перечень сведений о подписчике для юридических лиц образец заполнения
Издание сертификата ЮЛ
МЕНЮ РАЗДЕЛА ГОССУОК
Порядок издания сертификата юридического лица
В случае оплаты услуги Удостоверяющего центра иной организацией или индивидуальным предпринимателем за Подписчика — в регистрационный центр необходимо представить документ, подтверждающий основание оплаты (договор перевода долга, договор уступки требования, договор займа, иной документ, подтверждающий взаимоотношение сторон), в платежном поручении также необходимо указать УНП третьего лица.
Перечень документов при издании сертификата
для руководителя организации
документ, удостоверяющий личность, в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь (для иностранных граждан, имеющих документ, удостоверяющий личность, без русскоязычного представления персональных данных, необходимо представить его нотариально заверенный перевод на русском языке);
перечень сведений о Подписчике для юридических лиц, подписанный руководителем юридического лица и заверенный печатью;
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
копия документа, подтверждающего полномочия руководителя на момент получения услуги (выписку из приказа и т.п.), заверенную печатью организации;
копия свидетельства о государственной регистрации (во избежание выпуска сертификата открытого ключа на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Потребителе и последующей перерегистрации за счет Потребителя, рекомендуем наряду с указанными выше документами представлять данный документ);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
для руководителя обособленного подразделения юридического лица (филиала)
документ, удостоверяющий личность, в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь (для иностранных граждан, имеющих документ, удостоверяющий личность, без русскоязычного представления персональных данных, необходимо представить его нотариально заверенный перевод на русском языке);
доверенность, выданную руководителю обособленного подразделения руководителем юридического лица (головной организации) (ч.3 п.3 ст.51 Гражданского кодекса Республики Беларусь);
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
перечень сведений о Подписчике для юридических лиц, подписанный руководителем обособленного подразделения и заверенный печатью;
копия извещения о присвоении УНП либо копию положения об обособленном подразделении (во избежание выпуска сертификата открытого ключа на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующей перерегистрации за счет Подписчике, рекомендуем наряду с указанными выше документами представлять данный документ);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
для уполномоченного представителя юридического лица
документ, удостоверяющий личность, в соответствии с законодательством Республики Беларусь (для иностранных граждан, имеющих документ, удостоверяющий личность, без русскоязычного представления персональных данных, необходимо представить его нотариально заверенный перевод на русском языке);
перечень сведений о Подписчике для юридических лиц, подписанный руководителем юридического лица и заверенный печатью;
доверенность, оформленную в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
копия свидетельства о государственной регистрации (во избежание выпуска сертификата открытого ключа на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Потребителе и последующей перерегистрации за счет Потребителя, рекомендуем наряду с указанными выше документами представлять данный документ);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
для уполномоченного представителя обособленного подразделения юридического лица (филиала)
документ, удостоверяющий личность, в соответствии с законодательством Республики Беларусь (для иностранных граждан, имеющих документ, удостоверяющий личность, без русскоязычного представления персональных данных, необходимо представить его нотариально заверенный перевод на русском языке);
перечень сведений о Подписчике для юридических лиц, подписанный руководителем обособленного подразделения и заверенный печатью;
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
доверенность, оформленную в соответствии с законодательством Республики Беларусь:
выданную руководителем юридического лица (головной организации) (п.5 ст. 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь) либо выданную руководителем обособленного подразделения в порядке передоверия (при наличии такого права) или нотариально удостоверенную (ст. 188 Гражданского кодекса Республики Беларусь);
копия извещения о присвоении УНП либо копию положения об обособленном подразделении (во избежание выпуска сертификата открытого ключа на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Потребителе и последующей перерегистрации за счет Потребителя, рекомендуем наряду с указанными выше документами представлять данный документ);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
для индивидуального предпринимателя, нотариуса, адвоката
документ, удостоверяющий личность (для иностранных граждан, имеющих документ, удостоверяющий личность, без русскоязычного представления персональных данных, необходимо представить его нотариально заверенный перевод на русском языке);
копия свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
перечень сведений о Подписчике, заполненный и подписанный индивидуальным предпринимателем и заверенный печатью(при наличии печати);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
для доверенного лица индивидуального предпринимателя
документ, удостоверяющий личность, в соответствии с законодательством Республики Беларусь (для иностранных граждан, имеющих документ, удостоверяющий личность, без русскоязычного представления персональных данных, необходимо представить его нотариально заверенный перевод на русском языке);
доверенность (оригинал) на представление интересов индивидуального предпринимателя;
копия свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
перечень сведений о Подписчике, заполненный и подписанный индивидуальным предпринимателем и заверенный печатью (при наличии печати);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
Работы, проводимые в регистрационном центре
проверка представленных Подписчиком документов на предмет подлинности (в отношении паспорта), корректности заполнения (в отношении перечня сведений о Подписчике и оплаты услуг Удостоверяющего центра (в отношении платежного поручения);
идентификация Подписчика согласно представленным паспортным данным;
внесение работником регистрационного центра в соответствующие реестры Удостоверяющего центра информации о Подписчике (согласно представленному перечню сведений о Подписчике – Приложению к Договору);
подписание Сторонами Договора;
передача Потребителю специального носителя ключевой информации, на котором Подписчиком, либо, с его согласия – работником регистрационного центра, — генерируется личный ключ электронной цифровой подписи;
выпуск Удостоверяющим центром сертификата открытого ключа, соответствующего сгенерированному личному ключу электронной цифровой подписи Подписчика;
передача Подписчику реквизитов доступа к Облачному хранилищу сертификатов, в котором располагается программное обеспечение, необходимое для работы в инфраструктуре открытых ключей, и изданные Подписчику сертификаты;
подписание обеими Сторонами Акта оказанных услуг, оригинала счета-фактуры.
* В случае оплаты услуги Удостоверяющего центра иной организацией или индивидуальным предпринимателем за Подписчика — в регистрационный центр необходимо представить документ, подтверждающий основание оплаты (договор перевода долга, договор исполнения обязательства третьим лицом, договор займа, иной документ подтверждающий взаимоотношение сторон), в платежном поручении также необходимо указать УНП третьего лица.
Обновление данных сертификата ЮЛ
МЕНЮ РАЗДЕЛА ГОССУОК
Порядок обновления данных сертификата
Обновление данных сертификата Подписчика Удостоверяющим центром проводится только в период действия сертификата открытого ключа Подписчика.
При получении услуги обновления данных сертификата Подписчика без выдачи носителя ключевой информации необходимо иметь при себе носитель ключевой информации (средство электронной цифровой подписи).
Причины, по которым может понадобиться обновление данных сертификата
выход из строя носителя ключевой информации Подписчика;
при изменении данных, влияющих на содержание сертификата открытого ключа Подписчика — данные указаны в Перечне сведений о Подписчике;
утрата Подписчиком пароля доступа к контейнеру личного ключа на носителе ключевой информации;
утрата (порча) Подписчиком личного ключа;
компрометация личного ключа Подписчика;
компрометация личного ключа Удостоверяющего центра;
личное желание Подписчика.
Порядок обновления данных сертификата Подписчика
1. Подписчиком должны быть изучены Регламент и Политика применения сертификатов, приняты все их требования и положения.
2. В соответствии с действующим на момент оказания услуги Прейскурантом тарифов на электронные услуги, оказываемые республиканским унитарным предприятием «Национальный центр электронных услуг», Подписчик оплачивает услуги на основании счета-фактуры.
В случае оплаты услуги Удостоверяющего центра иной организацией или индивидуальным предпринимателем за Подписчика — в регистрационный центр необходимо представить документ, подтверждающий основание оплаты (договор перевода долга, договор уступки требования, договор займа, иной документ, подтверждающий взаимоотношение сторон), в платежном поручении также необходимо указать УНП третьего лица.
Перечень документов при проведении обновления данных сертификата
для руководителя организации
документ, удостоверяющий личность, в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь;
перечень сведений о Подписчике для юридических лиц, подписанный руководителем юридического лица и заверенный печатью;
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
копия документа, подтверждающего полномочия руководителя на момент получения услуги (выписку из приказа и т.п.), заверенную печатью организации;
копия свидетельства о государственной регистрации (во избежание выпуска сертификата открытого ключа на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Потребителе и последующей перерегистрации за счет Потребителя, рекомендуем наряду с указанными выше документами представлять данный документ);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
для руководителя обособленного подразделения юридического лица (филиала)
документ, удостоверяющий личность, в соответствии с действующим законодательством Республики Беларусь;
доверенность, выданную руководителю обособленного подразделения руководителем юридического лица (головной организации) (ч.3 п.3 ст.51 Гражданского кодекса Республики Беларусь);
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
перечень сведений о Подписчике для юридических лиц, подписанный руководителем обособленного подразделения и заверенный печатью;
копия извещения о присвоении УНП либо копию положения об обособленном подразделении (во избежание выпуска сертификата открытого ключа на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующей перерегистрации за счет Подписчике, рекомендуем наряду с указанными выше документами представлять данный документ);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
для уполномоченного представителя юридического лица
документ, удостоверяющий личность, в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
перечень сведений о Подписчике для юридических лиц, подписанный руководителем юридического лица и заверенный печатью;
доверенность, оформленную в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
копия свидетельства о государственной регистрации (во избежание выпуска сертификата открытого ключа на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Потребителе и последующей перерегистрации за счет Потребителя, рекомендуем наряду с указанными выше документами представлять данный документ);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
для уполномоченного представителя обособленного подразделения юридического лица (филиала)
документ, удостоверяющий личность, в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
перечень сведений о Подписчике для юридических лиц, подписанный руководителем обособленного подразделения и заверенный печатью;
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
доверенность, оформленную в соответствии с законодательством Республики Беларусь:
выданную руководителем юридического лица (головной организации) (п.5 ст. 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь) либо выданную руководителем обособленного подразделения в порядке передоверия (при наличии такого права) или нотариально удостоверенную (ст. 188 Гражданского кодекса Республики Беларусь);
копия извещения о присвоении УНП либо копию положения об обособленном подразделении (во избежание выпуска сертификата открытого ключа на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Потребителе и последующей перерегистрации за счет Потребителя, рекомендуем наряду с указанными выше документами представлять данный документ);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
для индивидуального предпринимателя, нотариуса, адвоката
документ, удостоверяющий личность;
копия свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
перечень сведений о Подписчике, заполненный и подписанный индивидуальным предпринимателем и заверенный печатью(при наличии печати);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
для доверенного лица индивидуального предпринимателя
документ, удостоверяющий личность, в соответствии с законодательством Республики Беларусь;
доверенность (оригинал) на представление интересов индивидуального предпринимателя;
копия свидетельства о государственной регистрации индивидуального предпринимателя;
копия документа, подтверждающего оплату услуги;
перечень сведений о Подписчике, заполненный и подписанный индивидуальным предпринимателем и заверенный печатью (при наличии печати);
копия извещения о постановке на учет, подтверждающая учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенная в соответствии с законодательством Республики Беларусь
*При получении Подписчиком электронных услуг РУЦ с изданием дополнительного АС для работы с системами ФСЗН, а также по изданию базового атрибутного сертификата на 1 (2, 3) год(а) необходимо представлять копию извещения о постановке на учет, подтверждающую учетный номер плательщика в органе ФСЗН, заверенную в соответствии с законодательством Республики Беларусь (во избежание издания СОК на основании недостоверных (ошибочных) сведений о Подписчике и последующего обновления данных СОК за счет Подписчика).
Учетный номер плательщика в органе ФСЗН должен содержать 9 символов.
Работы, проводимые в регистрационном центре
проверка представленных Подписчиком документов на предмет подлинности (в отношении паспорта), корректности заполнения (в отношении перечня сведений о Подписчике и оплаты услуг Удостоверяющего центра (в отношении платежного поручения);
отзыв старого сертификата открытого ключа Абонента;
идентификация Подписчика согласно представленным паспортным данным;
корректировка работником регистрационного центра в соответствующих реестрах Удостоверяющего центра информации о Подписчике (согласно представленному перечню сведений о Подписчике – Приложению к Договору);
подписание Сторонами Дополнительного соглашения;
генерируется личный ключ электронной цифровой подписи;
выпуск Удостоверяющим центром сертификата открытого ключа, соответствующего сгенерированному личному ключу электронной цифровой подписи Подписчика;
передача Подписчику реквизитов доступа к Облачному хранилищу сертификатов, в котором располагается программное обеспечение, необходимое для работы в инфраструктуре открытых ключей, и изданные Подписчику сертификаты;
подписание обеими Сторонами Акта оказанных услуг, оригинала счета-фактуры.
ЭЦП: применяем новшества правильно
Вячеслав Носевич
В настоящее время большинство организаций сталкивается в своей работе с электронными документами, т.е. документами, подписанными ЭЦП. Их создание и хранение вызывает ряд сложностей. С 18.02.2019 вступили в силу изменения в Закон об электронном документе. Разобраться в деталях помогает Вячеслав Леонидович Носевич, директор БелНИЦЭД, кандидат исторических наук.
Кто может быть владельцем личного ключа ЭЦП, при помощи которого создается ЭЦП?
Владельцем личного ключа ЭЦП, как и ранее, может быть:
Отметим, что прежде на практике в сертификате указывались реквизиты организации и паспортные данные конкретного работника, который непосредственно получал открытый ключ ЭЦП. Однако использовать такой ключ в работе мог совсем другой сотрудник или даже несколько. Поэтому было непонятно, соблюдается ли владельцем открытого ключа ЭЦП обязанность по сохранению его в тайне. С одной стороны, все лица, получившие доступ к ключу, являются сотрудниками организации (можно предположить, что тайна ключа не выходит за пределы организации). С другой стороны, в сертификате значатся данные конкретного сотрудника, а пользоваться ключом может не только он.
Таким образом, перечень владельцев личного ключа ЭЦП не изменился. Вместе с тем законодатель четко разграничил статус его владельцев.
Что такое атрибутный сертификат?
Обратите внимание!
Одно и то же лицо может быть владельцем нескольких атрибутных сертификатов .
Атрибутный сертификат в целях информирования всех заинтересованных лиц о том, кто праве подписывать документы от имени организации (физлица), подлежит распространению :
— владельцем открытого ключа;
— организацией или физлицом, от имени которых другому физлицу предоставляются полномочия, информация о которых содержится в этом атрибутном сертификате.
Атрибутный сертификат можно будет использовать в целях передачи полномочий кому-то из сотрудников (главному бухгалтеру и т.д.) для подписания электронных документов от имени организации. Предполагается, что впоследствии он станет обязательным для пользователей ряда государственных информационных систем.
Атрибутный сертификат можно отозвать. Когда владельцу сертификата следует это сделать?
Законодательством не установлен перечень случаев, когда возникает такая обязанность. Вместе с тем следует отметить следующее. Атрибутный сертификат, как мы указывали выше, является своего рода доверенностью, подтверждающей предоставление работнику организации (физлицу) тех или иных полномочий. На основании этого можно сделать вывод, что владельцем такого сертификата является не физлицо, полномочия которого им определяются, а организация, от имени которой он выдан. Именно она и должна позаботиться об отзыве сертификата.
Отозвать атрибутный сертификат необходимо в случае увольнения (перевода, изменения должностных обязанностей) работника, которому он был выдан. Срок действия атрибутного сертификата может быть также приостановлен на период пребывания работника в отпуске. На это время активируется атрибутный сертификат работника, который его заменяет.
На заметку
Одной из обязанностей поставщика услуг является ведение списков отозванных атрибутных сертификатов. Данные списки будут размещаться на сайте РУП «Национальный центр электронных услуг».
Владельцем личного ключа ЭЦП является организация. В каких случаях она может применять ЭЦП?
Когда владельцем личного ключа является организация, ЭЦП применяется :
— в качестве аналога оттиска печати организации.
На заметку
Для носителя, на котором записан личный ключ, используемый в качестве аналога оттиска печати организации, целесообразно в локальном документе определить (как это делается для обычных печатей):
— место хранения;
— порядок применения;
— работника, ответственного за применение.
Разрабатывая данный документ, стоит учитывать степень защиты носителя. Если он не очень надежный, то при смене ответственного работника целесообразно осуществлять и смену личного ключа;
— совместно с ЭЦП, владельцем личного ключа которой является физлицо, при отсутствии атрибутного сертификата. В данном случае ЭЦП организации будет подтверждать полномочия физлица;
— для создания и (или) подписания электронных документов посредством автоматизированных информационных систем (АИС) без участия физлица. Таким способом могут подписываться, например, электронные квитанции, уведомления о доставке писем, счета к оплате и иные документы, которые АИС генерирует автоматически по заранее установленным правилам;
— в иных случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь.
Физлицо является владельцем личного ключа ЭЦП. В каких случаях оно может использовать ЭЦП от имени организации, в которой работает?
Пример
Бухгалтер является владельцем личного ключа ЭЦП. Он имеет два места работы — основное и по внешнему совместительству. Для подтверждения его полномочий как представителя данных организаций помимо его ЭЦП на документах проставляется ЭЦП организаций;
— полномочия данного физлица (работника) должны быть подтверждены атрибутным сертификатом (ч. 6 ст. 22 Закона об электронном документе).
Пример
В организацию на работу был принят главный бухгалтер. У него имеется личный ключ ЭЦП с еще действующим сертификатом открытого ключа. Чтобы подтвердить полномочия главного бухгалтера действовать от имени данной организации, она получила атрибутный сертификат.
Таким образом, на электронные документы переносится практика ведения традиционного делопроизводства. То есть должностное лицо подписывает документы при помощи своего личного ключа ЭЦП, а организация подтверждает полномочия данного должностного лица при помощи личного ключа ЭЦП организации или атрибутного сертификата.
У ЭЦП появилась новая функция. В чем она заключается?
Обратите внимание!
Хранение электронных копий документов на бумажном носителе должно осуществляться в том же порядке, что и хранение электронных документов. То есть в соответствии с законодательством данные документы должны формироваться в дела и храниться в течение установленных сроков с учетом их особенностей .
На практике может возникнуть необходимость представить электронный документ на бумажном носителе
(в законодательстве это звучит как форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе).
В данном случае электронный документ распечатывают и удостоверяют в установленном порядке.
Что собой представляет копия электронного документа и как ее удостоверить?
Ранее допускалось только два варианта удостоверения таких копий:
— организацией, имеющей соответствующую лицензию (на практике таковой признавалась лицензия, выдаваемая удостоверяющему центру).
Теперь возможности расширены. Бумажную копию сможет удостоверить организация:
создавшая электронный документ, бумажная копия которого подлежит удостоверению;
получившая такой документ от другой организации посредством межведомственных информационных систем.
На заметку
Вместе с тем для регламентации порядка удостоверения копии электронного документа потребуется внести изменения в Положение N 1086.