форма журнала выдачи спецодежды на предприятии
Форма МБ-7. Ведомость учета выдачи спецодежды
В организациях, работники которых при осуществлении своих обязанностей должны пользоваться спецодеждой, применяется специальный документ – ведомость учета выдачи спецодежды.
Что входит в понятие «спецодежда»
Под «спецодеждой» понимается одежда, обувь, головные уборы, перчатки, рукавицы и различные приспособления, которые выдаются в индивидуальное пользование и помогают защитить работников предприятий и организаций от воздействия вредных, опасных и агрессивных факторов, в том числе пожарных, экологических, радиационных, электрических и т.д.
Наличие такой спецодежды в ряде компаний закреплено на законодательном уровне, т.е. является обязательным.
Приобретение спецодежды происходит за счет средств работодателя, она является его собственностью и подлежит обязательному учету.
Также за счет работодателя производится дальнейшая химчистка и ремонт данных специальных защитных изделий. Особенно это касается одежды, которая имеет специфические характеристики: низкую электропроводность, особые противопожарные и теплоизоляционные свойства и т.п. – при частом использовании, обработке и чистке таких изделий эти параметры не должны нарушаться.
Надо сказать, что термин «спецодежда» может применяться и к другим предметам, которые не имеют отношения к защитным средствам.
В частности, спецодеждой может называться типовая служебная форма сотрудников, которая предназначается для демонстрации их принадлежности к той или иной компании. В таких случаях спецодежда используется обычно при непосредственных контактах с потребителями продукции или услуг – например, продавцами, менеджерами и прочими подобными категориями персонала.
Здесь спецодежда не является неотъемлемым атрибутом сотрудников (т.е. без нее легко можно обойтись), но также покупается на деньги работодателя, принимается на баланс и учитывается.
Зачем нужна ведомость учета выдачи спецодежды
Ведомость – это учетный документ, который позволяет отследить движение спецодежды внутри компании, осуществить контроль за ее применением и сохранностью.
Спецодежда относится к основным средствам и входит в группу малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
Каждый работник предприятия, перед тем как приступить к смене, расписывается в получении спецодежды, а после окончания рабочего дня сдает ее обратно. При этом тот или иной комплект спецодежды может быть закреплен за конкретным сотрудником.
Кто заполняет документ
Ведение ведомости находится в компетенции работника склада, на котором хранится спецодежда. Данный сотрудник обязан контролировать количество выданных предметов и количество принятых обратно – эти позиции по концу смены должны совпадать.
Если какое-либо изделие подверглось порче или пропало по вине принявшего его работника, с кладовщика на него переходит материальная ответственность. Если же ущерб спецодежде был нанесен вследствие выполнения должностных обязанностей, объект подлежит списанию без наложения на кого-либо материальных санкций.
Особенности заполнения ведомости, общие сведения
В 2013 году единые формы первичных учетных документов были отменены, так что на сегодняшний день работники предприятий и организаций могут сделать выбор либо в пользу произвольного составления ведомости, либо в пользу ранее обязательного к применению унифицированного бланка по форме МБ-7. Надо сказать, что второй вариант по-прежнему пользуется спросом, поскольку бланк содержит в себе все нужные данные и освобождает сотрудников компаний от лишней работы по разработке и утверждению шаблона документа. В любом случае, вне зависимости от того, какой способ учета спецодежды будет выбран, информацию об этом нужно включить в учетную политику фирмы.
Ведомость может вестись в «живом» виде или в электронном (с помесячной распечаткой) – по концу учетного периода.
Документ заполняется регулярно и подписывается получателем спецодежды, а также ответственными работниками (материально-ответственным лицом — сотрудником склада и руководителем структурного подразделения).
При этом заверять его печатью организации не обязательно.
Ведомость, как правило, состоит из множества листов. Для грамотного ведения документа их необходимо пронумеровать и скрепить между собой при помощи толстой суровой нити. На последней странице нужно поставить штамп предприятия и подпись ответственного за ведение документа лица.
Ведомость составляется в двух идентичных экземплярах, один из которых остается у кладовщика, второй передается специалистам отдела бухгалтерии.
Образец документа
В начале ведомости прописывается:
Основной блок ведомости выглядит в виде таблицы, куда по порядку вносятся следующие данные:
После составления документа
После формирования и заполнения ведомость поступает в отдел бухгалтерии, где по завершении всех необходимых бухгалтерских операций хранится на протяжении периода, установленного внутренними актами компании или в течении срока, прописанного в законодательстве РФ. По истечении срока хранения, документ можно утилизировать при соблюдении описанной в законодательных актах процедуры.
Журнал учета выдачи СИЗ
Если в организации работодатель приобретает и снабжает работников средствами индивидуальной защиты (а он это обязан делать в соответствии со 212 и 221 статьями Трудового кодекса), то на предприятии должен вестись журнал учета выдачи СИЗ. Этот документ иллюстрирует поступление к конкретным сотрудникам специальной защитной одежды, обуви, респираторов и других полезных приспособлений.
Особенно это актуально для компаний, где сотрудники осуществляют свою работу в загрязненных или вредных условиях труда, в местах с повышенной или пониженной температурой (например, пожарные или сварщики), где работники взаимодействуют с потенциально опасным для жизни и здоровья оборудованием.
Строительные и производственные организации нуждаются в таком журнале. Словом, это распространенная и часто заполняемая бумага.
Что относится к СИЗ
Для того чтобы избежать спорных моментов, в трудовом законодательстве (а конкретнее – в 209 статье) четко прописано, что относится к средствам индивидуальной защиты. Например, к этой категории относятся противогазы, защитные перчатки, очки, пояса, другая специализированная одежда и обувь. Основной критерий – это защитная функция.
Защищать можно разные человеческие органы. По этому признаку СИЗ и классифицируются. Так, бывают защитные средства для глаз, кожи, головы целиком, органов дыхания. Отдельно выделяют приспособления от падения с высоты (страховки).
Также выделяют фильтрующие и изолирующие средства индивидуальной защиты. Первые фильтруют поступающие в легкие и к коже воздушные массы, вторые предохраняют от воздействий электрического тока, химических веществ, повышенной или пониженной температуры и пр.
Не стоит забывать, что к СИЗ также могут относиться смывающие, обезвреживающие средства и иные жидкости. Есть комплексные виды защиты: комбинезоны различной комплектации и назначения. Полный перечень средств защиты на производстве можно найти в ГОСТ 12.4.011-89.
Как выдавать
Трудовой кодекс не регламентирует, каким именно образом и в какие сроки необходимо выдавать средства индивидуальной защиты. Руководитель организации либо ответственный за это работник вправе решать самостоятельно форму и периодичность выдачи. Если рабочие будут обеспечены средствами защиты постоянно и надлежащего качества, то у проверяющих организаций претензий не возникнет.
Что касается законодательной базы, то регулирует процесс выдачи СИЗ Приказ Минздравсоцразвития №290н от 1 июня 2009 года. Там сказано, что при выдаче нужно руководствоваться конкретной спецификой производственных процессов.
В Приказе Минтруда №997н от 9 декабря 2014 года подробно прописано, какие средства индивидуальной защиты сколько служат. Например, максимальный срок эксплуатации каски вместе с подшлемником, а также защитного плаща – 2 года.
Кем заполняется
Компания вправе самостоятельно решить, кто из ее сотрудников будет заниматься выдачей СИЗ и заполнением журнала. Принципиально важно, чтобы это был компетентный сотрудник. Эта обязанность может быть прописана в трудовом договоре.
Еще один способ поручить работнику заполнять журнал учета выдачи СИЗ – назначить его ответственным за выполнение данной обязанности специальным приказом руководителя. На практике очень часто такими ответственными работниками являются руководители подразделений, бригадиры.
Элементы журнала учета выдачи СИЗ
Документ достаточно прост. Бланк его состоит из двух листов: обложки и основной табличной части. На обложке должно быть:
Второй лист журнала учета выдачи СИЗ является образцом для заполнения последующих. В нем находятся следующие графы для заполнения:
Правила заполнения журнала учёта выдачи СИЗ
После того как страницы напечатаны, их прошивают. Если журнал закончился (прошел указанный срок его действия, обычно это 1 год), то на последнем листе ставят общее количество страниц, расписывается руководитель организации, ставится печать.
Важно! Каждая страница журнала обязательно нумеруется.
Контроль за сохранностью СИЗ, их тщательный осмотр проводятся перед их выдачей, а впоследствии — раз в полгода. Об этом также необходимо ставить отметки в журнале. Если это возможно, то в графу «примечание».
Исправления и помарки в документе не приветствуются, но могут быть исправлены. Для этого ложная информация зачеркивается одной чертой, сверху или сбоку (где есть свободное место) записывается верная. При этом обязательна подпись ответственного лица и текст «Исправленному верить».
Сопутствующие документы
Помимо журнала, при использовании средств индивидуальной защиты на предприятии используют:
Все эти документы помогут руководителю упорядочить взаимодействие персонала со средствами индивидуальной защиты. Не все из них обязательны для заполнения. А журнал учета выдачи СИЗ станет основой для упорядочивания.
Обоснование обеспечения работников СИЗ
Ст. 221 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить СИЗ работников, которые выполняют трудовые функции в условиях:
Практически для всех отраслей деятельности существуют установленные нормы выдачи СИЗ, утвержденные главным образом приказами либо постановлениями Минтруда или Минсоцразвития РФ.
В этих документах с разбивкой по соответствующим специальностям приведены перечни минимально необходимых для работника СИЗ. Работодатель может, утвердив соответствующий внутренний нормативный документ, установить собственные нормы выдачи СИЗ. Однако они не должны быть снижены по сравнению с утвержденными для отрасли.
Правильно разработать и использовать нормативы выдачи СИЗ вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Путеводитель по кадрам.
О том, в каких случаях допускается снижение норм, читайте в материале «Выдача СИЗ: типовые нормы — это минимум, но кому-то положена лишь половина».
Нормы содержат не только перечни СИЗ, но и сроки, на которые они выдаются. Работодатель должен с соблюдением этих сроков производить замену изношенных СИЗ на новые и при необходимости обеспечивать процесс их стирки, сушки и ремонта.
Обратите внимание! Если специальная одежда в бухгалтерском учете была отнесена к запасам, то она может быть списана при выбытии в случаях, отличных от продажи (пп. «б» п. 3, пп. «б» п. 41, пп. «б» п. 43 ФСБУ 5/2019 «Запасы», утв. Приказом Минфина России от 15.11.2019 N 180н).
Организация учета выданных СИЗ
Общие для всех отраслей деятельности и любого работодателя правила, в соответствии с которыми производится хранение, выдача, использование и обеспечение ухода за СИЗ, отражены в приказе Минздравсоцразвития России от 01.06.2009 № 290н.
Согласно этому документу работодатель обязан:
У работодателя есть право на:
За работником закрепляются обязанности:
Права работника сводятся к следующему:
Рекомендации экспертов по отражению спецодежды в бухучете и ее налогообложению можно посмотреть в Типовой ситуации от КонсультантПлюс «Как выдать и учесть спецодежду», получив бесплатный доступ к системе.
Личная карточка выдачи спецодежды: скачать бланк и образец
Лицевая сторона карточки учета выдачи СИЗ содержит информацию:
Оборотная сторона отражает данные о фактическом движении СИЗ по конкретному работнику: выдаче СИЗ, их возврате на склад.
О том, в какой ситуации могут потребоваться данные о выданных СИЗ, читайте в статье «Порядок оформления несчастного случая на производстве».
Образец заполнения личной карточки СИЗ на работника есть на нашем сайте.
Если СИЗ востребованы не постоянно, а нужны для периодического использования (например, при периодическом проведении работ или посещении объектов проверяющими или руководителем), для них может быть заведена карточка с записью «Дежурные» вместо данных работника.
Скачать бланк личной карточки СИЗ также можно на нашем сайте.
На нашем форуме можно узнать, как заполняют и ведут различную документацию ваши коллеги. Вот, например, ветка, где делятся опытом по заполнению личной карточки учета выдачи СИЗ.
Итоги
За работодателем законодательно закреплена обязанность по обеспечению защиты работника от вредных воздействий, которым он подвергается во время исполнения своих обязанностей, посредством СИЗ. Задачи по приобретению, хранению, уходу за СИЗ и их учету ложатся на работодателя.
Приказ о выдаче спецодежды на предприятии
Приказ о выдаче специальной одежды — это официальное распоряжение директора фирмы, которое составляется в обязательном порядке и в письменной форме. Документ подразумевает выдачу специально разработанной одежды, обуви и иных индивидуальных средств защиты персоналу в том случае, если их работа связана с вредными для здоровья производственными факторами.
Производственные факторы, на основании которых выдается спецодежда
Вот основные производственные факторы, на основании которых выдается спецодежда:
Если у работодателя есть сомнения, какую спецодежду выдать своим сотрудникам, то он всегда может посмотреть в карте аттестации (документ, в котором отображены все данные об условиях рабочей деятельности на предприятии).
Кто занимается разработкой приказа
Как известно, за систему сохранения жизни и здоровья работников в процессе трудовой деятельности на предприятии несет ответственность директор, а это значит, что приказ о выдаче спецодежды он может подготовить и сам. Но, как показывает практика, он назначает ответственного по охране труда, который должен разработать проект документа согласно требованиям российского законодательства. Далее он передает готовый документ на подпись директору.
Помимо директорской подписи, в документе должны стоять подписи всех сотрудников, фигурирующих в нем.
Какая информация должна быть отображена в документе
Сам документ не имеет унифицированной формы, но в нем должно быть указаны:
Что касается основного текста, то здесь должны присутствовать такие формулировки:
Правила, которых необходимо придерживаться при составлении документа
Составляя приказ, специалист должен придерживаться ряда требований:
Ошибки, которые допускаются специалистом чаще всего
Бывает такое, что при составлении документа специалист допускает ошибки. Вот самые основные:
Как устранить ошибки, которые были допущены при составлении документа
Чтобы исправить ошибки, недочеты в документе, необходимо следующее:
Заключение
Итак, в организации выдача специально разработанной одежды, обуви и иных средств защиты — это, во-первых, предотвращение и снижение негативного воздействия на организм рабочего персонала, основное место которого — производственная среда, имеющая вредные либо опасные факторы для человеческого организма, а во-вторых, — отличная защита от особых температурных условий и различного рода загрязнений. Вот почему директор предприятия должен предоставить своему персоналу регламентированную и декларированную российским законодательством специально разработанную одежду.
Как заполнить журнал выдачи СИЗ
Журнал средств индивидуальной защиты — это регистр, который помогает вести учет СИЗ, включая маски и перчатки. Обеспечивать работников вредных производств спецодеждой, обувью и другими предметами работодателей обязывают статьи 212 и 221 Трудового кодекса РФ.
Что относится к средствам индивидуальной защиты
Обязательным условием использования защитных изделий в организации является их сертификация. Недопустимо выдавать сотрудникам несертифицированные СИЗ, поскольку они должны соответствовать ГОСТам. Правила проведения сертификации таких изделий установлены:
Существуют 12 типов защитных индивидуальных средств в зависимости от цели защиты. Все они перечислены в ГОСТе 12.4.011-89 :
СИЗ в условиях пандемии коронавируса
В 2021 году, по рекомендациям Роспотребнадзора, средства индивидуальной защиты от коронавируса включены в СИЗ. Их выбор зависит от категории риска инфицирования работника, от вида выполняемых работ. Все профессиональные группы разделены на следующие категории риска:
Предложения по перечню СИЗ и нормативам их использования в течение смены приведены в приложении 1 к рекомендациям по применению СИЗ ( приказ Минтруда России от 09.12.2014 № 997н ). Маски медицинские должны соответствовать ГОСТ Р 58396-2019, респираторы фильтрующие — ГОСТ 12.4.294-2015 и ГОСТ 12.4.296-2015.
Носить маски и перчатки и регулярно обрабатывать руки антисептическими средствами настоятельно рекомендуется всем работникам, которым необходимо общаться в течение рабочего дня с большим количеством людей. СИЗ органов дыхания и перчатками сотрудников обеспечивают работодатели (письма Роспотребнадзора от 20.04.2020 № 02/7376-2020-24, от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27).
Какие документы используют для учета выдачи СИЗ
Учитывать документально защитные изделия необходимо, работодателя это подстрахует от лишних затрат и поможет организовать безопасные рабочие условия.
При этом законодательством не запрещено установить на предприятии собственные правила выдачи защитных изделий. В этом случае нормы обосновывают при проведении аттестации рабочих мест и утверждают локальным актом — положением о выдаче средств индивидуальной защиты.
Чтобы фиксировать выдачу, следить за содержанием и испытаниями СИЗ, используются несколько форм документов:
Работодатель вправе отказаться от бумажной формы и вести учет в электронном виде, но и в этом случае форма учетной карточки должна соответствовать установленной. В ней вместо личной подписи работника указывают реквизиты бухгалтерского документа, подтверждающего получение СИЗ.
Как оформить журнал выдачи СИЗ
Ответственным лицом за хранение и распределение защитных средств и, соответственно, за ведение журналов учета назначается руководитель подразделения.
Если бланк журнала признан первичным учетным документом (это закрепляют в локальным акте), необходимо оформить его надлежащим образом: пронумеровать, прошить, скрепить печатью организации, которую ставят на бумажную полоску с указанием количества страниц и заверительной подписью руководителя. Оттиск печати частично попадает на полоску, которая наложена на концы шнуровки, а частично — на последнюю страницу.
Уже готовый бланк журнала продается в типографии, но проще распечатать и оформить бланк самостоятельно, используя приведенный образец.
Содержание документа чаще всего такое:
Журнал учета выдачи СИЗ, образец заполнения
Вот для примера образец заполнения журнала выдачи защитных средств — одноразовых масок и перчаток.