письмо на оформление пропуска на территорию образец
Письмо о допуске сотрудников на объект
Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.
Составные части письма
Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.
После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:
Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.
Сотрудники
Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.
В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.
Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.
Допуск
Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:
Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.
Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.
Исключения из правил
Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:
Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.
Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.
Нарушения
В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.
Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.
Приказ о пропускном режиме в организации
Приказ о пропускном режиме в организации ─ это официальное распоряжение директора, составленное в письменной форме. Он подразумевает вход либо выход на территорию компании, организации, фирмы или предприятия по специальным пропускам через КПП, который полностью исключает бесконтрольный вход или выход, передвижение через него товарно-материальных ценностей.
Зачем вводить такой режим
Организация вводит пропускной режим для того, чтобы:
Что же касается вопроса о том, кто несет ответственность за пропускной режим, то эта функция целиком ложится на начальника службы охраны.
Сведения, которые должны быть отображены в приказе
В приказе должно содержаться следующее:
К приказу обязательно должен прилагаться дополнительный документ «Положение о пропускном режиме», который состоит из трех частей:
Требования, которые необходимо соблюдать при заполнении документа
Во время составления приказа надо соблюдать следующие требования:
Ошибки, которые допускаются во время заполнения документа
Чаще всего, заполняя приказ, специалист может допустить такие ошибки:
Как исправить допущенные ошибки
Если в документе была обнаружена ошибка, то необходимо выполнить следующее:
Заключение
Итак, введение пропускного режима в организации (это особенно касается тех, кто работает с информацией, которая не подлежит разглашению) является обязанностью директора.
Чтобы пропускной режим заработал и начал приносить плоды, директору необходимо создать все необходимые условия, провести беседу с рабочим персоналом и определить тех, кто будет нести за это ответственность. Самое главное, чтобы вся эта деятельность осуществлялась в соответствии с нормативными правовыми актами.
Организация, работающая с секретными сведениями, должна иметь службу охраны и безопасности, которая не только охраняет секретную информацию, но и контролирует рабочий персонал, имеющий к ней допуск. А еще служба охраны и безопасности осуществляет контроль за соблюдением и обеспечением выполнения установленных правил и предписаний организации. Таким образом, пропускной режим помогает организации своевременно пресекать любые негативные явления и обеспечивать безопасность гостей, персонала и сохранность материальных ценностей.
Образцы документов для оформления пропусков сотрудников
Уважаемые руководители предприятий и организаций!
Если ваше предприятие (организация) имеют основания для продолжения работы в период действия режима повышенной готовности на территории Брянской области, просим в кратчайшие сроки предоставить в Советскую районную администрацию города Брянска следующие документы:
1. Письмо на имя Главы Брянской городской администрации Макарова А.Н. с обоснованием необходимости предоставления пропусков сотрудникам.
2. Список работников.
3. Заполненные формы пропусков с подписью руководителя организации и печатью организации.
4. Два экземпляра расписки о передаче документов.
Документы будут приниматься и выдаваться в Советской районной администрации города Брянска (г. Брянск, ул. Карла Маркса, д. 10) с 9.00 до 16.00 ежедневно (перерыв с 13.00 до 14.00), исключая выходные дни.
Специальный пропуск автоматически продлевается и является действующим до окончания режима повышенной готовности.
Образцы документов по ссылкам ниже:
ВНИМАНИЕ! НАСТОЯТЕЛЬНО РЕКОМЕНДУЕМ ДЛЯ УПРОЩЕНИЯ И УСКОРЕНИЯ ПРОЦЕССА ПОЛУЧЕНИЯ ПРОПУСКОВ:
При предоставлении документов для оформление пропусков проверьте обоснованность подачи заявки. Ваша организация на законных основаниях должна заниматься той деятельностью, на которую не распространяется ограничения, действующие при режиме повышенной готовности, либо быть включенной в Распоряжения Губернатора Брянской области №227-рг. от 03.04.2020 и №231 от 7.04.2020, Распоряжения Правительства Брянской области №42-рп от 3.04.2020, №49-рп от 7.04.2020, №53 от 13.04.2020, №69-рп от 21.04.2020, №75-рп от 8.05.2020, Перечень системообразующих организаций российской экономики, утверждённый протоколом Правительственной комиссии по повышению устойчивости развития российской экономики. При этом адрес регистрации или места работы сотрудников организации должен находиться в Брянске.
Индивидуальным предпринимателям и другим организациям в заявке в развернутом виде обосновывать необходимость работы в период действия режима повышенной готовности с указанием вида деятельности и приложением документов, подтверждающих право заниматься этой деятельностью (рекомендуем «свежую» выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП). Если сама организация напрямую не относится к тем, кто имеет право работать в период режима повышенной готовности, но выполняет неотложные работы для организации, которая перечисленна в списках Правительства Российской Федерации или Правительства Брянской области, на заявке должна быть подпись и печать руководителя организации, деятельность которой разрешена. При этом прикладывается копия действующего договора.
ВНИМАНИЕ!
Копии печатей и факсимиле подписей не принимаются!
При заполнении графы «реквизиты документа, подтверждающие привлечение работника к работе» специального пропуска указываются реквизиты нормативного акта (приказа, распоряжения) организации, на основании которого сотрудник привлекается к исполнению обязанностей в период режима повышенной готовности. Это специальный нормативный акт, изданный после выхода Постановления Правительства Брянской области от 8.05.2020 № 182-п, определяющий необходимый минимум сотрудников.
Письмо о допуске сотрудников на объект
Если на предприятии установлен пропускной режим для сотрудников, то для посещения такого объекта нужно получить допуск. Для получения пропуска требуется направить письмо с таким ходатайством на имя директора предприятия или лица, отвечающего за пропускной режим.
Документ с просьбой о допуске работника на объект оформляется в произвольном стиле, в соответствии с общепринятыми нормами и стандартами в делопроизводстве.
В каких случаях необходимо?
Действие пропускного режима на объекте распространяется на все предприятие, в том числе, и на его структурные подразделения и филиалы. Пропуск выписывается в соответствии с Положением о пропускном порядке, утвержденном начальником объекта, составленном согласно закону № 2487-1 от 11.03.1992 года.
Для сотрудников, оформленных на работу, составляется приказ о выписки пропуска, с перечислением их Ф.И.О. Ответственность за контроль пропускного порядка несет охранная структура, а также руководители учреждений, осуществляющих охрану согласно заключённому договору.
Пропускной порядок предполагает контроль:
При потребности пройти на объект какому-либо лицу требуется руководителю организации, чей сотрудник должен посетить режимное предприятие, написать письмо с просьбой к руководителю объекта по выписке посетителю пропуска.
Письмо для получения пропуска на сотрудника может составляться в ситуациях, которые не предусмотрены утвержденным положением о пропускном режиме на предприятии.
Такими ситуациями могут оказаться:
Пропуск в перечисленных обстоятельствах выписывается на имя работника. При использовании ТС – на имя водителя, с указанием номерных знаков ТС.
В то же время некоторые служащие надзорных ведомств пользуется привилегиями, которые допускают посещение объекта без предварительного согласования с руководством.
К таким категориям служащих относятся:
Данная категория лиц может пропускаться без предварительного согласования с руководством предприятия, если в их должностные обязанности входит надзор за выполнением конкретного предприятия. При этом, они обязаны предъявлять свои служебные удостоверения.
Если на объект с пропускным режимом пытаются пройти сторонние лица без допуска, это относится к нарушению пропускного порядка. Лица должны быть задержаны и передаваться службе безопасности на предприятии, с составлением служебной записки.
Кто пишет?
Пропуск сотрудников режимного предприятия и сторонних лиц осуществляется согласно разработанному положению о пропускном порядке на предприятии, утвержденном руководителем режимного объекта. Допуск сотрудников на объект обязан осуществляется в установленное время и выполнятся по предварительным заявкам, согласованным с администрацией режимного объекта.
Письмо о выдаче пропуска должно отражать цель посещения человека. Составляется такое письмо руководством работника, который должен пройти через проходную режимного объекта, на имя руководителя посещаемого объекта. В письме должны отображаться данные лица, которому предстоит пройти через проходную режимного объекта, с отображения его Ф.И.О. и паспортных реквизитов.
Если пропуск требуется для группы лиц, то в письме требуется перечислить список сотрудников, с отображением их паспортных реквизитов. При этом, предприятие, выписывающее пропуск командированному посетителю, обязано обеспечить нераспространение личных данных.
Как написать?
Составляя письмо о допуске работника на предприятие, надо иметь ввиду, что унифицированного шаблона такого документа, утвержденного законодательством РФ, не существует. Данный документ можно составить в произвольном стиле на простом листе – формата А4, или на фирменном бланке организации, направляющей своего сотрудника в режимный объект.
Письмо должно быть написано в деловом тоне в соответствии с правилами оформления служебных документов, принятых в делопроизводстве. Если письмо составляется на простом листе бумаги, то вверху документа требуется отобразить полное наименование предприятия, отправляющего документ с просьбой о допуске сотрудников. Если письмо заполняется на фирменном бланке, то такую информацию заполнять не надо, так как она уже имеется на бланке.
Начало заполнения письма осуществляется с отображения «шапки», размещенной в правой верхней части листа, в которой указывается:
В левой части – напротив «шапки» отображается:
Немного ниже (под «шапкой») заполняется по середине строки наименование документа.
Следующий раздел представляет собой:
1) Обращение к адресату. Приемлемая форма обращения рекомендуется – по имени и отчеству.
2) Заполнение преамбулы, где понадобится отобразить основание для составления данного письма. Если посещение предполагает выполнение договорных требований, то понадобиться сослаться на договор, с указанием реквизитов:
3) Далее заполняется прошение о разрешении допуска сотрудников, с перечислением структурных отделов и помещений, куда требуется пройти сотрудникам с указанием сроков посещения.
4) Перечисление обязанностей сотрудников для прохождения на территорию объекта.
5) Обязательство об ответственности своих сотрудников, согласно договорных требований между контрагентами и законодательными нормами РФ.
6) Приложение, с перечислением списка сотрудников, которым нужно предоставить допуск к объекту.
7) Должность руководителя, который обязан подписать письмо.
8) Ф.И.О исполнителя, составившего письмо.
9) Контактный телефон исполнителя.
В некоторых ситуациях в письме можно дополнительно отметить то, что с сотрудниками проведена определенная подготовка, а также инструктажи по ОТ и ТБ на объекте. Это зависит от специфики объекта.
Содержание письма о допуске сотрудников на объект
Письмо о предоставлении допуска на объект составляется в соответствии с правилами оформления служебных писем. Несмотря на то, что утвержденного шаблона такого письма нет, такой документ непременно должен содержать следующую информацию:
Оформленное письмо, после подписания директором, отсылается адресату любым способом, который наиболее удобен отправителю.
Пример письма о допуске сотрудников на объект
Скачать образец, бланк
Сроки хранения
Распоряжением Минкультуры РФ № 558 от 25.09.2010 года переписка между предприятиями, государственными структурами, банковскими учреждениями, а также контрагентами компаний, обязана сохраняться в пределах 5-ти лет.
Следовательно, письмо о предоставлении допуска на объект сотрудников контрагентов требуется сохранять в предприятии на протяжении указанного периода. На практике предприятия, как правило, хранят все первичные документы у себя до 3-х лет (срок исковой давности), с последующей передачей по акту в местный архив, где такая переписка будет сохраняться, в соответствии с действующим законодательством РФ, в пределах 5-ти лет.
Государственная услуга по выдаче пропусков для въезда (прохода) лиц и транспортных средств в пограничную зону, разрешений на хозяйственную, промысловую и иную деятельность, проведение массовых общественно-политических, культурных и других мероприятий, содержание и выпас скота в пограничной зоне, промысловую, исследовательскую, изыскательскую и иную деятельность в российской части вод пограничных рек, озер и иных водных объектов, где установлен пограничный режим
Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги и услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем, способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления
В пограничный орган, подразделение пограничного органа представляются:
В целях получения индивидуального пропуска:
а) гражданином, достигшим 18-летнего возраста:
– заявление на получение индивидуального пропуска для въезда (прохода) лиц и транспортных средств в пограничную зону по форме согласно приложению № 1 к Административному регламенту;
– копии страниц документа, удостоверяющего личность, содержащих данные (фамилию, имя, отчество (при наличии), дату рождения) гражданина, достигшего 18-летнего возраста, и реквизиты указанного документа, а также копии страниц документа, удостоверяющего личность, или иного документа гражданина, достигшего 18-летнего возраста, содержащих сведения о регистрации по месту жительства на территории Российской Федерации;
б) законным представителем:
– заявление на получение индивидуального пропуска для въезда (прохода) лиц и транспортных средств в пограничную зону по форме согласно приложению № 2 к Административному регламенту;
– копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, не достигшего 18-летнего возраста, или гражданина, признанного в установленном законодательством Российской Федерации порядке недееспособным (ограниченно дееспособным), содержащих его установочные данные и реквизиты указанного документа, а также копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, не достигшего 18-летнего возраста, или гражданина, признанного в установленном законодательством Российской Федерации порядке недееспособным (ограниченно дееспособным), или иного документа, содержащих сведения о регистрации по месту жительства на территории Российской Федерации;
в) юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, их представителем:
– ходатайство на получение индивидуального пропуска для въезда (прохода) лиц и транспортных средств в пограничную зону по форме согласно приложению № 3 к Административному регламенту;
– копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, в отношении которого подается ходатайство о предоставлении государственной услуги, содержащих его установочные данные и реквизиты указанного документа, а также копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, в отношении которого подается ходатайство о предоставлении государственной услуги, или иного документа, содержащих сведения о регистрации по месту жительства на территории Российской Федерации.
В целях получения коллективного пропуска:
а) гражданином, достигшим 18-летнего возраста, являющимся руководителем (старшим) группы граждан, организованно въезжающих (проходящих) в пограничную зону:
– заявление на получение коллективного пропуска для въезда (прохода) лиц и транспортных средств в пограничную зону по форме согласно приложению № 4 к Административному регламенту;
– копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, достигшего 18-летнего возраста, являющегося руководителем (старшим) группы граждан, организованно въезжающих (проходящих) в пограничную зону, содержащих его установочные данные и реквизиты указанного документа, а также копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, достигшего 18-летнего возраста, являющегося руководителем (старшим) группы граждан, организованно въезжающих (проходящих) в пограничную зону, или иного документа, содержащих сведения о регистрации по месту жительства на территории Российской Федерации;
– список группы граждан, организованно въезжающих (проходящих) в пограничную зону (в случае въезда (прохода) в пограничную зону в составе группы из двух и более человек), в двух экземплярах;
– копии страниц документа, удостоверяющего личность каждого гражданина, указанного в списке группы, содержащих его установочные данные и реквизиты указанного документа.
В списке группы указываются порядковый номер, установочные данные гражданина, сведения о гражданстве либо об отсутствии гражданства, адрес места жительства на территории Российской Федерации, а при его отсутствии – адрес места пребывания на территории Российской Федерации) и реквизиты документа, удостоверяющего его личность (вид, серия (при наличии), номер, дата и место выдачи). Фамилию, имя, отчество (при наличии) иностранного гражданина необходимо указывать буквами русского (кириллического) алфавита и через разделительный символ «/» те же сведения – буквами латинского алфавита на основании данных, содержащихся в документе, удостоверяющем личность иностранного гражданина в Российской Федерации (за исключением случаев, если в документе, удостоверяющем его личность, не используются буквы латинского алфавита в написании сведений об имени);
б) юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, их представителем:
– ходатайство на получение коллективного пропуска для въезда (прохода) лиц и транспортных средств в пограничную зону по форме согласно приложению № 5 к Административному регламенту;
– копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, достигшего 18-летнего возраста, являющегося руководителем (старшим) группы граждан, организованно въезжающих (проходящих) в пограничную зону, содержащих его установочные данные и реквизиты указанного документа, а также копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, достигшего 18-летнего возраста, являющегося руководителем (старшим) группы граждан, организованно въезжающих (проходящих) в пограничную зону, или иного документа, содержащих сведения о регистрации по месту жительства на территории Российской Федерации;
– список группы, заверенный подписью и печатью (при наличии) заявителя, в двух экземплярах, в котором указываются сведения, предусмотренные абзацем шестым подпункта «а» настоящего подпункта.
В целях получения разрешения на хозяйственную деятельность гражданином, достигшим 18-летнего возраста, являющимся ответственным за осуществление хозяйственной деятельности, юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, их представителем, законным представителем:
– заявление на получение разрешения на хозяйственную, промысловую и иную деятельность, проведение массовых общественно-политических, культурных и других мероприятий, содержание и выпас скота в пограничной зоне по форме согласно приложению № 6 к Административному регламенту;
– копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, являющегося ответственным за осуществление хозяйственной деятельности, содержащих его установочные данные и реквизиты указанного документа, а также копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, являющегося ответственным за осуществление хозяйственной деятельности, или иного документа, содержащих сведения о регистрации по месту жительства на территории Российской Федерации;
– список участников (в случае осуществления хозяйственной деятельности участниками в составе двух и более человек), заверенный подписью и печатью (при наличии) заявителя, в двух экземплярах, в котором указываются сведения, предусмотренные абзацем шестым подпункта «а» подпункта 16.2 Административного регламента;
– копии страниц документа, удостоверяющего личность каждого гражданина, указанного в списке участников, содержащих его установочные данные и реквизиты указанного документа.
В целях получения разрешения на промысловую деятельность гражданином, достигшим 18-летнего возраста, являющимся ответственным за осуществление промысловой деятельности, юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, их представителем, законным представителем:
– заявление на получение разрешения на промысловую, исследовательскую, изыскательскую и иную деятельность в российской части вод пограничных рек, озер и иных водных объектов, где установлен пограничный режим, по форме согласно приложению № 7 к Административному регламенту;
– копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, являющегося ответственным за осуществление промысловой деятельности, содержащих его установочные данные и реквизиты указанного документа, а также копии страниц документа, удостоверяющего личность гражданина, являющегося ответственным за осуществление промысловой деятельности, или иного документа, содержащих сведения о регистрации по месту жительства на территории Российской Федерации;
– список участников (в случае осуществления промысловой деятельности участниками в составе двух и более человек), заверенный подписью и печатью (при наличии) заявителя, в двух экземплярах, в котором указываются сведения, предусмотренные абзацем шестым подпункта «а» подпункта 16.2 Административного регламента;
– копии страниц документа, удостоверяющего личность каждого гражданина, указанного в списке участников, содержащих его установочные данные и реквизиты указанного документа.
Заявление (ходатайство) о предоставлении государственной услуги и документы, необходимые для предоставления государственной услуги, представляются заявителем с учетом срока предоставления государственной услуги, предусмотренного пунктом 12 Административного регламента, а в случае представления заявления (ходатайства) о предоставлении государственной услуги посредством почтовой связи – с учетом контрольных сроков пересылки письменной корреспонденции.