оформление писем дсп образец
Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности» (с изменениями и дополнениями)
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в наименование внесены изменения
Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233
«Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»
С изменениями и дополнениями от:
20 июля 2012 г., 20 февраля, 18 марта 2016 г., 6 августа 2020 г.
Правительство Российской Федерации постановляет:
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в пункт 1 внесены изменения
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности.
2. Установить, что служебная информация, содержащаяся в подготавливаемых в федеральных органах исполнительной власти проектах указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, других служебных документов, не подлежит разглашению (распространению).
Председатель Правительства
Российской Федерации
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в наименование внесены изменения
Положение
о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности
(утв. постановлением Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233)
С изменениями и дополнениями от:
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в пункт 1.1 внесены изменения
Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 20 февраля 2016 г. N 123 в пункт 1.2 внесены изменения
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 6 сентября 2010 г. N ГКПИ10-710, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 26 октября 2010 г. N КАС10-536, пункт 1.2 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству
Решением Верховного Суда РФ от 12 февраля 2007 г. N ГКПИ06-1417, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 17 мая 2007 г. N КАС07-164, пункт 1.2 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству
Решением Верховного Суда РФ от 22 декабря 2005 г. N ГКПИ05-1426, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 7 марта 2006 г. N КАС06-45, пункт 1.2 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству в оспариваемой части
1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами.
Информация об изменениях:
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 18 апреля 2018 г. N АКПИ18-83, оставленным без изменения определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 9 августа 2018 г. N АПЛ18-292, пункт 1.3 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству
1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;
сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан;
информация, содержащаяся в архивных документах архивных фондов (за исключением сведений и документов, доступ к которым ограничен законодательством Российской Федерации).
1.4. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в пункт 1.5 внесены изменения
1.5. Руководитель федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности в пределах своей компетенции определяет:
категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
ГАРАНТ:
См. Инструкцию по организации деятельности по обращению со служебной информацией ограниченного распространения в системе МВД России, агентстве воздушного транспорта (Росавиации) и его территориальных органах, утвержденную приказом МВД России от 9 ноября 2018 г. N 755
См. Положение о порядке учета, обращения и хранения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в Федеральном агентстве воздушного транспорта (Росавиации) и его территориальных органах, утвержденное приказом Росавиации от 18 декабря 2014 г. N 841
См. Порядок отнесения служебной информации к разряду ограниченного распространения и обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в системе Следственного комитета РФ, утвержденный приказом Следственного комитета РФ от 23 декабря 2014 г. N 109
См. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Росавтодоре, утвержденную приказом Росавтодора от 17 марта 2014 г. N 78
См. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Минобрнауки России, утвержденную приказом Минобрнауки России от 30 декабря 2010 г. N 2233
См. Порядок обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Росавиации и организациях, подведомственных Росавиации, утвержденный приказом Росавиации от 11 августа 2010 г. N 299
См. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в ФМБА России, утвержденную приказом ФМБА от 21 января 2009 г. N 20
См. Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве природных ресурсов РФ, утвержденную приказом МПР РФ от 12 января 2004 г. N 8
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 18 апреля 2018 г. N АКПИ18-83, оставленным без изменения Определением Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 9 августа 2018 г. N АПЛ18-292, пункт 1.6 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству
1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящего Положения.
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 6 сентября 2010 г. N ГКПИ10-710, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 26 октября 2010 г. N КАС10-536, пункт 1.7 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству
Решением Верховного Суда РФ от 12 февраля 2007 г., оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 17 мая 2007 г. N КАС07-164, пункт 1.7 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству
Решением Верховного Суда РФ от 22 декабря 2005 г. N ГКПИ05-1426, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 7 марта 2006 г. N КАС06-45, пункт 1.7 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству в оспариваемой части
1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.
Информация об изменениях:
Постановлением Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214 в пункт 1.9 внесены изменения
1.9. В случае ликвидации федерального органа исполнительной власти, уполномоченного органа управления использованием атомной энергии, уполномоченного органа по космической деятельности, организации решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
ГАРАНТ:
Решением Верховного Суда РФ от 6 сентября 2010 г. N ГКПИ10-710, оставленным без изменения Определением Кассационной коллегии Верховного Суда РФ от 26 октября 2010 г. N КАС10-536, пункт 2.1 настоящего Положения признан не противоречащим действующему законодательству
2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются, как правило, структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации.
2.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:
печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа машинистка должна указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником с отражением факта уничтожения в учетных формах;
учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП»;
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;
размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).
2.4. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
2.5. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
2.6. Уничтожение дел, документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.
2.7. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется с разрешения соответствующего руководителя.
2.8. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.
2.9. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
2.10. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
2.11. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.
* Требования настоящего Положения распространяются на порядок обращения с иными материальными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.)
Утверждаемым Положением определяется общий порядок обращения с документами и другими носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в федеральных органах исполнительной власти, а также на подведомственных им предприятиях, в учреждениях и организациях. К указанному виду информации относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Приводятся типы нормативных актов и сведений, не относящиеся к служебной информации ограниченного распространения. Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Постановление Правительства РФ от 3 ноября 1994 г. N 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»
Текст постановления опубликован в Собрании законодательства Российской Федерации от 25 июля 2005 г. N 30 ст. 3165
В настоящий документ внесены изменения следующими документами:
Постановление Правительства РФ от 6 августа 2020 г. N 1186
Изменения вступают в силу с 19 августа 2020 г.
Постановление Правительства РФ от 18 марта 2016 г. N 214
Изменения вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования названного постановления
Постановление Правительства РФ от 20 февраля 2016 г. N 123
Изменения вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования названного постановления
Постановление Правительства РФ от 20 июля 2012 г. N 740
Изменения вступают в силу по истечении 7 дней после дня официального опубликования названного постановления
Приложение N 2. Порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям
Порядок
передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям
(утв. приказом Минкультуры РФ от 3 сентября 2012 г. N 952)
С изменениями и дополнениями от:
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 23 января 2015 г. N 133 в пункт 1 внесены изменения
1. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, другим органам и организациям осуществляется:
Поступившие в Минкультуры России документы «ДСП», разработанные в других федеральных органах исполнительной власти, не подлежат разглашению (распространению) без разрешения (письма) соответствующего органа (или его должностного лица), которым данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 23 января 2015 г. N 133 в пункт 3 внесены изменения
3. При необходимости направления документов «ДСП» нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.
Указатель рассылки утверждается:
Информация об изменениях:
Приказом Минкультуры России от 23 января 2015 г. N 133 в пункт 4 внесены изменения
При направлении нескольких экземпляров одного документа на пакете и в реестре после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров.
Адресат и другие надписи на пакетах печатаются с помощью печатающего устройства или четко и разборчиво пишутся от руки шариковой ручкой (черного, синего или фиолетового цвета).
Гражданский служащий, отправляющий документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, сверяет номера и экземпляры, указанные на документах «ДСП», с номерами и экземплярами, указанными на пакете, оборачивает их прокладочной бумагой и вкладывает в пакет. Пакет запечатывается, а на его скрепляющий клапан проставляется оттиск мастичной печати с наименованием Департамента управления делами Минкультуры России (территориального органа Минкультуры России).
Приказ МЧС России от 14.09.2020 N 684 «Об утверждении Инструкции по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий»
МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ
ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ
ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ
от 14 сентября 2020 г. N 684
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В МИНИСТЕРСТВЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
2. Директору федерального государственного бюджетного учреждения «Информационно-аналитический центр МЧС России» в срок до 01.07.2021 обеспечить техническую реализацию пункта 3.3 Инструкции.
3. Установить, что пункт 3.3 Инструкции вступает в силу с 01.07.2021.
4. Признать утратившим силу раздел VI Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 3 декабря 2014 г. N 670.
5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить:
приказом МЧС России
ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ
ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ, В МИНИСТЕРСТВЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ,
ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ
1.2. Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
1.3. Инструкция разработана в целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный N 57213). Общие требования по оформлению, согласованию, регистрации документов определены Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России и Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении МЧС России, утверждаемыми приказами МЧС России с учетом особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.
1.4. Отнесение информации к служебной информации ограниченного распространения в МЧС России производится в соответствии с Перечнем сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.
1.5. Обращение с документами, имеющими пометки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке полученных МЧС России документов с такими пометками на сопроводительном письме к таким документам (материалам) проставляется пометка «Для служебного пользования».
1.6. Прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагаются:
1.7. Делопроизводители обязаны:
2) еженедельно докладывать руководителю структурного подразделения о наличии и сохранности в структурном подразделении документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;
3) докладывать руководителю структурного подразделения о случаях нарушения сотрудниками структурного подразделения требований Инструкции.
1.8. При смене делопроизводителя, на которого возложены прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 1 к Инструкции), который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.
2. Подготовка проектов документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения
2.1. Подготовка проектов документов (печатание проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники осуществляется исполнителями на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.
Перечень объектов информатизации, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, утверждается приказом МЧС России (для центрального аппарата), приказом организации МЧС России.
2.2. Пометка «Для служебного пользования» располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 через одинарный межстрочный интервал.
В первой строке пометки печатается надпись «Для служебного пользования». На второй строке указывается номер пункта действующего Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемого приказом МЧС России. Надпись «Экз. N ___» размещается на третьей строке. Самая длинная строка пометки выравнивается по правому краю, остальные строки выравниваются по центру относительно надписи самой длинной строки.
2.3. На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:
1) количество отпечатанных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) фамилия и инициалы исполнителя;
4) фамилия и инициалы лица, отпечатавшего документ;
5) телефон исполнителя;
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
Исп. Фамилия Имя Отчество
Отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
При печатании более 4-х экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение N 2 к Инструкции), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.
Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.
Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
2.4. Уничтожение черновиков отпечатанных и подписанных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется исполнителем после подписания документа. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. На обороте последнего листа в нижней части экземпляра документа, подшиваемого в дело, исполнитель делает собственноручную запись, подтверждающую факт уничтожения.
2.5. Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного и подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
2.6. При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
В таком случае номера экземпляров проставляются исполнителем после тиражирования документа с пометкой «Для служебного пользования».
3. Порядок приема, регистрации, учета и передачи
исполнителям документов, содержащих служебную информацию
3.1. Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступивших в МЧС России, адресованных руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, организациям МЧС России, осуществляется в том числе с использованием АС «Делопроизводство», СЭД подразделением документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов на бумажном носителе.
К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «ДСП».
3.3. Прием поступивших электронных документов, сканирование документов на бумажном носителе, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, размещение электронных образов в СЭД, осуществляется подразделениями документационного обеспечения или делопроизводителями на автоматизированных рабочих местах, которые должны иметь действующий аттестат соответствия по требованиям безопасности информации и устанавливаться в помещениях соответствующих подразделений.
Порядок обработки служебной информации ограниченного распространения средствами СЭД определяется Регламентами (Инструкциями) обработки информации, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемыми в установленном порядке для каждой информационной системы отдельно.
3.4. Поступивший на бумажном носителе документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, регистрируется в АС «Делопроизводство», СЭД и учитывается в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 3 к Инструкции).
3.5. Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, для исполнения (ознакомления) осуществляется сотрудниками подразделения документационного обеспечения, делопроизводителями в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя, под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции).
В подразделении документационного обеспечения указанные документы получают только делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
3.6. Передача исполнителю зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» для последующего тиражирования осуществляется под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции).
4. Тиражирование документов, содержащих служебную информацию
4.1. Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должно проводиться в помещениях структурного подразделения, на которое возложено осуществление копировально-множительных работ (например, копировально-множительное бюро), где организован режим безопасности, исключающий возможность несанкционированного доступа посторонних лиц к служебной информации ограниченного распространения, утраты, хищения или утечки такой информации.
Аттестация помещений и средств копирования и тиражирования на соответствие требованиям по безопасности информации не проводится, за исключением случаев, когда средства тиражирования документов входят в состав автоматизированных систем на базе средств вычислительной техники.
4.2. Запрещается тиражирование документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, если на документе проставлена запрещающая тиражирование пометка, которая оформляется с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером N 12 прописными буквами ниже пометки «Для служебного пользования» и выравнивается по центру по отношению к самой длинной ее строке.
4.3. Тиражирование подписанного и зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.
Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, тиражируются:
4.5. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, адресованные руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, поступившие:
4.6. Поступившие в организацию МЧС России документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, разработанные в структурных подразделениях центрального аппарата, тиражируются с разрешения руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений центрального аппарата, которыми данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.
Письменное разрешение оформляется соответствующим руководителем (заместителями руководителя) в виде письма, докладной (служебной записки) или собственноручного поручения на обороте последнего листа тиражируемого документа с указанием количества экземпляров.
4.7. Перед тиражированием документа с пометкой «Для служебного пользования» (кроме документов, хранящихся в архиве) на обороте последнего листа в левой его части лицом, тиражирующим документ, указываются:
1) количество тиражированных экземпляров документа;
2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);
3) должность, фамилия и инициалы лица, тиражировавшего документ;
4) телефон лица, тиражировавшего документ;
5) дата тиражирования.
Размн. Старший инспектор АД Фамилия И.О.
(495) 983-65-48 (доб. 1111)
4.8. Учет количества тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется поэкземплярно в Журнале учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 6 к Инструкции).
Учет выдачи тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ведется в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение N 4 к Инструкции), и осуществляется в структурных подразделениях, в чьих интересах производилось тиражирование.
4.9. Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без пометки «Для служебного пользования» могут изготавливаться структурным подразделением, осуществляющим хранение этого документа в соответствии с номенклатурой дел, если в них не содержатся сведения, составляющие служебную информацию ограниченного распространения, перечень которых утверждается приказом МЧС России.
5. Отправка (передача) другим органам и организациям
документов, содержащих служебную информацию
5.1. Организация отправки (передачи) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. N 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» с учетом особенностей, установленных в данном разделе Инструкции.
5.3. При направлении документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
Документы, подлежащие отправке, передаются в подразделение документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Сотрудник подразделения документационного обеспечения проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки.
5.4. Отправка служебной информации ограниченного распространения, представленная в электронной форме, осуществляется только на учтенных МНИ с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку «Для служебного пользования». В текстовой части сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите «Приложение» указывается имя файла с машинным документом, его размер (занимаемое место) и пометка «Для служебного пользования».
5.5. При отправке документов пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.
5.6. Для отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис обмена мгновенными сообщениями).
6. Организация хранения и уничтожения документов, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения
6.1. Делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудники структурных подразделений, осуществляющие работу с такими документами, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.
Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, то ознакомление с ними и их исполнение осуществляется в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым требованиям.
6.2. Правила доступа в помещения подразделения документационного обеспечения, в которых осуществляется прием и подготовка к передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны обеспечивать сохранность носителей служебной информации ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в указанном помещении посторонних лиц.
Для помещений, в которых ведется работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:
запиранием помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время;
закрытием шкафов (ящиков, хранилищ), где хранятся носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, во время отсутствия в помещении делопроизводителей.
6.4. Результаты проведения расследования оформляются актом, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах, и докладываются руководителю, назначившему Комиссию (приложение N 7 к Инструкции).
Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
6.5. Результаты ежегодных проверок наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате и организациях МЧС России оформляются актом (приложение N 8 к Инструкции).
6.6. При организационно-штатных изменениях, проводимых в отношении структурных подразделений и организаций МЧС России, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
6.7. При увольнении или переводе в другое структурное подразделение сотрудник структурного подразделения, за которым в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, числятся документы, возвращает их делопроизводителю.
6.8. Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися в архиве, производится в соответствии с правилами выдачи документов соответствующего архива.
6.9. Уничтожение не вошедших в номенклатурные дела документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дел с пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится Экспертной комиссией, образованной в соответствии с Инструкцией по архивной работе в МЧС России, утверждаемой приказом МЧС России.
Документы, хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в порядке, установленном правовыми актами по архивной работе.
Структурное подразделение, в котором хранились копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направляет копию акта (приложение N 9 к Инструкции) об их уничтожении в подразделение документационного обеспечения.
В журналах регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
АКТА ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ, СОДЕРЖАЩИХ СЛУЖЕБНУЮ