форма заявки на оплату в финотдел для подразделений

Согласование платежей

Согласование оплаты за пару минут, из любой программы и в любом месте

«Веб-сервис Финоко: согласование платежей» — это полный контроль над согласованием оплаты, над тем, куда ваша компания расходует средства. Сервис позволяет регистрировать счета поставщиков в 1С: Бухгалтерии, iiko, rkeeper и других программ. Согласовывать оплату можно в мобильном приложении или в веб сервисе Финоко.

Согласование оплаты, вроде бы все легко и просто. Необходимо произвести оплату? Получили автографы от всех руководителей, и платеж прошел. Но не тут-то было. Кто-то ушел в отпуск, кто-то на удаленном объекте и подготовить документы не может и т. д. Пора подчинить весь денежный процесс без особых усилий. Фантастика? Нет. Веб-сервис Финоко: согласование платежей — это возможность согласовывать платежи в любом месте и в любое время, имея при этом всю нужную для этого информацию.

Финоко: Согласование платежей

Приобретая «Веб-сервис Финоко: управление платежами», Вы получаете все необходимое для согласования оплаты под рукой в нужный момент:

Нужно ли согласование платежей для вашей компании?

Контроль платежей необходим абсолютно каждой компании, независимо от размера. Планирование и согласование — это действенный способ избежать кассовых разрывов.

Если Вы в процессе ведения своего бизнеса:

Тогда «Веб-сервис Финоко: согласование платежей» именно для Вас.

Управление оплатами — это контроль над денежными потоками

Главная задача любого бизнеса — это контроль. После того, как Вы настроили для себя весь процесс управления платежами, все счета собираются в одну папку согласования, далее руководитель просматривает счета, принимает решение и идем дальше. Если Ваша система работает более автоматизированно — Вы молодцы. Но и в данном случае бывает сбой. Как быть? Ведь несвоевременный контроль оплат может привести к крупным проблемам.

В чем суть такого сбоя? Наверняка, у Вас неоднократно случались ситуации, когда одного из руководителей нет на месте. Или просто, ввиду отсутствия забыл передать дела своему заместителю. В итоге, срок согласования откладывается. И таких причин может быть много.

К чему дополнительные трудности фирме? Автоматизированная программа позволяет согласовывать заявки на оплату независимо от того, есть ли руководитель на месте.

Заявка на платеж — основа системы согласования

Избежать сбои и сократить время на контроль платежей до минимума легко. Собранные вместе все заявки на оплату представляют собой платежный клендарь.

Финоко: заявка на оплату

Приобретая «Веб-сервис Финоко: согласование платежей», Вам не требуется приобретение дополнительных программ. Финоко — это внешний модуль, который устанавливается в типовую конфигурацию 1С и не вносит в нее никаких изменений. При этом у вас появляется возможность создавать заявки на оплату в ручную, на основании счетов от поставщиков или автоматически из поступления товаров и услуг. Лимиты затрат или БДДС можно вести как в модуле ФИНОКО в 1С, так и в веб сервисе. Контроль оплат настраивается в Интернет сервисе и согласователи могут ознакомиться со сканом счета, деталями платежа, доступными лимитами и ранее оплаченными суммами на мобильном телефоне.

Независимо от того, какую программу Вы используете, «Веб-сервис Финоко: согласование платежей», подстроится под любую. А вся справочная информация по применению, будет понятна сотрудникам Вашей компании.

Возможности сервиса

Предложение Веб-сервиса Финоко по согласованию оплат, является полностью автоматизированным:

Как согласовывать платежи

Весь порядок работы с заявками выполняется на основании общепринятых стандартов.

Заявка может начинаться с 1С

Если Ваш бухгалтер работает в программе 1С, то дополнительные действия не требуется. Заявка автоматически из программы отображается в веб-сервисе Финоко. В результате специалист по-прежнему работает в 1С, а директор решает вопрос с помощью телефона.

Весь процесс автоматизирован

После оформления заявки в 1С и автоматического отображения в веб-сервисе Финоко, начинается процесс согласования. После его завершения, заявка сразу же возвращается в 1С и появляется подтверждение. То есть, бухгалтер без проблем понимает, что платеж можно осуществлять.

Лимиты платежей по статьям движения денег

Лимиты на основании бюджета фирмы

Для того, чтобы начать процесс согласования заявки, мы должны понимать, предусматриваем ли мы по данной статье затраты. В данном случае, идет взаимодействие с бюджетом компании. Запланированы ли затраты на то, что мы планируем оплатить? Ответ именно там.

Одна из сильных сторон веб-сервиса Финоко в том, что все необходимые данные из бюджета забираются автоматически и отображаются на экране мобильного телефона. Если быть точнее, то лимиты задаются в бюджетировании и отражаются в веб-сервисе Финоко.

Информация несет следующих характер:

Лимиты по договорам и накладным

Существует также другой вариант установки лимитов. На основании заключенных договоров и поступивших накладных. В данном случае тоже все просто. Специалист забил приходную накладную, далее она встает в очередь на согласование и оплату.

Например, в программе 1С мы принимаем какие-то товары. В договоре указано, что оплатить его мы должны в течение 30 дней после получения. Как только бухгалтер оформил приходную накладную, веб-сервис Финоко автоматически забирает информацию по данному документу, добавляет период и запускает процесс согласования. Дополнительные действия не требуются.

Цепочка согласователей

Другими словами, это лица, которые должны утвердить заявку на оплату. Такая цепочка выстраивается в веб-сервисе Финоко: согласование платежей. В процессе настройки, можно создать очередность, и кто именно должен согласовывать заявки. Все разбито по статьям.

После утверждения заявки, платеж отправляется в реестр платежей и встает в очередь. Данный документ также можно поставить на финальное утверждение.

Согласование платежей на мобильном телефоне

С чего начать использовать систему?

Чтобы начать использовать «Веб-сервис Финоко: согласование платежей», Вы должны убедиться в наличии одной из программ:

Сбор всех данных из различных программ осуществляется автоматически. Самое главное, что сервис не требует приобретения дополнительных программ, для возможности использования.

Вы можете попробовать сервис в работе БЕСПЛАТНО. Скачайте мобильное приложение

Финоко для iPhone Финоко для Android

Для Вашего комфорта мы предоставляем всю подробную версию программы и четкую инструкцию по использованию системы. Формат будет доступен и понятен каждому сотруднику.

Нажали кнопку «Узнать больше»? Наш сотрудник свяжется с Вами в течение нескольких часов.

Источник

03. Формирование заявки на оплату (запроса денежных сумм)

Запрос денежных сумм (ЗДС) — основной документ, по которому происходят все платежи в системе. ЗДС может быть сделан на основе какого-то документа, например, счета поставщика. А может быть сам по себе (когда речь идет об оплате всевозможных услуг, таких как связь, аренда и т. д., в этом случае ЗДС и есть отражение счета, который вам выставили).

ЗДС можно занести просто из списка ЗДСов, можно занести его из поставщика, где есть соответствующая вкладка, а можно скопировать. Вы просто встаете на аналогичный ЗДС и нажимаете кнопку «Копировать».

Главное меню→Финансы→Управление затратами→Запросы денежных сумм

Заносим новую запись. Откроется справочник статей затрат. В левой части формы вы можете видеть папки, в правой части сами статьи. Выберите нужную статью.

После чего откроется карточка запроса денежных сумм.

Выберите Контрагента, кому будете платить. Программа предложит выбрать сначала тип контрагента. Выберите нужный, а затем и самого контрагента.

Товарное состояние при занесении менять не надо, оно изменится автоматически при начислении затрат.

Нажмите кнопку Финансовое состояние и переведите запрос в состояние «Запрошено».

Центр затрат. Это подразделение вашей компании, к которому имеют отношение эти затраты. По-умолчанию центр затрат указывается равным подразделению сотрудника, заносящего запрос.

Ответственный. Укажите сотрудника компании, отвечающего за данный расход. По-умолчанию ответственный равен сотруднику, заносящему запрос денежных сумм.

Наши реквизиты. Укажите здесь (если знаете) наш расчетный счет, с которого будем платить. По-умолчанию система автоматически подставляет тот наш расчетный счет, который указан на карточке отдела сотрудника, заносящего запрос.

Проект. Если затраты проходят в рамках какого-то проекта, укажите его.

Дата выполнения. Используется для начисления ЗДСа. Начислять нужно, когда ЗДС и есть отражение счета, который вам выставили. Если у ЗДСа указан «Документ-основание», то начисление происходит именно в нем. К примеру, если документом-основанием является счет поставщика, то начисление ЗДСа произойдет автоматически в момент принятия товара на склад по этому СП.

О том, для чего нужно начислять затраты, читайте здесь.

Контактное лицо. Укажите контактное лицо контрагента, с которым контактировать по данному расходу. Если у контрагента всего одно контактное лицо, то оно автоматически будет выбрано.

Договор с клиентом. Укажите, если это необходимо, договор в рамках которого создается этот ЗДС. При нажатии кнопки на экран выводятся договора этого контрагента. Если необходимо выбрать договор на другого контрагента, тогда в появившейся форме запустите поиск.

Договор с поставщиком. Укажите договор с поставщиком (которому платим).

Тип оплаты. Укажите нал или безнал.

Дата платежа. Укажите, когда вы хотите, чтобы был оплачен ЗДС.

Дата возврата. Эту дату нужно указывать только для ЗДСов по статье «Обеспечение тендера». Мы делаем туда платеж, но потом он возвращается. Так вот дата возврата — это дата, когда мы ждем этот платеж обратно.

Начислять ЗДСы со статьей «Обеспечение тендера» не надо. В отчет о прибылях и убытках такие ЗДСы не попадают, только в отчет о движении денежных средств (cash&flow). После закачки банковской выписки система сформирует неопознанный входящий платеж, который вы привязываете к нужному ЗДСу.

Архивность. Для архивации записи. Указывать вручную не нужно.

Внешние № и дата. Сюда вы можете занести номер и дату счета, который вам выставили. Но если вы уже занесли счет поставщика как отдельный документ, то указывать здесь ничего не нужно.

Назначение платежа и Назначение. Формируют текст назначения платежа в платежном поручении для клиент-банка. Как с этими полями работать читайте здесь.

В списке ЗДСов есть колонка Умный внешний номер. Она показывает внешний номер документа-основания ЗДСа. Если документ-основание не указан, то внешний номер самого ЗДСа.

О том, как формировать налоговые платежи читайте здесь.

Про пакетное занесение ЗДСов можно прочитать здесь.

Источник

Оптимизация бизнес-процессов управления денежными потоками

При построении системы управления денежными потоками важно оптимизировать соответствующие бизнес-процессы, для чего необходимо определить:

В дальнейшем это позволит сократить трудозатраты топ-менеджеров компании (генерального и финансового директоров) на контроль расходования средств. Если ранее им приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то теперь, когда суммы расходов утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль за денежными потоками можно возложить на финансового менеджера. Соответственно финансовый (генеральный) директор будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансовым менеджером.

Личный опыт

Личный опыт

Андрей Кленин, финансовый директор сети универсамов «Патэрсон» (Москва) Правильно построенная платежная система, безусловно, позволяет решить множество задач, стоящих перед финансовым директором. Однако необходимо помнить, что ни одна платежная система не защитит предприятие полностью от:

Для наглядности удобно систематизировать эту информацию в табличном или графическом виде (см. табл. 1).

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
В нашей компании разработан следующий график прохождения платежей. Все счета на оплату и хозяйственные договоры попадают в бухгалтерию, где проводится подготовительная «черновая» работа по проверке платежных реквизитов, сроков оплаты и др. После этого данные заносятся в реестр платежей, который направляется в казначейство, где платежи проверяются на соответствие утвержденному бюджету. При отсутствии денежных средств, достаточных для удовлетворения всех поступивших заявок, казначейство готовит предложения по перераспределению денег либо отменяет тот или иной платеж. Итоговый вариант реестра вместе с предложениями казначейства и платежными документами передается финансовому директору, который и принимает окончательное решение по оплате счетов.

Личный опыт

Михаил Булушев, финансовый директор ГК «Автомир» (Москва)
В нашей компании существует несколько регламентных документов, детально определяющих полномочия руководителей по инициированию платежей и процедуру визирования заявок на оплату. По всем платежам в зависимости от суммы ответственность закреплена либо за начальником дирекции, к которой относится ЦФО, либо за нижестоящим менеджером. Виза генерального директора нужна для некоторых видов платежей и только в случае превышения установленных при ежемесячном планировании ограничений. За выполнением регламентов следит финансовая дирекция. Платежный календарь составляется на календарный месяц по дням и еженедельно уточняется на ближайшую неделю.

Пример регламента определения приоритета платежей торговой компании

По мнению Антона Ходарева, финансового директора компании «Сапсан», в условиях нехватки денежных средств в первую очередь должны осуществляться выплаты по тем обязательствам, нарушение которых приведет к наибольшим финансовым потерям (выраженным в пенях и штрафах, простоях производства и др.).

Личный опыт

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
Очередность платежей в нашей компании определяется согласно текущему исполнению месячного бюджета движения денежных средств, в котором выплаты привязаны к соответствующим поступлениям. При этом учитываются условия расчетов по договорам и требования законодательства относительно крайних сроков уплаты налогов (например НДС).

Кроме того, высшее руководство обладает полномочиями по изменению очередности платежей.

Например, финансовый руководитель может поставить в «первую» очередь платеж, однако должен обязательно определить, за счет каких источников (в том числе дополнительных) он будет осуществлен или взамен какого платежа он может быть произведен без ущерба для финансовой устойчивости предприятия.

Платежный календарь может иметь разное представление в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений соответствующих сотрудников. Однако он обязательно должен содержать данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств обычно с разбивкой по дням и их источникам (см. табл. 2).

При формировании платежного календаря на месяц потребуется смоделировать распределение запланированных денежных потоков по неделям и дням (см. табл. 3). Понимание распределения расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей, например разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом.

Таблица 2. Пример платежного календаря, тыс. у.е.

Реестр может содержать и другую аналитическую информацию, необходимую для оперативного управления платежами, например название центра финансовой ответственности, к которому относится заявленный платеж, валюту платежа и соответствующий курс к валюте бюджетирования, название юридического лица, от имени которого будет осуществляться платеж, доступный лимит по статье платежа.

Личный опыт

Александр Романов, начальник отдела финансового контроллинга и прогнозирования департамента корпоративных финансов ОАО «Российские железные дороги»
В ОАО «РЖД» бюджет движения денежных средств (БДДС) представляет собой детализированный план, который строится в разрезе функциональных статей.
БДДС состоит из доходной и расходной частей, причем возможность финансирования ключевых расходных статей увязана с выполнением плана взыскания денежных средств по доходным статьям. Плановый БДДС формируется департаментом корпоративных финансов и доводится до филиалов компании до начала планируемого периода (квартал с разбивкой по месяцам). Контролирует исполнение БДДС департамент «Казначейство», к региональным представительствам которого «привязан» каждый филиал компании. За счет прямого подчинения аппарату управления ОАО «РЖД» этот контрольный орган не зависит от руководства региональных филиалов, что практически полностью исключает влияние «человеческого фактора». Департамент «Казначейство» контролирует исполнение БДДС и выявляет причины отклонений, а также предварительно анализирует каждую заявку на платеж на предмет соответствия бюджетам. Кроме того, между ОАО «РЖД» и банками, обслуживающими счета компании, заключены договоры банковского счета, предусматривающие невозможность приемки банком платежного поручения подразделения ОАО «РЖД» без его предварительного акцепта региональным казначеем.

Личный опыт

Александр Иванов, начальник финансового отдела ОАО «Кулебакский металлургический завод»
В идеале система управления денежными потоками должна быть интегрирована в компьютерную информационную систему предприятия. К сожалению, на предприятиях, где я работал, для этих целей использовался в основном Excel. Замечу, что само по себе это не мешало системно планировать и контролировать поступления и платежи, формировать регулярную (ежедневную, еженедельную и ежемесячную) казначейскую отчетность при оборотах порядка 200-250 млн руб. в месяц. Однако такой подход предполагает существенные затраты времени на актуализацию и обработку данных.

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
Автоматизация процесса управления денежными средствами существенно повышает скорость и качество принятия управленческих решений. У нас данный процесс реализован в программе Excel и, надо отметить, что проблем с использованием не возникает. Форматы и регламент заполнения таблиц создавались постепенно исходя из потребностей заинтересованных пользователей. В настоящее время параллельно с использованием Excel разрабатывается система управления денежными потоками на базе «1С:Предприятие», в которой мы стараемся учесть все наработки по управлению денежными средствами с помощью электронных таблиц.

Андрей Кленин, финансовый директор компании «Патэрсон» (Москва)
В нашей компании используется программное обеспечение на базе электронной почты, позволяющее участникам процесса работать в нем независимо от своего местоположения. Это очень удобно, если взаимодействуешь с 14 филиалами в трех часовых поясах. При этом, если человек уходит в отпуск, достаточно переадресовать его почту на заместителя, чтобы тот смог исполнять временно возложенные на него функции в платежной системе.

Практика показывает, что если в компании более 5% платежей является внеплановыми или идут в нарушение внутреннего порядка осуществления платежей, то, скорее всего, это свидетельствует о неотлаженности внутренних бизнес-процессов управления денежными потоками, некорректных внутренних регламентах осуществления платежей либо проблемах с финансовой дисциплиной.

Личный опыт

Федор Башкиров, начальник казначейства аграрной инвестиционной компании «АГРИКО» (Москва)
При внедрении системы управления денежными потоками в первое время возникали конфликты с линейными службами, которым было достаточно трудно оценить ее пользу. Заручившись поддержкой руководства, финансовая служба проводила постоянную разъяснительную работу с коллегами, благодаря чему ситуацию удалось изменить. Уже через пару месяцев даже ярые противники признали, что после запуска системы прогнозируемость и скорость оплаты заявок возросли, что положительно сказалось на взаимоотношениях с контрагентами.

Нужно отметить, что управление денежными потоками будет результативным, если внутренние регламенты соблюдают все сотрудники. Если в компании сохранится ситуация, когда, например, генеральный директор или собственник может расходовать денежные средства в обход внутренних положений (например, на представительские расходы либо в качестве изъятия капитала из компании), то финансовый директор не сможет выполнять обязательства по обеспечению своевременности оплаты по заявкам, поданным в соответствии с регламентами. И наоборот, правильно организованные бизнес-процессы прохождения платежей позволяют финансовому директору гарантировать, что все заявленные платежи будут произведены в установленные сроки.

Для компании, имеющей несколько региональных филиалов, можно реализовать следующую модель бизнес-процессов управления денежными потоками. Инициатор платежа готовит бумажную заявку, в которой указывает параметры платежа: контрагент, срок, номер счета, статья бюджетного классификатора и т.д.

Заявка, подписанная владельцем бюджета, передается в финансовый департамент и вводится в учетную систему в качестве документа «Заявка на платеж». В филиалах компании заявка вводится сотрудником финансового департамента и автоматически передается в Москву.

Учетная система, в которой ведется управление денежными потоками, интегрирована с системой учета товарно-материальных ценностей, что позволяет автоматически формировать заявки на оплату товаров и материалов по данным счетов-фактур.

Все введенные заявки получают статус «Новая», который позволяет рассматривать их, но не дает возможности совершить платеж. Заявка имеет плановую дату оплаты. Далее она должна пройти два этапа: бюджетный контроль и постановку на оплату.

На первом этапе сотрудник, ответственный за бюджетный контроль, проверяет соответствие заявки лимиту, установленному в бюджете. Если заявка не проходит бюджетный контроль, то она приобретает статус «Недостаточно лимита» и требует дополнительного согласования и определения источников финансирования.

Источник