отдел договоров почта россии
«Почта России»: услуги для бизнеса
Добрый день, коллеги! В июле 2014 года я провела «мини-исследование» сайта Почты России. Учитывая важность этой гигантской структуры для делового оборота организаций, а также неоднозначное отношение бизнеса к спектру и качеству оказываемых услуг, а также очередные пикантные подробности, активно обсуждаемые в прессе, о выплате многомиллионной годовой премии руководителю «Почты», хотелось понять, что же изменилось за это время и какие услуги предлагает монополист сегодня.
Как выяснилось, за это время поменялся сам сайт Почты России, включая его адрес (ранее – www.russianpost.ru) – новый вариант был запущен в сентябре 2015 года. Как отмечалось, «новый сайт является не информационным, а сервисным и предоставляет быстрый доступ к основным почтовым услугам».
При открытии нового сайта было обещали, что большая часть сервисов к концу 2016 года должна была функционировать. То есть сейчас, если планы 2015 года действительно реализованы, мы можем насладиться новыми услугами «Почты России» почти в полном объеме. На главной странице сайта наибольшее внимание привлекают баннеры «Электронные заказные письма» и «Обслуживание юридических лиц», а также раздел «Для бизнеса», который при раскрытии обещает «Услуги доставки», «Рекламные услуги», «Финансовые услуги» и «Другие услуги».
В первую очередь, предлагаю прогуляться по баннерам, коль скоро их основная цель – привлечь к себе наше с вами внимание.
Итак, успеваю обрадоваться возможности отправлять и получать электронные заказные письма и, прикидывая, какой может быть цена этой услуги Почты России, кликаю на баннер. Оказывается, что в электронном письме будут находиться PDF-документ, аналогичный бумажному письму, и заверенный электронной подписью отчет о доставке. Уровень сервиса просто поражает: во-первых, письмо поступает в личный кабинет на сайте Почты; во-вторых, услугу по доставке электронных писем можно отключить в любой момент (и тогда снова будут приходить письма бумажные); наконец, услуга совсем ничего не стоит. Проблема только в одном: данный сервис предназначен исключительно для получения писем о штрафах от ГИБДД.
Баннер «Обслуживание юридических лиц» обещает «новый порядок отправки писем и посылок». После перехода на указанную страницу обнаруживаем, что речь идет о различных списках (всего их 3) отделений для юридических лиц. Отметим, что ни о каком «новом порядке» на данной странице не говорится.
При более детальном рассмотрении обнаруживаются и еще некоторые странности. Во-первых, данный сервис открыт только в Москве, что для Почты России несколько непонятно. Во-вторых, неужели услуга касается только юридических лиц, то есть, видимо, ИП не может быть корпоративным клиентом? Наконец, отделения, входящие в списки 1 и 2, согласно указанной информации оказывают услуги «по приему письменной корреспонденции», а отделения из третьего списка являются центрами «выдачи и приема посылок». Если учесть, что, на первый взгляд, адреса отделений, входящих в различные списки, отличаются (собственно, как и количество отделений в разных списках – в первом и третьем их 71, 150 и 87 соответственно), то можно прийти к выводу, что суть «нового порядка» для юридических лиц сводится к тому, что из некоторых отделений можно только отправить письменную корреспонденцию, а в других отделениях – отправить и получить посылки. Таким образом, из текста на странице получается, что вопрос получения писем юрлицами «новым порядком» не раскрывается.
Списки 1 и 2 отличаются тем, что в первом случае речь идет о крупных отправителях, имеющих договор с Почтой России на обслуживание юридических лиц, а во втором – о других юридических лицах и их представителях (курьерах), которые, видимо, такого договора не имеют. Интересно, что отделения из списков 2 и 3 обслуживают «юридических лиц и их представителей (курьеров)», а в описании отделений (именуемых «центрами обслуживания юридических лиц» – ЦОЮЛ) из списка 1 о представителях ничего не сказано. Означает ли это, что в ЦОЮЛ не обслуживают представителей?
Обратимся непосредственно к тому, как именно представляет себе Почта России договор на обслуживание юридических лиц. Однако для этого надо этот договор, как минимум, найти!
Несмотря на то, что на указанной выше странице слова «имеющих договор с Почтой России» выделены жирным шрифтом, ссылки на текст договора там нет. Не удалось найти этот текст и при довольно упорном поиске по остальным страницам сайта. Правда, сказать, что текст на сайте отсутствует, было бы неправдой – при запросе в поисковой строке он обнаружился. Но впечатление о том, что его не очень-то хотели показывать, осталось.
При знакомстве с «рыбой» договора становится понятна причина относительного нежелания выносить этот документ в слишком открытый доступ. Сначала ответим на ранее возникшие вопросы, а потом обратим внимание на некоторые детали документа, вызывающие определенные «непонятки».
Итак, из названия договора («на комплексное почтовое обслуживание, заключаемый с региональными клиентами – юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями») вопрос про ИП снимается, хотя осадок от того, что для выяснения пришлось долго искать текст, остается. Что касается обслуживания представителей, то в самом тексте договора (не в приложениях) о них упоминается лишь однажды (в п. 4.1.5) – в контексте того, что доверенности им должны быть оформлены надлежащим образом. Напомню, что в 2014 году доверенность на получение корреспонденции требовалась даже от руководителя организации, что выглядело довольно забавным. Сейчас это недоразумение почти устранено – предусматривается возможность совершения операций без доверенности для лиц, имеющих такое право. Правда, в данном случае следует сделать маленькую оговорку: это указано только в п.1.7 Приложения № 14 к договору, посвященному условиям оказания услуги «Бокс-сервис» (о которой – как-нибудь в другой раз).
Отметим еще одно важное отличие нынешнего документа от того, что предлагалось Почтой России ранее. Если в 2014 году существовало несколько типовых договоров для корпоративных клиентов, посвященных отдельным услугам (на оказание услуг почтовой связи (пересылка различных отправлений)); на поставку марок и маркированных конвертов; на предоставление в аренду абонентских ящиков в почтовых отделениях; на предоставление услуг, связанных с эксплуатацией франкировальной машины, а также на ее техобслуживание; на осуществление почтовых переводов за счет отправителя либо за счет получателя), то сейчас все услуги описаны в Приложении № 1 к единому типовому договору.
Согласно этому Приложению, заказчик выбирает необходимые ему услуги из довольно обширного перечня, разделенного на 4 крупных блока:
При этом заказчик вправе в любой момент действия договора изменить перечень рассматриваемых услуг или отказаться от исполнения договора в предусмотренном договором или законом порядке. То есть в целом можно считать, что нынешний вариант единого типового договора с Почтой России на обслуживание юридических лиц является для клиента более удобным. Правда, стоит обратить внимание на тот факт, что согласно п. 3.1 договора услуги Почтой России оказываются «в соответствии с Заявлением Заказчика об оказании услуг, которое направляется Заказчиком до (выделено мною – С.М.) заключения» договора. В этом заявлении, являющимся впоследствии Приложением № 1 к договору, заказчик указывает перечень необходимых ему услуг. Интересно, что в этом случае на бланке формы необходимо указать номер и дату заключения договора, к которому это заявление является приложением, что несколько нелогично. Также несложно предположить, что при подобной процедуре с момента написания заявления до подписания договора может пройти какое-то время, что не слишком удобно для клиента. Изменять перечень услуг (или отказываться от них), согласно тому же пункту договора, можно уже только подписания договора.
Непосредственно для подписания договора юрлицу необходимо указать полное наименование, ИНН, КПП, ОГРН, местонахождение, фактический адрес, расчетный счет и наименование банка, контактные номера телефонов и факса, а также ссылку на сайт при его наличии.
Стоимость услуг Почта России публикует на своем официальном сайте (правда, в договоре указан уже устаревший www.russianpost.ru), а также месте обслуживания клиента, предусмотренном договором (отделении связи или ином). Порядок оплаты – авансовый: 100% услуг должно быть оплачено на месяц вперед. Если происходит изменение тарифов, то информация об этом на сайте и в ОПС должна быть опубликована не позднее, чем за 10 календарных дней. Отметим, что в соответствии с п. 4.4.1 договора Почта России может изменить стоимость услуг в одностороннем порядке.
Что делать клиенту, если его не устраивает измененная Почтой России цена? В таком случае клиент вправе, согласно п. 4.1.8 договора, расторгнуть договор, направив в течение двух календарных дней с момента получения информации об изменении тарифов в адрес исполнителя письменное уведомление об отказе оплачивать услуги по новой цене Почты России. При этом договор будет считаться расторгнутым только с момента получения извещения исполнителем, а не с даты написания отказа!
Учитывая, что скорость работы Почты России секретом ни для кого не является, что же будет, если подобное уведомление будет отправлено в адрес исполнителя при помощи самой Почты России?
Каковы действующие тарифы Почты России для юридических лиц?
Рассмотрим на примере аренды абонементного ящика. Чтобы найти стоимость данной опции, необходимо кликнуть на раздел «Для бизнеса» и выбрать в подразделе «Услуги доставки» – «Абонементный ящик».
Скупо, но емко «Почта России» рассказывает о плюсах данного сервиса:
Но я отвлеклась – обещала же стоимость услуг! И вот она, ссылка на «тариф на услугу с 01.01.2017г.». Изучение «тарифа» приводит к выводу, что, оказывается, это услуга не только для юридических лиц, но и обычных граждан, включая льготников. Тарифы для бизнеса при этом существенно выше, чем для физических лиц. Для юрлиц стоимость аренды абонентского ящика в Москве за 1 месяц обслуживания составляет 2124 рубля, за последующие – 1947 рублей. При этом за «присвоение имени абонементному ящику» действует повышающий – в два раза – коэффициент.
Итого услуги «Почты России» в виде аренды абонентской ячейки, допустим, на год без присвоения имени обойдутся в 23 541 рублей, а с присвоением имени – 47 082 рублей.
Создается впечатление, что цена несколько нескромна, с учетом, что за письмами еще надо бегать, причем о важных извещениях, судя по всему, никто по телефону предупреждать не будет…
Простая Почта России для юридических лиц. Часть 1
Или немного о том, почему бюджетным организациям так просто рассылать тонны писем о задолженности в 1 копейку. Или о том, как просто заспамить ваш почтовый ящик рекламными письмами. Или почему Почта России может значительно упростить жизнь организациям. Да, это не шутка. И не реклама Почты, проблемы все равно есть, но их намного проще решать именно для организаций.
Первое, что вам необходимо – заключить договор с вашим местным отделением почтовой связи. Приходите на главпочтамт, спрашиваете, где находится человек, отвечающий за работу с юридическими лицами, приходите к нему. Он на электронную почту вам вышлет договор + пять дополнительных соглашений к нему. Договор типовой для всех, в дополнительном соглашении вы выберете необходимые для вас «опции» договора – международные отправки, бокс-сервис, курьер, который приходит в офис и забирает письма на отправку, предпочтовая подготовка. После заключения договора вам назначают личного менеджера, который теперь решает все ваши вопросы к Почте России.
Оплата услуг производится авансовым способом – нет денег на счетах – вам ничего не отправят. Все логично и просто. С заключением договора вам создают два счета – счет, с которого списываются деньги за дополнительные услуги и счет специальной машины – франкировальный счет (этот счет создается при условии, что способом оплаты вы выбрали не марки, а безналичный расчет – вместо марки ваши письма будут прокатывать в специальной машине, ставя печать). Учет потраченных средств лучше вести самостоятельно – если кому то будет интересно, распишу проблемы, которые могут возникать с бухгалтерией почты.
В договоре фигурирует такое слово, как партионная почта. Это и будет ваш способ подготовки писем – составление списков ф103 на простые и регистрируемые почтовые отправления. Список составляется на партию писем – отсюда и партионная.
После заключения договора вам дадут доступ к сервису Отправка Почта России. Раньше письма отправлялись через программу Партионная почта, она была кривая и неудобная, сейчас они оформили все в приличный личный кабинет с очень простым интерфейсом и высокой работоспособностью. Почему высокой, а не идеальной – у них бывают глюки, но в последнее время не часто. Обновления у них каждую неделю, каждый раз они честно добавляют что-то, чтобы упростить вам жизнь. Именно разработчики и поддержка этого сервиса – молодцы. Они сэкономили нам очень много времени, да и не только нам.
У нас в организации устроено так – письма отправляю я и отдел кадров. Я отправляю все письма, которые не относятся к отделу кадров – судебные, счета, предложения, претензии. Отдел кадров отправляет трудовые книжки, приказы об увольнении, ответы на запросы сотрудников и разнообразных служб. Соответственно мы отправляем все виды писем – простые, заказные и бандероли. Стоимость отправки зависит от веса и типа письма – простые самые дешевые, зависит от веса и адреса, заказные – 60 рублей за письмо весом до 20 грамм. Дальше оплата за каждые 10 грамм веса – примерно 3-5 рублей. Ценное письмо обходится в 132,04, но, это цена только за отправку. Сразу же включайте сюда еще 60 рублей – дополнительная услуга по проверке описи вложения. Соответственно, ценное письмо вам обойдется в 192,24 с НДС. Уведомление – тоже дополнительная услуга, стоимость простого (неотслеживаемого) уведомления – 27,50 с НДС. Есть заказные уведомления, с номером ШПИ (трек-номер по простому), их вы можете отследить в пути через сайт Почты России.
Кроме писем через личный кабинет вы можете отправлять посылки. Система точно такая же, как и с письмами, просто тип отправления другой. Можно отправлять письма 1 класса, есть такая функция.
В личном кабинете можно прописать стандартные параметры для каждого типа отправления – какой тип конверта будет указан по умолчанию, как пример. Например, заказные письма вы отправляете в конверте типа DL, а простые – в конверте типа C5. Можно указать способ оплаты услуг по умолчанию – марки или франкировка. Правильные настройки значительно упростят вам жизнь.
Изначально у вас будет одна учетная запись – администратор, он может по своему желанию расшарить доступ к личному кабинету нужным людям. Вводите имейл человека, которому хотите отправить приглашение – он принимает и становится пользователем с ограниченными функциями. Администратор настроит ему ОПС отправки, телефон и имейл, на который будут приходить уведомления. Сам он поменять этого не может.
Теперь приступаем к самому основному – соответственно, отправке писем. Здесь у нас есть два способа ввода – вручную или их XLS файла. Ввод вручную – если у вас нет какой то базы, по которой отправляются письма. Наш отдел кадров выгружает такую информацию из 1С и загружает письма через файл, я чаще забиваю вручную, кроме простых писем. Мне так быстрее и проще, так как обычно у меня не самые большие объемы отправок.
Выбираем тип письма. Сегодня у меня на отправку будут три заказных письма и одна заказная бандероль. Бандеролью считаются письма, вес которых превышает 100 грамм. Если вы отправляете письма в суды, это будет самый частый тип отправления, скорее всего. Стоимость заказной бандероли 84 рубля за 100 грамм, потом цена увеличивается за каждые 10 грамм веса.
Помним – уведомление – дополнительная услуга. Уведомление необходимо для подтверждения факта получения. Информация с сайта Почты по отслеживанию обновляется не всегда вовремя, так что если вы отправляете что-то, получение чего получателем вам необходимо отразить, прилепите уведомление за 27,50. Кстати, личный кабинет заполнит их за вас – вам осталось только напечатать, разрезать и приклеить. Это если вы печатаете на листе А4 сразу 4 уведомления. Я человек ленивый, мне проще печатать сразу на готовых бланках уведомлений с самоклеящейся лентой.
Адрес. Я вбиваю на пофиг. Вот серьезно. Классификатор сделает всю работу за вас. Напишет адрес красиво и правильно и подтянет актуальный индекс. Если вам необходимо отправлять на конкретный индекс, то начните ввод с него. Если сайт отказывается выбирать необходимый вам индекс, то есть ручной ввод адреса.
Ниже у нас остальные дополнительные услуги. Разворачиваем и видим следующие пункты.
1. Тип конверта. У меня выставлен DL конверт по умолчанию, но допустим у вас десяток конвертов DL, и 1 конверт C5. Можно изменить ручками. На самом деле, большой роли не играет какой тип конверта вы выставите – желаемый размер бумаги вы выберете в настройках принтера. При смене типа немного меняется размер картинки.
2. Смс уведомление о поступлении письма в отделение получателя. Стоит денег. Вбиваем номер получателя, если необходимо.
3. Способ оплаты. Тоже настраивается автоматически, но вдруг одно письмо необходимо оплатить марками, или наоборот. Всякое бывает.
4. Галочка «Возврату не подлежит». Возврат вашего письма тоже денег стоит – если там ничего важного нет, ставьте эту галочку. А то 60р в одну сторону, 60р в другую – вот так и разбазаривают бюджет. Хотя, честно говоря, поделюсь – Почта России очень часто возвращает вам невозвратные письма. Бесплатно. Им лень отправлять их на хранение или уничтожать, по всей видимости.
5. Наложенный платеж. Тоже все понятно – если получателю необходимо оплатить что-то при получении. С такими типами отправок мы не работаем, так что ничего конкретного сказать не могу.
6. Пункт «Объявленная ценность». Как только вы списываете сюда ценность письма, то письмо автоматически становится ценным, стоимость увеличивается до 134,04 рублей и появляется функция «Опись вложения»
7. Опись вложения – дополнительная услуга стоимостью 60 рублей. Оператор при приеме ваших писем проверит правильность вложения. На следующей странице – составление описи, ф107. Можно скачать с сайта, можно вложить свою. Наш отдел кадров делает свои – на тех, что с сайта почты нельзя указать ФИО получателя, там будет только ШПИ письма. Поэтому поля в XLS файле, предназначенные для описи забиваются единичками или любыми другими цифрами – эта информация не передается в отделение почты, она нужна только для того, чтобы сгенерировать вам описи.
Здесь я описала все доступные функции при ручной отправке писем. Так же, можно загружать все письма через XLS файл, что ускоряет и упрощает загрузку в разы. Об этом я напишу в другом посте, так как информации тоже много, а кому-нибудь эта загрузка файлом вполне может спасти жизнь.
Как сделать ценное письмо
И пример описи. Можно сделать с сайте, можно сделать ручками по другому шаблону.
«Почта России» запустила сервис для малого и среднего бизнеса
«Почта России» упростила процедуру подключения к электронному сервису отправки товаров для малого и среднего бизнеса. Теперь такие компании смогут заключить электронный договор-оферту, который будет обладать такой же юридической силой, что и бумажный, и пользоваться логистическими услугами, рассказал представитель «Почты России».
Упрощенная процедура заключения договора в цифровом виде позволит интернет-магазинам снизить временные затраты и быстро перейти к массовой отправке посылок покупателям, адаптируясь к новым реалиям рынка, объясняет представитель «Почты России». С января сервис работал в пилотном режиме, за это время к нему успели подключиться около 500 компаний.
В сложившейся ситуации стало особенно актуально запустить такой сервис как можно быстрее, чтобы поддержать партнеров из малого и среднего бизнеса, считает гендиректор АО «Почта России» Максим Акимов.
Раньше нужно было оформлять договор в бумажном виде и согласовывать его, в том числе со службой экономической безопасности, поэтому подключение партнеров к логистическим сервисам занимало недели, объясняет представитель компании, сейчас достаточно оформить договор в электронном виде и пополнить счет, а ждать результатов проверки не нужно. «Почта России», кроме того, дала возможность интеграции сервиса по API, благодаря которой опцию доставки и калькулятор ее стоимости компании малого и среднего бизнеса (например, интернет-ритейлеры) могут разместить у себя на сайте.
Поддержка малого бизнеса, организованная «Почтой России», действительно сможет упростить работу интернет-магазинов и других предприятий малого бизнеса, которые осуществляют доставку в текущих реалиях, соглашается член Генерального совета общественной организации «Деловая Россия», заместитель директора Первой экспедиционной компании Вадим Филатов. Собственную службу логистики (включая склад, инфраструктуру и т. д.) эффективно иметь при высоком товарообороте интернет-магазина, продолжает он: такая есть у Ozon или Wildberries, но в других случаях затраты на организацию самостоятельной логистики становятся нерентабельными. Поэтому интернет-магазины и другие представители малого и среднего бизнеса обращаются к сервисным компаниям, чтобы они организовали доставку конечному потребителю.
Предприниматели считают, что при всех недостатках, касающихся курьерской доставки и сроков, у «Почты России» есть серьезное преимущество: отделения во всех уголках страны, говорит представитель общественной организации «Опора России». Малый бизнес острее всего реагирует на снижение заказов клиентов и находится в группе риска, считает Филатов: важно, чтобы у компании сейчас было достаточно оборотных средств, потому что надо будет 2–3 месяца работать в условиях стагнации рынка. Уже сегодня отмечается снижение заказов, а как следствие, поставок, сетует он: в В2В сегменте это связано с временным приостановлением деятельности предприятий, а в В2С уже начинается чувствоваться спад в количестве заказов, которые не касаются доставки продуктов питания и товаров первой необходимости. У большинства логистических компаний в части курьерской доставки и сборных грузоперевозок уже снизился грузооборот на 20–30%, знает Филатов, и это связано именно с сокращением заказов в части большого количества товарных категорий.
Почта. Как наладить работу с ней?
Обязанности ответственного за работу с почтой
Совсем не иметь дело с почтой, наверное, не удается никому. Рано или поздно с услугами Почты России сталкиваются все. В том числе и организации в своей производственной деятельности.
Почта России — это федеральное унитарное государственное предприятие (ФГУП «Почта России»), находится в ведомственном подчинении Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации1, имеет множество филиалов практически во всех субъектах РФ.
Как позиционирует Почта России на своем сайте, ее миссия — объединять людей.
«Мы предоставляем надежные и доступные услуги почтовой связи в России и по всему миру» — вот лозунг компании.
Действительно, услуги Почты России — самые доступные и по стоимости, и по ассортименту, и по всеохваченности территорий. Альтернативные курьерские службы, чьи услуги намного дороже, могут и отказаться доставлять письмо на какой-нибудь хутор или удаленную территорию. Почта России, конечно же, возьмется доставить корреспонденцию по любому существующему адресу. Но полной уверенности в доставке отправления, как при пользовании услугами курьерской службы, конечно же, нет. Почта легко теряет корреспонденцию, и чрезвычайно мало фактически отвечает за утрату (хотя такая ответственность теоретически, конечно же, предусмотрена).
Эти и много иных недостатков заставляют учреждения и организации искать альтернативный выход из положения (например, нанять собственного курьера или обращаться в курьерскую службу), а чаще всего возлагать обязанности по работе с почтой на кого-либо из работников. Как правило, эта работа поручается секретарю, делопроизводителю, как наиболее близкому по функциональным обязанностям работнику.
Обязанности ответственного лица
Логичнее и проще всего закрепить данные функции в должностной инструкции работника. Как альтернативный вариант: в трудовом договоре, в соглашении о совмещении.
Конечно, если в организации уже есть секретарь или делопроизводитель, должностные инструкции которых содержат нужный перечень обязанностей — вопросов об уточнении обязанностей ответственного за работу с почтой лица может и не возникнуть. Однако следует заметить, что большинство организаций оптимизируют штат, изобретая универсальные должности с максимумом смежно-функциональных обязанностей.
Зачастую должностные инструкции секретарей содержат обтекаемые общие формулировки в части обязанностей работы с почтой, которые не содержат конкретных параметров. Например, при описании обязанностей секретаря указывается: «…принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
«Почтовые» обязанности
Поэтому, в связи с отсутствием в штате должности, содержащей обязанности по работе с почтой или же в связи с отсутствием документальной фиксации данных обязанностей, руководителям рано или поздно приходится закрепить «почтовые» функции за кем-либо из работников.
Что детально указать в любом из данных документов в качестве вменяемой обязанности:
— оформление отправлений (упаковка в конверты нужного формата, оформление адресов адресата и отправителя, оформление уведомлений о вручении и описей вложения (при необходимости)),
— ведение реестра отправлений,
— взвешивание отправлений, наклеивание марок, проставление отметок франкировальной машиной*2,
— ведение журнала исходящей и входящей корреспонденции,
— осуществление отправки и получения отправлений в почтовом отделении Почты России,
— распределение прибывшей корреспонденции по назначению/адресатам,
— обеспечение своевременного вручения корреспонденции исполнителям/адресатам.
Естественно, при «утяжелении» обычных обязанностей лица, на которое возложили и функции по работе с Почтой России, работодателю придется подумать и о достойной компенсации за это (повышении зарплаты, доплате).
Некоторые нюансы работы с Почтой
Следует учесть, что ответственное лицо будет довольно часто отсутствовать на своем рабочем месте. Причиной тому могут стать:
— «походы» в почтовое отделение для отправки почты, получения посылок,
— доставка полученной и обработанной корреспонденции по этажам и отделам,
— получение корреспонденции, принесенной почтальоном, на вахте (при закрытой территории предприятия).
Конечно, такое частое и продолжительное отсутствие ответственного лица мало кому из руководителей покажется привлекательным. Однако выполнять данную техническую работу в нерабочее время (например, перенося визит в почтовое отделение) мало кто из работников согласится бесплатно, а при согласии данное время работодателю надо будет оплатить как сверхурочную работу.
Для решения этой проблемы можно:
— нанять курьера. Но это потребует дополнительных материальных затрат (его зарплата, уплата страховых взносов), а также необходимость введения дополнительной единицы в штат предприятия.
— оплачивать ответственному лицу сверхурочную работу или установить ему ненормированный рабочий день (по всем правилам трудового законодательства для данной процедуры).
— принять как данность и согласиться с тем, что ответственный сотрудник будет некоторое время отсутствовать на рабочем месте из-за выполнения обязанностей по работе с почтовой корреспонденцией. В этом случае работодатель хотя бы не понесет дополнительных материальных расходов.
Вывод: работа с Почтой России потребует частого отсутствия ответственного работника на рабочем месте. Работодатель вправе избрать выгодные для себя меры решения этой проблемы: либо за счет материальных затрат, либо временных.
Заключение договора с Почтой России
Почта России оказывает услуги связи на основании различных нормативных актов. Но основным документом, который регулирует непосредственно сам порядок оказания услуг, являются «Правила оказания услуг почтовой связи», утв. Приказом Минкомсвязи России от 31.07.2014 № 234 (в редакции Приказа Минкомсвязи России от 13.02.2018 № 61; далее — «Правила»).
Чаще всего организацию интересует вопрос о необходимости заключения специального договора с Почтой России и выигрыш при этом.
Так ли это необходимо — иметь договор с Почтой России, чтобы пользоваться ее услугами?
В последнее время по многим городам России прокатилась волна отказов Почты России принимать корреспонденцию от юридических лиц без наличия заключенного договора с ней. Многие поддались натиску, и такой договор заключили. А надо ли было на самом деле?
А надо ли?
Выясним, насколько это является необходимостью или все же рекомендацией.
С одной стороны, согласно статье 161 ГК РФ сделки между юридическими лицами совершаются в простой письменной форме. Здесь все понятно: хочешь воспользоваться услугами — заключи договор. Применяя подобное обоснование требований о заключении письменного договора, Почта России, конечно же, права.
С другой стороны, учитывая статус Почты России и положения абзаца 2 пункта 13 «Правил» «.. оператор почтовой связи, оказывающий универсальные услуги почтовой связи, не вправе отказать пользователю услугами почтовой связи в приеме внутренней письменной корреспонденции, если она соответствует предельной массе, допустимому вложению и предельным размерам, указанным в приложении № 1 к настоящим Правилам…»
Поэтому отказы операторов связи принимать «кучку писем» от представителя организаций, мягко говоря, незаконны. По крайней мере, необоснованны.
Следует учитывать, что существует «Список объектов почтовой связи, в адрес которых периодически ограничивается прием посылок и бандеролей с объявленной ценностью для пересылки наземным транспортом» (утвержден Госкомсвязи Российской Федерации 21.04.1998). Но касается он только территорий, которые периодически из-за погодных условий оказываются «отрезаны» от внешнего мира — в периоды отсутствия наземного транспортного сообщения (ряд регионов Севера, Сибири, Дальнего Востока). Однако это никак не соотносится с ситуацией отказа операторов связи принимать многочисленные письма из-за большой загруженности отделения связи.
Тем не менее добиться обслуживания при таком отказе чрезвычайно тяжело, а возникновение таких ситуаций происходит довольно часто.
Вывод: прямой, обоснованной законом обязанности заключать договор с Почтой России для того, чтобы иметь возможность пользоваться ее услугами, у предприятий нет. Они могут пользоваться ее услугами и без договора. Заключение договора — это все-таки рекомендация, а не необходимость.
Сравниваем плюсы и минусы
А теперь рассмотрим те плюсы и минусы, которые может ощутить организация, заключившая договор с Почтой России.
1-й вариант: Договор с Почтой ЕСТЬ.
Плюсы НАЛИЧИЯ действующего договора с Почтой:
Зафиксированная повышенная ответственность Почты России, связанная с доставкой корреспонденции.
Договором об оказании услуг почтовой связи может быть предусмотрен отказ отправителя от возврата неврученных почтовых отправлений по истечении установленного срока хранения (последний абзац п. 34 «Правил оказания услуг почтовой связи»). Это немаловажное условие, если организации часто приходится иметь дело с отсутствующими адресатами (например, в сфере претензионной работы неполучение должником претензии — дело обычное. Однако отправка претензии зачастую является обязательной для последующего обращения в суд). Получение же возвращенного неполученного адресатом отправления является платным для отправителя и не всегда нужным.
Есть возможность в договоре предусмотреть прием корреспонденции (на отправку) в месте нахождения организации, а не почтового отделения. Так, согласно п. 31 «Правил» регистрируемые почтовые отправления, за исключением заказных почтовых отправлений, пересылаемых в форме электронного документа, и почтовые переводы принимаются в объектах почтовой связи, а также по выбору отправителя могут приниматься иным способом, если такая возможность предусмотрена оператором почтовой связи в соответствии с договором об оказании услуг почтовой связи.
Есть возможность предусмотреть доставку и вручение заказной корреспонденции по месту нахождения организации. Ведь согласно п. 32 «Правил» «… почтовые отправления доставляются в соответствии с указанными на них адресами или выдаются в объектах почтовой связи, а также иными способами, определенными оператором почтовой связи. Порядок доставки почтовых отправлений (выплаты почтовых переводов) в адрес юридического лица определяется договором между ним и оператором почтовой связи».
Есть возможность воспользоваться услугой «Бокс-сервис. Получение и отправка писем и бандеролей в офисе». При подключении данной услуги (в соответствии с заявкой, являющейся приложением к договору) сотрудник Почты может доставлять в офис вашей компании входящую письменную корреспонденцию и забирать исходящую по заранее согласованному графику. Вызывать сотрудника можно и без графика. Разница — только в цене услуги (выезд вне графика — дороже). При подключении услуги организация получает специальный короткий адрес (например, ООО «Ромашка», 112233, бокс № 3). Письма и бандероли, отправленные на этот адрес, будут доставлены в офис организации.
Возможность применения постоплатного порядка оплаты услуг Почты. Так, пункт 23 «Правил» предусматривает, что плата за оказание услуг почтовой связи взимается с отправителя при приеме почтовых отправлений и почтовых переводов в соответствии с тарифами, действующими на дату приема, если иное не определено договором между оператором почтовой связи и пользователем услугами почтовой связи.
Срок хранения почтовых отправлений и почтовых переводов может быть продлен в соответствии с договором об оказании услуг почтовой связи. Это предусматривает п. 34 «Правил».
Договор может предусматривать систему скидок к ценам Тарифов при определенных условиях.
Договором можно установить жесткие сроки выполнения определенных действий для Почты, каковых не существует при отсутствии договора. Например, в части поставки почтовых марок и конвертов к определённому сроку.
Много удобств для интернет-магазинов и крупных отправителей, у которых присутствует массовая рассылка и большое количество корреспонденции в части использования онлайн-сервиса. Однако многие жалуются на некачественное программное обеспечение (ПО) Почты России, сбои и ошибки при обработке информации и корреспонденции.
Минусы НАЛИЧИЯ действующего договора с Почтой:
Придется делать различные планы-графики, как то предполагает предлагаемый Почтой договор на оказание услуг (неприятие вызывает, прежде всего, обязанность Заказчика прогнозировать на следующий отчетный период количество отправляемых писем).
Придется постоянно (раз в месяц) подписывать Акты приема-передачи оказанных услуг, периодически проводить сверку расчетов.
Письма придется отправлять по реестру.
Может быть ограничен перечень отделений Почты, принимающих регистрируемую корреспонденцию (заказные, ценные письма и пр.). Так, предлагая к заключению проект Договора, Почта России зачастую предусматривает однозначное условие примерно следующего содержания: «…Исполнитель при наличии экономически и/или технологически обоснованных причин оставляет за собой право в одностороннем порядке изменять перечень ОПС3, в которых Заказчиком производится сдача почтовых отправлений в рамках настоящего Договора, предупредив об этом Заказчика письменно не менее чем за 30 календарных дней до предполагаемой даты изменения перечня ОПС. Изменение перечня ОПС производится в границах одного муниципального образования.
2-й вариант: договора с Почтой нет
Плюсы ОТСУТСТВИЯ договора с Почтой:
Не нужно никаких планов, Актов, графиков и прочих регулярно составляемых документов.
Можно отправлять письма/бандероли с какого угодно почтового отделения и с незапланированной частотой и объемом.
Минусы ОТСУТСТВИЯ Договора с Почтой:
Только предоплатный порядок расчетов. Если ответственному лицу (курьеру) не хватило денег на отправку писем организации, часть его писем сотрудником ОПС просто будет ему возвращена без обработки и отправки.
На почту придется ходить ответственному лицу самостоятельно: как для отправки корреспонденции, так и для получения заказных писем. Простую корреспонденцию почтальоны доставляют на адрес организации.
Все оплачивается по тарифам. Скидок быть не может.
Сложности с организацией розыска пропавшего отправления.
Может случиться (как это уже неоднократно бывало) кризис с наличием в почтовых отделениях конвертов, марок, в связи с чем организация не сможет своевременно отправить корреспонденцию.
Вывод: заключать договор с Почтой имеет смысл, если организация много и часто пользуется услугами Почты, нуждается в массовой рассылке. Если же от организации в неделю исходит 20 заказных писем и 20 простых, заключать договор и выполнять все его условия особого смысла нет.
Заключение договора с Почтой России способно существенно облегчить работу с корреспонденцией, но потребует дополнительные материальные затраты (на оплату услуг почты) и задействует немалые трудовые ресурсы организации (придется выделять время на сверки, планы, графики и пр.).
Как заключить договор
Проект договора можно отыскать на просторах официального сайта Почты России. Чтобы не блуждать долго по сайту, можно легко найти его при помощи выборки «договор» в разделе сайта «помощь» (www.pochta.ru/support).
На сайте он представлен как «ДОГОВОР No ___ на комплексное почтовое обслуживание, заключаемый с региональными клиентами — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями». Однако рекомендуем все же пойти другим путем:
1. Связаться с главпочтамтом вашего муниципального образования, с отделом по работе с юридическими лицами (корпоративными клиентами) и выразить желание заключить договор.
2. Полученный проект договора (способ передачи может быть разный : лично в руки, файлом на электронную почту). Он может отличаться от представленного на сайте, очевидно, по причине неактуальности прикрепленного на сайте образца и неактуализации сайта. Так, например, в апреле 2018 года главпочтамты рассылали договор уже с иным названием: «ДОГОВОР № ___ на оказание услуг Блока почтового бизнеса, заключаемый с региональными клиентами — юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями».
3. Провести стандартную проверку контрагента на стадии заключения договора (обычно выполняет юридическая служба, служба безопасности) очень легко — все необходимые для этого документы находятся в открытом доступе: на сайте самой Почты России, на сайте ИФНС (выписки из ЕГРЮЛ), в справочно-правовой системе «Главбух: проверка контрагентов».
Информация для сведения:
Последняя действующая редакция Устава ФГУП «Почта России» утверждена 10.05.2018 приказом Министерства связи и массовых коммуникация РФ № 215.
Актуальные «Правила оказания услуг почтовой связи» утверждены приказом Минкомсвязи России 31.07.2014 № 234 (в редакции приказа от 13.02.2018 № 61).
4) Прочитав и заполнив проекты договора, тем же путем следует обменяться с отделом по работе с юридическими лицами главпочтамта оригиналами. И…начать работать!
Придется держать руку на пульсе
Расслабляться, заключив соответствующий договор с Почтой России, не следует. Придется постоянно «держать руку на пульсе», отслеживать, актуализировать следующую информацию (в зависимости от заинтересованности в определенном наборе почтовых услуг):
1. Тарифы на пересылку. Увы, но они меняются. В последнее время довольно часто. Так, немного ранее простое письмо можно было отправить за 21 рубль, а теперь — за 25 рублей.
2. Возможно изменение списка отделений в рамках муниципального образования, принимающих регистрируемую корреспонденцию. За изменениями списка тоже придется следить. Хотя это не происходит неожиданно, и, скорее всего, вам сообщит об этом оператор в почтовом отделении или почтальон.
3. В связи с заключением договора придется постоянно следить за сроками и фактом составления оговоренных графиков, планов, Актов приема услуг и расчетов по ним. Возможно, что отслеживанием выполнения всех этих действий будут заниматься несколько ответственных лиц, а не одно (например, в части расчетов и составления Актов приема-передачи выполненных услуг, скорее всего, будет заниматься бухгалтерия).
Вопросы о неглавном. И ответы на них
Можно ли изменить условия Договора с Почтой, если они не устраивают организацию, которая хочет заключить с Почтой договор?
Да, такой вариант существует. Все этапы заключения договоров и преддоговорные споры свойственны и процедуре заключения договора между организацией и Почтой Россией. Однако следует учитывать слабую заинтересованность Почты в заключении договора с какой бы то ни было организацией. Услугами Почты пользуются все. Соответственно, при незаключении вашей организацией с Почтой России договора вы будете либо пользоваться ее услугами в бездоговорном порядке, либо не будете пользоваться, но услугами будут пользоваться другие. Дефицита клиентов у Почты нет. Таким образом, с учетом монополистического положения Почты на рынке почтовых услуг не следует особо надеяться на то, что Почта России согласится с каким-либо вашим условием или даже ознакомится с разногласиями с вашей стороны.
Можно ли возложить функции по запечатыванию конвертов и написанию адресов на конвертах (согласно представленному реестру) на операторов связи?
Нет, точно такой услуги в «Почтовых правилах» не предусмотрено, типовой договор с юридическими лицами и ИП также не предусматривает такой вид услуг. Все это придется делать самим. Но есть схожие услуги. Взвесить, отфранкировать или наклеить марки — пожалуйста, с оплатой по соответствующим почтовым тарифам.
Есть еще онлайн-сервис «Отправка писем и посылок» (в автоматическом режиме организацией формируются все необходимые адресные ярлыки, сопроводительная документация и присваиваются трек-номера (ШПИ) для каждого регистрируемого отправления. Организации остается только сдать письма и посылки, подготовленные с помощью сервиса, в любое почтовое отделение).
Почтой также предлагается программа «Партионная почта» (программа для подготовки регистрируемых почтовых отправлений (посылок, заказных писем, бандеролей) к отправке Почтой России) и услуги предпочтовой подготовки посылок (при которой сотрудник почты рассчитывает стоимость пересылки, оформляет, распечатывает и прикрепляет к отправлениям нужные бланки, а представитель организации лишь передает сотруднику сами посылки с наклеенными трек-номерами и таблицу с данными об отправителе и получателях, заполненную по образцу).
Пользоваться услугами Почты России приходится всем.
Чтобы облегчить и упорядочить работу с почтовой корреспонденцией и ОПС, организации следует назначить ответственное лицо и заключить договор с Почтой России.
Заключение договора с Почтой России является рекомендацией. Для пользования услугами Почты его заключать не обязательно.
Заключая договор, в специальной форме заявки организация вправе выбрать и пользоваться в дальнейшем целым набором удобных услуг, направленных на автоматизацию процесса обработки отправляемой корреспонденции, ускорение процессов обработки корреспонденции и сокращении времени на процедуру работы с почтовыми отправлениями. Если организация имеет дело с большим количеством почтовой корреспонденции и/или массовой рассылкой, пользование данными современными услугами Почты существенно облегчит производственный процесс для организации.
1 Министерство цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ создано 15 мая 2018 года указом Президента РФ № 215 на базе Министерства связи и массовых коммуникаций РФ (Минкомсвязь России).
2 * Примечание: в случае применения в организации указанного метода обработки корреспонденции в соответствии с заключенным с Почтой России договором.