форма описи фотодокументов в архивном фонде

Форма описи фотодокументов в архивном фонде

В соответствии с пунктом 1.6. Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19* (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20), приказываю:

2. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра А.Е. Бусыгина.

МинистрА.С. Соколов

Зарегистрировано в Минюсте РФ 9 октября 2007 г.

Регистрационный N 10291

* Зарегистрирован в Минюсте России 06.03.2007, регистрационный номер 9059

Приложения
(образцы форм)

Приложение N 1
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Приложение N 2
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Опись N __Ед. хр. N __Заголовок ед. хр.Кол-во листов (время звучания, метраж)Примечание
12345

Приложение N 3
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N ппНомер описиНомер делаЗаголовок делаКоличество листовНовые шифры делаНовое количество листовПримечания
12345678

Приложение N 4
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Название документаСуществующая записьСледует записать
123

Приложение N 5
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер описиНомер ед. хр.Заголовок ед.хр.Номера изъятых лл.Название изъятого документа
12345

Приложение N 6
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N ппЗаголовок ед. хр.Шифр (если есть)Крайние датыКоличество листов (время звучания, метраж)К какому фонду относится (новый шифр)Примечания
1234567

Приложение N 7
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Приложение N 8
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N ппНомера описей страхового фондаКоличество экземпляров описейКоличество передаваемых единиц учета (единиц хранения) страхового фонда*Количество кадров, метров, времени звучанияКоличество описей особо ценных документовКоличество актов технического состоянияПримечания
12345678

* Понятия единица учета и единица хранения для копий страхового фонда на рулонной пленке идентичны.

Для копий страхового фонда на микрофишах указываются количество единиц учета (соответствует количеству отснятых дел) и количество ед. хр. (микрофиш).

Приложение N 9
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Приложение N 10
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N ппОписание документаПоисковые данныеКатегория ценностиСтраховая оценкаСостояние сохранности
123456

Приложение N 11
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N ппДелопроизводственный индексДатаЗаголовок документаКоличество листовПримечания
123456

Приложение N 12
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Фонд N ___Опись N ___Ед. хр. N ___Заголовок ед. хр.Кол-во листов (время звучания, метраж)Расписка пользователя в получении датаРасписка работника читального зала в возвращении документов пользователем, дата
1234567
1234567

Приложение N 13
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении
или в приложении к ним драгоценные металлы и камни

N ппДата записиФонд N _Опись N _Дело N _Заголовок делаОписание оформления дела, предметаМатериалРазмер (вес)Физическая сохранностьПодписьПримечания
123456789101112

Приложение N 14
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ЕД. ХР.
ВЫДАНО
Номер фондаНомер описиНомер ед. хр.КомуДата выдачиПодписьДата возвратаПодпись

Приложение N 15
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Шкаф N ___Полка N ___Фонд N ___Опись N ___Ед. хр. с N __ по N __Примечание
123456
123456

Приложение N 16
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Опись N ___Ед. хр. с N __ по N __Стеллаж N ___Шкаф N ___Полка N ___Примечания
123456
123456

Приложение N 17
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Индекс группы (подгруппы) дефектовПризнаки повреждения носителяНомера поврежденных листов делаОбщее кол-во листовПримечания
12345

Приложение N 18
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Индекс группы (подгруппы) дефектовПризнаки повреждения текстаНомера поврежденных листов делаОбщее кол-во листовПримечания
12345

Приложение N 19
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер описиНомер ед. хр.Заголовок ед. хр.Крайние датыКол-во листов (время звучания, метраж)
Отметка о ходе розыскаРезультат розыска

Приложение N 20
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Результаты проверок
1.Состояние магнитного носителя
2.Уровень видеосигнала
3.Уровень звукового сигнала
4.Наличие выпадения строк
5.Состояние механизма видеокассеты
6.Общая оценка технического состояния видеодокумента
Наименование должности работникаПодписьРасшифровка подписи
Дата проверки

Приложение N 21
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

* Дополнительно к карточке учета составляется дефектная ведомость с указанием номера плана и характера дефектов.

Приложение N 22
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Дата проверкиХарактеристика качества звучанияХарактеристика физико-механического состояния носителя записиЗаключение о необходимости реставрационно-профилактической обработкиВид реставрационно-профилактической обработкиПодпись
123456

Приложение N 23
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Приложение N 24
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N ппДата выдачиФонд N ___Опись N ___Ед. хр. N ___Кому выданоРасписка в полученииРасписка в возвращении, датаПримечания
123456789

Приложение N 25
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер поступленияДата поступленияНаименование, номер, дата документа, по которому приняты копииДата копированияНомера фондовНомера описейКоличество дел, включенных в заказКоличество ед. хр. (микрофиш) страхового фондаФонд пользованияПримечания
количество позитивовколичество диазо-копий
1234567891011

* Количество единиц учета страхового фонда, изготовленного на микрофишах, соответствует количеству отснятых дел.

Приложение N 26
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

КНИГА УЧЕТА
ПОСТУПЛЕНИЙ СТРАХОВОГО ФОНДА И ФОНДА ПОЛЬЗОВАНИЯ
НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ

Номера ед. хр.* страхового фондаДата поступленияНаименование, номер, дата документа, по которому приняты копииДата копированияНомера фондовНомера описейКоличество дел, включенных в ед. хр. страхового фондаСтраховой фонд (количество рулонов)Фонд пользованияПримечания
Количество
рулонов мкф 3-го поколениярулонов мкф 2-го поколенияэкземпляров
123456789101112

* Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

Приложение N 27
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Наличие документовСостояние документов
Номера описейКол-во ед. хр., числящихся по описиВыявлены технические ошибкиЧислится по описи в результате устранения технических ошибокНомера ед. хр., выданных во временное пользованиеНе оказалось в наличииИмеется в наличии (описанных)Имеются не включенные в описи (временные шифры необработанных ед. хр.)Номера ед. хр., требующих:Номера ед. хр., неисправимо поврежденныхПримечание
Литерные номера, не отраженные в итоговой записиПропущенные номера, не отраженные в итоговой записиДругие, в результате чего объем
не учтенныене перечислены, но учтены в объемене учтенныене перечислены, но учтены в объемеувеличился науменьшился надезинфекциидезинсекцииреставрациипереплета или подшивкивосстановления затухающих текстов
123456789101112131415161718192021222324

* При проверке наличия и состояния аудиовизуальных и машиночитаемых (электронных) документов вносятся соответствующие уточнения.

Приложение N 28
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

ЛИСТ ФОНДА

Крайние даты каждого названия фондаНАЗВАНИЕ ФОНДА
12
Дата первого поступления фондаМЕСТОНАХОЖДЕНИЕ ФОНДА (название архива)N фонда
Прежний N фонда
123

Учет неописанных документов

Дата записиПОСТУПЛЕНИЕВЫБЫТИЕНаличие (остаток) ед. хр. (документов, листов)
Наименование, N, дата документаКол-во ед. хр. (документов, листов)Наименование, N, дата документаКол-во ед. хр. (документов, листов)
123456

Учет описанных документов

Дата записиПОСТУПЛЕНИЕВЫБЫТИЕНаличие (остаток) ед. хр.
N описигодназвание описи или аннотация (краткая характеристика документов)кол-во ед. хр.N описиНаименование, N, дата документакол-во ед. хр.
по данной описипо фонду в целом
12345678910

Приложение N 29
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Дата записиПоступлениеВыбытиеНаличие (остаток)
Номер описиНаименование, номер, дата документаКоличествоНомер описиНаименование, номер, дата документаКоличествоКоличество
единиц учетаединиц храненияединиц учетаединиц храненияПо данной описиПо виду в целом
единиц учетаединиц храненияописейединиц учетаединиц хранения
1234567891011121314

Приложение N 30
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Дата записиПоступлениеВыбытиеНаличие (остаток)
Номер описиНаименование, номер, дата документаКоличествоНомер описиНаименование, номер, дата документаКоличествоКоличество
единиц учетаединиц храненияединиц учетаединиц храненияПо данной описиПо видув целом
оригиналовкопийоригиналовкопийединиц учетаединиц храненияописейединиц учетаединиц хранения
оригиналовкопийоригиналовкопий
123456789101112131415161718

Приложение N 31
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

* В зависимости от объема аннотации, исторической справки и др. лист учета и описания уникального документа может заполняться на двух и более листах.

Приложение N 32
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер единицы учетаНомер единицы храненияИндекс, производственный номерЗаголовок документаАвторИсполнитель произведенияЯзыкДата записи, перезаписиХронометраж видеозаписиТип и формат записиКоличество единиц храненияСостав текстовой сопроводительной документацииПримечания
ОригиналКопия
1234567891011121314

Приложение N 33
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер единицы учетаНомер единицы храненияИндекс, производственный номер (учетный номер в организации)Заголовок документаАвторДата и место съемки, изготовленияВариант (немой, звуковой, ч/б, цв., формат, язык)Количество единиц хранения/метражСостав текстовой сопроводительной документацииПримечания
НегативДубль-негативФонограмма (негатив)Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)Промежуточный позитивПозитивУстановочные ролики и цветовые паспорта
12345678910111213141516

Приложение N 34
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер единицы учета ппНомер стороны (единицы хранения)*Индекс, производственный номерЗаголовок документаАвторИсполнитель произведенияЯзыкДата изготовленияМесто изготовленияПорядковый номер, диаметр, материал граморигиналаВремя звучанияКоличество единиц храненияСостав текстовой сопроводительной документацииПримечания
ГраморигиналГрампластинка
123456789101112131415

Приложение N 35
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер единицы учета ппНомер единицы храненияИндекс, производственный номерЗаголовок документаАвторИсполнитель произведенияЯзыкДата записи, перезаписиМесто записи, перезаписиСкорость звучанияВремя звучанияТип и формат магнитной лентыКоличество единиц хранения/метражСостав текстовой сопроводительной документацииПримечания
ОригиналКопия
12345678910111213141516

Приложение N 36
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер ед. хр.Заголовок (название) альбомаАвтор съемкиКрайние даты фотоотпечатковМесто съемкиКоличество фотоотпечатковСостав текстовой сопроводительной документацииВнешние особенностиПримечания
123456789

Приложение N 37
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Номер ед. уч.* ед. хр. ппПроизводственный номерЗаголовок (аннотация) документа (название диафильма)Автор съемкиДата съемкиМесто съемкиКоличество единиц хранения/кадров панорамной съемкиСостав текстовой сопроводительной документацииПримечания
НегативДубль-негативПозитивФотоотпечатокСлайд (диапозитив)Диафильм
1234567891011121314

* В итоговой записи описи диафильмов указывается соответственно количество ед. хр. и ед. уч.

Приложение N 38
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N ппИндекс делаЗаголовок дела (тома, части)Дата дела (тома, части)Срок хранения дела (тома, части)Количество листов в деле (томе, части)Примечание
1234567

Приложение N 39
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N ппНомер описиНомер делаЗаголовок делаКрайние датыКоличество листовНомер ед. уч.** (ед. хр.) страхового фондаПримечания
12345678

* К описи составляется титульный лист в установленном порядке.

** Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

Приложение N 40
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА НА МИКРОФИШАХ

N пп (номер ед. хр.)Номер поступления в книге учета поступленийНомер описиНомер делаКоличество ед. хр. (микрофиш) страхового фондаКоличество кадров в ед. уч. страхового фондаДата копированияПримечания
12345678

* Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно по каждому архивному фонду, на одну или несколько описей документов фонда. Номер фонда проставляется в титульном листе описи. Количество единиц учета страхового фонда соответствует количеству отснятых дел.

Приложение N 41
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

ОПИСЬ СТРАХОВОГО ФОНДА
НА РУЛОННОЙ ПЛЕНКЕ

N пп (номер ед. хр.*)Дата копированияКоличество кадров в ед. хр. страхового фондаКоличество дел, включенных в ед. хр. страхового фондаСведения о делах, входящих в ед. хр. страхового фондаПримечания
Номера фондовНомера спи-сейНомера делКол-во кадров (по каждому делу отдельно)
123456789

* Содержание понятий единица учета и единица хранения идентично.

Приложение N 42
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N ед. учетаN ед. хр.Заголовок ед. учетаКрайние даты ед. учетаФормат электронных документовСостав текстовой сопроводительной документацииПримечание
1234567

Приложение N 43
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

N ппНомер описиНомера делНомера ед. уч.* (ед. хр.) страхового фондаПримечания
12345

* Номер единицы учета страхового фонда указывается только для микрофиш.

Приложение N 44
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

N ппНомер фондаНомер и название описиКоличество ед. хр.Крайние датыКол-во экз.Примечания
всегов т.ч. по л.с.
12345678

Приложение N 45
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

РЕЕСТР ОПИСЕЙ ОСОБО ЦЕННЫХ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ

N ппНомер фондаНомер описи (номерника)Количество ед. хр.Количество экземпляровПримечания
123456

Приложение N 46
к приказу Министерства
культуры и массовых
коммуникаций РФ
от 10 сентября 2007 г. N 1273

Список фондов, содержащих особо ценные документы

N ппНомер фондаНазвание фондаНомера описей, в которых содержатся особо ценные документыПримечания
12345

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 10 сентября 2007 г. N 1273 “Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук”

Зарегистрировано в Минюсте РФ 9 октября 2007 г.

Регистрационный N 10291

Текст приказа официально опубликован не был

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *