делопроизводитель в колледже чем занимается
Что делает делопроизводитель в организации?
Любое крупное предприятие работает с множеством документов. Их нужно не только напечатать, но и должным образом оформить, подшить и запротоколировать.
Постепенно компании переходят на электронный документооборот, но до завершения этого процесса еще далеко. Из этой статьи вы узнаете, кто это — делопроизводитель, и чем он занимается.
Должностные обязанности делопроизводителя в организации
Все, что делает делопроизводитель, связано с обработкой входящей и исходящей корреспонденции предприятия, оформлением документов и обработкой других важных бумаг.
Что еще делает делопроизводитель:
Также в должностные обязанности делопроизводителя в организации входит личная ответственность за сохранение документации. Делопроизводитель, проходящий обучение для приема на работу, дополнительно сдает тест по защите персональных данных.
Эта профессия отличается неопределенным кругом задач. То что делает производитель, может быть связано с обязанностями других специалистов, например, бухгалтеров или экономистов.
Деятельность такого специалиста пересекается с иными профессиями: секретаря-референта, сотрудника справочной службы, архивариуса, документоведа, помощника судьи.
Делопроизводитель — кто это и чем занимается
По стандарту профессии делопроизводитель должен ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов и правил по оформлению документов. То, чем занимается делопроизводитель, регламентируется Единой государственной системой документооборота, поэтому специалисту требуется знать ее общие положения.
В число его умений также входит:
Условия работы сказываются и на характере специалиста.
Чтобы успешно справляться со своими обязанностями, делопроизводитель должен:
Также большую роль играет стрессоустойчивость и умение находить общий язык в коллективе.
Источник фото freepik
Обучение на делопроизводителя
Согласно законодательству, чтобы претендовать на работу делопроизводителя необходим диплом о высшем образовании. Опыт для трудоустройства не всегда обязателен.
Во многих вузах есть отдельное направление «Делопроизводство», но на самом деле подойдет и юридическая, и экономическая специальность. В России есть 25 вузов, в которых можно получить профессию делопроизводителя.
5 популярных вузов России, имеющих программу обучения на делопроизводителя (код специальности — 7.46.01.03):
Также профессиональное обучение на делопроизводителя можно пройти в 56 ссузах.
5 популярных колледжей для получения специальности:
Обучение на делопроизводителя дистанционно
Если у вас нет возможности обучаться очно в предложенных учебных заведениях, то можно пройти курсы делопроизводителя дистанционно.
В обучении используется система вебинаров, онлайн-тестирования и консультации с преподавателями через компьютерные программы, например, Skype.
Если специальность уже есть, то можно пройти курсы повышения квалификации для делопроизводителей.
По итогам обучения выдается документ о профессиональной переподготовке.
Сколько зарабатывает делопроизводитель
По данным интернет-сервисов по поиску сотрудников, минимальная зарплата делопроизводителя составляет менее 12 тысяч рублей.
Максимальная зарплата — более 80 тысяч рублей.
Часто делопроизводителей с опытом работы берут на иные позиции, например, помощником директора или личным секретарем.
Плюсы и минусы профессии делопроизводителя
Плюсы:
Минусы:
Чем занимается делопроизводитель, его зарплата и как пройти обучение
Вопреки распространенному мнению, профессия делопроизводителя и секретаря – не одно и то же. Специалист делопроизводства имеет гораздо больше полномочий и обязанностей, чем рядовой секретарь. В данной статье пойдет речь о том, как проходит обучение на делопроизводителя и насколько востребована данная профессия.
Кто такой делопроизводитель: что нужно знать о профессии
Делопроизводитель – сотрудник организации, ответственный за ведение документооборота, включая регистрацию учета корреспонденции и внутренней документации.
Сложно ли учиться?
Для того чтобы стать делопроизводителем, необходимо получить соответствующее образование.
Выпускники 9 класса, желающие получить профессию делопроизводителя, могут поступить в средне-специальное учебное заведение на специальность «Делопроизводитель»
Плюсы и минусы профессии
Основным преимуществом данной профессии является возможность получения работы в крупной организации или государственном учреждении, что при наличии должного опыта и образования открывает перспективу карьерного роста и, соответственно, повышения зарплаты.
К недостаткам работы делопроизводителем следует отнести сидячий образ работы и риски получения профессионального заболевания, с ним связанного. Кроме того, на начальном этапе карьеры труд делопроизводителя оплачивается на среднем, а порой и низком уровне, что также является минусом данной профессии.
Задачи и обязанности
Должностные задачи и обязанности делопроизводителя зависят, прежде всего, от сферы деятельности и величины организации. Базовыми обязанностями специалиста делопроизводства являются:
В некоторых организациях делопроизводитель отвечает за лингвистический перевод документов и корреспонденции.
Чем занимается делопроизводитель?
На сегодняшний день делопроизводство считается одной из самых широких сфер деятельности, поэтому на функции специалиста могут оказывать влияние многие факторы, в том числе специфика работы компании, ее размер и сотрудничество с зарубежными партнерами.
Однако, в большинстве случаев, делопроизводитель:
Работа и зарплата
Делопроизводители востребованы во многих организациях, в том числе в:
Заработная плата специалиста зависит от множества факторов: уровня профессионализма, опыта работы, специфики деятельности, региона, величины организации. В связи с этим уровень зарплаты делопроизводителя может колебаться от 15 до 50 тысяч рублей. В столице делопроизводители получают около 25 тысяч рублей в месяц.
Как стать делопроизводителем?
Для того чтобы получить возможность работать на должности делопроизводителя необходимо:
Как получить сертификат?
Как показывает практика, для получения должности на небольшом предприятии зачастую достаточно среднего образования или успешно оконченного курса делопроизводства. Второй вариант занимает гораздо меньше времени, поэтому является одним из самых популярных и востребованных направлений в получении дополнительного образования.
Важно: Обучающие курсы проводятся в ВУЗах, ССУЗах и учебных центрах.
В программу курса входят, как правило, такие темы как:
После успешного прохождения курса будущие специалисты получают соответствующее удостоверение об окончании обучения.
Обучение на делопроизводителя: где учиться
Куда пойти?
Вариантов получить профессию несколько. Наиболее удобным и быстрым способом является прохождение специализированных курсов. Как правило, такое обучение занимает от 40 часов. Важно понимать, что такой формат обучения подойдет только для работы в небольших компаниях. Руководство крупных учреждений предпочитает нанимать на работу обладателей высшего образования – поэтому в таком случае потребуется окончить ВУЗ по профилю «Делопроизводство».
Обучение после 9 класса
Выпускники 9 класса, желающие получить профессию делопроизводителя, могут поступить в средне-специальное учебное заведение на специальность «Делопроизводитель»
ВУЗы и колледжи
Получить высшее профессиональное образование будущие делопроизводители могут в следующих гуманитарных учреждениях:
Для получения средне-специального образования по специальности «Делопроизводитель», необходимо окончить ССУЗ:
Сдача квалификационного экзамена
Регулярная сдача квалификационного экзамен для делопроизводителей не требуется. Однако, при прохождении курсов, будущие специалисты сдают итоговый экзамен, подтверждающий успешное окончание обучения, и получают удостоверяющий документ.
Курсы повышения квалификации
Прохождение курсов делопроизводителя на протяжении всей карьеры – отличный способ продвинуться по карьерной лестнице.
С помощью курсов повышения квалификации специалист может:
В настоящее время курсы по делопроизводству можно пройти в таких столичных организациях, как:
В Санкт-Петербурге обучением делопроизводителей занимаются следующие учреждения:
Также огромное разнообразие выбора позволяет подобрать специалисту удобную форму обучения (очную/дистанционную, утро/день/вечер).
Таким образом, профессия делопроизводителя является одной из самых востребованных и популярных. Но важно помнить, что прохождения курсов достаточно только для работы в небольшой фирме, а для получения должности в крупной организации необходимо закончить высшее учебное заведение и постоянно поддерживать квалификацию.
О профессии делопроизводителя: какие обязанности нужно выполнять, где учиться и работать
Планируете учиться на делопроизводителя? Мы расскажем, как это сделать, а также ответим на основные вопросы о работе специалиста. Узнайте больше об этой востребованной профессии: обучение на делопроизводителя, служебные обязанности, возможности трудоустройства, плюсы и минусы.
Делопроизводитель занимается документированием деятельности организации. Налаженная система документооборота необходима компании для:
При наличии компетентных сотрудников сформировать чёткую систему делопроизводства несложно. В результате:
Обязанности делопроизводителя
Типовая должностная инструкция делопроизводителя подробно регламентирует сферу его основных занятий. В списке обязанностей:
Плюсы и минусы профессии делопроизводителя
Одно из основных преимуществ профессии — востребованность. Делопроизводители нужны почти всем компаниям, поэтому специалистам этого профиля не приходится долго искать работу.
У делопроизводителей спокойный характер работы. Плюс это или минус — решать вам. С одной стороны, это сравнительно низкий уровень стресса, нет необходимости постоянно встречаться и вести переговоры с людьми, работа не связана с частыми поездками. С другой стороны, людям, привыкшим к активному образу жизни, такая работа может показаться монотонной и даже скучной.
Всё зависит от психологических качеств: если вам нравится работать с бумагами, вы аккуратны, педантичны, ответственны, требовательны к подчинённым и коллегам, эта работа вам подходит.
Где учат делопроизводству?
Как стать делопроизводителем? В первую очередь — получить соответствующее образование. Учиться можно в высших учебных заведениях по направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», в колледжах и техникумах по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение», на курсах профессиональной переподготовки.
Рассмотрим подробнее, где можно получить образование по делопроизводству и сколько времени нужно учиться.
Получив в вузе за 4 года квалификацию бакалавра, выпускник может претендовать на любую должность, связанную с ведением документооборота. Обучение на магистратуре (еще два года) повысит шансы на трудоустройство. Для поступления на делопроизводителя в вуз нужно сдать ЕГЭ.
Обучение в техникуме или колледже длится меньше – в среднем 2 года 10 месяцев на базе 11 класса и 3 года 10 месяцев на базе 9 класса. Учитывайте, что квалификация специалиста среднего звена позволяет занимать лишь определённые, ниже оплачиваемые должности в системе делопроизводства. Если вы планируете со временем занять руководящую должность, вам понадобится высшее образование.
Если вы уже окончили вуз или колледж по другой специальности и хотите сменить профессию, хороший вариант для вас — получение образования делопроизводителя на курсах профессиональной переподготовки. Этот вариант подходит и тем, кто хочет расширить сферу деятельности и заниматься делопроизводством наряду с основной работой — например, кадровика, секретаря, архивиста и т. п. Пройти курсы профпереподготовки можно онлайн за 3–4 месяца без отрыва от производства — вам даже не придется брать отпуск.
Должностная инструкция делопроизводителя
Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.
Образец должностной инструкции делопроизводителя
Общие положения
Обязанности делопроизводителя
Права
Делопроизводитель обладает правами:
Ответственность
Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:
Необходимость должностной инструкции делопроизводителя
Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.
Принципы должностной инструкции
Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:
К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.
Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.
Составление должностной инструкции
Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.
Общие положения
В первую очередь, здесь прописывают:
Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.
Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.
Обязанности
Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.
Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.
Права
В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.
Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.
Ответственность
Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.
После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.
Делопроизводитель – надежный помощник руководителя
Работа делопроизводителя сводится к обработке большого количества документации. Рассмотрим, чем занимается представитель этой профессии, что входит в его обязанности, сколько он зарабатывает и каковы его карьерные перспективы.
Экскурс в историю
Первые делопроизводители появились вместе с письменностью и развитием права. «Предками» современных представителей этой профессии можно считать писаря и летописца. Первый занимался написанием (разумеется, под диктовку) царских указов и распоряжений. Второй вел записи о мирских и военных делах, сохраняя таким образом ценные исторические сведения для потомков.
Профессия делопроизводителя получила официальный статус приблизительно в середине 20 столетия, когда возникла острая необходимость в ведении отчетности для каждого учреждения. Этого требовало законодательство. Отреагировав на спрос, учебные заведения открыли направления подготовки специалистов в области документоведения.
В наши дни работа с документацией в каком-либо заведении, организации или компании занимает достаточно много времени. Поэтому присутствие в штате представителя этой профессии – насущная необходимость. Что делает делопроизводитель сегодня? За многие десятилетия круг обязанностей этого специалиста остался практически неизменным. А вот методики и техника работы претерпели существенные изменения.
Описание профессии
Чем должен заниматься современный делопроизводитель? В его обязанности может входить как банальное оформление документов учреждения, так и оперативное принятие решений. Такой специалист может работать везде, где требуется вести документооборот, то есть уровень востребованности этой профессии достаточно высокий.
Сегодня законодательство требует, чтобы документы, подтверждающие деятельность и фиксирующие финансовый оборот каждого предприятия любой формы собственности, оформлялись по определенным стандартам. Этим и должен заниматься делопроизводитель. На эту должность вовсе не обязательно берут человека, окончившего вуз по специальности «документоведение». Очень ценным при отборе кандидатов для работодателя является опыт работы диспетчером-оператором, секретарем-референтом, офис-менеджером.
Делопроизводитель, который отлично справляется со своими обязанностями, – надежный помощник директора. Если круг его задач уже давно вышел за рамки простого оформления документов, он вполне может стать правой рукой руководителя. Представителю этой профессии в работе часто требуется опираться на налоговое, гражданское и судебное законодательство. В маленьких фирмах в штате лишь один делопроизводитель. Его задача сводится только к заполнению документов. В таком случае вполне вероятно совмещение с должностью секретаря. Масштабные корпорации и организации берут в штат несколько специалистов, каждый из них занимается определенной сферой деятельности компании.
Где учиться
Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.
Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».
Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:
Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:
Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.
Круг обязанностей
Ежедневно через делопроизводителя проходит огромное количество различных документов компании, которые надо анализировать, обрабатывать и, если нужно, отправлять адресату. В ряде организаций приходится совмещать еще и функции офис-менеджера и секретаря. В задачи такого универсального специалиста входит выполнение персональных просьб руководителя, прием и осуществление телефонных звонков, коммуникация с клиентами, ведение корреспонденции – как входящей, так и исходящей.
Количество должностных обязанностей делопроизводителя напрямую зависит от сферы деятельности компании и ее величины. Кроме перечисленного выше, ему приходится контролировать исполнение предписаний и вести архив. В некоторых случаях на делопроизводителя возлагаются обязанности переводчика. Полученную корреспонденцию на английском (или другом иностранном) ему необходимо перевести на русский, а отправляемую за рубеж – на язык адресата.
Знания, умения и навыки
Среди основных требований, которые чаще всего работодатель предъявляет к делопроизводителю:
Некоторые работодатели включают в этот перечень высокий уровень английского языка.
Личные качества
Для работы делопроизводителем требуются не только профессионализм и определенный набор знаний, умений и навыков, но и ряд личных качеств. Представителю этой профессии крайне важно быть аккуратным, организованным, пунктуальным и обладать:
Уровень оплаты
На размер заработной платы делопроизводителя влияют опыт работы, масштаб компании, сфера ее деятельности и регион. Суммы могут варьироваться от 13 тысяч до 100 тысяч рублей. Средний показатель по России – 25 тысяч рублей.
Так как зарплата делопроизводителя различается по городам, приведем для наглядности несколько примеров:
Преимущества и недостатки
Главным плюсом профессии делопроизводителя является возможность устроиться на работу в известную компанию или учреждение, стать государственным служащим. Образование и опыт откроют перспективы продвижения по карьерной лестнице и повышения уровня заработной платы. К минусам этой работы, по отзывам, относят малоподвижность и риск получить связанные с ней заболевания. Помимо этого, уровень оплаты труда делопроизводителя-новичка обычно средний, а иногда даже низкий. Повышения можно ожидать с ростом профессионализма или увеличением количества обязанностей.
Карьерный рост
Продвижение по карьерной лестнице во многом зависит от амбиций самого делопроизводителя. Также на скорость этого процесса влияют его профессиональный уровень и личные качества. Можно предпочесть горизонтальный тип карьеры и постоянно повышать уровень своей компетентности, осваивая смежные специальности – например, кадровое делопроизводство, архивоведение, библиотечное дело и так далее.
Вертикальный вариант – менеджерская карьера. Через определенное время делопроизводитель может стать руководителем канцелярии или общего отдела, дорасти до должности директора отдела управления делами организации.
Перспективность профессии
Любой бизнес, даже мелкий, сегодня тесно связан с немалым количеством бумаг и документации, поэтому профессия делопроизводителя продолжает оставаться востребованной. В крупных городах организаций, компаний и частных предпринимателей, испытывающих потребность в соответствующих специалистах, очень много. Так что без работы здесь остаться сложно, особенно имея хорошее образованием и опыт. Кроме того, знания в области делопроизводства дают возможность стать личным помощником руководителя (фактически его правой рукой), офис-менеджером либо секретарем. Это значительно увеличивает шансы на трудоустройство.