отчет о встрече с клиентом образец
Протокол встречи с клиентом. Как оформить документ
Существенно увеличить эффективность бизнес-процессов поможет протокол встречи с клиентом. Этот документ способствует улучшению формулировок основных достигнутых договоренностей, но не является договором. Его составление – мостик к пониманию между двумя сторонами. А также на практике замечено, что протокол встречи с каждым клиентом способен увеличить продуктивность отдельно взятого менеджера.
Важным моментом является отметка времени. Принцип прост: если что-либо можно измерить, значит, этим можно управлять. Заполнение этого пункта позволяет правильно распределить время, избавиться от незапланированного увеличения продолжительности встреч.
Элементы протокола
После названия, располагающегося по центру в верхней части листа документа, идет заполнение информации о месте и времени проведения. Рекомендуется максимально точно записывать как временные промежутки, так и географические данные.
В верхней части также указывается дата подписи. Идеально, чтобы стояло единственное число во всех случаях. Но бывают ситуации, когда подписи ставятся после согласований или консультации с руководителями организаций. Таким образом, эта дата может отличаться от первой.
После вводной информации идет перечисление организаций и присутствующих на встрече лиц. Обязательно при этом указывать должностное положение сотрудников и причастность их к той или иной организации. 
Если в ходе встречи присутствует какой-либо привлеченный специалист (переводчик, консультант, технический гуру), то о его присутствии можно указать в конце документа, оформив текст в качестве сноски, примечания или приложения.
Формулировка
После перечисления сторон встречи в документе в укороченном виде перечисляются основные принципиально важные моменты, выносимые на обсуждение. Обе стороны должны быть согласны с информацией. Для того чтобы это стало возможным, должны учитываться финансовые и иные возможности обеих сторон. Идеальный вариант – установление долгосрочных и взаимовыгодных отношений. 
Важно! Протокол встречи с клиентом не является договором о поставках или каким-либо другим видом соглашения. Единственное, на что претендует грамотно составленный документ, – это на возможность последующих консультаций и встреч не позднее конкретно указанного числа.
Специфика
Протокол должен быть вручен клиенту сразу же после окончания встречи. Для согласования чем раньше предоставлена информация о достигнутых договоренностях, тем лучше для обеих сторон. Более того, некоторые компании прибегают к визуальному протоколированию сразу же в процессе переговоров. Достигнутая точка соприкосновения интересов сторон сразу же фиксируется маркером на доске или другим способом. Позже протокол должен поступить в обе организации, которые вели переговоры.
Необходимо распределить роли встречи между участниками. Например, докладчик, председатель, секретарь, рядовой участник и пр. Это поможет избежать путаницы и провести встречу более продуктивно.
Что должно быть зафиксировано
Удобнее каждую отдельную тему для обсуждения выносить в отдельный пункт протокола. Напротив пункта – сразу фиксировать принятое решение, желательно упоминая лиц, взявших на себя ответственность за выполнение.
Секретарь, выбранный из участников собрания, не должен упускать принципиальных моментов и важных мыслей, возникших в результате встречи.
Недопустимо пользоваться при составлении протокола жаргонной или ненормативной лексикой. Правила делового этикета предполагают только косвенную речь. Например, «Ивановым А.А. вынесено предложение..». Также необходимо избегать субъективных оценок личности, чрезмерного сосредоточения на личных вопросах и пр. Официальный стиль текста должен соблюдаться неукоснительно.
Какие могут быть цели встречи с клиентом
Исходя из того, какая по счету встреча предполагается, поставщик и клиент могут руководствоваться разными мотивами и задачами. Конечная цель известна обоим: совершение сделки по продаже. Но цели помельче могут формулироваться следующим образом:
Другие формы
Ели говорить о том, в какой еще форме может быть оформлен протокол встречи с клиентом, то можно классифицировать три основные:
Сбор информации
Помимо мотивирующих задач, перед продавцом может стоят задача сбора информации о клиенте. Могут быть выяснены, например, такие вопросы:
Словом, протокол встречи с клиентом – важная бумага для фиксации предварительных договоренностей, выполнения грамотной работы менеджера любой уважающей себя организации.
Отчет о встрече менеджера по продажам
Отчет о встрече менеджера по продажам
Отчет по встрече оформляется в день после проведения, и заполнение осуществляется непосредственным менеджером ответственным за проведение.
Содержание отчета по встрече:
Наименование организации Заказчика;
Контактное лицо, контактный номер;
Какой результат планировался достичь?
Какие результаты достигнуты (подтверждение данных результатов)
Какие моменты надо согласовать с заказчиком?
Сформировать план работы с достижением результатов (оформляется в случае достижения договоренностей).
Отчет делается на фирменном бланке агентства, формируется единый файл pdf.
Подготовленный отчет необходимо направить в течение 12 часов на электронную почту ответственному сотруднику со стороны Заказчика. Менеджер проекта направляет сформированный отчет на Google Диск в папку соответствующего заказчика.
Ответственность при отсутствии отчета в установленные сроки:
Менеджер проекта ответственный за встречу, несет всю полноту и риск невыполнения обязательств перед Заказчиком и Агентством.
Шаблон отчета менеджера по продажам
Компании _____________________ Контактное лицо _______________________________________
Отчет о проведенной встрече
Отчет о проведенной встрече
В этом документе менеджер делает отметки прямо в момент общения с потенциальным клиентом. Зачем это нужно? Для того чтобы менеджер, взглянув на этот отчет, мог сразу же вспомнить разговор и передать его (включая самые важные моменты) либо своим коллегам, либо руководству.
В большинстве случаев в компаниях встречи происходят следующим образом. Менеджер едет на встречу, общается с клиентом, а затем делает для себя какие-то выводы. И пока возвращается в офис, половину той ценной информации, которую узнал, он просто забывает. В итоге до руководства не доходит в среднем 50 % информации, которую менеджер услышал и мог бы передать. Вот почему так важен данный отчет.
Отчет о проведенной встрече нужен еще для того, чтобы руководитель отдела продаж мог взять его в руки и сразу же оценить, какую работу проделал менеджер. Какие вопросы он задавал, какие договоренности достигнуты с клиентом, какие планируются дальнейшие действия. Чаще всего такие отчеты разбираются на планерках.
То есть сегодня менеджер отправляется на встречи, а на следующий день на утреннюю планерку он приходит с отчетом о каждой. Глядя в свой отчет, он может передать полностью всю информацию. Затем руководитель решает, какие действия следует предпринять в дальнейшем, и тут же говорит об этом менеджерам, давая конкретные задачи на выполнение.
Теперь давайте подробно рассмотрим форму отчета о проведенной встрече (см. шаблон 1). Первое – менеджер ставит дату встречи и указывает свои фамилию и имя, чтобы потом отчет можно было подшить в папку и при необходимости достать и увидеть, что это именно его отчет. Кроме того, менеджер пишет наименование компании, в которую он поехал, контактный телефон, ФИО и должность контактного лица.
Дальше идет графа «Отметки менеджера». Здесь сотрудник может писать различные слова, аббревиатуры, делать какие-то пометки, которые могут быть понятны только ему. Основная цель – чтобы он мог впоследствии на них взглянуть и дословно передать содержание разговора.
Следующая графа – «Результат встречи». Менеджер пишет о результате, который видит. То, что, как ему показалось, было достигнуто: клиент готов оплатить, готов рассмотреть договор или же нужно выходить на генерального директора, на начальника складского обеспечения и так далее.
Нужно указать, была ли выполнена цель поездки. Перед каждой встречей очень важно ставить цели. Если менеджер едете просто прояснить какую-то информацию, то эта встреча цели не имеет. Итогом встречи всегда являются какие-то обязательства со стороны потенциального клиента: он должен рассмотреть договор, прислать реквизиты на согласование, передать вашу информацию высшему руководству или обсудить ее на совещании и так далее. Именно в графу «Результат встречи» и вносится подобная информация.
Шаблон 1. Отчет менеджера по продажам о встрече
Следующая графа – «Дальнейшие действия». По итогам встречи менеджер решает, что делать дальше. Либо ему нужно отправить договор по электронной почте, либо согласовать с руководителем отдела продаж индивидуальную цену или какие-то скидки, либо дать клиенту эксклюзивные условия, либо что-то еще. В этой графе менеджер пишет, как ему видятся его дальнейшие действия.
Последняя графа – «Дальнейшие действия клиента». Здесь расписываются те обязательства, которые взял на себя потенциальный клиент, что он должен делать: выслать реквизиты и подписать договор, оплатить счет, обсудить предложение с генеральным директором и так далее. Для чего это нужно? Для того чтобы руководитель отдела продаж мог понимать, достигнута ли цель встречи, выполнил ли менеджер поставленную перед ним задачу.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Рефлексия, или отчет о встрече
Рефлексия, или отчет о встрече Один бизнесмен жаловался мне сам на себя, вернее, на свой недостаток: он недоговаривает концы фраз, считая, что и так все ясно. «Народ ждет продолжения, а мне-то кажется, что я уже все сказал», – сетовал он. Во избежание недомолвок и
5. Работа над ошибками. Анализ проведенной презентации
5. Работа над ошибками. Анализ проведенной презентации Самая последняя часть работы над презентацией – это анализ полученного результата. Как прошла презентация, как ее приняли слушатели, как она понравилась самому докладчику, что сыграло положительную роль, что –
КАК ДОГОВОРИТЬСЯ О ВСТРЕЧЕ ПО ТЕЛЕФОНУ
КАК ДОГОВОРИТЬСЯ О ВСТРЕЧЕ ПО ТЕЛЕФОНУ Опытный торговый представитель (менеджер) редко испытывает трудности при назначении деловой встречи. Для новичка в этом вопросе нередко возникают сложности. Для того, чтобы уменьшить или облегчить эти сложности, следует
ПОДГОТОВКА К ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧЕ
ПОДГОТОВКА К ДЕЛОВОЙ ВСТРЕЧЕ Если Вы намерены провести важную деловую встречу, то целесообразно затратить определённое время и приложить усилия к её подготовке. В процессе такой подготовки постарайтесь получить для себя ответы на следующие вопросы. (Возьмём, к примеру,
Как вести себя на деловой встрече
Как вести себя на деловой встрече На деловых встречах, заседаниях, совещаниях следует проявлять изобретательность, умение изменять привычный порядок вещей. Иначе эти сборища съедят все ваше время. Лично я не выношу долгих бесцельных заседаний. У меня всегда найдется не
Как еще можно договориться о встрече?
Как еще можно договориться о встрече? Открою еще один простой секрет о работе с покупателями при «холодных» контактах. Надо сделать так, чтобы люди, которые могут сказать «да», сами вам позвонили. Для создания такого интереса к своей персоне есть много способов.
Подготовка к встрече
Подготовка к встрече Зачем готовиться к встрече? Потому что у тебя не будет возможности второй раз произвести первое впечатление! И складываться оно начнет уже при первых секундах общения. Существует научное мнение, что в первые 10–15 секунд человек определяется, будет
Важные моменты, или шпаргалка по встрече
Важные моменты, или шпаргалка по встрече • Настройся на позитив и успешную встречу.• Помни про важность внешнего вида, свежее дыхание и искреннюю улыбку.• Веди себя уверенно, говори с оптимизмом.• Используй имя клиента не только в листе регистрации, но и при обращении
Отчет о проведении официальной встречи и переговоров (образец заполнения)
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»
УТВЕРЖДАЮ
________________________________
Генеральный директор ООО «Альфа»
Иванов И.И.
Отчет о проведении официальной встречи и переговоров с представителями финской компании NOKKA
С приглашенной стороны в переговорах принимали участие: Ойяла П., Ярвинен Й., Нюман О.
Со стороны ООО «Альфа» в переговорах участвовали: Иванов И.И., Ефимов Г.И., Симаков С.С., Громов Е.А.
Проведение официальной встречи и переговоров обеспечивали переводчики Семенов А.А., Вихров И.Г.
Целями проведения официальной встречи и переговоров являлись:
— увеличение объема продаж продукции ООО «Альфа» компании NOKKA по контракту от 01.10.2— N 14.
Согласно плану официальной встречи в рамках приема осуществлены следующие мероприятия:
— увеличение объема продаж продукции ООО «Альфа» компании NOKKA по контракту от 01.10.2— N 14;
— развитие дальнейшего сотрудничества компаний;
По итогам официальной встречи и переговоров достигнуты следующие результаты:
— заключен новый контракт на поставку компании NOKKA труб марки ПЭ 210;
— достигнута предварительная договоренность об увеличении объема продаж по контракту от 01.10.2— N 14.
Общая сумма расходов на проведение представительского мероприятия составила 44 000 руб., в том числе согласно смете расходов:
Коммерческий директор ООО «Альфа» ______________________ / Ефимов И.Г./
План встречи и отчет о встрече
Mar 17, 2020 · 2 min read
Правильная подготовка и правильное завершение встречи делают ее эффективнее, тогда как продалбывание этих моментов могут сделать встречу пустой тратой времени. Полная версия статьи в основном блоге.
План встречи (агенда)
Агенда — желаемый план встречи, список задач для обсуждения и решения. Может быть несколько параллельных планов встреч, с деталями требующимися определенным сегментам участников.
Шаблон примерно такой:
Время встречи — когда встреча должна произойти. Если встреча происходит в виде скайпкола, уточняем часовой пояс встречи.
Место встречи — физическое или скайп/zoom/teams. Можно сразу приложить ссылку на митинг, для полноты картины.
Тема встречи — общее описание, зачем встреча нужна, самая крупная задача встречи.
Зада ч и встречи в основном содержат части основной задачи, но не возбраняется какой-то процент дополнительных тем.
Агенду отправляют заранее.
Отчет о встрече (Meeting report)
Переговоры имеют своей целью принятие решений или выяснение требующейся информации. На выходе у нас должен быть соответствующий результат, который следует закрепить.
Отчет о встрече — не обязательная, но полезная для проекта и отношений часть. Бонусом получаем эффект информирования клиента.
Пишу о управлении проектами и всем, что касается микроменеджмента и личной эффективности. Самая полная информация на сайте и в телеграм канале.