форма служебной записки с согласованием
Записки
Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.
Служебная записка
Служебная записка – это документ информационного характера, нужное для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.
Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.
Функции
Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:
СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.
Докладные записки
Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.
Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.
Разновидности
Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:
Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.
Правила составления
Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:
Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.
Разница между разными видами записок
Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
Документ составляется при следующих обстоятельствах:
Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.
Служебная записка о необходимости нового сотрудника
Способность к решению сложных задач достигается за счет профессионализма персонала и количества сотрудников. Работа организации со временем может усложняться. В этом случае возникает потребность в расширении штата. Для реализации этой потребности нужна служебная записка о необходимости нового сотрудника.
Функции служебной записки
Служебная записка – это документ внутреннего характера. Составляется для донесения до высшего начальства какой-либо информации. Как правило, в записках содержатся просьбы. Если специалисты не справляются с нагрузкой, если объем работы увеличился, можно составить записку о необходимости принятия на работу нового сотрудника.
Записка оформляется в свободной форме. Но в ней должны присутствовать обязательные сведения. В частности, это ФИО и должность просителя, сформулированная просьба, основание для этой просьбы. Нужно также указать руководителя, которому адресуется записка.
Образец служебной записки
Руководителю отдела кадров Кольцову А.В.
От главбуха Ивановой Д.Д.
О потребности в приеме на работу нового сотрудника
За последние 3 месяца в отделе бухгалтерии наблюдается резкое увеличение объема работы. Связано это с расширением производства. В частности, был введен полиграфический цех. Это привело к перегруженности специалистов. Перегруженность негативно отражается на качестве учета.
В связи с этим прошу принять на работу нового бухгалтера. Полагаю, что это ускорит ведение учета, уменьшит количество ошибок.
Чем обычно подтверждают даты командировки
Для оформления служебной поездки действуют всего 2 документа:
Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность (количество дней нахождения в ней), от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных.
В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами (постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749):
О том, попадут ли под НДФЛ расходы на проживание, возмещенные без документов, читайте в статье «Как быть с НДФЛ, если документы о проживании в командировке отсутствуют?».
Как оформить служебную записку на командировку
Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки:
Такой способ отъезда-приезда окажется возможным только при наличии предварительного разрешения работодателя и должен подтверждаться документами, свидетельствующими о реальном использовании транспорта. Основным из них будет путевой лист, оформленный на то транспортное средство, в отношении которого получено предварительное согласование. Косвенными подтверждениями явятся платежные документы на расходы, осуществленные по пути следования. Даты и наименования населенных пунктов в них должны соответствовать периоду и маршруту следования в место назначения.
Документальное подтверждение фактов, изложенных в служебной записке, является обязательным условием удостоверения реальности перемещения командированного. Не имеющая таких подтверждений служебная записка сама по себе не может считаться оправдательным документом, свидетельствующим об использовании служебного, личного или чужого транспорта для поездки в командировку (письмо МФ РФ от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).
Соответственно, в случае отсутствия документов и на проезд, и на проживание наиболее разумным будет взять в месте командирования документ, подтверждающий пребывание командированного в месте назначения, и, главное, зафиксировать документально даты нахождения его там. Документ можно оформить в виде справки, имеющей подпись ответственного лица принимающей стороны и ее печать. Эта справка станет приложением к служебной записке командированного, обосновывающей даты нахождения в поездке.
Скачать бланк служебной записки на командировку можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Вариант документа, который может послужить образцом служебной записки на командировку, можно увидеть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец служебной записки на командировку
Итоги
При отсутствии проездных документов даты нахождения в командировке могут быть подтверждены служебной запиской работника, направленного в командировку. Записка должна сопровождаться документальными свидетельствами фактов, изложенных в ней.
Служебная записка
Служебная записка относится к одному из наиболее распространенных и востребованных способов взаимодействия руководителя компании и ее сотрудников.
Что такое служебная записка?
Это внутренний документ, при помощи которого можно:
Благодаря служебной записке должностное лицо сможет показать, что возникшая ситуация находится под его непосредственным контролем
Пример служебной записки
В тексте этого документа, составленного на стандартном листе формата А4, указывается информация о целях, оформленная в виде просьбы, заявки или предложения. Это может быть связано с проведением встреч, перемещением, поощрением или наказанием персонала, изменением в корпоративной культуре фирмы.
Подписывается этот внутренний документ руководителем подразделения, его заместителем или любым иным уполномоченным должностным лицом. С этого момента он вступает в силу до момента удовлетворения просьбы или отказа в этом.
Жестких требований к составлению и оформлению служебных записок законодательство не устанавливает.
Порядок оформления каждая компания диктует самостоятельно с учетом специфики деятельности, закрепляя его в таком локальном нормативном акте, как инструкция по делопроизводству.
Различия служебной записки, докладной и объяснительной
Некоторые должностные лица путают служебную с докладной запиской. Несмотря на их сходство, эти два документа отличаются друг от друга. Если в докладной руководство компании ставится в известность о том, что на том или ином участке существует проблема или сбой в работе, то в служебной не только приводится этот факт, но еще излагаются варианты решения возникшей проблемы.
Также чем-то похожа на докладную объяснительная записка, только ее чаще всего пишут подчиненные на имя своих вышестоящих руководителей. Этот внутренний документ используется для объяснения причин происшествия, описания предпринятых действий и обстоятельств произошедшего.
В некоторых случаях закон обязывает работодателя взять у работника объяснение при нарушении им трудовой дисциплины или нанесении материального вреда имуществу предприятия.
Как написать служебную записку?
Ее текст зависит от того, с какой целью она была написана. В начале документа указывается наименование компании и данные руководителя, которому она направляется. После этого составитель указывает собственные данные. Внизу с новой строки в произвольной форме излагается суть проблемы.
Если текст большой, он должен быть разделен на несколько абзацев. В первом описывается проблема, а во втором указывается просьба или предложение. Если просьба исходит от коллектива, в третьем абзаце указывается место их работы (цех, отдел, бригада) и фамилии работников, составивших документ. Свою подпись с расшифровкой ставит руководитель подразделения, а подписи остальных сотрудников могут быть приложены на отдельном листе. В конце документа проставляется дата составления.
Подпись должна быть собственноручной, а не отснятой на ксероксе, даже если документ напечатан на компьютере. Желательно, чтобы он имел свой порядковый номер.
О невыполнении служебных обязанностей
Случаи нарушения трудовой дисциплины могут быть установлены в процессе выполнения должностных обязанностей.
После того как указанные обстоятельства стали известны непосредственному руководителю среднего звена, он обязан сообщить об этом директору
В такой служебной записке указывается:
Чем точнее и правильнее был составлен документ, тем справедливее будет решение нанимателя.
На командировку
Оформить служебную записку о направлении в командировку достаточно просто. В ней указывается:
В конце документа руководитель компании накладывает свою резолюцию
О премировании
На основании такой служебной записки работника за хорошую и качественную работу могут материально поощрить. Составить такой документ вправе:
В служебной записке такого типа нужно указать:
Для получения премиальных выплат на основании служебной записки необходимо пройти несколько этапов:
Для того, чтобы правильно оформить эту бумагу, следует обратиться за помощью к опытным юристам компании Правовед.ру. Они проанализируют ситуацию и помогут подготовить именно тот вид документа, который необходим в вашей ситуации.
 | Людмила Разумова Редактор Практикующий юрист с 2006 года |
Комментарии
Подана служебная записка директору колледжа на недобросовестно выполненные работы по ремонту музыкальных инструментов. Качество и количество работ не соответствует смете. Служебная записка зарегестрирована. В течение какого времени директор должен отреагировать и провести работу по этой записке. Каким законом или статьями эти сроки определены?
добрый день тк рф — данный вопрос, по сроку рассмотрения записок, не урегулирован- на усмотрение директора…
Добрый день подскажите как правильно написать служебную записку на рассмотрение повышения заработной платы в связи с частыми командировками в другую область
Пишите в произвольной форме.
Кому, от кого, адрес свой укажите для ответа.
В самой записке пишите о ситуации на рабочем месте и просите добавки.
Изменение определенных сторонами условий трудового
договора, в том числе перевод на другую работу, допускается только по
соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных
настоящим Кодексом. Соглашение об изменении определенных сторонами условий
трудового договора заключается в письменной форме.
Образец. В Железнодорожный районный суд
г. Новосибирска
(630132, г. Новосибирск,
ул. Железнодорожная, 4/1)
Истец: ФИО, адрес, телефон
Ответчик: ФИО, адрес, телефон
Третьи лица: 1. ФИО, адрес, телефон
2. ФИО, адрес, телефон
ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ
(о признании утратившим право пользования жилым помещением)
Иск не подлежит оценке
Госпошлина: 200 руб. 00 коп.
С 19 февраля 1992 года на праве соцнайма мне принадлежит квартира № _ дома № _ по ул. ____________ в г. Новосибирске (далее: спорная квартира).
Я, ответчик и третьи лица всей семьей вселились в спорную квартиру в феврале 1992 года на основании постановления Центрального РИКа от __________ 1992 года № ___, как это следует из ордера на вселение. Формально, по домовой книге, нанимателем спорной квартиры значится ответчик __ В.И. (мой бывший муж и отец третьих лиц __ В.В. и __ Д.В.). Договор соцнайма в письменной форме не заключен, однако факт его наличия подтверждается прилагаемыми к настоящему исковому заявлению копией ордера № __________ и выпиской из домовой книги.
В августе 1997 года ответчик __ В.И., в связи с фактическим распадом нашей семьи и созданием им новой семьи, выехал из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место, не сообщив о своем местонахождении. Наш брак был расторгнут решением Мирового судьи 3 судебного участка Железнодорожного района г. Новосибирска _____________ года (вступило в законную силу ___________ года, прилагается к настоящему исковому заявлению).
Со времени выезда из спорной квартиры (более тринадцати лет!) ответчик не оплачивал и не оплачивает жилищно-коммунальные услуги, намерений пользоваться квартирой не выражал и не выражает, вселяться в квартиру никогда не пытался. Сведений о своем пребывании, равно, как и телефонов для связи с ним, ответчик не сообщает ни мне, ни детям.
Вместе со мной в квартире с 1992 года проживают и зарегистрированы третьи лица __ В.В. и __ Д.В.
Ответчик также до настоящего времени состоит на регистрационном учете в спорной квартире. Данный факт подтверждается выпиской из домовой книги, прилагаемой к настоящему исковому заявлению.
Часть вторая статьи 69 Жилищного кодекса РФ предусматривает равные права нанимателя и членов его семьи по договору социального найма жилого помещения и солидарную с нанимателем ответственность по обязательствам, вытекающим из договора социального найма. К числу обязательств, вытекающих из договора социального найма, относится обязанность своевременной оплаты жилищно-коммунальных услуг (п. 5 ч. 3 ст. 67 Жилищного кодекса РФ).
Ответчик ни со мной, ни с детьми фактически не общается (звонит по телефону один – два раза в год), в спорной квартире не бывает, платежи за жилищно-коммунальные услуги с августа 1997 года не вносит и не намерен этого делать, о чем мне сообщает по телефону в ответ на мои просьбы оплачивать приходящуюся на него часть платежей. Бремя оплаты фактически полностью лежит на мне. Данный факт подтверждается прилагаемой к исковому заявлению справкой об отсутствии задолженности по оплате этих услуг. Также у меня имеются все квитанции об оплате за все время, начиная с августа 1997 года, которые я представлю суду для обозрения в судебном заседании.
Факт выселения ответчика из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место в августе 1997 года, а также иные изложенные выше обстоятельства могут подтвердить свидетели: ___________________ (проживает в том же доме, в квартире № _), ______________ (проживает в том же доме, в квартире _).
В соответствии с ч. 3 ст. 83 Жилищного кодекса РФ, в случае выезда нанимателя и членов его семьи в другое место жительства договор социального найма жилого помещения считается расторгнутым со дня выезда. Т.о., ответчик __ В.И., добровольно выехав в августе 1997 года из спорной квартиры на постоянное место жительства в другое место, в одностороннем порядке отказался от принадлежавших ему прав и обязанностей по договору социального найма, в связи с чем утратил право пользования спорной квартирой, поскольку договор соцнайма с этого времени считается с ним расторгнутым.
В соответствии с п. 32 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 2 июля 2009 года № 14 «О некоторых вопросах, возникших в судебной практике при применении Жилищного кодекса Российской Федерации», если отсутствие в жилом помещении указанных лиц не носит временного характера, то заинтересованные лица (наймодатель, наниматель, члены семьи нанимателя) вправе потребовать в судебном порядке признания их утратившими право на жилое помещение на основании части 3 статьи 83 ЖК РФ в связи с выездом в другое место жительства и расторжения тем самым договора социального найма.
При установлении судом обстоятельств, свидетельствующих о добровольном выезде ответчика из жилого помещения в другое место жительства и об отсутствии препятствий в пользовании жилым помещением, а также о его отказе в одностороннем порядке от прав и обязанностей по договору социального найма, иск о признании его утратившим право на жилое помещение подлежит удовлетворению на основании части 3 статьи 83 ЖК РФ в связи с расторжением ответчиком в отношении себя договора социального найма.
На основании изложенного и, руководствуясь ст. 3 ГПК ПФ,
ПРОШУ:
1. Признать ФИО, ________ года рождения, утратившим право на жилое помещение – квартиру № _ дома № _ по ул. ____________ в г. Новосибирске.
2. Допросить в качестве свидетелей по делу:
________________________________
________________________________
ПРИЛОЖЕНИЕ в копиях:
1. копия искового заявления для ответчика и третьих лиц
2. квитанция об оплате госпошлины (оригинал)
3. выписка из домовой книги
4. копия ордера
5. выписка из решения о расторжении брака от ___________ года
6. справка об отсутствии задолженности по оплате жилищно-коммунальных услуг
« » ____________ 2011 года
Истица_____________________ (__ Т.Ю.)
добрый день! Мне нужно написать служебную записку что я в данный момент замещаю сотрудника который занимался совершенно другой работой, должность была Логист. И чтоб мне выплатили эти надбавки. я даже не знаю как это называется. Как мне это правильно написать?
Здравствуйте Александра, Вы верно назвали Служебной запиской документ, в котором Вам необходимо изложить обстоятельства, что «в период с___ по ____ сотрудник ______ находится в отпуске и Вам приходится выполнять не только свою работу, но и работу сотрудника ___, которая запключается в следующем __________. В связи с изложенным прошу выплатить надбавку за совмещение долности ___ сотрудника.» Вручить такую Служебную записку лучше серктарю под роспись на копии. Копию сохзраните (как доказательство в суде).
Я бы добавил еще про оформление внутреннего совмещения, только тогда у работодателя появится обязанность по оплате.
Служебная записка на командировку: зачем нужна и как ее составить
Для оформления командировки руководителю достаточно выпустить приказ и ознакомить с ним работника. А сотрудник после возвращения составляет и передает в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. Кроме того, внутренним документооборотом могут быть предусмотрены и другие документы — заявления, распоряжения и т.д. Но в некоторых случаях работодателю понадобится один особый — служебная записка. О ней и расскажем сегодня. Также вы сможете скачать готовый образец.
Зачем нужна служебная записка
Какие обычно в командировке возникают расходы:
Кроме того, могут быть расходы на материалы, страховку, оплату пошлин и т.д. Но основных затрат всего три.
Представим себе, что работник должен был поехать в командировку поездом, прожить в гостинице четыре дня и вернуться. Но в итоге обстоятельства сложились так, что он отправился в поездку на личном автомобиле; вместо гостиницы, на которую рассчитывали изначально, ему пришлось снять посуточно квартиру по договору, а в командировке он пробыл меньше времени, чем планировалось.
В итоге то, что указано в приказе, и фактические условия командировки отличаются. К тому же, даже если в приказе было указано, что сотрудник направляется в поездку на своем авто, бухгалтер может не знать подробностей — какой это автомобиль, например.
Конечно руководитель может издать еще один приказ, которым утвердит новые сроки и способ проезда, но для этого может использоваться и служебная записка. Работнику достаточно изложить в ней обстоятельства, приложить документы, а руководителю завизировать расходы.
В п. 7 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» устанавливается, что:
Работодатель, в Положении о командировках или ином внутреннем нормативном акте, может предусмотреть и иные сведения, которые необходимо включить в записку (это не противоречит закону, ведь ни утвержденной формы служебной записки, ни жестких требований по ее заполнению нет). Это могут быть: данные об автомобиле, объяснения (например, почему сотрудник вместо гостиницы арендовал квартиру или задержался в дороге), информация об итогах командировки (ранее для этого использовался отчет о командировке, но он не является обязательным документом и его вполне можно объединить с запиской).
Благодаря служебной записке бухгалтер сможет точно определить, за какое количество дней нужно выплатить работнику суточные, узнать, на каком именно транспорте он ездил, где проживал, есть ли подтверждающие документы для этих расходов и почему сведения отличаются от указанных в приказе (если такие отличия есть).
Служебную записку следует составлять на имя непосредственного начальника или того, кто направлял сотрудника в командировку и санкционировал расходы. Именно после того, как ответственное лицо (лица) завизирует расходы, записка должна попасть к бухгалтеру, чтобы он принял ее к учету.
Какие документы приложить к служебной записке
А вот остальные документы зависят от того, на каком именно транспорте работник передвигался.
Т.к. автомобиль или в собственности, или в аренде у организации, то есть договоры, карточки учета и т.п. Поэтому документы на само авто не понадобятся. Зато нужны документы по расходам на топливо — чеки.
Если сотрудник покупал топливо по корпоративной карте, то следует указать это в служебной записке. Подтверждающим документом об оплате будет выписка со счета.
Как правило, для того, чтобы такие расходы понести, работник должен предварительно согласовать с работодателем аренду (каршеринг), особенно, если изначально предполагался другой вариант поездки.
Планы на командировку могли измениться:
Если использование авто было внеплановым, сотруднику стоит дать пояснения — с чем связан выбор транспорта. Также необходимо предъявить такие документы как — договор аренды, чеки, акт приемки-передачи авто, акт оказания услуг (при аренде необязателен).
Если авто арендовано у физического лица вместо чека можно предъявить выписку со счета карты, подтверждающую перевод денег, расписку в получении наличных или чек из приложения «Мой налог», если физлицо является самозанятым.
Оплата таких расходов может происходить несколькими способами. Если это авто организация брала в аренду у сотрудника на время командировки, то нужно смотреть условия договора аренды:
По датам чеков можно косвенно определить сроки командировки и места, где побывал сотрудник. Если, например, он был командирован в Москву из Санкт-Петербурга, а чек на бензин у него из Тулы, то маршрут явно не совпадает и нужно запросить дополнительные объяснения или снять данные расходы из авансового отчета.
Главное — в служебной записке нужно отразить причины, по которым были понесены конкретные затраты. Примеры ситуаций, когда это может потребоваться:
Кстати, тоже можно сказать и о проезде в поезде или самолете, если сотруднику положена оплата за эконом, а он купил билеты в бизнес-класс, то должен объяснить свой выбор. Если это было пожеланием сотрудника — лететь классом получше, то ему могут компенсировать только часть стоимости билета, соответствующую эконом-классу (для этого работник может запросить у перевозчика справку о стоимости). Если же билетов эконом-класса не было, а полет нельзя было перенести, то руководитель может решить компенсировать полную стоимость билета.
Обратите внимание! В подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК указано, что принять в налоговом учете (по налогу на прибыль и аналогично для целей УСН) расходы на обслуживание в барах, ресторанах, в номере гостиницы нельзя (при условии, что такие услуги выделены в счете отдельно). Если же расходы включены в стоимость номера (например, по принципу all inclusive, «все включено») и отдельно не выделяются, то принять их в расходы можно.
Возместить сотруднику такие расходы и учесть их в бухгалтерском учете можно в любом случае, достаточно утверждения авансового отчета руководителем.
Т.е. сделана отметка принимающей стороной. В форме служебной записки можно заранее предусмотреть соответствующие графы. Или приложить такое подтверждение как отдельный документ (справку).
Документальное подтверждение изложенных в служебной записке обстоятельств — обязательно. Без подтверждения, все, что написано в документе — только ничем не подкрепленные слова работника.
Образец служебной записки
Форма служебной записки может быть заранее разработана организацией и включена в комплект документов, участвующих в документообороте.
Целесообразно сделать бланк приложением к Положению о командировках, с которым нужно знакомить работников под роспись. В этом случае они также должны будут ознакомиться с формой и требованиями по ее заполнению.
Читайте и другие статьи по теме командировок и авансовых отчетов из нашего блога: