преступления в судьи не возьмут.
Помимо основных требований кандидат должен собрать кучу документов и сдать экзамен.
Этапы отбора кандидатов на должность судьи
Квалификационный экзамен. Экзамен на должность судьи похож на экзамен в вузе. Вместо преподавателя — комиссия по приему квалификационного экзамена на должность судьи. Она состоит из опытных судей и правоведов региона. Как правило, экзамен проводится раз в месяц.
В билете три вопроса по разным отраслям права, две задачи по судебной практике и письменное задание подготовить процессуальный документ, например решение или определение суда. Для кандидатов в арбитражные судьи и в суды общей юрисдикции вопросы разные.
Сдают не все. Например, в 2017 году в Санкт-Петербурге не сдал каждый третий претендент. Для тех, кому не повезло, следующая попытка разрешается только через полгода.
Конкурс на должность. Кроме экзамена кандидату в судьи нужно пройти конкурс на должность. Причем результаты экзамена действительны три года со дня сдачи. Это значит, что если не пройти конкурс за три года, все нужно начинать заново.
Ни у самого кандидата, ни у его близких родственников — мужа или жены, в том числе бывших, детей, матери, отца, братьев и сестер — не должно быть судимости, долгов по налогам, неоплаченных административных штрафов и сокрытого имущества. В судейском сообществе есть шутка о том, что судья должен быть сиротой. Потому что в большой семье больше шансов, что среди родственников найдутся нежелательные контакты — судимые, чиновники или неплательщики налогов.
Если все в порядке, кандидат получает заключение о даче рекомендации на должность судьи.
Мировых судей утверждает местное законодательное собрание.
После назначения судья приносит присягу и может начинать работать.
Привилегии судей
Государство предоставляет судьям достойную оплату труда, неприкосновенность и социальные гарантии. Эти преимущества не личная привилегия судей, а гарантия вынесения законных и справедливых судебных решений. А еще — плата за ту ответственность, которую они на себя берут.
Судья обязан лишить кого-то свободы, имущества, денег, общения с детьми, если этого требует закон. До 1996 года самым строгим наказанием за преступления была смертная казнь. То есть раньше судьи были вправе даже лишить кого-то жизни. Сейчас смертная казнь не назначается, хотя от этого ответственность судьи меньше не становится.
Неприкосновенность. Неприкосновенность — это защита судьи от задержания, обыска, привлечения к уголовной или административной ответственности.
Если бы судью можно было в общем порядке задержать или обыскать, судья оказался бы зависимым от органов и лиц, которые уполномочены на эти действия. В этом случае цель государства не установить личные привилегии судье, а отступить от общего порядка ради более значимых целей — вынесения законных и справедливых решений и приговоров.
Иммунитет распространяется не только на личность судьи, но и на его автомобиль, квартиру, рабочий кабинет, телефон и документы. Необоснованный арест может оказаться попыткой воздействия на судью. Поэтому государство предусмотрело особый порядок привлечения судей к ответственности.
Например, чтобы привлечь судью районного суда к уголовной ответственности, председатель Следственного комитета России должен запросить согласие квалификационной коллегии судей субъекта. В квалификационную коллегию входят представители президента, общественности и судов разных уровней. Только после согласия коллегии председатель следственного комитета может возбудить уголовное дело.
Поэтому судьи обычно занимают свои должности до ухода в отставку. Например, судья федерального суда вступает в должность бессрочно до достижения предельного возраста пребывания в должности. А председатель Конституционного суда России вообще возглавляет его с 1991 года.
Отставка и ежемесячное пожизненное содержание. По собственному желанию судья может уйти с должности в любое время и будет получать пенсию на общих основаниях. Но при стаже работы судьей 20 лет и возрасте 50 лет для женщин и 55 для мужчин судья получит право на ежемесячное пожизненное содержание. Это сумма, которая выплачивается судье каждый месяц после ухода в отставку. Она не облагается налогом.
Размер пожизненного содержания меньше средней зарплаты судьи — 80% от дохода на соответствующей должности.
Мантия и молоток. Судейская мантия — символ судебной власти. Судья обязан носить мантию в течение всего рабочего дня. Еще судье полагается форма — обувь и блузка или рубашка. А вот специальный деревянный молоток, который всегда под рукой у судей в телевизоре, на самом деле в России не используется.
На первый взгляд действительно кажется, что работа судьи — это мечта каждого. Но помимо привилегий у судей много ограничений.
Ограничения и сложности работы судьей
Судья имеет обязательства по отношению к государству и обществу. Все требования, которые применяются к действующим судьям, распространяются и на судей в отставке.
Нагрузка. Работа судьи подразумевает необходимость перерабатывать большой поток дел в ограниченный промежуток времени. В среднем каждый судья рассматривает 180 дел в месяц. Есть те, на кого приходится 10—20 дел в неделю, а у некоторых их больше 50. Обычно столько дел в неделю рассматривают судьи Москвы и Санкт-Петербурга.
50 дел в неделю означает, что каждый день судья выносит решения по десяти делам: 48 минут на одно дело при восьмичасовом рабочем дне. Но обычно дела затягиваются, кто-то опаздывает или нужно опросить свидетелей, поэтому задержки в суде — частое явление.
Писать решения и готовиться к делам приходится после окончания рабочего дня и в выходные. Каждый день приносят новые иски, которые, по закону, нужно проверить и принять за 5 дней.
У судей официально ненормированный рабочий день. Но уйти с работы пораньше не получится — судья должен всегда быть на месте. А вот задержаться до позднего вечера или выйти в выходной — обычное дело.
Судья работает не один. В аппарат судьи входят два человека — секретарь и помощник. Секретарь направляет повестки, пишет протокол и говорит: «Прошу всех встать!» на судебном заседании. Помощник готовит проекты простых судебных документов. За тем, чтобы аппарат делал свою работу качественно и вовремя, следит судья, а в случае ошибок отвечает за них.
Судебный процесс. Все сроки, связанные с рассмотрением дела, установлены законом и контролируются председателем суда и вышестоящими судами. У каждого суда есть сайт, где можно отследить движение каждого дела и ознакомиться с результатами рассмотрения. За этим следит помощник судьи. Если очередной этап дела не будет в срок зафиксирован на сайте, появится повод для жалоб. Но и без этого причин пожаловаться на судей много. Если стороне показалось, что судья оказывает противнику больше внимания, это уже повод обвинить во взятках.
Любая отмена решения вышестоящим судом и нарушение сроков — это брак в работе, минус в премии и в репутации судьи. Каждую неделю на совещании судей подробно разбираются все отмены и изменения решений. Иногда вышестоящие инстанции отправляют дело на новое рассмотрение в тот же суд, и все нужно начинать сначала. В профессии судьи очень жесткие дедлайны и контроль качества.
Репутация. Закон устанавливает правила поведения судьям не только в служебной деятельности, но и во внерабочее время, в том числе и после ухода в отставку. Согласно Кодексу судейской этики, судья должен избегать всего, что могло бы умалить авторитет судебной власти и причинить ущерб репутации судьи. Случаи безнравственного поведения судей и их детей быстро получают огласку.
Запрет на свой бизнес. Во время работы и после ухода в отставку судья может заниматься только преподавательской, научной или творческой деятельностью. Например, нельзя быть юристом в коммерческой организации, предпринимателем или адвокатом. После отставки этот запрет сохраняется. Чтобы не потерять пожизненное содержание, работать можно только на госслужбе.
10 видов секретарей и помощников, или кто именно вам нужен?
Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.
Бизнес-ассистент
Кому необходим – руководителям компаний с большим документооборотом
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.
Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.
Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.
Личный помощник
Кому необходим – руководителям крупных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.
Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.
Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.
Персональный ассистент
Кому необходим – руководителям крупных западных компаний
Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю
Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.
Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.
Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.
Секретарь
Кому необходим – компаниям малого, среднего и крупного бизнеса
Кому подчиняется – руководящему составу
Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции
Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.
Секретарь-помощник
Кому необходим – руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек
Кому подчиняется – руководителю
Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.
Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.
Секретарь на ресепшен
Кому необходим – компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей
Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю
Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.
Секретарь-референт
Кому необходим – компаниям среднего бизнеса
Кому подчиняется – руководителю
Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.
Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.
Администратор
Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг
Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору
Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.
Офис-менеджер
Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек
Кому подчиняется – руководителю, административному директору
Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.
В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.
Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.
Делопроизводитель
Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)
Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.
Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.
Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.
К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.
Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».