форма км 3 не является обязательной при работе с новой ккт
Вести первичную учетную документацию при использовании новой ККТ не обязательно
Минфин России в ответе на обращение ФНС России разъяснил, что применяющиеся в настоящее время формы документов первичного учета кассовых операций при переходе на новые онлайн-устройства можно не использовать (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 16 сентября 2016 г. № 03-01-15/54413 «О применении постановления Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132»).
Напомним, что формы первичной учетной документации по учету торговых операций были утверждены почти 20 лет назад (постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»). К ним относятся, в частности, такие документы, как:
После перехода на новую технику данные формы заполнять не обязательно, так как новая ККТ будет в онлайн-режиме передавать сведения о выручке предпринимателя через оператора фискальных данных в ФНС России.
При этом постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом № 54-ФЗ, следовательно, оно не относится к законодательству РФ о применении ККТ и не подлежит обязательному применению, уточнили финансисты.
Напомним, что с 1 февраля 2017 года нельзя будет зарегистрировать и перерегистрировать ККТ, не обеспечивающую в электронной форме передачу оператору фискальных данных каждого кассового чека или бланка строгой отчетности, содержащих фискальный признак. А с 1 июля 2018 года применять такую кассовую технику должны будут все предприниматели, в том числе те, которые сейчас в силу закона этого не делают (ч. 6-9 ст. 7 Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и отдельные законодательные акты Российской Федерации»).
Когда составляется акт о возврате денежных средств покупателю
Ситуации, когда покупатель хочет вернуть купленный товар, возникают довольно часто. Возможность такого возврата предусмотрена законом «О защите прав потребителей» от 07.02.92 № 2300-1.
До перехода на онлайн-кассы порядок действий кассира и руководства компании зависел от того, внес покупатель оплату в кассу наличными или расплатился картой, а также от момента возврата (в день покупки или позднее).
Подробнее о том, какие требования нужно соблюдать при работе с наличкой, см. в материале «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».
Если покупатель расплатился наличными и вернул товар в день его покупки, факт возврата денег покупателем продавцу оформлялся с использованием унифицированной формы КМ-3, носящей название «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». На чеке представитель администрации магазина должен был поставить свою разрешительную подпись как основание для выдачи наличных денег из кассы. Чек наклеивался на отдельный лист и вместе с актом КМ-3 передавался в бухгалтерию.
Как правильно оформить возврат товара от покупателя и вернуть ему деньги из кассы, детально рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Остановимся подробнее на заполнении формы КМ-3.
Заполняем акт формы КМ-3
Акт КМ-3 оформлялся в 1 экземпляре комиссией в составе заведующего отделом, старшего кассира и кассира и утверждался руководителем. Заполнить информацию необходимо было по всем погашенным чекам, а также по чекам, возвращенным клиентами в случаях возврата ими товара. Кассовая выручка за этот день уменьшалась на сумму, возвращенную покупателям, и об этом делалась запись в журнале кассира-операциониста КМ-4.
Составлять акт КМ-3 нужно было не во всех случаях возврата товара. Если покупатель расплатился банковской картой, выдавать ему деньги из кассы при возврате товара было нельзя, поскольку такое направление расходования наличной выручки не было предусмотрено нормативными документами (п. 2 указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У о расходовании наличных денег из кассы). Не оформлялся акт по форме КМ-3 и в случае возврата товара не в день покупки. В этом случае по заявлению покупателя, возвращавшего товар, оплаченный наличными денежными средствами, производился на основании его заявления из главной кассы по расходно-кассовому ордеру.
Где скачать чистый бланк и образец его заполнения
Если учетной политикой предприятия форма КМ-3 обязательна к применению, акт КМ-3 скачать чистый бланк можно на нашем сайте:
Если возникают трудности с заполнением, на нашем сайте можно найти для акта КМ-3 образец заполнения, ориентируясь на который оформлять документ станет легче.
Заполнение КМ-3 при применении онлайн-кассы
С июля 2017-2019 годов все продавцы, за редким исключением, обязаны применять онлайн-кассы.
О применении онлайн-касс плательщиками ЕНВД читайте в статье «Применение онлайн-кассы для ЕНВД (нюансы)».
Применяя онлайн-кассу, использовать КМ-3 при возврате денег покупателю необязательно. Фискальные данные, которые поступают в налоговую инспекцию с онлайн-касс, полностью заменяют информацию из форм КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9 (см. письмо Минфина от 16.09.2016 № 03-01-15/54413 (доведено до налоговых инспекций письмом ФНС от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059).
При возврате товара покупателем продавец, применяющий онлайн-кассу, на основании заявления покупателя должен оформить чек с признаком «возврат прихода» (см. письмо Минфина РФ от 04.07.2017 № 03-01-15/42312, 03-01-15/42315). Кроме чека с признаком «возврат прихода» необходимо оформить также расходный кассовый ордер на сумму возврата (ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2, п. 1 ст. 4.7 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, п. 6.2 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
Если вы торгуете в розницу и применяете ОСНО, при возврате товара от покупателя важно корректно отразить операцию для расчета НДС.
Как это сделать, детально разъяснил Минфин. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и узнайте мнение чиновников. Это бесплатно.
Дополнительно об оформлении чеков возврата читайте в материалах:
А об оформлении возврата денег при безналичных расчетах можно узнать из материала «[ЛАЙФХАК] Пробиваем возврат, если покупатель рассчитался по безналу».
Итоги
Если продавец еще не перешел на онлайн–кассу и покупатель приобрел товар за наличные, а потом передумал и решил вернуть его, то продавцу нужно заполнить акт КМ-3. В случае применения онлайн-кассы при возврате денег бланк по форме КМ-3 может не оформляться, но оформление чека с признаком «возврат прихода» и РКО обязательно.
Форма КМ-3. Акт о возврате денежных сумм покупателям
Акт по форме КМ-3 используется для того, чтобы оформить факт возврата покупателю денежных средств. В практике КМ-3 связана с неправильно пробитой суммой, возвратом товара или неотоваренными накладными.
Заполненный документ в обязательном порядке сопровождается чеком (кассовым или товарным), а также другими материалами, включая заявления и объяснительные сотрудника. Все ошибочно выбитые чеки должны иметь отметку “Погашено” и подпись либо руководителя предприятия, либо старшего кассира. Чеки возврата и РКО для таких случаев не формируются.
Обязательное условие для заполнения КМ-3 — возврат в день операции. Если же Z-отчет за смену уже был снят, то вместо означенного акта заполняется расходно-кассовый ордер.
Образец заполнения и пустой бланк формы КМ-3
Заполнение полей формы КМ-3
В шапке формы заполняем реквизиты предприятия. Если оно не является структурным подразделением и не располагает ими, это поле оставляем пустым. Однако для случаев, когда в сеть объединены несколько магазинов, целесообразно указывать название и адрес конкретной торговой точки.
Обязательно указываем наименование контрольно-кассовой машины.
Прикладную программу и тип операции можно не уточнять. Кассира, ответственного за возврат, можно указывать по ФИО или табельному номеру.
Уточнение “в том числе по ошибочно пробитым чекам” следует понимать так: основанием для заполнения КМ-3 является допущенная кассиром ошибка, когда сумма больше, чем фактическая стоимость товара и предприятие возвращает “разницу”, возникшую в результате этого.
На примере: допустим, что кассир Светлова, оформляя покупку книги, не учла акцию, по которой новая цена — 159 руб. В итоге был пробит чек на 1749 руб. Покупатель обнаружил ошибку и указал на нее, в результате чего ему вернули 1590 руб. По регламенту покупатель представил заявление на возврат средств. Старший кассир Ефремов О.А. затребовал у кассира объяснительную записку, которую также приложили к КМ-3 от 26.08. 2016.
Если неправильно выбили несколько чеков, в форме указывается детализация по каждому из них. Однако в отчете по возврату средств в КМ-4 будет приведена только итоговая цифра.
Заполнение таблицы в КМ-3
Акт КМ-3, как правило, заполняют от руки, однако нет отсылок на то, что его нельзя оформлять с помощью компьютера. В любом случае, документ должен быть заверен подписями комиссии, иначе проверка может определить его как неверно составленный.
Данные можно сокращать — особенно это касается должностей в графе 6.
Когда оформлять акт КМ-3
Поскольку этот документ заполняется только в ряде случаев, ежедневно форму сдавать не нужно. Однако, если за день произошло несколько возвратов, то оформляют всего один КМ-3.
Происходит это в конце смены после снятия Z-отчета. Данные из КМ-3 используются для форм КМ-4 и КМ-7.
Срок давности для документа составляет 2 календарных месяца.
По прошествии этого времени проверка не может предъявить претензии к неправильно оформленному акту. В архиве бухгалтерии КМ-3 хранится 5 лет.
Нужно ли вести кассовую книгу и другие кассовые документы, если используется онлайн-касса?
Организация, которая применяет онлайн-кассу, должна вести кассовую книгу. Формы КМ-1 – КМ-9 применять необязательно.
Наличные денежные средства, поступающие в главную кассу, а также наличные, выдаваемые из главной кассы, торговая организация должна учитывать в кассовой книге. Записи в кассовой книге производятся по каждому приходному (расходному) кассовому ордеру, которые оформляются на полученные (выданные из главной кассы) наличные денежные средства (абз. 1, 3 п. 4.6 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).
ПКО и РКО могут оформляться в конце смены на основании кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе (п. 4.1 Указания № 3210-У). В этом случае на всю сумму наличных, полученных в операционную кассу (онлайн-кассу) за смену (за вычетом возвращенных наличных), оформляется один ПКО, о котором делается запись в кассовой книге. Суммы безналичной оплаты (эквайринг, оплата через онлайн-банк и др. виды безналичных расчетов), которые проходят через онлайн-кассу, в приходном кассовом ордере не отражаются и в кассовую книгу не попадают.
Если в течение дня наличные в главную кассу не вносили (из главной кассы не выдавали), записи в кассовую книгу не вносятся (абз. 6 п. 4.6 Указания № 3210-У).
Таким образом, новый порядок применения кассовой техники не отменяет обязанности организации (независимо от системы налогообложения) вести кассовую книгу. Поэтому если организация использует онлайн-кассу, вести кассовую книгу все равно необходимо.
Вместе с тем кассовые документы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132, к законодательству о применении контрольно-кассовой техники не относятся и являются необязательными. Речь идет о формах:
(См. письма Минфина России от 13.08.2019 № 03-11-11/61091, от 16.06.2017 № 03-01-15/37692, от 16.09.2016 № 03-01-15/54413, направлено письмом ФНС России от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@, письмо ФНС России от 31.03.2017 № ЕД-4-20/6050).
Нужна ли кассовая книга для ведения онлайн-кассы?
Изменения в обязательном перечне кассовых документов
Обновленный закон «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ изменил не только требования к применяемой кассовой технике, но и принципиально обновил подход к перечню документов, обязательных для оформления при использовании ККТ.
О положительных и отрицательных аспектах применения онлайн-ККТ читайте в статье «Преимущества и минусы онлайн касс».
Это было достигнуто за счет введения в закон № 54-ФЗ обновленной ст. 1, очертившей круг законодательных актов, которыми следует руководствоваться при применении ККТ. К числу таких актов относятся (п. 1 ст. 1):
Таким образом, обязательность применения иных документов, оформлявшихся ранее по операциям, требовавшим использования кассовой техники, отменена. То есть теперь не нужно использовать следующие формы, унифицированные бланки которых утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132:
В то же время остались в силе документы, относящиеся к операциям, проводимым по операционной кассе, которые имеют место даже в том случае, если поступление наличной выручки, требующее применения ККТ, вообще отсутствует. Они приводятся в указании Банка России от 11.03.2014 № 3210-У:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 обособленные подразделения, которые сдают наличность в главную кассу организации, освободили от обязанности вести кассовую книгу. В порядок ведения кассовых операций внесли и другие правки.
Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Таким образом, необходимость ведения кассовой книги при онлайн-кассах сохранена.
Как вести кассовую книгу по форме КО-4 или вручную, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Как вести кассовую книгу при онлайн-кассах?
Правила ведения кассовой книги содержит вышеупомянутое указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. С введением в применение онлайн-касс они не изменились и сводятся к следующему:
Наличная выручка, поступившая через кассовый аппарат, по-прежнему должна быть оприходована в операционную кассу через составление приходного ордера. Сумму, указанную в приходном ордере, будет подтверждать формируемый онлайн-кассой отчет о закрытии смены, который по многим своим параметрам является аналогом Z-отчета, оформлявшегося кассой, оснащенной ЭКЛЗ.
О том, каким окажется штраф в случае отсутствия кассовой книги, читайте в материале «Нужна ли кассовая книга для онлайн-кассы?».
Итоги
Обновление закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ наряду с изменением требований к применяемой кассовой технике привело и к изменениям в перечне обязательных к применению законодательных актов. В результате исчезла необходимость создания тех документов по ККТ, унифицированные формы которых утверждались Госкомстатом. Однако изменения не коснулись документов, оформляемых по операционной кассе (кассовые ордера на приход и расход, кассовая книга). Поэтому необходимость ведения кассовой книги сохранена, несмотря на внедрение в обиход онлайн-касс.