ответственность за ведение табеля учета рабочего времени
Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени
Приказ о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени – важная бумага, которая обеспечивает выполнение организацией Трудового кодекса в полном объеме.
Работодатель обязан знать и учитывать, сколько времени сотрудник фактически выполняет свои обязанности в течение месяца. Для начисления зарплаты эта информация критически необходима. Для выполнения этого функционала составляется табель рабочего времени.
Кто назначается ответственным
Если работников в организации достаточно много, то ведение табелей становится достаточно трудоемким занятием. Приказ существует для того, чтобы возложить эти обязанности на одно или несколько лиц.
Это может быть кадровик, бухгалтер, заведующий или любой другой сотрудник, в обязанности которого будет входить прописывание важных моментов. Часто ответственность за это делят между собой несколько работников.
Бывают случаи в крупных учреждениях, когда на этот функционал выделяется отдельный сотрудник – табельщик. Он в централизованном порядке ведет табели всех сотрудников. Но законом не запрещен и иной вариант. При нем каждое подразделение решает этот нюанс самостоятельно, поделив обязанность составления и ведения табелей между своими кадрами.
Кем утвержден
Приказ предусматривает учет требований, перечисленных в Постановлении Госкомстата №402 от 4.12.12. Именно оно подробно прописывает, какие моменты должны присутствовать в табелях учета рабочего времени коммерческих предприятий. Для бюджетных же организаций есть специальная форма под номером 0504421. Не обошлось и без Трудового кодекса. Ст. 91 предусматривает издание этой бумаги.
Составные элементы приказа
Документ заполняется от имени руководителя и состоит из шапки, основной и завершающих частей. Вверху прописываются организация, ее контакты, место издания и дата. 
Основные данные содержатся в средней части. В ней первым делом указываются причины издания этого приказа. Варианты возможных причин:
В целом целеполагающий момент в приказе не является жизненно важным. В электронной версии документа, например, он вообще отсутствует. Но его наличие свидетельствует об ответственном подходе руководителя. После слова «приказываю» обычно располагается несколько пунктов. Иногда – один. И они содержат информацию о:
Если табеля учета рабочего времени заполняются децентрализовано, то логично назначить на эту работу лиц, которые непосредственно находятся рядом с работниками или несут за их действия ответственность. 
Завершают информативную часть подписи всех назначенных лиц и руководителя (с печатью и датой).
Если речь идет о крупной компании, то приказом руководитель может указать лишь подразделение, а не отдельного работника. Позже на месте меньшему начальнику нужно будет определиться с конкретным человеком для выполнения этой работы.
Что предстоит заполнять
Назначенные приказом ответственные лица обязаны будут заполнять документы форм Т-12 и Т-13. Документация заполняется как в бумажном, так и в электронном варианте. Причем во втором случае цель издания может и не прописывается. Этот момент упускается из виду как непринципиально важный.
Где регистрируется
Приказ, а точнее, его номер и дата издания, заносятся в журнал регистрации приказов по личному составу. За неимением такового — в журнал приказов по основной деятельности. В любом случае по Трудовому кодексу хранятся такие журналы 75 лет.
Внимание! В соответствующей конкретному приказу графе должны стоять подписи руководителя и всех назначенных для выполнения этого функционала работников.
Если регистрация (присвоение номера) происходит в системе электронного документооборота организации, то такой документ тоже будет иметь юридическую силу. Хотя опытные бухгалтеры и кадровики все равно для надежности выносят большинство данных в бумажный вид, не слишком доверяя капризной технике.
Куда еще вносятся данные
Помимо приказа, информация о новых обязанностях должна содержаться в трудовых договорах или должностных инструкциях тех лиц, которые назначаются. Это становится ясно из 8 и 57 статей Трудового кодекса.
Распространенные ошибки при написании
При судебных спорах часто возникает принципиально важная необходимость в установлении точной даты подписания и вступления в силу того или иного приказа. Таким образом, упускать из виду датировку нельзя ни в коем случае. Это касается как шапки приказа, так и его основной части, с датами, с которых конкретное лицо отвечает за ведение табелей учета рабочего времени.
Еще один нюанс — подпись руководителя. Для вступления в силу приказа о назначении ответственного за ведение табеля рабочего времени без нее не обойтись.
Если решение о назначаемом работнике принимал, например, руководитель отдела одного из структурных подразделений организации, то составляется два отдельных документа. Они имеют связь.
Оба документа должны быть зарегистрированы и иметь юридическую силу. Только тогда руководитель одного из структурных подразделений получает обозначенные полномочия.
Электронный табель учета рабочего времени
Данная статья лишь выражает личное мнение автора и не является официальным документом.
Мы уже писали о том, зачем нужен табель учета рабочего времени, как он выглядит и каких ошибок следует избегать при заполнении этого документа.
В этой статье речь пойдет о юридической стороне вопроса. Корректно заполнять формы Т-12, Т-13 важно не только для формирования объективной статистики о работе сотрудников, но и во избежание санкций.
Дело в том, что ведение табеля учета рабочего времени – это обязательство работодателя, зафиксированное в статьях Трудового кодекса РФ. При этом есть вполне четкий набор сведений, которые подлежат фиксированию в табеле, конкретные требования его к использованию и хранению.
Игнорирование данных положений является, по сути, нарушением законодательства, что предусматривает определенную ответственность.
Как выявляются нарушения
Установить, что табель учета рабочего времени не соответствует существующим требованиям, могут специальные проверяющие инстанции – Фонд социального страхования РФ, Федеральная налоговая служба России, Пенсионный фонд России, Прокуратура РФ, Министерство труда и социальной защиты РФ, Территориальная инспекция по труду и другие уполномоченные органы.
Также проблема может быть обнаружена в ходе судебного разбирательства, инициированного против данного предприятия в рамках трудового или налогового права.
Наконец, ненадлежащее заполнение табеля может выявиться и на уровне предприятия – руководителем или лицом, ответственным за данный участок работы.
Чем грозит несоблюдение требований к формам Т-12, Т-13
Недопустимым считается как отсутствие на предприятии табеля учета рабочего времени, так и неправильное его заполнение, а также отказ предоставить документ для контроля профильным органам. Все три случая трактуются как правонарушения.
Если табель не ведется вообще, ответственность за это лежит на руководителе предприятия. Он рискует быть привлеченным по статье 5.27 часть 1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. За это предусмотрено вынесение предупреждения или штраф.
Что касается штрафа, то конкретный его размер зависит от формы собственности предприятия:
Ненадлежащее заполнение табеля
За ошибки, нарушения и иные проблемы, связанные с ведением форм Т-12, Т-13, ответственен сотрудник, которому было поручено работать с табелем. При этом контроль правильности заполнения данного документа осуществляет как непосредственный начальник этого сотрудника, так и иные уполномоченные лица, включая руководителя предприятия.
Выявленные нарушения в оформлении табеля учета рабочего времени подлежат оперативному устранению. Конкретная ответственность за них наступает в соответствии с внутренним трудовым распорядком.
По решению руководителя могут применяться различные дисциплинарные взыскания (предупреждение, замечание, выговор, увольнение). Дополнительными мерами считаются решение о понижении в должности, переводе в иное структурное подразделение и т.д.
Главное условие наложения взыскания на сотрудника – наличие внутреннего документа, вменяющего в его обязанности ведение табеля учета рабочего времени, либо указание соответствующего пункта в трудовом договоре.
Непредставление табеля для ознакомления контролирующим инстанциям
Формы Т-12, Т-13 могут периодически проверяться представителями Трудовой инспекции, Фонда социального страхования РФ, Федерального форма обязательного медицинского страхования РФ или Пенсионного фонда России. Такие проверки необходимы для контроля над начислением на предприятии заработных плат, пособий по временной нетрудоспособности, а также для определения правильности налоговых отчислений работодателя.
Сокрытие данных об учете рабочего времени, предоставление их в неполном виде, искажение или намеренное изменение их объема является административным правонарушением.
За это должностным лицам грозит штраф от 300 до 500 руб. РФ. В дополнение к этому оплачивается по 200 руб. РФ за каждый отдельный непредоставленный документ, который мог бы заменить часть данных из табеля.
Распределение ответственности за корректность учета рабочего времени
Если внимательнее разобраться в ситуации, то очевидной становится необходимость коллективной ответственности за проблемы с ведением форм Т-12, Т-13.
Комплексный контроль над всей работой предприятия и его сотрудников возложен на руководителя. При этом учет рабочего времени обычно связан с деятельностью бухгалтерии и кадровой службы.
С другой стороны, указанные структурные подразделения не имеют возможности отслеживать реальное соблюдение рабочего распорядка каждым отдельным сотрудником. Даже назначение конкретного работника ответственным за заполнение табеля Т-12 или Т-13 не дает ему возможности лично проконтролировать всех сотрудников предприятия.
Зачастую данные в табель заносятся на основании данных, предоставленных руководителями структурных подразделений или же самими работниками. Конечно, достоверность их оценить почти невозможно. В итоге это приводит к ошибкам и нарушениям при расчете зарплат, пособий и налоговых отчислений.
Избежать подобного помогает система электронного учета явки сотрудников на работу – автоматические турникеты, использование электронных спецпропусков и т.п. В этом случае информация, попадающая в табель, является максимально объективной.
Простой способ избежать проблем
Заполнение табеля учета рабочего времени гораздо удобнее и быстрее осуществлять в электронном виде. Для этого в свое время и была введена форма Т-13 как компьютерный аналог бумажной формы T-12. Чем более автоматизировано ведение табеля, тем легче с ним работать.
Современные электронные формы Т-13 можно заполнять онлайн. Они не зависят от наличия свободного места на компьютере ответственного сотрудника, не привязаны к его IP и не требуют установки специального программного обеспечения.
Заполнять электронные табели легко и необременительно, что минимизирует проблемы ненадлежащего учета рабочего времени сотрудников.
Детальнее посмотреть, как устроена электронная онлайн-форма Т-13, можно здесь.
Табель учета рабочего времени 2021
Зачем нужен табель учета рабочего времени
Работодатели обязаны вести учет рабочего времени своих сотрудников (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для коммерческих организаций есть специальные унифицированные формы учетного табеля № Т-12 и Т-13, они утверждене постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
В табель записывают информацию о фактически отработанном времени, количестве неявок в течение месяца по каждому сотруднику. Табель — база для расчетов с работниками. На его основании:
Налоговая или трудовая инспекция могут запросить табель при проверке. Кроме того, работодатель обязан выдать его при увольнении сотрудника, если тот попросит.
Какую форму табеля выбрать
Вести одновременно Т-12 и Т-13 не нужно, достаточно выбрать одну из форм. Как правило, табелем Т-13 пользуются те, кто автоматизировал контроль рабочего времени сотрудников с помощью электронных систем доступа на предприятие, например установил турникеты или электронные замки. Те, кто заполняет табель вручную, пользуются формой Т-12.
Еще одно важное отличие форм в том, что учет расчетов по оплате труда предусмотрен в форме Т-12. А в Т-13 ведут только учет рабочего времени, при этом зарплату считают с помощью других инструментов, но на основании табеля.
Так что если вы работаете в учетной программе, которая совмещает учет расчетов и учет рабочего времени, используйте форму Т-12 и заполняйте ее полностью. Если учет рабочего времени и расчетов ведете отдельно, можно использовать или форму Т-13, или только первый раздел формы Т-12.
Для учета рабочего времени не обязательно использовать унифицированный табель. Компания имеет право скорректировать его или разработать свои формы, утвердить их внутренними нормативными актами и использовать вместо табеля.
Главное, доказать ведение учета на проверке трудовой инспекции.
Кто отвечает за ведение табеля
Работодатель сам решает, кому поручить учет рабочего времени. Как правило, этим занимаются бухгалтер или кадровик, в крупных компаниях обязанность передают штатному табельщику.
Самый удобный вариант — поручить вести табель руководителям подразделений. Так как в их прямые обязанности входит организация и контроль труда подчиненных. Руководители знают графики работы, осведомлены о плановых и внезапных невыходах, именно им работники в первую очередь сообщают о болезнях и семейных обстоятельствах.
Кадровик в свою очередь должен принять табель от руководителя и проверить правильность заполнения. Если все правильно, подписать и ввести в программу. Часто руководители поручают ведение табеля бухгалтеру по зарплате или главбуху, это тоже допустимо.
Как вести табель
По закону работодатель имеет право выбрать один из способов:
На практике все пользуются сплошным методом, а учет по отклонениям почти не применяют. Это связано с тем, что кадровый учет почти полностью автоматизирован, а электронная обработка форм Т-12 и Т-13 не разрешает оставлять пустые ячейки. Однако при суммированном учете рабочего времени, когда количество отработанных часов в разные смены может отличаться от нормы, следует применять сплошной метод. Это позволит увидеть возможные сверхурочные после окончания учетного периода и скорректировать дальнейшее привлечение сотрудника к работе.
Инструкция по заполнению и образец Т-13
Если у вас обычная пятидневка, табель можно печатать из бухгалтерской программе. Он формируется на последнее число месяца на базе производственного календаря, данных о больничных и отпусках, которые вы вводили в программу в течение месяца. Если программа не отражает командировки и неоплачиваемые отпуска автоматически, то их придется вводить вручную.
Если же вы заполняете табель сами, следуйте инструкции.
В шапке укажите наименование организации и структурное подразделение, по которому составлен табель. Проставьте код ОКПО, порядковый номер табеля и дату его составления — последний день месяца. Отчетный период по табелю один месяц, поэтому указываем его первое и последнее число.
В первой графе основного раздела проставьте порядковый номер сотрудника, во второй укажите фамилию, инициалы и должность, в третьей — табельный номер. Данные для второй и третьей графы есть в личной карточке сотрудника Т-2, ее нужно заводить на основании приказа о найме на работу.
Четвертая графа самая большая, в ней указывают информацию о явках и количестве отработанных часов. В верхней части строки ставят буквенный или цифровой код, а в нижней строке — часы. Коды приведены в разделе «Условные обозначения», всего их 36 штук.
В графе пять нужно указать число отработанных дней и часов за первые 15 дней месяца и оставшуюся часть. В графе 6 — общее число отработанных в течение месяца дней и часов. Дни записываем в верхнюю ячейку, часы — в нижнюю.
В графе 7 проставьте цифровой код вида дохода из приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 N ММВ-7-11/387@. В графе 8 укажите счет бухучета, с которого списаны затраты на оплату труда. В графе 9 поставьте количество отработанных дней по каждому виду оплаты труда — отдельно обычные рабочие дни, отдельно отпуск, отдельно командировку и т.п. Если все работники получали только зарплату или иной вид оплаты, код вида оплаты и номер счета можно указать сверху, а графы 7 и 8 оставить пустыми.
Далее в графах 10 и 11 нужно указать коды причин неявки и количество неотработанных дней или часов.
Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.
Инструкция по заполнению и образец Т-12
Заполнение формы Т-12 отличается. Рассмотрим только первый раздел по учету рабочего времени.
Различия появляются начиная с 8 графы. Графы 8-17 заполняют только в конце отчетного месяца. В графе 8 указывается общее количество отработанных дней — сумма верхних ячеек из граф 5 и 7. Значение для графы 9 получаем как сумму нижних ячеек граф 5 и 7. В графах 10-13 из графы 9 выделяем количество сверхурочных, ночных, выходных и прочих часов работы.
В графы 14 и 16 заносим количество дней и часов неявок. В 15-ю графу проставляем код причины неявки, взятый из тех же «условных обозначений». В графу 17 вписываем общее число выходных и праздников за месяц по каждому работнику.
Готовую форму в конце месяца подписывают ответственное лицо, руководитель подразделения и кадровик.
Ответы на частые вопросы
Как отразить сверхурочную работу?— В верхней части ячейки укажите двойной код «Я/С», а в нижней — соответствующие каждому коду часы, например «8/3».
Как отразить работу в выходной или праздник? — Кодом «РВ» с указанием часов в нижней части. Если за работу в праздник работнику дадут дополнительный выходной, отметьте его кодом «НВ».
Как показать больничный, если был нарушен режим? — Отмечать эти дни кодом «Б» в табеле не нужно. Пособие за дни, не указанные в таблице «Освобождение от работы» не выплачивается.
Как отразить в табеле выходной для диспансеризации? — Используйте код «ОВ» или «27». Также допустимо использование кода «Д» или «40».
Надо ли отражать в табеле период простоя? — Да, надо. Код зависит от причины простоя. Если он произошел по вине работодателя — «РП» или «31», по вине работника — «ВП» или «33», без чьей-либо вины — «НП» или «32».
Какой датой закрыть табель? — Он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это невозможно, сразу после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, 28 февраля 2021 года — выходной день. Табель можно закрыть 1 марта.
Сколько хранить табель? — Пять лет, начиная с 1 января года, следующего за тем, по которому составлен табель. Если сотрудники из табеля заняты во вредных или опасных условиях, храните табель 50 лет.
Что будет, если не вести учет рабочего времени? — Штраф до 50 тыс. рублей за нарушение трудового законодательства, штраф до 50 тыс. рублей за неподтверждение полной уплаты среднего заработка (ст. 5.27 КоАП РФ), от 20 до 40 % неуплаченной суммы налога за неподтверждение расхода документами (ст. 122 НК РФ).
Сервис Контур.Бухгалтерия помогает вести табель учета рабочего времени и автоматизировать выплаты работникам. А еще в системе удобно вести бухучет, платить налоги и отчитываться через интернет. Все новички получают бесплатный пробный период на 14 дней.
За что наказывает ГИТ: топ ошибок работодателей
Проверка ГИТ — явление не частое. Но когда инспекторы принимаются за дело, мало кому из работодателей удается избежать финансовых потерь. Разберем, на что обращать внимание, чтобы не погрязнуть в штрафах от ГИТ.
Нарушения порядка расчетов с работниками
Выплаты работникам инспекторы проверяют с особым тщанием. На чем часто горят работодатели:
Платить зарплату нужно не меньше двух раз в месяц в четко установленные дни. Если дата выплаты попала на выходной или праздник — выдать деньги нужно накануне. За задержку даже в один день инспекторы наказывают штрафами.
За зарплату ниже минималки компанию не только накажут штрафами, но и заставят пересчитать сумму оплаты труда, доплатить разницу и выплатить компенсацию.
Отпускные нужно выдать не меньше, чем за три дня до начала отпуска.
Не факт, что это спасет компанию от штрафа, но можно попробовать объяснить инспектору, что вины работодателя нет. Возможно, удастся отделаться устным замечанием или предупреждением.
4. Задержка окончательного расчета.
Рассчитаться с работником нужно в день увольнения. Отклонения от этой даты допустимы в двух случаях. Если работник перед увольнением уходит в отпуск, тогда расчет производят в последний рабочий день перед уходом в отпуск. Если работник получает зарплату наличными, но не пришел за расчетом — не позже следующего дня после предъявления работником требования о расчете.
За задержку окончательного расчета компанию накажут штрафом.
Ошибки в документах
Чаще всего работодатели забывают знакомить работников под роспись с локальными нормативными актами и приказами. Обычно инспекторы предписывают исправить нарушение, но могут и привлечь к ответственности за нарушение трудового права. Поэтому лучше заранее пролистать документацию и устранить недочеты.
Следующий пакет ошибок — это неправильно оформленные документы или их отсутствие.
Трудовой договор
Часто забывают включить в содержание обязательные условия:
Расчетный листок
Работодатели либо не оформляют их совсем, либо формируют их неправильно.
Расчетный листок должен содержать данные:
Четыре основных нарушения при составлении документа:
Индексация зарплаты
Инспекторы обязательно задают вопрос об индексации заработной платы.
Порядок и периодичность индексации можно прописать в положении об оплате труда, коллективном договоре или издать отдельное положение об индексации.
Не запрещено прописывать порядок индексации и в трудовых договорах. Но в этом случае каждый раз при проведении индексации придется подписывать новое допсоглашение.
Индексацию можно не проводить, если предприятие регулярно повышает оклады и выдает премии. Но тогда в локальном акте нужно указать, что повышение окладов и выплата премий приравниваются к индексации.
Если документов об индексации нет — работодателя привлекают к ответственности.
Нарушение порядка СОУТ
В связи с пандемией Правительство продлило результаты действия СОУТ. Если результаты спецоценки истекли в период с апреля 2020 до конца февраля 2021, то они признавались действительными до 1 марта 2021 года. Если после наступления этой даты результатов новой СОУТ не будет — работодателя оштрафуют.
Не стоит забывать о внеплановой спецоценке. Мероприятие в отношении новых рабочих мест нужно провести в течение года со дня их создания.
Помните, что работников необходимо ознакомить с результатами спецоценки в течение 30 дней со дня утверждения отчета. Плюс опубликовать на своем сайте информацию о классах / подклассах условий труда и мероприятиях по охране труда. За нарушение порядка проведения СОУТ инспекторы накажут штрафом.
Отсутствие инструктажей по технике безопасности и охране труда
Работодатели обязаны проводить вводный инструктаж по технике безопасности для каждого работника, которого принимают по трудовому договору.
Кроме того работодатели должны проводить первичные, повторные, внеплановые, целевые инструктажи. Данные о проведении всех видов инструктажей регистрируют в соответствующих журналах. При проверке инспекторы проверяют журналы на наличие подписей инструктирующего, инструктируемого и дат проведения инструктажа. Даты инструктажа сверяют с датами приема на работу и началом самостоятельной работы по табелям учета рабочего времени.
Сотрудников, которые работают только с вычислительной и оргтехникой, от первичных инструктажей можно освободить. Но это решение должно подтверждаться приказом.
Повторно инструктировать офисных работников тоже не нужно. А вот весь остальной персонал должен получать повторные инструктажи раз в полгода.
Проводить инструктаж должен специально обученный специалист. Если такого в компании нет, руководителю придется самому пройти обучение в специализированном центре.
Проверку знаний работников должна проводить комиссия в составе не менее трех человек. Все члены комиссии должны пройти проверку знаний в учебном центре.
Руководители и ИП часто считают соблюдение правил техники безопасности несущественной ерундой. Однако такое отношение приводит к реальным штрафам.
Отсутствие медосмотров
Если работник не прошел обязательный медосмотр, допускать его к работе запрещено. Для выявления нарушений инспектор сравнивает дату выдачи заключения с данными из табеля учета рабочего времени.
Если медосмотр не состоялся по причине коронавирусных ограничений — предприятие не накажут. Однако для некоторых категорий работников медосмотр обязателен независимо от действующих ограничений. В частности к ним относятся: занятые на вредных работах, в пищевой промышленности, общепите, торговле, а также работники медорганизаций и детских учреждений.
После снятия ограничений в регионе направлять работников на медосмотры нужно в обычном порядке.
Невыдача СИЗ
Работников, занятых на вредных и опасных работах, нужно обеспечивать СИЗ. Выдачу СИЗ нужно фиксировать в личной карточке учета. Карточки оформляют по унифицированной форме (приложение к приказу Минздравсоцразвития от 01.06.2009 № 290н). Напротив каждого выданного СИЗ должна стоять подпись работника.
Инспекторы тщательно проверяют ведение карточек. Необеспечение работников СИЗ карается штрафом.
Штрафы для работодателей
Нарушение трудового законодательства и других норм трудового права влекут штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ:
1. Не выдали зарплату, выплатили ее не полностью, воспрепятствовали свободному выбору банка для получения зарплаты, установили зарплату ниже минимальной, оформили трудовой договор с нарушениями:
2. Нарушили законодательство о труде:
3. Нарушили порядок проведения СОУТ или не провели ее совсем:
4. Допустили сотрудника к работе без прохождения медосмотра или инструктажа по технике безопасности:
5. Не обеспечили сотрудников СИЗ:
При обнаружении повторных нарушений штрафы увеличиваются, а руководителю организации может грозить дисквалификация на срок от одного года до трех лет.