официальный ответ на приглашение на мероприятие образец
Этикетные письма
Автор: Пользователь скрыл имя, 13 Декабря 2011 в 22:56, контрольная работа
Краткое описание
Обратите внимание: Письма-поздравления дают наибольшую возможность для поддержания престижа организации, так как внимание и уважение, проявляемые к сотрудникам, партнерам, свидетельствуют о серьезности и долгосрочности отношений, являются нормой деловой этики.
Файлы: 1 файл
Этикетные письма.doc
Этикетные письма
Письмо-поздравление
Обратите внимание: Письма-поздравления дают наибольшую возможность для поддержания престижа организации, так как внимание и уважение, проявляемые к сотрудникам, партнерам, свидетельствуют о серьезности и долгосрочности отношений, являются нормой деловой этики. Кроме того, письма-поздравления повышают заинтересованность сотрудников в достижении успехов, поскольку вдвойне приятно, когда достигнутые успехи признаются друзьям и коллегами.
Письма-поздравления должны содержать следующие элементы:
Уважаемый Юрий Сергеевич!
Примите мои поздравления по случаю успешного завершения работы и нового назначения. Искренне рад Вашему профессиональному и карьерному росту.
Готов и в дальнейшем оказывать Вам всяческую помощь.
С наилучшими пожеланиями,
Задание 39. Используя приведенные этикетные речевые модели, составьте текст письма-поздравления юбиляру.
Поздравление с юбилеем
Уважаемый (Имя, отчество, фамилия) Позвольте мне
Многоуважаемый … Разрешите нам
Поздравить Вас Вам здоровья и успехов в работе
с юбилеем и Вашей фирме процветания и благополучия
пожелать преуспевания на долгие годы
Задание 40. Проанализируйте тексты писем-поздравлений с точки зрения отражения в них традиций делового этикета. Какие из представленных текстов характерны для зарубежной практики деловой переписки, а какие для отечественного делового письма. Ответ обоснуйте.
поздравляю с повышением по службе и назначением на должность старшего бухгалтера. Вы усердно работали в консультационной компании «Рембоу», и я рад, что Ваши усилия вознаграждены.
Когда вы перейдете в новый кабинет и примете ответственность по новой должности, сообщите мне, какую помощь я смогу оказать.
С наилучшими пожеланиями,
Примите мои поздравления по случаю успешного завершения работы и нового назначения. Искренне рад Вашему профессиональному и карьерному росту.
Готов и в дальнейшем оказывать Вам всяческую помощь.
С наилучшими пожеланиями,
Задание 41. Напишите письмо-ответ на поздравление по случаю юбилея фирмы.
Обратите внимание: Целью письма может быть приглашение на
открытие выставки; заседание; совещание; конференцию и т.д. Письмо-приглашение должно быть кратким, четким и корректным. Оно может быть адресовано конкретному лицу, группе лиц или организации. Письма-приглашения должны включать:
Письма-приглашения рассылаются деловым партнерам при проведении презентаций, праздновании юбилейных дат и т.п. Официальные приемы требуют официального приглашения. Если личные приглашения должны звучать сердечно и искренне, то стиль официальных приглашений более формальный. Их, как правило, пишут от третьего лица (Приглашаем Вас на…; Просим принять участие в …). Официальные приглашения требуют ответа о согласии /несогласии адресата принять приглашение.
Уважаемый г-н Федоров!
Вы приглашаетесь на банкет, который состоится в субботу, 12 июля 2008 г., в 19 часов.
Банкет начнется с официальной части, затем будет обед, выступление гостей и награждение дилеров. В первый раз в этом году будет проходить церемония награждения. Банкет состоится по адресу: ул. Тверская, 40, отель «Мариот», Москва.
Пожалуйста, дайте нам знать до 5 июля, сможете ли Вы принять приглашение.
Будем рады видеть Вас.
Задание 42. Составьте письмо-приглашение с предложением принять участие в конференция дилеров торгового оборудования фирмы «Аякс».
Письмо-ответ на приглашение
Обратите внимание: Письмо-ответ на приглашение составляют в том же стиле, что и приглашение. Согласно деловому этикету единственной причиной отказа от приглашения может быть только ранее назначенная деловая встреча, совпадающая по времени с проведением мероприятия.
Пример письма-ответа на приглашение
Уважаемый г-н Столяров!
С сожалением сообщаю, что не смогу принять приглашение посетить банкет и собрание дилеров в субботу 12 июля 2004 г. в 19 часов, так как в это время буду находиться в Санкт-Петербурге на Международном экономическом форуме.
Задание 43. Составьте письмо-ответ на приглашение.
Обратите внимание: Письма-извинения пишут в тех случаях, когда были допущены ошибка или оплошность, требующие исправления. С точки зрения этики, извинения необходимо приносить сразу и желательно в письменной форме. Письмо-извинение должно быть написано кратко и вежливо. В нем необходимо искренне выразить готовность нести полную ответственность за свои действия. В некоторых случаях важно показать, что автор понимает всю серьезность ситуации и готов сделать все для ее исправления.
Уважаемый г-н Бобров!
Во время нашей последней встречи я предложил отправить Вам подробную информацию о модели компьютера Packard Bell – 425. Просматривая свои прошлые записи, я обнаружил, что не сделал соответствующей пометки и поэтому не отправил Вам указанную информацию.
Прилагаю брошюру. Прошу принять мои извинения за допущенную оплошность. Надеюсь, что задержка не привела к каким-либо неприятностям.
Задание 44. Составьте письмо-извинение.
Обратите внимание: Письма с выражением соболезнования отправляют в скорбных ситуациях потери близких или родных. Выражение соболезнования – одна из наиболее трудных задач, так как письмо является напоминанием о потере, вместе с тем, оно должно поддержать человека, вселяя в него уверенность, что он не одинок. Письмо-соболезнование дает корреспонденту понять, что пишущему известно о его горе, что он готов помочь и поддержать адресата. Письмо должно быть кратким, оно должно звучать просто и искренне, выражать печаль и уважение. Письмо-соболезнование может начинаться с упоминания его повода (констатация факта, исключая подробности), а
заканчиваться предложением помощи.
Все сотрудники отдела энергетики и топливного обеспечения выражают Вам глубокое соболезнование.
Мы имели честь знать Вашего мужа и работать с ним на протяжении многих лет, и теперь нам будет не доставать его дружеского присутствия.
Просим считать нас своими друзьями и сообщить, чем мы сможем помочь Вам.
Скорбим вместе с Вами.
Задание 45. Используя приведенные этикетные речевые модели, составьте текст письма-соболезнования.
Выражаем глубокое соболезнование по поводу безвременной
Примите наше искреннее сочувствие кончины…
Разделяем Ваше горе …
Скорбим вместе с вами…
Логическая схема писем, рекламирующих товары или услуги:
1. Обращение к адресату (чаще всего используются стандартные фразы: Уважаемые господа! или Уважаемые коллеги!).
2. Краткое представление компании, фирмы и характера ее деятельности.
3. Представление продукта (товара) и перечисление его основных достоинств.
4. Перечисление дополнительных или сопутствующих условий.
5. Конкретное предложение о сотрудничестве (оптовая или розничная торговля, предложение услуг и т. п.).
6. Выражение готовности предоставить образцы товара, подробную информацию о товаре или услугах и ответить на все вопросы, которые могут возникнуть у потенциального потребителя.
7. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.
8. Подпись (должность, фамилия, инициалы).
Логическая схема рекламных писем, представляющих фирму:
1. Обращение к адресату.
2. Краткое представление компании, фирмы и характера ее деятельности.
3. Описание основных направлений деятельности фирмы, ее достоинств и преимуществ в сравнении с другими фирмами, предлагающими аналогичные товары или услуги.
4. Конкретное предложение о сотрудничестве.
5. Выражение готовности предоставить любую интересующую информацию о фирме и ответить на все вопросы.
6. Стандартная фраза с выражением надежды на сотрудничество.
Официальный ответ на приглашение на мероприятие образец
Приглашенное лицо должно обязательно ответить, принимает приглашение или нет. Если приглашенный человек не уверен, что сможет присутствовать на приеме, ему лучше отклонить приглашение, чтобы не отказываться в последний момент. Не стоит также тянуть с ответом, так как в этом случае хозяин не сможет принять решение о рассаживании за столом или приглашении другого человека. Кроме того, хозяин приема вынужден будет напоминать о необходимости ответа.
На приглашение вы можете ответить письмом или открыткой. Посылать свою визитную карточку не везде считается тактичным, особенно если это официальный прием. На некоторых приглашениях указывается номер телефона. Это значит, что ответ можно дать по телефону. Но в случае приглашения на официальный завтрак или обед лучше все же отправить письменный ответ.
Ответ составляется обычно так же, как и само приглашение. Если, к примеру, приглашение был написано от «господина и госпожи Ивановых», то в ответе также следует писать «господин и госпожа Ивановы». В остальном текст ответа на любые виды приема, как правило, одинаков.
Принятие официального приглашения.
Господин и госпожа (фамилия) с удовольствием принимают любезное приглашение господина и госпожи (фамилия) на обед в среду, 22 января, в 20.00.
В принятии приглашения обязательно следует повторить как дату, так и время начала приема, чтобы не возникло никаких недоразумений. При отказе время приема можно опустить.
Отказ от официального приглашения. Вариант1.
Господин и госпожа (фамилия) весьма признательны Вам за Ваше приглашение на обед, который состоится в среду, 22 января, но к сожалению, не смогут его принять в связи (причина отказа).
Отказ от официального приглашения. Вариант 2.
Господин и госпожа (фамилия) с сожалением сообщают о том, что не смогут принять любезное приглашение на обед господина и госпожи (фамилия) в среду, 22 января.
Если на официальный прием сможет прийти только один из супругов, то можно в одном ответе сообщить как о принятии, так и об отклонении приглашения.
Прием и отказ от официального приглашения.
Господин (фамилия) с благодарностью принимает любезное приглашение господина и госпожи (фамилия) которое состоится в воскресенье, 5 февраля, в 19.00, и с сожалением сообщает, что госпожа (фамилия) присутствовать не сможет.
Ответ на приглашение организации можно составить примерно следующим образом.
Госпожа (фамилия, имя) с благодарностью принимает любезное приглашение (наименование организации) на среду, 15 сентября.
Отвечая на приглашение, составленное от имени нескольких лиц, следует повторить все указанные имена.
Госпожа (фамилия) с удовольствием принимает любезное приглашение на чай госпожи (фамилия), госпожи (фамилия), госпожи (фамилия) на среду, 17 декабря, в 13.30.
Приглашаемый гость может попросить хозяйку привести с собой еще кого-нибудь, если это прием а-ля фуршет, то есть рассчитанный на большое количество гостей. В этом случае следует обговорить этот вопрос с хозяйкой по телефону.
Ни в коем случае не следует просить разрешения привести с собой еще кого-нибудь, если прием рассчитан на определенное количество гостей.
Изменение ответа с положительного на отрицательный.
Если вы приняли приглашение, то имеете право отказаться от него только по трем причинам: из-за болезни, смерти члена семьи или внезапного отъезда. Меняя свой ответ, вам нужно сообщить об этом устроителям приема.
Если отказ был дан по одной из вышеперечисленных причин, нельзя принимать другое приглашение, возможно, более интересное.
Если приглашенное лицо просто не хочет идти на какой-то определенный прием, следует ответить фразой: «К сожалению, 15 февраля мы будем заняты». Такой ответ дает возможность принять другое предложение.
Если приглашенный не смог прийти на прием, ему следует организовать ответный прием и пригласить на него хозяев первого приема.
Письмо-приглашение
Такой вид корреспонденции, как письмо-приглашение, может использоваться при необходимости пригласить лицо на какое-либо мероприятие, совещание, собеседование, выставку или семинар. Некоммерческие деловые письма часто используются в сфере предпринимательства. Рассмотрим, как составить такой документ для различных случаев.
Функции письма-приглашения
Письменное приглашение позволяет решить такие задачи:
Если у организации нет возможности пригласить какое-либо лицо лично или по телефону, то данное письмо будет хорошим вариантом.
Как передать письмо-приглашение
Письмо-приглашение на какое-либо мероприятие можно передать адресату несколькими способами:
Особенности составления письма-приглашения
При написании письма-приглашения пользуются стандартными правилами деловой переписки. Нужно применять официально-деловой стиль речи, не включать в текст разговорные выражения. Особое внимание требуется уделить грамотности: не должно быть орфографических, пунктуационных и других ошибок. Важно также проверить текст на наличие двусмысленных конструкций.
Бланки письма-приглашения компания может разработать самостоятельно для различных ситуаций. Законодательно утвержденных форм не существует.
В письме нужно указать такие сведения:
Письмо завершает подпись отправителя письма. Кроме того, нужно указать его ФИО и должность.
К сведению! При необходимости можно приложить брошюры, карты, программу мероприятия, список докладчиков и другое.
Ниже представлены примеры писем-приглашений для различных ситуаций. Можно смело ими воспользоваться, изменив необходимые данные.
Письмо-приглашение на собеседование
Чаще всего на собеседование кандидатов на должность приглашают по электронной почте. Особенности письма: конкретика в изложении, уважительное обращение, официально-деловой стиль речи. Обязательно указывают наименование компании, наименование вакансии, адрес, контакты работника отдела кадров, перечень документов, которые соискатель должен взять с собой.
В теме электронного письма нужно написать, что это письмо-приглашение, указать вакансию и наименование организации. Отправку письма лучше сопроводить телефонным звонком, чтобы убедиться, что соискатель получил электронное сообщение.
Подписать данное письмо может работник отдела кадров организации.
Общество с ограниченной ответственностью «Берег»
(реквизиты организации)
Тихонову Александру
Анатольевичу
Приглашение
Уважаемый Александр Анатольевич!
Компания ООО «Берег» благодарит Вас за отклик на вакансию «Системный администратор». Мы внимательно ознакомились с Вашим резюме и считаем, что Ваши опыт и квалификация подходят нашей организации.
По всем возникающим вопросам можно обратиться по телефону: 8 (3412) 22-12-13.
Специалист отдела кадров ООО «Берег»
Романова Кристина Петровна
Письмо-приглашение на мероприятие
Под мероприятием можно понимать конференции, круглые столы, встречи, форумы, презентации, съезды, то есть разного рода деловые встречи. Особенностями письма-приглашения в данном случае будут: описание мероприятия, адрес, программа мероприятия, требования к гардеробу (при необходимости).
Письмо должен подписать руководитель организации, если приглашается также руководящее лицо. Если сообщение адресовано топ-менеджерам или другим работникам, то поставить подпись на письме могут и работники, замещающие руководство.
Общество с ограниченной ответственностью «Парфюмер»
(реквизиты организации)
Индивидуальному предпринимателю
Сомовой Полине Сергеевне
Приглашение
Уважаемая Полина Сергеевна!
Компания ООО «Парфюмер» приглашает Вас посетить презентацию нашей новой продукции. Мероприятие будет проходить по адресу: г. Киров, ул. Партизанская, д. 131 (БЦ «Гавайи»), «розовый» зал, 24 декабря 2020 года в 15:00.
В программе: парфюмерная дегустация, фуршет.
Ответственный за мероприятие
Александра Ивановна Бекк, тел.: 8 (8332) 66-66-66
Генеральный директор ООО «Парфюмер» Николаев / Н.М. Николаев
Письмо-приглашение на семинар
Данное письмо-приглашение копирует по своей структуре другие письма. В тексте нужно указать тему семинара, вопросы, которые будут разобраны во время мероприятия, что даст приглашенному участие на семинаре. Также если адресат перед участием должен выслать какие-либо анкетные данные, то об этом нужно обязательно предупредить. Регистрационную форму можно прикрепить к письму.
К сведению! Не помешает указать и ориентировочную продолжительность семинара.
Общество с ограниченной ответственностью «Новые технологии»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Петрову
Кириллу Кирилловичу
Приглашение
Уважаемый Кирилл Кириллович!
Компания «Новые технологии» приглашает Вас на наш новый семинар. Его тема: «Привлечение иностранных инвесторов в развитие российского бизнеса». Мероприятие состоится 23 декабря 2020 года в 17:00 по адресу: г. Казань, ул. Революционная, д. 138 А.
В ходе семинара мы будем обсуждать такие актуальные вопросы, как:
Участие в семинаре позволит Вам ознакомиться с опытом своих коллег, поделиться собственными наработками и расширить список деловых контактов.
Для участия в семинаре необходимо заполнить анкету во вложении и отправить ее на нашу электронную почту.
Ориентировочная продолжительность семинара — 3 часа.
Ответственный за мероприятие: Соколов Степан Степанович, тел.: 8 (843) 777-66-55
С уважением, генеральный директор ООО «Новые технологии»
Рустамов Дмитрий Дмитриевич
Письмо-приглашение на участие в тендере
Организацию можно пригласить поучаствовать в тендере. В письме для этого важно отметить сроки подачи заявки на участие, объект тендера, адрес для отправки заявки, поскольку для оформления заявки необходимо соблюсти особый порядок.
Формы для заполнения (анкету, заявку, тендерное предложение и др.) необходимо приложить к письму.
Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Хризантема» Загребину
Александру Александровичу
Приглашение
Уважаемый Александр Александрович!
Предлагаем Вам принять участие в тендере, проводимом ООО «Перспектива», на проведение разработки информационного портала.
Для того чтобы принять участие в тендере, пожалуйста, заполните заявку на участие в тендере и тендерное предложение и пришлите документы до 20 декабря 2020 года на адрес электронной почты, указанной в приложении к письму, обязательно написав в теме письма название тендера.
Заполняя тендерное предложение, Вы можете выбрать одну или несколько позиций, на которых специализируется Ваша компания.
Документы, необходимые для ознакомления и заполнения, прилагаем.
С уважением, генеральный директор ООО «Перспектива»
Семенов Роман Романович
Письмо-приглашение на выставку
Если компания организует выставку или выставляет свою продукцию где-либо и заинтересована привлечь как можно больше контрагентов, то отправка писем-приглашений на данное мероприятие будет хорошим решением.
Письмо должно содержать название выставки, адрес, место нахождения стенда с выставочными образцами. Также можно отметить, какую выгоду приобрет посетитель выставки: сможет пообщаться с менеджерами, ознакомиться с продукцией, заключить договор, получить образцы и т.д. У адресата должно возникнуть желание посетить указанное мероприятие.
Общество с ограниченной ответственностью «Камни-самоцветы»
(реквизиты организации)
Генеральному директору
ООО «Гамма» Саратову Константину
Константиновичу
Приглашение
Уважаемый Константин Константинович!
Компания «Камни-самоцветы» приглашает вас посетить свой стенд на выставке «Дары природы».
Выставка будет проходить с 10 декабря по 20 декабря 2020 года в бизнес-центре «Галактика» по адресу: г. Ижевск, ул. Барышникова, д. 67Б.
Все дни выставки с 10:00 утра до 20:00 на нашем стенде будут присутствовать менеджеры и руководство компании, с которыми Вы сможете в неформальной обстановке обсудить вопросы начала и развития сотрудничества.
У Вас будет уникальная возможность сделать отборку продукции и первыми приобрести новинки, а также получить аксессуары и рекламные материалы.
Наш стенд будет находиться рядом с северным входом, номер стенда – 14.
С уважением, генеральный директор ООО «Камни-самоцветы»
Горбунов Андрей Андреевич
Единого образца всех писем не существует, поскольку их содержание будет зависеть от множества факторов: характера мероприятия, на которое приглашается лицо, степени знакомства отправителя и адресата. Даже для одной и той же ситуации в связи с этим могут быть написаны письма с разным содержанием.
Кроме представленных образцов, на нашем сайте можно скачать также письмо-приглашение (вызов на совещание) и гарантийное письмо-приглашение иностранного гражданина.
Как написать письмо-подтверждение — примеры и образцы оформления
Деловая корреспонденция объедена в большую группу коммуникативной документации, необходимой для грамотного взаимодействия между организациями, госучреждениями и должностными лицами. Письма также могут выполнять информативную и побудительную функцию, поэтому правильности и уместности их составлению уделяется особое внимание.
Немалую важность для донесения важных сведений имеют письма-подтверждения — в статье предлагаем скачать образцы подтверждения сотрудничества, получения товаров, участия в мероприятии. Ссылки на скачивание примеров можно найти в конце статьи.
В каких случаях составляется письмо-подтверждение
Как и вся деловая корреспонденция, письмо подтверждение имеет узкую область применения. Специфика использования заключается в фокусе на письменном выражении своего согласия лицом/предприятием касательно какого-либо вопроса.
Письмо используется, если одна из сторон делает уведомление по таким причинам:
В ряде случаев письмо служит аналогом соглашения о намерениях (реже – даже актов о получении товара/оказании услуг).
Можно сказать, подтверждение как категория письма является одной из наиболее часто встречающихся на практике. Документ применим и уместен для решения многих вопросов.
В большей степени оборот писем-подтверждений приходится на коммерческие компании, но и на предприятиях другой формы собственности такая корреспонденция зачастую в ходу. Например, такие письма могут посылать друг другу госучреждения и должностные или уполномоченные лица.
Образцы других информационных писем:
Как написать — рекомендации и советы
Процесс написания подчиняется общим правилам создания объектов деловой документации. Обязательные условия: вежливый тон, точные и однозначные формулировки, официально-деловая стилистика и набор обязательных штампов (например, унифицированного приветствия).
Письмо следует составлять на бумаге формата А4 или типовом бланке. Документ подготавливают в единственном экземпляре и присваивают ему уникальный номер, регистрируя в журнале исходящей документации.
Типовая структура имеет следующий вид:
Правила составления писем-подтверждений включают необходимость указывать максимум сведений о запланированных события, создаваемых проектах и процессах обмена товарно-материальными ценностями. Чтобы не возникало недоразумений, все суммы должны прописываться цифрами и словами, а даты – приводиться в формате «число-месяц-год».
Скачать образец
Для примера рассмотрим подтверждение на запрос об участии в мероприятии.
г. Новороссийск, ул. Широкая, 118 ООО «РыбаК»
Тел. (879)881922 М.С. Крюкову
г. Мурманск, ул. Северная, 52
Уважаемый Михаил Сергеевич! Благодарим Вас за приглашение на участие в отраслевом форуме «Инновации в рыболовстве 21 века» Настоящим письмом подтверждаем, что организация с ограниченной ответственностью «Море» является участником вышеупомянутого форума.
Письмо-подтверждение действительно до момента окончания форума «Инновации в рыболовстве 21 века».
С уважением, директор ООО «Море» Сетков Сетков К.И.
Выводы
Письмо подтверждение используется для уведомления или соглашения по решению широкого круга вопросов.
Составляется согласно нормативам проектировки официально-деловой документации на белой бумаге или фирменном бланке.
Обязательными элементами являются введение, основная часть, заключение, подпись создателя письма и мокрая печать.
Документ должен проходить регистрацию как элемент исходящей деловой корреспонденции. Формулировки в тексте должны быть максимально четкими, а стилистика – подчиняться законам деловой этики.