письмо о направлении акта приемки выполненной научно исследовательской работы

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ

Компания-подрядчик к акту выполненных работ может также приложить сопроводительное письмо. Такие письма являются требованием делового этикета. Их отправляют с документами не только контрагентам, но и в различные ведомства: ФНС, ПФР и т.д. Какие функции выполняет сопроводительное письмо к акту приема-передачи и как правильно его написать, рассмотрим в статье.

Для чего необходимо сопроводительное письмо

В законодательстве нигде не сказано, что с документами нужно обязательно отправлять сопроводительное письмо. Но его отправка может решить сразу несколько задач:

Таким образом, рекомендуется проявить деловую этику, одновременно обезопасив интересы собственной компании, получив отметку на собственном экземпляре сопроводительного письма.

Как написать сопроводительное письмо к акту выполненных работ

Сопроводительное письмо к акту выполненных работ имеет структуру, аналогичную структуре других деловых писем. Оно имеет шапку и основную часть.

В шапке указывают такие данные, как:

Далее начинается основная часть. В ней необходимо написать следующее:

Затем указывают перечень прилагаемых документов: сам акт приема-передачи, какие-либо счета на оплату, другая документация. Отмечают также количество листов каждого документа.

В конце ставит подпись руководитель компании или его уполномоченный представитель.

Письмо нужно зарегистрировать в журнале исходящей документации компании и отправить получателю.

Отправлять письмо можно по почте либо с курьером. Возможен вариант отправки посредством электронной почты, тогда нужно подписывать документы электронной подписью.

Формулировки, которые можно использовать в письме

Особое внимание нужно уделить формулировкам в сопроводительном письме. При написании нельзя использовать разговорную лексику, только клишированные выражения официально-делового стиля. Никаких ошибок в письме быть не должно.

Указание на факт отправки акта выполненных работ можно оформить следующим образом: » Сообщаем Вам, что работы по …. окончены, высылаем акт …», «Предоставляем Вам акт …».

Напоминание о сроках может быть выражено такими фразами: «Просим подтвердить получение в течение … рабочих дней», «Прошу согласовать и возвратить подписанный экземпляр в срок», «Просим рассмотреть и подписать акт …».

Внимание! Необходимо обращаться к адресату по имени и отчеству.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Гермес»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Третьякова, д.51
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 3344556677889

Генеральному директору ООО «Афродита»
Пушину Роману Романовичу

Исх. №134
27.11.2019 г.

Уважаемый Роман Романович!

Предоставляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда №67-К от 20.10.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 календарных дней с момента получения данного письма.

Напоминаем также, что в соответствии с п. 8.7 договора подряда №67-К от 20.10.2019, если заказчик не предоставит подрядчику подписанный акт приема-передачи либо мотивированный отказ от подписания в согласованный срок (10 рабочих дней), то работы считаются выполненными подрядчиком и принятыми заказчиком.

С уважением,
генеральный директор ООО «Гермес»
Самойлов Николай Николаевич

Источник

Сопроводительное письмо к документам

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.

Источник

Приложение N 5. Акт приемки НИР

Приложение N 5
к Контракту
от «___» ___________ 20__ г. N ____

(подпись, инициалы, фамилия)

«___» _______________ 20___г.

Комиссия в составе:

(должность, инициалы, фамилия)

(должность, инициалы, фамилия) ___________________________________

(должность, инициалы, фамилия)

4. Твердая цена по контракту составляет ___________________________ рублей.

Сумма аванса, перечисленного за выполненные этапы, составила _______________ рублей.

Следует к перечислению __________________________________________ рублей.

Приложения: 1. ТТЗ на НИР, ТЗ на составные части НИР (копии).

2. ОНТД по НИР, СЧ НИР.

3. Программа приемки НИР*.

4. Программы, методики проведения испытаний*.

5. Перечень макетов (моделей, экспериментальных образцов)*.

6. Акты об изготовлении и инвентаризации моделей, экспериментальных образцов и других материальных ценностей, созданных (приобретенных) в рамках НИР*.

7. Протоколы (акты) испытаний макетов (моделей, экспериментальных образцов)*.

8. Протоколы заседаний комиссии*.

9. Отчет о патентных исследованиях*.

(подпись, инициалы, фамилия)

«____» ___________________ 20____ г.

(подпись, инициалы, фамилия)

«____» ___________________ 20____ г.

(подпись, инициалы, фамилия)

«____» ___________________ 20____ г.

(подпись, инициалы, фамилия)

«____» ___________________ 20____ г.

С актом приемки ознакомлен

(должность, Исполнитель НИР)

(подпись, инициалы, фамилия)

«____» ___________________ 20____ г.

* Документы прилагаются, если они разрабатывались при проведении НИР.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник

Письмо о направлении акта приемки выполненной научно исследовательской работы

(с изменениями на 5 ноября 2015 года)

Документ с изменениями, внесенными:

приказом Минкультуры России от 5 ноября 2015 года N 2725 (Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 26.11.2015, N 0001201511260006).

В соответствии с пунктами 7, 11 статьи 45 Федерального закона от 25 июня 2002 года N 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 26, ст.2519; 2003, N 9, ст.805; 2004, N 35, ст.3607; 2005, N 23, ст.2203; 2006, N 1, ст.10; N 52 (ч.1), ст.5498; 2007, N 1 (ч.1), ст.21; N 27, ст.3213; N 43, ст.5084; N 46, ст.5554; 2008, N 20, ст.2251; N 29 (ч.1), ст.3418; N 30 (ч. 2), ст.3616; 2009, N 51, ст.6150; 2010, N 43, ст.5450; N 49, ст.6424; N 51 (ч.3), ст.6810; 2011, N 30 (ч.1), ст.4563; N 45, ст.6331; N 47, ст.6606; N 49 (ч.1), ст.7015, ст.7026; 2012, N 31, ст.4322; N 47, ст.6390; N 50 (ч.5), ст.6960; 2013, N 17, ст.2030; N 19, ст.2331; N 30 (ч.1), ст.4078; 2014, N 43, ст.5799; N 49 (ч.6), ст.6928; 2015, N 10, ст.1420) и пунктом 5.2.27 Положения о Министерстве культуры Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2011 года N 590 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 31, ст.4758; N 44, ст.6272; 2012, N 6, ст.688; N 17, ст.2018; N 26, ст.3524; N 37, ст.5001; N 39, ст.5270; 2013, N 3, ст.204; N 8, ст.841; N 31, ст.4239; N 33, ст.4386; N 41, ст.5182; N 45, ст.5822; 2014, N 9, ст.909; N 30 (ч.2), ст.4305; N 40 (ч.3), ст.5426, N 48, ст.6860; 2015, N 2, ст.491; N 4, ст.664; N 9, ст.1339; N 17 (ч.4), ст.2565; N 18, ст.2728; N 20, ст.2919),

состав отчетной документации о выполнении работ по сохранению объекта культурного наследия, включенного в единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, или выявленного объекта культурного наследия согласно приложению N 1;

Порядок утверждения отчетной документации о выполнении работ по сохранению объекта культурного наследия, включенного в единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, или выявленного объекта культурного наследия согласно приложению N 2;

Порядок приемки работ по сохранению объекта культурного наследия и подготовки акта приемки выполненных работ по сохранению объекта культурного наследия, включенного в единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, или выявленного объекта культурного наследия согласно приложению N 3;

форму акта приемки выполненных работ по сохранению объекта культурного наследия, включенного в единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, или выявленного объекта культурного наследия согласно приложению N 4.

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя Министра культуры Российской Федерации Г.У.Пирумова.

в Министерстве юстиции

25 августа 2015 года,

регистрационный N 38666

Приложение N 1
к приказу
Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 июня 2015 года N 1840

Состав отчетной документации о выполнении работ по сохранению объекта культурного наследия, включенного в единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, или выявленного объекта культурного наследия

1) научный отчет о выполненных работах, на которые выдавалось разрешение на проведение работ по сохранению объекта культурного наследия;

Не требуется при приемке работ по сохранению монументальной живописи на объекте культурного наследия.

3) опись актов на скрытые работы с указанием их реквизитов;

4) опись исполнительной документации, отражающей фактическое исполнение проектных решений и состояние объекта культурного наследия в процессе производства работ по мере завершения определенных в проектной документации работ;

5) альбом фотографических материалов, фиксирующий состояние объекта культурного наследия до проведения работ по сохранению, в процессе научно-исследовательских, изыскательских и производственных работ, а также по итогам завершения работ по сохранению;

6) копия журнала авторского надзора при проведении работ на объекте культурного наследия с отметкой о завершении работ по сохранению объекта культурного наследия и их соответствии требованиям, установленным статьей 45 Федерального закона от 25 июня 2002 года N 73-ФЗ «Об объектах культурного наследия (памятниках истории и культуры) народов Российской Федерации».

2. Научный отчет о выполненных работах по сохранению объекта культурного наследия должен содержать следующую информацию:

— о принятых проектных решениях на основании комплексных научных исследований и их реализации в процессе производства работ (подтверждение корректности ранее проведенных исследований или обоснование внесенных изменений в проектную документацию на основе проведенных дополнительных исследований в процессе производства работ; оценка полноты реализации проектных предложений по каждому разделу проектной документации);

— фотографические материалы проводимых исследований и работ, характеризующие объект культурного наследия до начала, в процессе и после завершения работ на объекте культурного наследия;

— описание использованных научных методов исследования и работ по сохранению объекта культурного наследия;

— графические материалы, подтверждающие внесенные изменения в исследовательскую и проектную документацию (в случае внесения изменений в процессе производства работ);

— научные выводы о результатах работ по сохранению объекта культурного наследия и рекомендации по функциональному использованию и технической эксплуатации объекта культурного наследия.

Приложение N 2
к приказу
Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 июня 2015 года N 1840

Порядок утверждения отчетной документации о выполнении работ по сохранению объекта культурного наследия, включенного в единый государственный реестр объектов культурного наследия (памятников истории и культуры) народов Российской Федерации, или выявленного объекта культурного наследия

3. Отчетная документация с научным отчетом о выполненных работах оформляется по рекомендуемому образцу согласно приложению N 1 к Порядку.

4. Отчетная документация, указанная в пункте 2 настоящего Порядка, предоставляется Заявителем с сопроводительным письмом по рекомендуемому образцу согласно приложению N 2 к Порядку в прошитом и пронумерованном виде в 2 (двух) экземплярах на бумажном носителе и электронном носителе.

5. В случае если Отчетная документация, указанная в пункте 2 настоящего Порядка, представлена не в полном объеме, оформлена не надлежащим образом и (или) научный отчет о выполненных работах не соответствует требованиям пункта 2 приложения N 1 к настоящему приказу, Орган охраны возвращает ее Заявителю в течение 15 (пятнадцати) рабочих дней со дня регистрации с мотивированным обоснованием причин возврата.

6. Заявитель вправе повторно представить на утверждение в Орган охраны доработанную Отчетную документацию.

7. При наличии полного комплекта Отчетной документации, оформленной надлежащим образом, и соответствии научного отчета о выполненных работах требованиям пункта 2 приложения N 1 к настоящему приказу, Орган охраны проводит анализ Отчетной документации на соответствие выполненных работ по сохранению объекта культурного наследия требованиям статьи 45 Федерального закона.

8. Орган охраны отказывает в утверждении Отчетной документации в случае установления несоответствия выполненных работ по сохранению объекта культурного наследия требованиям статьи 45 Федерального закона.

9. Орган охраны утверждает Отчетную документацию в случае установления соответствия выполненных работ по сохранению объекта культурного наследия требованиям статьи 45 Федерального закона и направляет 1 (один) экземпляр на бумажном носителе утвержденной Отчетной документации Заявителю.

10. Орган охраны информирует почтовым отправлением (заказным письмом), по электронной почте или факсограммой собственника, или иного законного владельца объекта культурного наследия либо лицо, выступающее заказчиком работ по сохранению объекта культурного наследия, об утверждении Отчетной документации для последующей приемки выполненных работ по сохранению объекта культурного наследия.

Приложение N 1
к Порядку утверждения отчетной
документации о выполнении работ
по сохранению объекта культурного
наследия, включенного в единый
государственный реестр объектов
культурного наследия (памятников
истории и культуры) народов
Российской Федерации, или
выявленного объекта культурного
наследия, утвержденному приказом
Министерства культуры
Российской Федерации
от 25 июня 2015 года N 1840

(наименование юридического лица с указанием его организационно-правовой формы)

Источник

Приложение N 7. Акт приемки выполненного этапа НИР

Приложение N 7
к Контракту
от «___» ___________ 20__ г. N ____

АКТ N __ приемки выполненного этапа НИР

Комиссия в составе:

(должность, инициалы, фамилия)

(должность, инициалы, фамилия)

(должность, инициалы, фамилия)

4. Цена этапа N __ по контракту составляет _________________ рублей.

Сумма аванса, перечисленного за выполнение этапа, составила ____ рублей.

Следует к перечислению __________________________________________ рублей.

Приложения: 1. ТТЗ на НИР, ТЗ на составные части НИР (копии).

2. ОНТД по этапу НИР.

3. Программа приемки этапа НИР*.

4. Программы, методики проведения испытаний*.

5. Перечень макетов (моделей, экспериментальных образцов)*.

6. Акты об изготовлении и инвентаризации моделей, экспериментальных образцов и других материальных ценностей, созданных (приобретенных) в рамках НИР*.

7. Протоколы (акты) испытаний макетов (моделей, экспериментальных образцов)*.

8. Протоколы заседаний комиссии*.

9. Отчет о патентных исследованиях*.

(подпись, инициалы, фамилия)

«____» ___________________ 20____ г.

(подпись, инициалы, фамилия)

«____» ___________________ 20____ г.

(подпись, инициалы, фамилия)

«____» ___________________ 20____ г.

(подпись, инициалы, фамилия)

«____» ___________________ 20____ г.

С актом приемки ознакомлен

(должность, Исполнитель НИР)

(подпись, инициалы, фамилия)

«____» ___________________ 20____ г.

* Документы прилагаются, если они разрабатывались при проведении НИР.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.

Источник