письмо о штатной численности сотрудников образец
Бланк и образец заполнения среднесписочной численности по форме КНД 1110018
Информация, предоставляемая вами о среднесписочной численности персонала, необходима для ведения статистики и контроля вашего бизнеса налоговой инспекцией. Участковым налоговым инспектором принимается отчет данных о численности персоналу по среднему списку за предыдущий календарный год (статья 80 НК РФ).
Советы к заполнению формы
Налоговая инспекция принимает отчеты с вписанными разборчивыми данными черной пастой. Бланки, заполненные другими цветовыми вариациями, не будут рассмотрены. Записывайте информацию в ячейках и строках по-максимуму разборчиво. Налоговики не должны чувствовать себя графологами.
Если вы являетесь продвинутым компьютерным пользователем, смело заполняйте бланк с помощью редакторского софта. Налоговики принимают распечатанные формы, заполненные печатным шрифтом 18 Courier New.
Коды ИНН, КПП и налогового органа
Каждая фирма имеет свои особенности учета. Заполняя поле идентификационного номера плательщика налогов (сокращенно – ИНН), который присваивается юридическим и физическим лицам, начинайте вписывать цифры кода от крайней левой квадратной ячейки. Графа «КПП» предназначена только для организаций. ИП не нужно заполнять это поле.
Учтите! Если в вашем коде меньше цифр чем ячеек, нужно сначала проставить нули, а затем – цифровые значения ИНН. Код налоговой инспекции вашего участка всегда состоит из четырех цифр.
Названия организаций
Немного упростите для себя процесс заполнения в блоках, где это возможно. В поле о наименовании налогового органа не обязательно вписывать полное название. Понятно, что места не так и много, чтобы вписать всё. Сократите название – впишите аббревиатуру согласно общепринятым правилам.
Важно! Это правило упрощения не распространяется на заполнение названии вашей организации. Название фирмы должно быть записанным полностью по уставной документации.
Данные о предпринимателе
ИП четко вписывает свои ФИО без каких-либо сокращений. Если документы подает его представитель, нужно заполнить в соответствующих графах его полные ФИО и данные о документе, удостоверяющего его личность.
Другие важные детали
О показателе численности. Единственной расчетной цифрой отчета может быть показатель численности по среднему списку за предыдущий год. Его нужно проставить в целых числах. Для точного подсчета данных, воспользуйтесь примером вычисления среднесписочной численности работников.
Проставляем дату. Заполненный бланк нужно подать строго до двадцатого января текущего года. Обязательно укажите в отчете, что данные подаются по состоянию на первое января. Пусть вас не сбивает с толку реальная дата составления вашего отчета. В случае, когда фирма переживает процесс реорганизации, отчет предоставляется до двадцатого числа следующего месяца после завершения всех процессов. К примеру, ваша фирма реорганизована в марте – отчет о численности нужно подать до 20 апреля.
Заполняем только свои графы. Налогоплательщику не стоит лезть в блоки, предназначенные для представителя инспекции.
Как правильно подать готовую отчетную форму?
Когда все графы бланка заполнены, его нужно подписать вручную. Только при таком условии инспектор примет ваш годовой отчет к рассмотрению. Вам не обязательно личной персоной появляться в налоговой службе, чтобы сдать документ. Оправьте его почтой как ценное письмо с уведомлением, конечно, с учетом даты почтового штемпеля.
Дельный совет! Опытные бизнесмены, которые не любят простаивать в переполненных коридорах налоговой, советуют в конверт вложить заверенный штампом почтового отделения бланк описи вложенных документов. Налоговый инспектор лишний раз убедится, что все документы на месте.
Что если вы просрочили представление вышеперечисленных сведений?
За несвоевременную подачу или игнорирование предоставления отчета для налогового контроля бизнес-деятельности, вы рискуете быть оштрафованным на сумму около 200 рублей. Худший вариант развития событий – административное наказание.
Сведения о среднесписочной численности в 2021 году
В статье рассмотрим порядок расчета среднесписочной численности работников, а также публикуем ссылку на форму КНД 1110018 для скачивания.
Раньше все организации и ИП с работниками были обязаны сообщать в ФНС о том, сколько человек у них работает. Для этого была утверждена специальная форма КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников». Установленный срок — 20 января года, следующего за отчетным.
Начиная с отчета за 2020 год, отправлять сведения о среднесписочной численности отдельной формой больше не нужно. Уже по итогам 2020 года эти данные входят в состав расчета по страховым взносам и подаются ежеквартально.
Сроки представления РСВ со сведениями о среднесписочной численности в 2021 году:
Если опоздать или не сдать расчет, ФНС наложит штраф в размере 5 % за каждый месяц просрочки. Общая величина штрафа не может быть меньше 1 000 рублей и больше 30 % от суммы неуплаченных вовремя взносов.
Показатель «среднесписочная численность» в РСВ должны отражать и вновь созданные организации, и предприниматели с работниками.
Порядок расчета среднесписочной численности
Чтобы посчитать среднесписочную численность (ССЧ), пользуйтесь указаниями по заполнению формы № П-4, утвержденными приказом Росстата от 27.11.2019 № 711. Для расчета, действуйте в соответствии со следующим алгоритмом.
Этап № 1. Рассчитайте среднесписочную численность (ССЧ) в каждом месяце.
Для этого вычислите, сколько работников числилось за каждый календарный день, сложите полученные цифры и разделите на число календарных дней в месяце. В расчет берутся все работники на трудовом договоре, в том числе нетрудоспособные из-за болезни, командированные и пр.
Есть и те категории лиц, которые не участвуют в расчете численности (п. 77 Приказа Росстата от 22.11.2017 N 772).
Пример. У ИП в ноябре трудилось семь человек. Шестеро отработали все 30 дней, седьмой лишь 17 дней, т. к. был принят на работу 14.11.2020.
Среднесписочная численность работников в ноябре составит:
(6 × 30) + (1 × 17) = 197 / 30 = 6,57 (округлять не нужно).
Этап № 2. Рассчитайте ССЧ тех, кто работал неполный рабочий день.
Пример. В ООО «Кот» с установленной продолжительностью рабочего дня 8 часов в ноябре был задействован сотрудник на 3 часа работы в течение 11 рабочих дней. Таким образом, всего сотрудник отработал в ноябре 33 часа (11 х 3).
Общее количество отработанных человекодней = 3 часа в день / 8 рабочих часов стандартно × 11 рабочих дней = 4,13.
Месячная ССЧ сотрудников, занятых неполный рабочий день = 4,13 человекодня / 21 рабочий день в ноябре = 0,2 человека.
Обратите внимание, что этот порядок расчета не действует для сотрудников, которым неполный рабочий день полагается по закону. Их учитывайте как полностью занятых.
Этап № 3. Рассчитайте ССЧ за отчетный период.
На данном этапе нужно сложить все показатели, полученные на первом и втором этапах. Полученную сумму разделить на количество месяцев в отчетном периоде: 3 месяца для квартала, 6 для полугодия, 9 для 9 месяцев и 12 для года.
Пример. ООО «Санта» создано 01.11.2020.
Продолжительность рабочего дня 8 часов.
В ноябре полный рабочий день отработали 12 человек, а в декабре — 14. Все дни отработаны полностью.
Полученную цифру округляем и получаем 2 человека. Это и будет численность, которую следует указать в расчете по страховым взносам за 2020 год.
Заполните и отправьте сведения о среднесписочной численности работников (ССЧ) прямо сейчас! Пользуйтесь Экстерном 14 дней бесплатно!
Инструкция: готовим выписку из штатного расписания
Выписка из штатного расписания — это документ, который содержит должностные сведения об одном или нескольких работниках организации без указания личных данных, необходим для предоставления в различные ведомства.
Что собой представляет выписка
Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, который разрабатывает кадровая служба. В нем записываются сведения о структуре организации, должностях работников, окладах. Перечень должностей оформляется в виде сводной таблицы работником отдела кадров или компетентными лицами предприятия, утверждается руководителем.
Перечень профессиональных единиц составляется по форме Т-3 либо произвольно, обновляется при изменении информации о штате и зарплате сотрудников. Действует не более 1 календарного года.
Сведения о должностном составе являются внутренней информацией любого предприятия, поэтому для различных ситуаций используют выписку. Она представляет собой определенную выборку из общего перечня должностей организации.
Отличия от копии и от самого штатного расписания
Копия выполняется с исходника и полностью ему идентична. В выписке содержится только необходимая часть оригинального локального нормативного документа. Законодательно не регламентируется форма, по которой выдается выписка из штатного расписания на текущую дату, поэтому ее составляют произвольно либо используют исходную табличную форму основного документа.
Допускается сделать копию исходника путем сканирования, в этом случае документ заверяют следующим образом:
Кто и для чего ее может запросить
Выдается конкретным сотрудникам для предъявления в государственные учреждения:
Для этого обращаются в кадровую службу предприятия, но обязаны ли работникам предоставлять выписку из штатного расписания, если сотрудник не уточняет, для чего она требуется? Да, по закону это не является причиной для отказа в ее выдаче.
Также подобная справка понадобится непосредственно предприятию как юридическому лицу для предоставления:
Правомерно возникает вопрос, нужен ли официальный запрос для выдачи выписки из штатного расписания от госслужб, контролирующих деятельность организации? Да, любые государственные проверяющие органы обязаны направить такой запрос на получение сведений от кадровой службы.
Кто и в какие сроки ее готовит
Документ по запросу готовит сотрудник кадрового отдела. Он отвечает за правильное предоставление информации о наименовании должностей и количестве должностных единиц. Бухгалтер несет ответственность за актуальное отображение в справке финансовых сведений об окладах, надбавках. В документе ставят подписи все участвующие должностные лица: кадровик, начальник отдела кадров и бухгалтер. Если предприятие не располагает службой кадрового учета, то ее функцию в этой ситуации выполняет руководитель.
Если работник подал заявление на выписку из штатного расписания, то начиная с этого момента ее обязаны предоставить в течение трех дней. Это общее правило выдачи заверенных документов, связанных с трудовыми отношениями.
Как ее оформить
Утверждена официальная форма (Т-3) постановлением Госкомстата №1 от 05.01.2004. Однако работодатель исходя из условий работы и потребностей предприятия вправе изменить ее содержание или использовать произвольный вид.
Если кадровый отдел применяет в работе форму Т-3, то она содержит ряд обязательных данных:
В случае выдачи документа по заявлению от конкретного сотрудника сведения указывают только о нем одном. Работник ставит подпись наряду с другими лицами.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как составить штатное расписание. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец
Примерный образец документа, составленного в произвольной форме, выглядит так:
Выписка из штатного расписания за 11.01.2021
Сведения о среднесписочной численности в 2021 году
В статье рассмотрим порядок расчета среднесписочной численности работников, а также публикуем ссылку на форму КНД 1110018 для скачивания.
Раньше все организации и ИП с работниками были обязаны сообщать в ФНС о том, сколько человек у них работает. Для этого была утверждена специальная форма КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников». Установленный срок — 20 января года, следующего за отчетным.
Начиная с отчета за 2020 год, отправлять сведения о среднесписочной численности отдельной формой больше не нужно. Уже по итогам 2020 года эти данные входят в состав расчета по страховым взносам и подаются ежеквартально.
Сроки представления РСВ со сведениями о среднесписочной численности в 2021 году:
Если опоздать или не сдать расчет, ФНС наложит штраф в размере 5 % за каждый месяц просрочки. Общая величина штрафа не может быть меньше 1 000 рублей и больше 30 % от суммы неуплаченных вовремя взносов.
Показатель «среднесписочная численность» в РСВ должны отражать и вновь созданные организации, и предприниматели с работниками.
Порядок расчета среднесписочной численности
Чтобы посчитать среднесписочную численность (ССЧ), пользуйтесь указаниями по заполнению формы № П-4, утвержденными приказом Росстата от 27.11.2019 № 711. Для расчета, действуйте в соответствии со следующим алгоритмом.
Этап № 1. Рассчитайте среднесписочную численность (ССЧ) в каждом месяце.
Для этого вычислите, сколько работников числилось за каждый календарный день, сложите полученные цифры и разделите на число календарных дней в месяце. В расчет берутся все работники на трудовом договоре, в том числе нетрудоспособные из-за болезни, командированные и пр.
Есть и те категории лиц, которые не участвуют в расчете численности (п. 77 Приказа Росстата от 22.11.2017 N 772).
Пример. У ИП в ноябре трудилось семь человек. Шестеро отработали все 30 дней, седьмой лишь 17 дней, т. к. был принят на работу 14.11.2020.
Среднесписочная численность работников в ноябре составит:
(6 × 30) + (1 × 17) = 197 / 30 = 6,57 (округлять не нужно).
Этап № 2. Рассчитайте ССЧ тех, кто работал неполный рабочий день.
Пример. В ООО «Кот» с установленной продолжительностью рабочего дня 8 часов в ноябре был задействован сотрудник на 3 часа работы в течение 11 рабочих дней. Таким образом, всего сотрудник отработал в ноябре 33 часа (11 х 3).
Общее количество отработанных человекодней = 3 часа в день / 8 рабочих часов стандартно × 11 рабочих дней = 4,13.
Месячная ССЧ сотрудников, занятых неполный рабочий день = 4,13 человекодня / 21 рабочий день в ноябре = 0,2 человека.
Обратите внимание, что этот порядок расчета не действует для сотрудников, которым неполный рабочий день полагается по закону. Их учитывайте как полностью занятых.
Этап № 3. Рассчитайте ССЧ за отчетный период.
На данном этапе нужно сложить все показатели, полученные на первом и втором этапах. Полученную сумму разделить на количество месяцев в отчетном периоде: 3 месяца для квартала, 6 для полугодия, 9 для 9 месяцев и 12 для года.
Пример. ООО «Санта» создано 01.11.2020.
Продолжительность рабочего дня 8 часов.
В ноябре полный рабочий день отработали 12 человек, а в декабре — 14. Все дни отработаны полностью.
Полученную цифру округляем и получаем 2 человека. Это и будет численность, которую следует указать в расчете по страховым взносам за 2020 год.
Заполните и отправьте сведения о среднесписочной численности работников (ССЧ) прямо сейчас! Пользуйтесь Экстерном 14 дней бесплатно!
Правила заполнения нового отчета о численности работников и неполной занятости
Как заполнить сведения об изменении численности, а также неполной занятости работников в связи с распространением коронавирусной инфекции:
Зачем нужен оперативный мониторинг занятости
Введение карантина и самоизоляции в условиях тяжелой эпидемиологической ситуации из-за распространения коронавируса привело к резкому оттоку клиентов у предприятий и вызвало нехватку средств на выдачу зарплаты. Если в начале карантина работников переводили на удаленный режим, объявляли простой с сохранением средней оплаты, то после продления самоизоляции все чаще работодатели отправляют сотрудников в неоплачиваемые отпуска или увольняют. Уровень занятости россиян резко упал, увеличилось количество безработных.
Для анализа сложившейся ситуации на рынке труда и возможного оказания помощи работодателям Минтруд обязал службы занятости собирать и передавать сведения об изменении численности работников во время коронавируса в Федеральную службу по труду, особенное внимание уделяя компаниям, входящим в перечень системообразующих организаций российской экономики. Информация о принятии необходимых мер для снижения напряженности на рынке труда размещена в письме Минтруда №16-2/10/В-2328 от 25.03.2020. Новый отчет о сотрудниках с апреля 2020 вводится приказом №152 от 24.03.2020.
Электронные формы для отчета размещены на интернет-ресурсе «Работа в России». Чтобы их заполнить, необходимо создать личный кабинет, авторизовавшись через портал госуслуг. Актуальность заполненных данных подтверждается электронной цифровой подписью.
Онлайн-отчетность позволит Правительству РФ получить сведения об изменении численности и неполной занятости и осуществлять оперативный мониторинг проблем на рынке труда и принимать меры по поддержке зарегистрированных работодателей.
Кто сдает и какие сведения
Для осуществления оперативного контроля за рынком труда Минтруд обязал службы занятости наладить информационное взаимодействие со всеми работодателями, которые сокращают численность сотрудников, переводят в режим неполной занятости, дистанционной и т.п.
Прежде чем разбираться, как подать сведения о количестве сотрудников работающих и неработающих, перечислим данные об изменении в количестве работников. Нужно проинформировать о сотрудниках:
Показатели подаются лишь в том случае, если изменения связаны с карантином по коронавирусу. Форма предоставления сведений о численности работников организаций и индивидуальных предпринимателей в бумажном виде не предусмотрена. Вся информация вводится в электронной форме на портале «Работа в России». Запланирована еженедельная отчетность по данной форме, но строгих требований нет — сведения передают, если только они изменились.
Инструкция по работе с сервисом сбора информации о численности сотрудников для работодателей
Необходимо предварительно зарегистрироваться на портале госуслуг, если у вас нет аккаунта.
1. На главной странице сайта «Работа в России» выбрать вкладку «Работодатель», нажать «Войти».
2. На странице «Вход для работодателей» выбирайте «Войти через ЕСИА» (потребуется регистрация через портал госуслуг).
3. Откроется страница авторизации. Вводите логин/пароль, на вкладке «войти как» выбирайте нужное из предложенного списка (что планируете зарегистрировать — частное лицо/ИП/организация).
4. Система перейдет на портал «Работа в России» → «Регистрация организации» и предложит вам присоединиться к зарегистрированной компании, если указанный ОГРН есть на портале. Выбирайте необходимое.
5. Выбрать роль → Владелец → Сохранить.
Личный кабинет создан.
Как открыть страницу для заполнения сведений? Либо кликнуть на баннер «Подать сведения» → подать информацию, либо через «Меню» → «Компания» → «Сведения об изменении численности. ».
Далее заполняйте все поля открывшейся формы.
В форме обязательны для заполнения все поля, кроме отчества. Сначала выбирайте регион, если у предприятия имеются филиалы, заполняйте данные по каждому отдельно.
1. Общие сведения о юрлице:
3. Данные заявителя:
4. Заполните информацию об изменении численности и задолженности по зарплате.
Данные вносятся на постоянной основе, при изменении актуализируются.
Ответственность
Работодатели привыкли, что любое нарушение сдачи отчетности грозит санкциями, и спрашивают, обязателен ли для заполнения новый отчет в Минтруд по порталу Работа в России. Пока таких решений нет. Ответственность за оперативный сбор и передачу сведений Минтруд возложил на региональные службы занятости. Они обязаны:
Особое внимание требуется обратить на ситуацию с занятостью в системообразующих организациях российской экономики (по прилагаемому перечню), они обязаны формировать отчет в Роструд в 2020 году ежедневно.
Санкций за непредоставление информации работодателем не предусмотрено. На основании сведений, размещенных на портале «Работа в России», будут разрабатываться программы господдержки. Предприятия, не предоставившие данные об ухудшении ситуации в период пандемии коронавирусной инфекции, не смогут участвовать в этих мероприятиях.