оформление пояснительной записки образец
Составляем пояснительную записку к бухгалтерскому балансу (образец)
Зачем пояснять баланс
Отчетность должна быть достоверной и полной и давать пользователю четкую картину финансового положения организации. В балансе и форме 2 мы приводим обобщенные показатели, из которых, как правило, исчерпывающие выводы сделать сложно. Значит, требуется их пояснять.
Пояснительная записка не входит в состав бухгалтерской отчетности (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письма Минфина от 23.05.2013 № 03-02-07/2/18285, от 09.01.2013 № 07-02-18/01, информация Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Юрлицо вправе предоставить такую информацию, если считает ее полезной для заинтересованных пользователей при принятии экономических решений.
Возьмем для примера строку «Дебиторская задолженность». Чтобы поставить эту цифру в отчет, нужно не только собрать остатки по всем счетам расчетов, но и учесть сумму резерва по сомнительным долгам (при его наличии). Она отдельно в балансе не показана, и заинтересованным пользователям (собственникам, инвесторам, контролирующим органам) необходимы в связи с этим дополнительные пояснения. В этом случае и составляется пояснительная записка.
Об оформлении пояснений, даваемых в отношении долгов, читайте в статье «Расшифровка дебиторской и кредиторской задолженности – образец».
Как выглядит образец пояснительной записки к бухгалтерскому балансу
Единого образца пояснительной записки к балансу не существует. Каждый поясняет то, что посчитает нужным и полезным для пользователей отчетности.
Как может выглядеть пояснительная записка к балансу, покажем на примере:
Пояснительная записка к бухгалтерскому балансу
АО «Симфония» за 2021 год
Акционерное общество (АО) «Симфония» зарегистрировано ИФНС № 6 по г. Москве 29.10.2009. (Далее можно привести следующую информацию: ОГРН, ИНН, КПП, реквизиты свидетельства о государственной регистрации, адрес.)
Бухгалтерский баланс сформирован в соответствии с действующими в РФ правилами бухгалтерского учета и отчетности (если баланс составлен по МСФО, это необходимо указать).
Уставный капитал: 1 000 000 (один миллион) руб.
Количество акций: 1 000 штук номинальной стоимостью 1000 (одна тысяча) руб.
Основной вид деятельности: переработка молока и производство сыра (ОКВЭД 10.51).
Состав аффилированных лиц:
Стеклов Андрей Анатольевич — член совета директоров;
Заварзин Степан Николаевич — член совета директоров.
2. Основные положения учетной политики
Учетная политика утверждена приказом директора от 25.12.2020 № 156 (далее коротко приводятся ее основные положения: методы амортизации, способы оценки активов и обязательств и др.).
3. Структура баланса (каждая строка показывается в % от валюты баланса, рассчитываются изменения за период).
4. Оценка стоимости чистых активов (величина чистых активов соотносится с уставным капиталом).
5. Анализ основных финансовых показателей (указываются финансовые коэффициенты: ликвидности, обеспеченности запасами, автономии, рентабельность активов и др.; в этом же разделе анализируется степень зависимости от кредиторов, положение на рынке ценных бумаг и т. д.).
6. Состав основных средств (руб.):
Балансовая стоимость на 31.12.2021
7. Оценочные обязательства и резервы
На 31.12.2021 сформировано оценочное обязательство по оплате очередных отпусков в сумме 1 426 000 руб., количество неоплаченных дней отпуска — 67, срок исполнения — 2022 год.
Резерв по сомнительным долгам сформирован на сумму 1 678 000 руб. в связи с наличием просроченной и ничем не обеспеченной задолженности ООО «Тихие зори».
Резерв под снижение стоимости МПЗ не создавался ввиду отсутствия признаков обесценения МПЗ.
8. Труд и заработная плата
Кредиторская задолженность по зарплате на 31.12.2021 составила 1 679 000 руб. (за декабрь 2021 года, срок выплаты: 15.01.2022). Текучесть кадров в отчетном периоде составила 24,98%, списочная численность — 167 чел. Среднемесячная зарплата — 20 675 руб.
9. Сведения о связанных сторонах
В соответствии с Положением по бухгалтерскому учету «Информация о связанных сторонах» ПБУ 11/2008 (утверждено Приказом Минфина России от 29 апреля 2008 г. N 48н) по каждой связанной стороне раскрыта следующая информация (если в отчетном периоде организация проводила операции со связанными сторонами):
10. Выданные и полученные обеспечения и платежи (указываются все их виды).
11. Прочая информация
(Приводится перечень чрезвычайных фактов, их последствий, описание существенных фактов, повлиявших на показатели баланса, совершенные крупные сделки, события после отчетной даты, произведенные корректировки и другая необходимая информация.)
Директор АО «Симфония» Девятов Девятов А. Н. 20.03.2022
О нюансах составления пояснительной записки к бухбалансу рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к пособию по бухотчетности, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Какую информацию содержит пояснение к бухгалтерскому балансу
Пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах входят в состав годовой бухгалтерской отчетности (ч. 1 ст. 14 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 4 приказа Минфина от 02.07.2010 № 66н). Именно их должны составлять все экономические субъекты, за исключением:
К тому же пояснять баланс — в интересах всех, кто заботится о своей репутации. Чем полнее будут раскрыты цифры из отчета, тем прозрачнее будет выглядеть деятельности компании. Такая отчетность поможет не только укрепить авторитет, но и привлечь новых инвесторов. Пояснения по бухбалансу также позволят избежать лишних вопросов контролирующих органов.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В п. 39 ПБУ 4/99 (утверждено приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н) определено, что компании вправе предоставлять вместе с отчетами дополнительную информацию, если она полезна для внешних пользователей отчетности. При этом Минфин считает, что раскрывать информацию, сопутствующую бухотчетности, компании обязаны (информация Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).
Обычно отдельно только для бухгалтерского баланса пояснения не делаются. Так как он составляется не один, а в составе отчетности, то и пояснение дается сразу по всем представленным отчетам.
Об особенностях отчетности компаний, применяющих УСН, читайте в материале «Как заполнить бухгалтерский баланс при УСН?».
Следует отметить, что все традиционные отчеты расшифровывают какие-либо строки баланса, то есть тоже являются его пояснениями.
Так, из отчета о финансовых результатах мы узнаем о величине чистой прибыли за период, а она является составной частью строки «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» баланса.
Построчный комментарий по заполнению табличной части формы 2 приведен в системе КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе, получите пробный демо-доступ и бесплатно переходите к разъяснениям.
Отчет о движении денежных средств дает информацию о том, как сформирован показатель строки «Денежные средства и денежные эквиваленты» (с разбивкой по направлениям деятельности).
Отчет об изменении капитала расшифровывает информацию, отраженную в 3-м разделе баланса.
Оставшиеся строки тоже требуют расшифровок и пояснений. Обычно их представляют в виде таблиц — они удобны и наглядны. Форму их можно разработать самостоятельно, а можно воспользоваться уже готовыми образцами — они есть в приложении 3 к приказу Минфина России от 02.07.2010 № 66н.
Скачать бланк пояснений к бухгалтерскому балансу можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В приказе № 66н есть пример оформления пояснений по информации баланса о НМА, НИОКР, основных средствах, финансовых вложениях, запасах, задолженности дебиторов и перед кредиторами, оценочных обязательствах, государственной помощи.
Пояснения к балансу разрешено составлять в произвольной форме. Они могут содержать таблицы, графики и диаграммы. Детализация информации в них допустима самая разнообразная — все зависит от намерения компании определенным образом раскрыть какие-либо важные показатели. Главное — чтобы информация, содержащаяся в пояснениях, была достоверной и полезной для пользователей.
Как составить пояснительную записку в налоговую
Пояснительная записка в ФНС — это документ, в котором налогоплательщик разъясняет сложившиеся обстоятельства. Представители налоговой инспекции довольно часто запрашивают такое письмо, особенно в случаях, когда в отчетности предприятия значительно снизились фискальные платежи или зарегистрирован убыток.
Когда необходимо предоставить пояснения
При проведении проверки инспектор вправе затребовать письменные разъяснения. Ситуации, в которых налогоплательщики обязаны пояснить результат контроля, прописаны в п. 3 ст. 88 НК РФ:
Ответить на запрос инспекции следует в течение 5 рабочих дней с момента официального вручения требования — такие нормы закреплены в п. 3 ст. 88, п. 6 ст. 6.1 НК РФ. В особенных случаях ФНС придется уведомить о получении налогового запроса (письмо ФНС РФ от 27.01.2015 № ЕД-4-15/1071).
Как составить
Общий порядок, как написать письмо в налоговую о разъяснении, таков:
Если инспектор требует предоставить пояснительную записку по нестыковкам в декларации по налогу на добавленную стоимость, отправить ответ придется электронно. Исключения из правил закреплены за организациями, которые отчитываются по НДС на бумаге. Если учреждение отчитывалось электронно, но ответ на требование предоставило на бумаге, то налоговая посчитает такие пояснения непредоставленными. Такие нормы прописаны в письме ФНС от 27.01.2017 № ЕД-4-15/1443.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, нужно ли сдавать пояснительную записку с бухотчетностью. Используйте эти инструкции бесплатно.
Что будет, если не ответить на требование ФНС
Как бы ни грозили сотрудники инспекции наказаниями, оштрафовать или выписать административное взыскание за отсутствие пояснительного письма налоговики не могут:
Бланк и готовые образцы для разных ситуаций
Унифицированная форма пояснительной записки не предусмотрена. Используйте в работе типовой шаблон:
В ИФНС России № 16 по городу Санкт-Петербургу
от некоммерческой организации «Доброволь»
Адрес места нахождения:
400000, г. Санкт-Петербург, ул. Примерная, д. 18
В ответ на требование о предоставлении пояснений от … № … сообщаем следующее:
в т. ч. выручка от продажи … руб.
в т. ч. прямые расходы — … руб.,
косвенные расходы — … руб.,
внереализационные расходы — … руб.
Можно привести иную, значимую для вашей ситуации, или более детальную расшифровку расходов. Вообще, чем подробнее и детальнее вы представите ситуацию, тем лучше.
Директор НКО «Доброволь» ______________ Иванов И. И.
НДФЛ начислен неверно
Ошибка редкая, но все же встречается на практике. Если налоговики обнаружили некорректно исчисленный налог, то организации придется не только подготовить пояснительное письмо, но и сформировать корректирующую отчетность (справку 2-НДФЛ).
Ошибки и расхождения по НДС
Налог на добавленную стоимость — это фискальное обязательство, в котором бухгалтеры допускают большую часть ошибок. В результате расхождения и неточности в отчетности неизбежны.
Самые частые ошибки, когда суммы начислений налога меньше суммы налогового вычета, заявленного к возмещению. По сути, причина данного расхождения — невнимательность лица, ответственного за выставление счетов-фактур или техническая ошибка при выгрузке данных.
В пояснительной записке укажите следующую информацию: «Сообщаем, что в книге покупок ошибки отсутствуют, данные внесены верно, своевременно и в полном объеме. Данное расхождение произошло из-за технической ошибки при формировании счета-фактуры №____ от «___»______ 20___г. Налоговая отчетность была скорректирована (указать дату отправки корректировок)».
Расхождения в отчетности
Довольно часто встречаются ситуации, когда один и тот же экономический показатель имеет разные значения в предоставленных формах фискальной отчетности. Такие расхождения вызваны тем, что для каждого налога, сбора, взноса установлены индивидуальные правила определения налогооблагаемой базы. И если налоговики требуют предоставить разъяснения по этому вопросу, предоставьте разъяснения в свободной форме. В тексте укажите конкретные причины, из-за чего образовались расхождения.
Также причиной такой нестыковки являются разные нормы и правила налогового учета в отношении ряда конкретных ситуаций. Пропишите сложившиеся обстоятельства в письме.
Указывать пояснения со ссылками на нормы действующего фискального законодательства приветствуется. Даже если компания не права (неверно истолковала нормы НК РФ), то ФНС предоставит подробные разъяснения, что позволит избежать более крупных ошибок и штрафов в дальнейшей деятельности.
Снижение налоговой нагрузки
Этот вопрос у налоговиков пользуется особым интересом. Так, представители ФНС беспрестанно следят за объемами поступлений в государственный бюджет. При их снижении реакция незамедлительная: требования с предоставлением пояснений, приглашение руководителя к личной встрече с представителем ФНС либо выездная камеральная проверка (крайняя мера).
В такой ситуации медлить нельзя, необходимо сразу предоставить пояснения в ФНС. В ответном письме опишите все обстоятельства и факты, которые повлияли на снижение налоговых платежей. Подтвердите факты документально либо предоставьте экономические обоснования. В противном случае ФНС инициирует выездную проверку, которая затянется на несколько месяцев.
Что писать в пояснительной записке:
Причин снижения налоговой нагрузки довольно много. Необходимо детально разбираться в каждом конкретном случае.
С 2017 года — автор и научный редактор электронных журналов по бухучету и налогообложению. Но до этого времени вела бухгалтерский и налоговый учет в бюджетной сфере, в том числе как главбух.
Как правильно оформить пояснительную записку?
Пояснительная записка является документом, включающим обобщенные сведения о бухгалтерской документации, исследовательском проекте, документах для налоговой. Текст записки является информационным и пишется он в деловом стиле. Подобный документ становится приложением к отчету, либо научной работе. Обычно в него включаются сведения о назначении работы, ее актуальности.
Что такое пояснительная записка?
Деловые бумаги играют в нашей жизни не последнюю роль. И любой сотрудник, студент или научный работник рано или поздно сталкивается с необходимостью написания пояснительной записки. Предусмотрена такая записка для разных случаев, она представляет собой документ, сопровождающий дипломную работу, а также другой научный труд, бухгалтерский отчет или документ для налоговой. Само содержание пояснительной записки определяется тем, к какому документу или научной работе она прилагается.
Документ отличается сдержанным и четким стилем, в нем используются стандартные выражения, профессиональные термины, личные местоимения исключены. В записке такого рода не дается никакой оценки повествованию.
Если мы говорим о бухгалтерской отчетности, в документе описывается:
Пояснительная записка, созданная для научного труда, отражает цель создания труда, его значимость и актуальность. Для технического проекта обязательно указывается область использования и технические параметры, а также данные о предназначении системы или объекта.
Такой документ изначально создавался для того, чтобы пояснять содержание других бумаг. В учебных заведениях при сдаче дипломной работы студенты всегда прикрепляли пояснительную записку, чтобы пояснить включенные в нее сведения. С такой запиской комиссии легче понять суть сложных моментов. Документ является дополнением к основной части чего-либо, тезисным описанием. Содержание записки определено типом документа, к которому ее следует приложить.
Общие требования оформления
В любом ведомстве и организации обычно есть свои образцы оформления пояснения. В заведениях образовательного плана есть методички с требованиями к форме, а также тексту записки. Действующие акты нормативного характера отражают лишь общие моменты. Большая часть сведений носит характер рекомендаций, некоторые сведения являются обязательными.
Содержание записки всегда подразделяется по смыслу на структурные компоненты, которые подчиняются друг другу. Они включают разделы, перечни, списки, приложения, сноски, а также пункты или подпункты.
Стиль обязательно приводится в соответствие с принципами общения в деловой сфере. Повествование не терпит излишеств, оно ведется лаконично, очень кратко и понятно. Если в тексте есть какие-то специальные термины, либо сокращения, они непременно должны отражать принятые в отрасли стандарты.
Иногда могут потребоваться приложения к записке. Они включают ссылки, которые присутствуют в документе, графики или формулы. Необходимо отдельно оформить список литературы, методы расчетов и их обоснования. Среди требований к пояснительной записке стоит выделить:
Документ может быть составлен от руки или на специальном бланке. Пояснение включает:
Оформление документа стандартное. Очень важно пронумеровать страницы и включить выводы после каждого пункта раздела. Различия в пояснении касаются сферы использования записки.
Оформление документа стандартное, которое соответствует деловой сфере. Важно пронумеровать страницы, добавить выводы. Составляется от руки или на специальном бланке.
Важно описать экономическую деятельность компании, ее доход, задолженности и прочее. Может понадобиться объяснение некоторых расхождений в учете, а также обоснование таких расхождений.
Пояснительная записка для бухгалтерской отчетности включает в себя информацию:
Пояснительная записка к дипломному проекту раскрывает его содержание. Важно помнить, что записка будет изучаться членами комиссии, поэтому должна быть оформлена грамотно.
Образец заполнения пояснительный записки
Все те сотрудники, которые работают с документами или занимаются разработкой проектов, должны знать, как пишется пояснительная записка. Это касается юристов и экономистов, студентов, ученых и служащих. Содержание пояснительной записки во многом определяется целями создания.
Если вы пишете бухгалтерскую записку в налоговую, то важно описать экономическую деятельность компании, ее доход, задолженности и прочее. Может понадобиться объяснение некоторых расхождений в учете, а также обоснование таких расхождений. В каждой структуре приняты свои образцы оформления документа. Очень часто в пояснительной записке к курсовой или дипломной работе появляются обозначения используемых сокращений, упомянутых в тексте.
Необходимо следить за тем, чтобы соблюден был официальный стиль, присущий деловым бумагам. Информация не должна подразумевать нескольких толкований.
Используемая терминология должна соответствовать существующим стандартам. Допустимо наличие приложений к записке. В них нередко отражены сведения о графических изображениях, которые были включены в саму записку. Подобные документы служат пояснением. Приложение включает расчеты, перечень документов, использованных при составлении. Содержание пояснительной записки не закреплено в нормативных документах, но используемый формат соответствует определенным требованиям.
В налоговую службу
Пояснительная записка в налоговую пишется исключительно по прямому требованию с ее стороны. Налоговая инспекция вправе потребовать у бухгалтерии компании составить пояснение по убыткам, отраженным в налоговом отчете. Работники бухгалтерии указывают в налоговом документе:
Налоговая инспекция может попросить составить записку, если обнаружены различные нарушения, а также ошибки или другие обстоятельства, которые вызывают вопросы. Составление налогового документа необходимо, если:
Налоговый документ необходимо отправить по требованию в кратчайшие сроки. На это дается 5 дней. Несколько лет назад в законодательстве произошли некоторые изменения. Компания уведомляет службу о том, что она получила запрос. Если по требованию налоговый документ не предоставили, предусмотрены штрафные санкции. Может быть проведена выездная проверка, поэтому запрос не стоит игнорировать. Налоговый документ составляется на имя руководителя инспекции.
Форма подачи чаще всего будет произвольная. По определенным видам пояснений предусмотрена специальная форма, но она носит исключительно рекомендательный характер.
При составлении пояснения опирайтесь на суть запроса. Он может содержать узкое требование или просьбу предоставить общую информацию. В заключении нужно написать, какие меры будут приняты для того, чтобы избежать подобных ситуаций в будущем. Часто возникают вопросы относительно заработной платы работников и ее размера. Вопросы появляются относительно работников, оформленных на полставки. В данном случае сослаться надо на объем работы, штатное расписание. Инспекторы могут затребовать информацию о контрагентах и обо всех операциях, проведенных с ними. Ответ оформляется в соответствии с той информацией, которая была запрошена.
Если у компании большие убытки, то инспекция относит ее в категорию проблемных. Инспектору может показаться, что в компании намеренно занижают прибыль. Поэтому в пояснении требуется указать факторы, которые привели к возникновению убытков. Речь может идти об изменении курса валюты, о форс-мажорных обстоятельствах. В качестве доказательств прилагается налоговый документ, подтверждающий ваши слова.
К бухгалтерскому балансу
Подобная записка для бухгалтерской отчетности считается одной из наиболее распространенных. Она включает в себя определенную информацию:
Если налоговая инспекция запросит пояснительную записку, а вы забудете ее сделать, вам грозят санкции. По приказу Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н работник бухгалтерии пишет подробный отчет об убытках и прибыли, он сопровождается пояснительной запиской.
Пояснения к подобным налоговым отчетам должны отражать сведения, которые касаются политики компании. Они позволяют оценить ее финансовое состояние. В пояснении бухгалтер непременно указывает о наличии за отчетный период:
Оформляется пояснительная записка как налоговый документ, позволяющий оценить функционирование компании.
К дипломному проекту
Надо сказать, что каждая студенческая работа непременно должна сопровождаться пояснительным документом, особенно, когда речь идет о дипломе по технической специальности. Обычно любое учебное заведение располагает своими образцами таких записок, которые всегда содержат:
Важно помнить о том, что записка будет изучаться членами комиссии. Она должна быть составлена аккуратно и оформлена грамотно. Есть определенные требования и стандарты, касающиеся структурирования пояснения. Порядок оформления будет следующим:
Помните, что пояснительная записка раскрывает содержание проекта. Составляется она исключительно в письменном виде. Чтобы создать хорошую пояснительную записку, нужно уделить внимание каждому ее пункту.
Скачать образец документа
Для вашего удобства представлены образцы подобного документа.
Как написать пояснительную записку (с примерами)
Управление проектами хорошо тем, что позволяет планировать, управлять и выполнять всю работу вашей команды. Зачастую полезно иметь эту информацию в доступном виде. Но иногда новые участники проекта или руководители хотят получить упрощённое представление о проекте. Тогда вам понадобится лаконичный способ рассказать об основных моментах проекта, не теряя внимания аудитории.
Лучше всего для этого подходят пояснительные записки. Если вы никогда не занимались их составлением, в этой статье найдётся всё необходимое для планирования, написания и представления их своей команде.
Что такое пояснительная записка?
Пояснительная записка — это обзор документа. Объём и содержание записки зависят от того, к какому документу она относится, но в целом она должна занимать не больше одной–двух страниц. В этом документе необходимо изложить всю информацию, которую должны знать ваши читатели и важные заинтересованные лица.
Представьте себе это так: если бы заинтересованные лица на уровне руководства прочитали только вашу пояснительную записку, то получили бы они всю информацию, необходимую для достижения успеха? Если да, тогда ваша пояснительная записка выполнила свою задачу.
Пояснительные записки часто прилагаются к следующим документам:
Обычно в пояснительной записке выделяют четыре части:
Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет данный документ.
Опишите рекомендуемое решение.
Объясните ценность этого решения.
В заключение приведите обоснование важности вашей работы.
Что такое пояснительная записка в управлении проектами?
В управлении проектами пояснительная записка — это способ внести ясность для сотрудников из разных подразделений, руководства команды и заинтересованных лиц проекта. Считайте, что это краткая презентация проекта для членов команды, у которых нет времени или необходимости вникать во все его детали.
Основное отличие между пояснительной запиской в управлении проектами и более традиционным приложением к бизнес-плану заключается в том, что первая должна быть создана в начале проекта, а второе — после составления бизнес-плана. Например, чтобы написать пояснительную записку к экологической экспертизе, необходимо составить отчёт о результатах и выводах по окончании исследования. Но для составления пояснительной записки в целях управления проектами нужно рассказать о том, какие цели преследует проект и почему он важен.
К пояснительным запискам в целях управления проектами применяются те же самые четыре правила:
Начните с проблемы или потребности, которую удовлетворяет проект. Зачем нужен этот проект? Какие идеи, отзывы клиентов, планы продуктов и т. п. лежат в его основе?
Опишите рекомендуемое решение или цели проекта. Каким образом этот проект может решить проблему, определённую вами в первой части? Каковы цели и задачи проекта?
Объясните ценность этого решения. Что произойдёт по завершении проекта? Как это улучшит ситуацию и решит проблему, определённую в первой части?
В заключении приведите обоснование важности этой работы. Это ещё одна возможность напомнить о важности проблемы и о том, почему ваш проект имеет право на жизнь. В этой части также можно напрямую обратиться к аудитории и рассказать о том, как ваше решение улучшит ситуацию и решит проблему. В конце приведите дальнейшие действия.
Если вы никогда раньше не занимались составлением пояснительных записок, вам может быть любопытно, как они связаны с другими элементами управления проектами. Вот несколько сравнений:
Пояснительная записка и план проекта
План проекта — это программа, описывающая ключевые задачи, которые решает проект для достижения поставленных целей. В плане проекта приводятся цели, показатели для оценки его успешности, заинтересованные лица и роли, бюджет, вехи и ожидаемые результаты, временные рамки и расписание, а также план обмена информацией.
Пояснительная записка — это краткое изложение наиболее значимой информации из плана проекта. Примите во внимание наиболее важные моменты, которые необходимо довести до сведения руководителей, чтобы ознакомить их с проектом без использования его плана. Это и есть ваша пояснительная записка.
Пояснительная записка и обзор проекта
Обзоры проектов и пояснительные записки часто имеют схожие элементы: в обоих документах приводится краткое изложение важной информации о проекте. Однако обзор проекта должен быть непосредственно связан с вашим проектом. Проект и его обзор должны быть взаимозависимы.
А вот пояснительную записку можно включить в проект с помощью средства управления проектами или сделать её самостоятельным документом.
Пояснительная записка и цели проекта
Во второй части пояснительной записки должны быть подробно расписаны цели проекта (опишите рекомендуемое решение или задачи проекта). В дополнение к целям проекта здесь следует привести обоснование ценности достижения указанных целей, а также предоставить информацию о пути выполнения поставленных задач.
Преимущества пояснительной записки
Вы можете спросить: а зачем моему проекту нужна пояснительная записка? Разве недостаточно плана проекта?
Как мы уже упоминали ранее, не у всех есть время или необходимость углубляться в детали вашего проекта, чтобы понять его цели и их значимость. Инструменты управления работами наподобие Asana позволяют собрать массу полезной информации о проекте, чтобы у вас с командой было чёткое понимание того, кто какую работу выполняет и к какому сроку. Пояснительная записка предназначена не столько для сотрудников, непосредственно занятых в проекте, сколько для заинтересованных лиц вне проекта, которым нужно общее представление о нём и его важности.
Эффективная пояснительная записка предлагает заинтересованным лицам общую картину проекта и его важные элементы без необходимости погружаться в детали. А если им понадобится дополнительная информация, они могут обратиться к плану проекта или просмотреть задачи, приведённые в вашем инструменте управления работами.
Как написать отличную пояснительную записку (с примерами)
Каждая пояснительная записка состоит из четырёх частей. Следуйте этому шаблону для написания отличной пояснительной записки. Когда её текст будет готов, перечитайте его и удостоверьтесь в том, что в нём приведена вся нужная информация, которую должны знать заинтересованные лица.
1. Начните с проблемы или потребности, которую нужно удовлетворить
В начале пояснительной записки объясните, почему важен этот документ (и проект, который он представляет) важен. Уделите время изложению сути проблемы, включая любые исследования или полученные вами отзывы клиентов. Расскажите, чем эта проблема важна и актуальна для ваших клиентов и почему её решение имеет значение.
Например, представьте, что вы работаете в компании-производителе часов. Ваш проект заключается в разработке более простых и дешёвых часов, которые останутся привлекательными для покупателей товаров класса люкс, но в то же время будут ориентированы на новую группу клиентов.
Пример пояснительной записки:
Последние исследования рынка 52% клиентов выразили потребность в более простой и дешёвой версии нашего продукта. В опросах клиентов, выбравших часы конкурентов, цена упоминается в 87% случаев. Чтобы наилучшим образом обслуживать наших существующих клиентов и выйти на новые рынки, нам необходимо разработать серию часов, которые мы сможем продавать по цене, соответствующей данному рынку.
2. Выделите рекомендуемое решение или цели проекта
Теперь, когда вы обрисовали проблему, объясните, в чём заключается предлагаемое решение. В отличие от аннотации или конспекта при описании решения следует пользоваться директивным слогом: постарайтесь убедить аудиторию в том, что оно является правильным. Это не столько раздел для мозгового штурма, сколько место для обоснования рекомендуемого решения.
Поскольку пояснительная записка составляется в начале проекта, не страшно, если в ней не будут приведены все ожидаемые результаты и основные вехи. Однако это ваш шанс описать в общих чертах то, что произойдёт в ходе проекта. Если вам нужна помощь в составлении обзора основных результатов и сроков проекта на более высоком уровне, подумайте о создании a дорожной карты проекта, прежде чем заниматься пояснительной запиской.
Продолжаем наш пример пояснительной записки:
Наша новая серия часов будет стоить на 20% дешевле, чем самый дешёвый текущий вариант. При этом предусмотрена возможность удешевления на 40% и более в зависимости от материалов и механизма. Чтобы добиться таких цен, мы будем:
предлагать часы в новом исполнении, включая силикон и дерево;
использовать высококачественные кварцевые модули вместо наших механизмов;
представить возможность выбора дизайна браслета с упором на гибкость, а не на традиционную роскошь.
Обратите внимание, что каждые часы по-прежнему будут проходить строгий контроль качества, чтобы сохранить скорость и точность мирового класса, присущие нашим текущим предложениям.
3. Объясните ценность этого решения
В этом разделе вы более подробно рассказываете о том, как предлагаемое решение повлияет на проблему, обозначенную в самом начале, и улучшит ситуацию. Каких результатов вы ожидаете (при их наличии)? В сюда следует включить всю необходимую финансовую информацию, риски проекта и потенциальные выгоды. Также нужно соотнести этот проект с целями и ключевыми результатами вашей компании. Как эта работа связана со стоящими перед ней задачами?
Продолжаем наш пример пояснительной записки:
Проведённые ранее исследования рынка показали, что более дешёвые варианты не повлияют на ценность или престиж бренда класса люкс, хотя это риск, который необходимо учитывать при разработке. Чтобы снизить его, команда маркетинга продукта начнёт работать над стратегией его вывода на рынок за шесть месяцев до запуска.
4. В заключение приведите обоснование важности этой работы
Теперь, когда вы поделились всей важной информацией с заинтересованными лицами, настала очередь заключительного раздела — это ваш шанс помочь аудитории понять влияние и важность этой работы для организации. Что именно нужно вынести из вашей пояснительной записки?
В заключение нашего примера пояснительной записки:
Более дешёвые и разнообразные предложения не только позволят нам выйти на новый рынок, но и расширят наш бренд в положительном смысле. Благодаря вниманию к этим новым предложениям, а также ожидаемому спросу на более дешёвые часы, мы рассчитываем увеличивать рыночную долю на 2% ежегодно. Для получения дополнительной информации ознакомьтесь с нашей стратегией выхода на рынок и документацией по обратной связи с клиентами.
Пример пояснительной записки
Вот так может выглядеть ваша пояснительная записка с учётом всего вышеизложенного:
Распространённые ошибки, которые совершаются при написании пояснительных записок
Вы не станете профессионалом в написании пояснительных записок в одночасье — и это нормально. Поначалу используйте в качестве руководства шаблон из четырёх частей, представленный в этой статье. Затем, по мере оттачивания своих навыков составления пояснительных записок, примите во внимание несколько распространённых подводных камней, которых следует избегать:
Избегайте жаргонизмов
Ваша пояснительная записка — это документ, который должны быть в состоянии прочитать и понять все, начиная от участников проекта и заканчивая заинтересованными руководителями. Помните, что вы гораздо ближе к повседневной работе и индивидуальным задачам, чем руководство компании, поэтому прочитайте пояснительную записку ещё раз, чтобы очистить её от ненужного жаргона. Там, где это возможно, объясните жаргонный термин или вообще опустите его.
Помните: это не полноценный отчёт
Ваша пояснительная записка — это всего лишь резюме. Если вы обнаружите, что вдаётесь в подробности конкретных задач, сроков исполнения и вложений, попробуйте сделать шаг назад и спросить себя, есть ли место этой информации в вашей пояснительной записке. Некоторые детали важны — вам всё-таки нужно, чтобы записка призывала к действию и увлекала. Но имейте в виду, что весь объём информации по вашему проекту будет отражён в инструменте управления работами, а не в пояснительной записке.
Ваша пояснительная записка должна выдерживать проверку на самостоятельность
Вы знаете этот проект вдоль и поперёк, а заинтересованные лица — нет. Написав пояснительную записку, перечитайте её и убедитесь в её самостоятельности как документа. Есть ли контекст, который необходим заинтересованным лицам для её понимания? Если да, включите его в пояснительную записку или рассмотрите возможность ссылки на него в качестве дополнительной информации.
Всегда проверяйте орфографию и пунктуацию
Ваша пояснительная записка — это живой документ, и если вы допустили опечатку, её всегда можно исправить. Однако никогда не повредит провести проверку орфографии и пунктуации или переслать записку одному из своих коллег, чтобы он посмотрел на неё «незамыленный взглядом».
Что в итоге? Пояснительная записка необходима
Пояснительная записка — это отличный способ ввести всех в курс дела и рассказать о вашем проекте. Если у него много заинтересованных лиц, которым нужно быстро понять, какую проблему решает проект и почему это важно, пояснительная записка — это идеальный вариант предоставления необходимой информации.
Дополнительные советы о том, как соединить свою стратегию высокого уровня и планы с повседневной работой, приводятся в нашей статье о стратегическом планировании.