форма для печати excel
Создание форм для заполнения и печати в Excel
Вы можете создать форму в Excel, добавив в книгу элементы управления содержимым, такие как кнопки, флажки, списки и поля со списками. После этого другие пользователи смогут заполнить эту форму в приложении Excel и при желании распечатать ее.
Шаг 1. Отображение вкладки «Разработчик».
В меню Excel выберите элемент Параметры.
В разделе Разработка выберите Представление.
В разделе Показывать на ленте установите флажок Вкладка «Разработчик».
Шаг 2. Добавление и форматирование элементов управления содержимым
На вкладке Разработчик выберите элемент управления, который хотите добавить.
На листе щелкните место, куда нужно вставить элемент управления.
Чтобы задать свойства элемента управления, щелкните его, удерживая нажатой клавишу CONTROL, и выберите пункт Формат элемента управления.
В окне Формат объекта задайте такие свойства элемента управления, как шрифт, выравнивание и цвет.
Повторите действия 1–4 для каждого добавляемого элемента управления.
Шаг 3. Защита листа, содержащего форму
В меню Сервис наведите указатель на пункт Защита и выберите команду Защитить лист.
Выберите нужные параметры защиты.
Сохраните и закройте книгу.
Совет: Чтобы продолжить редактирование после защиты формы, в меню Сервис наведите указатель на пункт Защита и выберите команду Снять защиту листа.
Шаг 4. Проверка формы (необязательно)
При необходимости вы можете проверить форму, прежде чем распространять ее.
Защитите форму, как указано в описании шага 3.
Откройте форму еще раз, заполните ее обычным способом и сохраните как копию.
Создание формы заполнения документов в Excel
Видео инструкция
Подготовка
Нам потребуется обычный файл Excel. Вы можете взять за основу имеющийся или начать с чистого листа.
Составляем список данных, которыми нам требуется заполнять договор: номер, дата, предмет договора, сумма, срок, данные заказчика и так далее. Для каждого элемента нам потребуется создать в Excel свою ячейку для заполнения. У меня получилась примерно такая форма:
Автоматизация формы
Дата договора
В Excel существует множество функций по работе с датами. Если дата договора всегда текущая, то можно использовать функцию =СЕГОДНЯ(). При необходимости можно настроить, чтобы дата рассчитывалась как следующий рабочий день =РАБДЕНЬ(СЕГОДНЯ();1).
Для вставки даты вы можете использовать календарь из программы:
Сумма договора
Тут можно автоматизировать заполнение значения суммы договора прописью, для этого в программе есть специальная кнопка Деньги прописью, которая поможет сформировать формулу для автоматического расчета. Программа умеет склонять по всем падежам и поддерживает формирование суммы в нескольких форматах.
Срок прописью
Срок прописью аналогично, хочется вводить только цифры, чтобы в документ вставлялось прописью полностью. Кстати, это касается не только срока, это может быть количество чего угодно: услуги, штуки, килограммы, яблоки, помидоры и так далее. В программе Doc.filler все это можно автоматизировать. Откройте функции и выберите Вещи прописью.
В диалоговом окне сформируйте нужную вам формулу.
Заполнение заказчика
Данные заказчика идеально подгружать из внутренней системы заказчика 1С или другой CRM. Если такой возможности нет, то для начала можно упростить жизнь путем создания справочника правовых форм (ООО, ОАО и т.д.) Тогда нам потребуется просто выбрать из списка нужную форму и указать наименование. Остальное мы сделаем на формулах.
Итак создадим отдельный лист и разместим там таблицу со списком правовых форм.
Таблицу можно отформатировать как табличный диапазон, так с ней будет проще работать далее.
Теперь на форме создадим динамичный выпадающий список с данными правовых форм.
Результат выглядит следующим образом:
Склонение ФИО подписанта
Сейчас посмотрим как автоматически склонять ФИО подписанта. Для этого в программе есть соответствующая функция, которую можно вставить из меню:
Программа умеет склонять 90% русских ФИО по всем падежам.
Склонение должности и других фраз
Аналогичным образом склоняются должности и другие короткие фразы договора, например Устав. Вставьте функцию Склонение фраз через ленту меню:
Итоговая форма
В результате мы создали форму и автоматизировали часть информации, чтобы не приходилось вводить ее по нескольку раз.
Следующим нашим шагом будет создание шаблона договора и последующее его автоматическое заполнение данными из формы.
Пошаговый пример создания печатной формы по шаблону Excel
2) В окне открывшегося Менеджера печати нажимаем на «Создать форму с помощью мастера»
и заполняем свойства новой печатной формы, в том числе её Тип (шаблон Excel) и Наименование:
Из _ОсновнойИсточник выбираем (галка) любое поле. Любое поле, так как мы собираемся использовать шаблон Excel, поэтому выбранное поле потом просто удалим из своей печатной формы. (Вот если бы мы собирались сформировать простейший отчёт типа набора нескольких колонок из текущего типа документа, нужно было бы осознанно пометить несколько нужных колонок.) Выбрать поле нужно, иначе не станет активной кнопка Дальше внизу.
Следующее окно «Формирование групп элементов отчёта» пропускаем кнопкой Дальше внизу.
3) Открывается заготовка печатной формы, в которой в детальную полосу помещено наше «любое поле», выбранное выше. Переходим на закладку Макет:
Кликаем мышкой на голубую метку детальной полосы Detail, становится активной кнопка Сброс. Ею удаляем автоматически созданную детальную полосу.
(Детальную полосу мы встроим позднее в свой шаблон.)
Выделяем цветом все автоматические созданные строки печатной формы и удаляем их. Получаем пустую Excel-таблицу.
Выделяем все значащие ячейки шаблона и на закладке Разметка страницы фиксируем область печати:
5) Привязываем реквизиты первичного документа (_ОсновнойИсточник), перетаскивая их из окна Список полей на шаблон.
В любом порядке
— перетаскиваем реквизиты списка номенклатуры на шаблон в строку детальной полосы
— обозначаем местоположение детальной полосы (в нашем примере она есть):
выделяем ячейки, образующие детальную полосу, и на закладке макет нажимаем на кнопку Детальная полоса.
Если ошиблись в указании детальной полосы, кликаем на голубую метку Detail текущей детальной полосы и удаляем её, как на рисунке в пункте 3).
6) Выходим с сохранением своей печатной формы:
Если нажать на «Сохранить в Entity» (красный прямоугольник), изменения печатной формы будут отражены в общей конфигурации (которую потом сравниваем с эталонной):
Если нажать на «Сохранить» (розовый прямоугольник), изменения печатной формы будут отражены как частные (не попадут в эталон):
. \FabiusNet\ExeOut\Server\PRIVATE\PrintTemplate\имяПечатнойФормы.repx и в reps.xlm на одну папку выше.
Если выйти из шаблона обычным крестиком завершения работы справа вверху, изменения будут сохранены как частные (в каталоге PRIVATE).
Если выполнить сохранение в списке печатных форм:
изменения будут сохранены «в Entity» (SYSTEM).
Если удалить печатную форму из этого списка (красный крестик рядом с дискетой сохранения), удаление произойдёт «из Entity» (из каталога SYSTEM).
Выбираем в левой части нужную печатную форму (пока она всего одна) и нажимаем кнопку Редактировать.
А далее см. пункт 5).
8) При необходимости можно править С#-текст, который автоматически генерируется для описания печатной формы:
на закладке Главная нажимаем кнопку Генерируемый источник:
Формы ввода данных в Microsoft Excel
Для облегчения ввода данных в таблицу в Excel можно воспользоваться специальными формами, которые помогут ускорить процесс заполнения табличного диапазона информацией. В Экселе имеется встроенный инструмент позволяющий производить заполнение подобным методом. Также пользователь может создать собственный вариант формы, которая будет максимально адаптирована под его потребности, применив для этого макрос. Давайте рассмотрим различные варианты использования этих полезных инструментов заполнения в Excel.
Применение инструментов заполнения
Форма заполнения представляет собой объект с полями, наименования которых соответствуют названиям колонок столбцов заполняемой таблицы. В эти поля нужно вводить данные и они тут же будут добавляться новой строкой в табличный диапазон. Форма может выступать как в виде отдельного встроенного инструмента Excel, так и располагаться непосредственно на листе в виде его диапазона, если она создана самим пользователем.
Теперь давайте рассмотрим, как пользоваться этими двумя видами инструментов.
Способ 1: встроенный объект для ввода данных Excel
Прежде всего, давайте узнаем, как применять встроенную форму для ввода данных Excel.
В поле «Выбрать команды из» устанавливаем значение «Команды не на ленте». Далее из списка команд, расположенного в алфавитном порядке, находим и выделяем позицию «Форма…». Затем жмем на кнопку «Добавить».
Способ 2: создание пользовательской формы
Кроме того, с помощью макроса и ряда других инструментов существует возможность создать собственную пользовательскую форму для заполнения табличной области. Она будет создаваться прямо на листе, и представлять собой её диапазон. С помощью данного инструмента пользователь сам сможет реализовать те возможности, которые считает нужными. По функционалу он практически ни в чем не будет уступать встроенному аналогу Excel, а кое в чем, возможно, превосходить его. Единственный недостаток состоит в том, что для каждого табличного массива придется составлять отдельную форму, а не применять один и тот же шаблон, как это возможно при использовании стандартного варианта.
Существует ещё один вариант отключения фильтра. При этом не нужно даже будет переходить на другую вкладку, оставаясь во вкладке «Главная». После выделения ячейки табличной области на ленте в блоке настроек «Редактирование» щелкаем по значку «Сортировка и фильтр». В появившемся списке выбираем позицию «Фильтр».
Второй столбец объекта ввода данных оставим пока что пустым. Непосредственно в него позже будут вводиться значения для заполнения строк основного табличного диапазона.
В поле «Name» тоже можно заменить название на более удобное. Но это не обязательно. При этом допускается использование пробелов, кириллицы и любых других знаков. В отличие от предыдущего параметра, который задает наименование листа для программы, данный параметр присваивает название листу, видимое пользователю на панели ярлыков.
Как видим, после этого автоматически изменится и наименование Листа 1 в области «Project», на то, которое мы только что задали в настройках.
Но этот код не универсальный, то есть, он в неизменном виде подходит только для нашего случая. Если вы хотите его приспособить под свои потребности, то его следует соответственно модифицировать. Чтобы вы смогли сделать это самостоятельно, давайте разберем, из чего данный код состоит, что в нем следует заменить, а что менять не нужно.
Итак, первая строка:
«DataEntryForm» — это название самого макроса. Вы можете оставить его как есть, а можете заменить на любое другое, которое соответствует общим правилам создания наименований макросов (отсутствие пробелов, использование только букв латинского алфавита и т.д.). Изменение наименования ни на что не повлияет.
Везде, где встречается в коде слово «Producty» вы должны его заменить на то наименование, которое ранее присвоили для своего листа в поле «(Name)» области «Properties» редактора макросов. Естественно, это нужно делать только в том случае, если вы назвали лист по-другому.
Теперь рассмотрим такую строку:
nextRow = Producty.Cells(Producty.Rows.Count, 2).End(xlUp).Offset(1, 0).Row
Цифра «2» в данной строчке означает второй столбец листа. Именно в этом столбце находится колонка «Наименование товара». По ней мы будем считать количество рядов. Поэтому, если в вашем случае аналогичный столбец имеет другой порядок по счету, то нужно ввести соответствующее число. Значение «End(xlUp).Offset(1, 0).Row» в любом случае оставляем без изменений.
Далее рассмотрим строку
«A2» — это координаты первой ячейки, в которой будет выводиться нумерация строк. «B2» — это координаты первой ячейки, по которой будет производиться вывод данных («Наименование товара»). Если они у вас отличаются, то введите вместо этих координат свои данные.
Переходим к строке
В ней параметр «Name» означат имя, которое мы присвоили полю «Наименование товара» в форме ввода.
.Cells(nextRow, 2).PasteSpecial Paste:=xlPasteValues
.Cells(nextRow, 3).Value = Producty.Range(«Volum»).Value
.Cells(nextRow, 4).Value = Producty.Range(«Price»).Value
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range(«Volum»).Value * Producty.Range(«Price»).Value
наименования «Volum» и «Price» означают названия, которые мы присвоили полям «Количество» и «Цена» в той же форме ввода.
В этих же строках, которые мы указали выше, цифры «2», «3», «4», «5» означают номера столбцов на листе Excel, соответствующих колонкам «Наименование товара», «Количество», «Цена» и «Сумма». Поэтому, если в вашем случае таблица сдвинута, то нужно указать соответствующие номера столбцов. Если столбцов больше, то по аналогии нужно добавить её строки в код, если меньше – то убрать лишние.
В строке производится умножение количества товара на его цену:
.Cells(nextRow, 5).Value = Producty.Range(«Volum»).Value * Producty.Range(«Price»).Value
Результат, как видим из синтаксиса записи, будет выводиться в пятый столбец листа Excel.
В этом выражении выполняется автоматическая нумерация строк:
If nextRow > 2 Then
Range(«A2»).Select
Selection.AutoFill Destination:=Range(«A2:A» & nextRow)
Range(«A2:A» & nextRow).Select
End If
Все значения «A2» означают адрес первой ячейки, где будет производиться нумерация, а координаты «A» — адрес всего столбца с нумерацией. Проверьте, где именно будет выводиться нумерация в вашей таблице и измените данные координаты в коде, если это необходимо.
В строке производится очистка диапазона формы ввода данных после того, как информация из неё была перенесена в таблицу:
Не трудно догадаться, что («Diapason») означает наименование того диапазона, который мы ранее присвоили полям для ввода данных. Если вы дали им другое наименование, то в этой строке должно быть вставлено именно оно.
Дальнейшая часть кода универсальна и во всех случаях будет вноситься без изменений.
После того, как вы записали код макроса в окно редактора, следует нажать на значок сохранения в виде дискеты в левой части окна. Затем можно его закрывать, щелкнув по стандартной кнопке закрытия окон в правом верхнем углу.
В нашем случае, например, логично будет дать ей имя «Добавить». Переименовываем и кликаем мышкой по любой свободной ячейке листа.
В Экселе существует два способа применения формы заполнения данными: встроенная и пользовательская. Применение встроенного варианта требует минимум усилий от пользователя. Его всегда можно запустить, добавив соответствующий значок на панель быстрого доступа. Пользовательскую форму нужно создавать самому, но если вы хорошо разбираетесь в коде VBA, то сможете сделать этот инструмент максимально гибким и подходящим под ваши нужды.
Помимо этой статьи, на сайте еще 12422 инструкций.
Добавьте сайт Lumpics.ru в закладки (CTRL+D) и мы точно еще пригодимся вам.
Отблагодарите автора, поделитесь статьей в социальных сетях.