форма личного листка по учету кадров
Личный листок по учету кадров. Бланк и образец заполнения
Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.
Кто заполняет личный листок по учету кадров
Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Зачем нужен документ
Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.
Какие документы требуются для оформления листка
Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.
Правила составления личного листка
На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.
Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.
Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:
Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.
Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.
Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.
Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели
Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.
Пример заполнения личного листка по учёту кадров
Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.
Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.
Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.
Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.
Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.
Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.
В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.
Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров
Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».
Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.
Можно ли забрать личный листок после увольнения
Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Инструкция: заполняем личный листок по учету кадров
Личный листок по учету кадров — это неотъемлемая часть личного дела работника, «визитная карточка» которая содержит актуальную информацию: биографические и персональные данные сотрудника.
Зачем заполнять
Отличительная черта от анкеты состоит в том, что ее заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный учетный листок по учету кадров — после оформления на работу.
Правила заполнения
Законодатели не предусмотрели унифицированную форму бланка, инструкцию, как заполнить личный листок по учету кадров и образец заполнения. Работодатель сам разрабатывает и утверждает персональный бланк.
Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.
Бумага содержит такие сведения, как:
После оформления бланка, работник проставляет подпись и дату заполнения документа.
Как вносить изменения
В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся в дополнение к личному листку по учету кадров. Поправки бывают различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.
Где и сколько хранить
Хранится документ в персональном деле работника. Если дело сформировано до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет. Если до 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Персональные дела руководителей хранятся постоянно.
Личный листок кадрового учета – акт, который заполняется на каждого работника предприятия. Предназначен для ведения учетной политики организации. Представляет собой анкету, которую необходимо заполнить. Листок позволяет работодателю ознакомиться с главными характеристиками конкретного работника.
Личный лист отображает следующую информацию о сотруднике: дата рождения, место регистрации, ФИО и другие паспортные данные. Прописывается семейное положение. Помимо этого, в листке также указываются образование и стаж. Документ составляется в рукописном варианте. Если есть близкие родственники, то они также подлежать прописыванию.
Если произошли изменения в заданной информации, то сотруднику необходимо обратиться в учетный отдел организации и передать новые данные. Изготовления листа – право для частных структур, но обязанность для государственных учреждений. Человек может отказаться от предоставления сведений для оформления акта.
Интересные материалы по теме:
© 2019 Все права защищены
Информационный бухгалтерский сервис. Правовая база и аналитика онлайн.
Данный сайт является некоммерческим информационным проектом, никаких услуг не предоставляет. Документы, отчетности, инструкции, видео и другие материалы взяты с открытых источников.
Логотипы и товарные знаки, размещённые на сайте, принадлежат их законным владельцам, правообладателям.
Личный листок по учету кадров (образец)
Похожие публикации
При трудоустройстве работника нередко просят заполнить анкету, которая содержит данные о соискателе: информацию об образовании, личные данные, данные о месте работы близких родственников и т.д.
Если работник принят в штат, ему предложат заполнить личный листок по учету кадров. По своей сути личный листок очень похож на анкету, которую заполняют соискатели. Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах. Нужно предусмотреть, какой именно из документов (листок по учету кадров, анкета, оба документа) войдет в состав личного дела работника – этот вопрос остается на усмотрение работодателя.
Личный листок по учету кадров (образец заполнения)
Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным. Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать образец личного листка по учету кадров и на его примере разработать свой бланк.
Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:
Образец заполнения личного листка по учету кадров мы приведем ниже. Работник должен указать дату заполнения, подписать документ. Дополнительно прилагается фотография работника (обычно стандартного размера 3х4 см), которая вклеивается в листок в специально отведенное место.
Как заполнять личный листок по учету кадров? Информация, предоставленная работником при заполнении, должна быть полной и достоверной. Работник может отказаться заполнять некоторые разделы документа и работодатель не может заставить его это сделать. Нельзя включать в личный листок пункты, касающиеся состояния здоровья, религиозных, политических убеждений человека и т.п. (ст. 86 ТК РФ).
Дополнение к личному листку по учету кадров
Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.
Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?
Заполнение личного листка по учету кадров (дополнения к нему) происходит на основании документов, которые подтверждают сведения, внесенные в листок – аттестаты, дипломы, справки, приказы и т.д. После внесения всех сведений проставляется дата заполнения документа, ФИО и подпись кадрового работника.
Пример заполнения личного листка по учету кадров
Личный листок по учету кадров (бланк скачать)
Личный листок по учету кадров
Когда заводится личный листок
Личный листок по учету кадров заводится на работника при оформлении его в организацию одновременно с личной карточкой. Однако в отличие от личной карточки работника, которую заполняет специалист кадровой службы, заполнение листка осуществляется самим работником.
Отметим, что личный листок по учету кадров является обязательным документом в личном деле педагогических работников, федеральных гражданских госслужащих, нотариусов, врачей клинической ординатуры. Коммерческие же организации заполнять форму не обязаны.
Зачем нужен листок
В широком смысле слова личный листок по учету кадров представляет собой краткую характеристику работника с перечислением его профессиональных качеств и достижений, которую он сам же на себя и составляет. Отметим, что в личном листке содержатся персональные данные работника, а это значит, что работодатель должен будет в дальнейшем обеспечить сохранность этих персональных данных.
Форма листка
Унифицированной формы личного листка по учету кадров не существует. Организации вправе разрабатывать свою форму документа и использовать ее в кадровом делопроизводстве при условии, что она утверждена руководителем организации.
На нашем сайте вы можете найти бланк личного листка по учету кадров и скачать его для своих нужд. В личном листке по учету кадров содержатся следующие сведения о работнике:
После заполнения листок подписывается работником. В отведенное для этого место вклеивается фотография работника.
Если сведения в личном листке стали неактуальными (например, сотрудник изменил семейное положение, умер кто-то из родственников, изменились данные об образовании), то специалист отдела кадров составляет дополнение к листку.
Хранение
Личный листок по учету кадров хранится в организации в течение 50 лет.