форма приемосдаточного акта о передаче конструкторской документации
Акт приема-передачи технической документации
Акт приема-передачи технической документации стороны подписывают, как правило, при купле-продаже недвижимости, при передаче дома на управление управляющим компаниям, подрядных работах и т.д. Техническая информация о различных коммуникациях и проверках помещения должна находиться у нового собственника или подрядчика на период проведения работ. После того как стороны подпишут акт, ответственность за сохранность пакета технической документации ложится на покупателя, заказчика или подрядчика. Рассмотрим, как правильно составить такой акт.
Что подразумевается под технической документацией
В пакет технической документации на недвижимость входят:
Этот список довольно обширный, количество пунктов зависит от того, к какой категории относится объект.
Общая информация о документе
Акт является приложением к договору купли-продажи или подряда, сам по себе документ не будет иметь юридическую силу. Поэтому договор и все акты, прилагаемые к нему, необходимо хранить вместе с документацией на помещение или здание.
Для данного акта унифицированной формы не существует, поэтому ее утверждают стороны сделки. Бумагу составляют на компьютере, но подписи сторон должны быть «живыми».
Документ должен быть подписан в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон. При наличии печатей у сторон подписи дополняются ими.
К сведению! Согласно ФЗ №82 от 06.04.2015 года организации вправе отказаться от использования печати. Такое решение должно быть закреплено в учетной политике компаний.
Составляем акт приема-передачи технической документации
Как и другие подобные документы, данный акт начинается с указания на то, что он является приложением к договору. Также вносят номера приложения и договора и дату подписания последнего.
Затем идет название документа, его номер (если таковой присваивается), место и день подписания.
Далее начинается текст основной части. И первый делом указывают информацию о сторонах договора: наименования предприятий, должности и ФИО представителей — для юридических лиц, ФИО — для физических лиц, на основании каких документов действует представитель: устав, положение, доверенность.
После этого переходят к сути акта. Здесь необходимо отметить, какие документы передаются. Эти сведения для наглядности лучше расположить в форме таблицы. По каждому типу документов нужно также указать, копия это или оригинал, сколько листов включает в себя документ.
Далее указывают традиционные моменты для всех актов:
Документ заканчивается подписями сторон.
Внимание! Акт следует составлять без орфографических и иного вида ошибок, в противном случае лучше заполнить новый бланк, а прежний экземпляр — с ошибками — уничтожить. К оформлению акта нужно отнестись со всей ответственностью, этот документ может быть использован в суде.
Приёмо-сдаточный акт
Приёмо-сдаточный акт не является самостоятельным документом, а служит специальным приложением к какому-либо основному договору. Выписывается он после исполнения подрядчиком обязательств, прописанных в договоре. Акт может быть составлен на проведении услуг, изготовление какой-либо продукции или проведение работ.
Кто составляет приёмо-сдаточный акт
Непосредственно оформлением документа может заниматься любой сотрудник организации-подрядчика: секретарь, юрист, начальник или менеджер какого-либо подразделения. После оформления документ должен быть в обязательном порядке передан на подпись руководителю, поскольку без его автографа акт теряет юридическую силу.
Точно также акт должен быть подписан и со стороны заказчика. Печать не обязательна, но желательна. Имеете в наличии — ставьте, разумеется.
Основные правила оформления акта
В документе в обязательном порядке должны быть указаны компании, между которыми составляется акт, данные об основном договоре, информация о выполненных работах, предоставленных услугах или изготовленной продукции. Здесь же необходимо зафиксировать наличие или отсутствие претензий со стороны заказчика к подрядчику. Если какие-либо замечания имеются, то их нужно обязательно вписать в приемо-сдаточный акт отдельными пунктами.
Следует иметь виду, что заказчик, выявивший какие-либо недостатки, имеет право требовать снижения стоимости произведенных работ, услуг или товаров, а также он может самостоятельно устранить найденные дефекты за счет подрядчика (но только если это предусмотрено в договоре).
После устранения найденных недочетов необходимо создать новый приемо-сдаточный акт, удостоверяющий отсутствие претензий и замечаний.
Если заказчик уклоняется от приемки, на его адрес следует направить односторонний акт (такая возможность в законе прописана).
Инструкция по оформлению приёмо-сдаточного акта
Данный акт с точки зрения делопроизводства имеет стандартную форму и не должен вызвать больших трудностей при написании.
После подписания приёмо-сдаточного акта
После того, как документ будет подписан обеими сторонами, он обретает доказательный вес. В дальнейшем, все претензии со стороны заказчика к подрядчику могут рассматриваться только в судебном порядке.
Форма приемосдаточного акта о передаче конструкторской документации
Порядок передачи документации
Дата введения 1989-07-01
1. РАЗРАБОТАНЫ И ВНЕСЕНЫ Государственным комитетом СССР по стандартам
П.А.Шалаев, канд. техн. наук; Б.С.Мендриков; С.С.Борушек; В.Г.Мартынов; Л.Д.Амирджанянц; Г.В.Санникова
2. УТВЕРЖДЕНЫ И ВВЕДЕНЫ В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 28.09.88 N 3306
4. ССЫЛОЧНЫЕ НОРМАТИВНО-ТЕХНИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ
Обозначение НТД, на который дана ссылка
Рекомендации не распространяются на порядок передачи документов изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны СССР, а также на эксплуатационную и ремонтную документацию изделий народнохозяйственного назначения, поставляемых Министерству обороны СССР.
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
1.1. Передачу документации предприятием другому предприятию проводят в виде полного комплекта документации изделия или отдельных составных частей этого комплекта.
1.2. Документация, как правило, передается в следующих случаях:
для изготовления опытного образца изделия;
для освоения изделия на другом предприятии;
для применения документации изделия или его составных частей в изделиях, разрабатываемых другим предприятием;
для применения технологической документации при изготовлении других изделий.
1.3. Основанием для передачи документации может служить:
решение министерства (ведомства), объединения;
совместное решение министерств (ведомств), объединений;
договор между предприятиями;
запрос о передаче дубликатов и (или) копий.
1.4. Решение или договор может содержать:
номенклатуру и комплектность документации, стадию разработки, на которой должна передаваться документация, вид передаваемой документации (подлинники, дубликаты или копии), необходимость соответствующей корректировки документации до ее передачи, а также необходимость передачи актов и протоколов испытаний, документов экспертизы по метрологическому обеспечению изделия и т.п.
Одновременно в решении оговаривают целесообразность создания комиссии для проверки передаваемой документации.
Комиссия должна проверить:
комплектность и соответствие документации требованиям ЕСКД и ЕСТД;
физическое состояние подлинников документации и пригодность их для размножения и репрографической обработки;
полноту внесения изменений в подлинники документации.
1.5. Передачу подлинников документации на продукцию, предназначенную для серийного и массового производства, проводят по решению министерств (ведомств), объединений.
1.6. При большом количестве передаваемой документации рекомендуется составлять план-график, в котором следует указывать вид и номенклатуру передаваемой документации, сроки ее корректировки и передачи и ответственных исполнителей.
План-график составляется предприятием, передающим документацию, согласовывается с предприятием, принимающим ее, и утверждается руководителями этих предприятий.
1.7. В передаваемые документы должны быть внесены все необходимые изменения в соответствии с ГОСТ 2.503-74*.
1.8. Документы, на которые имеются ссылки в передаваемой документации (за исключением документов, перечисленных в п.1.9), передают при передаче документации.
1.9. При передаче документации государственные, отраслевые и республиканские стандарты, а также технические условия, прошедшие государственную регистрацию, на которые имеются ссылки в передаваемой документации, не передают.
2. ПЕРЕДАЧА ПОДЛИННИКОВ
2.1. Передача подлинников документации осуществляется службой технической документации (СТД) предприятия, передающего эти подлинники, и СТД предприятия, принимающего их, при участии на каждом из этих предприятий представителей подразделения, выпустившего эти подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.
2.2. Передачу подлинников оформляют приемо-сдаточным актом (в соответствии с приложением 1). Акт подписывают представители предприятия, передающего подлинники, и предприятия, принимающего подлинники.
1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ
для изготовления опытного образца изделия;
для освоения изделия на другом предприятии;
для применения документации изделия или его составных частей в изделиях, разрабатываемых другим предприятием;
для применения технологической документации при изготовлении других изделий.
решение министерства (ведомства), объединения;
совместное решение министерств (ведомств), объединений;
договор между предприятиями;
запрос о передаче дубликатов и (или) копий.
номенклатуру и комплектность документации, стадию разработки, на которой должна передаваться документация, вид передаваемой документации (подлинники, дубликаты или копии), необходимость соответствующей корректировки документации до ее передачи, а также необходимость передачи актов и протоколов испытаний, документов экспертизы по метрологическому обеспечению изделия и т.п.
Одновременно в решении оговаривают целесообразность создания комиссии для проверки передаваемой документации.
Комиссия должна проверить:
комплектность и соответствие документации требованиям ЕСКД и ЕСТД;
физическое состояние подлинников документации и пригодность их для размножения и репрографической обработки;
полноту внесения изменений в подлинники документации.
План-график составляется предприятием, передающим документацию, согласовывается с предприятием, принимающим ее, и утверждается руководителями этих предприятий.
2. ПЕРЕДАЧА ПОДЛИННИКОВ
При наличии более одной описи их нумеруют арабскими цифрами. Количество описей (кроме одной) указывают в приемосдаточном акте.
Номенклатуру подлинников, не подлежащих передаче, устанавливает предприятие, передающее подлинники.
Взамен непередаваемых подлинников передают дубликаты или учтенные копии.
Вид передаваемого документа и количество копий должны быть согласованы с предприятием, принимающим документацию.
При передаче большого количества подлинников, когда процесс передачи их занимает длительный период, вопрос с внесении изменений в подлинники по извещениям, выпущенным в период их передачи, решают по согласованию между предприятием передающим и предприятием, принимающим подлинники. В случае, когда по этим извещениям изменения вносятся предприятием, принимающим подлинники, предприятие, передающее подлинники, вместе с ними передает и подлинники извещений, по которым будут вносить изменения. Извещения об изменении передают по описи в соответствии с приложением 4.
ранее аннулированные подлинники передаваемых документов в связи с их заменой на новые подлинники с тем же обозначением;
пришедшие в негодность подлинники документов, взамен которых изготовлены восстановленные подлинники;
документы экспертизы по метрологическому обеспечению изделия и т.п.
Эти сведения, как правило, передают в виде имеющихся на предприятии, передающем подлинники, карточек учета документов (форма 2, 2а, 2б и 2в по ГОСТ 2.501-88) с внесенными в них записями на день передачи документации или путем передачи копий этих карточек. Допускается взамен карточек учета передавать описи учтенных абонентов и применяемости по каждому передаваемому подлиннику в соответствии с приложением 5 или передавать эти сведения другим путем по согласованию между предприятиями.
Одновременно с этим предприятие, принимающее подлинники, ставится в известность о сделанных сообщениях путем высылки ему копии письма.
Изъятие дубликатов проводят по ГОСТ 2.502-68.
3. ПЕРЕДАЧА КОПИЙ И ДУБЛИКАТОВ
Количество экземпляров передаваемых копий согласовывают между предприятиями, передающим и принимающим документацию.
Одновременно делают соответствующие отметки в карточках учета документов.
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЕМО-СДАТОЧНЫЙ АКТ
передачи конструкторской (технологической документации)
(подлинников, дубликатов или копий)
наименование передаваемой документации
Мы, нижеподписавшиеся: представитель (ли)
передающего документацию, должность, фамилия, инициалы
с одной стороны, и представитель (ли)
принимающего документацию, должность, фамилия, инициалы
с другой стороны, составили настоящий акт в том, что
наименование предприятия, представляющего документацию
наименование предприятия, принимающего документацию
конструкторской (технологической) документации на подлинники,
дубликаты или копии
наименование и обозначение изделия
согласно прилагаемой описи.
Сдал (и) Личная Расшифровка
Принял(и) Личная Расшифровка
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ОПИСЬ №
передаваемых ____________ конструкторской (технологической) документации
Акт приёма-передачи документов
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде.
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах, между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.