Что нужно чтобы выиграть тендер
Первый госзаказ для ИП. Как на самом деле определить, что у вас есть шансы выиграть в тендере
Продолжаем серию статей о подготовке к первым госзакупкам. В этот раз о том, как заранее понять свои шансы на победу.
2. Проверка востребованности ваших товаров и услуг
Как искать тендеры
Предположим, что мы производим шкафы. Есть ли вообще смысл связываться с закупками или нет? Может, шкафы никому не нужны. Или наоборот — это золотая жила.
Проверку удобно проводить на сайте госзакупок. Это агрегатор всех закупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Он бесплатный, в отличие от коммерческих агрегаторов. Правда, придется потратить время на поиск и всё делать вручную.
Заходим на сайт. Есть два режима поиска, условно назовем их «простой» и «подробный». Простой доступен сразу при входе на страницу с закупками, а чтобы воспользоваться подробным, нужно нажать на «Все параметры поиска».
Для наших целей мы будем пользоваться простым поиском. Попробуем искать закупки двумя способами: по ключевым словам и по кодам ОКПД2.
Часть параметров у нас будут одинаковые, выставим их сразу:
Для удобства сохраним эти параметры для будущих поисков. Для этого нужно нажать «Сохранить и применить» в конце формы.
Поиск по ключевым словам
Здесь всё как в любом поисковике: вводите ключевые слова в поисковую строку и смотрите результат. Если нужно, чтобы слово не склонялось, поставьте галочку рядом с фразой «Искать точно как в запросе». Проверяем по слову «шкаф»:
Запись и закупка в этом случае одно и то же. Видим результат — 22 закупки. Кажется, неплохо. Но если копнуть глубже, оказывается, в выборку попали закупки, которые нам не подходят. Например, в этой закупке нужны шкафы управления:
Отсматривать каждую закупку вручную долго. Поэтому настраиваем поиск точнее, чтобы он не искал однокоренные слова. Например, можно уточнить, что нас интересует только «шкаф офисный». Теперь в выдаче всего два результата, но зато они больше подходят под наш запрос:
Поиск по кодам ОКПД2
Второй способ — это поиск по кодам ОКПД2. Эта аббревиатура расшифровывается так: «Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности», а цифра «2» означает, что раньше был другой классификатор с таким же названием.
В интернете много сервисов, которые помогают найти коды по ключевому слову. Например, сайт «Классификатор кодов ОКПД2». На сайте госзакупок это тоже можно делать, но там не очень удобно.
Возвращаемся на сайт госзакупок и находим параметр ОКПД2. Ставим галочки на оба пункта списка, чтобы система учла все закупки, где встречаются нужные нам коды. После этого нажимаем слово «Выбрать»:
Из списка всех кодов выбираем нужные нам коды. Для более точного поиска лучше также выбрать коды, которые входят в интересующую категорию. Получается так:
У нас один результат. Это означает, что только один потенциальный заказчик указал коды ОКПД2, которые соответствуют нашему товару. В нашем случае можно было и не проводить такой поиск, так как у нас было всего два варианта.
Но иногда с помощью этого параметра можно отсеять лишние запросы, если попадается много нерелевантных. Например, вы поставляете соль. В выдаче вы увидите и соль, и фасоль, и даже город Сольцы. Чтобы поиск был точнее, лучше о таком способе знать.
Поиск в конкретном регионе
Вы можете находиться в Оренбурге, а закупки — в Мурманске. Вряд ли они вам подойдут. Чтобы настроить поиск по своему региону, нужно зайти в «Подробный поиск» и выбрать местоположение заказчика и поставки.
Сначала выбирается федеральный округ, в нашем случае — это Приволжский, а потом регион. Можно выбрать даже район и город, но мы не будем этого делать. 
В нашем случае это будет та же самая закупка, которую мы находили раньше. Она — единственная из Оренбургской области в это время.
Изучаем закупки
В итоге мы нашли одну закупку. Самое время узнать подробности. В каждой карточке есть разделы «Сведения» и «Документы». Здесь можно получить больше информации:
В сведениях — более детальная информация о том, что хочет заказчик:
Допустим, у нас есть и шкафы, и столы. Теперь заглянем в документы:
Скачиваем документ, изучаем условия и ищем проект контракта. Все, кто делает закупки по 44-ФЗ, обязаны прикладывать его в комплект документов. В нашем примере есть оглавление, где все указано:
Читаем проект и видим интересную деталь. Оказывается, поставка нужна в 2021 году и оплата за нее будет тогда же. И тут уже вопрос: интересна нам такая закупка на перспективу или не очень. Или это вообще ошибка:
Обычно предприниматели изучают несколько интересных закупок и сразу понимают, подходит ли им цена и готовы ли они сотрудничать на тех условиях, на которых предлагают заказчики. Кому-то для анализа хватает двух карточек, а кто-то смотрит не меньше десяти.
Отслеживать закупки
Еще можно последить за двумя-тремя закупками. Это нужно, чтобы понять, насколько ваши условия конкурентоспособны.
Делается так: сначала вы прикидываете, что можете предложить заказчику. А после проведения аукциона смотрите на предложение победителя и сравниваете его со своим. Чтобы посмотреть эту информацию, не нужно участвовать в закупке, она будет в открытом доступе.
Если времени ждать нет, можно посмотреть на результаты уже прошедших закупок. Для этого в поиске в параметре «Этап закупки» выберите «Закупка завершена». Все остальные параметры те же, что и раньше.
В результате находим закупку, похожую на нашу. Даже заказчик тот же. Только цена контракта меньше и победитель уже определен:
Переходим в «Сведения» и смотрим подробности закупки: что именно нужно, сколько шкафов закупали. Здесь все то же самое, как описано выше. Поэтому не будем на этом останавливаться.
Если мы можем составить конкуренцию этому игроку, тогда есть смысл участвовать в схожей закупке.
Что запомнить
Вот и всё. В следующий раз перейдем к активным действиям — будем оформлять электронную подпись и аккредитовываться на электронных торговых площадках.
В Тинькофф Бизнесе есть все для госзакупок по 44-ФЗ и 223-ФЗ. Мы выпускаем квалифицированные электронные подписи, открываем спецсчета и выдаем банковские гарантии. Все оформляется онлайн, вам не нужно ездить в банк.
Автор: Диана Дёмина
Эксперты: Николай Максименко, Павел Стоянов
Без откатов и связей: как выигрывать тендеры
Мы два года подряд выигрываем в тендере сбытовой компании и набили в этом деле немало шишек. Делимся опытом — рассказываем, как подготовить нужные документы, как предложить выгодную цену и с какими трудностями можно столкнуться после выигрыша.
Найти тендер можно на zakupki.gov.ru — сайте единой информационной системы в сфере закупок. Там собраны тендеры с разных крупных торговых площадок. Введите в поисковую строку ключевые слова, которые относятся к вашей сфере деятельности, и сайт выдаст подходящие закупки.
Я основатель Zvonobot, мы внедряем Звонобота — голосового робота, который распознаёт и генерирует человеческую речь, может вести диалог с клиентом и заменять операторов на разных задачах. Постоянно мониторим новые тендеры по запросам вроде «голосовой робот» и «робот для звонков».
В конце 2018 года нам попался тендер «Пермэнергосбыта». Компания хотела разгрузить свой колл-центр и искала, кто сделает им голосового робота для приёма показаний счётчиков. Задача как раз по нашей части, решили подать заявку.
Для участия нужно иметь электронную цифровую подпись (ЭЦП), быть аккредитованным на площадке, где проводятся торги, и правильно заполнить конкурсную документацию.
Следующий шаг — попасть в единый реестр участников закупок (ЕРУЗ). Используя ЭЦП, руководитель компании должен зарегистрироваться на портале Госуслуг и создать там профиль компании. Через несколько дней компания пройдет проверку и попадёт в реестр. С этого момента она сможет участвовать в тендерах на крупных электронных торговых площадках — Сбербанк-АСТ, Общероссийской системе электронной торговли, Федеральной электронной площадке, ТЭК-торге и других.
К моменту участия в тендере «Пермэнергосбыта» у нас уже были ЭЦП и аккредитация на торговых площадках. Мы приступили сразу к третьему шагу — заполнению конкурсной документации.
Пакет документов зависит от того, по какому федеральному закону проводится тендер. По 44-ФЗ пакет документов стандартизированный, по 223-му — нет. Нам достался тендер по 223-ФЗ, где пакет определяет заказчик. Нужно было подготовить документы из списка, который выложен отдельным файлом на странице тендера.
Большинство документов уже были готовы — у нас всегда лежит стандартный пакет на случай, если появится выгодный тендер. Эти документы пришлось только оформить по шаблону заказчика. Другие касались непосредственно тендера «Пермэнергосбыта», и готовить их пришлось отдельно.
Часть документов — обычные справки и выписки, которые можно заказать в разных инстанциях или взять в бухгалтерии. Процесс получения стандартный: сделали запрос — получили документ. Где взять такие документы:
Остальные документы придётся заполнить самостоятельно. Чаще всего для них заказчики прикладывают шаблоны, чтобы ответы участников было удобно сравнивать. Прикладываем шаблоны «Пермэнергосбыта» — пригодятся вам в случае, если заказчик не предоставит свои.
Рассказываем, как заполнять документы.
Декларация о соответствии статусу СМСП — декларация о соответствии участника закупки критериям отнесения к субъектам малого и среднего предпринимательства.
В документе прописаны критерии отнесения к малому и среднему предпринимательству и оставлены пустые графы для данных о компании. Просто впишите цифры: например, в графу о «доходе компании за предшествующий год» — доход компании за прошлый год.
Справка о положительной деловой репутации — справка (декларация), подтверждающая, что вашей компании нет в реестре недобросовестных поставщиков.
Справку заполните сами от имени компании. Можете использовать наш текст: «Настоящим [название компании] подтверждает отсутствие в реестре недобросовестных поставщиков (подрядчиков, исполнителей) информации об участнике закупки — юридическом лице, в том числе информации об учредителях, о членах коллегиального исполнительного органа, лице, исполняющем функции единоличного исполнительного органа участника закупки — юридического лица».
Справка о материально-технических ресурсах — описание важной для проекта материально-технической базы.
Не указывайте каждую мелочь вроде столов, ноутбуков и офисной клетки с попугаем. У нас описание уместилось в две строчки: «офис» и «сервер».
Справка о кадровых ресурсах — список сотрудников, которые будут задействованы в проекте.
Весь штат компании вписывать не обязательно. В нашем случае хватило семи человек: руководителя, бухгалтера-экономиста, ведущего разработчика, трёх обычных разработчиков и менеджера по работе с клиентами.
Технико-коммерческое предложение — описание вашего предложения заказчику.
Чего заказчик ждёт от победителя тендера, он уже указал в ТЗ. Так как вы хороший исполнитель и собираетесь выполнить все требования, для технико-коммерческого предложения просто сделайте рерайт ТЗ с поправкой на свою компанию. Да, вот так просто.
Протокол разногласий к договору — документ, который нужен, если вы не можете выполнить какие-то требования заказчика.
В протоколе пропишите не только проблемные места, но и свой вариант решения — например, не готовы организовать доставку товара грузовыми газелями, но зато привезём сами на электросамокатах. Если вам по плечу все требования заказчика, просто не прикладывайте этот документ. Мы не приложили.
Анкета участника — типовая анкета со сведениями об организации, руководителях и учредителях.
Всегда есть шаблон анкеты, впишите туда сведения о компании.
Согласие на обработку персональных данных — типовое согласие на обработку персональных данных.
Шаблон всегда прикладывает заказчик. Заполняет человек, который представляет компанию на тендере — официально он называется «участником закупочной процедуры». Наше согласие заполнил генеральный директор.
Справка о выполнении аналогичных работ — описание выполненных работ, близких тематике тендера.
Каждый проект опишите в отдельной строке. Укажите сроки выполнения, сведения о заказчике, описание договора, сумму договора, сведения о рекламациях по перечисленным договорам. Мы описали опыт в разработке ПО для автоматической обработки входящих звонков для двух крупных компаний.
Письмо о подаче оферты — заявление, подтверждающее ваше участие в тендере.
Впишите в шаблон заявления название компании, количество листов в разных документах и другие мелочи. Обратите внимание на важнейший пункт «итоговая стоимость конкурсной заявки». Выбирая между участниками, заказчик в первую очередь обратит внимание на цену. Ваша задача — не продешевить, но поставить ниже конкурентов.
Когда все документы готовы, вставьте флэшку с ЭЦП в компьютер, зайдите на торговую площадку и подайте документы от имени компании. Заявку примут, и вам останется ждать результатов тендера.
Главное правило — цена должна устраивать вас и быть выше себестоимости работы. При расчёте себестоимости ориентируйтесь на сумму, которую потратите в самом худшем варианте развития событий. Помните: все накладные расходы ложатся на исполнителя. Если случайно уйдёте в минус, заказчика это не будет волновать.
В нашем случае в себестоимость входили расходы на Yandex SpeechKit. Мы платили за использование Звоноботом сервиса Яндекса при каждом разговоре с клиентом. Нужно было узнать, сколько придётся отдать Яндексу во время работы с «Пермэнергосбытом».
Мы расчитали, сколько показаний счётчиков примем за месяц, и умножили это число на стоимость самого длинного разговора — когда у человека куча счётчиков, и он хочет подать показания по всем сразу. Цифры не вдохновляли: получалось слишком дорого.
Казалось, пора отказаться от тендера — всё равно не выиграем. Но одного из тех. специалистов посетила мысль: «А что, если сделать собственную генерацию? Будем платить Яндексу только за распознавание». Мы ухватились за эту идею, нашли стороннюю open-source систему генерации речи и настроили под свои нужды. За использование системы не нужно было платить, поэтому удалось серьезно опустить стоимость заявки: срезали больше половины максимальной цены, указанной заказчиком в тендерной документации.
В итоге наша цена оказалась самой низкой, и мы выиграли тендер. Радости не было предела: удалось заполучить крупного заказчика! Мы стали работать над голосовым роботом и, конечно, встретили на пути много проблем.
Как правило, в тех. задании заказчик описывает идеальный сценарий — как всё должно работать, будь исполнитель волшебником. ТЗ выходит утопичным, потому что невозможно предугадать все трудности в сложном проекте. Это как за один раз дать ТЗ на постройку загородного дома: можно указать материалы, размеры, утвердить архитектурный план, и всё равно что-нибудь забудете; например, пока участок не подтопит весной, не вспомните про дренаж — систему отвода излишков воды.
«Пермэнергосбыт» постарался выжать максимум деталей и сделал ТЗ на 19 листах. Так поступают хорошие заказчики: расписывают всё максимально подробно. Но всё равно в работе мы столкнулись со сложностями.
Слишком короткий срок внедрения поставлен компанией. По ТЗ нужно было внедрить робота за две недели, но, когда мы рассчитали трудоёмкость, оказалось, что на работу над новым для нашей команды сценарием сбора счётчиков ушёл бы месяц.
Мы рассчитывали на победу, поэтому начали работу заранее, ещё до объявления результатов тендера. Две недели разрабатывали архитектуру решения и прописывали логику работы робота: как будет принимать звонки и обращаться к базе данных.
После победы в тендере заказчик открыл доступ к своему API и телефонии. В отведённые две недели мы занимались интеграцией Звонобота с системами «Пермэнергосбыта» и доработкой сценария звонка.
Недостаточно проработанный сценарий был указан в ТЗ. Компания заранее прописала алгоритм, по которому должен разговаривать робот. На первый взгляд он выглядел неплохо: робот проверяет номер лицевого счета, принимает показания, запрашивает подтверждение; если подтверждения нет, соединяет клиента с оператором. Но в сценарии не хватало деталей.
На этапе внедрения руководитель проекта заметила, что сценарий не учитывал многие варианты использования: например, если клиент какой-то причине не может внятно говорить или чётко передал показания счетчика, но добавил лишнюю цифру. Мы связались с «Пермэнергобытом» и стали совместно дорабатывать сценарий. В итоге с 16 блоков он разросся до 30.
Столкнувшись с проблемами в ТЗ, новички часто начинают злиться: «Как так, он нас просили одно, а нужно другое». Наш совет: примите проблемы как данность. Заказчик не обязан разбираться в нюансах продукта и делать ТЗ на уровне вашего лучшего тех. специалиста. Реально оценить работу и обсудить правки — задача исполнителя.
Когда работаешь с крупным заказчиком, запуск проекта в эксплуатацию — не финальный этап. Проект будет требовать исправлений и убирания багов, у клиента появятся новые требования, которые не всегда можно зафиксировать в ТЗ. Это нормально, к доработкам нужно быть готовым: без них продукт не будет приносить максимальную пользу.
Мы выигрывали тендер «Пермэнергосбыта» дважды — в конце 2018 и 2019 годов. За два года работы с компанией мы кучу раз улучшали функционал голосового робота. Рассказываем о самых крупных доработках.
Постоянно дорабатываем сценарий разговора Звонобота с клиентом. Всё время появляются новые кейсы, которые мы добавляем в сценарии. Результат — клиентам становится проще общаться с роботом, они проникаются доверием. В 2019 году только 60% позвонивших решались передать показания с помощью Звонобота, а в 2020 это делают 80%.
Проработали систему отказоустойчивости. Для предотвращения проблем с перегрузкой серверов создали триггерную систему мониторинга оперативной памяти. При приближении к критическим отметкам нагрузки система сигнализировала тех. специалистам, и те быстро устраняли проблему.
Увеличиваем мощности серверов и принимаем больше звонков и показаний. В июне 2019 приняли 46 тыс., а в июне 2020 уже 63 тыс.
Улучшать сервис после запуска и вносить доработки — это нормально. Хотя для новичков может показаться странным: ты вроде всё доделал, должен убрать проект в дальний ящик и заниматься чем-то ещё. Но так не бывает. Доработки возникают всегда, и вносить их обязательно, чтобы оставить заказчика довольным.
Как участвовать в тендерах, чтобы найти новых клиентов
Некоторые предприниматели уверены, что в тендерах побеждают только «свои», а другие в это время стабильно участвуют в закупках и получают клиентов. Разбираемся, что такое закупки и может ли малый бизнес в них заработать.
Содержание статьи
Что такое тендеры и какие они бывают
Начать нужно с того, что в российском законодательстве нет понятия «тендер». Это слово часто используют в обиходе, но это скорее жаргонизм. Поэтому нужно выучить и термин — «закупка». Именно это слово используют в документации.
В закупках участвуют заказчики и поставщики (участники). Первые ищут исполнителей для работ\услуг или продавцов товаров. Соответственно, поставщики пытаются стать исполнителями или продавцами.
Предприниматели участвуют в 3 видах тендеров:
Закупки отличаются требованиями к документации, способами проведения, сроками.
Давайте рассмотрим логику закупок с точки зрения всех сторон:
Где проходят тендеры и как выбирают победителей
Сегодня большинство закупок проходит в электронном виде на ЭТП (Электронная торговая площадка). Это платформы, где регистрируются заказчики и поставщики.
Государственные заказчики имеют право торговаться только на 8 ЭТП:
Остальные выбирают любые площадки с нужными заказчиками и поставщиками. Например, B2B-Center или OTC-Tender.
Если говорить о способах проведения, то заказчики чаще всего используют 2 варианта:
У этих способов есть и упрощенные варианты. Заказчики применяют «Запрос предложений», чтобы изучить рынок и узнать, какие варианты существуют. Если нужна низкая цена, то объявляют «Запрос котировок». Участники дают предложение один раз, а заказчик выбирает самое дешевое.
В каких тендерах лучше участвовать малому и среднему бизнесу
Нужно объективно оценивать шансы и возможности. Если нефтеперерабатывающий завод закупает трубы, то вряд ли заказ выполнит ИП без собственного производства. Он не пройдет квалификационный отбор и заявку отклонят на первой стадии.
Рафаил Валиев, основатель и генеральный директор ООО «Научно-производственный центр «НовАТранс» считает, что бизнес обязательно должен участвовать в тендерах:
«Для некоторых отраслей МСП тендеры могут быть ключевым каналом продаж. Наш научно-производственный центр занимается разработкой и производством аппаратных и электронных обучающих продуктов с применением VR/AR-технологий для железнодорожной отрасли, поэтому тендеры – один из важных каналов продаж с начала существования компании (более 10 лет)»
Нужно участвовать в закупках, где заказчик ищет исполнителя с подходящей компетенцией. Тем более в 44-ФЗ и 223-ФЗ есть специальные закупки для представителей МСП.
Илья Кириллов, управляющий партнер в юридическом бюро Law & Wise уверен, что небольшие компании найдут клиентов в закупках:
«Государство заинтересовано в развитии малого бизнеса, и в законе предусмотрена поддержка в рамках закупок. Это обязанность заказчиков по 44-ФЗ осуществлять 15% своих годовых закупок у МСП и (или) СОНКО (социально ориентированных некоммерческих организаций). Есть возможность проведения заказчиками закупок только среди МСП и СОНКО, что исключает необходимость конкурировать с крупными игроками рынка»
В целом лучше участвовать в тендерах как можно чаще. Конечно, не всегда будут победы, но появится опыт и возможность анализа. На самом деле у небольших предпринимателей есть шанс победить и на фоне крупных игроков.
Семен Теняев, глава группы компаний «ВБЦ» уверен, что и у небольших компаний есть преимущества:
«Существуют тендеры, где у небольших компаний и ИП есть шанс победить крупных конкурентов. Помимо преференций, прописанных в законодательстве, есть чисто конкурентные преимущества. Часто небольшой бизнес предлагает более низкую цену на товары или услуги за счет экономии на административных расходах, штате, отсутствии внутренней бюрократии, лучше настроенных бизнес-процессах»
Как стать участником тендера
В закупках участвуют юридические и физические лица, ИП, самозанятые. Все зависит от условий, которые выставляет организатор тендера. Если речь идет о крупных партиях для федеральной компании, то обычный «физик», конечно, не справится.
Для большинства закупок есть и общие требования:
Дальше нужно выбрать подходящую ЭТП и пройти регистрацию. Для этого оформляют электронную подпись и готовят пакет документов. Обычно это стандартный набор: ЕГРЮЛ, ИНН и прочее. Заказчики, в свою очередь, имеют право требовать дополнительные документы. Например, лицензию или бухгалтерский баланс.
Затем на электронной торговой площадке подбирают тендер и подают заявку на участие. После этого ждут результатов закупки и если победили, то заключают контракт.
Как участвовать в тендерах и побеждать
Нужно составить заявку так, чтобы заказчик не отклонил ее на самом первом этапе. Предложение должно быть подготовлено так, чтобы с вами было выгодно работать.
Александр Кузнецов, главный специалист Учебного центра АО «ТЭК-Торг» подчеркивает главную задачу поставщика:
«Наиболее успешная стратегия в тендере — понимание требований заказчика. Для победы нужно предложить привлекательные условия поставки, которые оцениваются по специальным критериям, установленным в документации. В каждой конкретной закупке они могут отличаться — по аукциону достаточно предложить только самую низкую цену, а вот при конкурсе заказчик может оценивать еще и срок поставки, опыт участника и другие показатели»
Кроме этого, есть и небольшие хитрости, которые помогут взять заказ не полностью, а частями. Рекомендует Семен Теняев:
«Лайфхак для небольших компаний — кооперация с другими небольшими компаниями. В большинстве тендеров это разрешено (надо смотреть документацию). Так проще получить крупный контракт. Например, заказчик установил дополнительные критерии оценки (опыт участия, наличие трудовых и квалификационных ресурсов, лицензий). У одной компании опыт, а другая поставляет товар или выполняет услуги с большой скидкой, третья обладает необходимыми лицензиями.
Подав коллективную заявку, партнеры значительно повышают шансы на победу в тендере. Можно забрать часть контракта, выступая в роли субподрядчика, если заказчик закупает широкую номенклатуру, а вы предложите генподрядчику (победителю тендера) часть товаров или услуг на взаимовыгодных условиях»
Важно анализировать закупки. Если не победили, то посмотрите, какие условия предложили конкуренты. Возможно, в следующем тендере вы скорректируете заявку.
Если говорить про аукцион, то здесь надо заранее знать, как сильно вы готовы снизить цену, чтобы сделать все быстро. Своим опытом делится Рафаил Валиев:
«У нас был аукцион, где стояла задача выиграть с минимальным снижением цены. Вместе с нами участвовал конкурент. За основу стратегии наш тендерный специалист взял метод быстрого шага со снижением по 0,5% от начальной максимальной цены. С первых минут стало понятно, что борьба будет напряженной – конкурент был настроен решительно, не отставал в шагах и не собирался сдаваться. В какой-то момент аукциона он задумался и сделал небольшую паузу в шагах, что дало нам фору и позволило шагнуть не на 0,5%, а на 1%, и этим еще больше смутить конкурента.
Когда в ходе аукциона снижение цены достигло 7%, наш тендерный специалист сумел подловить момент и сделать шаг одновременно с конкурентом. В результате у нас с конкурентом были выставлены одинаковые стоимости, но победа досталась нашей компании. По регламенту аукциона, если два участника подают одинаковую цену, то автоматически побеждает тот, кто выставил низкую стоимость раньше. По протоколу выяснилось, что мы опередили конкурента на 5 миллисекунд. То есть фактически выставили минимальную стоимость, а конкурент через 5 миллисекунд эту стоимость просто подтвердил. Таким образом, мы одержали победу и при этом сумели снизиться в цене всего на 7,5%, то есть забрали контракт по стоимости, которая была даже выше ожидаемой»
Как найти подходящий тендер
Закон требует, чтобы заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ публиковали свои закупки на сайте Единой информационной системы (ЕИС). Там через поиск можно найти закупки нужных заказчиков или посмотреть, где участвуют конкуренты. Это поможет подобрать нужный тендер.
Михаил Александров, руководитель представительства удостоверяющего центра «ИжТендер» в Санкт-Петербурге, рекомендует использовать специальные сервисы:
«С коммерческими закупками гораздо сложнее. В России более 6000 коммерческих ЭТП, где размещается информация о тендерах. Трудно вручную отслеживать такое количество площадок. Поэтому для поиска коммерческих тендеров используют специальные агрегаторы закупок или программы. Например, бесплатный сервис poisktenderov.ru»
Можно заказать тендерное сопровождение на аутсорсинге. Специалисты найдут подходящую закупку, подадут заявку и доведут дело до заключения контракта.
Какие ошибки допускают новички в тендерах
Ошибок не так много, но все они приводят к серьезным проблемам:
Ошибки в документах
Закупочная документация — это самое главное в тендерах. Малейшая ошибка дает основание для отклонения закупки. Например, заказчик написал, что размер деталей указывается в миллиметрах, а поставщик написал сантиметры. Это ошибка.
Неправильное финансовое планирование
Если участвуете в аукционе, не стоит стремиться победить любой ценой. Нужно заранее определить цену, ниже которой падать нельзя. При этом цена должна быть такая, чтобы бизнес получил прибыль. Это касается и конкурса: участвовать в тендерах нужно для денег, а не просто так.
Кроме этого, в торгах по 44-ФЗ есть обеспечение заявки и контракта. То есть надо дать заказчику денежную гарантию, что поставщик готов выполнить все условия контракта.
Поясняет Михаил Александров:
«Заказчик обязан отклонить победителя торгов, если тот на момент подписания контракта не предоставил обеспечение. Размер обеспечения определяется законом 44-ФЗ и составляет от 0,5 до 30 % НМЦ контракта. Конкретная сумма указывается в закупочной документации. Обеспечение предоставляют живыми деньгами на счет заказчика и банковской гарантией. У банка должна быть специальная аккредитация от Минфина»
Срыв сроков
В закупках все важно делать в отведенные сроки: от подписания договора до выполнения обязательств. Если с обычными контрагентами реально договориться по отсрочкам, то в закупках это трудно. Крупные государственные заказчики за любое опоздание могут разорвать договор, не оплатить работу и отправить исполнителя в реестр недобросовестных поставщиков.
Мысли, что все куплено
Это не так. Закупки с каждым годом прозрачнее. Конечно, у заказчиков остаются способы отдать победу «своим» поставщикам, но это реально обжаловать в ФАС. В целом, если грамотно участвовать в тендерах, то этот канал принесет прибыль.
Участие в тендерах — это возможность найти клиентов, которые заранее заинтересованы в ваших товарах и услугах. Для начала нужно самостоятельно разобраться во всех аспектах, чтобы набраться опыта. Если закупок станет много, то можно нанять в штат отдельного тендерного специалиста.