формат сохранения регистров бухгалтерского учета в электронном виде
Регистры бухгалтерского учета
Автор: Ольга Толоконникова, и. о. заместителя руководителя Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ»
Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», декабрь 2020
В процессе отражения фактов хозяйственной деятельности и оформления первичных документов каждому бухгалтеру необходимо формировать регистры бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона №402-ФЗ). Рассмотрим подробнее создание и настройку данных регистров бухучета в программе «1С:Бухгалтерия 8», ред. 3.0.
Обязательные реквизиты регистров бухучета
Согласно ч. 1 ст. 9 Закона 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни необходимо оформлять первичными учетными документами, а в свою очередь данные первичных учетных документов подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. В учетной политике каждая организация самостоятельно указывает периодичность составления регистров бухгалтерского учета.
Необходимыми реквизитами регистров бухгалтерского учета являются, согласно ч. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ – наименование регистра, наименование экономического субъекта, составившего регистр, дата начала и окончания ведения регистра и (или) период составления регистра, хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета, величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения, наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра, ФИО и подписи лиц, ответственных за ведение регистра.
Регистры бухучета в «1С»
Рассмотрим регистры бухгалтерского учета, которые используются в программе «1С:Бухгалтерия предприятия 8», ред. 3.0. Для этого предусмотрены стандартные отчеты, которые находятся в разделе «Отчеты» и «Справки-расчеты» в разделе «Операции».
Чтобы настроить в данных регистрах отображение должности и расшифровки подписи ответственных лиц, необходимо предварительно зайти в раздел «Главное» – «Организации» – «Подписи» – «Ответственные за подготовку отчетов». Далее требуется выбрать ответственных в полях «Бухгалтерские регистры», «Налоговые регистры» и «Статистическая отчетность». Чтобы установить даты, с которых подпись ответственного лица будет выводиться в бухгалтерских регистрах, перейдите по ссылке «История».
Настройка регистров бухгалтерского учета
Рассмотрим формирование регистра бухгалтерского учета на примере оборотно-сальдовой ведомости по счету в разделе: «Отчеты» – «Оборотно-сальдовая ведомость по счету».
В поле «Период» укажите временной интервал, за который хотели бы просмотреть данные, в поле «Счет» – необходимый счет учета.
Однако, если внимательно посмотреть, то можно определить, что сформированных данных недостаточно для указания всех обязательных реквизитов, поименованных в ч. 4 ст. 10 Закона № 402-ФЗ, а значит данный отчет не может считаться регистром бухгалтерского учета. Для формирования регистра бухгалтерского учета необходимо выполнить ряд дополнительных, используя команду «Показать настройки» над табличной частью отчета.
На закладках «Группировка и Отбор» можно задать группировку по аналитическим объектам, установить детализацию по субсчетам, выбрать разбивку по периодам времени, установить отбор. На закладке «Оформление» установите флажки «Заголовок», «Единица измерения» и «Подписи» в нижней части закладки (рис.4).
Теперь отчете появились дополнительные реквизиты: единица измерения и подписи ответственных лиц.
Отчеты «Справка-расчет», которые формируются по регламентным операциям закрытия месяца и которые находятся в разделе: «Операции» – «Справки-расчеты» также используются как регистры бухгалтерского учета. Необходимые реквизиты настраиваются аналогично.
Подписание и сохранение регистров бухучета в электронном виде
Для создания регистра бухгалтерского учета в электронном виде необходимо нажать на кнопку «Регистр учета» и выбрать «Подписать ЭП и сохранить».
Чтобы сохранить регистр бухгалтерского учета (без подписи) необходимо нажать на кнопку «Регистр учета» и выбрать «Сохранить», таким образом данный регистр будет в электронном виде помещен в Архив регистров учета, в дальнейшем его можно распечатать и подписать.
Архив электронных документов
Без бумаги
Федеральные стандарты бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы c 2019 г. устанавливают приоритетный порядок составления и хранения бухгалтерской (финансовой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью (пункт 13 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности», пункт 12 стандарта «Представление бухгалтерской (финансовой) отчетности». Составление отчетности на бумажном носителе допускается только в случае отсутствия возможности формирования и хранения ее в электронном виде, или если необходимость составления и хранения на бумажном носителе установлена законодательно.
Таким образом, в настоящее время на законодательном уровне созданы условия для минимизации бумажного документооборота, вплоть до его полного исключения.
Единый порядок хранения бухгалтерской документации
В редакции 2 программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» реализован единый порядок хранения первичных документов, регистров учета и бухгалтерской (налоговой) отчетности в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Для того чтобы электронный документ признавался равнозначным документу на бумажном носителе, он должен быть подписан квалифицированной электронной подписью (п.1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи создается аккредитованным удостоверяющим центром, либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (п.3 статьи 2 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
Архив электронных документов может храниться непосредственно в информационной базе бухгалтерского учета (локально или «в облаке» по технологии 1cFresh). При больших объемах документооборота может использоваться внешнее файловое хранилище.
Регистры бухгалтерского учета в форме электронных документов
Автор: Фурагина О., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
Если регистры бухгалтерского учета (первичные учетные документы) формируются в электронном виде, какие требования к их заполнению предъявляются?
Согласно п. 11 Инструкции № 157н регистры бухгалтерского учета составляются по унифицированным формам, установленным в рамках бюджетного законодательства. Напомним, что в настоящее время необходимые формы регистров утверждены Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.
Если формы каких-либо регистров не унифицированы, учреждение вправе установить их в рамках формирования своей учетной политики. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержать такие документы, приведен в п. 11 Инструкции № 157н и Приказе № 52н.
Первичные (сводные) учетные документы, регистры бухгалтерского учета составляются в форме электронного документа, подписанного квалифицированной электронной подписью, или на бумажном носителе в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, а также в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе (п. 32 СГС «Концептуальные основы», п. 11, 19 Инструкции № 157н).
При этом реестр электронных документов (регистр, содержащий перечень (реестр) электронных документов) формируется в соответствии с установленной в рамках документооборота периодичностью формирования регистров бухгалтерского учета (журналов операций) на бумажном носителе (операционный день, месяц, квартал) и подшивается в отдельную папку (дело) (п. 11 Инструкции № 157н).
Исправления отражаются в электронном регистре бухгалтерского учета лицами, ответственными за ведение регистра, в порядке, предусмотренном для бумажных регистров, и записями, подтвержденными справками (п. 18 Инструкции № 157н).
К сведению: при наличии технической возможности учреждение вправе хранить первичные электронные документы (электронные регистры) на электронных носителях с учетом требований законодательства РФ, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах (п. 33 СГС «Концептуальные основы»).
В приложении 5 к Приказу № 52н установлено несколько особенностей формирования и составления документов в электронном виде.
Отметки бухгалтерии о принятии объекта к учету или его выбытии в случае передачи лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни, первичных учетных документов в виде электронных документов, подписанных электронной подписью, в оформленном первичном учетном документе не проставляются. В этом случае отметки бухгалтерии об отражении в учете указанных операций, а также бухгалтерские записи оформляются в бухгалтерской справке (ф. 0504833).
Копии электронных документов на бумажном носителе заверяются в порядке, установленном учреждением в рамках формирования своей учетной политики.
Из всех форм, представленных в Приказе № 52н, отдельно сказано только о заполнении инвентарной карточки (ф. 0504031) в электронном виде.
В частности, указано, что при ведении инвентарных карточек (ф. 0504031) в виде электронных документов (регистров) отражается дата формирования копии инвентарной карточки на бумажном носителе.
Кроме того, при ведении инвентарной карточки в виде электронного документа (регистра) копии таких документов формируются на бумажных носителях: в обязательном порядке при закрытии инвентарной карточки (выбытии инвентарного объекта), а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры, в иных случаях, предусмотренных локальным правовым актом субъекта учета в рамках формирования им учетной политики.
Учреждение обязано обеспечить сохранность инвентарных карточек, созданных в виде электронных документов (регистров), до момента их передачи в архив. Порядок хранения электронных регистров определяется в рамках формирования учетной политики.
Как видим, особенных требований к заполнению бухгалтерских учетных документов в электронном виде СГС «Концептуальные основы», Инструкция № 157н и Приказ № 52н не содержат. Следовательно, их нужно заполнять так же, как и на бумаге.
Регистры бухгалтерского учета: составление и хранение в электронном виде
Новые требования закона о бухгалтерском учете
В частности, изменены принципы и субъекты регулирования бухгалтерского учета, понятие объектов бухгалтерского учета, отменена обязанность применения унифицированных форм первичных документов, установлен новый состав бухгалтерской (финансовой) отчетности и порядок ее представления, введено понятие электронного первичного документа и т. д.
Примечание:
* Подробнее о положениях Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, устанавливающего новые требования к первичным документам и регистрам бухгалтерского учета читайте в № 11 (ноябрь) за 2012 год.
Согласно статье 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.
В соответствии с частью 1 статьи 10 Закона № 402-ФЗ данные, которые содержатся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета. Формы указанных регистров утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 5 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).
Порядок ведения регистров бухгалтерского учета определен в статье 10 Закона № 402-ФЗ.
Обязательными реквизитами регистров бухгалтерского учета согласно части 4 статьи 10 Закона № 402-ФЗ являются (рис. 1):
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименование должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Согласно части 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (ЭП).
В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (ч. 8 ст. 10 Закона № 402-ФЗ).
Начиная с релиза 3.0.16 программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) и релиза 2.0.42 программы «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 2.0), реализована возможность формировать регистры бухгалтерского учета с учетом требований Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Для этого в каждом стандартном отчете программы пользователь может дополнительно отобразить единицу измерения, должность и расшифровку подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета (см. рис. 1).
Для формирования регистров бухгалтерского учета в программе «1С:Бухгалтерия 8» можно использовать следующие стандартные отчеты:
— Оборотно-сальдовая ведомость по счету;
— Обороты между субконто;
— Отчет по проводкам;
Чтобы в стандартных отчетах «1С:Бухгалтерии 8» отобразились должности и расшифровки подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета, необходимо предварительно выполнить настройки в регистре сведений Ответственные лица организации, а также в Панели настроек сформированного стандартного отчета программы (например, отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету).
Кроме стандартных отчетов программы, начиная с релиза 3.0.19 в «1С:Бухгалтерии 8», существует возможность сформировать регистры бухгалтерского учета из Справок-расчетов, оформляемых по регламентным операциям закрытия месяца (списание косвенных расходов, себестоимость выпущенной продукции и оказанных услуг и т. п.).
Подробный порядок формирования регистров бухгалтерского учета в программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0) приведен в № 7 (июль) «БУХ.1С» за 2013 год, стр. 6. Рекомендации могут применить и пользователи «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 2.0).
Составление регистра бухгалтерского учета в электронном виде в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Согласно части 6 статьи 10 Закона № 402-ФЗ регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
В программе «1С:Бухгалтерия 8» (ред. 3.0), начиная с релиза 3.0.21, существует возможность формирования регистров бухгалтерского учета в электронном виде с подписанием электронной подписью.
Для создания регистра бухгалтерского учета в электронном виде (рис. 2):
Хранение регистров бухгалтерского учета в электронном виде
После подписания и сохранения, регистр бухгалтерского учета в электронном виде помещается в Архив регистров учета (рис. 3).
Для просмотра архива и сохранения регистра в файл с ЭП выполните следующее:
Выбранный документ успешно сохранен в соответствующий каталог.
Электронный документ можно открыть в печатной форме через просмотр из файла формата.pdf и проверить содержимое сформированного электронного документа.
ФСБУ 27/2021 в 1С: оформление, исправление и хранение документов бухучета
Оформление документов бухучета в «1С:Бухгалтерии 8»
Пользователям «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 при оформлении фактов хозяйственной жизни доступны печатные формы первичных учетных документов:
содержащиеся в альбомах унифицированных форм, например, формы № Торг-12, № АО-1, № ИНВ-22 и др. Указанные формы не обязательны к применению, но могут использоваться для ведения бухучета (при условии отражения в учетной политике организации), т. к. полностью соответствуют Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ (см. Информацию Минфина России № ПЗ-10/2012);
предложенные разработчиками программы, например, Акт на передачу прав, Акт сверки (с контрагентом), Акт на списание материалов и др.
Если организация применяет электронный документооборот (ЭДО) со своими контрагентами, то в программе можно создавать электронные первичные документы, в том числе по xml-форматам, утвержденным ФНС России. Например, документ о передаче товаров при торговых операциях, утв. приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@, документ о передаче результатов работ (документ об оказании услуг), утв. приказом ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@.
По мере развития функционала программы список печатных форм активно пополняется всевозможными справками-расчетами, с помощью которых бухгалтер получает готовые первичные документы, соответствующие требованиям законодательства и подтверждающие расчеты в удобной наглядной форме, например, Рублевые суммы документа в валюте, Справка-расчет начисления процентных расходов и др.
Большая группа справок-расчетов формируется при выполнении в программе регламентных операций при закрытии месяца, например, Амортизация, Распределение косвенных расходов, Признание расходов по ОС, поступившим в аренду и др. Такие справки-расчеты доступны по одноименной кнопке в форме обработки Закрытие месяца.
Любую справку-расчет можно вывести на печать или сохранить в электронном виде, в том числе подписав электронной подписью (ЭП), рис. 1. Электронные первичные документы хранятся в архиве непосредственно в информационной базе, в которой работает пользователь.
Рис. 1. Справка-расчет как первичный документ
Обратите внимание, что печатные формы документов, которые созданы в программе, подписаны ЭП и сохранены как электронные документы, хранятся в отдельном архиве. А электронные документы, отправленные или полученные через сервис 1С-ЭДО, хранятся в другом архиве. Поэтому при подготовке документов в ответ на требование ФНС механизм поиска электронных документов одного и другого вида различается.
Если пользователя не устраивает набор предложенных программой форм документов, то он может разработать свои формы документов и использовать их, подключив в качестве внешних печатных форм. Незначительные изменения в шаблоны печатных форм можно вносить и без специальной разработки.
Как в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 контролировать наличие и оформление «бумажных» первичных документов, см. в статье «Контроль наличия и оформления первичных документов в «1С:Бухгалтерии 8».
Как контролировать наличие первичных учетных документов при использовании 1С-ЭДО, см. в статье «Как бухгалтеру контролировать наличие первички при использовании 1С-ЭДО».
В соответствии с положениями Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат обязательной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
В «1С:Бухгалтерии 8» за основу регистров бухгалтерского учета взяты стандартные отчеты (оборотно-сальдовые ведомости по счетам, анализы счетов и анализы субконто, карточки счетов и т. д.), к которым добавлены обязательные реквизиты: единица измерения, должность и расшифровка подписи лица, ответственного за ведение регистров бухгалтерского учета. Регистр бухгалтерского учета также можно сохранить в архив, в том числе подписав электронной подписью (рис. 2).
Рис. 2. Регистр бухгалтерского учета
Состав и формы документов бухучета определяет и утверждает руководитель экономического субъекта.
Программа «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 позволяет сформировать печатные формы приказа об учетной политике, учетной политике по бухгалтерскому и налоговому учету, а также приложения к ним, в том числе список используемых форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
Любую печатную форму можно отредактировать с помощью встроенного текстового редактора, сохранить в одном из доступных форматов и/или вывести на печать.
Корректировка документов бухучета в «1С:Бухгалтерии 8»
При внесении изменений в документы бухгалтерского учета, составленные как в бумажном, так и в электронном виде, следует различать:
собственно ошибки, допущенные при оформлении документа. Например, ошибкой будет считаться цена товара, не соответствующая договору, или неверные реквизиты сторон;
корректировки, связанные с появлением новых фактов хозяйственной жизни. К таким корректировкам можно отнести, например, изменение тарифов задним числом или предоставление скидок покупателю за выполнение плана закупок.
Ошибки по счетам бухгалтерского учета, допущенные в регистрах, в программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0, как правило, исправляются с помощью документа Операция. В некоторых случаях можно использовать документы Корректировка реализации или Корректировка поступления, если выбрать вид операции Исправление в первичных документах. При проведении указанных документов исправления в регистры бухгалтерского учета вносятся автоматически.
При этом в документе Корректировка реализации поддерживается методика исправлений ошибок в бумажном первичном документе путем выставления его исправленного варианта. Для обеспечения этой методики внесение исправления отражается в дополнительных полях первичного документа (товарной накладной ТОРГ-12, акта об оказании услуг): Исправление № и от. В данных полях указывается номер и дата исправления по аналогии с исправлением счета-фактуры.
Во исполнение требований ФСБУ 27/2021 рекомендуется:
на исправляемом (ошибочном) документе сделать пометку, что он исправлен;
сформированный программой исправленный вариант первичного документа физически прикрепить к исправляемому документу.
Корректировку регистров бухгалтерского учета, связанную с появлением новой информации, также можно выполнить с помощью документа Операция. В некоторых случаях можно использовать документы Корректировка реализации или Корректировка поступления с видом операции Корректировка по согласованию сторон. В отличие от ситуации с обнаруженной ошибкой, такие корректировки не меняют первичные учетные документы. При этом в программе доступна печатная форма документа Соглашение об изменении стоимости, с помощью которого можно подтвердить новый факт хозяйственной жизни.
Исправление электронных первичных учетных документов ФСБУ 27/2021 допускает выполнять путем составления нового (исправленного) электронного документа. При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа. Именно такая методика исправления и корректировки электронных документов поддержана в сервисе 1С-ЭДО.