отчет дистанционного работника образец
Заполняем новый отчет об удаленных работниках в Москве
Отчет по сотрудникам на удаленной работе в Москве — это временная форма уведомления о трудоустроенных гражданах, работающих из дома. В столице работодателей обязали оперативно отчитаться о переведенных на удаленную работу сотрудниках. В других регионах подобные документы применялись весной, в период действия самоизоляции.
Что случилось?
Мэр Москвы Сергей Собянин издал новый Указ от 19.10.2021 № 61-УМ, в котором обязал на период с 25.10.2021 по 25.02.2022 всех столичных работодателей перевести на удаленную работу не менее 30% штатных работников, а также всех лиц старше 65 лет и людей с хроническими заболеваниями. Работать удаленно также придется и тем, у кого есть хронические заболевания, которые чиновники перечислили в приложении к Приказу Департамента здравоохранения Москвы от 25.09.2020 № 1117.
Этим же указом градоначальник предписал предоставлять в мэрию еженедельный отчет об удаленке, начиная с 25.10.2021. Фактически это кадровый отчет, обязательный для всех столичных юридических лиц и ИП, который действовал в октябре 2020 года и в марте 2021 года, когда всех тоже перевели на удаленный режим.
При этом деятельность хозяйствующих субъектов в Москве не ограничивается, они продолжают работать в обычном режиме, просто на 1/3 из дома.
Новые требования к отчету с 25 октября
Весной отчет необходимо было сдавать только в случае, если в списках работников в офисе и на удаленке произошли изменения. Срок — в течение одного дня с момента изменений. Теперь он снова стал еженедельным. С 25.10.2021 каждый понедельник придется отправлять отчет о количестве работников, которых перевели на удаленку. Применяется форма отчета, утвержденная в приложении 4 к Указу мэра Москвы от 05.03.2020 № 12-УМ, новую форму утверждать не стали.
В правилах подачи информации указали, что:
В обязанности работодателей включили требование не допускать, чтобы на рабочих местах всех подразделений организации одновременно было более 70% работников.
Как узнавать об ограничениях и других мерах из-за коронавируса
КонсультантПлюс собрал в одном обзоре все актуальные правила: что запрещено, а что разрешено, обязательно ли носить маски, какие меры поддержки еще действуют и какие денежные выплаты еще могут получить физлица и организации. Удобно следить за изменениями. На 2 дня доступ бесплатный.
Кому не потребуется новый отчет об удаленных работниках
Некоторые организации и ИП избавлены от необходимости направлять отчет в мэрию от работодателя о переводе 30% сотрудников на удаленную работу. Это, в частности:
Работодатели из этого списка не должны выполнять требование о переводе 30% сотрудников на удаленку.
Какие сведения надо подавать в отчете
Для направления сведений разработаны два специальных бланка, они содержатся в приложении к указу Собянина. В первом от работодателей ожидают сведения:
Второй касается персональных данных удаленных работников:
Личных данных в отчете сообщать не требуется, просто порядковые номера.
Где взять форму для отчета об удаленных работниках
На официальном сайте мэрии Москвы размещен шаблон для заполнения формы предоставления сведений о численности работников организаций и индивидуальных предпринимателей. Его необходимо скачать, а затем заполнить и направить адресату.
Куда отправлять заполненный бланк
Форму заполняют по шаблону (в формате xls или xlxs) и направляют на электронную почту organization_size@mos.ru. В ответном письме придет автоматическое подтверждение о том, что сообщение получено. Куда подавать сведения о работниках, переведенных на удаленку, еще? Таких данных нет, на бумаге бланки не принимают.
Дополнительные вопросы о том, как отчитаться о переводе сотрудников на удаленную работу, можно задать по телефону +7 495 870-72-98, так как по электронной почте обратной связи нет.
Инструкция по заполнению
Чтобы работодатели не сомневались, как отчитываться о переводе на удаленную работу, в указе Собянина содержится краткая инструкция. Из нее следует, что обязательными в новом отчете являются такие сведения:
Информацию о работниках, не подлежащих переводу на дистанционный режим работы, требуется уточнить путем указания фактического адреса осуществления ими трудовой деятельности в виде кода ФИАС в разрезе числа работников по каждому адресу. Если у работодателя несколько мест осуществления деятельности (офис и производство, несколько магазинов и т. п.), данные указываются по каждому фактическому адресу отдельно.
Персональные данные, даже Ф.И.О. работников, не нужны, указывается только их количество и адреса работы. Обратите внимание, что указывают не улицу и номер дома, а только код из Федеральной информационной адресной системы. Найти его легко в графе «Уникальный идентификатор». Если конкретного адреса нет, следует указать расположение ближайшего здания.
Заполненный бланк отчета выглядит так:
Для сотрудников, работа которых носит разъездной характер (курьеры, водители и т. п.), в качестве фактического адреса указывают адрес офиса.
Вид экономической деятельности (основной и дополнительной) вносится в отчет в свободном формате в соответствии с фактически осуществляемой деятельностью.
Заполненную форму не требуется заверять личной подписью руководителя и печатью организации.
Сведения о работниках, переведенных на удаленный режим
Отдельно подается информация о работниках, подлежащих переводу на дистанционный режим работы. Второй бланк выглядит так:
В нем просто перечисляются требуемые сведения по каждому сотруднику, переведенному на удаленный режим работы. Этот перечень сведений о работниках организаций и индивидуальных предпринимателей является исчерпывающим, никаких дополнительных сведений мэрия не потребует.
Ответственность за несдачу
Тех, кто не захочет направлять отчет Собянину об удаленных сотрудниках, ожидает административная ответственность. Размер штрафа для должностного лица — до 50 000 рублей.
Отчет об удаленной работе в Москве из 1С (отменен с 27.01.2021)
В Москве введен обязательный отчет о работниках, переведенных на удаленку, а также о тех, кто остался трудиться в офисе.
В этой статье разберем:
Если в связи с техническим сбоем в работе сайта mos.ru нет возможности отправить отчет, то следует звонить по телефону 7 495 870-72-98.
Чтобы обезопасить себя от санкций за несдачу отчета в срок:
Нормативное регулирование
По Указу Мэра Москвы от 01.10.2020 N 96-УМ, начиная с 5 октября 2020 года работодатели города Москвы (организации и ИП) должны перевести на дистанционную работу (за исключением работников, чье присутствие на рабочем месте необходимо для функционирования организации):
Режим повышенной готовности продолжает действовать и вынужденная удаленка обязательна по 29.11.2020 (Указ Мэра Москвы от 28.10.2020 N 103-УМ).
В расчет включайте тех, с кем заключен трудовой договор и договор ГПХ, в т. ч. самозанятых и ИП. Разъяснено, что сотрудники в отпуске и в командировке включаются в количество удаленщиков.
Если в организации один директор, и с ним не заключен трудовой договор, то проще отчет подать, чтобы избежать санкций. Суммарную численность сотрудников укажите — 0. Пока разъяснений чиновников по этому вопросу также нет.
Сотрудники обособленных подразделений или работники в других регионах не учитываются для расчета 30% удаленщиков. Надо брать численность сотрудников только в Москве.
ИП без работников отчет не сдают т. к. работодателями не являются.
С понедельника 12 октября работодатели должны подавать (Указ Мэра Москвы от 06.10.2020 N 97-УМ):
Получите понятные самоучители 2021 по 1С бесплатно:
Если в представленных сведениях о работниках (исполнителях по ГПХ) не было изменений, то сдавать отчет каждый понедельник не надо. А при изменении сведений надо подать их в день принятия такого решения (Указ Мэра Москвы от 15.10.2020 N 101-УМ).
Сведения нужно подать в электронном виде на официальном сайте Мэра Москвы в личном кабинете — раздел «Удаленная работа»:
Если у вас кабинета на сайте нет, надо его создать. В кабинет можно войти и с сайта Госуслуги.
Для подачи сведений работодателю необходимы:
Электронная подпись нужна на директора, т. е. подпись юридического лица. Подойдет та подпись, что используется для отправки отчетности.
ИП могут сдавать отчет без применения электронной подписи.
Чтобы зарегистрироваться на mos.ru надо:
Отчет состоит из двух частей:
О сотрудниках, переведенных на дистанционный режим работы, представляются любые сведения при их наличии:
Без номера телефона отчет не пройдет. Его укажите обязательно!
Работники предоставляют сведения, необходимые для заполнения отчета, в рамках ст. 189 ТК РФ.
Поскольку ФИО сотрудников указывать не надо, без этой аналитики данные в отчете не относятся к персональным. Тем не менее, проверьте, что в наличии все соглашения об обработке персональных данных, в т. ч. вновь полученных сведений.
В форме отчета есть еще вкладка «Подсказка по социальной карте». Здесь можно посмотреть, откуда брать номер социальной карты старого и нового образца, а также жителей Московской области.
Санкции
Если не подать сведения о сотрудниках, это приведет к предупреждению или административному штрафу по ст. 20.6.1. КоАП (п. 2.2 Указа Мэра Москвы от 06.10.2020 N 97-УМ).
При повторных нарушениях наказание существенней:
Цель отчета
По объяснению властей, цель отчета — оценить пассажиропоток и проконтролировать перевод на удаленку 30% сотрудников. Таким образом можно предотвратить катастрофическое распространение COVID-19 в нашем городе. Ведь работая вне офиса, люди контактируют меньше, а значит, риск переноса коронавируса снижается.
Ответы на самые популярные вопросы
Если у нас 5 торговых точек, то отчет подавать на каждую?
Если каждая торговая точка — самостоятельное юридическое лицо, то сдайте 5 отчетов. А если это одно юридическое лицо, то заполняется 1 отчет. Работает правило «одно юрлицо — один файл».
Как определить, кого переводить на удаленку? Касается это требование тех, кто работает на общественном транспорте, вывозе ТБО и другие социальные профессии?
На дистанционку переводится организация, а не представители определенных профессий. Переводить надо тех, кто работает именно в офисе и может выполнять свою работу дома.
Как решить, какие сотрудники критически важны для деятельности организации и должны остаться в офисе, а какие нет?
Критерии могут быть такие — если этих сотрудников нет в офисе, то это:
На таких сотрудников нужен отдельный приказ по организации и их следует исключать из расчета 30%.
Как быть онлайн-магазинам, если наши сотрудники работают в пунктах выдачи или развозят заказы?
Перевести на удаленку надо 30% сотрудников в т. ч. и онлайн-магазинов. Исключений для них нет.
Некоторые сотрудники отказываются давать информацию о номерах автомобиля, проездных и социальных карт. Как им объяснить необходимость сбора сведений?
Отчет предоставляется в соответствии с законодательством РФ. Оно распространяется и на организации, и на работников. Нормы ст. 189 ТК РФ требуют соблюдать трудовую дисциплину. для отправки отчета на сегодня обязательный реквизит — номер телефона. Также можно подать сведения о служебном автомобиле при его наличии.
Учет в 1С
Подготовка к заполнению отчета о работниках
В программах Бухгалтерия 8.3 и 8.2 надо загрузить расширение (обработку) для упрощенного составления отчета со сведениями о работниках. Во Фреш – отчет добавлен автоматически.
Чтобы с ним работать необходимо собрать информацию работниках, которые переводятся на дистанционную работу.
Для составления списка работников старше 65 лет воспользуйтесь материалом Как составить список сотрудников 65+
Скачайте расширение на странице обновлений программы.
С файлом поставки 1С предоставляет настройки для формирования списка для загрузки и инструкцию.
Загрузка настроек
Формирование отчета
В шапке отчета укажите дату формирования данных и организацию.
По кнопке Сформировать отчет сформируется по загруженным настройкам.
Уволенные сотрудники в отчете не отражаются.
Сохранение отчета Личные данные сотрудников
В открывшейся форме укажите:
После сохранения, по кнопке Выбрать настройки достаточно обратиться к сохраненной настройке.
Не забывайте менять дату создания отчета при каждом его формировании из сохраненного варианта.
БухЭксперт8 рекомендует поле Дата очистить и сохранить шаблон отчета без этого реквизита. Нужную дату указывать каждый раз — так меньше шансов ошибиться.
Выгрузка отчета
Добавьте в отчет колонки в соответствии с рекомендуемой формой и заполните необходимые данные.
Заполнение отчета о сотрудниках в 1С
Установка расширения
Шаг 1. Скачайте расширение на странице обновлений программы.
В окне Предупреждение безопасности нажмите Продолжить и выберите файл расширения.
После подключения расширения снимите флажок Безопасный режим и перезапустите программу.
Создание отчета
При первом открытии список заполняется сотрудниками старше 65 лет.
Лишних сотрудников нужно удалить и по кнопке Добавить заполнить отчет нужными сотрудниками.
Остальные колонки отчета можно заполнить вручную при наличии данных.
Загрузка списка работников
После добавления в список нужных сотрудников (самих сотрудников программа из файла не заполняет) можно загрузить все данные по ним из файла excel.
Нажмите Загрузить данные и выберите файл.
Программа выполнит сопоставление работников по СНИЛС (СНИЛС обязательно должен быть в файле в том же формате, что в программе) и заполнит колонки.
По кнопке Сохранить макет отчет по установленной форме сохранится в указанное место на компьютере.
Отправка отчета о сотрудниках на mos.ru
Пошаговая инструкция отправки отчета о сотрудниках по указу Мэра N 97-УМ на сайте mos.ru.
По этому алгоритму можно загрузить файл отчета на сайт мэрии Москвы. Его можно заполнить и с помощью 1С, и без программы. Алгоритм загрузки от этого не меняется.
При необходимости, предварительно установите расширение.
Следуйте инструкции на экране.
Выберите нужную роль из списка – по кому отправляете отчет. Надо выбрать юрлицо!
Попадете в список с черновиками. Можно продолжить оформление и отправку отчета. Здесь же черновик можно удалить.
Шаг 5. Дождитесь отправки отчета.
В файле содержится информация, что загрузилось правильно, а какие данные не приняты, если форма заполнена с ошибками.
По каждой отправке в журнале загрузки увидите аналитику:
Здесь же по ссылкам в графе Файл заявки и Файл результата можно скачать:
Шаг 7. После окончания работы, когда отчет по удаленной работе в связи с коронавирусом на mos.ru отправлен, выйдите с портала по ссылке Выход в карточке юрлица в шапке сайта.
См. также:
Если Вы еще не подписаны:
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Похожие публикации
Карточка публикации
(3 оценок, среднее: 5,00 из 5)
Все комментарии (6)
Добрый день, насколько законны эти штрафные санкции и возможно ли их будет оспорить?
Пока такой практики нет. Проще отчет сдать. Из обязательных данных по сотрудникам на удаленке — это мобильный. Остальные при наличии. ФИО нет, поэтому это не персональные данные. Данный отчет сдается не просто так, а потому что ситуация в городе критическая.
Как оформить и сдать отчет об удаленных сотрудниках с 12 октября 2020
С началом октября у московских работодателей добавилось обязанностей — из-за обострения санитарно-эпидемиологической ситуации в столичном регионе часть сотрудников предписано перевести на удаленный режим работы, и власти требуют представлять еженедельный электронный отчет о выполнении этого предписания. Какие сведения требуется отражать в отчете? Где взять его шаблон и по каким правилам заполнить? Что будет, если отчет вовремя не представить или в нем будут отражены недостоверные сведения? Ответы — в нашем материале.
Для чего понадобился дополнительный отчет о сотрудниках
Столичный мэр на официальном сайте mos.ru выразил обеспокоенность ростом госпитализированных в связи с коронавирусом и необходимостью введения в очередной раз вынужденных ограничительных мер. Он также отметил, что эти меры соблюдают далеко не все.
Ограничительные меры введены Указами мэра Москвы от 01.10.2020 № 96-УМ, от 29.09.2020 № 94-УМ и др. В том числе работодателей обязали с 05.10.2020 обеспечить перевод не мене 30% сотрудников, а также всех работников старше 65 лет и лиц с хроническими заболеваниями на удаленный режим работы. Сведения о выполнении этой процедуры необходимо представлять властям в виде отдельного отчета (Указ мэра Москвы от 06.10.2020 № 97-УМ).
Пять правил оформления и представления отчета
Коротко расскажем о правилах составления и представления отчета об удаленных сотрудниках по Указу от 06.10.2020 № 97-УМ.
Правило 1. Представляйте отчет еженедельно по понедельникам
Начало представления еженедельных отчетов:
Отчет придется подавать в течение всего периода, на который столичные власти обязали переводить сотрудников на удаленный режим. То есть как минимум по 28.10.2020.
Правило 2. Соблюдайте требования к составу отчетных сведений
В отчет необходимо включить сведения о работниках (исполнителях по гражданско-правовым договорам), в отношении которых работодатель принял следующие решения (п. 11.2 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ):
Информация о работниках, подлежащих переводу на дистанционный режим работы, заполняется в отношении каждого из таких работников по следующей форме:
Сведения о работниках нужно включать без указания их персональных данных (п. 11.3 Указа Мэра Москвы от 08.06.2020 № 68-УМ)
Правило 3. Формируйте отчет в формате xlsx и подписывайте ЭЦП
Если данные формируются не в указанном формате, могут возникнуть технические сложности с его представлением.
Подписать отчет необходимо электронной цифровой подписью.
Правило 4. На каждое юрлицо заполняйте отдельный отчет
Данное правило актуально, к примеру, для сети магазинов. Если каждый магазин является отдельным юридическим лицом, следует заполнить по каждому из них отдельный отчет.
Если же вся сеть работает как одно юрлицо, заполняется одна форма.
Правило 5. Отчет отправляйте через ЛК на сайте mos.ru
С 12.10.2020 для представления отчета необходимо использовать личный кабинет юридического лица/ИП на официальном сайте Мэра Москвы mos.ru:
Столичные власти обещают запустить сервис для представления электронных отчетов на mos.ru уже 09.10.2020. С этой даты работодатели смогут загружать сведения о работниках.
Чтобы электронный отчет отправить вовремя, следует заранее зарегистрировать личный кабинет на сайте mos.ru. Для авторизации в ЛК юридического лица/ИП на сайте mos.ru можно использовать учетную запись работодателя на сайте Госуслуг.
Кто из работодателей не должен представлять отчет
Обязанность по переводу сотрудников на удаленку и представлению электронных сведений о них не касается следующих работодателей:
Как выглядит форма отчета о сотрудниках и пример ее заполнения
На сайте mos.ru предлагается следующая форма отчета с примером его заполнения:
В предложенном файле с отчетным бланком на отдельном листе содержится также подсказка для нового образца социальной карты жителя Москвы:
Чем грозит отсутствие отчета или искажение сведений в нем
Непредставление столичными работодателями отчета о сотрудниках, как и указание в нем недостоверных сведений, грозит привлечением к ответственности по ч. 1 ст. 20.6.1 КоАП РФ — как за невыполнение правил поведения при чрезвычайной ситуации или угрозе ее возникновения (п. 2.2 Указа Мэра Москвы от 06.10.2020 № 97-УМ).
Штраф по этой статье нешуточный:
Деятельность работодателя может быть приостановлена на 90 суток или наложен штраф от 500 000 до 1 000 000 руб., если в результате его действий или бездействия нанесен вред здоровью граждан.
Проверки выполнения работодателями города Москвы обязанности по переводу сотрудников на удаленный режим работы возложены на столичное ОАТИ (Объединение административно-технических инспекций) Указом мэра Москвы от 04.04.2020 № 40-УМ. Контролеры будут проводить проверки на выборочной основе, а также по жалобам сотрудников о неправомерных отказах в переводе на удаленную работу.
Куда обращаться с вопросами по представлению электронных сведений
Столичные власти рекомендуют работодателям обращаться за консультациями по вопросам представления сведений об удаленных сотрудниках по телефону +7 (495) 870-72-98.