письмо о разрешении въезда на территорию образец
Письмо о допуске сотрудников на объект
Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.
Составные части письма
Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.
После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:
Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.
Сотрудники
Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.
В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.
Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.
Допуск
Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:
Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.
Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.
Исключения из правил
Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:
Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.
Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.
Нарушения
В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.
Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.
Письмо о допуске сотрудников на объект
Если на предприятии установлен пропускной режим для сотрудников, то для посещения такого объекта нужно получить допуск. Для получения пропуска требуется направить письмо с таким ходатайством на имя директора предприятия или лица, отвечающего за пропускной режим.
Документ с просьбой о допуске работника на объект оформляется в произвольном стиле, в соответствии с общепринятыми нормами и стандартами в делопроизводстве.
В каких случаях необходимо?
Действие пропускного режима на объекте распространяется на все предприятие, в том числе, и на его структурные подразделения и филиалы. Пропуск выписывается в соответствии с Положением о пропускном порядке, утвержденном начальником объекта, составленном согласно закону № 2487-1 от 11.03.1992 года.
Для сотрудников, оформленных на работу, составляется приказ о выписки пропуска, с перечислением их Ф.И.О. Ответственность за контроль пропускного порядка несет охранная структура, а также руководители учреждений, осуществляющих охрану согласно заключённому договору.
Пропускной порядок предполагает контроль:
При потребности пройти на объект какому-либо лицу требуется руководителю организации, чей сотрудник должен посетить режимное предприятие, написать письмо с просьбой к руководителю объекта по выписке посетителю пропуска.
Письмо для получения пропуска на сотрудника может составляться в ситуациях, которые не предусмотрены утвержденным положением о пропускном режиме на предприятии.
Такими ситуациями могут оказаться:
Пропуск в перечисленных обстоятельствах выписывается на имя работника. При использовании ТС – на имя водителя, с указанием номерных знаков ТС.
В то же время некоторые служащие надзорных ведомств пользуется привилегиями, которые допускают посещение объекта без предварительного согласования с руководством.
К таким категориям служащих относятся:
Данная категория лиц может пропускаться без предварительного согласования с руководством предприятия, если в их должностные обязанности входит надзор за выполнением конкретного предприятия. При этом, они обязаны предъявлять свои служебные удостоверения.
Если на объект с пропускным режимом пытаются пройти сторонние лица без допуска, это относится к нарушению пропускного порядка. Лица должны быть задержаны и передаваться службе безопасности на предприятии, с составлением служебной записки.
Кто пишет?
Пропуск сотрудников режимного предприятия и сторонних лиц осуществляется согласно разработанному положению о пропускном порядке на предприятии, утвержденном руководителем режимного объекта. Допуск сотрудников на объект обязан осуществляется в установленное время и выполнятся по предварительным заявкам, согласованным с администрацией режимного объекта.
Письмо о выдаче пропуска должно отражать цель посещения человека. Составляется такое письмо руководством работника, который должен пройти через проходную режимного объекта, на имя руководителя посещаемого объекта. В письме должны отображаться данные лица, которому предстоит пройти через проходную режимного объекта, с отображения его Ф.И.О. и паспортных реквизитов.
Если пропуск требуется для группы лиц, то в письме требуется перечислить список сотрудников, с отображением их паспортных реквизитов. При этом, предприятие, выписывающее пропуск командированному посетителю, обязано обеспечить нераспространение личных данных.
Как написать?
Составляя письмо о допуске работника на предприятие, надо иметь ввиду, что унифицированного шаблона такого документа, утвержденного законодательством РФ, не существует. Данный документ можно составить в произвольном стиле на простом листе – формата А4, или на фирменном бланке организации, направляющей своего сотрудника в режимный объект.
Письмо должно быть написано в деловом тоне в соответствии с правилами оформления служебных документов, принятых в делопроизводстве. Если письмо составляется на простом листе бумаги, то вверху документа требуется отобразить полное наименование предприятия, отправляющего документ с просьбой о допуске сотрудников. Если письмо заполняется на фирменном бланке, то такую информацию заполнять не надо, так как она уже имеется на бланке.
Начало заполнения письма осуществляется с отображения «шапки», размещенной в правой верхней части листа, в которой указывается:
В левой части – напротив «шапки» отображается:
Немного ниже (под «шапкой») заполняется по середине строки наименование документа.
Следующий раздел представляет собой:
1) Обращение к адресату. Приемлемая форма обращения рекомендуется – по имени и отчеству.
2) Заполнение преамбулы, где понадобится отобразить основание для составления данного письма. Если посещение предполагает выполнение договорных требований, то понадобиться сослаться на договор, с указанием реквизитов:
3) Далее заполняется прошение о разрешении допуска сотрудников, с перечислением структурных отделов и помещений, куда требуется пройти сотрудникам с указанием сроков посещения.
4) Перечисление обязанностей сотрудников для прохождения на территорию объекта.
5) Обязательство об ответственности своих сотрудников, согласно договорных требований между контрагентами и законодательными нормами РФ.
6) Приложение, с перечислением списка сотрудников, которым нужно предоставить допуск к объекту.
7) Должность руководителя, который обязан подписать письмо.
8) Ф.И.О исполнителя, составившего письмо.
9) Контактный телефон исполнителя.
В некоторых ситуациях в письме можно дополнительно отметить то, что с сотрудниками проведена определенная подготовка, а также инструктажи по ОТ и ТБ на объекте. Это зависит от специфики объекта.
Содержание письма о допуске сотрудников на объект
Письмо о предоставлении допуска на объект составляется в соответствии с правилами оформления служебных писем. Несмотря на то, что утвержденного шаблона такого письма нет, такой документ непременно должен содержать следующую информацию:
Оформленное письмо, после подписания директором, отсылается адресату любым способом, который наиболее удобен отправителю.
Пример письма о допуске сотрудников на объект
Скачать образец, бланк
Сроки хранения
Распоряжением Минкультуры РФ № 558 от 25.09.2010 года переписка между предприятиями, государственными структурами, банковскими учреждениями, а также контрагентами компаний, обязана сохраняться в пределах 5-ти лет.
Следовательно, письмо о предоставлении допуска на объект сотрудников контрагентов требуется сохранять в предприятии на протяжении указанного периода. На практике предприятия, как правило, хранят все первичные документы у себя до 3-х лет (срок исковой давности), с последующей передачей по акту в местный архив, где такая переписка будет сохраняться, в соответствии с действующим законодательством РФ, в пределах 5-ти лет.
Гарантийное письмо для приглашения иностранного гражданина
Если организация решает пригласить для работы, консультации или других целей в страну иностранного гражданина, то ей нужно будет оформить пакет документов и отправить его в территориальное подразделение по вопросам миграции населения. В числе документов необходимо предоставить гарантийное письмо для приглашения иностранного гражданина. В нем руководство компании гарантирует лицу материальное, медицинское и жилищное обеспечение на время его нахождения в РФ.
Коротко о том, как юрлицу оформить въезд иностранцу
Приглашение на въезд в РФ необходимо, если иностранец едет в страну по приглашению российской компании или лицо является подданным государства, с которым у РФ нет безвизовых договоренностей.
Чтобы иностранному лицу получить приглашение на въезд в Россию и, как следствие, визу, приглашающее лицо должно обратиться в территориальный орган МВД, в подразделение по вопросам миграции. Документ можно оформить и в электронном виде.
Порядок оформления прописан в Административном регламенте МВД РФ по предоставлению госуслуги на выдачу приглашения на въезд в РФ, который был введен приказом МВД от 29 сентября 2020 года № 677.
Для получения приглашения нужно оформить такие документы:
К сведению! Если приглашается иностранный преподаватель, то заявитель имеет право приложить к документам копию лицензии образовательного учреждения на право заниматься такой деятельностью. Для привлечения иностранных работников заявитель прикладывает копии разрешения на привлечение иностранцев к работе или копию заявления, где отмечено, что работодатель принял документы от работника на разрешение труда.
Письмо одновременно с другими документами нужно подавать в ГУ МВД по месту регистрации организации.
Какая информация содержится в гарантийном письме
Форма гарантийного письма рекомендована приказом МВД от 29 сентября 2020 года № 667. Компания может и самостоятельно составить письмо, главное, чтобы в него была включена вся необходимая информация.
В шапке рекомендованной МВД формы указывают:
Далее следует текст самого письма. Здесь организация должна вписать в пустые строки такие данные:
Письмо заканчивается подписью руководителя приглашающей иностранца организации. Также глава компании должен указать ФИО и должность.
Образцы заполнения ходатайства о выдачи приглашения на въезд в Российскую Федерацию
Обращаем ваше внимание, при заполнении ходатайства просим руководствоваться следующим приказом:
Приказ МИД России от 21.12.2020г. № 23235 «Об утверждении Перечня целей поездок, используемого при оформлении и выдаче виз иностранным гражданам»
Зарегистрировано в Минюсте России 28 января 2021 г. N 62259
В соответствии с пунктом 13 Положения об установлении формы визы, порядка и условий ее оформления и выдачи, продления срока ее действия, восстановления ее в случае утраты, а также порядка аннулирования визы, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 9 июня 2003 года N 335 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2003, N 24, ст. 2329; 2020, N 31, ст. 5188), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Перечень целей поездок, используемый при оформлении и выдаче виз иностранным гражданам.
3. Настоящий приказ действует в течение шести лет со дня его вступления в силу.
ЦЕЛЕЙ ПОЕЗДОК, ИСПОЛЬЗУЕМЫЙ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ И ВЫДАЧЕ ВИЗ
I. Дипломатические визы
Выполнение функций дипломатического сотрудника (Дипсотрудник)
Дипломатическим агентам (кроме лиц, указанных в пункте 2 настоящего Перечня) дипломатических представительств и консульским должностным лицам консульских учреждений, сотрудникам представительств международных организаций в РФ, в отношении которых РФ признается дипломатический статус
Выполнение функций военного атташе (Военный атташе)
Военным, морским и авиационным атташе дипломатических представительств в РФ
Сопровождение дипломатического сотрудника в качестве члена семьи (Член семьи дипсотрудника)
Членам семей лиц, указанных в пункте 1 и пункте 2 настоящего Перечня
Выполнение функций дипломатического курьера (Дипкурьер)
Иностранным дипломатическим и консульским курьерам
Главам иностранных государств, главам правительств иностранных государств, членам иностранных официальных делегаций, должностным лицам иностранных государств, в отношении которых РФ признается статус должностного лица, имеющего право на получение дипломатической визы, и которые следуют с рабочим визитом в дипломатические представительства или консульские учреждения иностранных государств в РФ либо в международные организации или их представительства в РФ, а также другим лицам, в отношении которых РФ признается дипломатический статус
Сопровождение в качестве члена семьи (Сопровождающий член семьи)
Членам семей глав иностранных государств, глав правительств иностранных государств, членов иностранных официальных делегаций
Иностранным инспекторам и наблюдателям, прибывающим на территорию РФ для контроля выполнения международных договоров по сокращению вооруженных сил и вооружений и укреплению мер доверия
Выполнение функций технического сотрудника (Техсотрудник)
Работникам административно-технического персонала дипломатических представительств, консульским служащим консульских учреждений иностранных государств в РФ, представительств международных организаций в РФ
Сопровождение технического сотрудника в качестве члена семьи (Член семьи техсотрудника)
Членам семей лиц, указанных в пункте 8 настоящего Перечня
Выполнение функций обслуживающего персонала (Персонал)
Работникам обслуживающего персонала дипломатических представительств, консульских учреждений иностранных государств в РФ, представительств международных организаций в РФ
Сопровождение обслуживающего персонала в качестве члена семьи (Член семьи персонала)
Членам семей лиц, указанных в пункте 10 настоящего Перечня
Членам официальных иностранных делегаций, сопровождающим их лицам, должностным лицам иностранных государств, в отношении которых РФ признается статус должностного лица, имеющего право на получение служебной визы, и которые следуют с рабочим визитом в дипломатические представительства или консульские учреждения иностранных государств в РФ либо в международные организации или их представительства в РФ, а также другим лицам, в отношении которых РФ признается официальный статус
Военнослужащим вооруженных сил иностранных государств, въезжающим в РФ в целях реализации международных договоров РФ и (или) решений органов государственной власти РФ
в области военно-технического сотрудничества
Выполнение функций члена экипажа (Член экипажа)
Лицам, сопровождающим глав иностранных государств, глав правительств иностранных государств, членов официальных иностранных делегаций в качестве членов экипажей воздушных судов
Членам экипажей иностранных самолетов, прибывающих на территорию РФ для контроля выполнения международных договоров по сокращению вооруженных сил и вооружений и укреплению мер доверия
Сопровождение в качестве члена семьи (Сопровождающий член семьи)
Членам семей членов официальных иностранных делегаций, указанных в пункте 12 настоящего Перечня, а также членам семей лиц, указанных в пункте 13 и пункте 14 настоящего Перечня
III. Обыкновенные частные визы
Иностранным гражданам, въезжающим в РФ с гостевым визитом, на основании приглашения на въезд в РФ, оформленного по ходатайству гражданина РФ, иностранного гражданина, получившего вид на жительство в РФ, или юридического лица, на основании решения руководителя дипломатического представительства или консульского учреждения РФ о выдаче иностранному гражданину визы либо на основании решения федерального органа исполнительной власти, ведающего вопросами иностранных дел, о выдаче иностранному гражданину визы, принятого по ходатайству дипломатического представительства или консульского учреждения иностранного государства в РФ, международной организации или ее представительства в РФ либо представительства иностранного государства при международной организации, находящейся в РФ
Иностранным гражданам на основании решения, принятого Министерством иностранных дел РФ, дипломатическим представительством или консульским учреждением РФ либо представительством Министерства иностранных дел РФ, находящимся в пределах приграничной территории, в том числе в пункте пропуска через Государственную границу РФ, по ходатайству находящихся за пределами РФ иностранных граждан, поданных в связи с необходимостью въезда в РФ для экстренного лечения либо вследствие тяжелой болезни или смерти близких родственников, а также (если это предусмотрено международным договором РФ) иностранным гражданам, въезжающим в РФ с целью посещения воинских или гражданских захоронений
IV. Обыкновенные деловые визы
Иностранным гражданам, въезжающим в РФ в целях осуществления деловых поездок
Сопровождение в качестве члена семьи (Сопровождающий член семьи)
Членам семей иностранных граждан, въезжающих в РФ и являющихся представителями или работниками иностранной компании, заключившей с резидентом территории опережающего социально-экономического развития, расположенной на территории Дальневосточного федерального округа, или с резидентом свободного порта Владивосток инвестиционное соглашение о реализации инвестиционного проекта на территории Дальневосточного федерального округа
Выполнение функций водителя (Водитель)
Иностранным водителям автотранспортных средств, осуществляющим международные пассажирские и грузовые перевозки между территориями РФ и иностранных государств
Выполнение функций члена экипажа (Член экипажа)
Иностранным гражданам, въезжающим в РФ в качестве членов экипажей морских или речных судов и паромов, а также работников поездных, рефрижераторных и локомотивных бригад в международных поездах
Иностранным гражданам, въезжающим в РФ с целью усыновления (удочерения) детей, оставшихся без попечения родителей
Иностранным гражданам, въезжающим в РФ в целях лечения по приглашениям медицинских организаций
Выполнение функций временного корреспондента (Пресса/Кор)
Временно аккредитованным в РФ специальным корреспондентам, прибывающим в РФ по заданию своих редакций для освещения отдельных мероприятий, а также для подмены в случае отпуска, болезни, командировок в другие страны основного корреспондента
Иностранным профессиональным журналистам (если это предусмотрено международным договором РФ), прибывающим в РФ с целью выполнения журналистской работы
Техническое обслуживание временного корреспондента (Пресса/Тех)
V. Обыкновенные туристические визы
Иностранным гражданам, въезжающим в РФ в качестве туристов
VI. Обыкновенные туристические групповые визы
Иностранным гражданам, въезжающим в РФ в качестве туристов в составе организованных туристических групп (не менее пяти человек)
VII. Обыкновенные учебные визы
Иностранным гражданам, въезжающим в РФ в целях обучения в образовательной организации на срок до 3 месяцев
Иностранным гражданам, въезжающим в РФ в целях обучения в образовательной организации на срок свыше 3 месяцев.
VIII. Обыкновенные рабочие визы
Иностранным гражданам, въезжающим в РФ в целях осуществления трудовой деятельности, в том числе являющимся высококвалифицированными специалистами в соответствии со статьей 13.2 Федерального закона от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ
«О правовом положении иностранных граждан в РФ» (Собрание законодательства РФ, 29.07.2002, N 30, ст. 3032), а также иностранным гражданам, въезжающим в РФ и заключившим с резидентом территории опережающего социально-экономического развития, расположенной на территории Дальневосточного федерального округа, или с резидентом свободного порта Владивосток трудовой договор, связанный с реализацией инвестиционного проекта
Сопровождение в качестве члена семьи (Сопровождающий член семьи)
Членам семьи иностранных граждан, являющихся высококвалифицированными специалистами в соответствии со статьей 13.2 Федерального закона от 25 июля 2002 г. N 115-ФЗ
«О правовом положении иностранных граждан в РФ»
Членам семьи иностранных граждан, въезжающих в РФ и заключившим с резидентом территории опережающего социально-экономического развития, расположенной на территории Дальневосточного федерального округа, или с резидентом свободного порта Владивосток трудовой договор, связанный с реализацией инвестиционного проекта
Выполнение функций частного домашнего работника (Частный домашний работник)
Иностранным гражданам, являющимся частными домашними работниками дипломатических агентов дипломатических представительств и консульских должностных лиц консульских учреждений, сотрудников представительств международных организаций в РФ
Иностранным гражданам, являющимся работниками иностранных юридических лиц (производителей или поставщиков), выполняющих монтажные (шефмонтажные) работы, сервисное и гарантийное обслуживание, а также послегарантийный ремонт поставленного в РФ технического оборудования
Выполнение функций иностранного сотрудника (Иносотрудник)
Иностранным гражданам, являющимся аккредитованными работниками аккредитованных на территории РФ представительств иностранных юридических лиц, на основе принципа взаимности в соответствии с международными договорами РФ
Выполнение функций корреспондента иностранных средств массовой информации (Корреспондент СМИ)
Выполнение функций технического сотрудника иностранных средств массовой информации (Техсотрудник СМИ)
Зарегистрированным при МИД России техническим сотрудникам корреспондентских пунктов иностранных СМИ
Сопровождение работника иностранных средств массовой информации (Член семьи работника СМИ)
Членам семей лиц, указанных в пункте 37 и пункте 38 настоящего Перечня
IX. Обыкновенные гуманитарные визы
Иностранным гражданам, въезжающим в РФ в целях осуществления научных, или культурных, или общественно-политических, или спортивных, или религиозных связей и контактов (за исключением осуществления профессиональной религиозной деятельности, в том числе миссионерской деятельности, по трудовому или гражданско-правовому договору с религиозными организациями), либо паломничества, либо благотворительной деятельности, либо доставки гуманитарной помощи