форма наклейки на дело с долгим сроком хранения
Форма наклейки на дело с долгим сроком хранения
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР
ОБЛОЖКИ ДЕЛ ДЛИТЕЛЬНЫХ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
Covers of length-term custody records. Specifications*
* Наименование стандарта. Измененная редакция, Изм. N 2.
Дата введения 1973-07-01
ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года N 1411
Проверен в 1980 г. Срок действия продлен до 01.01.85*
ВНЕСЕНО Изменение N 2, введенное в действие Постановлением Государственного комиетета СССР по стандартам от 13.10.82 N 3956 с 01.03.83 и опубликованнное в ИУС N 1, 1983 год
Изменение N 2 внесено изготовителем базы данных по тексту ИУС N 1, 1983 год
1. Типы и размеры
1.1 Обложки должны выпускаться трех типов:
Тип А
Тип Б
Тип В
1.2. Размеры обложек должны соответствовать указанным на черт.1-3.
1.1, 1.2. (Измененная редакция, Изм. N 2).
1.3. Пример условного обозначения обложки
Обложка Б ГОСТ 17914-72.
(Введен дополнительно, Изм. N 2).
2. Технические требования
2.1. Обложки должны изготовлять цельнокартонными.
2.2. На корешке обложки должна быть нанесена биговка, как указано на черт.1-3.
2.3. На корешках обложек А и Б должны быть пробиты 16 отверстий диаметром (5±1) мм для крепления документов. Отверстия должны быть расположены симметрично и совпадать при сгибании корешка по линии биговки.
2.4. Для крепления документов в обложках А и Б корешок сгибают по линии биговки с левой и правой внутренних сторон обложки, образуя два гребешка шириной (20±1) мм.
2.5. Обложки А и Б должны иметь шнуры диаметром (4±1) мм и длиной (450±10) мм для крепления документов.
2.6. Завязки обложек Б и В диаметром (4±1) мм длиной (450±10) мм должны быть приклеены на внутренней стороне обложки с выводом концов через просечки на внешнюю сторону. Для заклеивания завязок в просечках следует применять бумагу писчую N 1 массой 1 м не менее 70 г по ГОСТ 18510-73. Допускается применять любую другую белую клееную бумагу такой же массой.
2.7. Для изготовления обложек должны применять картон толщиной 0,3-0,5 мм, соответствующий по составу волокна картону марки ЭВ по ГОСТ 2824-75. Допускается применять прокладочный (непропитанный) картон марки Б толщиной 0,3-0,5 мм по ГОСТ 9347-74 и картон для язычковых музыкальных инструментов толщиной 0,55 мм по нормативно-технической документации.
2.8. Концы шнуров и завязок должны быть запрессованными.
2.9. Для изготовления шнуров и завязок должны применять ботиночный полуштапельный шнур 16 класса по нормативно-технической документации. Допускается применять шнур льняной нормальный по ГОСТ 1765-70, технический специальный хлопчатобумажный шнур марок ШХБ-125, ШХБ-110, ШХБ-60, ШХБ-50, ШХБ-25, ШХБ-20 по ГОСТ 2297-70.
2.10. Для заклеивания завязок следует применять поливинилацетатную гомополимерную грубодисперсную дисперсию по ГОСТ 18992-80.
Допускается применять клей на основе поливинилацетатной дисперсии по нормативно-технической документации.
2.12. На лицевой стороне обложки должна быть напечатана форма описания дел длительных сроков хранения (черт.4).
На оборотной стороне обложки должна быть нанесена маркировка, содержащая:
наименование предприятия-изготовителя и его товарный знак;
обозначение настоящего стандарта;
2.13. Изображения на лицевой и оборотной сторонах обложек должны быть четкими, ясными, без перекосов, подтеков и пятен.
2.14. Текст на лицевой стороне обложки должен быть нанесен типографским способом. Текст должен быть набран кеглем от 6 до 16 в зависимости от размеров элементов.
Раздел 2. (Измененная редакция, Изм. N 2).
3. Упаковка, маркировка, транспортирование и хранение
3.1. Обложки дел длительных сроков хранения следует упаковывать в кипы или деревянные и картонные ящики по ГОСТ 6658-75.
3.2. Перед упаковыванием в кипы или ящики обложки дел длительных сроков хранения упаковывают в пачки по 50 шт. по ГОСТ 6658-75 со следующим дополнением.
3.2.1 Для закрепления пачек допускается применять ленту из бумаги, показатели качества которой не ниже показателей оберточной бумаги марки А по ГОСТ 8273-75, или мешочной бумаги массой 1 м не менее 78 г по ГОСТ 2228-81. Ширина ленты должна быть 50-100 мм.
Раздел 3. (Введен дополнительно, Изм. N 2).
Текст документа сверен по:
официальное издание
М.: Издательство стандартов, 1981
Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО «Кодекс»
Форма наклейки на дело с долгим сроком хранения
Дата введения 1983-03-01
ВВЕДЕННО В ДЕЙСТВИЕ постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 13.10.82 N 3956
Наименование стандарта. Заменить слова: «Типы, размеры и технические требования» на «Технические условия»;
«Types, sizes, technical requirements» на «Specifications».
Пункт 1.1 после слов «в корешке» дополнить словами: «двумя шнурами» (2 раза); заменить слова: «в свободном состоянии» на «без крепления в корешке».
Чертежи 1-3 заменить новыми:
Пункт 1.2 изложить в новой редакции: «1.2. Размеры обложек должны соответствовать указанным на черт.1-3».
Раздел 2 изложить в новой редакции:
«2. Технические требования
2.1. Обложки должны изготовлять цельнокартонными.
2.2. На корешке обложки должна быть нанесена биговка, как указано на черт.1-3.
2.3. На корешках обложек А и Б должны быть пробиты 16 отверстий диаметром (5±1) мм для крепления документов. Отверстия должны быть расположены симметрично и совпадать при сгибании корешка по линии биговки.
2.4. Для крепления документов в обложках А и Б корешок сгибают по линии биговки с левой и правой внутренних сторон обложки, образуя два гребешка шириной (20±1) мм.
2.5. Обложки А и Б должны иметь шнуры диаметром (4±1) мм и длиной (450±10) мм для крепления документов.
2.6. Завязки обложек Б и В диаметром (4±1) мм длиной (450±10) мм должны быть приклеены на внутренней стороне обложки с выводом концов через просечки на внешнюю сторону. Для заклеивания завязок в просечках следует применять бумагу писчую N 1 массой 1 м не менее 70 г по ГОСТ 18510-73. Допускается применять любую другую белую клееную бумагу такой же массой.
2.7. Для изготовления обложек должны применять картон толщиной 0,3-0,5 мм, соответствующий по составу волокна картону марки ЭВ по ГОСТ 2824-75. Допускается применять прокладочный (непропитанный) картон марки Б толщиной 0,3-0,5 мм по ГОСТ 9347-74 и картон для язычковых музыкальных инструментов толщиной 0,55 мм по нормативно-технической документации.
2.8. Концы шнуров и завязок должны быть запрессованными.
2.9. Для изготовления шнуров и завязок должны применять ботиночный полуштапельный шнур 16 класса по нормативно-технической документации. Допускается применять шнур льняной нормальный по ГОСТ 1765-70, технический специальный хлопчатобумажный шнур марок ШХБ-125, ШХБ-110, ШХБ-60, ШХБ-50, ШХБ-25, ШХБ-20 по ГОСТ 2297-70.
2.10. Для заклеивания завязок следует применять поливинилацетатную гомополимерную грубодисперсную дисперсию по ГОСТ 18992-80.
Допускается применять клей на основе поливинилацетатной дисперсии по нормативно-технической документации.
2.12. На лицевой стороне обложки должна быть напечатана форма описания дел длительных сроков хранения (черт.4).
На оборотной стороне обложки должна быть нанесена маркировка, содержащая:
наименование предприятия-изготовителя и его товарный знак;
обозначение настоящего стандарта;
2.13. Изображения на лицевой и оборотной сторонах обложек должны быть четкими, ясными, без перекосов, подтеков и пятен.
2.14. Текст на лицевой стороне обложки должен быть нанесен типографским способом. Текст должен быть набран кеглем от 6 до 16 в зависимости от размеров элементов.
3.1. Обложки дел длительных сроков хранения следует упаковывать в кипы или деревянные и картонные ящики по ГОСТ 6658-75.
3.2. Перед упаковыванием в кипы или ящики обложки дел длительных сроков хранения упаковывают в пачки по 50 шт. по ГОСТ 6658-75 со следующим дополнением.
3.2.1 Для закрепления пачек допускается применять ленту из бумаги, показатели качества которой не ниже показателей оберточной бумаги марки А по ГОСТ 8273-75, или мешочной бумаги массой 1 м не менее 78 г по ГОСТ 2228-81. Ширина ленты должна быть 50-100 мм.
Обложка дела – образец оформления
Обложку дела лучше сразу оформлять правильно. Ведь все равно приходится тратить время на ее оформление при заведении дела. Зато потом гораздо проще, а главное быстрее будет подготовить документы к сдаче в архив или провести их уничтожение. Обложка дела имеет установленную форму и во всех нормативно-методических документах она изображается как это показано здесь на картинке.
В текущем делопроизводстве при оформлении обложек дел выделенные красным цветом элементы в приведенной форме вообще не нужны. Так что представьте, что их вообще не существует, когда оформляете обложку при заведении дела (далее обязательно будет образец).
Когда необходимы выделенные элементы обложки? Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в государственный или муниципальный архив. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши документы. У нас в городе, например, при проведении обработки дел на обложке оставляется пустое место, затем во время передачи дел на госхранение заполняется при помощи штампов.
Не хочу долго утомлять вас теорией. Просто посмотрите, как правильно оформляется обложка дела на представленном образце. Вам необходимо использовать все приведенные элементы, они все являются обязательными.
Обложка дела – образец оформления переписки
ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕСТВЕННОСТЬЮ «БУГОРОК»
Переписка с отделениями пенсионного фонда по индивидуальному (персонифицированному) учету и назначению пенсий
18 января 2012 г.
26 июня 2012 г.
На 242 листах
Хранить 5 лет
ст. 906
Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ПРИЛИВ»
Карапузов Максим Андреевич
06 апреля 2007 г.
17 августа 2012 г.
На 44 листах
Хранить 75 лет ЭПК
ст. 656 б
При оформлении обложки дела не пропускайте наименование структурного подразделения. Если дело передается в другой отдел, то ниже указывается новый, старый берется в скобки.
Индекс дела, заголовок, номер статьи и срок хранения уточняйте по номенклатуре дел. Крайние даты – обычно это даты самого раннего и позднего документов. Кстати, крайними датами личного дела будут даты регистрации приказа о приеме и приказа об увольнении, хотя в деле будут документы с более ранней датой.
Очень удобно, когда корешок обложки также содержит информацию, чтобы с легкостью можно было понять какая именно папка вам нужна из множества рядом находящихся на полке. Точной формы для оформления корешков не существует. Правила по делопроизводству говорят только о необходимости указания цифрового обозначения дела. Я так понимаю, здесь речь идет об указании индекса дела по номенклатуре.
Поэтому в зависимости от обстоятельств (размера самого корешка, достаточного вам для работы объема информации о деле и т.д.) в текущем делопроизводстве корешок папки можно оформить по следующей примерной форме:
Приказы о командировках
Думаю, что теперь вполне достаточно информации для правильного оформления обложки дела.
Подшивка документа в дело: как правильно сделать архивный переплет
Содержание
Архивным переплетом документов именуют их специальное оформление. Бумаги готовят, чтобы их потом хранил, использовал архив предприятия. Если он отсутствует, прибегают к простому архивному хранению. Некоторые компании пользуются для этого услугами аутсорсинга либо специально оплачивают работу брошюровщика, когда нужно переплести уже готовую папку с документацией.
Перед шнуровкой, описью документацию стоит оценить. Это делают:
Для чего нужен архивный переплет документов
Подшивка или архивация документации – это оформление её в специальную папку с подписями на корешке и сдача на хранение. Архивная переплетная система нужна, чтобы хранить огромные количества бумаг, с которыми работают большие организации. Это удобно руководителям, делопроизводителям. Подшив документов в архив пользуется спросом преимущественно для документации, которую надо хранить постоянно. Часто они обязаны быть сохранны на протяжении ¾ века. Именно поэтому разные организации делают архивно-техническое оформление имеющейся документации. Ведь необходимо долго хранить бумаги, чтобы не портились, а подшивка документов в дело это обеспечивает.
Преимущества архивного переплета
Переплёт архивных документов обладает рядом положительных качеств:
Ещё переплёт документов для архива хорош тем, что:
Что включает в себя полное оформление дел
Это медленная, кропотливая процедура, которую специалисты выполняют, проходя несколько стадий:
Напомним, информация, как оформить обложку дела, есть в ГОСТах.
Что нужно из инвентаря для прошивки бумаг
Чтобы выполнить прошивку дел в архив, необходимы:
Иногда специализированные магазины предлагают брошюровочные устройства. Применять их удобнее, нежели работать вручную. Так как клей должен быть защищён от появления грибков, разложения, других деструктивных процессов. От этого зависит сохранность содержимого папки. Все перечисленные товары можно приобрести в интернет-магазине Офисмаг.
Как сделать качественный архивный переплёт
Теперь придётся посчитать страницы и подписать их. Такое условие обеспечит удобство пользования готовой папкой. Грамотные специалисты следят за правильной нумерацией документов в деле. Документооборот и архивирование требуют скрупулёзного подхода. Это условие комфорта сотрудников.
Обязательно нужно посмотреть, как правильно сложить дело. Страницы скрепляют струбциной либо кладут под специальный гнёт. Проколы сверху и снизу выполняются на расстоянии 3 см от краёв бумаги. Их делают ровно 4, между ними предполагается дистанция 8 см. На стопку, под неё нужно положить по листу бумаги, не забыть положить нумерованную внутреннюю опись перед началом работы.
Образец оформления обложки в дело и требования к нему определяются ГОСТ 17914-72. Эти нормы действовали до 1985 года. Они никогда не менялись. Их применяют делопроизводители 21 века, когда нужно подшивать документы в дело.
Правильный размер корешка составляет 40 мм. Там маркером либо ручкой стоит написать, к какой сфере жизни предприятия относится содержимое определённой папки. При сшивании концы надо пользоваться несколькими иглами для концов нитей. Теперь начинают прошивать со средних проколов. Потом нити стоит затянуть, тщательно связать. Схемы и поэтапная инструкция, как правильно прошивать документы есть в предыдущем обзоре.
Теперь следует снабдить готовую работу основными реквизитами на обложке архивного дела для прошивки документов:
Эта информация позволит срочно найти нужную бумагу, если потребуется, избежать путаницы.
ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия
Текст ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия
ОБЛОЖКИ ДЕЛ ДЛИТЕЛЬНЫХ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
ТИПЫГ РАЗМЕРЫ И ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
ГОСТ 17914—72
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ
ОБЛОЖКИ ДЕЛ ДЛИТЕЛЬНЫХ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ
Типы, размеры и технические требования
length—term custody records. Types, sizes, technical requirements
Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 г. № 1411 срок введения установлен
Проверен в 1980 г. Срок действия продлен до 01,01.85
Несоблюдение стандарта преследуется по закону
1.1. Обложки должны выпускаться трех типов:
А — обложка без клапанов и завязок с креплением документов в корешке (черт. 1);
Б — обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязкам i посредине длинной стороны с креплением документов в корешке для хранения документации статистической, финансовой и др. (черт. 2);
В — обложка с тремя широкими клапанами и двумя завязками посередине длинной стороны для хранения уникальной и наиболее ценной документации, иллюстративных материалов, чертежей, схем, карт и других документальных материалов в свободном состоянии (черт. 3).
Издание официальное Перепечатка воспрещена
* Переиздание (март 1981 г.) с Изменением М I, утвержденным в июле 1980 г (МУС 9—1980 г ).
© Издательство стандартов, 1981
Чсрг 3
ГОСТ 17914-7 2 Отрз.
(название учреждения и структурного подразделения)
_ДЕЛО №_
1.2. На лицевой стороне обложки должна печататься форма описания дел длительных сроков хранения (черт. 4). Оттиск должен быть четким и равномерно насыщенным краской.
Косина печати по отношению к обрезу обложки ие допускается более 2 мм.
2. ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ
2.1. Для изготовления обложек должен применяться картон толщиной от 0,35 до 1,50 мм по нормативно-технической документации.
(Измененная редакция, Изм. № 1).
2.2. Корешок обложки шириной 40 мм должен быть гибким, гибкость корешка обеспечивается биговкой.
2.3. Крепление документов в корешке обложек типов А и Б осуществляется шнурами между двумя гребешками, образуемыми проклеенными сшбами корешка с левой и правой внутренних сторон обложки.
Ширина каждого гребешка 20 мм, длина должна быть равна длине обложки.
На гребешках пробивают по четыре отверстия диаметром 5 мм. Расстояние от нижнего торца обложки до первого отверстия — 42 мм, между отверстиями — 80 мм.
2.4. В отверстия вставляют два плетеных шнура из хлопчатобумажных или синтетических нитей, нс влияющих на сохранность документов, диаметром 3—4 мм и длиной 400 мм каждый, с запрессованными концами, обработанными клеем.
2.5. Завязки для обложек типов Б и В должны изготавливаться из тесьмы шириной 10 мм, длина концов тесьмы—200 мм каждый.
Завязки крепят на внутренней стороне обложки с выводом концов через отверстия на внешнюю сторону.
2.6. Для крепления завязок, приклеивания гребешков, верхнего и нижнего клапанов обложки, для обработки и запрессования концов шнуров применяют синтетический клей, требующий защиты от плесневения.
2.8. На обратной стороне каждой обложки внизу должна наноситься маркировка, содержащая:
наименование предприятия-изготовителя или его товарный знак;
обозначение настоящего стандарта, цену.
Изменение JMs 2 ГОСТ 17914—-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования
Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 13Л0.82 № 3956 срок введения установлен
Наименование стандарта. Замени 1 ] ь слова: «Типы, размеры и технические требования» па «Технические условия»;
«Types, sizes, technical requirements» па «Specifications».
Пункт 1.1 после слов «в корешке» дополнить словами: «двумя шнурами» (2 раза); заменить слова: «в свободном состоянии» на «без крепления з корешке».
Чертежи 1—3 заменить новыми:
(Продолжение см. стр. 216J
(Продолжение изменения к ГОСТ 17914—72) Тил Б
(Продолжение см. стр. 217)
(Продолжение изменения к ГОСТ 17914—72) Тип В
Пункт 1.2 изложить в новой редакции: «L2. Размеры обложек должны соответствовать указанным на черт. \—3».
Раздел 1 дополнить пунктом — 1 Л: «1.3* Пример условного обозначения обложки
Обложка Б ГОСТ 17914—72».
Раздел 2 изложить в новой редакции:
«2. Технические требования
2.1. Обложки должны изготовлять цельнокартонными.
2.2. На корешке обложки должна быть нанесена биговка, как указано на черт. I-—3.
2.3. На корешках обложек А и Б должны быть пробиты 16 отверстий диаметром (5±1) мм для крепления документов. Отверстия должны быть расположены симметрично и совпадать при сгибании корешка по линии биговки.
2.4. Для крепления документов в обложках А и Б корешок сгибают по линии биговки с левой и правой внутренних сторон обложки, образуя два гребешка шириной (20± 1) мм.
2.5. Обложки А и Б должны иметь шнуры диаметром (4±1) мм и длиной (450± 1 0) мм для крепления документов.
2.6. Завязки обложек Б и В диаметром (4:Ы) мм длиной (450 ±10) мм должны быть приклеены на внутренней стороне обложки с выводом концов через просечки на внешнюю сторону. Для заклеивания завязок в просечках следует применять бумагу писчую № 1 массой 1 м 2 не менее 70 г по ГОСТ 18510—73. Допускается применять любую другую белую клееную бумагу такой же массой.
2.7. Для изготовления обложек должны применять картон толщиной 0,3— 0,5 мм, соответствующий по составу волокна картону марки ЭВ по ГОСТ 2824—75. Допускается применять прокладочный (непропятанный) картон мар-
и Б толщиной 0,3—0,5 мм по ГОСТ 9347—74 и картон для язычковых музы-
кальных инструментов толщиной 0,55 мм по нормативно технической документации
2 8 Концы шнуров и завязок должны быть запрессованными
2 9. Для изготовления шнуров и завязок должны применять ботиночный по-луштапельный шн>р 16 класса по нормативно технической документации Допускается применять шнур льняной нормальный по ГОСТ 1765—70, технический специальный хлопчатобумажный шнур марок ШХБ 125, ШХБ-110, ШХБ-60 ШХБ-50, ШХБ-25, ШХБ-21С по ГОСТ 2297—70.
2 10 Для заклеивания завязок следует применять поливинилацетатную го-мополимерную грубодисперсную дисперсию по ГОСТ 118(9921—$0
Допускается применять клей на основе поливинилацетатной дисперсии по нормативно-технической дркументации
2 12 На лицевой стороне обложки должна быть напечатана форма описания дел длительных сроков хранения (черт, 4),