папка штатного сотрудника образец
Папка нового сотрудника
Собираюсь разрабатывать «папку нового сотрудника» для своей компании. Я не могу найти даже примерной формы этого документа, что туда должно входить.
Может быть у Вас будут какие то советы или образцы? Заранее благодарю! 
Если коротко, то туда обычно входит :
Всем новичкам нужно знать:
График работы (и возможные его варианты)
Библиотека и аптечка
Как кого зовут, кто где сидит и что делает. И как принято обращаться друг к другу.
Как и когда получать зарплату, отпускные, оплату больничного
Где лежат важные документы и информация (в шкафу или на сервере)
Сейчас разрабатываю папку новичка, прописывать необходимо сжато и доступно, у меня следующие пункты:
Что Вы можете ожидать от ОАО «»
Что ОАО «» ожидает от Вас
Как Вы были отобраны в ОАО «»
Начисление заработной платы
Назначения и переводы
Компенсация за работу в выходные и праздничные дни
Что такое должностная папка и для чего она нужна HR-специалисту
Должностная папка работника — не обязательный, но очень нужный документ в работе кадрового отдела и всего предприятия в целом. Она помогает постоянно улучшать эффективность работы действующего сотрудника, незаменима при приеме на должность нового человека. В отличие от должностной инструкции, дающей только общие понятия о функциях, папка позволяет вникнуть во все тонкости работы в кратчайшие сроки.
Должностная папка — что это?
Многие путают данное понятие с должностной инструкцией. Однако последний вариант предполагает сухой список обязанностей. Должностная папка — это набор документов, подробно описывающих, как и когда работнику выполнять определенную функцию. Именно в ней содержатся пошаговые инструкции для каждого действия.
В стандартный набор для должностной папки входят:
политики и приказы, регулирующие деятельность сотрудника на определенной должности;
чек-листы для каждой функции;
календарь регулярных действий;
список контрагентов, с которыми приходится контактировать при выполнении обязанностей;
шаблоны документов, необходимых в процессе работы;
цели должности (результаты, ожидаемые руководителем от данного сотрудника);
описания успешных действий (определенные алгоритмы, делающие работу более продуктивной, собираемые опытным путем);
список подчиненных, их контакты;
к кому обращаться в случае форс-мажорных ситуаций или стихийных бедствий (например, что делать при отключении электроэнергии или прорыве водопровода).
Определенный набор документов может быть одинаковым для любого сотрудника компании. Поэтому, если должностная папка получается слишком объемной, лучше вынести в отдельный сборник приказы и политики, касающиеся всех без исключения. Такой набор документов называют «папка сотрудника». Такие папки не отличаются друг от друга и могут быть переданы любому работнику.
Справка! Должностная папка составляется непосредственно для определенного набора функций и применима только для одной должности.
Для чего нужна должностная папка
Нередко один специалист выполняет функции нескольких должностей. Особенно часто так происходит в небольших компаниях. В такой ситуации работник часто концентрируется только на одной функции, которую посчитал основной, и забывает обо всех остальных.
Кроме того, сотрудник может даже не предполагать, что он должен выполнять дополнительные действия, так как на предыдущем месте работы такой обязанности не было. Также возможна ситуация, в которой по аналогии с предыдущей должностью работник начинает заниматься совершенно другими делами, не входящими в его компетенцию. Все это вносит сумятицу, нарушает должностные связи, замедляет процесс работы, делая ее менее продуктивной.
Например, начальник отдела продаж занимается руководством и переговорами с важными клиентами. Кроме того, в его обязанности входит и работа с недовольными заказчиками для снятия негатива. Но если не разработана должностная папка, последняя функция чаще всего забывается. В результате появляется огромное количество плохих отзывов, влияющих на репутацию компании. Владельцу приходится создавать отдел для борьбы с ними или пользоваться услугами сторонних фирм, что влечет дополнительные затраты.
Более того, если начальник отдела продаж не осознает, по каким критериям выбирают важных клиентов, он может начать заниматься обычными. Тем самым сотрудник берется за выполнение чужих обязанностей, забывает о своих, вносит неразбериху в работу отдела.
Наличие должностной папки позволяет полностью осознавать все обязанности работника и методы их выполнения. Опираясь на нее, любой сотрудник в состоянии самостоятельно организовать свою работу, не замедляя деятельность других, не отвлекая руководителя и коллег вопросами и уточнениями. В масштабах даже небольшой компании повышение продуктивности работы после внедрения должностных папок заметно уже спустя 1-2 месяца.
Должностная папка является отличным инструментом и при приеме на работу сотрудника. Каждому HR-специалисту известно, насколько хлопотно введение в должность нового работника. Это занимает время и требует определенных усилий.
Нужно подобрать сотрудника, который будет заниматься обучением, введет в курс дела, расскажет о нюансах работы компании. Для того чтобы новичок начал эффективно выполнять свои обязанности, зачастую требуется потратить от 2 недель до месяца. В это время компания теряет прибыль, так как и обучающий, и обучаемый не в состоянии полноценно работать. Кроме того, затрачиваются ресурсы на оплату труда специалиста, занимающегося обучением новичка. Ошибки и недоработки, неизбежные в начале деятельности нового работника, также лягут на фирму грузом финансовых потерь. Не менее важно, что большое количество новичков уходит на этапе обучения, не выдержав эмоциональной нагрузки, связанной с непониманием нюансов работы. А это накладывает дополнительные хлопоты на HR-отдел, затраты на новый поиск и обучение.
Наличие должностной папки позволяет существенно уменьшить период обучения, сократить расходы и снизить вероятность ухода новичка.
Как создать должностную папку
Необходимо понимать, что должностная папка создается непосредственно для определенной должности. К примеру, если начальник отдела продаж совмещает деятельность и руководителя, и менеджера по работе с важными клиентами, у него должны быть две отдельные папки.
Прежде всего создается список функций, за выполнение которых отвечает сотрудник. В этом поможет должностная инструкция. Далее в папку (подойдет обычный скоросшиватель) собираются описания каждого процесса.
Вам понадобится бланк передачи функции. В нем указывают:
как часто она выполняется (например, каждый понедельник с 8-00 до 10-00);
каждый шаг выполнения функции описывают подробно (кому позвонить, какой документ составить, куда его передать);
к каждому этапу делают список инструментов (что понадобится для его выполнения);
указывают, как найти инструменты (если это электронные документы — путь к папке, если это физические вещи — где они лежат);
к каждому шагу делают список контрагентов (если они участвуют в процессе);
в подробностях описывают действия, если процесс идет не по плану.
Созданные бланки для каждой функции помещают в папку, туда же вставляют приказы и политики, касающиеся должности. Для удобства составляют краткое содержание, чтобы сотрудник понимал, какая информация содержится в материале и как ее быстро найти.
Создание папки и описания функций следует поручить сотруднику, который выполняет их на данный момент. Руководитель не знает всех нюансов и не сможет сделать полноценное описание.
Хранится папка на рабочем месте сотрудника. Если на должность приходит новый работник, в его задачу входит ознакомление со всем этим материалом. Обязанность HR-специалиста — провести затем небольшой экзамен. Не стоит заставлять работника учить информацию наизусть. Достаточно, чтобы он знал, где найти описание нужного действия и как его использовать.
Также важно разместить в папке информацию о критериях оценки деятельности сотрудника. Следует описать, по каким стандартам и кем будет оцениваться результативность его работы.
На первый взгляд процесс создания должностных папок кажется громоздким. Но если его провести, в будущем работа компании станет значительно продуктивней. Кроме того, так как в процессе развития фирмы список функций любого сотрудника может меняться, их легко обозначить в уже существующей папке. А при передаче отдельных функций другому должностному лицу никаких проблем и временных затрат не будет.
Как применять «должностные папки» после того, как они разработаны?
Многие понимают, что ДП (должностные папки) это полезный инструмент и было бы здорово их разработать, но не все понимают, что делать с ними дальше.
Это понятно, но вот, например для чего они нужны существующим сотрудникам, которые уже «приработались» и хорошо выполняют свою работу? Нужны ли ДП им?
А если нужны то, что с ДП делать? Как использовать? Это знают не все.
Прежде чем я объясню, давайте разберём острую проблему, с которой приходится сталкиваться, во время разработки и внедрения ДП с существующими сотрудниками.
Почему подавляющее большинство существующих сотрудников относятся недоброжелательно к подобным нововведениям?
1. Некоторые нововведения, с которым им пришлось столкнуться раньше, имели негативные последствия, по отношению к ним.
Необязательно в Вашей компании, а вообще. Причём необязательно их было много, главное, что теперь есть страх и опасение, что очередные изменения не к добру.
2. Большинство, просто не любит изменений.
Даже положительные изменения, начинают восприниматься как положительные не сразу, а только после того, когда человек реально получит, какую-то пользу, превышающую затраченные силы на получение этой пользы.
Поэтому, когда новичок приходит в компанию, он всё воспринимает как существующую норму и готов работать на данных условиях, а существующие сотрудники, для того, чтобы приняли нововведения, с ними нужно уладить эти моменты, т.е.:
А – они должны получить пользу от этого нововведения.
Осознать то, что благодаря именно этому нововведению они получили конкретную пользу.
Б – убедиться в том, что от этого нововведения, для компании и них самих, больше пользы, чем вреда.
В – осознать, что теперь им придётся руководствоваться ДП в процессе работы, потому что как раньше уже не получается (об этом ниже).
Поэтому, в большинстве компаний, только после того, как будут улажены эти моменты, недовольства, протесты и прочее перестанут существовать.
В одной компании, на заре деятельности все сделки и заявки с клиентами оформляли в Эксель.
Шло время, увеличился штат сотрудников, увеличилось общее количество сделок и работать в Эксель стало трудоёмко.
Руководство решило перейти на программу (для их вида деятельности), в которой удобней и быстрей выполнять большинство необходимых функций.
Чтобы сгладить переход, утвердили переходный период на 2 недели, в течение которого сотрудники имели право первоначально оформлять все заявки и прочие документы в Эксель, но после того, как сделка будет оформлена, переносить все данные в программу.
Тем самым, они должны были постепенно обучиться тому, как это делать в программе, чтобы через 2 недели полностью на неё перейти, НО буквально на второй день начались протесты и чуть ли не сбор подписей против внедрения этой программы.
Общая идея сотрудников была такова: «Мы уже привыкли и делаем всё быстро! Мы не хотим переобучаться. »
Руководство, конечно, не поддалось на эти протесты, и продолжили переход.
Двух недель не потребовалось, освоение программы прошло меньше чем за неделю, и они полностью перешли на неё.
Через месяц руководитель предложил вернуться к старой схеме – работа в Эксель 🙂 На что все сотрудники, в один голос заявили: «Мы уже не хотим работать в Эксель, в программе действительно удобней работать» 🙂
Это небольшой пример того, что если довести до результата, который можно «пощупать», т.е. ощутить пользу от нововведения на себе, то появляется согласие с его целесообразностью.
То же самое и с ДП, если существующие сотрудники поймут, каким образом эти ДП могут им быть полезными, смогут получать для себя пользу, при выполнении своих обязанностей, то у них появится согласие с их наличием и использованием.
Идеальная картина, к которой нужно прийти – сотрудники, руководствуясь в работе ДП и обнаружив в них упущенные функции, неполное описание, ошибки и т.п., сообщают об этом Ответственному за ДП, с целью привидения их в оптимальное состояние.
ТАК ВСЁ-ТАКИ, КАК ЭТО УЛАДИТЬ?
1. Нужно чётко представлять, КАК вы будете использовать ДП с существующими сотрудниками. (См. на рисунке ниже)
2. После разработки ДП, использовать их в работе компании, по этой схеме.
3. Не смотря ни на что, продолжать использовать ДП по данной схеме.
В ней всего ТРИ основных действия, которые нужно отработать, чтобы они применялись безупречно.
СХЕМА РАБОТЫ С ДОЛЖНОСТНЫМИ ПАПКАМИ
Описание работы с готовой ДП, по данной схеме.
Готовая ДП – папка с контрольным листом, в которой достаточное описание работы для того, чтобы сотрудник мог выполнять свою работу руководствуясь теми данными, которые находятся в ДП.
а) Введение в должность новых сотрудников.
б) Обучение существующих сотрудников на новый пост, например при переходе с одной должности на другую.
в) Ознакомление и обучение произведённым изменениям в ДП.
а) Проводить инспекции на знание того, в какой последовательности нужно выполнять те функции, которые закреплены за данным постом.
а) Обнаруживать то, что нужно улучшить в работе компании и/или ДП.
Это действие производиться совместно с руководителями тех отделов, в которых предполагается это осуществить, как правило, для повышения эффективности работы и/или для повышения качества производимых продуктов.
б) Определить необходимые изменения, которые нужно произвести.
в)Внести изменения в ДП соответствующих постов.
Это создаёт возможность производить большое количество ПРАВИЛЬНЫХ изменений в компании, с уверенностью в том, что ВСЕ эти изменения будут выполняться нужными постами.
Здорово звучит?! 🙂 Я бы сам в это не поверил, если бы не был свидетелем того, как это происходило в знакомой мне компании.
Давайте рассмотрим пример из их практики, для того, чтобы увидеть, как это работает в реальной жизни, а не на бумаге:
Транспортная компания, занимаются организацией автогрузоперевозок.
МРК (Менеджер по работе с клиентами) продают услугу, а затем осуществляют поиск необходимого транспорта для того, чтобы предоставить саму услугу по организации грузоперевозки.
В некоторых случаях, когда у одного МРК несколько заявок, и он не успевает выполнить их все, он может передать часть заявок на поиск транспорта другому МРК, у которого есть на это время. До определённого момента, это делалось устно, но возникало несколько проблем:
· Не была распределена ответственность между этими МРК, т.е. кто, за что отвечает в рамках таких сделок.
· Трудоёмко было рассчитывать з/п, т.к. не был настроен сам механизм расчета по таким заявкам. В итоге бухгалтер делала это вручную.
1. Разделить должность МРК на МРК и Логиста.
МРК – оставить функции по работе с клиентами.
Логист – функции по организации грузоперевозки.
Таким образом, один сотрудник будет работать в двух должностях, но осознавая, когда он является МРК, а когда Логистом.
2. Произвести эти изменения в ДП (должностных папках).
3. Настроить механизм письменной передачи заявок.
Чтобы МРК передавали Логистам не устно, а через бланк, в котором указаны все необходимые данные для организации перевозки.
4. Применить этот бланк, для расчёта з/п, чтобы упростить процесс начисления з/п по таким сделкам.
Для того, чтобы довести ДП МРК, Логиста и Бухгалтера, до отличного состояния, т.е дописать все упущения, устранить косяки, пришлось ещё несколько раз прогнать всё по данной схеме 3 – 1 – 2 – 3 – 1 – 2 …
Если я что-либо упустил или не совсем понятно описал какой-то момент, напишите мне Ваш вопрос, и я обязательно Вам отвечу – info@thm.su для Вячеслава.
16 часть книги «Бизнес как игра. Стандарты управления малым бизнесом»
Александр Высоцкий. “Бизнес как игра. Стандарты управления малым бизнесом” — часть 16.
РОЛЬ В ИГРЕ
После того, как пустые папки появились на рабочих местах сотрудников и в них еще нет, возможно, ни одного документа, только надпись с названием должности на корешке, в них необходимо поместить все инструкции, регламенты и другие официальные документы, относящиеся к этой работе. Вы можете обнаружить, что в любой компании уже есть какие-то регламентирующие документы, только находятся они где попало, часть из них уже давно забыта, часть никто толком вообще не видел. Поэтому следующее, что необходимо сделать — собрать все эти бумаги, сделать необходимое количество копий и поместить в папки тех должностей, к которым эти документы имеют отношение. Например копия приказа о системе скидок для клиентов будет находиться в папке директора,
коммерческого директора, начальника отдела продаж и продавца. Таким образом в этих папках появляются первые документы, регламентирующие работу, устанавливающие и поддерживающие правила игры. Естественно, у каждого сотрудника должна быть своя персональная папка, даже если в отделе продаж выполняют одинаковые обязанности несколько продавцов, у каждого из них должна быть своя папка, так как она является таким же личным инструментом члена команды, как и авторучка. Задумайтесь над тем, как часто в работе мы жалуемся на то, что кто-то не выполняет свои обязанности, но если бы вы провели небольшое исследование, то обнаружили бы, что в большинстве случаев человек вообще не знает о существовании такой обязанности. Большинство людей, которые нас окружают, желают работать, но низкая культура управления, отсутствие хорошего администрирования приучают людей к мысли, что инструкции не имеют значения, ведь все равно там нет ответов на вопросы, и как следствие — к неисполнению.
Но создание должностных папок — только половина дела, для того, чтобы они работали необходимо в них поместить самую важную информацию о должности — хотя-бы описание названия и цели этой должности и ее ЦКП. Например, вы формируете папку генерального директора, кстати, скорее всего она будет самой толстой в компании, так как высший руководитель должен знать все основные правила, которые есть в компании. Вы просто берете лист бумаги и пишите на нем “генеральный директор”, указываете цель должности: “управлять компанией, добиваясь, чтобы деятельность была разумно спланирована, действия всех подразделений согласованы, каждое подразделение производило свой ЦКП и развивалось, чтобы компания повышала объем предоставляемого клиентам продукта, доход и прибыль”. Затем формулируете ЦКП его должности: “Процветающая и развивающаяся компания, которая предоставляет своим клиентам качественные продукты”. Подшиваете этот лист в должностную папку, где уже лежит некоторое количество документов и дело сделано — вы выполнили первый шаг в формировании должностных папок. Это можно сделать очень быстро, буквально за пару дней и вы тут же столкнетесь с тем, что члены команды не знают содержание даже тех немногочисленных инструкций, которые уже находятся в папках на рабочем столе.
С точки зрения командной игры, мы имеем дело с членами команды, которые не понимают, в чем заключается их роль и обязанности. Естественно, своими действиями они создают много хаоса. Например продавец, который не знает политику по скидкам будет снова и снова обращаться к своему руководителю с предложением дать скидку, если его руководитель также не знает содержимого своей должностной папки, возможно, он попытается отвлекать директора, пытаясь получить его одобрение. Сотрудник, который не знает инструкции по подготовке к отпуску, в последний день будет терроризировать бухгалтерию требованием выплаты отпускных, отвлекать от плановой работы и создаст дополнительный хаос. Если вы внимательно понаблюдаете за работой людей, то обнаружите что большая часть их усилий уходит на то, чтобы исправлять ошибки и последствия того, что были нарушены какие-то правила игры. Игрок футбольной команды, который не знает своих функций не только не поможет своей команде победить, он будет отвлекать всех остальных, создавать им помехи, и не исключено что даже закатит мяч в ворота своей команды.
Поэтому следующее действие — обеспечить, чтобы все члены команды знали содержимое своих папок. Опыт говорит, что единственный действенный способ добиться этого — регулярные проверки знания документов каждым сотрудником. Для этого человек, отвечающий за хранения архива с оригиналами документов и формирование папок сотрудников, проводит еженедельно короткую проверку. Для этого он подходит к каждому без исключения сотруднику, включая конечно высших руководителей, берет его папку в руки и задает один вопрос по какому-то из документов. Если ответ правильный, он благодарит сотрудника и идет к следующему, если верного ответа нет, просит изучить содержимое папки и сдать проверку. Это — единственный действующий способ, и кроме того, он не занимает много времени. Если в компании работает пара десятков сотрудников, на такую проверку еженедельно достаточно потратить один час работы. Но в результате мы добиваемся того, что члены команды знают свои роли в игре.
Естественно, что с развитием компании появляются новые инструкции и содержимое папок становится все больше и больше. И если эти инструкции практичны и сотрудники хорошо их знают, хаоса становится все меньше и меньше, а результаты растут.
С точки зрения основной цели и замысла компании, документы по политике в виде инструкций и регламентов служат для того, чтобы укреплять основной замысел. Например, замысел нашей компании заключается в том, чтобы консультировать компании по вопросам внедрения инструментов управления. Особенностью этой деятельности является то, что наши клиенты получают результаты только после нескольких месяцев сотрудничества. Это — не продажа товара, когда можно его подержать в руках или попробовать его на вкус прежде, чем покупать. В консалтинге клиенту приходится платить за то, что принесет ему результаты только через несколько месяцев. Поэтому очень важно, чтобы клиент испытывал большое доверие к компании, а оно в большой степени зависит от внешнего вида компании и сотрудников. Поэтому этом бизнесе необходимы довольно строгие правила внешнего вида. Даже один из сотрудников выглядят непрофессионально, он может испортить впечатление о компании, усложнить работу всей команде, и таким образом помещать реализации основного замысла.
В одной их компаний, с которой мы работали, руководители столкнулись с проблемой в обслуживании клиентов. Эта компания — сеть прекрасных кофеен, у которой есть собственное производство десертов. Каждый десерт имеет определенный, установленный политикой точный срок хранения. Если этот срок превышен, его просто необходимо выбросить. В формулировку замысла компании входит: “всегда свежее”. В процессе работы было обнаружено, что официанты нарушали установленную политику и подавали клиентам блюда, с нарушением сроков хранения. Они делали это, так как считали, что блюда вполне пригодны в пищу, что раз они сами готовы их съесть, их можно подать гостю. Таким способом они заботились о прибыли компании, но в тоже время разрушали основной замысел.
Если замыслом ресторана является “вкусная еда”, а повар нарушает политику, описывающую рецептуру блюд, чтобы сэкономить или заменить отсутствующие в кладовой продукты, он разрушает замысел.
Командная игра всегда предполагает определенные правила, которые содействуют победе. Например, если в компании приняты еженедельные отчеты об объеме произведенного продукта и только лишь один из продавцов не подал необходимые руководителям данные, они не смогут оценить ситуацию в продажах и вполне возможно, примут неверные решения, которые ослабят всю команду. Такие нарушения принятых правил наносят серьезный ущерб замыслу и сводят на нет усилия остальных членов команды.
В тоже время хорошие должностные папки, которые в достаточной степени описывают работу сотрудников, помогают каждому сотруднику вносить вклад в команду и более того — защищают его от несправедливого отношения. Довольно часто сотрудники получают распоряжения, не относящиеся к их обязанностям, и бросившись их выполнять, проваливают свою основную работу. Командная игра предполагает взаимную ответственность всех членов команды. Если правила установлены, они должны соблюдаться всеми без исключения — и руководителями и подчиненными. И если сотрудник получает распоряжение, не имеющее отношения к его должности, ему стоит потребовать, чтобы эта работа была получена ему официально и соответствующая инструкция появилась в его должностной папке. Только таким образом можно поддержать порядок в группе.
Довольно часто я сталкивался с ситуацией, когда узнав про этот простой и эффективный инструмент, руководители компаний начинали кампанию по созданию должностных папок продавцов, работников производства, на это уходило много сил и времени, это вызывало кучу несогласий. Такой подход — довольно глупое растрачивание ресурсов компании. Если навести порядок в работе руководителей, компания получит большую отдачу, если гоняться в первую очередь за дворником, отдача будет минимальной. Если свой ЦКП начнут лучше понимать руководители, это значительно повлияет на работу компании, минимум усилий принесет максимум результатов. Поэтому создание должностных папок должно всегда происходить сверху-вниз, от руководителей к подчиненным и никак иначе.
Чтобы существовала командная игра, члены команды должны очень точно понимать правила игры и быть информированными о том, какой вклад в общий результат вносит каждый. Поэтому точно сформулированные ЦКП, практичные должностные папки, которые содержат различные документы по политике, способствующие реализации основного замысла, позволяют значительно увеличить эффективность работы команды.