форма регистрации на событие
Онлайн-регистрация. Удобный сервис для продвинутых организаторов
Поделиться
Вы часто организовываете деловые мероприятия, встречи и конференции? Вам нужно продать несколько тысяч билетов и провести удобную для Клиентов оплату? В день мероприятия необходимо зарегистрировать несколько сотен человек и у вашей компании просто не хватает руки для осуществления этой процедуры?
Спасибо очень изобретательным, креативным и немного ленивым организаторам, которые не захотели утруждать себя лишней работой, а просто придумали сервис, ставший помощником для множества event-менеджеров, — онлайн-регистрацию.
Онлайн-регистрация — это простой способ помочь аудитории попасть на ваше мероприятие: зарегистрироваться, приобрести билеты через один из множества платежных каналов, обеспечить оперативный вход на мероприятие.
Для организаторов же система онлайн-регистрации — это возможность добавить на свой сайт модули анкетирования, регистрации участников, оформления беджей, осуществить продажу электронных билетов, получить доступ к анализу статистики, не говоря уже о том, что благодаря этой системе можно значительно сократить издержки на бухгалтерское сопровождение и получить реальную помощь от подрядной компании по организации и контролю входа в день события.
TicketForEvent
Описание компании:
TicketForEvent — это онлайн-сервис, который оказывает организаторам выставок, конференций, семинаров и других мероприятий услуги автоматизации процесса продажи билетов и дальнейшей работы с аудиторией. Проект был запущен в 2011 году, в настоящее время успешно работает на территории шести стран — Англии, России, Украины, Турции, Аргентины и Мексики. Центральный офис TicketForEvent находится в Лондоне.
На начало 2014 года сервисом воспользовалось около 7 тыс. организаторов. Количество проданных через сервис билетов — более 475 тыс. Занял 6-е место в списке 50 лучших стартапов, по версии издания «Секрет фирмы» (ИД «Коммерсантъ»).
В последнее время TicketForEvent начал сотрудничество с ведущей партнерской сетью по дистрибуции билетов на бизнес-мероприятия. Таким образом, теперь TicketForEvent предлагает своим Клиентам комплекс услуг: регистрацию посетителей, продажу билетов, контроль входа, а также продвижение событий.
Возникает вопрос: почему бы TicketForEvent не продвигать события самостоятельно, как это и делают другие подобные компании? Свое решение о сотрудничестве TicketForEvent аргументирует тем, что традиционная схема продвижения мероприятий среди подписчиков далека от идеала. Обычно, если организатор запрашивает рассылку анонса о событии по базе посетителей, которой у него нет, сервис заимствует подписчиков из баз других организаторов со смежными тематиками мероприятия. Привлекая партнера, у которого есть большая база подписчиков,TicketForEvent гарантирует Клиентам уверенность в том, что их данные останутся в безопасности и не попадут в руки конкурентов.
Александр Кулебякин, генеральный директор TicketForEvent Russia:
«Мероприятие можно и нужно продавать за долгое время до начала мероприятия, используя предварительные продажи (early bird), что легко реализуется с помощью онлайн-регистрации. Это позволит организатору мероприятия понять спрос на мероприятие и получить часть средств задолго до начала события.
Благодаря онлайн-регистрации можно заранее оценить ситуацию и в случае необходимости провести определенные изменения в организационной части: снять зал побольше, нанять трансфер для гостей и так далее. В случае низкого интереса со стороны потенциальной аудитории можно своевременно усилить рекламу или продвижение, которые станут привлекать внимание и стимулировать интерес.
Еще один несомненный плюс онлайн-регистрации — возможность получить данные об аудитории, которая посещает его мероприятия. С помощью динамичной анкеты можно составить вопросы, которые позволят получить портрет целевой аудитории, а значит, более целенаправленно строить рекламную кампанию и продвижение мероприятия в будущем.
На заметку организаторам: такие инструменты, как скидки на ранние продажи и промо-коды, стимулируют эмоциональные покупки».
А5000 Event Solutions
Описание компании:
А5000 Event Solutions — крупнейшая в России компания по электронной регистрации посетителей и участников мероприятий: выставок, форумов, конгрессов, конференций, культурных и спортивных мероприятий.
Как создать страницу мероприятия на Timepad Как создать страницу мероприятия на Timepad
Проще всего перейти к созданию события из личного кабинета вашей организации. Он доступен по адресу, который вы придумали при регистрации на сайте timepad.ru (например, org.timepad.ru).
На главной странице личного кабинета всегда есть специальная кнопка. Нажмите ее, чтобы перейти к созданию события.
Или кликните на вкладку «События» в верхнем меню.
Процесс создания событий состоит из 4 этапов. Разберем их подробнее.
Шаг 1. Описание
Расскажите подробнее о своем событии. Заполните обязательное поле «Название» и укажите в нем формат мероприятия: семинар, тренинг, конференция, выставка, мастер-класс и т.п. Иначе созданное событие может не пройти модерацию.
В поле «Краткое описание» в двух-трех предложениях расскажите о сути мероприятия: что интересного и полезного узнают его посетители.
Укажите детали, добавьте программу мероприятия и поделитесь другой полезной информацией, которая заинтересует посетителя и подтолкнет к покупке билета или регистрации. Для всего этого в форме есть поле «Подробное описание». Сюда можно даже вставлять ссылки, фотографии и видео с прошлых событий (правда, есть ограничение в 600 пикселей). Текст в поле можно делать жирным, курсивом и менять его цвет. Лучше редактировать текст события на сайте, а не копировать описание из файла с готовым форматированием.
Загружайте текст и картинки отдельно, иначе изображения могут не подгрузиться при публикации или описание будет отображаться некорректно. Если такое случилось, измените форматирование по этой инструкции.
Обязательно прикрепите обложку — это изображение попадет в шапку события и будет отображаться в ленте мероприятий. О том, как подобрать изображение по размеру, читайте здесь.
Затем выберите, в каком формате будет проходить мероприятие: онлайн или офлайн, и укажите дату и место проведения. Введите точный адрес места (город, улица, дом) без дополнительной информации — тогда он загрузится на карте и участникам будет проще его найти.
О том, как добраться к вам, расскажите в подробном описании, в письме о подтверждении регистрации или напоминаниях о событии. Еще можно сделать отдельную рассылку или добавить инструкцию на билет.
Если вашего города в списке нет, напишите нам через эту форму — мы добавим.
Далее выберите в выпадающем списке категорию мероприятия. Это будущим участникам найти ваше событие в афише.
Данные в разделе «Персональные данные и юридическая информация» будут заполнены автоматически. Если вы заключили договор на продажу билетов, их нельзя отредактировать. Если нет, эти данные можно изменить. Помните, что информация из этого раздела попадет на билет, поэтому укажите почту, куда участники вашего события смогут написать при необходимости.
В разделе «Дополнительные настройки» можно выбрать язык события. По умолчанию указан русский. Форма регистрации на английском доступна в тарифе Расширенный. Страница на английском языке доступна только в старом дизайне, чтобы переключить внешний вид страницы, напишите в нашу техподдержку или заполните эту форму.
Шаг 2. Анкета регистрации
На этом этапе вам предстоит настроить форму регистрации. Ее заполняют участники события перед покупкой билета или регистрацией. Те данные, которые они укажут, сохраняются в вашем событии, во вкладке «Участники → Список заказов».
Поле «Текст перед анкетой регистрации» оставьте пустым или укажите в нем контакт человека, которому участники могут задать вопросы. Или добавьте пояснение о том, что данные участников доступны только вам и не передаются третьим лицам.
Email, фамилия и имя — это обязательные вопросы анкеты регистрации, их нельзя удалять. Если вы хотите собрать больше информации об участниках, добавьте новые вопросы: обязательные или необязательные. К каждому можно написать пояснительный комментарий и выбрать подходящий формат ответов: произвольный, выбор варианта, номер телефона и пр. После добавления нового вопроса не забудьте нажать кнопку «Сохранить вопрос», а затем «Продолжить» внизу страницы.
В разделе «Дополнительные настройки» вы можете:
Шаг 3. Настройка участия
В этом разделе укажите стоимость билетов на ваше событие и размер скидок. Перед этим не забудьте заключить договор — без него продавать билеты на Timepad не получится. Создать бесплатное событие можно и без договора.
Вы можете добавить сколько угодно платных или бесплатных билетов. Чтобы изменить стоимость и количество, кликните на категорию и затем заполните поля.
Вы можете вручную закрыть регистрацию на событие. Для этого измените статус регистрации для всех категорий на «Регистрация закрыта». Иначе она закроется автоматически по достижению указанного лимита.
О том, как настроить скидки для посетителей своего события, читайте в специальной статье.
Раздел «Дополнительные настройки» на третьем шаге позволяет:
Шаг 4. Публикация события
На последнем шаге определитесь, будет ли ограничение по возрасту для участников. Если на ваше событие могут прийти и взрослые, и дети, выберите вариант 0+.
Затем укажите настройки приватности для вашего события:
Если вы всё заполнили, нажмите «Опубликовать». Если вы пока тестируете систему и не готовы показывать страницу события другим, сохраните его как черновик. Тогда оно не будет полноценной страницей мероприятия, некоторые функции будут недоступны.
Готово! Ваше событие создано и опубликовано. Вы можете редактировать его в любое время с помощью кнопок «Изменить» и «Управление» на странице события:
Чтобы получить ссылку на страницу события, нажмите 
в режиме редактирования мероприятия и скопируйте ссылку из адресной строки браузера.
Вы также можете вставить форму регистрации на свой сайт, для этого воспользуйтесь инструкцией.
7 сервисов, которые помогут организовать мероприятие
Как не облажаться при организации мероприятия? Просто не организовывать его. Думаю, это способ для супер ленивых людей, а для современных пипл придумали море сервисов, которые помогут произвести хорошее впечатление. Согласитесь, удобно не выходя из дома или не вставая с дивана, забацать интересный и востребованный ивент. Будем надеяться, что с моих речей вы познаете великие истины успеха 😉
Существует ряд площадок, где можно как бесплатно, так и платно рассказать людям людям о своем мероприятии.
Бесплатное мероприятие по типу вебинара стоит анонсировать за месяц, но всю тяжелую артиллерию приберечь на последние 7-10 дней. Человек банально забывает свою мотивацию, которая привела его на сайт месяц назад и заставила оставить свой email, а так, видя, что осталось не так уж и много времени, будет в спешке регистрироваться и считать дни до твоего ивента 😉
Основная вечная проблема, конечно же, как завлечь людей на свои мероприятия в этом и последующем году. Современные технологии и высокая конкуренция трансформирует всю индустрию: весь контент можно найти онлайн, ивентов стало слишком много, а времени мало. Поэтому люди в основном идут ради впечатлений и нетворкинга.
Люди намного большее вовлекаются в ивент ведь всего в несколько кликов можно задать вопрос докладчику либо познакомиться с потенциальным партнером/клиентом. Для этого созданы чаты внутри группы или события + голосовалки (мини соцсеть для участников события). Также плюсом для организатора есть то, что с участниками события можно продолжать коммуницировать и по завершению события. Собирать обратную связь, делать выводы и приглашать на последствующие ивенты. И, черт, это же круто!
Приложение — это один из инструментов, позволяющий получить больше от мероприятия. Унылый ивент никакое приложение не спасёт 🙂 Должны быть классные спикеры и классные посетители. А приложение поможет усилить эффект + организаторам всегда интересна аналитика с ивента.
Так что, думаю, моя мысль вам понятна. Если сама идея отстойная, то ожидать, что приложение сделает из вас конфетку не стоит =0
P.S. Немного о пользе интернета для экологии
Форма регистрации на событие
Как же организовать идеальную регистрацию и не упустить ни одной мелочи, чтобы участники не только быстро вошли, но и с самого начала зарядились позитивным настроем?
На счету TimePad уже несколько десятков успешно организованных и проведенных регистраций на события самого разного масштаба (от 100 до 8500 участников). Как, впрочем, и чуть менее успешных — не будем кривить душой. Мы проанализировали опыт наших клиентов, выделили самые частые и опасные ошибки и составили для вас небольшой чек-лист, снабдив его примерами успешного применения каждого пункта на практике. Просто пройдясь по этому списку на этапе организации, вы избавитесь от лишней головной боли, и ваше событие пройдет на высшем уровне!
Итак, вот что особенно важно сделать при организации приветственной зоны:
Познакомить всех ответственных сотрудников на входе друг с другом, разделить зоны ответственности
Гости могут задавать на регистрации самые неожиданные вопросы. Тратить время в присутствии участника на поиски того, кто знает ответ, — непрофессионально. Чаще всего это задерживает вход для остальных участников, а этого никак нельзя допускать.
Установить стол сложных вопросов
Как бы четко ни работала система пропуска, будут такие участники, на общение с которыми уйдет больше времени, чем обычно (забыл билет, нет в списках, участие по гарантийному письму, приглашенный гость, который точно не знает, кто его пригласил и т.п.). Чтобы такие участники не снижали общую скорость входящего потока, их лучше направлять в специально выделенную зону, где им помогут с должным вниманием, но без лишних нервов, стрессов и наспех принятых решений.
На конференциях СКБ Контур стол сложных вопросов — целиком “царство” TimePad. Раньше мы отвечали за всю зону регистрации, но теперь проверять билеты организатор научился своими силами (с помощью нашего приложения для мобильных устройств ), а сопровождающий менеджер TimePad оперативно решает нестандартные вопросы с документами, оплатами, забытыми билетами — все довольны! 
Разделить потоки (пресса, VIP, спикеры)
Гостей, которым требуется уделить особое внимание, лучше встречать в специальной зоне. Во-первых, они к этому действительно приучены, и если внимания будет оказано недостаточно, может родиться негатив (на пустом месте!). Во-вторых, так не нужно будет объяснять всем участникам, почему кто-то получил бейдж больше или блокнот толще. Опять же, это сильно повлияет на скорость работы в зоне входа.
На Дне Вышки в Парке Горького для специально приглашенных VIP-участников был отдельный вход по списку, а на основном входе работал общий режим прохода по билетам. Так нам удалось пропустить 6000 человек за 3 часа и никто не запутался!
Организовать удобную навигацию
Гостям должно быть просто найти место проведения мероприятия, где бы оно ни находилось. Задача решается легко — грамотной навигацией и подсказками. Та же история — на самом мероприятии. Если площадок несколько, каждая должна быть четко обозначена. Если в зале предполагается рассадка по местам, нужно, чтобы эти места было легко найти. Стюарты — вот спасение.
Хороший пример можно подсмотреть на любом мероприятии в Digital October — на территории много интерактивных экранов и всегда есть указатели, по которым легко понять, что и где находится.
Выделить зону выхода
Если на событии ожидается большое число участников, то зону выхода от зоны входа нужно отделить. Так потоки не будут путаться, никто никому не будет мешать, а выходящие люди не будут обращать на себя внимание охраны и персонала зоны входа.
Именно так были организованы потоки на Старконе — выход и вход располагались в противоположных концах площадки и работали только в одну сторону. В результате в и без того нагруженной зоне регистрации (было куплено порядка 8500 билетов!) никто не отвлекался на выходящих.
Сообщить сотрудникам о дресс-коде
Если формат вашего мероприятия предполагает дресс-код, не забудьте предупредить о нем сотрудников, которых вы нанимаете на регистрацию! Если у вас есть значки, майки, платки, наклейки с символикой мероприятия, то они в первую очередь должны быть на персонале в зоне входа. Эти люди — первые, кого встречают ваши участники, именно они формируют первые штрихи от общей картины события.
На клиентской конференции TNS был установлен дресс-код — белый верх, и всем сотрудницам выдали платочки фирменных цветов компании. В результате все событие смотрелось очень стильно!
Дать всем сотрудникам ответы на основные вопросы и рассказать, где туалет/гардероб/залы
Во сколько начинается сессия, когда кофебрейк, будут ли разосланы материалы, где взять оборудование для синхронного перевода, как найти контакты спикеров — все это и что угодно еще про ваше событие должны знать все, кто работает в зоне входа. Да, где-то неподалеку точно лежат расписание и схема площадки, да, где-то на соседней стене наверняка есть указатель, но тратить время на поиск информации, вместо того чтобы дать короткий ответ и осчастливить участника, — жалко.
Принцип кажется очевидными, но — вот загадка — почти никто из организаторов ему никогда не следует. Поэтому я давно завела себе за правило: в начале каждого события сама собираю всех ответственных и даю исчерпывающую информацию о мероприятии. В результате получается квалифицированная и уверенная команда на входе — и это производит прекрасное впечатление!
Чеклист — это практичный и удобный инструмент для планирования, но мы как никто другой знаем, что в организации мероприятий предусмотреть все повороты событий просто невозможно. Поэтому так важно иметь на площадке ответственного и опытного менеджера, который умеет импровизировать и находить выход из любых непредвиденных ситуаций.
Форма регистрации на событие
Если Вы являете зарегистрированным пользователем сервисов Google (т.е. уже имеете почтовый ящик на Gmail.com), это значит что Вы можете начинать создание формы регистрации участников для Вашего мероприятия с помощью сервиса Google Формы. Если же Вы не зарегистрированы на Google (не имеете почтового ящика на Gmail.com), то следует зарегистрироваться и авторизоваться. Это не займет много времени.
Создаваемые формы регистрации участников мероприятия и их ответы хранятся на облачном сервисе Google Диск. Поэтому для начала следует зайти на сервис Google Диск. При необходимости авторизуемся. Нажимает кнопку «Создать», выбираем «Еще…» и вариант «Google Формы».
Появится удобное окошко конструктора создания формы регистрации участников для Вашего мероприятия (анкеты).
Заполняем предложенные поля названия и описания формы. В названии формы указываем, например «Анкета участника», в описании указываем название Вашего мероприятия.
Для примера создадим анкету с такими полями как: «Фамилия», «Имя и отчество», «Название доклада», «Секция», «Организация», «Населенный пункт», «Ученая степень», «Электронная почта», «Желаемое количество печатных сборников», «Файл доклада», «Примечание». Нажимаем на плюсик из правого меню.
В созданном поле вместо «Вопрос» пишем «Фамилия». В свойствах поля выбираем «Текст (строка)». По аналогии создаем все текстовые поля нашей анкеты, такие как «Имя, отчество», «Название доклада», «Организация», «Населенный пункт», «Электронная почта», «Желаемое количество печатных сборников».
Для таких полей анкеты участника как «Секции», где необходим выбор каких либо значений, можно использовать следующие типы полей анкеты: «Один из списка», «Несколько из списка» и «Раскрывающийся список».
Тип поля «Один из списка» и «Раскрывающийся список» предполагает выбор только одного значения. Различием между этими типами является не способ представления вариантов, но и то, что тип поля «Один из списка» предоставляет возможность ввода в поле своего варианта ответа. «Раскрывающийся список» возможность ввода своего варианта участнику не предполагает.
Поле «Желаемое количество печатных сборников» можно представить как в виде простого числового поля, так и в виде числовой шкалы. При этом тип поля «Шкала» предполагает настройку минимального и максимального значений шкалы (от 0 до 10).
Для поля анкеты «Файл доклада» выбирает тип поля «Загрузка файлов». Настройки данного типа поля позволяют определить какие типы файлы могут быть загружены, определить максимальное число загружаемых файлов и максимальный размер каждого файла.
Для поля «Примечание», рекомендуем выбирать тип поля «Текст (абзац)». Этот тип поля позволяет ввод данных с некоторым форматированием (допускает в значении перевод строки).
Для любого типа полей можем выбирать обязательность заполнения полей анкеты (при этом поле отмечается красным символом «*») и указать дополнительное описание к создаваемому полю анкеты.
При создании достаточно объёмной анкеты со множеством полей, можно разделить анкету на страницы для последовательного ее заполнения.
Теперь можно украсить нашу анкету выбрать цветовую палитру оформления или применить готовую тему оформления с различными изображениями. Много доступных тем оформления предлагает Google Формы. Также можно создать свою.
В тело анкеты при желании можно добавить различные логотипы, поясняющие изображения, прикрепить видеофайлы.
В любой момент создания анкеты есть возможность предварительного просмотра результата. Кликните на глазик в правом верхнем меню и посмотрите как будут видеть анкету потенциальные участники вашего мероприятия.
Сохраните файл анкеты в желаемой папке в вашем облачном пространстве Google Диск. При необходимости переименуйте файл.
Закончив создание структуры анкеты мы должны получить уникальную ссылку, которую необходимо будет внести в наш Каталог при регистрации мероприятия и по которой потенциальные участники мероприятия перейдут к заполнению анкеты.
Нажимаем на экране кнопку «Отправить» и выбираем ссылку как вариант отправки. Если отметить флажок «Короткая ссылка», мы получим более удобную ссылку (в сокращенном виде). Скопируйте полученную ссылку, сохраните ее в закладках вашего браузера. Ссылка пригодится для внесения в наш Каталог, для того чтобы пользователи нашего Каталога нашли и заполнили форму анкеты участника вашего мероприятия.
Ссылка на созданную Google Forms
В данной статье мы обратили внимание на самое необходимое для создания довольно простой анкеты участника мероприятия. Google Формы предоставляет отличный инструмент с широкими возможностями для создания любого вида анкеты.
Наши рекомендации:
Поле «ФИО участника» желательно разделять на «фамилия» и «имя, отчество» для удобства работы с полученными результатами формы в дальнейшем.