переплаты и неположенные выплаты заработной платы квалифицируются как
Энциклопедия решений. Учет выявленных переплат и неположенных выплат (для бюджетной сферы)
Учет выявленных переплат и неположенных выплат (для госсектора)
ГАРАНТ:
Материал могут применять казенные, бюджетные и автономные учреждения, органы государственной власти (местного самоуправления) и другие организации госсектора
Переплаты и неположенные выплаты могут возникнуть, в частности, вследствие:
— неправомерных действий работника;
— неправильного применения трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (например, при оплате работы в выходные и праздничные дни, при определении среднего заработка для расчета сумм отпускных и других выплат);
— ошибок в приказах о приеме, увольнении, переводе, убытии в отпуск (командировку) работника, а также ошибок в табелях учета рабочего времени;
— несвоевременного представления (непредставления) должностными лицами и работником в бухгалтерию документов, служащих основанием для начисления различных выплат;
— нарушений в применении оснований для установления и порядка начисления надбавок и доплат;
— оплаты за фактически не отработанное время.
Осуществление организацией госсектора переплат и неположенных выплат не всегда рассматривается органами финансового контроля (аудита) в качестве нецелевого использования бюджетных средств. А вот факт нанесения ущерба публично-правовому образованию (учреждению) в данном случае, как правило, отражается в материалах, составляемых по итогам контрольного мероприятия. Соответственно, в случае выявления переплат и неположенных выплат в организации госсектора должны быть проведены следующие мероприятия:
1) выявление причин, повлекших нарушение;
2) установления виновных лиц и точных сумм ущерба;
3) принятие мер к максимально возможному возмещению ущерба.
В зависимости от конкретных обстоятельств руководителем организации госсектора в связи с выявлением переплат и неположенных выплат могут быть приняты следующие решения:
1) об удержании суммы ущерба из доходов получателя выплаты или о добровольном возмещении ущерба получателем выплаты;
2) об отнесении в бюджетном или автономном учреждении суммы переплаты (неположенной выплаты) на расходы по приносящей доход деятельности;
3) о возмещении суммы ущерба виновными лицами, в т.ч. о начале претензионной работы по сумме ущерба.
Возможно одновременное применение сразу нескольких из перечисленных выше вариантов. Например, часть расходов может быть возмещена сотрудником, получившим выплату, а другая часть может быть отнесена на расходы бюджетного (автономного) учреждения по приносящей доход деятельности.
Примечание
Если возместить ущерб перечисленными выше способами не получилось, то в учреждении в общеустановленном порядке принимается решение о списании дебиторской задолженности, безнадежной ко взысканию.
Детальный порядок отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с возмещением переплат и неположенных выплат физическим лицам (в т.ч. по заработной плате), действующими нормативными правовыми актами не определен. Следовательно, этот порядок может быть разработан организацией госсектора самостоятельно и утвержден в составе учетной политики (см. образец) (п. 6 Инструкции N 157н).
Корректировка методом «Красное сторно»
Применение способа «Красное сторно» в целях корректировки необоснованно произведенного начисления в порядке, предусмотренном п. 18 Инструкции N 157н, в соответствии с положениями ст. 137 ТК РФ возможно при одновременном выполнении следующих условий:
— переплата (неположенная выплата) является следствием счетной ошибки;
— решение об удержании принято работодателем не позднее 1 месяца со дня начисления неположенной выплаты;
— получено согласие работника, уведомленного о перерасчете, на удержание суммы переплаты из будущих начислений по оплате труда.
Согласия работника не требуется в случае удержания из заработной платы при его увольнении до окончания того рабочего года, в счет которого работник уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска.
В остальных случаях при невыполнении хотя бы одного из перечисленных условий корректировка начислений способом «Красное сторно» не допускается.
Внимание
По смыслу ст. 137 ТК РФ удержания для погашения задолженности работодателю производятся только из заработной платы. Удерживать с этой целью часть сумм, выплачиваемых за рамками трудовых отношений (например, из причитающегося работнику пособия по временной нетрудоспособности), нельзя.
После корректировки начислений по заработной плате способом «Красное сторно» образовавшуюся на счете 302 11 дебиторскую задолженность надо перенести в дебет счета 206 11 «Расчеты по оплате труда» (см., в частности, п. 80 Инструкции N 162н, п. 1.1.5 Приложения к письму от 30.12.2015 NN 02-07-07/77754, 07-04-05/02-919). В случае начала претензионной работы по данной задолженности, в том числе в случае увольнения работника, ее надо будет учесть уже по дебету счета 209 30 «Расчеты по компенсации затрат» (п. 4 письма Минфина России от 09.11.2016 N 02-06-10/65506).
Примечание
После возврата получателем суммы переплаты (неположенной выплаты), в т.ч. путем удержания этой суммы из его доходов, ранее произведенная выплата не может признаваться объектом обложения страховыми взносами, поскольку факт выплаты уже отсутствует (п. 1 ст. 420 НК РФ, ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ*(1), ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ). Соответственно, корреспонденции по начислению взносов на обязательное социальное страхование на сумму переплаты (неположенной выплаты) должны быть сторнированы.
Удержание переплат (неположенных выплат) из начислений по заработной плате, отражаемых по подстатье 211 КОСГУ и соответствующему элементу КВР, в бухгалтерском учете организации госсектора отражается в качестве некассовой операции и по своей сути является восстановлением кассовых расходов по тем статьям (подстатьям) КОСГУ и КВР, по которым были выявлены переплаты (неположенные выплаты).
При направлении бюджетным или автономным учреждением средств от приносящей доход деятельности на погашение обязательств, принятых по другим видам финобеспечения, в учете отражается изменение показателей по внутренним расчетам с использованием счета 304 06 «Расчеты с прочими кредиторами» и восстановление кассовых расходов по соответствующей подстатье группы КОСГУ 200 (см., в частности, п. 281 Инструкции N 157н).
По истечении установленного срока для принятия решения об удержании неположенной выплаты, являющейся следствием счетной ошибки, а также в случаях, если переплата (неположенная выплата) не является следствием счетной ошибки, независимо от наличия согласия получателя такой выплаты на удержание ее из заработной платы, в учетных регистрах отражается начисление доходов с использованием счета 0 209 30 000 «Расчеты по компенсации затрат» (п.п. 220, 221 Инструкции N 157н). Увеличение доходов и признание дебиторской задолженности желательно отражать в момент принятия в учреждении решения об истребовании средств в счет возмещения ущерба:
— в сумме, которую физические лица согласились возместить добровольно;
— в сумме, которую согласно действующему законодательству (по заключению юридической службы) организация госсектора вправе истребовать у виновных лиц.
Поступление денежных средств в счет возмещения ущерба, нанесенного переплатой (неположенной выплатой), отражается в качестве поступления доходов по коду КОСГУ 130.
*(1) С 1 января 2017 года отношения, связанные с исчислением и уплатой страховых взносов на обязательные пенсионное страхование, социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, медицинское страхование, а также отношения, возникающие в процессе осуществления контроля за исчислением и уплатой (перечислением) страховых взносов и привлечения к ответственности за нарушение законодательства РФ о страховых взносах, регулируются главой 34 НК РФ «Страховые взносы». С этой даты Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ утрачивает силу.
Переплатили зарплату сотруднику – что делать
pereplatili_zarplatu_sotrudniku_-_chto_delat.jpg
Похожие публикации
Работодатель переплатил зарплату – что делать? Сначала надо разобраться в причинах ошибки, от этого зависит дальнейший алгоритм действий бухгалтера. В ст. 137 ТК РФ перечислены ситуации, в которых работодатель наделяется правом удерживать излишне выплаченные средства:
Переплатили зарплату – что делать
При обнаружении переплаты по заработной плате работодатель может простить ее либо договориться с сотрудником о добровольном возврате средств или удержании из зарплаты либо о зачете переплаты при следующей выплате. В случае отказа работника взыскание денег возможно только через суд. Если переплата возникла по одной из причин, оговоренных в ст. 137 ТК РФ, например, в результате счетной ошибки, наниматель должен следовать следующему алгоритму действий:
Когда переплатили зарплату, что делать бухгалтеру и работодателю, если ошибка допущена по вине расчетчика:
В ситуациях, когда бухгалтерия переплатила зарплату и сотрудник согласен на возврат денег в полной сумме, сумма переплаты может быть не только удержана, но и зачтена при следующей выплате. Зачет переплаты осуществляется по письменному заявлению сотрудника.
Например, работодатель выплатил аванс, а позже выяснилось, что работник по факту не отработал полученные средства, так как ушел на больничный или оформил отпуск за свой счет. В такой ситуации возникает переплата, которую может обнулить, если при начислении зарплаты за следующий месяц произвести выплату за минусом излишне выплаченной суммы.
Переплатили зарплату уволенному сотруднику – что делать
При выявлении переплат уволенному работнику работодатель, как и в случае с продолжающим трудиться сотрудником, составляет акт об излишне выплаченных суммах, но произвести удержание из зарплаты при этом будет уже невозможно, т.к. трудовой договор расторгнут.
В ситуации когда работнику переплатили зарплату, при увольнении и получении расчета это не было учтено и выяснилось уже позднее, бывшим работодателем оформляется уведомление с предложением о добровольном возмещении средств бывшим сотрудником. Если физическое лицо с этим не согласно и возвращать переплату отказывается, вопрос переходит в стадию судебного урегулирования. Основанием для составления искового заявления работодателем служит ст. 1102 ГК РФ, в соответствии с которой суммы неосновательного обогащения должны быть возвращены (при условии, что присутствует счетная ошибка или недобросовестность со стороны бывшего работника – п. 3 ст. 1109 ГК РФ).
Переплатили зарплату – что делать с НДФЛ и страхвзносами
При возврате переплаты у сотрудника меняется в меньшую сторону сумма начисленного дохода, что приводит к уменьшению налогооблагаемой базы, а значит уменьшается и сумма удержанного налога.
Если сумма переплаты уже была отражена в отчете 6-НДФЛ, сданном в налоговый орган, надо откорректировать отчет:
Переплата возникнет также по страховым взносам, если они были начислены на ее сумму, поэтому необходимые корректировки следует внести в формы РСВ и 4-ФСС. Излишне уплаченные взносы можно зачесть в счет будущих платежей или вернуть на счет страхователя-работодателя в соответствии со ст. 78 НК РФ и ст. 26.12 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998.
Если работник откажется возвращать переплату и суд признает его правоту, переплат по уплаченному НДФЛ и страхвзносам не возникнет и корректировки в налоговом учете работодателю не потребуются.
Что делать, если работнику переплатили зарплату: проводки
Пример 1
Работнику при согласии нанимателя предоставлен отпуск авансом. Отпускные начислены в сумме 18 000 руб., налог удержан и перечислен в бюджет в размере 2340 руб., в итоге работнику переведено на карту 15 660 руб. После отпуска сотрудник уволился без отработки, сумма переплаты отпускных возвращена им на счет работодателя в добровольном порядке.
В учете будет составлен следующий комплекс проводок:
Пример 2
Условия прежние – переплата отпускных за неотработанный период, но бывший работник отказался возвращать переплату добровольно и возврат денег осуществлен через суд. В этом случае производятся следующие операции:
Пример 3
Условия аналогичны примеру 2, но суд выиграл работник, и возмещение по переплате работодателем не получено. В этом случае сторнированию подлежит только сумма начисленных отпускных, а переплата списывается на прочие расходы:
Пример 4
Проводки в учете будут следующими:
Остаток переплаты в сумме 522 руб. (4350 – 3828) будет удержан работодателем из зарплаты сотрудника за март.
Полные тексты нормативных документов в актуальной редакции вы всегда сможете посмотреть в КонсультантПлюс.
Энциклопедия решений. НДФЛ и страховые взносы при недоплатах и переплатах заработной платы работникам (для бюджетной сферы)
НДФЛ и страховые взносы при недоплатах и переплатах заработной платы работникам (для бюджетной сферы)
Смотрите в этом материале:
Недоплата заработной платы работнику учреждения
Недоплата заработной платы может быть результатом счетной ошибки или, например, следствием невключения в расчет положенных надбавок. В любом случае недоплаты заработной платы следует провести перерасчет. Это обусловлено требованиями трудового законодательства.
В соответствии со ст. 21 ТК РФ право на своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии с квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы является одним из основных прав работника. В свою очередь, одной из основных обязанностей работодателя является обязанность выплачивать в полном размере причитающуюся работникам заработную плату в сроки, установленные в соответствии с Трудовым кодексом РФ, коллективным договором, правилами внутреннего трудового распорядка организации, трудовым договором (ст. 22 ТК РФ). Следовательно, в случае, когда обнаружена ошибка, повлекшая начисление заработной платы в меньшем размере, работник имеет право потребовать доначисления и выплаты всей невыплаченной ему суммы, а работодатель обязан удовлетворить это требование.
Статья 392 ТК РФ предусматривает, что за разрешением индивидуального трудового спора о невыплате или неполной выплате заработной платы работник имеет право обратиться в суд в течение одного года со дня установленного срока ее выплаты, в том числе в случае неполной выплаты заработной платы, причитающейся работнику.
При нарушении установленного срока выплаты заработной платы или других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) При неполной выплате в установленный срок заработной платы и (или) других выплат, причитающихся работнику, размер процентов (денежной компенсации) исчисляется из фактически не выплаченных в срок сумм. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя (ст. 236 ТК РФ).
За нарушение срока выплаты зарплаты предусмотрена также дисциплинарная (ст. 192, ст. 195 ТК РФ), административная (ч. 6 и ч. 7 ст. 5.27 КоАП РФ) и уголовная (ст. 145.1 УК РФ) ответственность.
Основанием для перерасчета является в зависимости от ситуации либо приказ руководителя учреждения, либо акт проверки, либо судебное решение.
Начисление и уплата НДФЛ при доначислении заработной платы работнику учреждения
Налоговый агент исчисляет сумму НДФЛ на дату фактического получения дохода, определяемую в соответствии со ст. 223 НК РФ (п. 3 ст. 226 НК РФ). При получении дохода в виде оплаты труда датой фактического получения налогоплательщиком такого дохода признается последний день месяца, за который ему был начислен доход за выполненные трудовые обязанности в соответствии с трудовым договором (п. 2 ст. 223 НК РФ). Исключений, в том числе при перерасчете заработной платы за прошлые периоды, из этого правила не предусмотрено. То есть при выявлении недоплаты заработной платы и ее перерасчете доход считается полученным в последний день месяца, за который производится перерасчет. Такой вывод согласуется с общей нормой: при обнаружении ошибок (искажений) в исчислении налоговой базы, относящихся к прошлым налоговым (отчетным) периодам, в текущем налоговом (отчетном) периоде перерасчет налоговой базы и суммы налога производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения) (п.п. 1, 4 ст. 54 НК РФ).
Представление уточненной отчетности по НДФЛ при доначислении заработной платы работнику учреждения
При обнаружении налоговым агентом в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению или завышению суммы НДФЛ, подлежащей перечислению, налоговый агент обязан внести необходимые изменения и представить в налоговый орган уточненный расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ, письмо ФНС России от 24.04.2019 N БС-3-11/4119@).
Если перерасчет заработной платы проводится за прошлые налоговые периоды, то учреждению необходимо представить в налоговый орган уточненные сведения в виде корректирующей справки по форме 2-НДФЛ (п. 1.18 Приложения 2 к приказу ФНС России от 02.10.2018 N ММВ-7-11/566@). При представлении корректирующей справки взамен ранее представленной в поле «Номер справки» указывается номер ранее представленной справки (п. 2.5 Приложения 2 к приказу ФНС России N ММВ-7-11/566@).
Кроме того, учреждению надо сдать уточненные Расчеты по форме 6-НДФЛ, при этом уточнению подлежит только раздел 1 расчета по форме 6-НДФЛ (письма ФНС России от 25.01.2017 N БС-4-11/1250@, от 15.12.2016 N БС-4-11/24062@).
Доходы в виде компенсации за нарушение срока выплаты заработной платы не облагаются НДФЛ и не подлежат отражению в расчете по форме 6-НДФЛ (письмо ФНС России от 11.04.2019 N БС-4-11/6839@).
Начисление и уплата страховых взносов при доначислении заработной платы работнику учреждения
В течение расчетного периода по итогам каждого календарного месяца плательщики производят исчисление и уплату страховых взносов исходя из базы для исчисления страховых взносов с начала расчетного периода до окончания соответствующего календарного месяца и тарифов страховых взносов за вычетом сумм страховых взносов, исчисленных с начала расчетного периода по предшествующий календарный месяц включительно (п. 1 ст. 431 НК РФ). Сумма страховых взносов, исчисленная для уплаты за календарный месяц, подлежит уплате в срок не позднее 15-го числа следующего календарного месяца (п. 3 ст. 431 НК РФ). Следовательно, в случае перерасчета и доначисления заработной платы или какой-либо из ее составляющих за прошедшие расчетные периоды, у учреждения возникает обязанность исчислить и уплатить страховые взносы.
Исходя из положений п. 1, 6 ст. 54 НК РФ, при обнаружении ошибок (искажений) в определении базы для исчисления страховых взносов, относящихся к прошлым расчетным (отчетным) периодам, в текущем расчетном (отчетном) периоде перерасчет базы для исчисления страховых взносов и суммы страховых взносов производится за период, в котором были совершены указанные ошибки (искажения).
При обнаружении плательщиком в поданном им в налоговый орган расчете по страховым взносам факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы взноса, подлежащей уплате, плательщик обязан внести необходимые изменения в расчет и представить в налоговый орган уточненный расчет по страховым взносам (п. 1, п. 7 ст. 81 НК РФ, п. 1.2 Порядка заполнения РСВ, утв. приказом ФНС России 18.09.2019 N ММВ-7-11/470). При этом в расчете по страховым взносам за текущий расчетный (отчетный) период сумма произведенного перерасчета за предшествующий отчетный (расчетный) период не отражается (письма ФНС России от 31.01.2019 N БС-4-11/1583@, от 05.03.2018 N ГД-4-11/4193@).
Кроме того, подача уточненных РСВ необходима в целях правильного отражения страхового стажа работника и формирования обязательств фондов по выплате страховых возмещений (в том числе при назначении пенсии).
Так как в результате внесения исправлений потребуется доплатить взносы, то в этом случае осуществить такую доплату необходимо до подачи уточнений. В этом случае необходимо также уплатить соответствующую сумму пеней (пп. 1 п. 4 ст. 81 НК РФ). Если этого не сделать, в карточке РСБ автоматически отразится недоимка, что может послужить основанием для привлечения к ответственности по ст. 122 НК РФ.
Подробнее о представлении уточненного расчета по страховым взносам см. здесь.
Переплаты заработной платы и неположенные выплаты работнику учреждения
Переплаты заработной платы и неположенные выплаты могут возникнуть вследствие:
— неправомерных действий работника;
— неправильного применения трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права (например, при оплате работы в выходные и праздничные дни, при определении среднего заработка для расчета сумм отпускных и других выплат);
— ошибок в приказах о приеме, увольнении, переводе, убытии в отпуск (командировку) работника, а также ошибок в табелях учета рабочего времени;
— нарушений в применении оснований для установления и порядка начисления надбавок и доплат;
— оплаты за фактически не отработанное время.
Однако заработная плата, излишне выплаченная работнику, не может быть с него взыскана, за исключением случаев (часть четвертая ст. 137 ТК РФ):
— если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда или простое;
— если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом.
В зависимости от конкретных обстоятельств руководителем организации бюджетной сферы в связи с выявлением переплат и неположенных (необоснованных) выплат могут быть приняты следующие решения:
1) об удержании суммы ущерба из доходов получателя выплаты или о добровольном возмещении ущерба получателем выплаты;
2) об отнесении в бюджетном или автономном учреждении суммы переплаты (неположенной выплаты) на расходы по приносящей доход деятельности;
3) о возмещении суммы ущерба виновными лицами, в т.ч. о начале претензионной работы по сумме ущерба.
Возможно одновременное применение сразу нескольких из перечисленных выше вариантов. Например, часть расходов может быть возмещена сотрудником, получившим выплату, а другая часть может быть отнесена на расходы бюджетного (автономного) учреждения по приносящей доход деятельности.
НДФЛ при удержании или возмещении работником учреждения переплат заработной платы и неположенных выплат
Если заработная плата была выплачена в большем размере, удержанный налоговым агентом с этой суммы НДФЛ и уплата налога за счет дохода, выплаченного работнику. Однако если работник возвращает сумму переплаты, то получается, что НДФЛ с нее фактически уплачен за счет налогового агента (п. 9 ст. 226 НК РФ, письмо ФНС России от 06.02.2017 N ГД-4-8/2085@).
При обнаружении налоговым агентом в поданном им в налоговый орган расчете факта неотражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих в том числе к завышению суммы НДФЛ, подлежащей перечислению, налоговый агент обязан внести необходимые изменения и представить в налоговый орган уточненный расчет (п. 6 ст. 81 НК РФ).
При перерасчете суммы заработной платы и НДФЛ в разделе 1 уточненного расчета по форме 6-НДФЛ, в частности по строке 070, отражаются итоговые суммы с учетом произведенного перерасчета (письма ФНС России от 03.09.2019 N БС-4-11/17598@, от 24.05.2016 N БС-4-11/9248).
Возврат работником излишне выплаченной заработной или неположенных выплат или удержание этих сумм могут быть отражены в разделе 2 расчета по форме 6-НДФЛ в периоде возврата (удержания) путем уменьшения суммы фактически выплаченного дохода на сумму возвращенных работником средств (строка 130), а также суммы удержанного налога (строка 140).
После возврата работником или удержания из заработной платы излишне выплаченных средств возникает переплата по НДФЛ. Эта сумма налога будет являться излишне уплаченной за счет средств налогового агента.
Сумма излишне уплаченного налога подлежит возврату по заявлению налогового агента (п.п. 6, 14 ст. 78 НК РФ). Кроме того, возможен зачет суммы излишне уплаченного налога в счет предстоящих платежей по этому или иным налогам, а также погашения недоимки (п.п. 4, 5, 14 ст. 78 НК РФ).
Страховые взносы при удержании или возмещении работником учреждения переплат заработной платы и неположенных выплат
При обнаружении плательщиком в поданном им в налоговый орган Расчете недостоверных сведений, а также ошибок, не приводящих к занижению суммы страховых взносов, подлежащих уплате, плательщик вправе внести необходимые изменения в Расчет и представить в налоговый орган уточненный Расчет (п. 1, 7 ст. 81 НК РФ, п. 1.2 Порядка заполнения РСВ, утв. приказом ФНС России 18.09.2019 N ММВ-7-11/470). То есть у учреждения нет обязанности подачи уточненных расчетов по страховых взносам. Но не подавая уточненные расчеты, учреждение лишается возможности вернуть суммы излишне уплаченных страховых взносов. Образовавшаяся по уточненным РСВ переплата страховых взносов может быть возвращена или зачтена в порядке, предусмотренном ст. 78 НК РФ с учетом особенностей, установленных п.п. 1.1, 6.1 этой статьи.
Подробнее о зачете (возврате) сумм излишне уплаченных страховых взносов см. здесь.
Раздел 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» включается только в отношении тех физических лиц, по которым произошли изменения (п. 1.2 Порядка заполнения РСВ).
В расчете за текущий отчетный период не отражается сумма произведенного перерасчета за предшествующий период, отрицательные значения при заполнении показателей строк РСВ не предусмотрены (письмо ФНС России от 24.08.2017 N БС-4-11/16793@).