оформление инвентаризационной описи и акты сдают
Инвентаризация – 2021: основные моменты, важные детали, пошаговые действия
 |
| strelok / Depositphotos.com |
Один из обязательных этапов подготовки к годовому отчету – проведение инвентаризации. И мы не устаем напоминать о важности этой процедуры, ведь контролирующие органы из года в год фиксируют факт непроведения инвентаризации в качестве нарушения. Да, само по себе это не влечет штрафа, однако может стать для ревизоров поводом для сплошной или выборочной проверки наличия имущества в рамках контрольных мероприятий. И здесь уже выявление недостачи или излишков будет свидетельствовать об искажении показателей учета и отчетности, а значит, станет основанием для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП. А вот неотражение результатов проведенной инвентаризации в учете – это прямой повод для штрафа по ст. 15.15.6 КоАП за грубое нарушение порядка составления бухгалтерской/ бюджетной отчетности.
А в казенных учреждениях качество проведенной инвентаризации проверит служба внутреннего финансового аудита в рамках мероприятий по подтверждению достоверности бюджетной отчетности – без такого аудиторского заключения отчетность теперь просто не примут.
Более того, результаты проведенной инвентаризации ревизоры могут признать недействительными, а значит в этом случае инвентаризация также не сможет подтвердить достоверность годовой отчетности. Это возможно, если выяснится, например, что согласно Табелю кто-то из членов инвентаризационной комиссии при проведении подсчетов, обмеров, иных инвентаризационных действий находился в командировке, на больничном, в отпуске и т.д. Как быть, если член инвентаризационной комиссии отсутствует? Ответ – здесь.
Далее мы еще вернемся к ситуациям, в которых проверяющие могут не признать результаты инвентаризации, а учреждение рискует быть оштрафованным.
А пока напомним, что конкретный порядок инвентаризации активов и обязательств, основания, сроки должны быть установлены в рамках учетной политики, включая случаи, когда проведение инвентаризации является обязательным.
Методической информации о процедуре проведения инвентаризации, об отражении результатов в учете, о нюанса проведения инвентаризации всех видов активов и обязательств более чем достаточно. Но мы понимаем, что у бухгалтера просто нет времени все это читать. Поэтому остановимся на основных аспектах проведения инвентаризации и самых важных нюансах:
1. Инвентаризационная комиссия
Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель своим приказом. При больших объемах, подлежащих пересчету, возможно создать центральную инвентаризационную комиссию и отдельные рабочие комиссии. В состав комиссии могут входить представители администрации, сотрудники бухгалтерской службы, специалисты иных структурных подразделений.
Обратите внимание! Материально ответственные лица не могут быть членами инвентаризационной комиссии, но они обязаны присутствовать при инвентаризации вверенного им имущества.
2. Способы проведения
Инвентаризация проводится очно в присутствии всех членов комиссии. Отсутствие хотя бы одного из ее членов ставит под сомнение полученные результаты и может послужить основанием для признания таких результатов недействительными.
Однако, «коронавирусные» времена привнесли в нашу жизнь не только работу «на удаленке», но и напомнили о возможности проводить инвентаризацию дистанционным способом. Финансовым ведомством отмечено, что проведение проверки дистанционно не препятствует достижению целей инвентаризации, однако такое условие должно быть предусмотрено учетной политикой. При удаленном способе проведения инвентаризации один из членов комиссии обеспечивает видеофиксацию процесса инвентаризации в режиме реального времени, фотосъемку отдельных объектов, в то время как остальные члены комиссии присутствуют удаленно с применением технических средств связи.
В период пандемии этот способ является крайне актуальным, однако требует определенных организационных трудозатрат:
3. Формы документирования результатов инвентаризации
В зависимости от объекта инвентаризации используются свои унифицированные формы бланков. Подтверждением проведения инвентаризационных мероприятий являются Инвентаризационные описи. Отсутствие оформленных результатов инвентаризации ревизоры могут рассматривать как недостатки в работе учреждения.
Если вы оформляете Инвентаризационные описи на бумаге, то следует помнить, что заполняя сведения о фактическом наличии объектов в описях до проведения инвентаризации, учреждение очень рискует. Информация о фактическом наличии объектов в графы 5-9 Инвентаризационной описи (ф. 0504087) должна быть внесена непосредственно в процессе проведения инвентаризации и только после проверки их фактического наличия. Заполнение таких сведений до проведения самой проверки может свидетельствовать о том, что инвентаризационные описи были составлены формально, без проведения процедуры инвентаризации и не могут служить подтверждением фактического отсутствия или наличия поименованных в них активов и обязательств. Признаки формальности проверяющие могут увидеть и в случае одновременной фиксации остатков имущества на 1 января по значительному количеству мест хранения, например, нескольким складам, без приостановления их деятельности на время пересчета, обмера, взвешивания и т.д. Это значит, что и в таких случаях проверяющие могут инициировать проведение инвентаризации, и в случае выявления несоответствий фактического наличия имущества данным бухгалтерского учета – оштрафовать учреждение и/или его должностных лиц по ст. 15.15.6 КоАП.
Какие еще ошибки допускают учреждения при подготовке и проведении инвентаризации, смотрите здесь. Избежать их помогут наши специальные материалы. В них – вся самая актуальная информация, примеры и рекомендации по данному вопросу:
Инвентаризация – это мощный инструмент внутреннего контроля, в результате использования которого руководитель может получить подробную информацию о состоянии и комплектности имущественного комплекса учреждения. Но, чтобы им успешно пользоваться, руководитель должен организовать работу таким образом, чтобы в ней были задействованы не только работники бухгалтерии, но и все учреждение в целом. Особенно это актуально в свете повсеместной централизации бухгалтерского учета. Рекомендуем отнеситесь к инвентаризации со всей серьезностью, так как полученные результаты найдут отражение в годовой отчетности учреждения, где ошибки могут в прямом смысле дорого обойтись.
Инвентаризация: пошаговая инструкция
Нормативная база
Проведение инвентаризации регламентируется статьями Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина России №34н.
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов определены в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России №49.
Унифицированные формы документов для оформления итогов инвентаризации утверждены постановлениями Госкомстата России №88 и №26.
Используя в своей работе все эти документы, организация сможет правильно оформить всю необходимую в рамках проведения инвентаризации документацию в соответствии с требованиями действующего законодательства.
Как часто нужно проводить инвентаризацию имущества и обязательств
Организация обязана провести инвентаризацию в каждом из следующих случаев (п. 3 ст. 11 Закона N 402-ФЗ, п. 27 Положения по бухучету N 34н):
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась начиная с 1 октября отчетного года. При этом Инвентаризацию ОС можно проводить раз в три года;
при смене материально ответственных лиц. В этом случае проводится инвентаризация только того имущества, которое было доверено материально ответственному лицу;
при выявлении фактов хищения или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций;
при ликвидации или реорганизации организации.
Порядок проведения инвентаризации
Инвентаризация проводится в несколько этапов.
Шаг 1. Создание инвентаризационной комиссии
Создание инвентаризационной комиссии оформляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Унифицированная форма данного приказа (форма N ИНВ-22) утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88.
В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены любые работники организации. Членами комиссии, как правило, являются:
представители администрации организации;
работники бухгалтерской службы (например, главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер по отдельному участнику);
другие специалисты (работники технических (например, инженер), финансовых (например, руководитель финансового отдела), юридических (например, юрист) и других служб).
Материально ответственные лица не могут входить в состав инвентаризационной комиссии, однако их присутствие при проверке фактического наличия имущества является обязательным.
В комиссию должны входить как минимум два человека.
Помимо состава инвентаризационной комиссии, в этом приказе указываются также сроки и причины проведения инвентаризации, проверяемое имущество и обязательства.
После утверждения приказа генеральным директором этот документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии.
Приказ о проведении инвентаризации регистрируется в журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации, который может составляться по форме N ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 2. Получение последних приходных и расходных документов
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надо получить последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы.
Полученные документы заверяются председателем инвентаризационной комиссии с указанием «до инвентаризации на «__» __________ 201_ г.», что является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным (п. 2.4 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 3. Получение расписки от материально ответственных лиц
Шаг 4. Проверка и документальное подтверждение наличия, состояния и оценки активов и обязательств
Инвентаризационная комиссия определяет:
наименования и количество имущества (ОС, МПЗ, денежные средства в кассе, документарные ценные бумаги), имеющегося в организации, в том числе арендованного имущества, – путем натурального подсчета (п. 2.7 Методических указаний по инвентаризации). Одновременно с этим проверяется состояние этих объектов (могут ли они использоваться по назначению);
виды активов, не имеющих материально-вещественной формы (например, НМА, финансовые вложения), – путем сверки документов, подтверждающих права организации на эти активы (п. п. 3.8, 3.14, 3.43 Методических указаний по инвентаризации);
состав дебиторской и кредиторской задолженности – путем проведения сверки с контрагентами и проверки документов, подтверждающих существование обязательства или требования (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации).
Шаг 5. Сверка данных в инвентаризационных описях (актах) с данными бухгалтерского учета
После этого полученные данные в инвентаризационных описях (актах) сверяются с данными бухгалтерского учета.
Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача, тогда оформляется сличительная ведомость, в которой указывают расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации. Ее составляют только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных.
Для оформления проведения и результатов инвентаризации можно использовать следующие формы документов:
по ОС – Инвентаризационная опись ОС (форма N ИНВ-1) и Сличительная ведомость инвентаризации ОС (форма N ИНВ-18);
по МПЗ – Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3); Акт инвентаризации товарно-материальных ценностей отгруженных (форма N ИНВ-4) и Сличительная ведомость результатов инвентаризации ТМЦ (форма N ИНВ-19);
по расходам будущих периодов – Акт инвентаризации расходов будущих периодов (форма N ИНВ-11);
по кассе – Акт инвентаризации наличных денег (форма N ИНВ-15);
по ценным бумагам и БСО – Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма N ИНВ-16);
по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами – Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма N ИНВ-17).
Шаг 6. Обобщение результатов, выявленных инвентаризацией
Инвентаризационная комиссия на заседании по итогам инвентаризации анализирует выявленные расхождения, а также предлагает способы урегулирования обнаруженных расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Заседание инвентаризационной комиссии оформляется протоколом.
Если по итогам инвентаризации расхождений не выявлено, этот факт также следует отразить в протоколе заседания инвентаризационной комиссии.
Инвентаризационная комиссия по итогам заседания обобщает результаты проведенной инвентаризации.
С этой целью может применяться унифицированная форма N ИНВ-26 «Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией», утвержденная Постановлением Госкомстата России от 27.03.2000 N 26, в которой отражаются все выявленные излишки и недостачи, а также указывается способ отражения их в учете (п. 5.6 Методических указаний по инвентаризации).
Протокол заседания инвентаризационной комиссии вместе с ведомостью учета результатов представляются на рассмотрение руководителю организации, который принимает окончательное решение.
Шаг 7. Утверждение результатов инвентаризации
Инвентаризационная комиссия представляет руководителю организации протокол заседания инвентаризационной комиссии и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией.
К указанным документам могут прилагаться сличительные ведомости и инвентаризационные описи (акты).
После рассмотрения документов руководитель организации принимает окончательное решение, которое оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний по инвентаризации).
Обязательной частью приказа является предписание о порядке устранения расхождений, выявленных инвентаризацией.
После этого документация по результатам инвентаризации передается инвентаризационной комиссией в бухгалтерскую службу.
Шаг 8. Отражение в учете результатов инвентаризации
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета следует отразить в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).
В случае годовой инвентаризации указанные результаты должны быть отражены в годовой бухгалтерской отчетности (п. 5.5 Методических указаний по инвентаризации).
При выявлении в результате инвентаризации имущества, которое не подлежит дальнейшему использованию в связи с моральным устареванием и (или) порчей, такое имущество подлежит списанию с учета.
Также с балансового учета списывается задолженность с истекшим сроком исковой давности.
Выявлена недостача
В бухгалтерском учете недостачи отражаются на дату, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11 Закона о бухучете).
Стоимость приобретения недостающих МПЗ относят на затраты, связанные с производством или продажей, в пределах норм естественной убыли (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н).
Проводки будут такие.
Проводка
Операция
Списана стоимость утраченного имущества
Списана недостача в пределах норм естественной убыли
Стоимость недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) (пп. «б» п. 28 Положения по бухучету N 34н):
если лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено, – взыскивается с этого лица;
Проводка
Операция
Списана стоимость утраченного имущества
Стоимость недостач отнесена на виновных лиц
Стоимость недостач взыскана с виновного лица
Сверхнормативная недостача списана в расходы
Для целей налога на прибыль стоимость приобретения недостающих МПЗ учитывается в материальных расходах в периоде выявления недостачи в пределах утвержденных норм естественной убыли (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ).
Порядок учета недостач МПЗ сверх норм естественной убыли и недостач МПЗ, для которых такие нормы не утверждены, а также недостач ОС, инструментов, денег и денежных документов (БСО и т.п.) зависит от ситуации.
Ситуация 1. Лицо, виновное в возникновении недостачи, установлено. В этом случае стоимость недостач учитывается в расходах на одну из следующих дат (пп. 8 п. 7 ст. 272 НК РФ):
или признания виновным суммы ущерба (например, на дату заключения с работником соглашения о добровольном возмещении ущерба);
или вступления в силу решения суда о взыскании с виновного суммы ущерба.
Одновременно в доходах надо учесть сумму ущерба, признанную виновным или присужденную судом (п. 3 ст. 250, пп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Ситуация 2. Лицо, виновное в возникновении недостачи, не установлено. Тогда стоимость недостач учитывается в расходах на дату составления одного из следующих документов (пп. 5, 6 п. 2 ст. 265 НК РФ):
или постановления о приостановлении предварительного следствия по уголовному делу в связи с тем, что лицо, подлежащее привлечению в качестве обвиняемого, не установлено;
или документа компетентного органа, подтверждающего, что недостача вызвана чрезвычайным происшествием.
Например, при пожаре такими документами будут справка из органов противопожарной службы (МЧС), акт о пожаре и протокол осмотра места происшествия.
Выявлены излишки имущества
Рыночная стоимость излишков имущества, выявленных в результате инвентаризации, включается в бухгалтерском и налоговом учете в состав доходов по состоянию на дату, на которую проводилась инвентаризация:
Рыночную стоимость такого имущества можно подтвердить одним из следующих документов:
или справкой, составленной самой организацией на основе доступной информации о ценах на такое же имущество (например, из СМИ);
или отчетом независимого оценщика.
Проводка в бухгалтерском учете будет такая:
Проводка
Операция
Отражены излишки, выявленные при инвентаризации
Автор: Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»
Документальное оформление инвентаризации основных средств
Инвентаризация основных средств — документальное оформление и проведение — это не такая простая задача, как кажется. В этой статье мы поговорим о том, в каком порядке проводится инвентаризация ОС, какими документами оформляются ее итоги и что нужно сделать при выявлении расхождений между учетными данными и фактическим наличием ОС.
Порядок и сроки проведения инвентаризации основных средств
Документальное оформление инвентаризации основных средств осуществляется с использованием унифицированных или разработанных самой организацией и закрепленных в ее приказе об учетной политике форм.
Каждый документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию, другой — материально ответственному лицу.
Порядок оформления приказа на проведение инвентаризации ОС
Приказ регистрируется в журнале учета приказов об инвентаризации ИНВ-23, утвержденном постановлением 88 и вручается под подпись председателю комиссии.
Оформление ведомости о проведении инвентаризации
По насаждениям — наличие и возраст.
Однотипные ОС, поступившие одновременно, указываются в ведомости с учетом количественных показателей.
Все выявленные данные заносятся членами комиссии в инвентаризационную ведомость ИНВ-1, утвержденную постановлением 88, или самостоятельно разработанную форму.
Для чего нужна сличительная ведомость?
Все выявленные расхождения между ними заносятся в сличительную ведомость результатов инвентаризации основных средств ИНВ-18, утвержденную постановлением 88, или аналогичную ей форму, разработанную организацией.
Все неучтенные объекты ставятся комиссией на бухгалтерский учет, а по неверно отраженным ОС вносятся необходимые корректирующие записи.
Постановка на учет вновь выявленных объектов производится по действующим рыночным ценам. Степень износа объекта определяется с учетом его фактического состояния. Эти изменения оформляются внутренними актами предприятия.
При выявлении фактов модернизации или ликвидации объектов ОС, которые не были отражены в бухгалтерском учете, в нем делаются корректировочные записи, отражающие увеличение или уменьшение их балансовой стоимости.
По объектам, которые в результате проведенных доработок изменили свои технические характеристики, в опись вносятся новые данные.
По основным средствам, вышедшим из строя и не подлежащим восстановлению, а также по объектам, находящимся в аренде или на ответственном хранении, составляются дополнительные описи.
Те объекты ОС, по которым не было обнаружено каких-либо расхождений, в сличительных описях не отражаются.
Как оформить акт по результатам инвентаризации
Форму акта предприятие может разработать самостоятельно или воспользоваться формой, которая утверждена приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, форма по ОКУД 0504835.
Обратите внимание! Несмотря на то что эта форма была разработана для учреждений и органов госвласти, запрета на ее использование другими субъектами нет.
Инвентаризационную опись основных средств по форме ИНВ-1 скачайте тут.
К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.
При заполнении этой формы указываются:
К акту прикладываются: ведомости, сличительные описи, объяснительные записки материально ответственных лиц.
Оформление протокола заключительного заседания комиссии
Проведение заключительного заседания комиссии не является обязательным, но протокол ее заседания принимается судом в качестве доказательства причинения ущерба организации.
Порядок и сроки проведения заседания комиссии прописываются в приказе об учетной политике компании.
Примерный бланк протокола инвентаризации основных средств можно скачать здесь.
По итогам заседания составляется протокол, в котором фиксируются:
Решения, принятые руководителем предприятия, оформляются приказом и отражаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией ИНВ-26, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26 или ее аналоге, разработанном компанией самостоятельно.
Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.
Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.
Основные правила проведения инвентаризации
Автор: Романова Л., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
В материале напомним основные правила проведения инвентаризации в учреждении, в частности порядок ее документального оформления.
Инвентаризация активов и обязательств проводится для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 79 СГС «Концептуальные основы»).
В ходе инвентаризации выявляется фактическое наличие активов и обязательств, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.
К сведению: проведение инвентаризации активов является обязательным как для муниципальных учреждений, так и для администраторов доходов федерального бюджета (Письмо Минфина РФ от 28.05.2021 № 02-07-10/43252).
Порядок проведения инвентаризации активов, имущества, учитываемого на забалансовых счетах, обязательств, иных объектов бухгалтерского учета утверждается учетной политикой учреждения (п. 9 СГС «Учетная политика»).
В частности, должны быть установлены основания и сроки проведения инвентаризации (п. 80 СГС «Концептуальные основы»).
Минфин в Письме от 24.12.2020 № 02-07-07/113668 отметил:
нормативные правовые акты, регулирующие ведение бухгалтерского учета, не содержат прямых указаний в отношении как способов, правил проведения инвентаризации, так и определения состава комиссии по инвентаризации и порядка ее работы;
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 (далее – Указания № 49), не относятся к нормативному правовому акту, устанавливающему обязательные требования к проведению инвентаризации, и носят рекомендательный характер.
Таким образом, определение процедурных мероприятий, сроков проведения инвентаризации объектов бухгалтерского учета (исходя из специфики их вовлечения в хозяйственный оборот и применяемых методов учета), способов инвентаризации (сплошная и (или) выборочная инвентаризация, номенклатурный пересчет по местам хранения и (или) реестровая (документарная) сверка и т. д.) находится в компетенции учреждения с соблюдением требования об обеспечении достоверности данных бюджетного учета и бюджетной отчетности (Письмо Минфина РФ от 26.03.2021 № 02-06-10/22274).
Необходимо помнить, что проведение инвентаризации обязательно (п. 81 СГС «Концептуальные основы»):
при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, на хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
в других случаях, предусмотренных законодательством РФ, иными нормативными правовыми актами РФ.
Годовая инвентаризация
В соответствии с абз. 6 п. 7 Инструкции № 191н в целях составления годовой бюджетной отчетности проводится инвентаризация активов и обязательств в порядке, установленном экономическим субъектом в рамках формирования его учетной политики.
Цель проведения годовой инвентаризации – выявление фактического наличия соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета, для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на отчетную дату.
Например, непроведение инвентаризации обязательств перед составлением годовой бухгалтерской отчетности было признано контрольным органом нарушением (п. 7.29 Письма Федерального казначейства от 29.05.2020 № 07-04-05/21-10615 «О направлении обобщенной информации по результатам контрольных мероприятий»).
Напомним, при составлении годового отчета в таблице 6 «Сведения о проведении инвентаризаций» пояснительной записки (ф. 0503160) отражается информация о результатах проведенной в целях составления годовой отчетности инвентаризации имущества и обязательств субъекта бюджетной отчетности в части выявленных расхождений (п. 158 Инструкции № 191н).
Таблица оформляется главным распорядителем, распорядителем, получателем бюджетных средств, главным администратором, администратором источников финансирования дефицита бюджета, главным администратором, администратором доходов бюджета, финансовым органом, органом, осуществляющим кассовое обслуживание.
К сведению: при отсутствии расхождений по результатам инвентаризации таблица 6 не заполняется. Факт проведения годовой инвентаризации отражается в текстовой части разд. 5 «Прочие вопросы деятельности субъекта бюджетной отчетности» пояснительной записки (ф. 0503160).
Инвентаризационная комиссия
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Ее персональный состав утверждает руководитель организации (п. 2.2 Указаний № 49).
Рекомендовано в состав инвентаризационной комиссии включать представителей администрации организации, работников бухгалтерской службы, других специалистов (инженеры, экономисты, техники и т. д.).
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.
По мнению Минфина, при определении учреждением регламентации проведения инвентаризации необходимо обеспечить независимость суждений и мнений членов комиссии посредством принятия коллегиального решения комиссии большинством голосов.
Например, если из пяти членов комиссии присутствовали при проведении инвентаризации четверо (трое и председатель) и результаты голосования – два «за», два «против», то голос председателя является решающим (Письмо от 24.12.2020 № 02-07-07/113668).
Документальное оформление инвентаризации
Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н предусмотрены следующие документы для оформления инвентаризации в казенных учреждениях:
Код формы
Наименование документа
Акт о результатах инвентаризации
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов
Инвентаризационная опись наличных денежных средств
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации
Акт о результатах инвентаризации
Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835) составляется комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения.
Основанием для составления акта являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости).
Акт подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.
При выявлении по результатам инвентаризации расхождений к акту прилагается ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082) применяется для отражения результатов инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах в подразделениях ЦБ РФ, кредитных организациях.
В данной описи указываются наименование подразделения Центрального банка (кредитной организации), номер открытого в нем счета, код валюты по ОКВ, остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях.
Кроме того, в инвентаризационной описи производится запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками.
Такая опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086) составляется комиссией учреждения по видам документов и ответственным лицам с указанием места и даты проведения инвентаризации, распиской ответственного лица.
В данной описи отражаются:
сведения о фактическом наличии (цена, количество);
сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма).
Инвентаризационная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) (далее – инвентаризационная опись (ф. 0504087)) составляется комиссией учреждения по ответственному за сохранность имущества лицу с формированием расписки данного лица и с указанием:
места проведения инвентаризации;
лица (лиц), ответственного (ответственных) за сохранность имущества, в том числе лица (лиц) с полной материальной ответственностью (далее – ответственное лицо (ответственные лица));
приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации (номера и даты приказа);
даты начала и даты окончания инвентаризации.
Приведем в таблице порядок заполнения отдельных граф названной описи.
Номер графы
Порядок заполнения
Отражается номер (код) объекта учета (инвентарный или иной) в соответствии с прилагаемой к объекту нефинансовых активов документацией.
Для инвентарных объектов бухгалтерского учета указывается инвентарный номер, для иных объектов – номер (код), позволяющий однозначно идентифицировать объект учета (серия, партия, заводской номер или другая информация)
Проставляется цена (оценочная стоимость) объекта инвентаризации, указываемая при инвентаризации материальных ценностей, предназначенных для реализации (цена продукции, товара), при выявлении излишков – оценочная стоимость объекта
Отражается количество объектов инвентаризации
Проставляется сумма материальных ценностей, предназначенных для реализации (определяется путем умножения показателя графы 5 на показатель графы 6)
Указывается информация о состоянии объекта имущества на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот (далее – статус объекта учета), например*:
1) для объектов основных средств – «в эксплуатации», «требуется ремонт», «находится на консервации», «не соответствует требованиям эксплуатации», «не введен в эксплуатацию»;
2) для материальных запасов – «в запасе (для использования)», «в запасе (на хранении)», «ненадлежащего качества», «поврежден», «истек срок хранения»;
3) для объектов незавершенного строительства – «строительство (приобретение) ведется», «объект законсервирован», «строительство объекта приостановлено без консервации», «передается в собственность иному публично-правовому образованию»
Приводится информация о возможных способах вовлечения объектов инвентаризации в хозяйственный оборот, использования в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта (далее – целевая функция актива), например*:
1) для объектов основных средств – «введение в эксплуатацию», «ремонт», «консервация объекта», «дооснащение (дооборудование)», «списание», «утилизация»;
2) для материальных запасов – «использовать», «продолжить хранение», «списание», «ремонт»;
3) для объектов незавершенного строительства – «завершение строительства (реконструкции, технического перевооружения)», «консервация объекта незавершенного строительства», «приватизация (продажа) объекта незавершенного строительства», «передача объекта незавершенного строительства другим субъектам хозяйственной деятельности»
Сумма, отражаемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 13 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11
Сумма, указываемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 15 на показатель графы 5
Проставляется количество объектов инвентаризации, в отношении которых комиссией учреждения установлено несоответствие условиям признания активов в целях бухгалтерского учета
Сумма, отражаемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 17 на результат деления показателя графы 12 на показатель графы 11
Указывается информация, не отраженная в предыдущих графах:
– по объектам учета, в отношении которых выявлена недостача, – количество объектов учета, выбывших в пределах норм естественной убыли;
– информация о причинах (основаниях) изменения статуса и (или) целевой функции объекта учета с предыдущей инвентаризации;
– иная информация
* Учреждение определяет способ указания статуса объекта учета по его наименованию и (или) коду.
Названная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию, после представления ответственным лицом (ответственными лицами) объяснения о причинах расхождений (при наличии) и заключения комиссии учреждения о результатах инвентаризации.
Инвентаризационная опись наличных денежных средств
Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088) формируется комиссией учреждения и отражает на дату проведения инвентаризации:
сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью);
сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации;
номера последних приходного и расходного кассовых ордеров.
Данная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) формируется комиссией учреждения и отражает на дату проведения инвентаризации:
сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности;
наименование дебитора (кредитора) в случае указания расчетов по обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы РФ;
данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам) в бюджеты, отражаемые по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность;
номер счета бухгалтерского учета;
общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденную дебиторами (кредиторами), не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Такая опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091) применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждений.
Такая опись формируется комиссией учреждения и отражает на дату проведения инвентаризации:
сведения по данным бухгалтерского учета;
номер счета бухгалтерского учета;
общую сумму задолженности плательщика («всего»), в том числе подтвержденную дебитором, не подтвержденную дебитором, а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности.
Указанная опись подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации
Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) заполняется в целях обобщения информации об установленных в ходе инвентаризации отклонениях от данных бухгалтерского учета, а также об объектах учета, по которым выявлено несоответствие условиям признания актива.
Приведем в таблице порядок заполнения отдельных граф названной ведомости.
Номер графы
Порядок заполнения
Отражается наименование объекта нефинансового актива (показатель должен соответствовать графе 2 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Проставляется номер (код) объекта учета (инвентарный или иной) в соответствии с прилагаемой к объекту нефинансовых активов документацией.
Для инвентарных объектов указывается инвентарный номер, для иных объектов – номер, позволяющий однозначно идентифицировать объект учета (серия, партия, заводской номер или другая информация) (показатель должен соответствовать графе 3 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Приводится единица измерения (показатель должен соответствовать графе 4 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Отражается номер (код) счета бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать графе 10 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Проставляется балансовая стоимость (сумма) на единицу объекта учета (показатель должен соответствовать результату деления показателя графы 12 на показатель графы 11 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Приводится цена (оценочная стоимость) объекта инвентаризации, указываемая при инвентаризации товаров (цена товара), при выявлении излишков – оценочная стоимость объекта (показатель должен соответствовать графе 5 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Отражается количество объектов инвентаризации, по которым выявлена недостача по данным бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать гра-фе 13 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Сумма, указываемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 8 на показатель графы 6 и должна соответствовать графе 14 инвентаризационной описи (ф. 0504087)
Приводится количество объектов инвентаризации, по которым выявлено несоответствие в пределах норм естественной убыли данных бухгалтерского учета фактическому наличию
Проставляется сумма объектов инвентаризации, по которым выявлено несоответствие в пределах норм естественной убыли (определяется путем умножения показателя графы 10 на показатель графы 6)
Отражается количество объектов, превышающих данные бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать графе 15 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Сумма, указываемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 12 на показатель графы 7 и должна соответствовать графе 16 инвентаризационной описи (ф. 0504087)
Приводится количество объектов инвентаризации, в отношении которых комиссией учреждения установлено несоответствие условиям признания активов в целях бухгалтерского учета (показатель должен соответствовать графе 17 инвентаризационной описи (ф. 0504087))
Сумма, отражаемая в этой графе, определяется путем умножения показателя графы 14 на показатель графы 6 и должна соответствовать графе 18 инвентаризационной описи (ф. 0504087)
Названная ведомость подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.