форма т12 табель учета рабочего времени образец заполнения
Заполняем табель учета рабочего времени по форме Т-12
Каждый работодатель обязан учитывать, какое количество часов отработали его сотрудники. Для этой цели ведется табель учета рабочего времени. Рассмотрим, как правильно его заполнять.
Общая информация
Существует унифицированная форма табеля учета рабочего времени Т-12, утвержденная приказом Госкомстата №1 от 5 января 2004 года. Также есть форма Т-13, утвержденная тем же документом. Разница между ними в том, что Т-12 предназначена для заполнения специалистом (вручную или на компьютере), а несколько упрошенная Т-13 применяется при автоматизированном учете сотрудников системами контроля доступа на предприятие.
Коммерческие организации вправе разрабатывать подобные формы самостоятельно, то есть бланк Т-12 использовать они не обязаны. Однако это довольно удобно, поскольку стандартные бланки содержат все необходимые реквизиты. Поэтому на практике чаще всего используют именно эту форму.
Для органов власти, государственных и муниципальных учреждений, а также внебюджетных фондов, разработан специальный документ для учета рабочего времени. Это форма 0504421, утвержденная приказом Минфина от 30 марта 2015 года № 52н.
Рабочее время в табеле отмечается для таких целей:
Эти сведения нужны для того, чтобы правильно начислить сотруднику заработную плату и и прочие выплаты, связанные с отработанным временем. Если же в организации действует система взысканий за нарушение дисциплины, то эти меры также применяются на основании табеля учета рабочего времени.
Ведется табель, как правило, сотрудником отдела кадров или руководителем подразделения организации. Однако жестких требований в этой части не установлено, поэтому директор может закрепить эту обязанность за любым сотрудником.
Принципы заполнения
Для обозначения каждого действия, которое отмечается в табеле, предусмотрена кодировка в двух вариантах — буквенном и числовом. Организация может сама выбрать, какой из вариантов применять:
Также есть два способа ведения табеля:
Табель должен вестись в течение учетного периода, то есть делать пометки в нем нужно каждый день. А при суммированном учете рабочего времени — в тот день, когда есть какой-то отклонение.
Однако специалисты рекомендуют вносить данные о рабочем времени в табель карандашом либо вести его в черновике, и вот почему. Например, сотрудник Иванов сегодня не явился без предупреждения. Это нужно отметить в графике, поставив код НН (неявка по невыясненной причине). Но позже он, вероятнее всего, объяснит причину своего отсутствия. Соответственно, код нужно будет исправить на какой-то другой. Если отмечать сразу все начисто, то документ придется переделывать по нескольку раз.
Как заполнить форму Т-12
Прежде всего заполняется первая страница. Здесь нужно указать:
Далее заполняется основная часть документа на базе штатного расписания. Нужно указать:
Подписать табель должен ответственный сотрудник, а также тот, кто его непосредственно заполнял. Если табель ведет само ответственное лицо, то поставить подпись ему нужно в двух местах. Если речь о подразделении компании, то подписывается и его руководитель.
Готовый табель передается в бухгалтерию, где служит основанием для начисления заработной платы.
Составление табеля учёта рабочего времени по формам Т-12 и Т-13
Табель учёта рабочего времени предназначен для внесения сведений о фактически отработанном сотрудниками организаций времени. Надо сказать, что бланк табельного учета не является строго обязательным – в принципе, он может быть произвольным, то есть каждое предприятие вольно применять собственный табельный бланк при возникновении такой необходимости. Однако форма разработана и рекомендована к применению Госкомстатом РФ и является предпочтительной.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Кто заполняет табель учета рабочего времени
Бланк заполняется либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения, либо специально нанятым для этой функции табельщиком. На основе внесенных в него сведений, специалисты отдела бухгалтерии начисляют сотрудникам организации заработную плату и прочие выплаты. По сути дела, табель учета рабочего времени является одним из важнейших учетных документов. И если небольшие компании вполне могут без него обойтись, то крупные предприятия в обязательном порядке ведут такой табельный учет.
В зависимости от принятой на предприятии системы кадрового учета, табель может формироваться либо один на всех работников организации, либо в каждом подразделении вестись отдельно.
Табель – документ регулярный, то есть каждый месяц нужно составлять новый экземпляр, поэтому порядковый номер табеля будет равнозначен порядковому номеру того месяца, в котором он был создан. Период составления табеля охватывает все дни месяца.
Заполнять табель можно как в электронном, так и в письменном виде. Однако после внесения всей необходимой информации его все равно придется распечатать для подписей ответственных лиц.
Форма Т-13. Особенности формы
Начнём с формы Т-13, которая используется для ведения табеля учёта рабочего времени сейчас куда чаще.
Унифицированная форма Т-13 или электронный табель учета рабочего времени хорошо знакома работникам отдела кадров. Это не единственный, но, определенно, самый стандартный способ учитывать проработанные часы. Если вы ведете учет вручную, следует использовать форму Т-12.
Табель учета рабочего времени — привычный инструмент для отслеживания посещаемости сотрудников. Форма Т-13 позволяет фиксировать в деталях причины неявки на работу, включая отпуски студентов на время сессии, повышение квалификации и несколько типов отпуска по нетрудоспособности. Срок, за который заполняется документ, может быть менее 31 дня.
Заполненная Т-13 является основанием для начисления зарплаты.
Формат заполнения табеля рабочего времени в Т-13
В отличие от произвольных таблиц схожего содержания, Т-13 содержит данные о предприятии, включая форму собственности и ОКПО. Номер документа проставляется в соответствии с внутренними требованиями к ведению табелей.
В верхней части также указано название отдела. Нужно помнить, что руководителю этого отдела (даже если заполнять табель — не входит в его или ее обязанности) следует расписаться на заполненной форме.
Порядок сотрудников определяется решением ответственного лица. Чаще всего встречается сортировка по алфавиту, как в нашем примере, но возможен вариант расстановки по табельному номеру (графа 3).
В графе 4 ставим отметки по дням:
Я — (явка) рабочий день,
В — выходной,
ОТ — отпуск,
РП — явка в выходной день (отработка),
К — командировка,
ПК — повышение квалификации,
У — учебный отпуск с вызовом из образовательного учреждения,
Б — больничный с больничным листом,
Т — неоплачиваемый больничный без больничного листа.
Под отметкой Я ставим количество отработанных в этот день часов. В графе 5 суммируем количество Я в строке и количество часов. Получаем 4 значения для 2 половин месяца. В графе 6 суммируем значения и получаем итоговую цифру по работе за месяц.
Количество часов для В, ОТ, К, Б и других случаев в четвертой графе не указывается. Для этого существуют столбцы 10-13.
Учет больничных, отпусков или неявки по другим причинам
Коды обозначений могут быть другими (например, числовыми). Законодательно конкретный формат заполнения не предписан.
Обозначение Х показывает, что мы не учитываем этот день: для удобства месяц разбит на две строки с неравными значениями. Для месяцев, в которых 30 дней (к примеру, ноябрь, колонка будет выглядеть так (для удобства “несуществующее” 31-е число выделено красным):
Т-13 для ноября
По аналогии заполняется Т-13 для посещений в феврале.
В графах 7-9 указывается код оплаты, количество дней и тип начислений. В нашем примере используются коды:
Альтернативное решение
Некоторые предприятия утверждают слегка упрощенный вариант табеля без детализации причины пропусков. В графе 4 указываются только 2 кода:
Этот способ может быть неудобен тем, что не фиксирует больничные.
Частные случаи
Зависит от позиции предприятия. Эти дни могут быть засчитаны как рабочие (Я), а могут — как повышение квалификации (ПК). Ставка оплаты также может различаться.
Да. Может, если есть специальное распоряжение о продленном рабочем дне. Сверхурочные часы можно помечать обозначением С.
Первый — форма для ведения посещаемости, заполняемая вручную. Вторая — электронным способом. Многие бухгалтерии сегодня перешли на Т-13, поскольку ее можно автоматически собрать с помощью специальной программы.
Форма Т-12
В первую очередь, как и в любом другом документе кадрового учета, в табель сначала нужно внести реквизиты организации: ее полное наименование с указанием кода ОКПО (нужно взять из регистрирующих документов), организационно-правового статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурного подразделения (отдела), по которому ведется данный табель (если это необходимо).
Затем нужно вписать в соответствующую графу номер документа по внутреннему документообороту, а также указать отчетный период, который учитывает данный табель.
Цифровые и буквенные коды в табеле учёта рабочего времени
Эта часть табеля включает в себя используемые для заполнения необходимых сведений по работникам буквенные и числовые шифры, а также их расшифровку. Их необходимо вписывать в основной части табеля для того, чтобы коротко и понятно отражать количество фактически проведенного тем или иным сотрудников времени на рабочем месте, а также причины его неявки на работу. В случае, если у специалистов кадрового отдела появляется потребность внесения каких-то дополнительных кодов в данную форму табеля, их можно разработать самостоятельно и вписать в данную таблицу.
Учёт рабочего времени в Т-12
Этот раздел в табеле является основным – именно в нем и ведется учет рабочего времени. Для начала необходимо вписать в первый столбик этого раздела порядковый номер сотрудника, затем, во второй — его ФИО (желательно имя и отчество полностью, чтобы не возникало путаницы и ошибок). В третью графу нужно вставить табельный номер работника, присвоенный ему при трудоустройстве (он индивидуален и никогда не повторяется).
Для каждого сотрудника в табеле отведено две строки – в них вписываются зашифрованные сведения о присутствии или отсутствии на рабочем месте в каждый календарный день месяца. Кроме этого, тут же необходимо указывать причину неявки на рабочее место, если таковая была установлена.
В верхней строке напротив ФИО сотрудника указывается причина, а в нижней – количество реально отработанных часов, причем, если сотрудник на рабочем месте не появлялся, нижнюю ячейку можно оставлять пустой.
Следующий этап – подсчитывание общего количества реально отработанных часов и дней за двухнедельные периоды, а в конце таблицы – результат подсчетов за месяц.
При этом следует внимательно отслеживать, чтобы полное количество календарных дней в месяце совпадало с указанной по каждому работнику суммой рабочих, выходных и праздничных дней.
Следует сказать, что иногда ответственные за заполнение табеля лица, вносят в него только те сведения, которые касаются дней, когда сотрудник отсутствовал на рабочем месте. Однако, такой вариант может повлечь кадровые и бухгалтерские ошибки, поэтому пользоваться им не целесообразно.
Дата и подписи ответственных лиц
После того, как табель учета рабочего времени заполнен, сотрудник, ответственный за него, должен указать свою должность, а также проставить в соответствующих ячейках подпись с обязательно расшифровкой. Утвердить табель должен и руководитель структурного подразделения или директор предприятия – тоже с указанием должности и подписью с расшифровкой. Последнее, что нужно поставить – это дату заполнения табеля.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Табель учета рабочего времени (форма Т-12): образец
Учет рабочего времени по табелю обязателен: в его отсутствии работодатель будет оштрафован. Общераспространо ведение такого учета по форме Т-12. Ознакомимся с особенностями ее применения.
Для чего нужен бланк Т-12
В целях учета рабочего времени и ключевых показателей, влияющих на размер оплаты труда, работодатели традиционно используют табель по унифицированной форме Т-12, введенной в действие Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Искать альтернативы ей особого смысла нет: форма имеет продуманную структуру и позволяет в полной мере информативно отразить сведения, необходимые кадровику при решении задач, связанных с соответствующими видами учета.
Табель вести нужно обязательно (если не по форме Т-12, то по любой другой, что утверждена организацией-работодателем).
Если не вести, то Трудинспекция, обнаружив это, применит к работодателю строгие санкции (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
В форме Т-12 могут быть зафиксированы самые разные типы сведений:
На основании табеля может осуществляться не только расчет зарплаты, но и составление различных видов статистической отчетности. Например — форма № П-4 (Сведения о численности и зарплате сотрудников).
В табеле предполагается учет только штатных работников: если в него включать внештатных специалистов (работающих по гражданско-правовому договору), то это даст Трудинспекции повод посчитать, что между ними и работодателем фактически установлены трудовые отношения.
Более того, общераспространена практика, при которой сотрудник включается в табель (и исключается из него) только на основании различных локальных нормативных актов: приказов о приеме, увольнении, переводе. Просто так никто не должен туда попадать.
Общий порядок работы с табелем Т-12
Как правило, отдельный табель ведется каждым структурным подразделением организации. Заполнение табеля осуществляется ежедневно.
В средних и крупных организациях за эту процедуру могут отвечать отдельные специалисты (табельщики). С установленной периодичностью (в общем случае раз в 2 недели — соотносительно с интервалами начисления зарплаты) они направляют подконтрольные им табели на проверку и утверждение руководителем отдела кадров, а также в бухгалтерию.
Локальным нормативным актом организации может быть закреплено, что табель будет вестись с заполнением Раздела 2 или без заполнения такового. Во втором случае — с мотивировкой о том, что учет рабочего времени и расчетов с работниками осуществляется раздельно: это вполне законная процедура.
Для учета времени, отработанного, или, наоборот, не отработанного сотрудником, в табеле используются специальные коды — буквенные и цифровые (их перечень приведен в самой форме — в графе «Условные обозначения»). Желательно выбрать либо первые, либо вторые (без разницы, какие).
Условимся далее — рассматривая нюансы применения формы, использовать именно буквенные обозначения. Как правило, при «ручном» учете посещений буквы воспринимаются легче цифр.
При необходимости коды дополняются текстовыми формулировками — отражающими нетипичные условия работы, к примеру:
Все подобные «нетипичные» сведения отражаются на основании официальных документов.
Отражать их реквизиты в табеле необходимо — и в этих целях в состав формы могут быть включены дополнительные графы. На случай проверки Трудинспекции каждый документ, где зафиксирована «нетипичная» явка (неявка) на работу, кадровик должен иметь под рукой.
Табель по возможности не следует корректировать: при обнаружении ошибок всякий раз желательно составлять новый. Но если это невозможно (в том числе по юридическим причинам — например, если расчеты по табелю уже произведены, а статус работника нужно откорректировать задним числом), то документ исправляется:
При необходимости работодатель может ввести свои коды. Например — для учета фактического времени переработки при ненормированном рабочем дне.
В общем случае такая переработка не фиксируется в табеле — поскольку ее время не влияет на зарплату напрямую. Но работодатель вправе такое влияние инициировать и вести подсчет переработки.
Еще вариант — свой код для праздничных дней, в которые работали люди по сдельной оплате труда: работодатель обязан в соответствии со ст. 112 ТК РФ установить по ней отдельную компенсацию, и потому учет длительности работы в этом случае будет полезен.
Алгоритм работы с табелем по форме Т-12
Практическое применение формы в самом общем случае осуществляется кадровиком по следующему алгоритму:
Заполнение титульного листа
Когда: в начале расчетного периода.
Кем: кадровиком (табельщиком).
Табель — не постоянно действующий документ, а реестр, применяемый за тот или иной расчетный период. По завершении его — сменяемый новым реестром. Ключевые сведения, отражаемые на титульном листе:
Как мы уже отметили выше, общераспространено составление табеля каждые 2 недели — соотносительно с обычной для российских предприятий практикой выплаты зарплаты дважды в месяц.
Если табель составляется по зарплате за первую половину июня 2019 года, то указывается период с 01.06.2019 по 15.06.2019 года. Номер документа будет выглядеть так: 06/1. А если табель составляется за вторую половину, то будет указан период с 16.06.2019 по 30.06.2019 года, номер документа будет выглядеть так: 06/2.
Дата составления документа, также фиксируемая на титульном листе, как правило, приходится на последний день отчетного периода или на следующий день после окончания периода. То, какая это именно дата, устанавливает сама кадровая служба (с учетом мнения бухгалтерии).
Заполнение граф 1-3 Раздела 1
Когда: в начале расчетного периода.
Кем: кадровиком.
Основной элемент Раздела 1 формы Т-12 — таблица. В ней в отдельных строках по графам 1-3 фиксируются ФИО, должности работников, а также их табельные номера.
Заполнение граф 4-7 Раздела 1
Когда: ежедневно.
Кем: кадровиком.
Соотносительно с каждым из работников в таблице фиксируются — с распределением по двум отдельным строкам, в графах 4 и 6:
Возможна ситуация, при которой в течение рабочего дня человек занимался двумя разными делами (работал в двух разных режимах) — соответствующими отдельным кодам. Например — полдня был на медосмотре, полдня — работал в обычном режиме.
Если «дел» было 3, то:
Если человек не приходил на работу в тех случаях, когда это не предполагалось в принципе (например, если находился в отпуске, на больничном, в командировке), то в таблице по дням его отсутствия фиксируются только коды без указания времени ниже.
Графы 5 и 7 также предполагают указание данных по двум строкам. Чтобы заполнить верхнюю, нужно просуммировать количество кодов, с помощью которых фиксируется рабочее время. Чтобы заполнить нижнюю, нужно просуммировать общее количество рабочего времени, показанное в соотнесении с этими кодами.
Обработка (расшифровка) кодов по таблице и последующее заполнение граф 8-16 Раздела 1
Когда: по завершении отчетного периода.
Кем: кадровиком.
При этом, в графах 8-13 по по существу отражаются данные по отработанному времени, а в графах 14-16 — по неотработанному. Поэтому, можно сказать, что ответственный работник будет решать 2 разные задачи при заполнении табеля в части указанных граф.
Что такое «расшифровка» в данном случае? Например, для подсчета количества сверхурочных часов нужно:
При подсчете ночных часов нужно:
При подсчете работы в выходные и праздники нужно:
Для заполнения графы 13 смотрятся:
По похожему принципу производится расшифровка кодов для заполнения граф 14-16. Смотрятся ячейки — содержащие интересующий код (то есть, отражающий то или иное основание для неявки), а затем суммируются часы и минуты под соответствующим кодом.
Заполнение графы 17
Важно по ошибке не отнести ее к «неотработанным» показателям слева. Данные по соответствующей графе относятся к обоим типам учитываемого времени — к отработанному и не отработанному.
Показатель для графы 17 — это количество кодов В (обозначающих выходные или праздничные дни) по графам 4 и 6.
Работа с первой таблицей Раздела 2
Когда: по завершении расчетного периода.
Кем: бухгалтером (реже — кадровиком).
Как мы уже отметили выше, организация вправе заполнять или не заполнять данный раздел (во втором случае осуществляя расчет зарплаты с применением альтернативных реестров). Главные принципы при заполнении Раздела 2 следующие:
Перечни видов оплаты труда (и коды для них) хозяйствующий субъект вправе установить самостоятельно — либо воспользоваться перечнем кодов по доходам, что используются в целях расчета налогов, в соответствии с Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Заполнение 4-й страницы Раздела 2
Когда: лучше всего — ежедневно (но можно и по завершении расчетного периода).
Кем: бухгалтером (поскольку это тоже расчетный Раздел 2).
Данный этап относится, возможно, к самым трудоемким — уже потому, что предполагает произведение подсчетов по нескольку десятков граф на основании данных, фиксируемых ежедневно. Таким образом, заполнять рассматриваемую страницу рекомендуется по итогам каждого рабочего дня: чтобы сделать это в конце месяца (и не запутаться), придется потратить много времени и сил.
Одна из основных задач при заполнении 4-й страницы — правильно разграничить понятия «человеко-день» и «человеко-час». Количество человеко-дней за день соответствует количеству явившихся работников за этот день. Количество человеко-часов за день соответствует сумме всех отработанных часов (всеми работниками) за этот день (то есть, смотреть нужно на вторые строки в графах 4 и 6).
Далее заполненный табель передается на утверждение руководителю кадровой службы. Он, в свою очередь, подписав документ, передаст его в бухгалтерию.
Заполнение формы Т-12: нюансы
При заполнении формы Т-12 следует иметь в виду, что:
Общераспространенный способ такой «кодировки» — использование сочетания кодов К/РВ.
То же самое — при сокращении дня перед праздником.
А если совместительство в одном подразделении, то ФИО работника (и его табельный номер) фиксируются в одном табеле дважды (или большее количество раз — в зависимости от количества занимаемых должностей по совместительству). Соответственно, данные по рабочему времени человека «распределяются» по отдельным строкам — хотя речь идет об одном и том же работнике.
А если человек пришел на работу позже (ушел с нее раньше) по согласованию с работодателем (отпросился), то запись будет иной: в верхней строке фиксируется код Я, в нижней — фактическое количество отработанных часов. Впоследствии на основании этой записи ему будет исчислена уменьшенная зарплата.
Коды могут быть как одинаковыми, так и разными. Типичный сценарий с разными кодами — когда человек заступает на смену в пятницу вечером, а завершает работу — в субботу. Период работы в пятницу будет обозначен кодом Я, а в субботу — кодом РВ.
При этом, отдельно выделяются ночные часы. Например, если человек по графику «сутки через трое» проработал за какой-либо день 20 часов, а из них — 5 часов ночью, то:
Вместе с тем, если рабочий день выпадает на государственный праздник, то он показывается с кодом РВ.
А если пришел новый работник — то заполнять, начиная с первого дня его выхода на работу.