формат счетов фактур в диадоке
Счета-фактуры в ЭДО
Счет-фактура — документ налогового учета, который предназначен для принятия к вычету покупателем суммы НДС. Регулируется п. 1 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации.
Электронный счет-фактура равнозначен бумажному, когда передан через оператора ЭДО и подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Передавайте счета-фактуры через Диадок. Экономьте свое время и место в бумажном архиве
Форматы счета-фактуры для ЭДО
Статья 169 Налогового кодекса Российской Федерации регулирует выставление счета-фактуры через ЭДО. Указано, что передавать подобные документы можно исключительно через оператора электронного документооборота в установленных форматах.
До начала 2020 года электронные счета-фактуры можно было передавать в двух форматах:
В 2020 году приказ от 2016 года утратил силу. Это значит, что счета-фактуры действительны лишь в одном виде в соответствии с новым приказом. Документы в старом формате, которые были выставлены до 1 января 2020 года, принимаются ФНС до конца 2022 года.
Новый формат счета-фактуры для ЭДО
Изменения затронули несколько аспектов, в том числе:
Также новый формат позволяет контрагентам заранее договориться, какие поля нужны в документе.
Как выставлять счет-фактуру через ЭДО
По закону выставить счет-фактуру через средства электронного документооборота можно только с помощью оператора, подтвержденного ФНС. Список таких операторов есть на сайте налоговой.
Как происходит обмен:
Датой выставления электронного счета-фактуры считается дата, указанная в подтверждении оператора ЭДО о том, что документ поступил к нему на сервер.
Требования к счету-фактуре, выставленному по ЭДО
Отправляйте счета-фактуры и другие документы в электронном виде через оператора, подтвержденного ФНС
Вопрос-ответ
Какой формат предусмотрен для исправленных счетов-фактур?
Формат электронных счетов-фактур описан в Приказе ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Форматы корректировочных счетов-фактур определены Приказом от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@ (действует до 01.10.2021) и Приказом от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Как отправить счет-фактуру в налоговую?
Порядок подачи отчетных документов в налоговые органы такой: ФНС присылает уведомление, в ответ на которое необходимо подготовить и отправить пакет документов. Далее налоговая подтверждает или отказывает в приеме в зависимости от корректности заполнения.
Каким числом выставить счет-фактуру через ЭДО, если не уложились в положенные пять дней?
Закон утверждает, что счет-фактуру полагается выставить в течение пяти календарных дней с момента покупки. Зачастую, если продавец не успел выставить документ, он указывает необходимую дату. Это возможно как в бумажном документообороте, так и в ЭДО. Продавцу достаточно выбрать необходимую дату документа.
Что будет, если продавец не успел выставить счет-фактуру? В текущем законодательстве штрафных санкций не предусмотрено. Если документ заполнен правильно, ФНС не откажет в вычете НДС, несмотря на опоздание.
Можно ли отправить счет-фактуру в формате PDF по ЭДО?
Для счета-фактуры формат утвержден Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@. Единственно возможный формат для передачи счета-фактуры по ЭДО — XML. Выставление счетов-фактур в PDF или других произвольных форматах — нарушение требований НК РФ.
Как отправить счет-фактуру
Формирование счета-фактуры в системе Диадок
1. Для создания счета-фактуры необходимо войти в Диадок (см. Как войти в Диадок?), нажать кнопку +Новый документ и выбрать пункт Счет-фактура (см. рис. 1).
Рис. 1. Создание счета-фактуры
Рис. 2. Заполнение счета-фактуры
Поля, заполненные некорректно, будут подсвечены розовым цветом (см. рис. 3).
Рис. 3. Некорректно заполненные поля
Cформированный электронный документ можно просмотреть в печатной форме. Для этого следует нажать ссылку Предварительный просмотр (см. рис. 4).
Для того чтобы отправить документ, необходимо нажать кнопку Перейти к отправке (см. рис. 4).
Рис. 4. Переход к отправке и предварительный просмотр счета-фактуры
3. Со страницы предварительного просмотра можно скачать документ или вернуться к его редактированию. Для того чтобы перейти к отправке документа, необходимо нажать Вернуться к отправке (см. рис. 5).
Рис. 5. Выбор действия при просмотре документа
Откроется страница отправки (см. рис. 6). Для подписания и отправки необходимо нажать Подписать / Подписать и отправить контрагенту.
Рис. 6. Страница отправки
Система не позволит отправить документ с ошибками (см. рис. 7), поэтому перед отправкой необходимо убедиться, что все разделы заполнены корректно и не требуют исправлений.
Загрузка готового файла счета-фактуры в Диадок
Рис. 8. Загрузка файла с компьютера
2. В открывшемся диалоговом окне выбрать файлы для загрузки и нажать Открыть (см. рис. 9). После чего сразу появится страница отправки (см. рис. 6).
Отправка счета-фактуры через Диадок
1. После формирования / загрузки счета-фактуры открывается страница отправки (см. рис. 6).
2. Отправленный документ отразится на странице Исходящие со статусом Ожидается извещение о получении (см. рис. 10).
Рис. 10. Исходящие документы
По мере обработки исходящий счет-фактура может принимать следующие статусы:
3. Кликнув по имени файла в списке Исходящие, можно перейти на страницу документооборота счета-фактуры (см. рис. 11).
Рис. 11. Страница документооборота
На странице документооборота есть возможность согласовать его, просмотреть связанные документы, сохранить, аннулировать, распечатать или переместить счет-фактуру в папку Удаленные. Для этого имеются соответствующие кнопки.
Формат электронных документов
На электронный документооборот (ЭДО) с контрагентами уже переведены основные типы документов. Для них ФНС России разработала требования к форматам. Разбираемся, что важно отразить в документах и на какую законодательную базу опираться.
Электронные документы делятся на формализованные и неформализованные. Формализованными называют документы с расширением xml, формат которых разработан ФНС. Обработка таких документов в налоговой происходит автоматически, так как их структура для ЭДО неизменна.
Если организация самостоятельно определяет формат своих документов, они считаются неформализованными. Формат может быть любой: docx, pdf, jpg и др. Юридическая значимость таких документов подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП), что позволяет отправлять их контрагентам по ЭДО.
В Диадоке все документы соответствуют требованиям налоговой
Формат документов в ЭДО
Формат каждого формализованного документа прописывается в приказах ФНС. Сегодня для ЭДО законодательно утвержден xml-формат. Контрагенты могут выгружать документы из информационной системы в удобном для них формате. Однако для ФНС придется приводить их к утвержденному виду.
Приведем основной перечень документов, которые поддерживают формат xml в ЭДО.
Счет-фактура
В счете-фактуре прописывается сумма НДС, которую продавец включает в стоимость отгруженного товара.
Порядок обмена утвержден приказом Минфина от 05.02.2021 № 14н.
Формат счетов-фактур для ЭДО установлен приказом ФНС от 19.12.2018 № MMB-7-15/820@.
Универсальный передаточный документ (УПД)
УПД нужно использовать при объединении всей информации из первичного учетного документа и счета-фактуры. Документ может быть односторонним или двусторонним. В первом варианте в УПД содержатся вся информация по сделке и подпись продавца. Во втором еще отражены реквизиты покупателя и его подпись.
Формат УПД для ЭДО определяется тем же приказом ФНС, что и для счетов-фактур.
Корректировочный счет-фактура
В некоторых случаях в выставленных документах могут измениться цена, количество товара или услуги. Для фиксации этих изменений существует корректировочный счет-фактура — в нем прописывают разницу между суммами и рассчитывают новый размер НДС.
Для регулирования формата корректировочного счета-фактуры ФНС выпустила приказ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Акт приемки-сдачи работ (услуг)
Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.
Формат акта по ЭДО не унифицирован, но закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» устанавливает обязательные реквизиты для документа. Тем не менее ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
Товарная накладная
С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Форма называется ТОРГ-12 и не считается обязательной. Документ состоит из двух файлов — сведений со стороны продавца и покупателя.
Формат накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@.
Универсальный корректировочный документ (УКД)
В таком формате совмещены корректировочный счет-фактура и документ об изменении стоимости работ или товаров. Электронный УКД может быть как односторонним, так и двусторонним — варианты такие же, как у УПД.
Отправка УKД возможна только через оператора ЭДО в формате, утвержденном приказом ФНС от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@.
Подключайтесь к Диадоку и обменивайтесь формализованными и неформализованными документами
Законодательная база
Использование технологий ЭДО регламентируется рядом законов:
Форматы документов регламентируются в ЭДО приказами ФНС. Сам электронный документооборот становится обязательным для компаний. Это касается маркировки и прослеживаемости товаров, а также электронной отчетности и ЭДО в госзакупках.
Вопрос-ответ
В каком формате выгружать и отправлять документы для ЭДО?
При отправке документов через оператора ЭДО необходимо сохранить файл в формате xml, который составлен по требованиям приказов ФНС России. Такие документы принимают в налоговой и судах, их не нужно распечатывать на бумаге.
Неформализованные документы используют для ЭДО между контрагентами в формате doc, xlsx, pdf, jpg и др. Для этого их нужно подписывать квалифицированной электронной подписью. Чтобы сдать такие документы в ФНС, придется выполнить больше действий:
Это приводит к трате ресурсов компании: времени сотрудников, бумаги, картриджей для принтера.
Какая связь у видов и форматов документов ЭДО?
Все формализованные документы имеют формат xml, а неформализованные — любой другой.
Какие были изменения в требованиях к форматам и формам документов в 2021 году?
В конце 2020 года вышел приказ ФНС России № ЕД-7-26/736@, который определил новые требования для формата УКД и корректировочного счета-фактуры с 1 октября 2021 года. Изменения внесли для соответствия документов требованиям систем прослеживаемости и маркировки.
Новая форма счета-фактуры стала действовать с начала работы системы прослеживаемости. С 8 июля 2021 года на импортируемые партии товаров обязательно назначают регистрационный номер (РНПТ). Из-за этих изменений в бумажных счетах-фактурах появились строка 5а для сведений о документе на отгрузку и графа 1 для номера записи.
Контрагенты могут заполнять электронный счет-фактуру в соответствии с требованием приказа ФНС РФ от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@.
Почему формат xml нельзя загружать в систему ЭДО?
В Диадоке такое может произойти из-за того, что формат документа устарел и не соответствует действующим приказам ФНС России. В этом случае система выдает предупреждение и предлагает исправить файл в соответствии с новыми требованиями. Иначе налоговая не примет его.
Выгружать документы из системы ЭДО также удобнее в формализованном виде. Если в учетной системе компании их создают в других форматах, то для передачи по ЭДО необходимо конвертировать УПД и прочие документы в формат xml. Диадок справляется с этой задачей с помощью коннектора «Доставка». Документы, которые создаются прямо в системе ЭДО, автоматически соответствуют установленному формату.
Поможем организовать работу с формализованными документами
Формирование и отправка счетов-фактур
Чтобы сформировать и отправить счет-фактуру, выполните следующее:
Выберите способ подготовки счета-фактуры:
Файлы со счетами-фактурами возможно загрузить только в установленном формате XML (при этом имя файла утверждено и регламентировано, поэтому изменять его нельзя). Для этого сформируйте документ с помощью других программ.
При загрузке файла сервис определяет нужные данные (номер, дату счета-фактуры, сумму всего по счету-фактуре и сумму НДС) и проверяет на соответствие формату.
Если файл со счетом-фактурой не соответствует установленному формату, сервис сообщит об этом и отправит счет-фактуру как обычный документ (см. статью Создание и отправка ). Такая отправка не соответствует регламенту обмена счетами-фактурами.
Если необходимо изменить получателя, нажмите на получателя в поле «Получатель » (см. рисунок). Поле очистится. Введите название или ИНН организации, в которую отправляется документ. При вводе первых букв названия или цифр ИНН появляется список организаций. Выберите нужную.
Если у получателя в организации есть несколько подразделений, выберите из раскрывающегося списка подразделение, в которое сразу будут отправлены документы.
При отправке нескольких документов, если они все предназначены одному контрагенту, документы по умолчанию связываются (устанавливается флажок « Связать документы » ). Связанные документы показываются вместе в списках входящих и исходящих документов. Переключение между ними также возможно с помощью кнопки « Связанные документы » непосредственно на странице документа.
Если нужно удалить загруженный документ, нажмите на крестик справа (см. рисунок).
Сменить сертификат на другой возможно с помощью ссылки «выбрать другой » при подписании документов либо в персональных настройках.
Электронный счет-фактура подписывается единственной подписью руководителя или иного уполномоченного лица (согласно ст. 169 НК РФ), и не требует подписи главного бухгалтера, в отличие от бумажного счета-фактуры.
После отправки счета-фактуры придет подтверждение Оператора, на которое нужно сформировать и отправить извещение о получении. Для удобства Диадок все извещения формирует и подписывает автоматически. Если у пользователя несколько сертификатов, подписание происходит сертификатом, который выбран для подписания документов в персональных настройках. Если сертификат не выбран, выберите его на странице просмотра счета-фактуры или в персональных настройках. Также если пользователь зашел под логином, автоподписание не запустится.
Счет-фактура должен пройти все этапы документооборота. Cостояние счета-фактуры в документообороте отображается на странице просмотра документа.
Образец заполнения счета-фактуры
Новые правила заполнения счета-фактуры (его бумажной формы) регламентируются Постановлением Правительства от 26.12.2011 №1137, которое вступило в силу в январе 2012 года. Это постановление утверждает порядок заполнения счетов-фактур, форму документа, форму корректировочных и исправленных счетов-фактур, форму журнала учета и книг покупок и продаж. Выше мы попытались предоставить исчерпывающий пример заполнения счета-фактуры а также дать полную инструкцию по заполнения счета-фактуры по новым правилам.
В связи с тем, что Постановление было опубликовано в январе 2012 года, в Письме Минфина РФ от 31.01.2012 № 03-07-15/11 указывалось, что до начала очередного налогового периода, то есть до 1 апреля 2012 года, наряду с новыми формами можно было использовать старые формы соответствующих документов, которые были утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914 “Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость”.
Правильное заполнение счета-фактуры — это гарантия возможности своевременно и в полном размере получить налоговый вычет. В связи с тем, что теперь использование старых форм документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, будет незаконным, рекомендуем вам тщательно ознакомиться с новыми формами этих документов и с подробным образцом заполнения счета-фактуры.