письмо о поступлении товара на склад образец
Письмо о готовности товара к отгрузке
Составить письмо о готовности товара к отгрузке при деловом общении бывает просто необходимо. Для того чтобы не тратить время и силы на то, чтобы самостоятельно его сформулировать, можно скачать образец и бланк этого письма.
Согласно существующей судебной практике, а конкретнее, пункту 1 509 статьи Гражданского кодекса, поставка товаров происходит путем их отгрузки покупателю. Уведомлением о готовности товара к отгрузке может являться счет на предварительную оплату. Однако в некоторых договорах встречается пункт, согласно которому поставщик обязан составить письмо о готовности товара к отгрузке, для того чтобы покупатель принял какие-либо причитающиеся с него ответные меры. Например:
Таким образом обеспечивается планомерное, комфортное сотрудничество сторон. Ведя деловую переписку такого рода, можно избежать недопонимания, накладок, недостаточной информированности делового партнера.
Причем письмо может быть как распечатано и отослано почтовой службой, так и отправлено на электронную почту. В любом случае покупатель (либо лицо, принимающее товар), если эти условия прописаны в договоре, обязан отреагировать соответствующим образом на такое заявление.
Составные части письма
Собственно, бланк письма может быть одним из приложений к договору между сторонами. Если же такого приложения не разработано, то допускается изложение принципиально важных нюансов в свободной форме.
Начинается документ с собственного наименования и реквизитов организации, которая является составителем документа. Даже если письмо посылается в бумажном виде и на конверте будет указан адресат, данные об отправителе на самом письме просто необходимы, как и полное наименование организации–адресата (либо ФИО частного лица).
На это есть ряд причин:
Словом, указание реквизитов организации в верхней части письма – необходимая его часть.
Ниже излагается сама суть документа. Обязательная часть этой сути заключается в:
Деловая переписка требует точности, конкретности. Даты здесь играют принципиально важное значение. Нельзя писать просто фразу «Готов к отгрузке», надо обязательно при этом уточнять: «По заявке от такого-то числа».
Каждые взаимоотношения между заказчиками и поставщиками индивидуальны. Условия договора могут предусматривать множество нюансов, которые должны быть прописаны в письме. Например, в качестве дополнения к основному тексту в письме может быть:
Завершается письмо традиционно – подписью руководителя организации, а при наличии – печатью. Правда, с 2014 года их наличие больше не является принципиально важным. Однако она придает документу большую значимость.
Где регистрируется
Если письмо посылается в бумажном виде (не по электронной почте), то оно регистрируется в журнале исходящей корреспонденции. Для того чтобы это действие стало возможным, письму следует присвоить номер. Также там указывается дата отправления и расписывается тот, кто отвечал за доставку письма. Если заказчик письмо не получит, но оно будет значиться в журнале исходящей корреспонденции как отправленное, то виновным в заминке будет тот, кто расписался за его доставку.
Юридические тонкости
Получатель груза может не получить уведомление о том, что товар готов к отгрузке. В этом случае он может послать запрос ответствующего содержания.
Если в договоре не оговаривается другое, то согласно 515 статье Гражданского кодекса при выборке товаров покупателем на складе поставщика им же осуществляется и осмотр товаров в месте их передачи.
При судебных разбирательствах также выясняется любопытная вещь: получатель обязан принять соответствующие действия при получении письма о готовности товара к отгрузке. Но поставщик, который его послал, должен также доказать факт получения извещения покупателем, если тот утверждает обратное.
Таким образом, для подстраховки, особенно если дело касается крупной партии, хранение и транспортировка которой сулит большие расходы, необходимо подстраховаться и послать письмо о готовности товара к отгрузке заказным вариантом, с уведомлением о вручении.
Так можно подстраховаться, например, при первом взаимодействии с постоянным покупателем. Но в обычной ситуации, когда поставки товара производятся планомерно, такие предосторожности излишни.
В целом можно сказать, что письмо о готовности товара к отгрузке является важной частью деловой переписки. Оно информирует получателя о том, что поставщик выполнил свои обязательства и ждет конструктивного взаимодействия.
Заявка на поставку товара
Заявка на поставку товара – документ, который обычно требуется в тех случаях, когда компания-заказчик бронирует партию товара на складе у предприятия-поставщика для дальнейшего своевременного получения.
Составление заявки может быть как единовременным, так и регулярным. Заявка не является самостоятельным документом, а служит приложением к договору купли-продажи, поставки и т.п. Чаще всего условия и сроки подачи заявки регламентируются в основном договоре.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
На какие товары можно формировать заявку
Заявку можно формировать на любые открытые поставщиком к бронированию виды товаров по желанию заказчика:
Порядок получения товара
Процедура получения товара с участием предварительной заявки достаточна проста.
При полном соблюдении всех этапов процедуры резервирования, заказчик может быть уверен в том, что он получит необходимые товарно-материальные ценности со склада поставщика в нужном объеме и качестве в строго установленное время.
Плюсы и минусы заявки
Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный товар в определенный период.
Позитивный момент
Ее основное преимущество заключается в том, что она гарантирует то, что как только необходимая продукция появится на складе поставщика, она будет забронирована под этого конкретного заказчика.
Негативный момент
Правда при этом, если вдруг возникнет необходимость заменить этот товар на какой-то другой, не указанный в документе, могут возникнуть сложности, как и в случае отказа заказчика от ранее отправленной заявки.
Можно ли отказаться от заявки на поставку товара
Закон предусматривает право отказаться от заявки на поставку товара в некоторых ситуациях, например, при попадании заказчика в сложные материальные условия, не позволяющие выполнить ранее достигнутые договоренности с поставщиком. Правда, при этом у заказчика должны быть доказательства своего бедственного положения.
В большинстве же случаев, если желание отказаться от заявки ничем не обосновано, это будет считаться нарушением условий сделки (договора).
Отказ от составленной, отправленной и принятой по всем правилам заявки неправомерен и поставщик вправе обратиться в судебную инстанцию за восстановлением справедливости.
Кто составляет заявку
Непосредственно формированием заявки может заниматься любой работник предприятия-заказчика, в полномочия которого по должностной инструкции входит данная функция: бухгалтер, экспедитор, логист и т.д. На предприятиях малого сектора экономики составлением заявки занимаются сами директоры.
Образец заявки на поставку товара
На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.
Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.
Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.
При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.
На что обратить внимание при оформлении заявки
Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.
Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг).
Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).
Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как правильно принимать товар по контракту: алгоритм действий
Приемка товара — ответственный процесс, который сопровождается фиксацией действий на бумаге и даже фотографированием. Участниками этого «мероприятия» становятся несколько специалистов. Какие акты составляются в результате приемки, как проводится экспертиза и какие действия предпринимаются при выявлении нарушений условий контракта, разбираемся в этой статье.
В предыдущей статье мы рассказали о 10 способах предупредить поставку некачественного товара по контракту. Теперь остановимся на конкретных действиях заказчика — на что ему следует обратить особое внимание, какие документы заполнить и как действовать в случае возникновения сомнений.
При приемке товара важно фиксировать действия на бумаге либо с помощью фото. При этом процессе должны присутствовать представители поставщика и заказчика, приглашенные эксперты.
Заказчик вправе требовать присутствия уполномоченного представителя поставщика при приемке товара, и это подтверждает решение Владимирского УФАС России от 05.08.2014 № Г 512-04/2014.
Если место приемки значительно удалено, то присутствие представителя обеспечивается через оформление доверенности тому, кто представляет ваши интересы (этого человека можно консультировать по телефону).
Если не обеспечить присутствие представителя поставщика на приемке, то это будет считаться нарушением условий договора. Кроме того, заказчик может отказаться от приемки товара при наличии претензий. Заявить письменные возражения будет некому.
Тем не менее, заказчик обязан обеспечить сохранность груза, не принимая обязанностей собственника. Отказ от приемки грозит штрафами, пени и односторонним расторжением контракта.
Если есть претензии к качеству товара, нужно определиться, как вы хотите устранить недостатки. Если устранить недостатки невозможно, нужно принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта и следовать документальным процедурам, которые предусмотрены 44-ФЗ и 223-ФЗ.
До подписания акта о приемке:
Что делать, если сопроводительная документация вызывает сомнения или были выявлены несоответствия по внешнему виду товара?
Приказом руководителя организации назначьте комиссию для повторной приемки товара. В комиссию должны входить представители покупателя и продавца. Также можно привлечь независимого эксперта.
По результатам приемки нужно либо подписать документ о том, что вы согласны принять товар, либо отклонить его приемку. Все этапы приемки и проверки должны сопровождаться определенными документами.
Именно поэтому нужно оценить внешнее состояние упаковки и маркировку товара. Внешний вид должен соответствовать требованиям качественной продукции.
Многие производители фальсификата даже на этапе составления документов или маркировки товара не могут обеспечить соответствие продукции требованиям ГОСТ.
Если после осмотра вы начали сомневаться в качестве товара, лучше всего отобрать образцы и направить их на экспертизу. Все несоответствия в маркировке, упаковке или внешнем виде должны быть задокументированы. Лучше всего сфотографировать товар и записать конкретные несоответствия. Представитель поставщика также должен подписать этот документ.
После этого нужно официально назначить комиссию для повторной приемки товара. В нее также может входить независимый эксперт, которого вы привлекли. Эта комиссия будет оформлять все нужные документы.
Экспертиза: особенности проведения
Существует три вида экспертизы:
В ходе экспертизы нужно проверить, отвечает ли объект закупки условиям контракта, а также обратить внимание на качество и объем поставленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.
Учитывайте заключение экспертов, когда решаете, принимать результаты исполнения контракта или нет (ч. 3 и 7 ст. 94 Федерального закона № 44-ФЗ)
Обязательные условия договора на оказание экспертных услуг включают:
Если внешняя экспертиза выявила нарушение условий контракта, заказчик обязан руководствоваться заключением этой экспертизы и принять предусмотренные законом меры, вплоть до одностороннего расторжения контракта. Если внешняя экспертиза выявила нарушения условий контракта, заказчик должен решить, какие меры он применит к поставщику за нарушение условий поставки.
Если были обнаружены какие-то несоответствия при приемке, нужно переходить к повторной приемке. Если в результате первичной приемки товара были выявлены нарушения, необходимо на повторную приемку пригласить представителя поставщика, отправив ему уведомление.
Приглашение на осмотр товара
Если при приемке не присутствует уполномоченный представитель поставщика, заказчик должен направить поставщику приглашение на осмотр товара не позднее, чем через 24 часа после обнаружения недостатков.
В приглашении указывается следующая информация:
В приглашении на участие в повторной приемке товара указывается:
Специфика повторной приемки
Факт проведения повторной приемки должен быть зафиксирован в акте по форме ТОРГ-2. Те товары, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются. В акте достаточно сделать пометку: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
Факт проведения повторной приемки фиксируется в накладной по форме ТОРГ-2. Если продукция иностранного происхождения, то используется форма ТОРГ-3. Товары, претензии по качеству и количеству которых не установлены, в этой накладной не упоминаются. Делается отметка о том, что по остальным товарам претензий по качеству и количеству нет.
Акт о приемке
Акт составляется минимум в двух экземплярах — для поставщика и покупателя. Он сшивается, скрепляется печатью и подписывается всеми членами комиссии: покупателем, представителями поставщика или производителя, экспертом. Остальным участникам комиссии отправляются фотографии акта. В случае неявки участника приемки или отказа члена комиссии подписывать документ, в акте приемки делается отметка.
Акт составляется для каждого участвующего в приемке образцов, чтобы все участвующие видели, что товар промаркирован определенными словами и буквами, что упаковка находится в том или ином состоянии, товар обнаружен в том или ином количестве.
У всех участников приемки товара остаются одинаковые документы с подписями всех участников приемки. Если кто-то из членов комиссии оказывается подписывать акт, отметка об этом делается в самом акте.
В сопроводительных документах (железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура и т.д.) на поступивший товар делается отметка об обнаруженных расхождениях при составлении акта. Утвержденный руководителем акт вместе с сопроводительными документами передается в бухгалтерию организации покупателя. Бухгалтерия рассчитывает сумму претензии.
В сопроводительных документах делается отметка о том, что после первичной приемки происходила повторная приемка и был составлен акт по форме ТОРГ-12 либо проведен акт отбора образцов.
На этапе первичной приемки на накладной нужно ставить необходимые отметки обо всех подозрительных моментах, которые были обнаружены. Часто в накладной не указывается номер партии поставленного товара либо его полная номенклатура и нет прямого подтверждения того, что, например, труба поставлялась вместе с конкретными накладной, паспортом качества и сертификатом соответствия.
Номер партии, номер паспорта качества или номер сертификата соответствия можно вручную вписать в накладную при первичной приемке товара.
Как составляется претензионное письмо
Покупатель составляет и направляет претензионное письмо или решение об одностороннем расторжении контракта поставщику вместе с копией акта входного контроля и формой ТОРГ-2 или отчетом эксперта (если был привлечен эксперт).
В этих документах должны быть указаны корректные замечания к качеству или количеству товара и предложены способы урегулирования проблемы. После того, как в акте по форме ТОРГ-2 или другом документе было установлено количество товара, которое не соответствует требованиям договора, покупатель составляет и направляет претензионное письмо на имя поставщика. В письме нужно перечислить, по каким товарам есть претензии к качеству и количеству и что должен сделать поставщик для устранения этих недостатков.
Претензионное письмо и решение должны включать:
Если вы считаете, что устранить недостатки невозможно, можно оформить односторонний отказ от исполнения контракта.
Что такое одностороннее расторжение контракта?
Одностороннее расторжение контракта — это процедура, которая запускается с того момента, как вы отправили поставщику уведомление о намерении расторгнуть контракт. С помощью претензии можно обозначить свое намерение получить с поставщика штраф, но штрафы, предусмотренные контрактом, не так сильно мотивируют поставщика, как одностороннее расторжение.
Процедура одностороннего расторжения предполагает, что:
Как принимается решение об одностороннем отказе от исполнения контракта:
Процедура одностороннего расторжения контракта прописана в ст. 95 44-ФЗ. В ней перечислены все ситуации, когда заказчик имеет право расторгнуть контракт в одностороннем порядке. Главное условие — поставка товара, не соответствующего условиям закупочной документации, или несоответствие поставщика требованиям, предъявляемым закупочной документацией.
В контракте обязательно должны быть указаны условия ответственности заказчика и поставщика за неисполнение контракта. Если какие-то условия и обязанности не указаны в контракте, действует Гражданский кодекс — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.
Если при экспертизе товара выявлены нарушения, необходимо составить акт выявленных нарушений. После того, как вы направили решение об одностороннем отказе от исполнения контракта поставщику, его нужно разместить в ЕИС.
У поставщика будет 10 дней на устранение выявленных недостатков. Он может либо заменить товар, либо написать обоснованное опровержение ваших претензией. Если в установленный срок поставщик не принял никаких мер и не устранил выявленные нарушения, контракт считается расторгнутым, а вы имеете право объявить новую закупку по упрощенной процедуре в сокращенные сроки.
Алгоритм действий при выявлении нарушений условий контракта
Заказчик обязан принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта в случае, если в ходе исполнения контракта установлено, что поставляемый товар не соответствуют требованиям, которые были установлены извещением и документацией о закупке (п. 15 ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ).
44-ФЗ обязывает заказчика принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта, если поставляемый товар не соответствует требованиям аукционной документации, и дает поставщику 10 дней на устранение выявленных нарушений.
Если поставщик повторно привез товар несоответствующего качества, он уже не может устранить недостатки. Если вы повторно выявили указанные нарушения, в течение 10 дней после уведомления поставщика об одностороннем отказе от исполнения контракта договор считается расторгнутым.
44-ФЗ не обязывает заказчика составлять претензии или требования об устранении недостатков. Можно сразу же выслать уведомление об одностороннем расторжении контракта, обязывающее поставщика в кратчайшие сроки устранить выявленные нарушения. Это позволяет быстрее всего решить проблему некачественного товара.
Заказчик обязан отменить не вступившее в силу решение об одностороннем отказе от исполнения контракта, если в течение 10 дней с даты уведомления устранено нарушение условий контракта, послужившее основанием для принятия указанного решения и заказчику компенсированы затраты на проведение экспертизы.
Это правило не применяется в случае повторного нарушения исполнителем условий контракта, которые в соответствии с Гражданским кодексом являются основанием для одностороннего отказа заказчика от исполнения контракта.
Заказчик обязан отменить не вступившее в силу решение об одностороннем отказе от исполнения контракта в том случае, если поставщик устранил выявленные нарушения. Это выгодно для всех: заказчик получает свой товар, поставщик избегает санкций и вовремя получает плату по контракту.
Как проявляется ограничение конкуренции
При составлении закупочной документации необходимо предпринять меры для того, чтобы обеспечить качество товаров, но важно не переусердствовать и не ограничивать конкуренцию.
Какие нарушения допускают заказчики
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Акт приема-передачи товара — простой образец заполнения, форма и шаблон документа о приемке продукции
Простой образец акта приема-передачи продукции, изделия и товара поможет сориентироваться при оформлении. Компании часто используют такие бумаги в своем документообороте. При совершении товарно-денежного обмена или при движении имущества в рамках собственной организации. Поскольку они являются частью бухучета, следует отнестись к ним внимательно.
Стандартный бланк
Такой документ подтверждает свершившийся факт доставления выкупленного заказа. Либо он предназначается для осуществления хранения, если покупатель остался недоволен и пошел в отказ. Важным аспектом при подписании является осмотр приобретаемой продукции. Ведь это документальное подтверждение могут использовать в своих интересах оба участника. Особенно при возникновении спорных вопросов. Принимающая сторона в данной ситуации фактически расписывается за то, что не имеет недовольств относительно покупки. Что доставленные ТМЦ соответствуют ожиданиям (договорного характера).
Шаблон накладной и акта приема-передачи товара это два неотъемлемых документа для товарно-денежных взаимодействий между сторонами сделки. Либо для того, чтобы передать имущество от одного сотрудника к другому и между несколькими подразделениями. Но тогда и название будет соответствующее.
По количеству и качеству
В сфере товарного оборота приемка ТМЦ удостоверяется отдельной бумагой, если имеется договор поставки. Последний регулируется Гражданским Кодексом в ст. 506-524. Благодаря ему поставщик обещает доставить выкупаемые покупателем товары в определенное число. Оба бланка подписываются в двустороннем порядке.
В целом участники договорных отношений могут самолично определять содержимое сопроводительной документации. И вносить обговоренные коррективы. Выбирать документ «приемка-передача» или обсуждаемое здесь приложение. В них обязательно прописывается количественный показатель и мера измерения, а также характеристики ТМЦ. Можно специально сформировать комиссию по приему, для установления соответствия этим параметрам. Особенно насущно это при больших габаритах поставки или множественности входящих в нее единиц.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Простой образец акта приемки товара и продукции на хранение
Его составление необходимо, если планируется по какой-либо причине хранить полученное. В юридической плоскости такое ответственное удержание означает отказ покупателя от груза. Помогает в этом законодательная база, а именно ст. 514 ГК России (например, из-за невыполнения обязательств). При этом следует обеспечение сохранности товарно-материальных ценностей. Здесь четко фиксируются параметры передаваемых объектов: визуальные характеристики, состояние, технические характеристики. Хотя под данной терминологией можно понимать и охранение ТМЦ в рамках правоотношений между поклажедателем и хранителем (первый при этом не имеет претензий к своему поставщику и принял товар). Это регулируется статьей 47 ГК РФ.
Какой функционал входит в договор хранения с третьим лицом:
Продавец, оповещенный о факте отказа от купленного имущества и о его сохранении, вынужден забрать его с места складирования. Для этого обозначается отсрочка. Если он это не делает, то есть два пути: покупатель может его реализовывать либо вернуть самостоятельно. Расходы на отв.хранение, реализацию или возврат обязана возмещать продающая сторона. Если удалось совершить реализацию с остатком по суммам, то она возвращается поставщику ТМЦ. Акт принятия товара по форме о приеме-передачи приравнивает не до конца состоявшиеся покупательские права к преференциям владения ценностями.
Прием-передача материалов
Здесь также фиксируется факт перехода разного рода имущества новому владельцу: сырья, стройматериалов и т. д. Он актуален и при заключении договоров подряда (на переработку чего-либо, для выполнения ремонтных работ, пошива и пр.). Обязательно указываются все основные моменты, как и для стандартного актового документа. То есть название док-та, когда и где он составляется, кем, по какому поводу, а также реквизиты и подписи фигурантов сделки. Стоит упомянуть и то, что было составлено два экземпляра. При подписании лица также удостоверяют отсутствие у них жалоб друг к другу относительно обговоренной поставки. Разница в том, что ТМЦ заменяются здесь на перечисление материалов с наименованиями, единицами измерения, количеством, ценами (за штуку и в целом общая стоимость).
Правила составления
Вся необходимая информация помещается на одном листе формата А4. Здесь в обязательном порядке указываются оба участника взаимоотношений по товарообороту. Они должны быть уполномочены подписывать подобную документацию внутриорганизационными приказами, нотариальными доверенностями и т. д. В целом содержание и последовательность представляемых сведений меняется по согласованию. Но есть единые нормы по оформлению. Такие документы и контракты всегда начинаются с разъяснения их названия, даты и места подписания. Остальная описательная информация идет дальше в основной части текста.
Простой образец бланка акта приемки-передачи товара. Что содержит:
Формуляр не унифицирован на государственном уровне и составляется в свободной форме. Однако, имеются общие принципы его составления. По ним описанные сведения рекомендуется указать в качестве обязательных.
Инструкция по написанию
Этот документ предоставляет обычно поставляющее лицо. Соответственно, используются для этого собственные бланки. Если говорить о товарообороте между двумя торговцами, то используемые ими варианты могут отличаться. Например, когда речь идет о поставке оборудования и софта другому предпринимателю для организации его деятельности (учета продукции и отладки процесса продаж). Такая документация чаще не отправляется на согласование. В первую очередь в нем заинтересован именно поставщик («продажник»). Поэтому он и предлагает подписать отправляемую им бумагу. Форма акта приемки-передачи товара от покупателя не распространена. Хотя никто не запрещает обговаривать эти нюансы заблаговременно.
Информация о сторонах
Как правило, формирование таких документов актуально при взаимодействии между двумя фирмами или филиалами. При осуществлении покупки (особенно «мелкокалиберного» толка) физлицами они обычно обходятся простыми чеками. Соответственно при указании официальных лиц придется вписывать полное наименование организации, банковские реквизиты и контакты. Это стандартная процедура и каждый юрист или главбух предприятия знает, что именно следует здесь указать. Принципиально можно взять имеющуюся в иной документации вариацию.
Условия и список товара
В зависимости от того, о какой категории продукта идет речь и конкретики по количеству, принимать его разрешено в одиночку либо группой. Не запрещается брать с собой на приемку эксперта или разбирающегося в деталях человека. Он может оценить для вас, соответствует ли пришедшее описанию или нет.
Сюда разрешено включать несколько классов продуктов, указывая и кол-во такового в поставке. То есть не нужно создавать отдельный документ по всем видам продукции. Заводские коды и артикулы расписывать нет нужды. Главное — перечислить все имущественные единицы, присвоив каждой порядковый номер и прописав наименование (а затем и прочие характеристики).
Подписи сторон
Заполненный образец акта приема-передачи товара на реализацию и на склад требует подписания. Отвечающее за этот вопрос лицо часто занимает в организации руководящий пост. Сотрудник с подобным правом должен обладать соответствующей доверенностью. Делать это, основываясь на согласия нести материальную ответственность. Иначе действительность этой документации можно поставить под сомнение. Человек становится материально ответственным перед руководителем, принимая и занимаясь товароразмещением, учетом и оборотом.
Применение документа
Она может пригодиться той и другой стороне для предъявления претензий или отстаивания интересов. Разбирательства можно уладить своими силами или при обращении в суд. Тогда такая бумага будет приложением к иску или доказательством защиты. Надо помнить, что государством определена давность для подачи искового заявления. По их истечении содержание бумажных носителей в данных целях не имеет смысла. Только для внутреннего пользования. Например, если возникли неполадки с программным обеспечением и бухгалтер может поднять документацию (для уточнения и вычисления растрат).
Документ о получении товара или бланк приема-передачи по форме МХ-1
Такой типовой формуляр на ответственное хранение ТМЦ можно скачать. Либо установленный программный продукт поможет сформировать его автоматически при корректном введении сведений.
Акт приемки-передачи между материально ответственными лицами
В этом случае говориться не о товарно-денежных отношениях. Такой документ требуется для передачи ценностей от одного работника к другому. Поводы для этого различны. Это перестановка штатных единиц в расписании (например, повышение человека и назначение на его место младшего по должности), также увольнение штатника и т. д. Последнее, пожалуй, требует подписания такой бумаги в наибольшей степени. Так новый коллега полностью знакомится с имуществом, передаваемым ему в ведение и берет за него ответственность. Обычно списки здесь обширны и могут занимать несколько страниц. Лучше одновременно проводить ревизию и составлять указанный документ. Рекомендуется дать его на заверение и удостоверение подлинности главному бухгалтеру и руководству. При отсутствии кандидата, закрывающего появившуюся вакансию, принятие и подпись ложится на руководителя.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Обязательные реквизиты
Образец акта приема-передачи готовой продукции и товара или мяса и тому подобное. является приложением к первичной документации. В ней содержатся все необходимые сведения по наименованию участников, про их хозяйственную жизнь и пр. С полным перечнем можно ознакомиться в ФЗ 402 от 06.12.2011 ст. 9. В обсуждаемом документе достаточно расписаться сторонам сделки с указанием их должностей. Графы «покупатель» и «продавец» с местом для проставления росписи должны быть четко обозначены. Они находятся в самой низу листа.
Юридические тонкости
Содержание и условия договоров и актов не должны противоречить законодательным нормам, поэтому лучше доверить проверку юристу. При возникновении каких-либо замечаний не запрещается исправить имеющийся экземпляр и отправить обновленный первоисточнику. Либо попросить внести эти изменения.
Сама эта бумага обычно не считается сделкой. Но вопрос о том, является ли его подписание легитимным и значимым действом (направленным на прекращение прав и обязанностей), нужно решать комплексно. Подходить индивидуально к каждой ситуации. То есть смотреть, служит ли документ единственным подтверждением перехода имущества или он вторичен (приложение). В первом случае это простой акт приема-передачи товара без договора.
Когда он ведет к правовым последствиям:
Нужно соблюдение обоих пунктов, чтобы данная бумага получила полноценное значение. И чтобы выступала основанием для вручения прав новому собственнику, то есть фиксировала совершение операции от начала до конца. При наличии задокументированных договоренностей это невозможно. Тогда этот документ послужит только в качестве дополнительных доказательств по делу.
Поскольку подписанные экземпляры удостоверяют факт свершения обязательств, то их допускается использовать для защиты в суде. Например, при выявлении подложности (наличие подписей о доставке, когда она фактически не исполнена) или при несоответствии продукции (что выяснилось позже).
Хранение первичных документов
Всю подобную документацию надо хранить некоторое время в подшивке и передавать в архив. Система архивирования на каждом предприятии может разниться, потому как это внутренняя бухгалтерия. Зачастую весь документальный комплект по закупке хранится вместе, а не раздельно договор и акт принятия товара по форме о приеме-передачи. Надзорные органы вправе истребовать эти бумаги при запланированных и внеплановых проверках (при выявлении фактов подозрительных денежных манипуляций). Занимаются этим вопросом налоговые инспекторы. Также это требуется для нужд самой организации. Чтобы поднять информацию по расходам за какой-то квартал, подать в суд на оппонента (или защищаться в прениях) и т. д.
Сроки хранения отличаются, в зависимости из категории документа. В среднем цифры разнятся от 1 года до 10 лет. Конкретнее можно посмотреть в перечне от Главархива СССР. Он сформулирован в 88 году, но обновлен в 2007.
В какой валюте необходимо составлять документы
Данный вопрос следует учесть заранее и обсудить в двустороннем порядке для последующего приема товара по акту передачи. Если идет разговор о единой для поставщика и покупателя стране пребывания, то зачастую используемая ими валюта одна. Тем более это контролируется ст.12 Закона 402, а также письмами Минфина и постановления ФАСа. В российском бухгалтерском учете затраты на имущество и обязательства ведутся в рублях. Хотя взаимозачеты не запрещается производить в иностранном эквиваленте. Особенно, если одна из сторон располагается за границей и ведет активность на территории того или иного государства в других деньгах. Но рекомендуется прописывать все комбинированным способом (в обеих валютных единицах). Тогда у проверяющих органов вопросов не возникнет, так как иностранные активы пересчитаны на рублевый формат. При этом суммы будут совпадать и с теми, что внесены в договор. Курс может разниться на день прихода, что не должно стать помехой для окончательных расчетов перед поставщиком.
По сути, не имеет значения, что именно передается от одного лица к другому. Конкретику по продукции в названии разрешается не учитывать. Но для лучшего понимания специфики заполнения следует посмотреть примеры актов приема-передачи товара и продуктов питания, а также технических изделий и всего прочего. Для того чтобы полностью контролировать процессы, связанные с товарооборотом, компания «Клеверенс» предлагает воспользоваться специальным ПО. Автоматизация и оптимизация различных рутинных операций с помощью софта — важный шаг для развития вашего бизнеса.