перечень должностных лиц имеющих право подписи первичных учетных документов
Приказ на право подписи первичных документов
Приказ о праве подписи первичных документов пишется в тех случаях, когда руководитель предприятия имеет необходимость уполномочить кого-либо из подчиненных на визирование различной документации.
Как правило, такая практика распространена в крупных и средних организациях, где директор чисто физически не имеет возможности знакомиться и визировать всю текущие бумаги.
Что такое первичные документы
К первичной документации относятся любые документы бухгалтерского и налогового учета:
В большинстве своем эти документы должны оформляться без единой ошибки и при этом визироваться подписями ответственных сотрудников и/или директора компании.
Кто наделяется правом подписи первичных документов
В основном право подписи предоставляется тем работникам, которые по долгу службы постоянно сталкиваются с «первичкой»:
Кто составляет приказ
Приказ может писать любой работник предприятия, в чьи обязанности входит выполнение данной задачи, обладающий необходимой компетенцией, знаниями и навыками по составлению распорядительных документов.
Чаще всего это юрисконсульт, кадровик или секретарь.
Но кто бы не занимался непосредственным написанием приказа, он должен передать его для ознакомления и визирования директору фирмы, поскольку без его подписи данный документ не будет считаться действительным.
Порядок предоставления права подписи
Первым делом руководство предприятия определяет сотрудников, которые по роду деятельности постоянно сталкиваются с разного рода документами. Затем решается, каким образом предоставить им право подписи. Сделать это можно двумя путями:
Доверенность уместна в тех случаях, когда документы подписываются не только на территории предприятия, но и в других местах: например при получении водителем-экспедитором груза со склада организации-партнера или при получении бухгалтером выписки из банка и т.п. Еще одна отличительная особенность доверенности – она может быть выдана не только штатному работнику предприятия, но и человеку со стороны.
Приказ же касается только тех сотрудников, которые числятся в компании и получают право подписи строго внутрикорпоративных документов.
После составления приказа, руководитель предприятия должен удостоверить подписи подчиненных, упомянутых в нем, своим автографом.
Длительность действия приказа определяется в индивидуальном порядке: он может иметь бессрочный характер, а может составляться сроком на один квартал, полугодие, год и т.д. в зависимости от ситуации внутри фирмы.
Основание для приказа
По общепринятым нормам составления приказов, любой подобный документ должен иметь под собой какое-либо основание. В данном случае это Федеральный закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402 (статьи 7 и 9). При этом в приказе можно указывать как прямую ссылку на него, так и просто писать «В целях обеспечения выполнения норм действующего законодательства» — такая формулировка тоже не будет считаться нарушением.
Как написать приказ: основные правила и образец
Единого для всех унифицированного бланка приказа на право подписи первичных документов на сегодня нет, так что предприятия и организации могут писать его в произвольной форме или по образцу, утвержденному в учетной политике предприятия.
При этом некоторых стандартов все же следует придерживаться. В частности в приказе обязательно нужно указывать:
В основной части нужно обязательно перечислить всех, кому предоставляется право подписи первичных документов, с указанием:
Следует отметить, что приказ может касаться как одного работника организации, так и целой группы лиц.
Как оформить приказ
Подход к оформлению приказов также может быть совершенно любым: компании имеют право использовать для написания этих распорядительных документов простые листы А4 или А5 формата либо свои фирменные бланки. При этом приказ можно писать от руки или печатать на компьютере – в определении законности документа роли это никакой не играет.
Однако при всем при этом приказ должен быть обязательно заверен подписью руководителя предприятия или любого другого работника, уполномоченного на визирование подобного рода бумаг.
Кроме того, с документом под роспись должны быть ознакомлены все, кто в нем упомянут, а также сотрудники, назначенные ответственными за его исполнение.
Ставить на приказе печать или нет – выбор составителя, поскольку он относится к внутреннему документообороту компании, к тому же с 2016 года требование об обязательном использовании в деятельности юридических лиц печатей и штампов законодательно отменено.
Приказ составляется как правило, в единственном оригинальном экземпляре.
После написания приказа
После того, как приказ будет соответствующим образом написан, оформлен и издан, весь период действия он должен содержаться вместе с другими распорядительными бумагами фирмы. После утраты актуальности его следует передать в архив, где он должен храниться на протяжении периода, установленного законом или локальными актами (но не менее трех лет), затем его можно утилизировать.
Смотрите нашу видеоинструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:
Для чего нужен приказ на право подписи
Минфин РФ в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, комментируя положения закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, высказал мнение о том, что руководитель хозяйствующего субъекта обязан утверждать перечни лиц, которые наделены правом подписи первичных учетных документов.
Позиция ведомства основывается на положениях ст. 7 и 9 закона № 402-ФЗ и может рассматриваться как определяющая преемственную норму права относительно той, что была установлена п. 3 ст. 9 закона «О бухучете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, действовавшего ранее. В прежнем НПА, регулирующем бухучет, содержалось прямое требование об утверждении руководителем перечня лиц, имеющих право ставить подпись на первичке.
Действующее законодательство не регламентирует то, каким образом соответствующие лица должны приобретать свои полномочия. На практике в российских организациях распространено закрепление данных полномочий посредством издания руководством:
Рассмотрим специфику обоих способов передачи прав на подпись первички подробнее.
Как удостоверить право подписи первичных документов – приказом или доверенностью
Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго – на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права – соответственно, трудовым и гражданским.
Порядок оформления доверенности на право подписи счетов-фактур разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Готовому решению.
Выбор приказа в качестве нормативного акта, удостоверяющего передачу права на подпись первички, будет оптимальным в тех случаях, если предполагается подписание только внутренних документов. При этом совершенно незачем (прежде всего, с точки зрения безопасности передачи корпоративной информации) наделять лишними полномочиями сторонних лиц.
В свою очередь, если ту или иную документацию требуется подписать и затем передать на сторону (например, сопроводительные документы на перевозимый груз или счет-фактуру), то в этом случае может понадобиться доверенность.
Как в доверенности, так и в приказе, важно отразить:
Также в обоих случаях руководителем хозяйствующего субъекта удостоверяется образец подписи уполномоченного лица, которая проставляется данным лицом в отдельной графе приказа или доверенности.
Где можно скачать приказ на право подписи первичных документов – образец
Загрузить образец приказа на право подписи вы можете на нашем портале.
Эксперты КонсультантПлюс рассказали, как налоговики проверяют подписи в первичных документах при проверке и как правильно подготвиться к налоговой проверке. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Итоги
Приказ на право подписи первичных документов (доверенность) – документ, использование которого обусловлено требованиями законодательства РФ о бухучете. В приказе (как и в доверенности) должны быть отражены данные сотрудника, получившего соответствующие полномочия, образец его подписи, а также перечень документов, которые он вправе подписывать.
Узнать больше о том, как составляются приказы и доверенности на право подписи первичных документов, вы можете в статьях:
Перечень должностных лиц имеющих право подписи первичных учетных документов
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация может заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета с физическим лицом самозанятым.
Исполнителю по договору об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета могут быть переданы полномочия на подписание необходимых первичных документов, счетов-фактур, а также налоговой и бухгалтерской отчетности.
Передача права подписи бухгалтерской (финансовой) отчетности, налоговой отчетности, первичных и иных бухгалтерских документов лицу, не являющемуся сотрудником организации
По общему правилу право подписи передается путем оформления доверенности (ст. 185 ГК РФ).
При этом ст. 185 ГК РФ не содержит запрета на передачу права подписи отчетности, первичных и иных документов лицам, не состоящим в трудовых отношениях с организацией. Не содержат такого запрета и иные нормативные правовые акты, регламентирующие составление и представление подобного рода документов.
В то же время нельзя не отметить, что передача права подписи документов для целей налогового и бухгалтерского учета имеет свои особенности.
Передача права подписи документов, предусмотренных НК РФ
Из пп. 6 п. 1 ст. 21, ст. 29 НК РФ следует, что налогоплательщик может выступать в отношениях, регулируемых налоговым законодательством, как лично, так и через представителя, действующего на основании доверенности. Представителем налогоплательщика по доверенности может быть физическое или юридическое лицо, уполномоченное налогоплательщиком представлять его интересы в отношениях с налоговыми органами (таможенными органами), иными участниками отношений, регулируемых законодательством о налогах и сборах (п. 1 ст. 29 НК РФ).
Лица, которые не могут быть уполномоченными представителями налогоплательщика, перечислены в п. 2 ст. 29 НК РФ. К ним относятся должностные лица налоговых, таможенных органов, органов внутренних дел, судьи, следователи и прокуроры.
Правила НК РФ о представительстве, в том числе на основании доверенности, в правоотношениях, которые регулируются налоговым законодательством, распространяются и на плательщиков страховых взносов (п. 4 ст. 26 НК РФ)
Таким образом, право подписи (как руководителя, так и главного бухгалтера) налоговой отчетности, расчета по страховым взносам, а также документов, предусмотренных НК РФ (к примеру, счетов-фактур (п. 6 ст. 169 НК РФ)) может быть передано лицу, который не является работником организации (в рассматриваемой ситуации лицу, с которым будет заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета) на основании доверенности.
Передача права подписи бухгалтерской (финансовой) отчетности
Подписать бухгалтерскую (финансовую) отчетность должен либо непосредственно руководитель либо иное лицо, которому такие полномочия переданы на основании доверенности.
При этом бухгалтерская (финансовая) отчетность должна быть подписана только лицами, уполномоченными на это:
— законодательством РФ;
— или учредительными документами экономического субъекта;
— или решениями соответствующих органов управления экономическим субъектом. К таким лицам относится руководитель экономического субъекта (смотрите также Информацию Минфина России от 04.12.2012 N П3-10/2012, письмо ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569@).
Таким образом, самозанятое лицо может подписать экземпляр бухгалтерской отчетности при условии передачи ему полномочий руководителя.
Передача права подписи первичных документов, регистров учета и иных документов
Оформление подписи уполномоченного лица
В налоговой декларации, расчете при представлении их уполномоченным лицом указывается основание представительства:
— наименование документа, подтверждающего наличие полномочий на подписание налоговой декларации (расчета)) (п. 5 ст. 80 НК РФ).
Начиная с 2007 года в формах налоговых деклараций не требуется подписи главного бухгалтера. При подтверждении достоверности и полноты сведений, указанных в представляемой декларации налогоплательщиком-организацией, на титульном листе ставится подпись руководителя организации либо уполномоченного им лица.
Отметим, что и в бухгалтерской отчетности также предусмотрена только подпись руководителя.
Поэтому для подписания самозанятым лицом налоговой и бухгалтерской отчетности такое лицо должно быть наделено правом подписи за руководителя организации.
Первичные учетные документы подписываются лицами (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ):
— совершившими сделку, операцию и ответственными за правильность их оформления;
— ответственными за правильность оформления совершившегося события.
Закон N 402-ФЗ не содержит перечня должностей лиц, уполномоченных подписывать первичные документы. Исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона N 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется также состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. При этом формы первичных учетных документов утверждаются учетной политикой экономического субъекта (четвертый абзац п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»).
Соответственно, если в формах первичных учетных документов организации предусмотрена подпись главного бухгалтера, то в этом случае по указанной строке достаточно проставить подпись самозанятого лица при условии передачи ему полномочий на подписание документов за главного бухгалтера, а также необходимо будет указать реквизиты доверенности.
Если в реквизите подписи формы первичного документа не указана должность лица, обязанного подписывать документ, то в этом случае самозанятое лицо, расписываясь в таком документе, должно указать должность, которая указана в доверенности, исполнение полномочий которых возложено на это лицо.
В отношении счетов-фактур отметим, что налоговым законодательством предусмотрена возможность подписания счета-фактуры не только руководителем и главным бухгалтером организации, но и иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).
В строках «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо» и «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» достаточно проставить подписи уполномоченных лиц и указать их фамилии и инициалы. Возможно также указание дополнительных реквизитов (сведений), в том числе реквизитов доверенности.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
Приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру
Смотрите нашу видео-инструкцию о том, как передать право подписи первичных документов:
Когда на главбуха оформляется приказ о наделении его правом подписи?
Среди ситуаций, когда главбух наделяется правом подписи, можно перечислить следующие:
Кроме специально оговариваемых ситуаций главбуху в силу своей должности приходится иметь дело с огромным числом документов. Как регламентировать процесс их подписания главбухом и что на этот счет предписывает законодательство — узнайте из последующих разделов статьи.
Право первой и второй подписи — что это означает для главбуха?
До 2014 года в хозяйственно-финансовом обиходе официально присутствовало понятие «право первой и второй подписи». К примеру, в уже утратившей силу инструкции Банка России от 14.09.2006 № 280-И, посвященной процедуре открытия и закрытия банковских счетов сказано, что:
В инструкции Банка России от 30.05.2014 № 153-И с аналогичным названием, сменившей инструкцию № 280-И, понятие «право первой и второй подписи» не применяется.
Таким образом, указанное понятие законодательством:
Обычно такая двухступенчатая (или многоступенчатая) модель подписания документов применяется в крупных компаниях. Предусматривается согласование документов разного вида и назначения с конкретными должностными лицами фирмы (их перечень устанавливается внутрифирменными документами), а руководитель компании, обладающий по умолчанию правом первой подписи, ставит ее на документе только после появления в бланке согласования всех промежуточных подписей.
Для большинства мелких и средних коммерсантов вопрос разграничения подписей на первую и вторую вообще не рассматривается.
Когда подписание документации является безусловной обязанностью главбуха?
Совершенствование норм бухучета постепенно приводит к тому, что и подпись главбуха, и (в некоторых случаях) сама должность постепенно утрачивают свое исходное значение.
Зачастую специалист принимается на должность главбуха с оговоркой об отсутствии у него права подписи документов.
При этом в отдельных бланках налоговой и бухгалтерской первички графа для подписи главбуха осталась, но в ней вместо подписи главбуха может стоять подпись сотрудника, полномочия которого на проставление подписи в данном документе подтверждаются отдельным приказом или доверенностью.
В отдельных нормах законодательства встречаются ссылки на подпись главбуха — например, в п. 4.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У сказано, что кассовые документы подписывает главный бухгалтер или бухгалтер (при их отсутствии — руководитель), а также кассир.
Таким образом, альтернатива подписи главбуха предусмотрена и в этом случае.
Изучайте требования к ведению кассовых операций с помощью размещенных на нашем сайте статей:
В результате современному главбуху, заступая на должность, без специальных оговорок и (или) оформления специальных письменных указаний в отношении порядка проставления его подписи на документах сориентироваться в данном вопросе сложно.
Внести ясность в такой ситуации помогает специальный приказ. Как его составить, расскажем в следующем разделе публикации.
Как составить приказ о предоставлении права подписи и как выглядит его образец?
Приказ о предоставлении права подписи главному бухгалтеру не имеет обязательной, законодательно установленной формы. Должен быть указан период, на который предоставляется право подписи (на все время нахождения в должности главбуха, или на определенный промежуток времени) и уточняющая информация в отношении тех документов, которые могут подписываться, — либо это все документы, либо конкретный перечень.
«В связи с расширением рынка сбыта продукции, увеличения числа контрагентов и роста объемов первичной учетной документации
Составить приказ о праве подписи счетов-фактур вам поможет Готовое решение от КонсультантПлюс и размещенный в нем образец. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный полный доступ можно получить бесплатно.
Итоги
Приказ о предоставлении права подписи главбуху устанавливает также срок этих полномочий и виды подписываемых документов. Оформляется он в том случае, когда на главбуха возлагаются обязанности, не предусмотренные должностной инструкцией, или если при приеме на должность этот работник был лишен права подписи документов.
Подписка на обзоры и консультационные материалы.
Право-инфо
О ПОДПИСЯХ НА ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ
По материалам журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА. КОНФЕРЕНЦ-ЗАЛ»
Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.
Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:
— внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
— доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.
В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.
Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.
Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.
Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.
Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.
Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под подпись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.
И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.
Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.
Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе N 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе N 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.
Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России N 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.
Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал»