перечень информации составляющей коммерческую тайну образец
Коммерческая тайна работодателя
Сотрудник слил секреты компании, а компании пришлось ему доплачивать.
Менеджер сбыта работал в одной компании и рассказывал ее секреты другой компании. Работодатель об этом узнал и уволил за разглашение коммерческой тайны.
Сотрудник не согласился с увольнением. Он пошел в суд, потребовал изменить причину увольнения в трудовой книжке, восстановить на работе, выплатить зарплату за месяцы, пока он считался уволенным, и еще за моральный вред.
Работодатель отбивался, но проиграл. Пришлось платить зарплату за простой, за моральный вред и менять запись в трудовой книжке.
Оказывается, всё дело в документах: работодатель неправильно оформил коммерческую тайну. Формально ее нет, значит, сотрудник ничего не нарушил. Это реальное судебное дело, можно посмотреть решение на сайте суда. Как не допустить такого, разбирается юрист Дарья Тимохина.
В статье рассказываем о коммерческой тайне для сотрудников.
Что такое коммерческая тайна
У компании может быть то, что она считает секретом и не хочет, чтобы знали все вокруг. Рецепт теста для пельменей, количество клиентов, код программы — что угодно.
Статья с шаблоном НДА
Компания вправе потребовать держать какие-то сведения в тайне. За нарушение — выплата компенсации и увольнение. Чтобы требование было законным, компания вводит режим коммерческой тайны. Коммерческой тайне посвящен целый закон, это 98 ФЗ.
Коммерческая тайна работает для сотрудников и партнеров, с которыми компания подписала договор. А если договора нет, можно подписать НДА.
Что дает режим коммерческой тайны
Режим тайны — не защита от осознанного воровства. Если конкурент платит сотруднику за базу клиентов, он всё равно ее может продать, не важно, есть коммерческая тайна или нет.
Режим коммерческой тайны помогает договориться, что из сведений о компании — секрет и как по ошибке его не слить. Кажется, это всё ерунда, но бывает по-разному:
Компания получает компенсацию, если сотрудник выдаст секрет. Вот что можно получить:
Компания вправе только запросить сумму, а сколько получит после разбирательств — решает суд. Для этого компания обосновывает размер ущерба, а это не всегда просто. Считается только фактический ущерб. Если компания недополучила выгоду из-за разглашения, это упущенная выгода, ее не взыскивают. Может быть такая ситуация:
Кадровик разослала подругам на работе таблицу — кто сколько получает, и таблица разошлась по компании. Кто-то из сотрудников решил, что его зарплата незаслуженно маленькая, и уволился.
Компания потеряла на разглашении зарплаты, но доказать ущерб сложно. Сотрудник не принесет новые заказы, но это будущая выгода, а не ущерб сразу после увольнения.
Если бы из-за увольнения сорвался тендер и компания доказала бы связь между разглашением зарплаты и увольнением, получилось бы взять стоимость контракта как компенсацию.
Кроме компенсации, компания вправе уволить сотрудника, а сотрудник может получить срок.
Кому подходит режим
Режим коммерческой тайны может ввести любая компания, по закону ограничений нет. Единственное ограничение — ресурсы компании.
Ошибки в коммерческой тайне
Мало потребовать компенсацию за нарушение тайны. Скорее всего, нарушитель не захочет платить, поэтому придется подавать иск и доказывать правоту в суде.
Чтобы суд поддержал компанию с иском, она должна оформить тайну по всем правилам. Понадобится гора документов: положение о коммерческой тайне, список секретных сведений; описание, кто, в каком случае и когда может пользоваться этими сведениями. Это еще не всё.
При конфликте компания отстоит свою правоту только с доказательствами, поэтому придется многое контролировать. Например, что сотрудники пересылают на личную почту. Вдруг чертежи, а это запрещено. Или во сколько сотрудник заходит в рабочий компьютер и что копирует на флешку.
Суд признал увольнение за разглашение тайны законным, потому что компания собрала доказательства, судебное решение на Гаранте
Евразхолдинг уволил сотрудника за нарушение коммерческой тайны. Сотрудник подал иск за незаконное увольнение.
Суть спора: под учеткой сотрудника кто-то заходил в систему электронных торгов и изучал предложения по закупкам. Компьютер, с которого кто-то зашел, находился в Москве, а сотрудник был в другом городе.
Компания решила, что сотрудник дал логин и пароль от своей учетки кому-то еще. А это прямое нарушение коммерческой тайны.
Суд принял доказательства компании и подтвердил законность увольнения.
Собрать скриншоты с незаконной перепиской тоже недостаточно. Если речь о сотрудниках, надо провести служебное расследование, пригласить независимых экспертов и нотариуса и всем вместе составить акт. Можно обойтись скриншотами, но тогда есть риск проиграть дело.
Режим коммерческой тайны можно вводить, если у компании дорогие секреты, она готова к бюрократии и судебным спорам при конфликтах. Это отнимает время, деньги и хорошее настроение.
Если не оформить тайну
Бывает так: компания решила, что коммерческая тайна ей нужна, и начала оформлять документы. Но документов много, сотрудников много, и всё оформить не получилось. Один из сотрудников не подписал, что он знает о коммерческой тайне и обязуется ее хранить, в секретном списке нет последней версии ЦРМ.
Если документов не хватает или они составлены неточно, суд может решить, что у компании нет режима коммерческой тайны. А раз нет режима, значит, никто ничего не нарушал и компенсацию брать не за что.
Компания не смогла уволить кадровика, которая рассказала о зарплате, судебное дело на сайте Сыктывкарского городского суда
Кадровик «Сыктывкар такси» узнала, что в компании меняется система оплаты операторов. Получалось, чем больше смен, тем меньше зарплата.
О новой системе она рассказала оператору: сначала прислала таблицу с новой зарплатой, потом по телефону объяснила, как ее смотреть. Компания узнала об этом и уволила кадровика, а она подала в суд на незаконное увольнение.
Несмотря на свидетелей, компания проиграла иск. Оказалось, «Сыктывкар такси» неправильно оформила документы о коммерческой тайне:
Для суда это значит, что у компании нет режима коммерческой тайны и кадровик не знала, что нельзя раскрывать зарплату. Увольнять не за что.
«Сыктывкар такси» пришлось восстановить кадровика, отменить увольнение и выплатить зарплату за время, пока она не работала.
Оформлять коммерческую тайну надо не только для сотрудников, она еще понадобится для споров с партнерами: поставщиками, рекламными агентствами, дилерами. Как работает коммерческая тайна для партнеров — тема отдельной статьи. Главное — помнить, если тайны нет для сотрудников, считайте, ее нет и для партнеров.
Без режима коммерческой тайны для сотрудников партнер вправе рассказать, что угодно. Оспорить это право будет очень сложно или не получится вовсе.
Компания не смогла получить 10 млн рублей за разглашение тайны, судебное дело в Картотеке арбитражных дел
Геострой разрабатывал для Питергорпроект документацию для железобетонной конструкции склада дробленой руды и должен был получить четырнадцать миллионов рублей.
Подрядчик не получил всю сумму и подал иск с требованием оплатить задолженность и проценты за просрочку.
Питергорпроект подал встречный иск за разглашение коммерческой тайны. Его требование — десять миллионов рублей.
По мнению Питергорпроекта, подрядчик не ввел режим коммерческой тайны, не включил документацию в секретный список и никак не защитил документацию от посторонних.
Суд решил так: Питергорпроект должен заплатить за работу, а Геострой за нарушение тайны — нет. Заказчик сам не ввел режим коммерческой тайны для этой документации, поэтому формально Геострой ничего не нарушил.
Ввести коммерческую тайну и не оформить ее как следует — от такого мало пользы. Коммерческая тайна не защищает секреты, и без документов нельзя получить компенсацию. Либо оформлять как следует, либо ничего не делать.
Если нет времени на бюрократию и желания судиться, возможно, лучше потратить силы только на защиту секретов. Подключить ЦРМ, закрыть доступ для флешки, сделать памятку и рассказать, что является секретом и где нельзя об этом говорить.
Что считается тайной
Если компания решает ввести режим коммерческой тайны, первый шаг — составить список того, что к ней относится.
Описывать надо всё. Считаете, что размер бонуса продавца — секрет, об этом надо писать. Если такого пункта в списке нет, значит, это не коммерческая тайна. Сотрудник может говорить о зарплате кому хочет, этические нормы не в счет.
Секретом может быть почти всё что угодно. Главное, чтобы секрет отвечал условиям:
Исключения из коммерческой тайны тоже есть — это публичная информация. Вот о чем сотрудники могут говорить:
В интернетах много примеров списков, и компании часто их используют. Я не советую так делать: примеры можно посмотреть для вдохновения, но список составлять под себя. Может, для кого-то исследования СММ-щика — это ерунда, а для кого-то — самое ценное, поэтому надо включить в список.
Еще одна проблема примеров из интернета — общие формулировки. Например, «сведения по итогам переговоров». Это рискованная формулировка, потому что каждый может понять ее по-своему, и у компании нет аргументов в пользу своей трактовки.
Чем подробнее список, тем больше шансов доказать в суде правоту, потому что понятно, о чем речь. Сравните два списка:
Список с общими пунктами:
Список с конкретными пунктами:
На конкретный список уходит больше времени, чем на общий. Чтобы дело шло быстрее, можно опросить сотрудников и узнать, что у них секретного.
После опроса у вас будет список, и останется его проверить. Например, в списке есть итоги исследования. Если конкурент получит итоги, он заработает на этом? Если да — включайте в коммерческую тайну.
Как работать с тайной
Следующий шаг после списка — решить, кто вправе владеть коммерческой тайной, в каком случае использовать секретные сведения и как.
В законе нет требований к описанию работы с тайной, пишите как угодно. Надежнее описывать конкретно, чтобы в случае суда было очевидно: этот сотрудник владел информацией, он мог ее использовать вот так, а так — нет. Если компания против, чтобы сотрудники отправляли документы с рабочей почты на личную, так и пишите:
«Всем сотрудникам с доступом к коммерческой тайне запрещено пересылать сведения на любую почту, кроме рабочей».
Или «запрещено передавать сведения людям без доступа к тайне. В том числе штатным сотрудникам компании».
Работа с тайной зависит от особенностей компании, поэтому нет универсального совета, как ее описывать. Но чтобы вы не забыли что-то важное, подсказываем, какие пункты стоит описать:
Если сотрудников много и разные уровни доступа, может быть, удобнее сделать несколько вариантов. Например, для маркетологов и бухгалтеров или для подчиненных и руководителей. Таких описаний может быть хоть десять, никаких ограничений нет. В описании можно не указывать конкретного сотрудника, а оставить только должности.
Как оформить тайну
Последний шаг — оформить документы и сделать тайну официальной. Для этого вы собираете список секретных сведений и описание работы с тайной в один документ, даете на подпись сотрудникам, правите трудовой договор.
Приказ о том, что считается коммерческой тайной. В приказе пишете, кто его подписывает, и прикладываете список. Если список меняется, придется выпустить еще один приказ или приказ об изменении приказа. Чем больше бумаг, тем надежней.
Локальный нормативный акт или положение о коммерческой тайне. Цель документа — рассказать, как работает тайна, кто ее должен соблюдать и что считается тайной. В нем пишете секретный список и описываете работу.
Положение может занимать пять листов или двадцать пять и называться по-простому «Работа с коммерческой тайной в компании „Прялка“». В законе требований нет.
Положение вступает в силу только после приказа о вступлении в силу этого положения. Поэтому понадобится еще приказ.
Подпись сотрудника. Все сотрудники с доступом к тайне должны подтвердить, что знают о ее существовании, правила работы и готовы отвечать за ее сохранность. Для этого надо собрать подписи сотрудников. Надежнее получить заявление от каждого сотрудника. Текст может быть таким:
Я, Машкина Мария Марьевна, менеджер по закупкам в ООО «Прялка», прочитала «Положение о коммерческой тайне». Подтверждаю, что поняла, что считается коммерческой тайной, правила работы с ней, свои обязанности и ответственность.
Правки в трудовой договор. В трудовом договоре должна быть фраза о том, что сотрудники обязаны выполнять требования к коммерческой тайне. Текст может быть таким:
Работник обязан соблюдать правила работы с конфиденциальной информацией и коммерческой тайной, не разглашать коммерческую тайну, которую узнал при выполнении должностных обязанностей.
Работник несет ответственность за разглашение коммерческой тайны в пределах закона.
Журнал учета. В него надо записывать, какой сотрудник, когда и зачем использовал что-то из коммерческой тайны. Журнал может вести один человек и записывать всех. Это может делать программа или каждый сотрудник записывает себя сам. Журнал не помогает компании работать быстрее или точнее, но он выручает при судебных спорах.
Журнал можно сделать самим или купить готовый:
Гриф «Коммерческая тайна» на все секретные документы, неважно, это распечатанный договор, файл на компьютере или записи в ЦРМ. Если пометки нет, суд может решить, что сотрудник не понял, что именно этот документ считался секретным.
Чтобы ввести режим коммерческой тайны, надо оформить документы, следить за сотрудниками и быть готовыми к суду. Если компания к такому не готова, может, не стоит затевать процесс, а потратить силы на защиту секретов. Как это сделать — узнаем у предпринимателей и расскажем вам.
Короче
Что надо помнить
Режим коммерческой тайны может ввести любая компания, ограничений нет
За нарушение коммерческой тайны компания вправе уволить сотрудника и потребовать компенсацию
Если в компании нет режима коммерческой тайны и партнер слил секрет, будет сложно его наказать
Как оформить тайну
Написать положение о коммерческой тайне
Собрать подписи сотрудников с доступом к тайне: они положение видели, со всем согласны, свою ответственность понимают
Усложнить допуск к секретам. Например, нет доступа к флешкам, нельзя пересылать рабочие документы на личную почту
Прописать в трудовом договоре, что в компании есть коммерческая тайна, сотрудник обязан соблюдать ее условия
Ставить гриф «Коммерческая тайна» на все секретные документы
Коммерческая тайна: большой секрет для маленькой компании… и крупной тоже
Вопросы, рассмотренные в материале:
Чтобы компания нормально функционировала, некоторые сведения, касающиеся ее деятельности, должны быть недоступны третьим лицам. В частности, нужно скрывать информацию, которая повышает рентабельность организации, помогает избежать финансовых потерь, поддерживать конкурентоспособность на должном уровне или получать любую другую выгоду. Коммерческая тайна — тема сегодняшней статьи.
Предпосылки возникновения понятия «коммерческая тайна»
Впервые о коммерческой тайне на судебных процессах заговорили в 1817 году в Великобритании, а в США — в 1837 году. Решения этих дел стали важными прецедентами. Первым в мире законодательным актом об охране коммерческой тайны является закон, подписанный в 1844 году королем Франции Луи Филиппом. В 1845 году российский император Николай I ввел наказание за нарушение коммерческой тайны в «Уложении о наказаниях общего определения». К началу 20 века ее охраняли во всех государствах Европы.
Однако в том же 20 веке почти все развитые государства перестали защищать коммерческую тайну. Где-то это было обусловлено введением антитрестовского законодательства, где-то — противодействием коррупции. В ряде стран даже появились законы, обязывающие все АО раскрывать некоторые сведения. В России, а после в СССР и государствах Восточной Европы КТ отменили как пережиток капитализма.
Как бы то ни было, на Западе бизнесмены получили возможность увольнять сотрудников за промышленный шпионаж. Швейцария стала одной из немногих стран, где закон о неразглашении коммерческой тайны действовал в течение всего 20 века.
Во второй половине 20 века широкое распространение получила мысль, что охрана КТ в сфере технологий поспособствует стремительному развитию научно-технического прогресса, поскольку это поощрит предпринимателей выпускать собственные оригинальные разработки, а не копировать чужие. В 1974 году на основании постановления Верховного суда США штаты получили разрешение принимать собственные законы о неразглашении. В 1996 году в Штатах был принят Закон об экономическом шпионаже, в соответствии с которым кража технологических тайн в коммерческих целях (§1832) в пользу других стран (§1831 Кодекса США) расценивалась как преступление.
В 90-х годах 20 века законы об охране коммерческой тайны возникли в таких странах, как Япония, Китай, Таиланд, Германия, Чехия, Венгрия, Россия. В одних государствах (например, в Японии и Франции) за разглашение нарушитель платит штраф или компенсирует ущерб. А в Германии за такое деяние привлекают к юридической ответственности лишь в том случае, если сведения коммерческой тайны получены противоправным путем.
Сведения, составляющие коммерческую тайну в наши дни
Коммерческая тайна — право каждого предпринимателя на сокрытие сведений, охраняемое законом РФ. Говоря иначе, это секретные данные о работе организации.
Есть такая информация, разглашение которой может грозить предприятию катастрофой. При этом некоторые сведения абсолютно нейтральны.
С учетом вышесказанного секретные данные, образующие КТ, выделяют в группы:
В таблице приведены другие примеры коммерческой тайны, касающейся различных сфер деятельности компании.
условия производственного процесса;
технические параметры, размещение оборудования;
информация о запасах сырья;
резервы других материалов и т.п.
способы управления компанией;
механизм вынесения решения;
засекреченные решения на предприятии.
плановые показатели развития;
сведения о балансах;
состояние банковских счетов;
структура доходов и расходов;
источники получения займов;
планы развития в перспективе и т.п.
стратегия реализации продукции/услуг;
аналитические обзоры рынка, конкретных ниш;
рыночная стратегия и тактика;
объемы продаж на различных рынках;
перспективные задачи по завоеванию новых рынков;
маркетинговые ходы, оригинальные приемы продвижения;
задачи и итоги маркетинговых исследований и т.п.
перечни клиентов, поставщиков, партнеров;
результаты соцопросов потребителей;
сведения о подрядчиках;
структура, формы деловых связей;
условия заключения рамочного и окончательного соглашения и т.п.
история переговоров, сведения о предварительных соглашениях;
документация, фиксирующая факт переговоров и промежуточные договоры;
планы на ближайшие мероприятия;
концепция переговоров: задачи, стратегия, приемы и т.п.
условия подписания, в том числе, цены;
форма и порядок расчетов;
сведения о номенклатуре товаров;
чек-листы по исполнению контрактов и т.п.
принципы образования скидок;
подсчет издержек и т.п.
цели и задачи, концепция исследований;
технические нормативы и образцы;
итоги любых исследований;
рецепты, формулы, расчетные и статистические сведения;
методы защиты от подделки товарного знака и т.п.
структура и состав материально-технического оснащения для обеспечения безопасности;
организация защиты засекреченных данных;
порядок передачи, обработки, приема, обмена такими данными;
список данных, образующих коммерческую тайну;
порядок изменения списка.
К конфиденциальной информации руководитель компании или частный предприниматель вправе отнести любые данные, так или иначе влияющие на долю рынка, прибыль и убытки. Владелец сведений решает, кому их предоставлять.
Коммерческая тайна хранится на таких носителях:
Стоит учитывать, что предприятие не может сделать конфиденциальными все без исключения сведения. В основании ПП РФ № 35 от 05.12.1991 г. сказано, какая информация не является секретной.
Так, коммерческую тайну не могут составлять:
Персональная информация, касающаяся, в том числе, доходов сотрудника, не может распространяться без его согласия в соответствии со статьей 3 ФЗ №152 от 27.07.2006. За разглашение таких данных нарушитель может быть уволен по статье 81 ТК (ч. 1, п. 6, пп. «в») при соблюдении работодателем прочих условий, указанных в ФЗ №152 и статьей 193 ТК. Упоминаний о раскрытии коммерческой тайны такой приказ содержать не должен. В противном случае работник на основании жалобы будет восстановлен в должности по решению суда.
Сведения о зарплате в России не являются конфиденциальными. Но в соответствии с законодательством и традициями некоторых иностранных государств информация о зарплате сотрудника не разглашается, в том числе им самим. В Соединенных Штатах Америки такие сведения серьезно охраняют: в кадровых отделах переговоры по трудовым соглашениям проходят в изолированных звуконепроницаемых помещениях.
Кроме того, принимают меры по ограничению коммуникации работников этих отделов с остальным персоналом даже во внерабочие часы. Сами сотрудники письменно обязуются не разглашать данные о своей зарплате.
За счет таких мер решается целый комплекс вопросов: усложняется работа профсоюзов, конкуренция по переманиванию кадров, активность сотрудников по требованиям к администрации.
Дочерние предприятия западных корпораций, работающие в России, действуют примерно так же. Отечественные компании следуют примеру иностранных коллег. В России к прочим целям добавляется стремление скрыть от персонала размер зарплаты замдиректора и приближенных к руководству сотрудников, доходы которых зачастую серьезно отличаются от заработка других работников.
Подобное расширение области коммерческой тайны является в России противозаконным, однако по ряду очевидных причин, как правило, не наказывается. Чтобы обойти закон, руководителю нужно лишь изменить формулировку причины увольнения.
Работодатель, желающий ввести режим КТ, должен установить, какие сведения делать конфиденциальными. Невозможно скрыть всю информацию, поскольку это негативно скажется на производственном процессе. Но и открывать много данных не стоит.
Пример. Если предприятие скроет, что производимые товары успешно продаются в ряде государств, то само пострадает от этого. Если о том, что компания работает на мировом рынке, и ее продукция пользуется спросом, узнают люди, то обязательно заинтересуются товарами производителя, начнут ему доверять и делать покупки — это повысит продажи и доход.
Руководителям важно найти правильный баланс.
Как конкуренты могут получить ценную информацию, составляющую коммерческую тайну
Узнать о работе компании можно законно и незаконно.
Законные способы — получение информации из СМИ, рекламных проспектов компании, материалов пресс-конференций, с выставок. Эти данные специально готовят сотрудники предприятия, и пользоваться ими могут все заинтересованные лица.
Что касается незаконных путей, в этом случае сведения, не предусмотренные для внешних пользователей, получают без согласия руководства с нарушением действующего законодательства. Информация, полученная таким путем, по большей части интересна конкурентам и представителям криминальных структур.
В мире за последние десятилетия 80-90 % информации конкуренты узнают из общедоступных источников: газет, специальных журналов, выставок и т. д. Для этого компании даже прибегают к услугам специалистов, изучающих открытые данные, фильтруют и выбирают нужные.
Получать сведения коммерческой тайны можно разными способами. Журнал «Chemical engineering» опубликовал список из 16 источников:
Преимущества защиты коммерческой тайны
Режим конфиденциальности не гарантирует защиту от намеренных краж. Если конкурирующее предприятие захочет купить клиентскую базу, работник компании сможет ее продать вне зависимости от того, конфиденциальна ли информация.
Режим тайны позволяет понять, какие сведения предприятия секретны, и как их по неосторожности не разгласить.
На первый взгляд, все просто, но ситуации бывают разные:
Если работнику известно, что считается коммерческой тайной, и что с ней нельзя делать, он не разгласит ее.
Договор о неразглашении коммерческой тайны создают по ряду причин. Основная — предотвратить потенциальные убытки компании из-за распространения важных секретных данных.
Помимо этого, руководство стремится:
В случае разглашения сотрудником секретной информации фирма получает компенсацию. Вот на что она может рассчитывать:
Предприятие запрашивает сумму, а количество выплат после разбирательства определяет суд. Для этого фирма должна обосновать размер ущерба, что зачастую сложно. Учитывается лишь фактический ущерб. Если фирма недополучила выгоду в связи с разглашением КТ, она считается упущенной и взысканию не подлежит.
Возможен следующий вариант.
Специалист отдела кадров разослал коллегам таблицу, где указан заработок каждого сотрудника. Таблица разошлась по предприятию. Кто-то решил, что получает недостаточно, и уволился. В результате предприятие потеряло на разглашении заработной платы. Но доказать ущерб здесь трудно. Сотрудник не принесет компании новые заказы, однако это является будущей выгодой.
Если увольнение работника повлекло за собой срыв тендера, и предприятие доказало причинно-следственную связь между распространением секретных данных и уходом специалиста, то получило бы в качестве компенсации сумму договора.
Помимо компенсации, предприятие вправе расторгнуть с сотрудником трудовые отношения. А работник может получить срок.
Недостаточно иметь соглашение о нераспространении секретных данных, чтобы достичь целей введения режима КТ в компании. Необходимо, чтобы каждый работник, располагающий доступом к конфиденциальной информации и подписавший договор о коммерческой тайне, знал о возможных санкциях за раскрытие секретных данных.
Составление перечня сведений, составляющих коммерческую тайну, и способы их защиты
Как разграничить открытую и секретную информацию? Необходимо руководствоваться определенными параметрами.
Помните всегда о потенциальной угрозе для финансовой безопасности компании. Если конкуренты получат секретные данные, предприятию будет нанесен экономический урон. Например, для создания популярного напитка Coca-Cola используется секретная формула, которая составляет коммерческую тайну и обеспечивает компании успешное развитие. Разглашение этой КТ грозит фирме серьезными финансовыми затруднениями.
Учитывайте возможность защиты данных. Если, предположим, сведения не входят в обязательный открытый перечень, установите, можно ли обеспечить их конфиденциальность общими или специальными способами защиты.
Кроме того, важно понимать, целесообразно ли с экономической точки зрения защищать те или иные сведения. Только если распространение или утечка информации нанесет компании серьезный финансовый урон, необходимо обеспечить ее защиту.
Основной документ, регулирующий отношения, связанные с использованием секретных сведений, — устав. В нем прописывается ответственность за разглашение КТ.
Чтобы наиболее эффективно защитить конфиденциальные данные, есть смысл создать и утвердить в компании «Положение о коммерческой тайне», отражающее специфику компании. За основу возьмите действующее законодательство. Необходимо отразить в Положении составляющие коммерческой тайны, определить уровень конфиденциальности сведений, а также указать сотрудников, имеющих доступ к данным той или иной степени секретности.
Обеспечение конфиденциальности сведений как часть работы, направленной на безопасность бизнеса в целом, подразумевает, что возможные противозаконные посягательства могут иметь разную направленность. Поэтому надежный механизм защиты должен предусматривать:
В разных государствах свои приоритетные методы защиты данных. Например, в Германии этот вопрос регулирует законодательство. В США и во Франции компании организуют собственные службы безопасности. В Великобритании действуют договорные обязательства для защиты данных.
Компании в России применяют следующие методы обеспечения конфиденциальности сведений:
1. Введения должности или создания отдела, отвечающего за отнесение определенных сведений к разряду секретных, соблюдение правил доступа и использования информации.
2. Разделения по уровню секретности и организации допуска к конфиденциальным данным исключительно в соответствии с должностью или с разрешения руководителя.
3. Соблюдения действующих правил использования данных; наличия непрерывно функционирующей системы контроля над выполнением правил доступа и использования секретных сведений (контроль может быть визуальным, документальным и т. д.).
Сотрудники бывают как объектами, так и субъектами угроз безопасности деятельности компании. В связи с этим разумно применять превентивные и текущие меры, нацеленные на работу с персоналом. Взаимодействовать с сотрудниками очень важно во избежание распространения работником конфиденциальных данные в корыстных или иных целях. При возникновении такого желания не поможет даже использование самых инновационных средств защиты. По мнению западных специалистов в сфере обеспечения экономической безопасности, сохранность коммерческой тайны на 80 % определяется правильным подбором, расстановкой сотрудников и разъяснительной работой с ними.
Как организовать работу с персоналом для защиты информации, составляющей коммерческую тайну
Стремясь нанести ущерб экономической безопасности компании, конкуренты могут действовать следующим образом:
Для организации защиты конфиденциальных данных компания работает с персоналом, имеющим доступ к КТ, в три основных этапа:
1. Предварительный этап.
Самый ответственный и, следовательно, самый сложный этап. Если берете нового специалиста, чья деятельность предполагает доступ к коммерческой тайне, действуйте по следующему алгоритму.
В первую очередь, основываясь на должностной инструкции и особенностях работы, сформируйте требования к соискателю. Они должны быть как формальными (пол, возраст, образование, опыт работы), так и морально-психологическими. Это поможет понять, какой сотрудник нужен компании, а непосредственно соискателю — определить уровень соответствия требуемым параметрам.
Начинайте подбирать подходящих претендентов на вакансию. Существуют разные способы. Выбирайте те, что снижают вероятность приема на работу недобросовестных сотрудников, действующих по заказу конкурентов или криминальных структур, к минимуму.
Среди этих способов:
Отбирать потенциальных сотрудников из соискателей, обратившихся напрямую в компанию, следует очень осторожно, поскольку это может угрожать экономической безопасности в дальнейшем.
Рекомендуется, особенно при случайном подборе кандидата, запросить информацию с предыдущего места работы, чтобы узнать о морально-деловых качествах и прошлых судимостях человека.
Для составления наиболее полной картины личности соискателя можно прибегнуть к услугам ОВД. Эти структуры предоставляют информацию о наличии либо отсутствии судимости кандидата и о лицах в розыске.
После того как руководитель изучил документы кандидата (личные, документы об образовании, предыдущей должности и опыте работы, а также рекомендации и характеристики), а соискатель ознакомился с требованиями к должности, стороны признают обоюдное соответствие. Далее с кандидатом беседует сотрудник отдела кадров. Соискатель проходит анкетирование, отвечает на вопросы, в том числе профессиональных и психологических тестов. Благодаря психологическому отбору можно не только получить представление о морально-этических качествах человека и понять, насколько он психологически устойчив, но и узнать его потенциальные преступные наклонности и способность хранить тайны.
Если соискатель успешно проходит проверку, и признается его соответствие должности, составляются (подписываются) два документа:
2. Этап работы сотрудника в компании.
Проверку нового сотрудника на предмет соответствия занимаемой должности необходимо начинать с испытательного периода. По окончании этого срока руководство решает, принимать его на постоянную работу или нет.
Устроенный на постоянной основе сотрудник должен ознакомиться с порядком доступа персонала компании к коммерческой тайне. Работник вправе знать их лишь в объеме, необходимом для осуществления собственной деятельности и предусмотренном должностными обязанностями. Превышение сведений будет расцениваться как нарушение обязанностей и угроза безопасности предприятия. Размер перечня определяет руководитель или специальная комиссия. На его основании каждый сотрудник получает доступ к секретным данным в установленном объеме.
За что накажут генерального директора?
Петр Осипов, сооснователь Бизнес Молодости:
«Руководителя назначают на общем собрании владельцев компании. Его полномочия определяют в уставе, обычно — в разделе «О единоличном исполнительном органе». По Трудовому кодексу между руководителем и организацией заключается трудовой договор.
Руководитель несёт полную материальную ответственность, даже если это не было оговорено в трудовом договоре.
Обратите внимание, чтобы в уставе было описано понятие «крупная сделка». Сделки больше определённой суммы должны одобрять владельцы компании. Это снижает ответственность руководителя, и такие решения больше шансов оспорить в суде.
За что наказывают руководителя:
1. Если вы не зарегистрировались как предприниматель или нарушили правила регистрации.
2. Если вы производите, приобретаете, храните или продаёте немаркированный товар, который нужно маркировать (сигареты, лекарства, ювелирные изделия и обувь;
3. Если вы незаконно получили кредит или уклоняетесь от погашения долгов по кредитам.
4. Если вы принуждаете к сделке или отказу от неё.
5. Если вы разглашаете коммерческую тайну.
6. Если вы совершаете неправомерные действия при банкротстве: скрываете сведения об имуществе, его размере и местонахождении; передаёте имущество третьим лицам или уничтожаете его; скрываете, фальсифицируете, уничтожаете бухгалтерские и другие учётные документы.
7. Если вы осуществили фиктивное и преднамеренное банкротство.
8. Если вы уклоняетесь от уплаты налогов и таможенных платежей.
9. Если вы скрываете имущество, за счёт которого должны быть взысканы налоги.
За что придётся возмещать ущерб полном объёме:
За что и как могут оштрафовать:
Руководитель также отвечает за нарушение правил охраны труда, которые привели к вреду здоровью или смерти. Его же могут привлечь к ответственности, если он не обеспечил эти правила в конкретных работах или не устранил нарушения, о которых ему было известно.
Чтобы разобраться подробнее, рекомендуем ознакомиться со статьей 44 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» и статьей 71 Закона «Об акционерных обществах», а также с соответствующими разделами Трудового, Гражданского и Уголовного кодексов. В них многие статьи об ответственности руководителя схожи по смыслу, но отличается масштаб нарушений и взысканий. Поэтому в суде ссылаются на одну из норм, чтобы исключить двойную ответственность.»
Целесообразно для защиты конфиденциальных данных ограничивать физический доступ (перемещение) сотрудников на другие территории, не связанные с их функциональными обязанностями. Особенно это актуально для компаний, располагающих рядом производств (цехами, подразделениями, участками). Для посещения «закрытых» зон требуется разрешение руководства.
Некоторые компании применяют весьма оригинальный метод обеспечения конфиденциальности данных: разбивают однородные данные на отдельные самостоятельные блоки и знакомят персонал лишь с одним из них, благодаря чему сотрудники не могут понять, как обстоят дела в этой области.
Потенциально угрожает экономической безопасности компании. Сотрудник, покинувший компанию, ничем ей не обязан, а потому может разгласить коммерческую тайну и конкурентам, и криминальным структурам. Чтобы минимизировать опасность подобных последствий увольнения, работника предупреждают о запрете использования информации в своих или интересах иных лиц. Кроме того, сотрудник письменно обязуется хранить коммерческую тайну после прекращения трудовых отношений с организацией в течение определенного срока. Иначе все убытки, нанесенные компании в результате распространения секретных данных, могут быть взысканы через суд.
И, наконец, надо отметить, что для обеспечения экономической безопасности компании требуются значительные расходы, а потому одновременное применение всех вышеуказанных методов могут себе позволить лишь крупномасштабные и финансово устойчивые организации.
Меры обеспечения коммерческой тайны при работе с документами
Чаще всего секретные данные содержатся в документации: бумажной или электронной. Вся документация делится на три вида: входящую, исходящую и внутреннюю.
Чтобы обеспечить защиту конфиденциальных сведений, необходимо в первую очередь выявить ту, где содержится ценная для компании коммерческая информация. Далее нужно составить список конфиденциальных документов и ввести уровни секретности данных (или грифы ограничения допуска к документации). Каждому документу присваивается соответствующий гриф.
Список конфиденциальных документов формирует специальная комиссия (в крупных компаниях) или секретарь-референт предприятия. Согласовывают с начальниками подразделений и служб, а затем его утверждает руководитель.
В списке указывают категории сотрудников, имеющих право по должности использовать документы. Гриф ограничения устанавливают на определенный период. В правом верхнем углу титульного (первого) листа каждого документа, отнесенного к тому или иному уровню секретности, должна быть проставлена пометка.
Порядок работы с документацией, составляющей коммерческую тайну, регламентирует специальная инструкция по закрытому делопроизводству. В ней указано, как документировать и работать с секретной информацией.
Инструкция состоит из нескольких разделов.
«Общие положения». Здесь дается определение коммерческой тайне в соответствии с действующим законодательством и нормативно-методическими документами, формулируются цели инструкции, назначаются специалисты или отделы, отвечающие за работу с документацией, относящейся к КТ.
«Документирование деятельности компании, составляющей коммерческую тайну». В этом разделе определяют виды секретной документации, прописывают, как ее нужно разрабатывать и оформлять, а также присваивают грифы ограничения доступа.
«Организация работы с документами». Здесь указывают правила присвоения грифов и работы с документацией, содержащей секретные данные.
Процесс обеспечения сохранности коммерческой тайны осуществляется в соответствии с главными этапами «жизненного цикла» документа, в котором она содержится.
1. Получение (отправление) документации. Документ, поступающий в компанию и содержащий гриф секретных данных, получает исключительно секретарь-референт или инспектор закрытого делопроизводства. Его обязательно нужно зарегистрировать. Затем документ получает руководитель, который назначает непосредственного исполнителя, имеющего допуск к этой категории секретной информации. По тому же алгоритму документ отправляют: сначала идет разработка, затем ознакомление с ним руководителя с последующей подписью, далее — регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.
2. Хранение документации. Все документы, содержащие секретные данные, хранятся в специально предназначенных для этого закрывающихся помещениях, в запертых ящиках, шкафах или столах. Для хранения бумаг, составляющих коммерческую тайну, подходят исключительно металлические сейфы с сигнализацией. Все помещения должны быть опечатаны.
По окончании периода конфиденциальности можно:
3. Использование документации. Характер системы допуска работников, должности которых не предполагают ознакомления с секретной информацией, является разрешительным. Каждую выдачу документации нужно регистрировать (расписываются оба работника: тот, кто берет документ, и кто его выдает) и проверять ход работы (например, оставлять конфиденциальные документы на столе в обеденный перерыв, передавать другим лицам, выносить за пределы служебных помещений запрещено);
4. Уничтожение документа. Конфиденциальную информацию, которая утратила свою практическую пользу и больше не является ценной в правовом, историческом или научном отношении, с истекшим периодом хранения ликвидируют.
Для этого формируют комиссию, состоящую минимум из трех человек, и в ее присутствии уничтожают документы. Далее участники комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажную документацию сжигают, дробят, превращают в бесформенную массу. Что касается магнитных и фото-носителей, их сжигают, дробят, плавят и т. д.
Чтобы контролировать хранение и использование документов, содержащих секретные данные, проводятся проверки. Они могут осуществляться как регулярно (каждую неделю, месяц, год), так и в выборочном, случайном порядке. При выявлении нарушений составляют акт и принимают меры, позволяющие в будущем избежать подобных ситуаций.
Контролировать необходимо не только документы, в которых содержится коммерческая тайна предприятия, но и бумаги с печатями, бланки и штампы.
Особенно тщательно следует охранять бланки строгой отчетности с номером (серией), зарегистрированные одним из установленных методов, с особым режимом использования.
Как ввести на предприятии режим коммерческой тайны
Чтобы установить в компании правовой режим коммерческой тайны, необходимо соблюдать требования, предусмотренные ФЗ «О коммерческой тайне». Если этого не сделать, в случае рассмотрения конкретного дела суд не признает существующий режим таковым.
Доступ к секретной информации обязательно отражают в трудовых договорах с персоналом, в гражданских соглашениях с контрагентами, которым разглашает коммерческую тайну ее носитель.
Задача носителя коммерческой тайны — доказать, что секретная информация ценна для компании, и ее распространение напрямую связано с вероятным финансовым ущербом или упущенной прибылью.
Чтобы ввести в организацию режим КТ, руководство утверждает «Положение о коммерческой тайне», определив перечень сведений, которые охватывает такой режим, а также сотрудников, имеющих доступ.
В положении отражается следующая информация:
«Положение о коммерческой тайне» начинает действовать после утверждения приказом руководства компании. В нем расписываются все сотрудники, должности которых предполагают работу с секретными сведениями. Сформированное положение следует время от времени обновлять и вносить коррективы с учетом законодательных изменений и преобразования бизнес-процессов.
Условие о нераспространении конфиденциальных данных является обязательным в трудовом договоре. Необходимо, чтобы оно отражалось при составлении трудового соглашения с новым кандидатом (ч. 4 ст. 57 ТК РФ). Если доступ к секретным данным получают сотрудники, давно работающие в компании, с ними заключают дополнительное или специальное соглашение о коммерческой тайне (ч. 3 ст. 57 ТК РФ).
Сведения о работе с конфиденциальной информацией должны быть отражены в должностной инструкции и личной карточке сотрудника в разделе «Дополнительные сведения».
Перечень данных необходимо размещать на носителях с пометкой «Коммерческая тайна». Там же должны быть проставлены реквизиты обладателя (полное наименование юридического лица, ФИО граждан, их месторасположение).
В трудовые и гражданские соглашения вносят соответствующие коррективы. Принимают меры, пресекающие незаконный доступ к сведениям, образующим коммерческую тайну и упорядочивающие санкционированный.
Персонал компании должен знать, чем грозит разглашение коммерческой тайны. Работники осведомлены о последствиях за распространение секретных данных, ознакомлены с перечнем информации.
Данные регистров бухучета коммерческого предприятия автоматически относятся к режиму коммерческой тайны и не предполагают оформления, если внутренний документ или закон не устанавливает для них иной порядок доступа. Введение режима КТ не может преследовать противозаконные или аморальные цели.
Режим коммерческой тайны на предприятии считается установленным, когда должным образом оформлены соответствующие документы.
Документация с конфиденциальной информацией:
Во избежание недоразумений на документах, где содержится коммерческая тайна организации, проставляются штампы.
Ответственность за разглашение коммерческой тайны
За разглашение коммерческой тайны российское законодательство предусматривает все виды правовой ответственности. Вне зависимости от них (или в дополнение) в отношении виновного применяют санкции в рамках материальной ответственности. Но в реальной жизни эти законы использовать сложно в связи с несовершенством методик доказательства нанесенного ущерба, его взаимосвязи с распространением коммерческой тайны, определения законности отнесения сведений, уровня вины лиц, отвечающих за неразглашение.
Кроме того, Федеральный закон «О коммерческой тайне» (ст.6) обязует компании беспрекословно предоставлять секретную информацию неопределенному кругу государственных органов и ОМС.
А статья 19.7 КоАП предусматривает штрафы в размере от 100 рублей до 5 тыс. рублей за отказ о предоставления таких сведений.
После передачи конфиденциальной информации в вышеуказанные органы предотвратить и доказать их утечку заинтересованным конкурентам невозможно, не говоря уже о привлечении не только чиновников, но и простых граждан к ответственности.
Руководители организаций лишь увольняют нарушителей. Однако и это с успехом удается оспаривать в суде («Разъяснение Пленума ВС от 17.03.2004 N 2 п. 43»).
Иностранные предприятия тратят миллионы долларов на защиту конфиденциальных данных, что позволяет экономить миллиарды. В России такая деятельность пока на начальном этапе своего развития. О прецедентах строгих приговоров в этой сфере ничего не известно. Законодательные нормы, охраняющие КТ, и правоприменительную практику нужно совершенствовать.