переход на электронные счета фактуры
Новый счёт-фактура с 1 июля 2021 года
Вместе с введением национальной системы прослеживаемости товаров 1 июля особенности выставления счетов-фактур будут закреплены на законодательном уровне.
Все изменения касательно них изложены в Федеральном законе от 9 ноября 2020 г. № 371-ФЗ.
Выставлять счета-фактуры при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, нужно будет только в электронном виде, исключая экспорт и сделки с физическими лицами.
Новые обязательные реквизиты с 1 июля 2021 года
Национальная система прослеживаемости товаров
Эксперимент по прослеживаемости импортных товаров проводился в стране с 1 июля по 31 декабря 2020 года. Для того чтобы обеспечивать его функционирование, в Налоговый Кодекс вносят соответствующие поправки, например :
Национальная система прослеживаемости товаров выходит из экспериментальной фазы и вводится в стране на законодательном уровне. С ней и связано введение новых обязательных реквизитов.
Реквизиты, связанные с системой прослеживаемости
Эксперимент показал, что именно нужно включать в систему прослеживаемости к моменту её внесения в Налоговый Кодекс. Таким образом, обязательными реквизитами для заполнения станут:
Те же самые правила касаются не только основных счетов-фактур, но и корректировочных.
Когда нужно оформлять счёт-фактуру
Счёт-фактура оформляется каждый раз при реализации товаров и услуг, если они признаются объектом налогообложения. Эти нормы установлены в п. 3 ст. 169 НК РФ, исключения перечислены в ст. 149 НК РФ.
С 1 июля 2021 года в п. 3 ст. 169 НК РФ будут внесены правки. Сейчас во время реализации товаров или услуг лицам, которые не платят НДС, по обоюдному письменному согласию документ можно не оформлять. 1 июля в том же пункте будет уточнено, что операции с прослеживаемыми товарами будут являться исключением и по письменному согласию избежать составления документа будет нельзя.
Важно : с 1 июля оформление счёта-фактуры по операциям с товарами, подлежащими прослеживаемости, станет обязательной процедурой.
Как заполнить счёт-фактуру в 2021 году
Определение реализации дано в ст. 39 НК РФ — передача товар, работ и услуг на возмездной основе. При реализации товаров или услуг, облагаемых налогом на добавленную стоимость, возникает обязательство выставления счетов-фактур — документов, удостоверяющих фактическую отгрузку товаров, выполнения работы или оказания услуг.
Форма счёта-фактуры
Форма документа утверждена в Приложении № 1 Постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. N 1137. После подписей руководителя и главного бухгалтера или перед таблицей можно добавлять новые строки с реквизитами, если есть такая необходимость (письмо ФНС от 18.07.2012 № ЕД-4-3/11915).
Изменить можно и табличную часть документа — добавить новые строки и столбцы в конце. Изначальная последовательность граф при этом нарушена быть не должна (письма Минфина от 24.11.2015 № 03-07-09/68169 и ФНС от 17.08.2016 № СД-4-3/15094).
Формат представления
Оформлять документ можно в бумажном или электронном виде. Однако, при реализации товаров, подлежащих прослеживаемости, счёт-фактуру нужно составлять в электронном виде. Исключением является экспорт и сделки с физическими лицами.
Счёт-фактуру можно заполнить не только от руки или на компьютере, но и комбинированно — совмещая оба этих формата.
Важно : чтобы передать покупателю документ в электронном формате, нужно получить его согласие.
Счета-фактуры в электронном виде выставляются в соответствии с приказом Минфина от 10.11.2015 № 174н, где описан порядок их выставления и получения. Сама же форма электронного счёта-фактуры утверждена Приказом ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820.
Электронный документ должен быть заверен квалифицированной электронной подписью. « Астрал-ЭТ » — надёжная подпись, которая подходит не только для электронного документооборота, но и для работы на госпорталах и участия в торгах. С помощью «Астрал-ЭТ» можно подписывать любые отчётные документы.
Как нужно заполнять
При заполнении счёта-фактуры нужно руководствоваться Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Документ можно разделить на три части: строки, таблица и часть для подписей. В первой части 13 строк для заполнения, во второй, табличной части, — 14 граф. В представленной ниже таблице что нужно заполнять в отдельных строках и графах счёта-фактуры.
В нижней части документа свои подписи оставляют руководитель организации, главный бухгалтер и индивидуальный предприниматель. При наличии доверенности, подписать документ может любое уполномоченное лицо.
При реализации товара, подлежащего прослеживаемости, в таблицу нужно будет добавлять соответствующие графы.
В счёте-фактуре на реализацию товаров заполняются номер документа и дата его оформления (1, 1а), сведения о продавце и покупателе (2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б), сведения о грузоотправителе и грузополучателе (3, 4), сведения об оплате и валюте (5, 7), сведения о государственных заказах (8). В табличной части заполняются сведения о товаре.
В строке 5 ставится прочерк, если не было предоплаты, либо если аванс получен в натуральной форме или в день отгрузки. Строка 8 не заполняется, если товар предоставлен не по государственному контракту.
В табличной части прочерки ставятся там, где в отдельных случаях не требуется ничего указывать, например, графы 10, 10а и 11 таблицы заполняются только при реализации иностранных товаров.
В счёте-фактуре на выполнение работ или оказание услуг заполняются номер документа и дата его оформления (1, 1а), сведения о продавце и покупателе (2, 2а, 2б, 6, 6а, 6б), сведения об оплате и валюте (5, 7), сведения о государственных заказах (8). Не заполняются строки 3 и 4.
В табличной части не заполняются графы 10. 10а и 11, а в графах 2, 2а, 3 и 4 указываются сведения только, если у услуг или работ есть цена за единицу измерения. Все остальные графы таблицы заполняются в общем порядке.
Особенности электронных счетов-фактур в 2021 году
О переходе на электронные счета-фактуры
Не утонуть в наш стремительный век в огромном потоке информации и бумаг помогают технические средства и современные форматы документов. В связи с этим для работающих с НДС лиц все более актуальными становятся электронные счета-фактуры.
ВАЖНО! При продаже прослеживаемых товаров другим организациям и ИП надо выставлять электронные счета-фактуры. Покупатели обязаны их принимать через оператора ЭДО, даже если они не являются плательщиками НДС (ст. 169 НК РФ).
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде подробно описан в готовом решении от «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в материал.
Чтобы перейти на применение электронных счетов-фактур, необходимо:
Если все эти шаги выполнены, можно приступать к работе с электронными счетами-фактурами.
Как работать с электронными счетами-фактурами
Получить или отправить электронные счета-фактуры (ЭСФ) можно только в том случае, если все 3 стороны (покупатель, продавец, оператор ЭДО) одновременно могут в этом участвовать, технические средства в порядке и есть доступ к интернету. Порядок работы с ЭСФ утвержден приказом Минфина № 174н.
При этом продавцу нужно сформировать, подписать и отправить ЭСФ, затем дождаться от покупателя извещения о его получении. Покупателю требуется после получения ЭСФ не только оформить это извещение, но и подтвердить оператору получение ЭСФ. У оператора особая функция: он обеспечивает доставку ЭСФ, организует проверку соответствия установленным форматам и фиксирует даты его отправки и получения.
ВАЖНО! ЭСФ оформляется только в одном (!) экземпляре, и подписать его может только одно уполномоченное лицо (п. 6 ст. 169 НК).
Важно учесть! Рекомендация от КонсультантПлюс:
Электронные счета-фактуры храните в электронном виде. Распечатывать их на бумаге не нужно (Письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079@). Вместе с электронными счетами-фактурами вы должны хранить документы и информацию. (подробнее смотрите в К+, получив бесплатный демо-доступ к системе К+).
Образец электронного счета-фактуры
Электронный счет-фактура представляет собой файл, содержащий определенный набор реквизитов. Перечень этих реквизитов такой же, как у документа на бумаге, то есть установленный ст. 169 НК РФ. Физического носителя информации у электронного счета-фактуры нет. Например, хранить ЭСФ можно в электронном виде, не распечатывая его на бумагу. Поэтому представить образец электронного счета-фактуры в каком-то графическом виде или в виде документа вряд ли получится.
В крайнем случае, говоря об образце электронного счета-фактуры, можно подразумевать визуальное воспроизведение алгоритма его формирования в соответствующей программе. Проще говоря, картинку с набором полей для заполнения. А она будет зависеть от интерфейса используемого вами ПО. Универсальной такой картинки (образца электронного счета-фактуры), к сожалению, нет.
Достоинства и недостатки электронных счетов-фактур
В результате автоматической обработки ЭСФ сокращается время проверки и обнаружения в них ошибок, плюс отпадает необходимость распечатки и доставки контрагенту бумажного счета-фактуры. Кроме того, при запросе контролерами счетов-фактур для проверки ЭСФ можно передать по ТКС — копировать их и заверять при этом, как в случае с бумажными документами, не требуется (письмо ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871). Все это можно отнести к преимуществам ЭСФ.
Но есть и недостатки. Так, если отсутствует доступ к Интернету или случается сбой в работе автоматизированных систем сторон сделки или оператора, извещения о получении этого документа не формируется, а сам ЭСФ не считается выставленным (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н). В этом случае продавец будет вынужден оформить бумажный счет-фактуру.
ВАЖНО! Выставить ЭСФ задним числом не получится, т.к. все даты (и выставления, и получения) фиксирует оператор (пп. 1.10 и 1.11 порядка, утв. приказом № 174н), который является независимой третьей стороной в обороте ЭСФ.
Итоги
Электронный счет-фактура позволяет сэкономить время и средства, так как мгновенно доставляется контрагенту по каналам связи и не требует бумажной распечатки. При этом формируется только одни экземпляр этого документа за подписью только одного уполномоченного лица. Однако если технические средства связи подведут, придется вернуться к бумажному варианту счета-фактуры.
Электронные счета-фактуры станут обязательными для прослеживаемых товаров
С 1 июля 2021 года в России вводится национальная система прослеживаемости — заканчивается двухгодичный добровольный эксперимент. Участникам оборота понадобится настроить отправку и прием электронных счетов-фактур или первичных документов для неплательщиков НДС.
Зачем нужна прослеживаемость товаров
Система прослеживаемости — еще один инструмент контроля над перемещением товара, наряду с маркировкой. Система будет действовать как внутри страны, так и между государствами на территории Евразийского экономического союза (ЕАЭС). К международному соглашению подключились Армения, Беларусь, Киргизия и Казахстан. С помощью механизма прослеживаемости страны-участники хотят ликвидировать серый импорт, исключить ввоз контрафакта, повысить собираемость налогов и таможенных платежей. Национальная система прослеживаемости дополняет существующие виды надзора. К налоговому и таможенному контролю добавится также контроль оборота товаров.
Чем прослеживаемость отличается от маркировки
Основные отличия двух систем контроля перемещения товара:
Планируется, что с 1 января 2023 года передача сведений по прослеживаемости в ФНС будет происходить в режиме реального времени. Электронные документы, содержащие РНПТ, оператор ЭДО будет направлять в ФНС. Как и при маркировке, данные будут передаваться при подписании с двух сторон.
У кого появятся новые обязанности
Прослеживаемость коснется импортеров, а также всех участников товарооборота, которые перепродают, передают, утилизируют, конфискуют и вывозят продукцию из страны. Новые обязанности появятся у организаций и ИП, независимо от системы налогообложения. Налогоплательщики должны будут сдавать в ФНС ежеквартальный отчет об операциях с прослеживаемыми товарами, а также уведомления об остатках, о вывозе в страны ЕАЭС или ввозе из них. Документы нужно передавать в налоговые органы в электронном виде. Формы документов и правила их заполнения вы найдете в письме ФНС России от 14.04.2021 № ЕА-4-15/5042@.
Как выставлять и принимать счета-фактуры
Федеральный закон от 09.11.2020 № 371-ФЗ внес правки в Налоговый кодекс РФ. С 1 июля организации обязаны выставлять электронные счета-фактуры, в том числе корректировочные, по всем операциям, подлежащим прослеживаемости, кроме:
Покупатели обязаны обеспечить прием электронных счетов-фактур с 1 июля. Электронные счета-фактуры обязательны, даже если организация не является плательщиком НДС.
Для работы с прослеживаемыми товарами в файлах документов (счетов-фактур или первичных документов) надо будет заполнять дополнительные реквизиты: регистрационный номер партии товара (РНПТ), единица измерения и количество прослеживаемого товара. В системе ЭДО Контур.Диадок уже сейчас можно вносить специальные реквизиты в перечисленные электронные документы. Их визуализации будут доработаны в сервисе к 1 июля.
Как подготовиться к прослеживаемости
Если организация работает с прослеживаемыми товарами, следует перейти на партионный учет и начать вести справочник номенклатур в программе учета. Для обмена электронными счетами-фактурами необходимо наладить ЭДО с контрагентами.
Сергей Киселев
Эксперт сервиса Контур.Диадок
Прежде всего проанализируйте список ваших поставщиков и покупателей и определите готовность каждого из них к переходу на ЭДО. Если контрагент уже работает в системе ЭДО, отправьте приглашение к обмену электронными документами. С клиентами других операторов ЭДО начните настраивать роуминг. Тем, кто ведет документооборот на бумаге, расскажите о необходимости перейти на новые технологии. С 1 июля продажу и покупку прослеживаемого товара обязательно оформлять в электронном виде. Уже в октябре при подготовке налоговых деклараций нужно учитывать новые требования и при запросе ФНС представлять электронные документы, содержащие специальные реквизиты.
Какие товары подлежат прослеживаемости
Окончательный список в разработке. Пока участники оборота ориентируются на печень товаров, утвержденный для добровольного эксперимента Постановлением Правительства Российской Федерации от 25.06.2019 № 807:
Новые счета‑фактуры, декларации и регистры по НДС
С 1 июля действуют новые формы счетов-фактур, деклараций и регистров по НДС. Применять их должны все, но тем, кто не ведёт операций с прослеживаемыми товарами, указывать новые реквизиты не нужно. Разберёмся с изменениями.
Счета-фактуры
Новые счета-фактуры утверждены постановлением Правительства от 02.04.2021 № 534. В основном изменения касаются только организаций и предпринимателей, которые работают с прослеживаемыми товарами, но есть и общие изменения.
Образец нового счёта-фактуры с 1 июля 2021 года
Изменения для всех
В шапке появилась строка 5а, в которой указываются реквизиты (номер и дата составления) документа на отгрузку, на основании которого составлен счёт-фактура. Это могут быть товарная накладная, акт оказанных услуг, УПД и т.д.
Отдельную графу 1 вводят для порядкового номера записи. Наименование товаров теперь указывается в графе 1а, а код по ТН ВЭД ЕАЭС — в графе 1б.
Графа 1 связана со строкой 5а. Документ об отгрузке соотносится с конкретными порядковым номером записи в счёте-фактуре. Например, если счёт-фактура составлен на товар по нескольким товарным накладным (сводный счёт-фактура), то в графе 5а будут указываться порядковые номера строк из счёта-фактуры, которые относятся к конкретной накладной. Разделять документы надо через точку с запятой.
Пример. Документ об отгрузке: № п/п 1-5 N 35 от 5.07.2021; № п/п 6-10 N 42 от 5.07.2021. Если это УПД, то указываем диапазон всех порядковых номеров строк из табличной части с реквизитами документа.
Строка 5а может в определенных случаях не заполняться (например при авансах), и по формату она не является обязательной. Но при отгрузке товаров (выполнении работ) данную строку необходимо заполнить.
Изменения для участников системы прослеживаемости
Для налогоплательщиков, которые работают с прослеживаемыми товарами, изменений больше. У них есть обязанность заполнять дополнительные графы в табличной части.
Графа 11 изменила название на «Регистрационный номер декларации на товары или регистрационный номер партии товаров, подлежащих прослеживаемости» (ранее называлась «Регистрационный номер таможенной декларации». Она заполняется одним из двух реквизитов:
В одном документе могут быть собраны сведения как по прослеживаемым, так и не по прослеживаемым товарам.
В графы 12 и 12а заносится единица измерения товара. Она определяется по ОКЕИ. В графу 13 — количество товара, подлежащего прослеживаемости, в соответствующих единицах измерения.
Для большинства прослеживаемых товаров показатели граф 2, 2а и 12, 12а будут совпадать. Но так как у прослеживаемых товаров с одинаковым наименованием, единицей измерения и ценой могут быть различные РНПТ, в форме счёта-фактуры можно составить к одной строке счёта-фактуры несколько подстрок граф 11–13. Именно поэтому графы 12 и 13 выделены отдельно от граф 2 и 3.
Пример заполнения с несколькими партиями одного товара:
Корректировочный счёт-фактура тоже изменился:
Ошибки в счетах-фактурах, если они допущены в реквизитах прослеживаемости, не будут влиять на право получить налоговые вычеты по НДС. Но так как товары находятся на контроле ФНС, в этом случае велика вероятность получения требований из инспекции по предоставлению пояснений.
Электронный обмен счетами-фактурами
Продажу и покупку прослеживаемых товаров для перепродажи надо оформлять именно электронными счетами-фактурами и обмениваться ими через операторов ЭДО. Это касается и корректировочных документов (п. 1 ст. 169 НК РФ). Исключения предусмотрены в следующих случаях:
Регистры и декларация по НДС
За III квартал 2021 года декларацию по НДС надо сдавать по новой форме (постановление Правительства от 02.04.2021 № 534). В неё поменяли штрих-коды, а в разделы 8, 9, 10 и 11 добавили новые строки для реквизитов прослеживаемости. Аналогичные изменения внесли в журналы учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книгу покупок и книгу продаж.
Вот список новых строк:
В регистры по НДС эти данные переносятся из первичных и корректировочных счетов-фактур, а в декларацию уже из самих регистров.
В письме от 05.05.2021 N ЕА-4-15/6251@ ФНС опубликовала временные новые форматы книги покупок, книги продаж, журналов учёта счетов-фактур. В них включены реквизиты для заполнения необходимых данных для участников системы прослеживания.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Самые важные статьи на почту раз в месяц
Здравствуйте,
Поясните пожалуйста более подробно заполнение графы 11. Во всех образцах в форме счет-фактуры по графам 11-13 указываются 3 строки, при этом заполнены или одна строка, две остальные пустые, или 2 строки заполнены, одна пустая. Но всегда три строки. Где можно посмотреть образцы заполнения или правила заполнения в следующих случаях:
У вас получилось понять причину ошибки, сейчас строка отображается корректно?
В форме упд нумерация колонок не соответствует. 1 и 1а и 1 б.
сейчас А) п/п, 1 ) наименование и 1а) код
а должно быть 1) п/п, 1а ) наименование и 1б) код
Добрый день. Наша организация оказывает услуги, используем УСН 6%, поэтому оформляем клиентам УПД статус «2» (т.е. без счёта-фактуры). Правильно ли я понимаю, что:
— графу 5а можно не заполнять?
— графы 12, 12а, 13 в нашем УПД могут не присутствовать вообще?
Вот их обоснование:
«Постановление Правительства РФ от 2 апреля 2021 г. N 534 внесло изменения в печатную форму счета-фактуры, т.е. визуальное отображение необходимых полей документа, применяемой при документообороте на бумаге. Важно понимать, что печатная форма электронного документа — это не юридически значимый документ, а всего лишь его визуализация, чтобы пользователям было удобно с ним работать. Приказы ФНС, которые утверждают форматы электронных документов, не содержат требований к их визуализации. Это значит, что оператор может визуализировать документ по своему усмотрению.
Форматы электронных УПД и УКД утверждены Приказом ФНС России от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820@ и Приказом ФНС от 13.04.2016 № ММВ-7-15/189@, Приказом ФНС РФ от 12.10.2020 N ЕД-7-26/736@, соответственно. Сервис ЭДО передает УПД и УКД в соответствии с требованиями данных приказов. Формат электронного документа описывает требования к XML файлам при передаче по телекоммуникационным каналам связи.
Исходя из вышеизложенного, а также по причине скорого закрытия сервиса ЭДО, доработка печатных форм УПД и УКД не планируется.»
Порядок работы с электронными счетами-фактурами с 1 июля 2021 года
Порядок работы с электронными счетами-фактурами изменяется с 01.07.2021. Новый порядок утвержден приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме, утв. приказом Минфина России от 10.11.2015 № 174н, утрачивает силу. Рассмотрим изменения подробнее.
Электронные счета-фактуры при реализации прослеживаемого товара
В настоящее время счета-фактуры оформляются в бумажной или электронной форме. Причем в электронной форме они составляются, только если стороны договорились об этом и у них есть технические возможности для их приема и обработки (п. 1 ст. 169 НК РФ).
С 01.07.2021 счета-фактуры (в т. ч. корректировочные) при реализации прослеживаемых товаров нужно составлять только в электронной форме. Исключения представляют следующие операции с прослеживаемыми товарами (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 09.11.2020 № 371-ФЗ):
реализация физическим лицам для личных, семейных, домашних и иных нужд, не связанных с предпринимательской деятельностью;
реализация плательщикам налога на профессиональный доход;
реализация и перемещение товара с территории РФ при экспорте (реэкспорте);
Эти правила нашли свое отражение в новом приказе (п. 4 Порядка). В связи с этим организации и предприниматели, реализующие и приобретающие прослеживаемые товары, должны обеспечить возможность работы с электронными счетами-фактурами (в т. ч. корректировочными) через оператора электронного документооборота (ЭДО).
Как подключиться к 1С-ЭДО, см. на сайте 1С-ЭДО (доступна видеоинструкция).
Зашифрованные электронные счета-фактуры
Действующий порядок (утв. Приказом № 174н) допускает составление счетов-фактур как в зашифрованном, так и в незашифрованном виде. Если сейчас нет четких правил, то с 01.07.2021 не допускаются зашифрованные счета-фактуры, если (п. 7 Порядка):
нормативными правовыми актами запрещено шифрование информации счетов-фактур;
счет-фактура выставляется по прослеживаемым товарам и содержит регистрационные номера партии товара. Это новый реквизит счета-фактуры, который появится с 01.07.2021;
по договору с продавцом или покупателем оператор ЭДО проверяет электронные счета-фактуры, в том числе на соответствие утвержденному формату.
Механизм отправки-получения электронных счетов-фактур
Порядок направления, получения счетов-фактур через операторов ЭДО более детально прописан, он практически не изменился (п.п. 11-24 Порядка). Из новшеств можно выделить следующее:
продавец и покупатель не должны формировать дополнительный служебный документ-извещение о получении подтверждения оператора ЭДО;
продавец, выставляющий счет-фактуру, не должен проверять действительность усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) лица, уполномоченного его подписывать;
оператор ЭДО по договору с продавцом может проверять правильность электронного счета-фактуры и его подписи (условия такой проверки оговариваются в договоре) и в случае отрицательного результата направлять в адрес продавца сообщение об ошибке.
От редакции. На сайте 1С:ИТС см. также видеозапись лекции «Система прослеживаемости товаров: законодательство и отражение в программе «1С:Бухгалтерия 8» с участием представителя ФНС России и эксперта 1С.