печать для отдела кадров образец
Печать кадровой службы: ставить или нет?
Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна? Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров? Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?
Может ли у отдела кадров быть отдельная печать? – Да, может.
Гербовая печать и печать работодателя – одно и то же? – Нет.
Может ли печать отдела кадров быть равносильна печати работодателя? – Да, в определенных случаях.
Что такое печать отдела кадров и для чего она нужна?
Положения о требованиях применения того или иного вида печати содержатся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.
Действующим законодательством устанавливаются определенные требования и к печатям организаций. Количество печатей, которое может иметь в своем арсенале та или иная организация, законодательно не установлено. По своему назначению печати организации делятся на основную и вспомогательные. Для оптимизации рабочего процесса могут применяться печати структурных подразделений, в частности и отдела кадров.
Печать отдела кадров, как и любая другая печать организации, служит для заверения подписи должностного лица на документе (образец на стр. 56)*.
Таким образом, печать отдела кадров – это одна из вспомогательных печатей организации, которая служит для заверения подписи должностного лица кадровой службы и используется на документах, которые работник кадровой службы вправе заверять своей подписью и которые в соответствии с действующим законодательством должны иметь оттиск печати.
Применение печатей
Вид печати
Чем отличаются друг от друга гербовая печать, печать работодателя и печать отдела кадров?
Прежде всего, хотелось обратить внимание читателей на то, что размещать герб России на своих печатях разрешено только федеральным органам государственной власти и иным государственным органам, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями. Печати, имеющие в своем составе герб России, называются гербовыми.
Организации же, не относящиеся к перечисленным выше (а именно общества с ограниченной ответственностью, акционерные общества и некоммерческие организации), вправе иметь зарегистрированную в установленном порядке эмблему. Их печати не могут называться гербовыми. Такие организации могут иметь как одну, так и несколько печатей. Отличаться друг от друга они могут лишь дополнительной надписью (например «Отдел кадров», «Отдел снабжения» и т. д.).
Теперь давайте разберемся, что означает термин «Работодатель». Трудовое законодательство определяет работодателя, как физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступившее в трудовые отношения с работником (ст. 20 ТК РФ).
Таким образом, когда мы говорим о печати работодателя, мы подразумеваем печать (печати) либо организации, либо физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя.
Если работодателем является организация и в ее структуре имеется отдел кадров, то печать отдела кадров имеет право на существование.
Такая печать будет равносильна основной печати организации при заверении только кадровых документов в случае соблюдения ряда обязательных условий (см. схему выше).
Документы в тему
Документ
Какие документы можно заверять печатью отдела кадров?
К документам, которые можно заверять печатью отдела кадров, относятся:
Особое внимание хотелось бы уделить вопросу использования оттиска печати кадровой службы для заверения подписи должностного лица, наделенного правом ведения трудовых книжек.
Как известно, в марте 2008 года Правительством России**** были внесены некоторые изменения в Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей*****. Изменения, в частности, коснулись пункта 35 Правил, в котором словосочетание «печать организации (кадровой службы)» было заменено на словосочетание «печать работодателя».
Данная поправка была принята в связи с внесенными в Трудовой кодекс изменениями, в соответствии с которыми после 6 октября 2006 года трудовые книжки на работников обязаны вести не только работодатели – организации, но и работодатели – индивидуальные предприниматели. Именно эта замена слов вызвала в рядах кадровиков споры о возможности или невозможности заверять печатью кадровой службы блок записей в трудовых книжках при увольнении работников.
Совет
Помните, что печатью заверяется не сам документ, а подпись уполномоченного лица.
Но поскольку работодатель – юридическое лицо (организация) вправе иметь в пользовании несколько печатей и все они являются печатями одной организации (на всех указано полное наименование юридического лица, что позволяет определить их принадлежность), то логично предположить, что печать отдела кадров также имеет право называться печатью работодателя.
Исправляем ошибку
Ошибка
Многие работники кадровых служб заверяют запись об увольнении работника печатью отдела кадров.
Как правильно
В пункте 35 Правил указано, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку, заверяются печатью работодателя.
Что будет, если…
Если при проверке это будет обнаружено уполномоченным органом, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение требований трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ). Чтобы избежать негативных последствий, работодателю следует поставить в трудовой книжке основную печать организации, не зачеркивая ранее поставленную печать отдела кадров.
В противном случае, чья же она?
Пример
В организации есть структурное подразделение «Отдел кадров», руководитель которого наделен полномочиями заверять записи в трудовой книжке работника при его увольнении. Эти полномочия закреплены в его должностной инструкции, а обязанность по ведению трудовых книжек возложена на него приказом генерального директора. Начальник кадровой службы организации вносит запись об увольнении в трудовую книжку работника. Остается заверить свою подпись печатью. Встает вопрос, какой именно печатью: основной печатью организации или печатью отдела кадров? Доступа к основной печати нет по объективным причинам. Что следует предпринять начальнику отдела кадров – задержать выдачу трудовой книжки работнику до тех пор, пока не удастся поставить основную печать организации, или поставить печать отдела кадров и своевременно выдать трудовую книжку увольняемому сотруднику? Многие кадровики предпочитают второй вариант, поскольку слишком формальный подход может существенно затруднить для работодателя выполнение своих обязанностей при увольнении работников.
Запомните главное
Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:
Ольга Абашникова,
ведущий специалист по кадровому администрированию БДО «Юникон Бизнес Сервис» (Москва):
– Заверять записи в трудовой книжке при увольнении работника желательно основной печатью работодателя – юридического лица во избежание разногласий с проверяющими инстанциями. При невозможности своевременного доступа к основной печати возможно заверение записей печатью отдела кадров во избежание нарушений трудового законодательства.
Юлия Сафина,
юрист группы компаний «Юрконсул» (Москва):
– Печать отдела кадров организации имеет право на существование при наличии отдела кадров как структурного подразделения. Пунктами 2.2 и 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек допускается проставление печати кадровой службы в трудовых книжках (на титульном листе, внутренней стороне обложки). Кроме того, печатью кадровой службы можно заверять копии кадровых документов, выдаваемых по просьбе работника.
Екатерина Добрикова,
юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:
– Руководитель организации имеет право подписывать кадровые документы, заверяя свою подпись основной печатью, а не печатью отдела кадров. В то время как работник кадровой службы вправе заверять свою подпись на таких документах печатью отдела кадров.
Галия Измалкова,
начальник отдела кадров ООО «Рисар» (г. Казань):
– Далеко не все кадровые документы нуждаются в печати. Но, к сожалению, действующее законодательство четко не определяет, на каких бумагах необходимо ставить печать и, если да, какую именно печать. Поэтому в большинстве случаев руководство самостоятельно решает, когда и какие печати использовать. А затем закрепляет выбранный порядок в положении о кадровой службе.
* Пункт 3.25 ГОСТ Р 6.30-2003.
** При оформлении титульного листа трудовой книжки или вкладыша к ней использование печати кадровой службы организации разрешается Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (п. 2.2).
*** Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003.
**** Постановление Правительства РФ от 1 марта 2008 г. № 132 «О внесении изменений в Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225».
***** Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Регламентируем использование штампов в работе кадровика
«Кадровик. ру», 2012, N 11
РЕГЛАМЕНТИРУЕМ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ШТАМПОВ В РАБОТЕ КАДРОВИКА
В практике работы кадровика часто встречаются подготовка и оформление различных кадровых документов. Для экономии времени на заполнение стандартных реквизитов и бланков при заверении документов, а также оптимизации однотипной и рутинной работы специалистам по учету кадров целесообразно использовать различные штампы. В данной статье рассматривается, как регламентировать работу по учету штампов (кроме гербовых и приравненных к ним печатей и самонаборных штампов). Также разъясняется, какие виды штампов наиболее часто используются в повседневной работе кадровой службы организации.
Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма, размеры и технические требования» (http://www. gosreglament. ru/law/shabloni. shtml#pril4), разработанном в соответствии Федеральным законом от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании».
В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.
С принятием московским правительством Постановления от 8 февраля 2005 г. N 65-ПП «О ликвидации Московской регистрационной палаты» Временные правила прекратили свое действие, однако содержащиеся в них требования успели войти в деловую практику и стали ее обыкновениями, поэтому статья изложена через призму этого уже недействующего акта.
Размеры и формы штампов
Кстати. Современный толковый словарь русского языка дает следующее определение штампа.
Временные правила предписывали выполнять штамп в форме прямоугольника со сторонами до 70 x 100 мм. Они предусматривали, что штамп может иметь как стандартные размеры (27 x 10 мм, 38 x 14 мм, 47 x 18 мм, 59 x 23 мм, 69 x 30 мм, 76 x 37 мм), так и нестандартные размеры, превышающие по ширине 76 мм, а по высоте 36 мм.
Также размер штампа с припуском можно рассчитать по формулам:
Длина = количество знаков в самой длинной строке (с пробелами) x 2 (мм),
Ширина = количество строк текста x 5 (мм)
Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую вы хотите указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.
Работники кадровой службы часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается. Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:
Многие штампы для внутренних документов можно приобрести готовыми, а изготовление некоторых штампов, необходимых для обеспечения деятельности, надо заказывать у сторонних организаций, выполняющих полиграфические или штемпельно-граверные работы. Для начала процедуры изготовления штампа руководителю структурного подразделения необходимо составить письменную заявку, содержащую эскиз штампа, и согласовать ее с руководителем организации. К письму следует приложить эскиз штампа, выполненный методом компьютерной или чертежной графики, с указанием его размеров и требуемой оснастки. Письмо необходимо составить на фирменном бланке организации по форме, приведенной в приложении N 1.
Учет и хранение штампов
Для учета штампов Правила предписывали вести журнал, который находится в кадровой службе и хранится в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Эта регистрационная форма и сейчас помогает кадровикам четко фиксировать каждый случай выдачи штампа, чтобы впоследствии избежать претензий по поводу того, что штампы могли быть не выданы или утеряны. На журнале учета штампов проставляется пометка «Для служебного пользования», листы нумеруются, прошиваются, скрепляются сургучной печатью и подписью руководителя организации. Сотрудник, персонально ответственный за учет, использование и хранение штампов, назначается распорядительным документом руководителя компании. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку. Журнал учета штампов представлен в приложении N 2 и может содержать следующие колонки:
— оттиск или эскиз штампа;
— «получил» с датой и подписью;
— «сдал» с датой и подписью;
Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.
Упорядочение использования штампов в организации регламентируется локальным нормативным актом организации, представляющим собой обычно инструкцию о порядке учета, использования, хранения и уничтожения штампов, примерный образец которой приведен в приложении N 3. Инструкция утверждается первым лицом организации.
Таким образом, различные штампы могут оптимизировать работу в кадровом делопроизводстве: они ускоряют обработку документов, обозначают его статус и упорядочивают документооборот организации, поэтому необходимы любой кадровой службе.
Образец бланка письма об изготовлении штампа
Адрес: Генеральному директору
Банковские реквизиты А. И. Фамину
_____________ N 0-0/00
На N _____ от ____________
Уважаемый Александр Иванович!
Просим Вас изготовить для организации ООО «Фирма» штамп, имеющий следующие характеристики:
— текст на штампе (приводится текст);
— эскиз штампа в любом формате (указывается точный размер в мм);
— желаемая оснастка (указывается, автоматическая или ручная).
Наши банковские реквизиты: ИНН 7735109991 Р/сч. 40702810800020000083
ОКБ «Русь-банк» БИК 044583267 Кор./сч. 30101810400000000267
Какой должна быть печать для документов?
Организации и ИП в целях заверения документов могут использовать печать:
В законодательстве РФ не содержится какой-либо классификации печатей — использование вышеуказанных разновидностей сложилось на практике.
Необходимость в задействовании печатей для документов, отличных от основной, может быть обусловлена трудностью получения структурными подразделениями фирмы или конкретными сотрудниками оперативного доступа к основной печати. Поэтому им может быть предоставлена возможность пользоваться соответствующими альтернативными инструментами для заверения документов.
С юридической точки зрения все типы печатей, применяемых фирмой, равнозначны, если:
Если документ направляется в государственный орган, заверять его следует только основной печатью. Использование фирмой специальных или соответствующих структурным подразделениям печатей при взаимодействии с партнерами и контрагентами осуществляется с их согласия.
В соответствии с поправками, внесенными законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в ряд федеральных НПА, российские организации в общем случае не обязаны использовать печать в правоотношениях, если иное прямо не предписано отдельными нормами права.
ВНИМАНИЕ! Если ваша компания отказалась от использования печати, вы вправе не ставить ее ни на первичке, ни на декларациях, ни на документах, требумых ФНС. Подробности мы рассказывали здесь.
Узнать больше о специфике применения норм права, регулирующих использование печатей организациями, вы можете в статье «Печать не является обязательным атрибутом первички».
В какую часть документа ставится печать?
Проставляется печать для документов в большинстве случаев рядом с подписью лица, заверившего официальную бумагу. Как правило, в соответствующей области документа присутствует аббревиатура «М.П.» (место для печати). Но если она не предусмотрена исходной формой, не стоит прописывать ее вручную.
Куда можно ставить печать для документов при их заверении? Итак, на заверяемом документе печать должна стоять так, чтобы она позволяла:
Желательно также, чтобы печать частично захватывала одно из слов, составляющих название должности лица, подписавшего документ.
Контрагентами, налоговиками и иными госструктурами всегда приветствуется как можно более четкий оттиск печати на бумаге (но не жирный).
Можно ли ставить печать «для документов» на доверенность или на документы первичного учета и отчетность рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите разъяснения.
Где можно ознакомиться с образцами печатей для документов?
Наши специалисты подготовили для вас несколько образцов печатей для документов, которые используются в различных случаях. А также вы можете посмотреть пример того, как правильно проставляется печать на документе.
Итоги
В целях оптимизации документооборота российские фирмы вправе использовать не только основную, но и дополнительные печати для документов. Однако в официальные структуры следует направлять документы, заверенные только основной печатью.
Важно обеспечить отражение в структуре основной и дополнительных печатей для документов названия и адреса фирмы. Все типы печатей для документов, используемые компанией для их заверения, направляемых в адрес внешних субъектов — контрагентов, госструктур, должны быть круглыми.
Куда ставится печать на документах? Она должна быть проставлена так, чтобы не закрывались другие значимые записи, присутствующие в документе.
Ознакомиться с прочими нюансами применения печати при организации документооборота на предприятии вы можете в статье «Ставится ли печать на счете-фактуре (нюансы)».
Статьи
Использование штампов в рабoте кадровика
Требования к штампам содержатся в Национальном стандарте Российской Федерации «Печати мастичные удостоверительные. Форма размеры и технические требования», разработанном в соответствии ФЗ «О техническом регулировании» от 27.12.2002 № 184-ФЗ.
В настоящее время не существует нормативного акта, который регулировал бы порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения штампов; организации осуществляют эту деятельность самостоятельно.
До 2005 г. на территории столицы действовали «Временные правила изготовления и основания для уничтожения печатей и штампов на территории г. Москвы», утвержденные Распоряжением Мэра Москвы от 25.08.98 № 843-РМ, которые подробно регламентировали эти вопросы.
С принятием московским Правительством Постановления от 8 февраля 2005 г. № 65-ПП «О ликвидации Московской регистрационной палаты» Временные правила прекратили свое действие, однако содержащиеся в них требования успели войти в деловую практику и стали ее обыкновениями, поэтому статья изложена через призму этого уже недействующего акта.
Размеры и формы штампов
Размеры и формы простых штампов, используемых для внутренних документов организации, могут быть самыми разными с учетом потребностей и специфики ее деятельности. В основном используются штампы прямоугольной формы, где обычно указывается справочная информация или реквизиты организации (наименование, адрес, телефон, ИНН и т.п.), а также треугольные – как правило, используемые для внутренних документов и справок.
Информация для штампа может размещаться как в одной, так и в нескольких строках, причем отдельные строки могут выделяться шрифтом другой формы или размера. Вообще размеры штампа зависят от объема и содержания информации, которую вы хотите указать, а также от наличия имеющейся или приобретаемой оснастки. В роли оснастки может быть как прикладная или ручная оснастка, изготавливаемая из различных материалов (камень, дерево, стекло, керамика, металл, пластмасса), так и сложный дорогостоящий механизм.
Виды штампов
Работники кадровой службы часто используют штампы для проставления служебных отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнения соответствующих документов. К таким документам относятся различные справки с места работы, документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Причем количество штампов законодательством не ограничивается.
Так, отдел кадров может иметь ряд дополнительных и вспомогательных штампов в соответствии с артикулами:
Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку.
Учет и хранение штампов
Для учета штампов Правила предписывали вести журнал, который находится в кадровой службе и хранится в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах. Эта регистрационная форма и сейчас помогает кадровикам четко фиксировать каждый случай выдачи штампа, чтобы впоследствии избежать претензий по поводу того, что штампы могли быть не выданы или утеряны. На журнале учета штампов проставляется пометка «Для служебного пользования», листы нумеруются, прошиваются, скрепляются печатью и подписью руководителя организации. Сотрудник, персонально ответственный за учет, использование и хранение штампов, назначается распорядительным документом руководителя компании. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы. Штампы могут выдаваться руководителям структурных подразделений лишь под расписку. Журнал учета штампов представлен в приложении № 2 и может содержать следующие колонки:
Пришедшие в негодность штампы аннулируются по акту специально созданной комиссией с указанием оттиска и способа уничтожения штампа. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении штампа в журнал учета штампов.
Упорядочение использования штампов в организации регламентируется, представляющим собой обычно инструкцию о порядке учета, использования, хранения и уничтожения штампов, примерный образец которой приведен в Приложении № 3. Инструкция утверждается первым лицом организации.
Таким образом, различные штампы могут оптимизировать работу в кадровом делопроизводстве: они ускоряют обработку документов, обозначают его статус и упорядочивают документооборот организации, поэтому необходимы любой кадровой службе.
Образец бланка письма об изготовлении штампа
Форма журнала учета штампов
Инструкция по регламентированию учета, использования, хранения и уничтожения штампов (примерный образец)