формы контроля за выполнением работы
Как контролировать работу персонала: эффективные методы и инструменты
Без качественного контроля над выполнением задач добиться хороших результатов практически невозможно. Тем более, когда речь идет о бизнесе. Будь то интернет-магазин или стационарная розничная точка, контролировать работу персонала необходимо одинаково тщательно. Наша сегодняшняя статья о том, как организовать систему, которая повысит эффективность труда и поможет в достижении поставленных бизнес-целей.
Зачем контролировать персонал?
Персонал – движущая сила компании. Репутация и успешность бренда во многом зависит именно от сотрудников. Важна их квалификация, коммуникационные навыки, креатив, скорость мышления, целеустремленность, стрессоустойчивость, умение разрешать конфликты. Но какими бы талантливыми ни были специалисты, они нуждаются в координации действий. Ее обеспечивает руководство.
Контроль необходим в абсолютно любой сфере, где ставятся какие-либо задачи. Главное условие реализации – систематичность и отсутствие чрезмерности. Лучше всего разработать полноценную систему, ориентированную на выполнение регламента, планов и достижение ключевых показателей эффективности (KPI).
Схема управления персоналом
Грамотная система наряду с деловым или демократическим стилем управления позволяет:
Тотальный контроль и авторитарный режим управления только ухудшат ситуацию, демотивируют персонал и создадут угнетающую обстановку в коллективе, не имеющую ничего общего с продуктивным трудом.
Отсутствие контроля также приводит к серьезным негативным последствиям. Как минимум, это:
Суть и виды управленческого контроля
Управленческий контроль подразумевает сравнение текущего положения дел с заранее разработанным идеальным планом, сопровождение и направление бизнес-процессов.
Существует несколько видов управленческого контроля:
На первом этапе рассчитывается оптимальное количество человеческих и материальных ресурсов, необходимых для выполнения конкретной задачи. Оценивается готовность компании к реализации плана и уровень понимания основных требований среди персонала.
На втором этапе контролируется соблюдение сроков и достижение запланированных показателей. При выявлении отклонений от плана оперативно вносятся нужные корректировки.
Последний шаг – подведение итогов. Достигнутые показатели сравниваются с прогнозами и планами, выполняется анализ обнаруженных проблем.
Виды управленческого контроля
Проблемы могут быть разными – множество пропущенных звонков из-за нехватки операторов, недостаточная выработка менеджеров по причине фиксированной оплаты, не учитывающей разницу в объемах продаж. В таких случаях нужно искать способы устранения недостатков. Например, нанять дополнительного сотрудника для работы в call-центре или ввести гибкую систему оплаты, предусматривающую бонусы за выполнение и перевыполнение плана.
Лучших сотрудников поощряют. Недостаточный уровень профессионализма и эффективности – повод сделать замечание или предупреждение. С сотрудниками, показывающими отрицательную динамику, прощаются.
Преимущества грамотного управленческого контроля для предприятия:
Принципы управления работой сотрудников
Эффективность работы в компании нужно оценивать по конкретным критериям. Они могут отличаться в зависимости от специфики должности и отдела, категории персонала, особенностей бизнес-процессов. Эти критерии вносятся в планы, которые являются ориентиром для последующего управления персоналом.
Ключевые показатели эффективности:
Выполнить поставленные задачи качественно, в рамках заданных сроков и сверхнормативных объемов довольно сложно. Поэтому руководство обычно выделяет приоритетный показатель, учитывая текущий уровень загруженности сотрудников, вес и значимость каждой функции. Иногда применяется усредненная величина оценки, выраженная в процентном соотношении суммы различных KPI.
Характеристики эффективного контроля
Оценочные критерии должны быть объективными, достижимыми и по возможности измеримыми. Проще всего управлять деятельностью менеджеров по продажам. В процессе смотрят на выполнение нормативных объемов, выручку, размеры среднего чека, конверсии. Маркетологов контролируют по количеству привлеченного трафика. Операторов call-центра – по числу клиентов, совершивших покупку после общения с сотрудником.
Для контроля деятельности, не предполагающей достижения определенных показателей, используется не количественная, а качественная оценка.
Помимо основных KPI, оценивается:
Система KPI должна быть простой, понятной и мотивирующей для персонала. Перед внедрением ее нужно тестировать и устранять недочеты. В будущем она станет планкой и будет отображать главные цели для сотрудников компании.
В управлении нельзя допускать таких ошибок:
Основные методы контроля
Контролировать персонал необходимо постоянно и открыто, с дополнительной мотивацией и обратной связью между начальником и подчиненным. При этом одновременно с нормированием труда по KPI стоит использовать комплекс информационных, организационных и технических методов.
Планерки и собрания
Банальный, но довольно эффективный метод координации – короткие встречи длительностью до 60 минут. Проводить их можно ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
Потенциальная тематика встреч:
Планерки проводятся в онлайн или в офлайн режиме.
Услуга «Тайный покупатель»
Критерии оценки в анкете «тайного покупателя»
В процессе заполняются контрольные пункты анкеты:
На основании собранной информации составляется подробный отчет, который помогает принимать соответствующие управленческие решения – премирование, невыплата бонусов, дополнительное обучение, увольнение.
Аудио и видеонаблюдение
С помощью специализированной техники и оборудования организовывают технический контроль. Прежде всего, это аудиозапись разговоров сотрудников и видеонаблюдение.
Видеонаблюдение позволяет отследить, чем занимается персонал в офисе, на складе или в точках самовывоза. Чтобы получить информацию о поведении за длительный период, систему наблюдения подключают к компьютеру. Так можно просмотреть интересующие фрагменты с удаленностью в несколько месяцев, оценить профессиональную активность отдельного работника.
Благодаря аудиозаписям телефонных разговоров выясняется, выполняет ли сотрудник все возложенные на него служебные обязательства:
Онлайн-мониторинг
Онлайн-мониторинг предусматривает контроль персонала в режиме реального времени. Используя этот метод, руководство может в любой момент посмотреть в монитор сотрудника и узнать, чем он занимается.
Цели онлайн-мониторинга:
Инструменты для автоматизации контроля
Один из основных факторов успешности управления персоналом – автоматизация контроля. Реализовать ее можно с помощью специальных программ, онлайн-сервисов, систем учета рабочего времени, CRM. Такие решения позволяют добиваться соблюдения установленных правил, обеспечивают продуктивность и подотчетность работников.
Схема учета рабочего времени на предприятии
Выбирать следует вариант, который наиболее соответствует бизнес-задачам компании. Чтобы не переплачивать, нужно приобретать ПО только с необходимыми опциями. Перед покупкой желательно протестировать функционал сервиса, воспользовавшись бесплатным пробным периодом.
На рынке присутствует множество разнообразных инструментов для автоматизации контроля, поддерживающих следующие функции:
Отдельные функции для управления персоналом есть в облачном сервисе «ЕКАМ». В системе формируются детализированные отчеты по дням, проданным позициям и по каждому отдельному сотруднику. Ориентируясь на эти данные, можно выделить и премировать лучших специалистов, отслеживать остатки и списания товара, выявлять причины недостач и предотвращать воровство.
В разделе «Аналитика» ведется учет важных данных по работникам отдела продаж. Информация отображается в разрезе интересующего периода – за предыдущий или текущий день, неделю, месяц.
Доступны такие показатели:
Начисления и выплаты сотрудникам учитываются в разделе «Финансы».
Качественное управление персоналом предполагает планомерную систематическую работу. В первую очередь, это базовая компетенция руководителя. Руководство компании должно внедрить гибкую систему KPI для разных рабочих процессов, проводить регулярные собрания с обсуждением динамики реализуемых задач, задействовать комплексные методы контроля.
Также стоит использовать вспомогательное ПО и онлайн-сервисы, которые оптимизируют время на проверку, упрощают процесс и дают много дополнительных функций. Автоматизированные системы требуют первоначальных вложений, но обычно такие затраты с лихвой окупаются.
Правильный контроль дает объективное и точное представление о том, насколько качественно персонал выполняет свои служебные обязанности. Эта информация – хорошая отправная точка для улучшения всех показателей деятельности компании в целом.
У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы
Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно
Читайте также
Соглашение о конфиденциальности
и обработке персональных данных
1.Общие положения
1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.
1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.
1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:
«Пользователь» –
либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;
либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;
которое приняло условия настоящего Соглашения.
1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.
1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).
2.Обязанности Сторон
2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.
2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.
2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.
2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:
(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;
(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;
(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;
(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;
(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.
2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.
2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».
2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.
2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.
2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.
2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.
Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.
2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.
2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.
3.Ответственность Сторон
3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.
4.Иные положения
4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.
4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).
4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.
4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».
Дата публикации: 01.12.2016г.
Полное наименование на русском языке:
Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»
Сокращенное наименование на русском языке:
Наименование на английском языке:
InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)
Юридический адрес:
125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11
Почтовый адрес:
107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»
ИНН: 7714843760 КПП: 771401001
Банковские реквизиты:
В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222
Как организовать контроль за работой сотрудников в компании
Компании контролируют персонал по-разному: одни ограничиваются отчетами по результатам работы, другие внедряют видеонаблюдение. Развиваются методы автоматического контроля — GPS-отслеживание для выездных работников, офисные CRM-системы. В статье расскажем, как контролировать сотрудников с пользой и для компании, и для персонала.
Для чего нужен контроль работы сотрудников
Контроль персонала нужен обеим сторонам. Руководитель получает результаты, лояльность и надежную команду. Сотрудникам также выгодна организация контроля: компания развивается и растет, а, значит, мотивирует работников, гарантирует стабильную зарплату, понятные требования и правила.
При правильной организации контроля рабочий процесс улучшается:
Именно с позиции взаимовыгодного сотрудничества стоит воспринимать любые инновации по контролю: от премий за превышение плана продаж до программ-шпионов на компьютерах сотрудников. Контроль внедряют ради общего блага и по взаимному соглашению сторон.
Ни одна компания не застрахована от недобросовестных сотрудников. Контроль позволяет избежать негативных последствий для компании:
Например, вы вводите трекинг сотрудников через GPS или видеонаблюдение. Сотрудники понимают, что это происходит не из желания наказать, лишить денег и унизить, а ради общего дела, которое может пострадать при невыполнении договоренностей.
Что будет, если не контролировать подчиненных
Какой бы интересной и высокооплачиваемой ни была работа, она остается обязанностью и требует серьезных усилий. Недостаток дисциплины расслабляет команду и позволяет «закрывать глаза» на собственные недочеты. Отсутствие контроля приводит к слабым результатам не только отдельных сотрудников, но и их руководителей.
Сотрудники перестанут работать
С точки зрения психологии, экономия сил — базовый принцип человеческой природы. Сотрудники идут по пути наименьшего сопротивления: стремятся сделать работу быстро, затрачивая минимум своих ресурсов. Это может привести к прокрастинации и некачественному выполнению обязанностей, ведь не каждый сотрудник обладает мотивацией и высоким уровнем ответственности.
Вы не заметите людей, которые не справляются
Как бы успешно сотрудник ни показал себя на собеседовании или на первых этапах работы, его способности могут быть ограничены. Например, ему может недоставать квалификации, умений для выполнения более сложного проекта. Сотрудники могут столкнуться с личными проблемами, которые сказываются на результатах работы. Без системного контроля некачественная работа приведет к срыву сроков или проекта.
Вы не заметите руководителей, которые не справляются
Начальники не справляются с работой не только из-за недостатка квалификации. Некоторых руководителей власть «развращает»: они могут предвзято относиться к сотрудникам, принижать их заслуги и даже стать причиной увольнения ценных кадров. Иногда недобросовестные руководители утаивают важную информацию, чтобы создать впечатление безупречной работы и получить премию.
Как именно контроль решает перечисленные проблемы
Грамотно организованный контроль позволяет быть в курсе работы каждого члена команды и оценивать вклад сотрудников объективно. Контроль дисциплинирует работников — они понимают, что руководитель наблюдает за их деятельностью и делает выводы. Это повышает мотивацию: сотрудники знают, что их качественный труд заметят и оценят.
Контроль работы персонала: до, во время и после работы
Основные функции контроля
Выделяют 3 главных функции:
Базовая формула контроля персонала: грамотное делегирование + открытый и постоянный контроль + качественная обратная связь.
Виды контроля работы сотрудников
Виды контроля можно комбинировать или найти оптимальный вариант для вашего бизнеса.
По итоговому результату
«Не важно, что ты делаешь и когда. Выдай нам результат!»
Вид контроля, когда вы не следите за сотрудником и целиком поручаете ему процесс. Вы контролируете выполнение задачи только в финальной точке.
Контроль результата имеет большие риски, хотя и соблазняет возможностью не тратить время руководителя. Этот вид хорош для сотрудников, которые хотят самостоятельности и способны ее проявлять. Ответственная команда все сделает сама и «выкатит» впечатляющий результат. Вам останется только премировать и поблагодарить сотрудников.
Однако безответственные работники завалят сроки, сделают некачественно, а вы узнаете об этом в последний момент. Здесь не помогут штрафы, ведь убытки компании могут составить несколько годовых зарплат сотрудника.
Если вы выбираете эту тактику, задачи нужно ставить максимально подробно и прозрачно, четко описать желаемый результат. Возможности скорректировать промежуточные итоги не будет.
По промежуточным результатам
«Что у нас готово на этом этапе?»
Разделить контроль на несколько промежуточных этапов менее рискованно. Руководитель тратит больше времени на задачу, но получает результат ближе к заявленному. У сотрудника же остается достаточно ответственности и самостоятельности, чтобы самому планировать свое время и работать так, как ему удобно.
Руководитель демонстрирует доверие, ведь при таком методе все зависит от работника. Сотрудник получает зону ответственности, «фронт работ», а руководитель наведываемся к нему в «мастерскую» и справлятся, как идут дела и все ли понятно в задаче.
Это хороший способ вырастить команду профессионалов, не рискуя результатом. Однако эффективен он при решении краткосрочных задач, где сотрудник компетентен и готов работать более-менее самостоятельно.
Промежуточный контроль эффективен в работе с «процессниками», которые склонны закапываться в нюансы. Если регулярно требовать от них результат, тактика работы таких сотрудников изменится.
По срокам
«Что нужно для того, чтобы макет сайта был готов к 8 октября?»
Можно идти от сроков, согласовав с командой график выполнения этапов работ. Далее мы собираемся (идеально — по пятницам) и подводим итоги внутри коллектива: кто успел, кто не успел, что сделано, а что пошло не так.
Контроль персонала через сроки выстраивает жесткий таймлайн. Этот вид контроля подходит для деятельности, где нужно рассчитывать временные затраты на каждый вид работ. Нарисовать макет сайта можно за условные две недели, заложить фундамент дома — за месяц. Такой вид контроля не подходит для высокоинтеллектуальных или творческих задач: нельзя взять и открыть закон всемирного тяготения к 8 утра в понедельник.
Чтобы набрать высокий темп работы, можно использовать график контроля персонала. Выглядит он так: каждый день в 17:00 у сотрудников отчетная планерка, где все должны продемонстрировать результат. Этот вид контроля хорош тем, что каждый знает, когда и что нужно «показать» и стремится к выполнению задач. Однако такой график требует много ресурсов и постоянной собранности и руководителя, и сотрудников.
По произвольно выбранным точкам
«Будь начеку, мы появимся в любой момент»
Этот метод подходит для потоковых производств, но его можно адаптировать и для малого бизнеса. Суть в том, что сотрудников проверяют внезапно, в произвольно выбранном аспекте работы: сегодня оценивают качество, завтра — технику работы, в понедельник — дисциплину.
Проверка выборочная, и это экономит время руководителя. Эффект неожиданности держит в тонусе сотрудников и заставляет следить за всеми аспектами работы. Ключевое слово здесь «заставляет»: этот метод очень стрессовый — нервирует сотрудников, снижает их лояльность.
Команду таким проверкам лучше не подвергать. Исключение — предприятия, где критично важно соблюдение стандартов и нормативов: пищевая промышленность, производство медикаментов, «оборонка». Также метод хорош там, где заметно систематическое нарушение трудовой дисциплины.
Основные методы контроля сотрудников
Методы контроля стоит выбирать в зависимости от сферы деятельности компании и особенностей коллектива.
Проведение «планерок»
Планерки как метод контроля персонала дают мотивационный заряд, чувство общности, позволяют поделиться успехами и в целом видеть перспективу работы. Не давайте вашим сотрудникам погрязнуть в рутине и сбиться с общего ритма. Проводите планерки, даже если всем ясно, что делать.
Внедрение «тайного покупателя»
В торговле и услугах можно незаметно проверять качество работы «в полях», запуская тайного покупателя. Это подготовленный человек со стороны, который на себе опробует, насколько хорошо и по регламенту работает ваш персонал. Метод никак не вредит сотрудникам, а вам представляет взгляд на работу компании со стороны клиентов.
Установление ключевых показателей эффективности (KPI)
Просто и честно: каждый сотрудник знает показатели, которые он должен «наработать». Проблема KPI в их реалистичности. Вы должны установить показатели достижимые, но в то же время мотивирующие делать больше и достигать новых высот. Помогут только доскональное знание бизнес-процессов и доверие сотрудникам.
Фиксация задач и успехов на доске мотивации
Контроль сотрудников может быть позитивным, например, с помощью доски мотивации.
Отмечайте на доске KPI, планы и задачи. Каждый день или в оговоренный период сотрудники заносят на доску свои достижения. Результаты всегда на виду, и это мотивирует без всяких штрафов. Визуализация коллективных достижений помогает сплотить команду. Можно сделать доску достижений в CRM или на стене офиса.
Шпионаж: GPS-наблюдение, видеонаблюдение, программы-шпионы, прослушка
Контроль может быть тихим. Кажется, что люди работают без надзора, но на самом деле офис оборудован камерами, а компьютеры — программами, следящими за расходом трафика и времени персонала. Шпионить вы можете только после письменного уведомления и с разрешения сотрудников. Таков закон. Расскажем коротко об основных инструментах шпионажа.
Программы учета рабочего времени и наблюдения за рабочим столом
Идеальны для контроля работы линейного офисного персонала. Приложения показывают, какие программы открыты на компьютере и сколько времени в них проводит пользователь. Сюда же отнесем программы блокировки соцсетей и развлекательных сайтов. Также с помощью шпионского ПО руководитель может:
GPS-трекинг для контроля выездного персонала
Торговые представители, курьеры, экспедиторы на грузоперевозках и другой разъездной персонал получает на работе планшет и специальный трекер. По ним работодатель отслеживает, где именно находится сотрудник: занимается рабочими задачами или поехал по своим делам.
Видеонаблюдение (открытое и скрытое)
Камеры в офисе и на производстве ставят для контроля рабочего времени и оценки эффективности труда. Идеально размещение видеокамер с записью звука — так вы проверите качество работы, например, колл-центра или отдела продаж.
Камеры дисциплинируют: зная о наблюдении, нарушать трудовые нормы и прокрастинировать не получится. Однако видеонаблюдение повышает уровень стресса сотрудников. Встречаются рекомендации поставить два вида видеонаблюдения: явное и скрытое. Дело в том, что установленные на виду камеры сотрудники научатся обманывать, и тут работодателю помогут скрытые девайсы.
Прослушивание телефонных звонков
Записи звонков лучше сохранять в CRM и прикреплять к карточке клиента. Вы получите историю взаимоотношений с клиентом, сможете проанализировать ее и понять, какая тактика разговора приводит к заключению сделки.
Чтобы упростить анализ телефонных звонков, воспользуйтесь сервисом Предикт от Calltouch. Речевая аналитика поможет определить, какие звонки заканчиваются продажами и проконтролировать работу сотрудников колл-центра.
Предикт
Оценка деятельности сотрудников по методологии DISC
Методология DISC берет начало в 1928 году, когда американский психолог Уильям Марстон вывел четыре варианта поведенческих реакций:
По идеям Марстона в 1970 году вышел классический опросник, по которому начали определять профиль человека: какие качества преобладают в его характере, к чему он склонен, а что дастся ему с трудом.
Опросник по типологии DISC используют при профайлинге на собеседовании. Действующих сотрудников тоже можно профилировать по DISC, чтобы определить, какие из них:
Разбор по DISC помогает формировать рабочие команды, распределять задачи и мотивировать — по способностям и поведенческим паттернам сотрудников.
Отчетность в CRM-системе
Еще одним полезным инструментом для бизнеса станет система сквозной аналитики Calltouch. Сервис объединяет данные из CRM-систем, рекламных площадок и формирует простые и удобные отчеты. С их помощью вы сможете сравнить показатели эффективности маркетинга, планировать стратегии и бюджет рекламных кампаний.
Сквозная аналитика
Как организовать контроль работы сотрудников
Важно понимать, какие задачи выполняют сотрудники, найти возможные слабые места: воровство, прокрастинация, нарушение нормативов. От этого строится организация контроля персонала.
Комплекс методов контроля включает не только технику: видеокамеры и другие устройства, программы слежения и CRM-систему. В первую очередь контроль строят на системе мотивации — с учетом особенностей работы и психологических типов сотрудников.
Принципы грамотного контроля над сотрудниками
Чтобы работа компании строилась эффективно, придерживайтесь нескольких принципов контроля. Бессистемность, попустительство или «надзор ради надзора» только усугубят ситуацию и подорвут доверие сотрудников.
Прозрачность
Сотрудники должны понимать условия работы, в том числе принципы контроля. Для этого создают документ — Положение о контроле за деятельностью работника. В нем отражают:
С положением должен ознакомится весь персонал.
Предсказуемость
Создав систему контроля, нужно последовательно придерживаться ее принципов. Если руководитель пускает все на самотек или, наоборот, — необоснованно ужесточает контроль, сотрудники не чувствуют стабильности. Это нервирует и создает не лучшую репутацию руководителю.
Объективность
Правила должны быть одинаковыми для всех сотрудников. Не стоит контролировать одних работников и предоставлять полную свободу другим — это чревато взаимным неприятием внутри коллектива и снижением дисциплины. Для большей объективности рекомендуют автоматизировать систему контроля, например, программами автоматического сбора данных.
Незаметность
Контроль не должен причинять неудобств сотрудникам. Чтобы персонал не чувствовал, что компания контролирует каждый шаг, стоит избегать вмешательств в рабочий процесс. Это стоит делать по утвержденному плану либо в крайних случаях.
Результативность
Данные нужно анализировать и применять для работы с сотрудниками. Контроль покажет только поверхностный и не всегда объективный результат. Однако на его основе можно раскрыть потенциал перспективных членов команды и помочь заинтересованным сотрудникам в решении профессиональных задач.
Эффективность
На плечах руководителя лежит множество обязанностей, помимо наблюдения за персоналом. Контроль отнимает значительную часть времени — стоит организовать систему так, чтобы максимальный результат требовал минимальных временных затрат. В этом поможет автоматизация контроля и управления.
Какое ПО установить для контроля работы сотрудников
Действуйте комплексно. Недостаточно следить за сотрудниками через камеры или учитывать рабочее время. Идеально внедрить микс из CRM, программы учета рабочего времени, видео и аудио наблюдения.
Инструменты, повышающие эффективность офисных работников:
Инструменты, повышающие эффективность мобильных сотрудников:
Инструменты, повышающие эффективность «удаленщиков»:
Причины и последствия чрезмерного контроля работы сотрудников
Людям не нравится, когда им по умолчанию не доверяют и проверяют каждый шаг. На некоторых видах работ тотальный контроль действительно дает результат, но в большинстве случаев он не оправдан. И вот почему:
Чрезмерный контроль возникает, когда сотрудники систематически нарушают правила, не соблюдают договоренности и если в целом атмосфера в компании нездоровая, нерабочая. К внедрению тотального контроля приводит неподходящий стиль управления. Если руководитель склонен к авторитаризму вместо сотрудничества или чрезмерно мягок, собственные ошибки заставляют его организовывать жесткий контроль.
Типичные ошибки контроля работы сотрудников
Кроме чрезмерного контроля, есть ряд типичных ошибок наблюдения за персоналом:
Что в итоге
Контроль работы персонала — деликатный вопрос, который часто принято решать силовыми методами: давить, штрафовать, увольнять. Однако гуманный подход, уважение к правам и самостоятельности сотрудников, доверие к их решениям более эффективны. Ведь человек способен на большее, если его уважают.
В то же время стоит использовать программное обеспечение, оборудование и методические инструменты, чтобы улучшить проверку, автоматизировать контроль персонала и освободить руководителя от функций надзирателя.