отдел готовых лекарственных форм в аптеке
Аптеки готовых лекарственных средств.
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«РОСТОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ МЕДИЦИНСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
ФАРМАЦЕВТИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
Кафедра управления и экономики фармации,
Организация работы аптечной организации по отпуску готовых лекарственных средств. Задачи и функции отдела запасов аптечной организации. Организация изготовления в аптечной организации концентратов, полуфабрикатов, внутриаптечной заготовки.
«Организация работы аптечной организации по отпуску готовых лекарственных средств. Задачи и функции отдела запасов аптечной организации. Организация изготовления в аптечной организации концентратов, полуфабрикатов, внутриаптечной заготовки».
Аптеки готовых лекарственных средств.
С целью своевременного и наиболее полного удовлетворения потребности населения в готовых лекарственных средствах в городах и населенных пунктах городского типа организуются аптеки готовых лекарств.
Открытие таких аптек осуществляется в соответствии с нормативами развития и принципами размещения аптек, утвержденными приказом Министерства здравоохранения. Аптека готовых лекарств в своей работе руководствуется положением о хозрасчетной аптеке, распоряжениями и указаниями вышестоящих организаций, а также методическими рекомендациями (Приказ МЗ РФ от 27.07.2010г. № 553н «Об утверждении видов аптечных учреждений»).
На указанную аптеку возлагаются следующие функции:
1) обеспечение населения готовыми лекарственными средствами по рецептам и без рецептов врачей, предметами санитарии, гигиены и ухода за больными, перевязочными материалами и другими предметами аптечного ассортимента;
2) изучение рецептуры, выявление часто повторяющихся прописей для изготовления их в порядке внутриаптечной заготовки и фасовки;
3) обеспечение надлежащего качества и культуры обслуживания населения;
4) проведение информационной работы среди врачей и других медицинских работников о наличии, поступлении и временном отсутствии лекарственных средств, а также о наличии и поступлении заменителей отсутствующих препаратов.
Аптека готовых лекарств должна располагать соответствующими производственными, административно-хозяйственными и санитарно-гигиеническими помещениями.
В аптеке готовых лекарств I и II категории организуется два отдела: готовых лекарственных средств, отпускаемых по рецептам, и готовых лекарственных средств, отпускаемых без рецептов (ручной продажи); в аптеках готовых лекарств III, IV, V, VI категории организуется один отдел готовых лекарственных средств, отпускаемых по рецептам и без рецептов.
Ознакомление с отделом готовых лекарственных средств, устройством, оборудованием и оснащением рабочих мест, товарной номенклатурой, ассортиментными группами отдела готовых лекарственных средств.
Оборудование и оснащение рабочих мест в аптеке зависит от объема работы аптеки. Рабочее место по приему рецептов и отпуску лекарств обычно изолировано от посетителей, хотя современное оборудование не всегда предусматривает такую изоляцию. На этом рабочем месте устанавливается типовое оборудование, которое включает секционный стол, шкафы для хранения лекарственных препаратов, вертушки для хранения изготовленных лекарственных форм.
Помимо этого, рабочее место по приему и отпуску рецептов оснащается холодильником для хранения термолабильных лекарственных препаратов, шкафом для хранения ядовитых и сильнодействующих лекарственных средств, а также компьютером. В настоящее время во многих аптеках оборудованы автоматизированные рабочие места – рецептар-АРМ. Оно достаточно хорошо приспособлено для ускорения процесса продаж при помощи штрихового кодирования.
Рабочие места оборудуются в соответствии с характером выполняемой работы. При этом соблюдаются следующие правила:
— на рабочем месте не должно быть предметов, которые не требуются в процессе работы;
Рабочее место по приему и отпуску лекарств должно быть оснащено необходимой справочной литературой, в частности – последним изданием Государственной Фармакопеи, таблицами высших разовых и суточных доз, литературой по совместимости и взаимодействию лекарственных средств, приказами Министерства здравоохранения, регламентирующими прием и отпуск рецептов и лекарств по ним.
Имеются также здесь и справочники лекарственных средств, в том числе Видаля и Машковского, Государственный реестр ЛС, таблицы цен, тарифы на изготовление лекарств, учетные документы, в частности рецептурный журнал или квитанционный журнал и журнал учета неправильно выписанных рецептов. Кроме того, на рабочем месте по приему и отпуску лекарственных средств должны быть этикетки и сигнатуры.
Размещение и выкладка товаров на полках и стеллажах. Важную роль в сбыте товаров играет их расположение на полках, стеллажах. Товары могут располагаться на уровне пола, рук и глаз (лучшим является расположение на уровне рук и глаз), группами или поодиночке.
При размещении товаров важно соблюсти ряд правил:
Нормальное поле зрения человека около 2 м, глаз человека легче переходит слева направо и сверху вниз, как при чтении, поэтому зрительный контакт покупателей с определенными частями витрин достаточно постоянен и зависит от направления движения и высоты полок.
Продукция должна быть выложена блоками по марке, упаковке и продуктовой группе. Наличие широкого ассортиментного ряда отдельного вида товара позволяет более полно учесть индивидуальные потребительские предпочтения (например, наличие в ассортименте ацетилсалициловой кислоты различных производителей, с различными ценовым диапазоном и лекарственными формами, в различной дозировке и т. п.). Конкретная товарная единица с присущими только ей характеристиками (производитель, цена, дозировка, фасовка, лекарственная форма и др.) называется также упаковкой.
Полочное пространство необходимо распределить адекватно продажам и прибыли, приносимой отдельными марками и их видами. Для этого необходимо выделить максимальное полочное пространство самым выгодным товарам и поставить их первыми по ходу движения покупательского потока, затем разместить прибыльные товары и завершить ряд ходовыми.
Выкладка должна организовывать заимствование популярности слабыми товарами у более сильных. Для этого сильные товарные виды начинают и заканчивают ряд на полке. Таким образом, слабые, менее знакомые потребителю товары будут находиться в пределах «стен замка», организованных сильными товарами, и заимствовать у них дополнительное внимание покупателей.Чтобы правильно определить, какие ЛC и другие товары аптечного ассортимента и в каком количестве необходимы для бесперебойного удовлетворения потребностей покупателей нужно проанализировать ассортимент и в каждой группе выделить:ходовые товары (недорогие, пользующиеся наибольшим спросом ЛС — анальгин, корвалол, цитрамон и т.д.);прибыльные товары (за счет высокой стоимости вносят свой вклад в доход организации — некоторые биологически активные добавки к пище);самые выгодные товары (несмотря на сравнительно высокую цену пользуются большим спросом — но-шпа, эссенциале и т.д.);балласт (спрос низкий, за счет небольшой стоимости доход тоже небольшой).
Товар должен быть выложен «торговой маркой вперед», т. е. все безрецептурные препараты и другие товары аптечного ассортимента должны стоять лицевой стороной упаковки к покупателю. При этом упаковка должна выглядеть идеально.
Ознакомление с отделом запасов, устройством, оборудованием и оснащением материальных комнат, правами и обязанностями работников отдела запасов.
Отдел запасов осуществляет прием и хранение товаров, поступающих в аптеку, производит отпуск их отделам аптеки, мелкорозничной аптечной сети и лечебно-профилактическим учреждениям, находящимся на снабжении аптеки.
Хранение товарно-материальных ценностей требует наличия различных помещений; материальных комнат на первом и подвальном этажах и комнаты для изготовления внутриаптечных заготовок и расфасовки медикаментов.
Аптека для выполнения задач по снабжению населения и лечебно-профилактических учреждений получает товарно-материальные ценности из аптечного склада аптек управления. Для получения товара со склада аптека выписывает плановые требования (заказы) в торговый отдел, либо в отдел сбыта аптечного управления (образец требования представлен в табл. 7) с учетом потребности населения и прикрепленных лечебно-профилактических учреждений, а также в соответствии с утвержденным планом завоза товара и установленными нормативами.
При выписке требований (заказов) учитываются запросы населения. С этой целью отказы регистрируются в специальном журнале «Учет отказов».
В материальных комнатах происходит хранение, как готовых лекарственных форм, так и медикаментов, идущих на изготовление лекарств. Поэтому оборудование представлено, в основном, шкафами. Изготовляют их из прочной древесины, поскольку им приходится выдерживать большие нагрузки. Полки изготовляются широкими и толстыми. В качестве отделочного материала применяют лигностон или фанеровочный шпон. В других случаях, с гигиенической целью, шкафы и полки выкрашивают светлой масляной краской.
На заведующего отделом или его заместителей в отделе запасов возложены следующие обязанности:
1) следить за наличием в аптеке всего ассортимента медицинских товаров и организовывать правильное хранение запасов товаров;
2) составлять заказы и требования на необходимые товары и представлять их на аптечные склады;
3) осуществлять прием товаров от поставщиков, проверять его доброкачественность, а также контролировать правильность сопроводительных документов;
4) составлять отчетность о движении товаров в отделе;
5) отпускать товары в отдел ручной продажи, заполнять штангласы медикаментами для ассистентской;
6) осуществлять оптовый отпуск товаров в лечебные учреждения;
7) выдавать товары в мелкорозничную сеть (аптечные пункты, киоски, ларьки);
8) оформлять накладные и счета-фактуры на отпущенный товар.
В штате отдела запасов предусмотрены также должности провизоров-технологов и фасовщиков. Обязанности указанных работников регламентируются специальными положениями, утвержденными Министерством здравоохранения.
Провизор-технолог, работающий в отделе запасов или в материальных комнатах, обязан выполнять следующее:
1) проводить лабораторные работы, т. е. готовить концентрированные растворы, полуфабрикаты, а также внутриаптечные заготовки;
2) распределять работу между фасовщиками и принимать от них расфасованную продукцию;
3) соблюдать правила хранения медикаментов в материальных комнатах в точном соответствии с требованиями Фармакопеи и утвержденными инструкциями;
4) следить за правильным оформлением штангласов с запасами медикаментов;
5) пополнять запасы медикаментов и комплектовать заказы для отделов аптеки и прикрепленных учреждений здравоохранения;
6) при отпуске медикаментов и других медицинских товаров соблюдать установленный график для каждого отдела аптеки и прикрепленных учреждений;
7) в случае сомнения в качестве какого-либо медикамента сообщать об этом заведующему отделом или заведующему аптекой, задерживая отпуск этого медикамента до проверки его качества;
8) принимать участие в составлении заявок на медикаменты и другие медицинские изделия, вести учет отсутствующих, а также вновь поступивших товаров;
9) принимать участие в приемке поступивших в аптеку медикаментов и медицинских изделий и контролировать правильное размещение их по местам хранения;
10) контролировать соблюдение фармацевтического порядка и санитарно-гигиенического режима в кладовых (материальных комнатах).
Он несет также ответственность за правильное оформление документации по учету лабораторных и фасовочных работ в отделе. По поручению руководства аптеки или отдела выполняет и другие виды работ.
Фасовщики в своей работе руководствуются соответствующими положениями и правилами внутреннего трудового распорядка.
1) выполнять работу по расфасовке и дозированию лекарственных средств и других медицинских изделий;
2) принимать участие в приемке и распределении товаров между отделами аптеки;
3) правильно использовать и содержать в надлежащем порядке и чистоте оборудование, измерительные приборы, расфасовочные машины и прочие приспособления;
4) выполнять, указания провизора и фармацевта, связанные с производственной деятельностью;
5) нести ответственность за качество выполняемой работы и санитарное состояние рабочего места;
6) систематически повышать уровень своего мастерства, используя передовой опыт
Отдел готовых лекарственных форм
Все товары, которые можно реализовывать через аптеки, подразделяются на несколько классов: фармацевтические лекарственные средства, БАДы – биологически активные добавки, парафармацевтические товары или товары медицинского назначения непосредственно не относящиеся к фармацевтике – предметы и средства ухода за больными, средства гигиены и т.п. К фармацевтическим лекарственным средствам относятся химические вещества различного происхождения – синтетического или природного, и их сочетания, предназначенные для предупреждения и лечения заболеваний. Чтобы лекарственные средства было удобно принимать, и они действовали предписанным образом, им придают определенный вид – таблеток, капсул, растворов, свечей и т.д., и такие лекарственные средства называются готовыми лекарственными формами. Условно их можно разделить на твердые – таблетки, порошки, капсулы, драже и т.п., жидкие – растворы, сиропы, капли, суспензии и т.д., мягкие – мази, гели, кремы, суппозитории и т.п., газообразные – спреи и аэрозоли.
В любой аптеке с правильно организованной системой продажи товаров, готовые лекарственные формы реализуются через специальный отдел готовых форм, который может подразделяться на рецептурный и безрецептурный отделы. В рецептурном отделе готовых форм аптеки приобретают в основном лекарственные препараты, изготовленные промышленным способом, которые назначил лечащий врач. В некоторых аптеках существуют рецептурно-производственные отделы, где фармацевты приготавливают лекарства вручную также на основании рецептов с записью компонентов, также выписанных врачом, и такие лекарства тоже реализуются через отдел готовых форм.
В аптеке с расположением отделов в соответствии с принципами мерчандайзинга отдел готовых форм размещают в глубине торгового зала – это делается для того, чтобы посетитель, пришедший купить определенное лекарство, попутно мог приобрести сопутствующие парафармацевтические товары или безрецептурные средства.
Большое значение имеет правильное размещение готовых лекарственных средств на стеллажах и витринах, так, чтобы прежде всего в поле зрения покупателя попадали товары, приносящие максимальную выгоду при продаже. И здесь также очень важно правильно подобрать необходимое торговое оборудование для аптек и аптечную мебель, чтобы наиболее удобно для клиентов разместить продаваемые лекарства.
Отделы готовых лекарственных средств и оптики
Для лучшего обслуживания населения лекарствами в аптеке может создаваться самостоятельный отдел готовых лекарственных средств. Из этого отдела отпускаются готовые лекарства по рецептам врачей. Штат отдела состоит из заведующего, его заместителя, а также провизоров-технологов.
Размещается отдел готовых лекарственных средств в зале обслуживания аптеки, по возможности вблизи рабочих мест провизоров-технологов, обслуживающих рецептурно-производственный отдел. Делается это для того, чтобы работник аптеки, принимая рецепт от больного, мог регулировать отпуск готовых лекарств из отдела готовых лекарственных средств и отпуск индивидуально приготовленных лекарств из рецептурно-производственного отдела.
Отдел готовых лекарственных средств оборудуется рабочим столом-прилавком и секционными поворачивающимися шкафами для хранения готовых лекарств. Хранение медикаментов в шкафах осуществляется в точном соответствии с установленными правилами.
В случае отсутствия указанной секционной мебели допускается оборудовать отделы готовых лекарственных средств мебелью, предназначенной для отдела ручной продажи. При отпуске лекарств работники этого отдела обязаны подробно объяснять больным правила приема лекарства и его хранения в домашних условиях.
Отдел ручной продажи располагается в зале обслуживания аптеки и предназначен для отпуска товаров аптечного ассортимента населению за наличный расчет.
Оборудование отделов ручной продажи состоит из прилавков с настольными застекленными витринами и шкафов, часть из которых имеет застекленные дверцы. Все оборудование и внешнее оформление отдела ручной продажи должно отвечать требованиям технической эстетики и быть удобным для работы.
В последние годы разработано типовое оборудование для этих отделов, состоящее из рабочих столов-прилавков и различных секций вращающихся шкафов. Шкафы устроены так, чтобы при наименьших затратах труда их можно быстро загружать товарами из материальной комнаты (кладовой).
Для отпуска медицинских товаров из отделов ручной продажи выделяются фармацевты.
На фармацевтов возложено выполнение следующих обязанностей:
а) осуществлять отпуск предметов санитарии и гигиены, ухода за больными, лекарственных трав и других медицинских изделий;
б) следить за правилами хранения и сроками годности лекарственных трав и медицинских изделий;
в) принимать участие в приемке товаров и размещении их на местах хранения;
г) давать разъяснения по вопросам пользования медицинскими изделиями;
д) повышать уровень своих профессиональных знаний и использовать в работе передовой опыт.
Заведующий отделом ручной продажи и фармацевты следят за наличием всего ассортимента товаров (запасы товаров определяются примерно в пределах 5—10-дневной потребности), обеспечивают правильное хранение товаров, следят за санитарным состоянием в отделе, систематически подают требования на необходимые товары в отдел запасов, составляют месячные отчеты о движении товаров.
В обязанности работников этого отдела входит также проведение санитарно-просветительной работы среди населения (оформление специальных стендов, плакатов, витрин, распространение санитарных листовок, брошюр и т. д.).
При размещении товаров в отделах ручной продажи следует придерживаться строгой систематизации. Лекарственные средства для внутреннего применения хранят отдельно от средств для наружного употребления. Внутри этих групп лекарства располагают по терапевтическому признаку (средства от кашля, сердечные, от головной боли и т. д.).
Все новые лекарства, а также импортные средства рекомендуется отпускать с аннотациями. Отдельно в витринах размещают витамины, органопрепараты, дезинфицирующие средства, лекарственные травы, перевязочные материалы, минеральные воды, предметы ухода за больными, санитарии и гигиены, мелкий инструментарий и оптику. На всех выставленных для продажи товарах должны быть указаны цены.
Отдел оптики. Самостоятельный отдел оптики может быть организован в случае необходимости только в некоторых аптеках, а также в некоторых центральных районных аптеках и специализированных аптекарских магазинах. В задачу этого отдела входит отпуск населению и лечебно-профилактическим учреждениям предметов очковой оптики.
Штаты отдела укомплектовываются работниками со средним фармацевтическим образованием, прошедшими дополнительную подготовку на курсах мастеров-оптиков.
Отдел размещается в зале обслуживания и оборудуется прилавками с витринами и шкафами для хранения товаров. Отдельно выделяется помещение, оборудованное для мелкого ремонта очков.
Продавцы оптики обязаны:
а) осуществлять отпуск населению и лечебно-профилактическим учреждениям предметов очковой оптики;
б) оформлять заказы на изготовление и ремонт очков;
в) производить мелкий ремонт очков;
г) контролировать предметы оптики при помощи приборов;
д) вести учет и отчетность по установленным формам.
Отдел запасов аптеки
В соответствии с организационной структурой хозрасчетных аптек в крупных аптеках предусмотрено наличие самостоятельного отдела запасов.
Если такой отдел не предусмотрен в аптеке, то запасы медицинских товаров находятся в ведении рецептурно-производственного отдела или непосредственно заведующего аптекой. Возглавляет отдел запасов заведующий с соответствующим числом заместителей.
Принятые товары размещаются по местам хранения в соответствии с принципами хранения и хранятся, согласно требованиям.
Товары, хранящиеся в аптеки до момента продажи, составляют её товарный запас.
Товарные запасы можно классифицировать:
а) по назначению:
1. Текущие. Текущие товарные запасы пополняются равномерно в течение года и предназначены для обеспечения обычной ежегодной реализации. Они являются преобладающими в структуре товарных запасов аптеки.
2. Сезонные. Сезонный товарный запас образуется в отдалённых труднодоступных аптеках в некоторые периоды года, а также в связи со спецификой аптечных товаров, которые можно перевозить лишь в тёплый период года.
3. Целевого назначения. Товары целевого назначения предназначены для выполнения специальных задач здравоохранения, борьбы со вспышками эпидемиологических заболеваний, массовые вакцинации.
б) по месту нахождения товарных запасов
1. товарные запасы оптового звена (склады производителей и оптовых поставщиков);
2. товарные запасы розничного звена (материальные комнаты аптек);
3. товарные запасы в пути.
в) по размерам
1. товарные запасы минимальные, то есть перед очередным завозом;
2. товарные запасы максимальные
3. средние товарные запасы
Величина товарных запасов аптеки зависит от следующих факторов:
1. Количество имеющихся у неё финансовых средств.
2. Объём товарооборота, его структуры, широты ассортимента товаров.
3. Организации системы товародвижения, частоты поставок, удалённости аптеки от поставщиков. Запас должен быть достаточным для обеспечения бесперебойной деятельности аптеки на определенный период и удовлетворения спроса населения на лекарственные средства и другие аптечные товары.
4. Условия потребления (сезонный спрос).
При организации в аптеке структур подразделений, её снабжением и хранением товаров занимается отдел запасов. Для выполнения этих функций аптека должна иметь следующие помещения:
2. материальные комнаты (кладовые для хранения товаров, тары, аптечной посуды и т. д.).
Перечень кладовых и их площади оговариваются строительными нормами и правилами (Приказом МЗ РФ от 21.10.1997г. №309 «Об утверждении Инструкции по санитарному режиму аптечных организаций» (ред. от 24.04.2003г. № 172)). Материальные комнаты располагаются на 1-м этаже и в подвале, поэтому для удобства перемещение товаров желательно наличие грузового подъёмника.
Кладовые могут находиться в отдельно стоящем строении на внутреннем дворе, что встречается лишь в сельской местности.
Материальные комнаты должны отвечать санитарно–гигиеническим требованиям, требованиям к пожарной безопасности и обеспечивать сохранность товаров. В них должна быть оптимальная температура и влажность воздуха. За наблюдением за этими параметрами устанавливаются термометры и гигрометры. Они закрепляются вдали от нагревательных приборов, на внутренних стенах, высота 1,5-1,7м. от пола, S≥3м. от двери. Их показания должны проверяться не реже 1 раза в сутки.
Для поддержания чистоты воздуха в материальных комнатах должна быть предусмотрена вентиляция приточно–вытяжная с механическим побуждением или через форточки. Не допускается обогревания помещения приборами с открытым пламенем или с открытой электрической спиралью.
В кладовых должны быть шкафы, стеллажи, сейфы, поддоны в необходимом количестве.
Стеллажи должны находиться от наружной стены на S=60-70см, от потолка не