форма лист заверитель дела

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Образец листа-заверителя

Содержание документа

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

Источник

Как оформить лист-заверитель дела — образец заполнения для скачивания

Лист-заверитель является учетным документом и содержит информацию о деле, к которому он относится. В статье представлен образец заполнения данного бланка в качестве примера.

Правильным образом составленные документы позволяют поддерживать порядок в кадровых бумагах, а также избежать проблем и штрафных санкций со стороны контролирующих органов.

Что такое лист-заверитель дела

Представляет собой документ, содержащий информацию о деле, к которому он относится. На момент его оформления дело должно быть пронумеровано и сшито. Заверительный лист составляется в момент его передачи для хранения в архив. Данный бланк имеет второе название – его часто именуют заверительной надписью дела.

Указанный документ относится к категории учетных. Объясняется это тем, что он включает в себя данные об особенностях содержания дела, а также специфике формирования документа.

В заверителе отображаются сведения об общем числе листов, фиксируются нестандартные моменты в нумерации документации, если таковые имеются.

В целом, это отдельная страница, после оформления которой специалист, несущий ответственность за данную функцию, подшивает ее к соответствующему делу.

Как оформить

Для ряда документов, представляющих собой особую важность, действующим на территории РФ законодательством установлены образцы, которыми необходимо руководствоваться при их оформлении. Лист-заверитель является одним из таковых.

Приказом Минкультуры РФ №526 установлено, что, процедура заполнения заверительной надписи считается составной частью процедуры оформления различных дел. По этой причине был разработан образец бланка листа-заявителя. Для того чтобы его найти, достаточно ознакомиться с Приложением 8 правил архивного дела — скачать его пустой бланк и образец заполнения можно в статье ниже в формате ворд.

При необходимости на предприятии может использоваться собственный вариант оформления заверительной надписи дела. Использование унифицированного образца не является строгим обязательным правилом.

Среди реквизитов листа-заверителя должна присутствовать информация стандартного характера:

В самом листе должны присутствовать следующие данные о личном деле гражданина:

Если в деле присутствуют так называемые «особенные» листы, факт их наличия отражается в листе-заверителе. Страницами с особенностями могут считаться следующие:

Заверительная надпись оформляется на чистом листе формата А4. Ошибок и исправлений не допускается. Заполняется в момент, когда папку с документами готовят для передачи на хранение в архив компании.

Заверитель оформляется для всех дел без исключения. Необходимость его наличия установлена на законодательном уровне.

Согласно действующим на территории РФ нормам ведения документооборота, дело, подготавливаемое для передачи на хранение в архив организации по окончанию календарного года, обязательно должно иметь лист-заверитель.

Оформленный соответствующим образом документ прикрепляется в конец папки с документами. При этом он не должен располагаться на титульнике или обороте последней страницы.

Скачать образец заполнения

Выводы

Лист-заверитель – документация, оформляемая в процессе подготовки личного дела для передачи в архив предприятия. Для грамотного составления заверительной надписи разработаны специальные правила, использование которых является обязательным.

Представляет собой документ, в котором содержится основные данные о содержании дела и особенностях его заполнени. Отображаются сведения о количестве страниц, наличии листов с дефектами и т.д.

Занимается оформлением указанного документа, как правило, сотрудник, ответственный за ведение внутреннего документооборота – специалист отдела кадров.

Источник

Форма лист заверитель дела

9. Лист-заверитель дела (Приложение N 8 к Правилам)

Лист-заверитель дела содержит сведения о количестве листов в единице хранения, особенностях нумерации, формирования и физического состояния дела.

К особенностям нумерации относится наличие в деле литерных и пропущенных номеров листов. Литерные и пропущенные номера листов учитываются в общем объеме листов единицы хранения. Листы внутренней описи документов дела, а также старой делопроизводственной обложки (при их наличии) не включаются в общий объем листов единицы хранения.

К особенностям формирования дела относятся: конверты и вложения, фотографии, марки (гербовые и почтовые), печати, почтовые штемпели и другие почтовые отметки, типографские экземпляры, рисунки, карты, планы, схемы, чертежи, визитки, чистые листы и т.п.

К особенностям физического состояния документов на бумажных носителях относятся: разрывы, заломы, проколы, утрата части листа, складки, коробление, пятна, загрязнения листа, угасающий (угасший) текст и т.п.

К особенностям физического состояния аудиовизуальных документов относятся: наличие искривленности края, коробления, осыпания рабочего слоя, надрывов, разрывов, царапин, замятий, загрязнений, точек, пятен, пожелтения, следов кристаллизации солей.

При значительном количестве ошибок в нумерации листов единицы хранения лист-заверитель пересоставляется. Старый лист-заверитель аккуратно перечеркивается и оставляется в деле.

23.3. В состав обязательных учетных документов архива, кроме поименованных в пункте 23.2 Правил, для научно-технической документации (далее НТД) входит:

— опись единиц хранения научно-технической документации (Форма N 38),

— внутренняя опись документов единицы хранения научно-технической документации (для несброшюрованной НТД); Форма N 13).

Для аудиовизуальных документов обязательными учетными документами, помимо указанных в пункте 23.2 Правил, являются:

— описи кинодокументов (Форма N 39);

— описи фотоальбомов и фотодокументов (Формы N N 45, 46);

— описи фонодокументов граммофонной записи (грампластинок) и магнитной записи (Формы N 43, 44);

— опись видеодокументов (Форма N 37);

— лист учета аудиовизуальных (кино-, фото-, видео-) документов; лист учета аудиовизуальных (фоно) документов (Формы N N 33, 34);

— дело сдатчика документов (вместо дела фонда при нефондовой организации аудиовизуальных документов).

Про описи аудиовизуальных документов см. также комментарии к Главе XLI Правил.

Для электронных документов в качестве обязательных учетных документов, кроме указанных в пункте 23.2 Правил, составляются:

По учету электронных документов см. также комментарии к Главе XXX Правил.

— описи электронных дел, документов (Приложение N 7 к Правилам).

В этих описях согласно Главе XXX Правил учитываются электронные дела, документы как на физически обособленных носителях, так и включенные в информационную систему архива. Подробнее см. в комментариях к Главе XXX Правил.

Для единиц хранения, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в качестве обязательных учетных документов составляются:

— инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни (Форма N 16).

Для особо ценных и уникальных документов, в качестве обязательных учетных документов, помимо указанных в пункте 23.2 Правил, составляются:

— лист учета и описания уникального документа (Форма N 35);

— внутренняя опись документов дела, в состав которого входят уникальные документы (Форма N 12);

— список фондов, содержащих особо ценные документы (Форма N 50);

— опись особо ценных дел (Форма N 40);

— реестр описей особо ценных дел, документов (Форма N 48).

Для страхового фонда обязательными учетными документами, кроме указанных в пункте 23.2 Правил, являются:

— книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (Форма N 30);

— книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (Форма N 29);

— опись страхового фонда на микрофишах (Форма N 41);

— опись страхового фонда на рулонной пленке (Форма N 42).

Для фонда пользования на микроформах обязательными учетными документами, кроме указанных в пункте 23.2 Правил, являются:

— книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах (Форма N 30);

— книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке (Форма N 29).

Для учета электронного фонда пользования на физически обособленных носителях в качестве обязательного учетного документа, кроме указанных в пункте 23.2 Правил, применяется:

— книга учета носителей электронного фонда пользования (Форма N 28).

К вспомогательным учетным документам могут относиться:

— карточки и/или книги перемещения фондов из одного хранилища в другое, в рамках одного архива;

— карточки перемещения описей дел, документов;

— книги учета документов, переданных в другие архивы;

— книги учета конкретного вида документов;

— книги учета электронного фонда пользования;

— список фондов, содержащих электронные документы;

— удостоверяющий лист электронного дела;

— сведения о перемещении документов (фиксируются отдельно для описанных и неописанных документов (россыпи)) и др.

Источник

Форма лист заверитель дела

1.2.5. Выдача и прием дел (описей и печатных изданий) из архивохранилища

Работники архивохранилища осуществляют выдачу дел (описей и печатных изданий), а также прием их обратно в архивохранилище.

Оформления выдачи дел.

При выдаче особо ценных и уникальных документов, при передаче архивных документов во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках, для реставрационно-профилактических работ в специализированных реставрационных организациях, необходимо письменное разрешение директора или заместителя директора архива.

Архивные документы пользователям в читальный зал или работникам архива для использования в служебных целях выдаются с письменного разрешения заведующего архивохранилищем (руководителя отдела обеспечения сохранности).

В заказе (требовании) должны быть указаны фамилия, и инициалы пользователя или сотрудника архива, цель использования или тема исследования, а также № фонда, описи и единицы хранения (дела), его заголовок и количество листов. Кроме этого в заказе (требовании) в читальном зале расписываются пользователь о получении документов и работник читального зала об их возвращении.

Исполненные сотрудниками архивохранилища заказы (требования) должны быть переданы в читальный зал вместе с выдаваемыми делами и описями, или печатными изданиями, где они будут храниться в личных делах пользователей.

Заказ (требование) на выдачу дел и описей, в том числе копий архивных документов фонда пользования, а также печатных изданий работнику архива для использования в служебных помещениях визируется руководителем соответствующего подразделения в целях подтверждения целесообразности выдачи указанных дел и описей для работы. Храниться заказы (требования) должны в архивохранилище у хранителя фондов в специальной папке до истечения срока их хранения, т.е. 3 года.

В нем можно условно выделить три целевых части: первая часть заполняется в архивохранилище и содержит характеристику направляемых в лабораторию документов и что с ними необходимо сделать (эта часть подписывается работником архивохранилища, передающим документы, и работником лаборатории, принимающим документы); вторая часть заполняется в лаборатории и содержит данные о состоянии принятых документов, категории сложности реставрации и результатах выполненных работ (эта часть подписывается работником лаборатории); третья часть – это оценка проведенных в лаборатории работ по улучшению физического состояния документов (эта часть вновь подписывается работником архивохранилища).

Следует добавить, что в первой части такого заказа, как правило, подробно указывается перечень работ, которые необходимо выполнить, например, реставрация, переплет, брошюровка и т.д. Затем описывается состояние документов, по трем параметрам:

А) характеристика носителя информации (пергамен, бумага и т.п.);

Б) особенность переплета ( кожаный и т.д.);

В) способ нанесения текста и его цветность (типографская печать, машинопись или рукопись и т.п.).

Именно по этим трем параметрам далее в заказе дается характер повреждения: основы, переплета или собственно текста.

Таким образом, заказ служит своего рода «путевым» листом, сопровождающим документы из архивохранилища в лабораторию и обратно, и выполняет контрольную функцию за ходом проведения работ по улучшению физического состояния дел.

Выдача документов сторонним организациям во временное пользование, в том числе для экспонирования на выставках оформляется Актом о выдаче архивных документов во временное пользование

В таком акте должно быть указано основание выдачи, например, гарантийное письмо, договор о проведении выставки и т.п.; с какой целью выдаются документы; какие и в каком количестве документы передаются во временное пользование с указанием названия и номера фонда, номеров описи и единиц хранения, количества листов и особенностей оформления и их физического состояния.

Акт о выдаче документов во временное пользование составляется в 2-х экземплярах, подписывается двумя сторонами – руководителем архива и руководителем сторонней организации, которой передаются документы во временное пользование, и скрепляется печатями.

При возвращении дел, выданных во временное пользование, заполняется последний раздел акта, где также ставятся подписи руководителей и работников архива и сторонней организации, которые скрепляются печатями.

После такого окончательного оформления акт считается закрытым.

В процессе выдачи дел, описей и печатных изданий из архивохранилища работники определяют место их хранения по топографическим указателям ( постеллажному и пофондовому ), затем производят выемку дел, сверку их архивных шифров (№ фонда, № описи, № ед. хр.) и заголовков на обложке дел, в описи и в заказе (требовании) или заказе, а в установленных случаях еще проводят полистную проверку архивных документов.

Дела, выдаваемые из архивохранилища, должны быть в удовлетворительном физическом состоянии, иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель и лист использования документов.

Архивный шифр и заголовок дела на его обложке должны совпадать с данными в описи и заказе (требовании) или заказе.

При наличии большого количества исправлений обложка заменяется (при необходимости сохраняется старая обложка). Правильность заполнения листа-использования проверяется в процессе возврата дел в архивохранилище.

Полистная проверка дел.

Состав дел, которые подлежат строгой полистной проверке, согласовывается на заседании экспертно-методической комиссии, на основе предложений этой комиссии окончательное решение принимается руководством архива.

Обязательная полистная проверка наличия и состояния архивных документов при выдаче и приеме дел из архивохранилища должна проводиться для следующих категорий документов :

— уникальные и особо ценные документы;

— архивные документы, имеющие в оформлении или приложении к ним драгоценные камни и металлы;

— несброшюрованные архивные документы;

— архивные документы в делах, не выдававшихся ранее из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей.

Обязательной проверке подлежат также дела, в которых содержатся автографы, графические документы, почтовые гербовые знаки, печати, открытки, конверты с адресами и марками или иные архивные документы, представляющие интерес для собирателей и коллекционеров.

Аналогичная полистная проверка проводится работником читального зала в делах, которые возвращают пользователи. Таким образом, осуществляется двойной контроль за наличием и состоянием архивных документов в делах в процессе их выдачи и приема.

Оформление листа-заверителя дела.

После проведения полистной проверки работник архивохранилища делает отметку в листе-заверителе.

В листе-заверителе необходимо указать цифрами и прописью сколько листов подшито и пронумеровано, отметить при наличии литерные номера листов (номера, состоящие из цифры и буквы, например, 6а, 18а, 18б) и пропущенные номера листов, а также указать количество листов внутренней описи в деле. Если в деле имеются вложения и приложения, не подлежащие нумерации, то разновидности таких документов и их количество записывается отдельной строкой : «Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации ___».

При этом в листе-заверителе обязательно должны отмечаться и такие вложения в дело, как брошюры и иные печатные издания, листовки, вырезки из газет, открытки, марки, фотодокументы, карты, гравюры, рисунки, автографы видных деятелей и т.п. Также указываются утраченные части листа и наличие чистых листов в деле.

Оформление контрольного листа.

После оформления листа-заверителя дела сотрудником архивохранилища оформляется контрольный лист. Контрольный лист не предусмотрен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственном и муниципальном архивах, музеях и библиотек, организациях Российской академии наук (М. 2007), но ведётся в ряде государственных архивов по форме, установленной архивом. В контрольном листе указываются: дата выдачи дела, фамилия лица, кому выдаётся дело, количество листов в деле, фамилия сотрудника, выдавшего дело, подпись сотрудника, выдавшего дело.

После того как проведена сверка архивных шифров и заголовков дел с описью, проведена полистная проверка дел (в тех случаях, когда это необходимо) и оформлен лист-заверитель работник архивохранилища заполняет карту-заместитель и подкладывает ее на место выдаваемых из архивохранилища дел и описей.

В карте-заместителе указывают номер фонда, номер описи и номер единицы хранения, которые выданы, а также фамилия лица, которому выданы дела, дата выдачи с подписью и дата возврата с подписью.

В ряде архивов после возвращения дел в архивохранилище в изъятой карте-заместителе зачеркиваются сведения о выдаче и она подкладывается в общую массу таких же, ранее использованных, карт-заместителей. Карты-заместители могут использоваться повторно столько раз, сколько в них имеется свободных граф. Когда в карте-заместителе не останется свободных граф ее можно уничтожить.

Книги выдачи архивных документов (описей, печатных изданий)

Работники архивохранилища в процессе выдачи/приема дел и описей должны сделать также регистрационную отметку в Книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования, печатных изданий из архивохранилища. В книге должны быть указаны дата выдачи, номера фонда, описи и единицы хранения, фамилия и подпись лица, кому выданы архивные документы, дата и подпись сотрудника о приеме дел, возвращаемых в архивохранилище.

Такие книги в каждом архивохранилище ведутся раздельно по видам выдачи. Например, ведутся книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в читальный зал (в ней расписывается в получении архивных документов работник читального зала), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в рабочие помещения архива (в ней расписывается работник, получивший архивные документы), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища в лабораторию (в ней расписывается работник лаборатории ), книга выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища во временное пользование (в ней расписывается лицо, получившее архивные документы для передачи их во временное пользование), книга выдачи описей из архивохранилища, книга выдачи печатных изданий из архивохранилища.

При возвращении в архивохранилище архивных документов, выданных во временное пользование, в книге выдачи в присутствии пользователя делается отметка об их возвращении.

В тех случаях, когда при возвращении архивных документов обнаружены какие-либо повреждения, составляется акт, который подписывается работником архивохранилища и лицом, возвращающим эти документы. Такой акт составляется в произвольной форме, например, по аналогии с актом о неисправимых повреждениях архивных документов, и направляется на рассмотрение руководства архива.

Ограничение выдачи дел.

Работники архивохранилища должны знать, что не все дела и описи подлежат выдаче.

Не подлежат выдаче, как правило, следующие категории документов:

— архивные документы, имеющие фонд пользования;

— архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления;

— архивные документы, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии;

— особо ценные и уникальные документы.

Только в исключительных случаях и с письменного разрешения руководителя архива такие архивные документы могут быть выданы из архивохранилища.

Работники архивохранилища должны контролировать установленные сроки, на которые выдаются архивные документы. Эти сроки определяются целевым назначением выдачи архивных документов или дел. Архивные документы выдаются на срок:

— работникам архива – до 1 месяца ;

— фондообразователям – до 3-х месяцев ;

— судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам – до 6-ти месяцев ;

— для экспонирования на выставках – срок определяется договором;

— для создания страхового фонда и фонда пользования, специальной обработки с целью улучшения физического состояния документов – срок определяется планами работы архива и договорами;

— особо ценные документы – н е более 2-х недель ;

— описи – не более 5-ти дней ;

В исключительных случаях сроки выдачи архивных документов могут быть продлены с разрешения руководства архива.

Источник

Лист-заверитель дела

Лист-заверитель — это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.

Две применяемые формы

1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.

Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.

2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.

Где используется лист-заверитель?

Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:

Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.

Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.

Образец листа-заверителя

Содержание документа

Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:

Куда подшивать/вклеивать лист заверитель?

Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).

Куда запрещено помещать лист-заверитель:

Источник