отчет делопроизводителя о проделанной работе образец
Отчет о проделанной работе
Отчет о проделанной работе позволяет работодателю оценить, насколько эффективно трудится его персонал. Это обычная практика в современном мире. Разберемся, как правильно составить такой отчет, что в нем написать и чем дополнить.
Функции отчета о проделанной работе
Руководители компаний просят предоставить отчеты руководителей подразделений, а те, в свою очередь, для составления собственных требуют их от своих подчиненных. Иногда эту обязанность прописывают в трудовом договоре или должностной инструкции.
Отчет о проделанной работе позволяет решить следующие задачи:
Таким образом, налицо польза как для работодателя, так и для работников. Первый видит, насколько эффективно работает штат, вторые — повышают самодисциплину, профессиональные качества, учатся анализировать, насколько эффективна их деятельность, выгодно представлять результаты своего труда.
Отчеты бывают нескольких видов: еженедельные, ежеквартальные, ежемесячные, внезапные (если вдруг имеет место какое-либо разбирательство), финансовые (о расходе денежных средств), статистические, текстовые (рассказывают, как прошла презентация, как удалось провести собрание, например). Для каждого вида — свои цели и особенности составления и оформления.
В каких случаях обязательно нужно составлять отчет?
Обязанность отчитываться о своей работе законодательно закреплена только относительно отчетов о командировках. Остальные работники должны это делать, если эта обязанность прописана в их трудовом договоре, должностной инструкции, локальных нормативных актах компании.
Сдавать отчет работник должен своему непосредственному начальнику — руководителю структурного подразделения. Кому подчиняется сотрудник, указано в его трудовом договоре или должностной инструкции.
Ответственность за несдачу отчета
Работодатель может применить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК РФ, если работник ненадлежащим образом исполняет свои обязанности или не исполняет их. Если написание отчетов входит в обязанности работника, то наниматель вправе наказать работника (замечание или выговор).
Однако за само отсутствие отчета, может быть, наказания не последует. Но раз нет отчета, значит, работа не выполнена, поэтому работодатель может наказать именно за невыполнение каких-либо задач, а не за то, что сотрудник не отчитался. Это, конечно, не касается тех случаев, когда работа выполнена, а отчета нет.
Как составить отчет о проделанной работе?
Законодательно утвержденной формы отчета о проделанной работе нет. Компании могут разработать ее самостоятельно и утвердить в локальных нормативных актах.
К сведению! Что касается отчета о работе в командировке, то для него разработана унифицированная форма Т-10а.
Если такая форма не утверждена, то работник составляет отчет сам. Можно использовать предложенную нами структуру:
Если нужно, то вставляют в текст таблицы, диаграммы или графики. Если это уже не первый отчет, то целесообразно составить графики динамики изменения показателей в течение какого-либо периода (года, полугодия).
Отчет может потребоваться руководству в бумажном виде или электронном, в том числе в виде презентации. При необходимости можно приложить различные документы: счета-фактуры, благодарственные письма, сертификаты и т.п. Отчет, если требуется бумажный вариант, печатают на бумаге формата А4, сшивают в папку.
Рекомендации к тексту отчета
Чтобы отчет был легко читаемым, нужно соответствующим образом составлять текст:
Таким образом, работник при составлении документа должен следить за тем, чтобы его легко можно было прочитать и все понять без лишних дополнений.
К сведению! Не для всех профессий будет целесообразным вводить обязанность готовить отчеты о проделанной работы. Для рабочих должностей, где нужно выполнять однотипные повторяющиеся действия, лучше ввести норму на количество задач.
Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год
Ч то такое начало нового календарного года для отдела документационного обеспечения (ОДО)? Прежде всего, это взгляд в недалекое прошлое. Определенно, мы должны понимать, что оставили после себя, какую работу проделали, какие результаты получили. Без всестороннего анализа и оценки своей работы нам будет трудно двигаться вперед. У себя в отделе мы называем этот период моментом истины.
Отчет об объеме документооборота за год
– Значит, вот это твоя отчетность?
– Да. В ней могут быть пробелы, то тут, то там.
– Тут пробел в одном месте. такой большой пробел между страницами 1 и 210?!
Из к/ф «Книжный магазин Блэка»
Есть мнение, что анализ деятельности в виде годового отчета об объеме документооборота на предприятии никому не нужен, что он интересен только тем, кто его формирует. В организациях, где руководители не особо интересуются работой своих подчиненных, применяется формальный подход.
Но здесь все зависит от вашего умения и дара доносить важную информацию до руководства. Выражаясь языком Л.Н. Гумилева, надо быть пассионарием и совершать маленькие революции в своем отделе, коллективе, предприятии. В конце концов, руководители нанимали вас и для того, чтобы вы предлагали им свои идеи.
Считается, что система отчетности родилась в Древнем Египте. Исторические документы свидетельствуют о том, какое высокое положение занимали писцы (аналог современных делопроизводителей), их работу ценили и ставили в один ряд со жрецами. Они получали жреческое образование. Для того чтобы уметь составлять отчеты, учитывать и анализировать, требовалось погружение в мир знаний. Они были интеллектуальной элитой, профессионалами, с их мнением считались фараоны. Многие верили, что египетским делопроизводителям помогал небесный покровитель Тот – бог мудрости, счета и письменности. Получается, что работники отделов ДОУ являются носителями этого профессионального кода.
Приведенные факты (в меньшей степени) и качество составленного вами отчета с предлагаемыми на его базе выводами (в гораздо большей степени) могут стать серьезными основаниями уважать ваше экспертное мнение.
Перед подготовкой отчета об объеме документооборота за год советую задать себе 3 главных вопроса: зачем? что? и как?
Итак, вы можете создать отчет, которым будут подпирать шатающийся офисный стол, а можете подготовить инструмент влияния на мнение вашего руководителя. С помощью годового отчета вы можете сформулировать проблему, донести до аудитории свои способы ее решения, показать возможности, которые никто до этого не замечал. См. Пример 1.
«Обратная связь» при помощи анкеты оценки качества работы вашего подразделения
– Вы же сами дали положительную оценку этой моей работе.
– Это еще раз доказывает мою неразборчивость.
– Нет, это доказывает вашу принципиальность!
Еще одно знаковое событие начала календарного года в мире делопроизводства – это оценка работы нашего подразделения. Подводя итоги года, мы хотели бы получить качественную оценку своей деятельности. Обратная связь от наших коллег помогает нам посмотреть на свою работу под другим углом, с другого берега. Невысказанные вслух претензии подобны воде в плотине, которая, постоянно прибывая, может ее смести. Надо уметь работать с «возражениями», а для начала о них полезно узнать. Оценка отдела позволяет найти направления, на которых стоит в новом году приложить больше усилий, это возможные точки роста!
Мы сами инициируем мероприятия по оценке, разрабатываем анкету, делаем рассылку, получаем данные, анализируем, делаем выводы, определяем план улучшений. Очень важный момент – оценку работы вашего отдела нужно применять только тогда, когда вы точно знаете, что делать с полученными результатами. Иначе не имеет смысла отрывать от работы коллег.
Текст анкеты разрабатывает наше подразделение, а ИТ-специалисты автоматизируют ее форму, чтобы статистика собранных результатов накапливалась автоматически. См. Пример 2. Напомним разницу в заполнении двух распространенных вариантов чек-боксов:
Если вы можете полагаться только на свои силы, то для создания формы документа в MS Word можете задействовать элементы, удобные для анкет (правда, в этом случае подсчет результатов анкетирования придется проводить вручную):
«выбор даты» – в этом поле ее будет удобно выбирать в календаре;
Отчет о работе отдела документационного обеспечения управления делами администрации Богородского муниципального района Нижегородской области за 2016 год
Отчет о работе отдела документационного обеспечения управления делами администрации Богородского муниципального района Нижегородской области
В течение 2016 года отделом документационного обеспечения управления делами велась работа по всем направлениям деятельности отдела, в соответствии с задачами, закрепленными Положением об отделе, а именно:
1. Осуществлялся прием входящей служебной документации, присланной на имя главы администрации района по каналам электронной, почтовой, факсимильной связи, с нарочными, иными способами, регистрация этих документов в Единой системе электронного документооборота и делопроизводства «Служебная корреспонденция», внесение резолюции главы администрации района, размножение и передача исполнителям. Осуществлялась также регистрация исходящей корреспонденции за подписью главы администрации района.
В отчетном периоде зарегистрировано в системе «Служебная корреспонденция»:
— писем министерств, ведомств и организаций – 8939 (в 2015 году – 7814);
— входящей корреспонденции из органов прокуратуры всех уровней – 250 (в 2015 году – 299);
— обращений (заявлений) граждан – 236 (в 2015 году – 272).
Резолюции по исполнению документов занесены в регистрационные карточки документов в полном объеме.
Принято по каналам электронной почты и сохранено в системе «Служебная корреспонденция» в виде вложений к регистрационным карточкам входящей документации – 3136 (в 2015 году – 2640).
3. Велась работа по приему в электронном формате проектов муниципальных правовых актов администрации района и Земского собрания, подготовленных структурными подразделениями администрации района, проверке их соответствия инструкции по делопроизводству в администрации Богородского муниципального района, иным методическим документам в области делопроизводства; распечатке и передаче исполнителям для сбора виз согласования.
Согласованные проекты муниципальных правовых актов администрации Богородского муниципального района представлялись на рассмотрение главе администрации Богородского муниципального района, затем регистрировались и передавались исполнителям для дальнейшей работы.
Количество зарегистрированных в отчетном периоде:
— постановлений администрации района – 1770 (в 2015 году – 2426);
— распоряжений администрации района по основной деятельности – 159 (в 2015 году – 136).
Количество обработанных проектов решений Земского собрания Богородского муниципального района – 141 (в 2015 году – 154).
4. Проводилась постоянная работа по формированию документального фонда администрации района.
Для передачи на архивное хранение было сформировано 37 томов муниципальных правовых актов, изданных в 2016 году.
Была проведена работа по разработке и утверждению сводной номенклатуры дел на 2017 год. Оказывалась методическая помощь структурным подразделениям администрации района по вопросу разработки номенклатур дел.
Кроме того, экспертной комиссией было составлено 4 протокола о выделении к уничтожению документов временного срока хранения, образовавшихся в отделах администрации района.
Оказывалась практическая помощь специалистам структурных подразделений, ответственных за формирование и оформление дел и подготовку описей.
5. Велась постоянная работа по формированию в информационно-поисковой системе «Кодекс» электронной базы муниципальных правовых актов администрации района и Земского собрания.
В настоящее время в информационной базе находится всего 49907 документов (решений Земского собрания, постановлений и распоряжений администрации района), из них:
— 27931 – в базе данных, которая доступна для всех структурных подразделений администрации района, имеющих выход в локальную сеть;
— 21976 – только в базе данных ОДО, т. к. эти документы имеют в содержании персональные данные.
6. Формировался электронный каталог служебной корреспонденции, присланной на официальный электронный адрес администрации района, для его использования в работе структурных подразделений администрации района.
Осуществлялись прием и отправка электронной почты с использованием официального адреса администрации района.
7. Осуществлялось регулярное взаимодействие с Богородской городской прокуратурой, в рамках заключенного Соглашения, в части представления в установленные сроки копий всех постановлений и распоряжений администрации района на бумажных носителях.
9. В целях реализации Договора об информационном сотрудничестве между администрацией района и Правовой Информации», осуществлялось регулярное взаимодействие с АПИ, в рамках которого в 2016 году еженедельно передавались электронные версии муниципальных нормативных правовых актов администрации района (постановлений и распоряжений) и перечней муниципальных правовых актов. Всего в 2016 году направлено 421 документ.
10. Направлялись на опубликование и обнародование копии муниципальных правовых актов администрации района, имеющие в тексте соответствующие указания, и формировался каталог опубликованных (обнародованных) муниципальных правовых актов администрации района. В отчетном периоде опубликовано 97 (в 2015 году – 116) и обнародовано 372 (в 2015 году – 323) муниципальных правовых акта администрации района.
11. Велась постоянная, по мере поступления запросов, выдача заверенных копий оригиналов постановлений и распоряжений администрации района. В течение отчетного периода обработано 137 заявок (в 2015 году – 208) и выдано 438 заверенных копий документов (в 2015 году – 592).
12. Велась постоянная работа по организационному обеспечению деятельности главы администрации Богородского муниципального района, заместителя главы администрации Богородского муниципального района и управляющего делами администрации Богородского муниципального района.
13. Велась работа по подготовке ежегодного отчета главы администрации района Земскому собранию Богородского муниципального района о работе администрации Богородского муниципального района за отчетный период (сбор ежегодных отчетов структурных подразделений, формирование, редактирование и корректировка электронного варианта текста отчета, подготовка проекта решения Земского собрания Богородского муниципального района об утверждении отчета).
14. Оказывалась постоянная методическая и техническая помощь структурным подразделениям в разработке документов (постановлений и распоряжений администрации).
Презентация была опубликована 9 лет назад пользователемcdo.ngiuv.net
Похожие презентации
Презентация на тему: » Отчет отдела по контролю и делопроизводству за 1 полугодие 2008 года.» — Транскрипт:
1 Отчет отдела по контролю и делопроизводству за 1 полугодие 2008 года
2 1. Задачи и функции: Основной задачей отдела по контролю и делопроизводству является осуществление документационного обеспечения работы Администрации и контроль за исполнением документов в Администрации Основные функции отдела: 1. Отдел осуществляет прием, регистрацию и передачу по назначению входящей и исходящей корреспонденции, а также передачу внутренней документации Администрации. 2. Осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения резолюций Мэра, заместителей главы администрации на входящей корреспонденции (если дата исполнения не установлена, то средний срок исполнения составляет от 15 дней до 1 месяца). 3. Осуществляет прием и регистрацию письменных обращений граждан. 4. Осуществляет регистрацию договоров и соглашений, заключаемых Администрацией. 5. Осуществляет обработку, регистрацию правовых актов и общий контроль за сроками их исполнения, а также обеспечивает своевременную рассылку копий правовых актов. 6. Осуществляет формирование и составление планов работы Администрации. 7. Организует проведение заседаний Административного комитета, Общерайонного собрания. 8. Ведет личные карточки граждан на приеме Мэра. 9. Разрабатывает номенклатуру дел Администрации. 10. Формирует документы в дела, подготавливает и передает в архивный отдел дела постоянного срока хранения.
3 2. Состав отдела по контролю и делопроизводству С 11 июня 2008 года отдел состоит из 3 человек: Начальник отдела Главный специалист Старший инспектор
4 Задачи отдела на 2008 год На 2008 год перед отделом поставлены для решения следующие задачи: Учет документов; Оптимизация поиска документов и правовых актов; Обеспечение открытости и доступности муниципальных правовых актов; Организация контроля исполнения служебной документации; Повышение эффективности работы структурных подразделений Администрации по реализации полномочий органов местного самоуправления Шелеховского района; Организация анализа и оценки результатов работы.
5 Работа отдела строится в соответствии с поставленными целями и задачами, за 1 полугодие 2008 года достигнуты следующие результаты Ведется работа с ОАО «Центр компьютерных разработок» по обновлению и систематизации автоматизированной системы «Кодекс», в рамках этой работы обновлены программы «Кодекс – служебная корреспонденция», «Кодекс – обращения граждан», «Кодекс – система регистрации документов»; Планы работы Администрации Шелеховского муниципального района составляются и рассылаются своевременно, что позволяет повышать эффективность работы и взаимодействие между органами местного самоуправления Шелеховского района и органами государственной власти. Отчеты о работе отдела и отчеты по обращениям граждан также подготовлены своевременно, что позволяет проводить анализ и оценку результатов работы отдела.
6 Проблемы, которые необходимо решать Несвоевременная подготовка структурными подразделениями Администрации документов, для рассмотрения на заседаниях Административного комитета; На общем фоне повышения исполнительской дисциплины, существуют факты недостоверной информации, представленной в отдел по контролю и делопроизводству об исполнении служебной корреспонденции; Несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству. Все перечисленные проблемы поставлены для решения перед сотрудниками отдела на 2 полугодие 2008 года.
7 Документооборот Администрации Шелеховского муниципального района за 1 полугодие 2008 года и аналогичные периоды 2006,2007 годов
8 Документооборот Администрации Шелеховского муниципального района за 1 полугодие 2008 года, и аналогичные периоды 2006,2007 годов
9 Правовые акты Администрации Шелеховского муниципального района за 1 полугодие 2008 года, и аналогичные периоды 2006,2007 годов
10 Регистрация договоров, соглашений в Администрации Шелеховского муниципального района за 1 полугодие на 2008 года, и аналогичный период 2007 года
11 Организация документационного обеспечения работы Администрации Шелеховского муниципального района Структурное подразделение Количество служебной корреспонденции, поступившей в структурные подразделения через отдел по контролю и делопроизводству Управление по распоряжению муниципальным имуществом742 Правовое управление286 Финансовое управление227 Управление по экономике255 Отдел здравоохранения176 Отдел потребительского рынка162 Управление образования, молодежной политике и спорта143 Отдел по контролю и делопроизводству129 ГО и ЧС129 Отдел по работе с представительными органами власти127 Бухгалтерия83 Отдел по градостроительной деятельности62 Отдел управления персоналом61 Отдел СМИ61 АХО23 Отдел культуры20 Отдел моб. подготовки17 Отдел информационных технологий14 Архив11
12 Организация контроля исполнения служебной документации по вторникам информация представляется на планерное заседание Мэрупо вторникам информация представляется на планерное заседание Мэру по средам выдается напоминание структурным подразделениям по корреспонденции находящейся на исполнениипо средам выдается напоминание структурным подразделениям по корреспонденции находящейся на исполнении пятница-понедельник –закрытие документовпятница-понедельник –закрытие документов
14 Рассылка муниципальных правовых актов за 1 полугодие 2008 года В Областную администрацию В прокуратуру г.Шелехова В Центральную городскую библиотеку В Книжную палату Иркутской области
15 Организация планирования работы Администрации Шелеховского муниципального района В целях повышения эффективности работы структурных подразделений Администрации Шелеховского муниципального района по реализации полномочий ОМСУ Составление ежемесячных планов работы Администрации (январь-июль 2008г.)Составление ежемесячных планов работы Администрации (январь-июль 2008г.) Организация и проведение (рассылка материалов, организация проведения заседания, ведения протокола) 6 заседаний Административного комитета, общерайонного собранияОрганизация и проведение (рассылка материалов, организация проведения заседания, ведения протокола) 6 заседаний Административного комитета, общерайонного собрания
19 Анализ решения обращений граждан, поставленных на контроль Положительно Даны разъяснения Находятся в работе отказано
20 Личный прием Мэра Шелеховского муниципального района (93 человека по 96 вопросам) вопросКол-во Жилищные вопросы21 Оказание материальной помощи2 Выделение земельных участков36 Вопросы электроснабжения5 Выделение леса для строительства2 Выделение путевки в детский сад2 Об укреплении берега с. Олха2 О загрязнении окр. среды2 трудоустройство2 Оформление документов на земельные участки6 О приобретении магазина1 личный1 Предложение о сотрудничестве1 Отсыпка дороги, благоустройство3 Вопросы социального характера3 О выборах1 Работа пассажирского транспорта1 О работе МУ ШЦРБ1 разное4
21 Анализ решения по личному приему граждан Положительно Даны разъяснения Находятся в работе отказано
23 5. Соблюдение сроков предоставления материалов на заседания Административного комитета структурными подразделениями Администрации; 2008 г. –90 % 1 полугодие 2008 года – 69 % 6. Мониторинг соблюдения договорных обязательств, по договорам заключенным Администрацией; 2008 г. –100% 1 полугодие 2008 года – 100% 7. Обеспечение открытости и доступности муниципальных правовых актов; 2008 г. –100% 1 полугодие 2008 года – 100% 8. Соблюдение сроков за своевременным предоставлением планов работы структурными подразделениями Администрации; 2008 г. –100% 1 полугодие 2008 года – 92% 9. Соблюдение сроков за своевременным предоставлением отчетов о работе структурными подразделениями Администрации; 2008 г. –100% 1 полугодие 2008 года – 60%
Как работнику отчитаться о проделанной работе
Отчет о проделанной работе — это документ, позволяющий руководителю оценить продуктивность труда сотрудника. Он необходим при внедрении в организации различных систем мотивации работников.
Кто и для чего отчитывается
Суть любого трудового процесса заключается в постановке руководителем задачи и последующем ее выполнении сотрудниками. Выполненные задачи фиксируются в отчете, который периодически составляется работником. Частота формирования этого документа определяется внутренними правилами компании.
Отчет нужен руководителю, чтобы иметь наглядную картину производительности труда сотрудников, и для составления стратегии развития трудового процесса и успешности компании. Необходимость подавать этот документ дисциплинирует сотрудника и помогает выявить собственные слабые стороны.
В отличие от принятых во многих компаниях «летучки» и «вызова на ковер», периодическое формирование итогов трудовой деятельности более продуктивно сказывается на ведении дел и помогает выстроить доверительные отношения между руководством и подчиненными.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, что такое ключевой показатель эффективности и есть ли выгоды от установления KPI. Используйте эти инструкции бесплатно.
Форма и содержание документа
Законодательно закрепленного шаблона документа не существует, поэтому информация о проделанной работе подается в свободной форме. Это связано с тем, что невозможно предусмотреть корректные бланки для каждой отрасли и всего многообразия специалистов. Но разные организации вправе согласовать собственный бланк. Единый формат позволяет быстрее анализировать большие объемы информации.
Но какой бы формат документа ни был принят в организации, как правило, в него включены следующие сведения:
Важен не только сам факт присутствия перечисленных сведений, но и правильная и удобная их подача. Исходя из этого, документ делается:
Особенности для удаленки
В связи с ростом количества удаленных сотрудников возникла необходимость контролировать их производительность труда. По большому счету, такие работники отчитываются по тем же правилам, что и остальные. Но есть несущественные отличия, как правильно отчитаться о проделанной работе на удаленке:
Так выглядит шаблон отчета о проделанной работе.
Отчет по итогам деятельности
(Ф.И.О. сотрудника или наименование подразделения)