отношения между руководством и подчиненными

Как общаться с подчинёнными: распространенные ошибки и способы их решения

Коммуникативные навыки — важнейшая компетенция для руководителя. Ведь большую часть рабочего времени он посвящает общению с подчинёнными. И если он не владеет соответствующими техниками, это может привести к конфликтам в коллективе и снижению эффективности управления.

Рассказываем, какие ошибки допускают руководители и как их избежать.

Нет чёткости в коммуникации

Пожалуй, это самая распространённая ошибка. Её основная причина — нечёткие действия самого руководителя. Представьте, что руководителю необходимо поставить задачу сотруднику, но у него нет времени на долгие разговоры. Он кратко рассказывает о задании, столкнувшись с сотрудником в коридоре, и уходит по делам, так и не уточнив, всё ли тому ясно.

Сотрудник выполняет поручение так, как его понял, и раздражается, когда руководитель спрашивает, как продвигается работа и почему она ещё не готова. Когда задание выполнено, всё оказывается более плачевно: начальник жёстко критикует сотрудника и жалуется, что ему достался такой недотёпа. Подчинённый же считает, что руководитель придирается и сам не понимает, что ему надо. И такое развитие событий может повторяться много раз.

Такой ситуации можно избежать, если продумать задание, чётко его сформулировать и озвучить сотруднику в спокойной обстановке. После этого нужно спросить, как тот понял задачу, и договориться о контроле исполнения.

Как избежать проблем

Дисбаланс коммуникации

Эту проблему часто не воспринимают всерьёз, пока не столкнутся с ней на практике. Ведь если общения недостаточно, то сотрудники чувствуют себя обделёнными вниманием и начинают его привлекать всеми способами. И даже более того, сотрудники могут начать строить теории, чем вызвали вашу немилость. Другая крайность дисбаланса — когда руководитель общается с подчинёнными слишком много. В какой-то момент сотрудники начинают от этого уставать, раздражаться и конфликтовать с руководителем.

Представьте себе два отдела в крупной компании.

В первом отделе руководитель общается с сотрудниками только в случаях крайней необходимости: скидывает задания в рабочий чат и вызывает подчинённых на разговор, если те неправильного их выполнили. Всё остальное время он проводит у себя в кабинете и на совещаниях с другими отделами.

Руководитель второго отдела, наоборот, активно общается с сотрудниками. Он ежедневно проводит огромное количество встреч и совещаний. А уж как он любит контролировать или предоставлять всем обратную связь по поводу и без. Или может внезапно зайти в кабинет и начать раздавать указания. Сотрудники отдела стараются без надобности не попадаться ему на глаза и втайне завидуют своим коллегами из первого отдела.

Как избежать проблемы

Постарайтесь найти золотую середину в общении с каждым из сотрудников.

Помните, что кому-то из них нужно больше общения, кому-то — меньше. Для этого согласуйте с сотрудниками количество коммуникаций, особенно в отношении контроля и обратной связи.

Неправильно подобранный стиль общения

Как ни странно, эту ошибку часто допускают не только начинающие, но и опытные руководители. Бывает, что руководитель переходит на новое место работы и автоматически приносит с собой привычный стиль управления и общения.

Однажды руководителем департамента продаж компаний назначили очень авторитетного специалиста, которого переманили из компании-конкурента. С первого же дня работы он дал понять, что является сторонником жёсткого директивного управления. Основные коммуникации с его стороны сводились к выдаче команд и распоряжений, публичному порицанию ошибок и угрозам введения штрафов за низкие результаты. Сотрудникам, привыкшим к более лёгкому, товарищескому стилю общения с руководством, такая смена далась крайне тяжело. В какой-то момент в департаменте даже возникло противостояние, когда часть сотрудников открыто не подчинялась начальнику. Конфликт удалось решить только после привлечения директора по персоналу, но даже это не удержало нескольких сотрудников от увольнения.

Другой распространенный пример — когда руководителем назначают кого-то из коллектива, но после этого не происходит должной смены стиля общения. Сотрудники продолжают общаться со своим вчерашним коллегой слишком по-панибратски, а он не имеет ничего против этого. Да ещё и позволяет периодически выводить себя из роли руководителя, — по неопытности и доброте душевной.

Подобная ошибка чревата большими проблемами с дисциплиной и субординацией в дальнейшем и крайне высокими управленческими затратами для самого руководителя. Ведь если руководитель задаёт определённый стиль общения с самого начала, потом очень сложно его изменить.

Как избежать проблемы

Прежде, чем устанавливать определённый стиль общения с сотрудниками, обязательно проанализируйте:

Важно понимать, что для разных коллективов могут подходить абсолютно разные стили. И, возможно, придётся потратить некоторое время, чтобы подобрать наиболее оптимальный стиль именно для вашей команды.

Если вы понимаете, что принятый стиль общения больше неэффективен и негативно влияет на управление сотрудниками, его необходимо поменять. Это может потребовать некоторых усилий и вызвать сопротивление со стороны команды и даже саботаж. В этом случае твёрдо, но корректно настаивайте на своём и «продавайте» новый стиль общения сотрудникам, показывая его преимущества. И не позволяйте сотрудникам выводить вас из управленческой позиции в позицию понимающего человека или другие, не менее выгодные им форматы.

Курс

Набор Soft Skills для руководителя

Использовать один подход ко всем

Очень часто подобную ошибку допускают из-за отсутствия управленческой гибкости и искренней уверенности в том, что подстраиваться и искать подход — это задача сотрудников, а не руководителя. В этом случае, как правило, руководители застревают в привычном управленческом стиле и применяют его автоматически в общении со всеми сотрудниками, без разбора.

В самом начале работы одной логистической компании начальник склада управлял небольшим коллективом из пяти человек. Так как компания только-только выходила на рынок, у неё не было возможности платить большие зарплаты. Поэтому начальнику склада приходилось иметь дело с достаточно незамотивированными и неквалифицированными работниками, которые, к тому же, часто менялись. В результате у него закрепился наставнический стиль управления, предполагающий максимально подробные инструкции и моральную поддержку.

Со временем компания выросла в несколько раз, и теперь этот начальник управляет гораздо большим коллективом. Да и помимо неквалифицированных сотрудников под его руководством работает достаточное количество опытных и мотивированных сотрудников. Которым он по привычке старается всё максимально подробно объяснить по нескольку раз, что создаёт некоторое напряжение в общении. Сотрудники уже неоднократно намекали ему, что такие инструкции нужны не всем, однако, он не обращает на это особого внимания — мол, лишним это точно не будет. Мотивация сотрудников падает.

Эта ошибка чревата ещё и тем, что использование одного и того же формата коммуникаций не предполагает расширения коммуникативного арсенала. Используя одни и те же техники, мы, безусловно, получаем шанс освоить их в совершенстве. Однако, освоенного количества может в какой-то момент оказаться недостаточно. И если мы оперативно это не устраняем, эффективность взаимодействия с сотрудниками снижается.

Как избежать проблемы

Наиболее эффективно, когда вы знаете сильные и слабые стороны каждого сотрудника, его мотиваторы и уровень его компетентности, и выстраиваете коммуникации и стиль управления с учётом данных параметров.

Неотлаженная обратная связь

Обратная связь — одна из составляющих процесса коммуникации. Именно благодаря обратной связи возможно двустороннее общение, когда мы не просто посылаем собеседнику некое сообщение, но и получаем реакцию на него. К сожалению, во многих российских компаниях культура обратной связи отсутствует. Некоторые руководители не считают нужным её предоставлять, а сотрудники — попросту боятся это делать. Как результат, коммуникация получается односторонней и из-за этого сильно теряет в своей неэффективности.

Участники одной обучающей группы поделились со мной, что их руководитель практически никогда не предоставляет им обратную связь по результатам выполненной работы. Единственный способ её получить — совершить значимую ошибку, за которой неминуемо следует разгромная критика. А вот если работа выполнена без ошибок, руководитель этого никогда не отмечает, видимо, не считая нужным. Почти все его подчинённые сильно демотивированы таким отношением. К тому же, отсутствие своевременной обратной связи в процессе выполнения задания заставляет их в последствие тратить гораздо больше времени и усилий на его доработку или полную переделку.

Как избежать проблемы

Вывод

Проблем в коммуникациях существует гораздо больше, чем я перечислила. Но, что ещё важнее, так это то, что эффективным руководителем становится не тот, кто не ошибается. А тот, кто вовремя распознаёт ошибки и раз за разом находит действенные способы их решения. А это возможно только при условии постоянного повышения своих управленческих компетенций.

И чем большим количеством коммуникативных инструментов вы обладаете, тем больше вероятность, что многие проблемы в общении обойдут вас сторон. А у тех, которые не обойдут, просто не будет против вас ни единого шанса: ведь предупрежден — значит, вооружён.

Источник

Отношения между руководством и подчиненными

Бизнес без MBA: кейсы и проверенные инструменты — от реальных предпринимателей

В марте 2021 правозащитниками активно обсуждается законопроект, предусматривающий упрощение процедуры возмещения морального ущерба при незаконном увольнении. Принятие закона предполагает определённые риски для работодателя. В случае конфликта с руководителем недовольный сотрудник может подать заявление о компенсации даже после окончательного решения суда и расставания. Поэтому руководителям крайне важно не только научиться выходить из конфликтов с минимальными последствиями, но и предотвращать их возникновение.

Содержание

Справка

Эффективность коммуникаций различна. Результативность горизонтальных связей (в отношениях на равных, типа «сотрудник-сотрудник») достигает 90%, вертикальных (между руководителем и подчинённым) — 20-25%, (т.е. такое количество исходящей от дирекции информации доходит до рабочих и правильно понимается ими). Руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации. Руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля.

Недостаточную эффективность вертикальных как восходящих, так и нисходящих коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а управляющий цехом — около 40%. Коммуникации снизу вверх ещё более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Цит. по: «Основы менеджмента», А. Семенов, В. Набоков, 2020

Даже очень сложную конфликтную ситуацию можно разрешить конструктивно. То есть с пользой для обеих сторон. Можно пригласить независимое третье лицо. Можно общаться письменно: в этом случае сложнее организовать обмен негативными эмоциями и легче сконцентрироваться на сути вопроса.

Сосредоточьтесь на фактах: что именно произошло, когда произошло и почему это плохо? Отделите эмоции, не ударяйтесь в предположения и не ведитесь на слухи.

Уточняйте, видел ли ваш собственник собственными глазами то, о чём говорит, а если нет, то спросите, откуда именно информация.

Как перевести конфликт в конструктивное русло?

Ошибочно думать, что конфликты — это всегда зло для компании. Они могут быть как деструктивными: мешать достижению целей компании; как и конструктивными: создавать здоровую конкуренцию, способствовать достижению целей.

Проблема в том, что априори конкуренции между начальником и подчинённым нет. Конкуренция может возникать только в равных отношениях: сотрудник-сотрудник, руководитель одного отдела — руководитель другого. Поэтому вывести уже возникший конфликт между начальником и подчинённым в конструктивное русло может быть проблематично. В этом случае руководитель может напомнить подчинённому о выгодах, которые он получает, работая в конкретной компании. То есть перевести диалог из «мне нужно» и «компании нужно» в формат «тебе нужно».

Что ожидают подчинённые от руководителя?

Никто не говорит, что быть эффективным руководителем — легко.

«Неприятно ощущать себя котлетой, которую хотят съесть»

Самое сложное — это отношения с другими людьми. Много ошибок совершается из-за неготовности к отношениям именно в бизнесе. И в первую очередь — с сотрудниками. Неприятно ощущать себя котлетой, которую хотят съесть. Те, кто у тебя работают, не всегда готовы и хотят понимать хоть сотую долю твоих трудностей. Это сложно пережить. Но если решил заниматься бизнесом, то придётся выстраивать отношения с работающими у тебя людьми. Этому нигде и никто не научит, только через пот, кровь и слезы.

Придется смириться с тем, что ты нехороший. Так как для всех хорошим быть невозможно. В любом случае — станешь жёстче.

Но быть жёстким не значит быть конфликтным. Вот некоторые принципы эффективного и экологичного общения с сотрудниками:

Подчинённые от руководителя обычно ожидают:

Самое главное в экологичным избегании конфликта или его разрешении: поддержание атмосферы разумности, тактичности поведения и уважительного общения (если уж не к личности оппонента, то хотя бы к его статусу).

Желаю всем вам только конструктивных конфликтов, в результате которых вы будете открывать для себя новые возможности и перспективы.

В качестве видеоиллюстрации к статье использован мультфильм авторства Ratib Zaman, Adnan Shamir, Hossain Farsad. Видео используется исключительно в просветительных целях. В случае претензий правообладателя редакция Бизнесолога обязуется удалить видео с этой страницы.

Источник

Правила общения руководителя и подчинённых

Время чтения 8 минут

Учитывая демократизацию общества, понимание ценности каждой личности понадобились новые методы, принципы и стили управления коллективом. Руководитель нового типа должен быть не просто хорошим организатором, аналитиком и психологом, но и обладать такими личностными качествами, чтобы заслужить авторитет у подчиненных.

Как управлять коллективом, и какими качествами должен обладать руководитель, вы узнаете в этой статье. Современный руководитель должен иметь высокую нравственную культуру, чтобы заслужить признание и уважение коллег. Необходимы такие качества, как честность, справедливость, порядочность, умение понимать и слушать. Не менее важно для руководителя знание этикета и правил поведения.

Общение руководителя с подчиненными должно происходить в деловом стиле, но при этом необходимо соблюдать взаимную вежливость, внимательность и доброжелательность. Это залог здоровой атмосферы в коллективе и расположение к сотрудничеству. Управление коллективом предполагает, что руководителю нужно отдавать распоряжения, обращаться с просьбами, проводить собеседования, увольнять, мотивировать и наказывать. Как это делать правильно?

Начальник и подчинённые: деловое общение руководителя

Отношение руководителя к подчиненным должно быть уважительным в любой ситуации. Лучше всего обращаться к сотрудникам на «Вы». Во время разговора с подчиненным, руководитель должен больше слушать, чем говорить. Задавать вопросы по поводу того, что думает сотрудник о качестве своей работы, что бы он улучшил, что он считает своими сильными сторонами. В процессе диалога с подчиненными, руководитель, умеющий слушать, может извлечь много полезной информации. В частности, как улучшить менеджмент персонала организации.

До недавнего времени функции менеджеров по персоналу выполняли линейные руководители. Достаточно было просто оформлять приказы об увольнении, зачислении на работу и повышении. Сейчас этого недостаточно. Менеджеры по персоналу должны заниматься:

Менеджмент персонала помогает использовать все потенциальные возможности сотрудников для достижения целей организации. Но при этом обеспечивать нормальную психологически здоровую атмосферу в коллективе, следить за условиями труда.

Правила наказания или как правильно наказывать?

Основные задачи менеджмента персонала

Принципы эффективного управления

Руководитель должен анализировать ситуацию, прогнозировать стратегию и управлять ее реализацией. Подчиненный должен реализовывать решение руководителя. Поэтому, основными принципами эффективного управления являются определенные качества руководителя — профессионализм, организованность и порядочность. Так как ему приходится решать проблемы из любой сферы организации.

Подчиненный, в свою очередь, должен быть исполнительным, инициативным, честным, порядочным и стремящийся к продвижению по службе.

Стили управления коллективом

Можно выделить 6 основных стилей управления персоналом, каждый из которых имеет как свои плюсы, так и минусы:

Как управлять коллективом и какой стиль выбрать? Скорее всего, эффективность управления персоналом зависит не только от стиля и методов управления, но и от личных качеств подчиненных. Поэтому, в зависимости от разных ситуаций, нужно комбинировать разные стили управления.

Система управления сотрудниками включает в себя не только стили, но и методы управления.

Методы управления коллективом

Методы управления персоналом — способы воздействия на коллектив. Они бывают административные, экономические и социально-психологические.

Все методы взаимосвязаны между собой и осуществление их в управлении коллективом понятно. Но есть и инновационные методы управления персоналом. К примеру, постановка целей сотрудника и руководителя на ближайшие полгода или год. Сотрудник ставит перед собой конкретную цель на благо организации. В случае ее достижения, руководитель, к примеру, повышает его в должности или повышает зарплату.

Каждый руководитель задается вопросом, как эффективно управлять персоналом? Для этого необходимо применять все методы и стили управления комплексно. Кроме того, не забывать о том, что нужно четко соблюдать правила этика при общении с сотрудниками.

Правильная система управления, мотивации, наказания и поощрения поможет создать процветающую компанию. Сам руководитель не сможет ничего достичь, если его сотрудники не будут подходить к работе творчески и с инициативой. Руководителю главное уметь заинтересовать, замотивировать и поддержать сотрудников.

Источник

Грамотная работа с сотрудниками: секреты эффективного руководителя

Что входит в базовый набор обязанностей любого менеджера независимо от сферы деятельности? Как выработать практические навыки управления? На эти и другие вопросы по поводу организации работы с сотрудниками отвечает книга «Менеджеры, вы меня слышите? Секреты получения реальных результатов». Ее авторы – исполнительный директор Verizon Wireless (крупнейший мобильный оператор США) Денни Стригл и консультант по производительности труда Фрэнк Святек. Опираясь на опыт этих успешных управленцев, мы постарались разобраться, как должны строиться взаимоотношения руководства с подчиненными.

Главные идеи, заложенные в книге

Неправильный менеджерский подход – отсутствие целеполагания

В начале своей карьеры Денни Стригл столкнулся с такими сложностями. Он готовился стать помощником руководителя телекоммуникационной компании и имел смутное представление о своих обязанностях. Поэтому сразу решил обратиться за помощью к начальнику, но тот несколько дней отсутствовал на работе в связи с командировкой. В результате Денни даже не представлял себе, чем заниматься. Когда руководитель вернулся, ситуация не улучшилась. Он признался, что и сам не знает, в чем состоят обязанности Денни, и единственное, что он смог посоветовать, – это выкладываться на полную и попросить разъяснений у руководителя подразделения. В ответ на все вопросы начальник поставил только задачу самостоятельно создать нишу и достичь в ней совершенства. Фактически Денни дали понять, что никто не понимает, чем он должен заниматься, поэтому делать это нужно идеально.

Правильный подход – четкое формулирование и постановка задач

Шесть месяцев, которые прошли до перевода на новую должность, позволили Денни усвоить важную истину: задача менеджера – задать четкое направление и поставить конкретные цели. И он пообещал себе, что никогда не будет относиться к работе, как его начальники, когда сам станет руководителем. Спустя 40 лет, когда Денни стал исполнительным директором и президентом Verizon Wireless, крупнейшей американской телекоммуникационной корпорации, он сделал своей философией такой постулат: независимо от должности и сферы деятельности главное, что должен делать менеджер, – это обеспечивать получение ожидаемых компанией результатов. Хороший управленец изо дня в день сосредоточен на успешном выполнении всех поставленных задач.

Основные критерии оценки результативности работы менеджера

Распространенные ошибки менеджеров

Авторы книги привели список из 9 основных ошибок, которых управленцу следует избегать в первую очередь.

Добиться таких взаимоотношений между руководителем и сотрудниками, при которых они готовы беспрекословно следовать за своим шефом, можно только при наличии доверия. Чтобы достичь его, необходимо держать слово и быть честным.

Руководитель, не обеспечивающий достижение подразделением и компанией в целом необходимых результатов, очевидно, неправильно расходует свое время. Он уделяет незаслуженно много внимания решению второстепенных задач в то время, как важные задания остаются невыполненными.

Важным для любого начальника является ответственное отношение к собственным словам. Он обязан отвечать за них и учить тому же подчиненных. В коллективе должно действовать правило: каждый несет ответственность за сказанное.

Руководитель должен оказывать подчиненным помощь, постоянно разъясняя, в чем заключается основная цель, к достижению которой им следует стремиться. Им необходимо быть сосредоточенными на главном, а не отвлекаться на решение второстепенных задач.

От начальника требуется четкая постановка целей. Он берет на себя ответственность за определение направлений работы и доводит свои решения до коллектива, а не ищет у него поддержки по любому поводу. Нельзя решать все вопросы общим голосованием.

У персонала могут быть какие угодно отношения с начальником за пределами офиса. Но на работе не имеет особого значения, насколько он нравится подчиненным. Главное, чтобы с их помощью он мог добиться необходимых результатов.

Для хорошего начальника при выполнении должностных обязанностей не может быть основной задачей представление своей персоны в выгодном свете и убеждение окружающих в собственных заслугах. Его должно заботить исключительно достижение поставленных целей.

Опытный и ответственный начальник всегда заинтересован в том, чтобы подчиненные сразу сообщали ему о случившихся неприятностях, чтобы можно было вовремя принять необходимые меры и предотвратить или хотя бы минимизировать негативные последствия.

Если ликвидировать внешние проявления проблемы, но при этом не выяснить, в чем ее причины, и не устранить их, это будет иметь негативные последствия в будущем. Вы должны быть готовы к тому, что со временем придется столкнуться с той же проблемой снова.

Правила построения доверительных взаимоотношений с подчиненными

Не может быть успешным руководитель, которому не доверяет коллектив. А чтобы добиться доверия, необходимо следовать таким принципам.

В процессе общения с подчиненными вы должны следить за своей речью, чтобы она была прямой и понятной для них, без профессионального сленга и крылатых выражений (засучить рукава, взять быка за рога и т. п.).

Нужно всегда быть в курсе дел и следить за тем, как выполняются главные задания. Если, например, подразделение не справляется с ними, выясните, что делается работниками для достижения поставленных целей и в каких масштабах.

Чтобы подчиненные доверяли своему руководителю, в коллективе должен быть доброжелательный настрой. Это поможет персоналу открыто высказываться по поводу любых рабочих вопросов и не бояться при этом получить негативную реакцию начальника.

Каждый из них должен ощущать, что он может в любой момент обратиться к начальнику. Чтобы отношения между руководителем и подчиненными базировались на доверии, нельзя ограничиваться общением в условиях кабинета. Нужно встречаться за его пределами и обсуждать рабочие вопросы. Это даст сотрудникам ощущение своей ценности.

Статистика показывает, что до половины менеджеров не продвигаются по карьерной лестнице и даже теряют свои должности, так как относятся к подчиненным неуважительно. Никогда не переходите на личности и обсуждайте с сотрудниками только рабочие вопросы.

Помогайте подчиненным расти в профессиональном плане и при этом не забывайте заниматься своим развитием и карьерой. Сформируйте и поддерживайте положительную корпоративную культуру, и это позволит простимулировать персонал к эффективной работе.

Правильный распорядок дня начальника

Рабочий день руководителя должен выглядеть так.

Высыпайтесь, чтобы с утра быть бодрым и продуктивным. Сначала проверьте e-mail и ответьте на срочные и важные письма. Потом обойдите подчиненных и подбодрите их, после чего вернитесь в кабинет. Если запланировано совещание, оно должно быть простым и с четкой повесткой.

Не стоит много есть на обед, иначе вы расслабитесь и потеряете силы. Отличная альтернатива обильной пище – пешая прогулка по улице. Вернувшись с обеда, просмотрите почту, сделайте звонки, если они требуются, и перейдите к решению срочных вопросов. После этого еще раз обойдите подчиненных.

Вечер

Ближе к завершению рабочего дня соберите у работников данные о том, что было сделано. Займитесь персональным коучингом и обсудите с подчиненными, как поспособствовать их профессиональному и личному росту. Спланируйте работу на завтра. Офис лучше покинуть до того, как закончится официальный рабочий день. От вечерних деловых ужинов стоит отказаться, чтобы не терять время и силы. При необходимости можно взять работу на дом, но немного. Лучше оставшееся до конца дня время потратить на восстановление своих сил.

Способы повышения ответственности и сознательности

От того, как ведет себя руководитель, непосредственно зависит поведение персонала. Денни Стригл утверждает, что подчиненные начальника, который сначала говорит одно, а потом совершенно другое, не могут понять его требования. Нужно быть последовательным, всегда сохранять самообладание и не проявлять раздражение, чтобы не подать персоналу дурной пример.

Источник