письмо о восстановлении документов образец
Утеря первичных документов: что делать и как избежать
Случается, что компания не может предоставить документы по запросу налоговой в силу объективных обстоятельств – если документы украдены или пострадали из-за пожара. Обычно в таких ситуациях организации все равно приходится идти в суд, чтобы доказать свою добросовестность, и простого заявления о наступлении непредвиденных обстоятельств здесь не хватит. Налоговой нужны будут более весомые основания, чтобы освободить компанию от обязанности платить налоги.
Компания не представила счета-фактуры и другие первичные документы во время проверки, сославшись на кражу бумаг. При этом фирма не представила доказательств, прямым образом доказывающих факт кражи, попытки восстановления утерянной документации, а также свою добросовестность. В итоге организации все равно доначислен НДС и пени в размере более 120 млн руб.
Руководство компании утверждало, что из ее электронной базы данных похитили все документы за три последних года. Однако для суда эта причина оказалась неуважительной, потому что компания не обращалась в полицию и не пыталась найти похитителя (постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.06.2008 № Ф03-А73/08-2/1272).
Что делать, если первичка утрачена из-за непредвиденных обстоятельств
Если в компании обнаружена пропажа документов, и вы подозреваете их кражу, нужно написать заявление в полицию. Справка из следственных органов (в частности, постановление о возбуждении уголовного дела) убедит суд, что бумаги пропали по не зависящим от компании причинам.
Если в офисе или в архиве случился пожар, и документы сгорели – нужно получить справку о пожаре в МЧС. Необходимо проверить, желательно – под надзором юристов, правильно ли описан факт происшествия в выданном документе.
Компания не смогла отстоять 70 млн руб. доначислений из-за ошибки в справке МЧС о пожаре. В документе было указано, что в сгоревшем здании находится другая организация (постановление АС Уральского округа от 01.02.2016 № Ф09-9606/15).
Обратите внимание: документ из госорганов должен содержать точные сведения о том, кто потерпевший, какие документы и за какой период пропали либо были утрачены. Наличие описи пропавшей документации будет положительным аргументом в защиту позиции фирмы.
Следует учитывать и отрицательную судебную практику, которая не принимает во внимание в качестве уважительной причины непредвиденные, форс-мажорные обстоятельства. Налогоплательщик должен обеспечивать сохранность документов (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, например, Постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 23 октября 2012 г. № 15АП-10124/12 по делу № А32-970/2011).
Поэтому подтвердить только наличие непредвиденных обстоятельств недостаточно для доказательства добросовестности. Следовательно, налогоплательщику стоит заботиться о безопасном хранении скан-копий документов и контролировать их обращение (чтобы избежать утери или кражи). Полезным в этом случае будут системы контроля документов по типу «Скан-Архива» и использование электронного документооборота.
Как зафиксировать факт утраты первичного документа
После исчезновения документов и получения справки компании нужно создать комиссию, которая установит причины утраты бумаг и зафиксирует их в акте об утрате. Членами комиссии необходимо назначить заместителя директора, главного бухгалтера, начальника охраны и т. п.
Комиссия должна составить акт, в котором следует подробно описать, когда и при каких обстоятельствах были утрачены бумаги.
Во время проверки представители налоговой инспекции не досчитались счетов-фактур на сумму 3,5 млн руб. Руководство предприятия пояснило, что бумаги утеряны в результате пожара. Ревизоры не поверили на слово и доначислили НДС. Однако в суде предприятию удалось отстоять свою позицию.
Предприятие доказало, что архив уничтожен пожаром, а именно: был составлен акт о пожаре, который подтвердил, что здание, где расположена бухгалтерия и хранятся первичные документы предприятия, уничтожено огнем, фирма подала соответствующее заявление в полицию о возбуждении уголовного дела по факту пожара, направлено письмо в инспекцию с уведомлением, что произошел пожар, и, наконец, представлена справка об утрате бумаг вследствие пожара с подписями генерального директора и главного бухгалтера (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22.12.2015 по делу № А60-10762/2015).
Зачем пытаться восстановить утраченные первичные документы
Факта обращения в МВД, МЧС, дальнейшее получения справок – всего этого недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов.
Суд также будет оценивать активные действия со стороны фирмы в попытках восстановления утраченных документов. Крайне критично суд отнесется к факту, что утраченные за несколько лет документы компания даже не попыталась восстановить.
В деле АС Уральского округа от 01.02.2016 № Ф09-9606/15 суды сослались на то, что компания не проводила сверки с контрагентами, не направляла им запросы на восстановление бумаг, не обосновала, каким образом «восстановлены» представленные счета-фактуры, не представила переписку с контрагентами по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции в качестве доказательства попыток восстановления утраченных документов.
Чтобы избежать проблем из-за утраты документов, после обнаружения факта утраты следует действовать так:
1. Назначить ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов.
Копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем – все это следует сохранять (и желательно, надежнее, чем хранили первичные документы до этого).
Обратите внимание: копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп «Копия верна», свою подпись и печать, дату заверки копии (см. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).
Организация представила копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС при расчетах за поставленные товары. Суд признал обоснованной позицию компании, сославшись на то, что у инспекции отсутствовали основания для отказа в применении налоговых вычетов по НДС. Ревизоры могли определить суммы вычета НДС по данным банковской выписки по расчетному счету, платежным поручениям, счетам на оплату и иным документам, представленным фирмой (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 26.03.2012 № 10АП-778/12 по делу № А41-38116/10, Постановления Президиума ВАС РФ от 09.03.2011 № 14473/10, от 19.07.2011 № 1621/11).
Для безопасности лучше составить подробный расчет, из которого будет видно, что сумма вычетов НДС по утраченным документам соответствует оборотам по счетам, поступлениям денежных средств, суммам уплаченных налогов.
3. Проверить контрагентов.
При восстановлении утраченных документов контрагент не должен быть организацией, признанной ликвидированной, фирмой-однодневкой, подставной организацией, участником схем ухода от налогообложения.
4. Отразить в бухгалтерской отчетности факт хищения / утраты ОС (оргтехники, серверов, электронных баз данных и т. п.).
5. Заключить договор на восстановление электронных баз данных.
Этот договор вы сможете представить в качестве дополнительного аргумента, доказывающего намерения компании вернуть «первичку».
6. Уточнить налоговую декларацию по факту реальной утраты финансово-хозяйственных документов и электронных баз данных (с изменением суммы расходов).
Как избежать утраты первичных документов
Чтобы обезопасить себя от рисков утраты первичных документов, лучше принять комплекс мер по обеспечению контроля документооборота и хранении первичных документов.
1. Разработать систему контроля за первичными документами. Благодаря этому в случае происшествия всегда будет понятно, какие именно документы утрачены и что необходимо восстанавливать. Для ответа на запросы налоговой в электронном виде сохранятся скан-копии документов, которых будет достаточно до выездной проверки.
2. Автоматизировать документооборот и внедрить ЭДО. С электронным документооборотом утратить первичные документы почти невозможно – в зашифрованном виде все переданные через ЭДО документы хранятся на серверах операторов, и даже если вы потеряете не только бумажный архив, но и всю технику, вы все равно сможете восстановить все нужные данные.
Если вы хотите обезопасить себя от непредвиденных обстоятельств с пропажей документов, а в обычное время – держать документооборот под контролем, то вам будет полезна программа «Скан-Архив». Посмотрите на видео, какие проблемы на предприятии с крупным документооборотом она поможет решить.
Восстановление утраченных документов: куда обращаться и как действовать
В опросом, кто же ты без бумажки, люди задаются достаточно давно. Окружающий нас мир, государство и отношения между различными лицами строятся на твердом, когда-то полностью бумажном, а теперь все чаще электронном фундаменте документооборота. Любое действие, совершенное компанией, оставляет за собой след из документов. Само существование организации обусловлено наличием документов. Поэтому вне зависимости от обстоятельств утраты организация обязана приложить все возможные усилия для их восстановления. Компания, утратив документы даже по независящим от нее обстоятельствам, может оказаться в сложном положении, чреватом серьезными финансовыми потерями.
С точки зрения порядка восстановления 1 документацию компании можно условно разделить на несколько блоков:
Стоит отметить, что такое деление на самом деле достаточно условно. Целый пласт документов одновременно является первичными бухгалтерскими и оформляют трудовые отношения или производственную деятельность организации.
Что утрачено и надо ли восстанавливать?
Как организовать работу по определению объема утраченных документов, определяет администрация компании. Она может создать единую комиссию, отдельные комиссии по направлениям деятельности либо обойтись вообще без них. В принципе, достаточно и служебных записок / отчетов руководителей ответственных подразделений, которые каждый в своей зоне ответственности подготовят перечень утраченной документации.
Заявление на выдачу документов при увольнении: правила написания и образец
Заявление о выдаче документов, связанных с работой, — это письменный запрос сотрудника к нанимателю о предоставлении справок о трудовой деятельности.
Надо ли писать заявление
Рабочие бумаги используют для разных целей:
Какие документы можно запросить у работодателя
Некоторые документы при расторжении договора с сотрудником работодатель обязан выдать без заявления. Среди обязательных бумаг:
Запрос придется подать, если необходимы справки — о доходах 2-НДФЛ, о среднем заработке для службы занятости, копии СПВ-2 (для ПФР при выходе гражданина на пенсию) и др. Основные указаны в ст. 61 ТК РФ :
Документы требуется зарегистрировать в организации и заверить подписью директора или другого уполномоченного лица. На копиях указываются сведения о том, где хранится оригинал.
Если сотрудник желает написать заявление на выдачу документов, связанных с работой по договору ГПХ, необходимо помнить: такой вид работ регулирует не Трудовой, а Гражданский кодекс РФ. Следовательно, закон не обязывает выдавать таким гражданам документы о рабочей деятельности. Исключение — справки о доходах и суммах налога, удержанных с них ( ст. 230 НК РФ ).
Как написать заявление
Унифицированных бланков в этом случае не существует. Но чтобы определить, как правильно составить заявление на предоставление справки с работы, достаточно составить его по общим правилам делопроизводства. Оформляют на листе А4 на компьютере или рукописным текстом.
Составляют его в письменной форме с указанием следующих сведений:
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, какие документы и в какой срок необходимо выдать работнику при увольнении. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец заявления
Это пример формы заявления на предоставление характеристики и справок о зарплате при увольнении.
А это образец запроса на предоставление справки при выходе на пенсию.
От старшего юриста
Прошу уволить меня в связи с выходом на пенсию по возрасту 17.05.2021.
На основании ст. 62 Трудового Кодекса Российской Федерации, прошу выдать мне следующие документы, связанные с работой:
ВХ №07/07-21 от 16.05.2021
Начальник отдела кадров: Романов Романов Роман Романович
Как и в какие сроки подавать заявление
Получить документы о трудовой деятельности работник вправе в любое время: и в отпуске, и на больничном, но чаще всего при увольнении. Если нет возможности подать заявление на истребование документов у работодателя лично, он вправе отправить его почтой заказным письмом с уведомлением. В любом случае при подаче на имя руководителя необходимо зарегистрировать заявку в порядке делопроизводства. Для этого кадровик указывает на запросе номер и регистрирует в журнале входящей документации. Необходимо написать заявку в двух экземплярах, чтобы один остался в компании, а другой (с регистрационным номером) у работника. Все документы при увольнении выдаются в последний рабочий день работника.
Что делать, если работодатель игнорирует заявление
Если в компании проигнорировали запрос или нарушили срок выдачи документов, работник вправе подать жалобу в Трудовую инспекцию или прокуратуру. За подобные нарушения штрафные санкции грозят организации и главе компании (по ст. 5.27 КоАП РФ ).
Организации придется выплатить штраф от 30 000 до 50 000 рублей (за повторное нарушение сумма возрастет до 70 000 рублей). На руководителя проверяющие органы вправе наложить от 1000 до 5000 рублей, а при неоднократном нарушении от 10 000 до 20 000 рублей или запрет на ведение деятельности на срок от 1 года до 3 лет.
Чтобы утрата документов не стала еще большей проблемой
Если инспекция запрашивает документы, а их у фирмы нет, ей придется доказывать проверяющим, что бумаги действительно утрачены, например, сгорели при пожаре или промокли при затоплении помещения. Это нужно сделать так, чтобы инспекция не заподозрила, что факта гибели документов как такового не было, а фирма прикрывает этим какое-то свое нарушение. Кроме того, утраченные документы нужно восстановить. Как это правильно сделать, читайте в статье.
Причины утраты документов
Каковы причины, по которым фирма может лишиться документации? Как правило, это происходит из-за пожара, затопления или кражи. Отсюда и как минимум 3 инстанции, которые могут подтвердить факт события: МЧС, коммунальные службы, полиция. К ним и обращаются за информацией в первую очередь.
Если документы во время происшествия находились на территории фирмы, и это подтверждается, подозрения у проверяющих не возникают. Если же выяснится, что документов на территории фирмы в момент аварии не было, или, к примеру, архив находится по другому адресу, или полиция не подтверждает факт кражи, так как о нем никаких заявлений от «пострадавшей» компании не поступало,то проверять будут дольше и тщательнее.
Например, в результате может выясниться, что пожар в арендуемом помещении действительно был, и документы сгорели, но это другая фирмы, которая имеет то же название, но другой ИНН (см. Постановление АС Уральского округа от 1 февраля 2016 г. № А07-4041/2015).
Или в процессе проверки факта затопления помещения может выясниться, что в теплоснабжающую организацию о прорыве водопровода фирма не заявляла, и более того, он в момент «аварии» находился на консервации, то есть без воды.
Не помогут и ссылки на то, что полицейские после проверки не вернули часть документов, если у них окажется расписка директора о возврате изъятых у фирмы документов в полном объеме (см. Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 2 сентября 2013 г. № А75-9453/2011).
Также проверяющие могут обратиться к контрагентам компании, которые должны подтвердить, что она обращалась к ним за копиями утраченных бумаг.
Чтобы обезопасить себя от негативных последствий, к которым может привести отсутствие первички, нужно тщательно задокументировать факт ее утраты. Если утрата документов плохо задокументирована, ссылаться на нее нельзя.
Как задокументировать утрату документов
Без участия МЧС, полиции и других уполномоченных госорганов причины утраты документов не будут считаться документально подтвержденными. Например, если документы пришли в негодность из-за прорыва трубы, в качестве доказательства нужно представить договоры и акты выполненных работ по аварийному ремонту системы отопления (см. постановление АС Северо-Кавказского округа от 13 сентября 2016 г. № А53-19924/2015).
Если утрата документов связана с погодными условиями, то также понадобится справка от метеослужбы или постановление местных властей о введении режима ЧС и мерах ликвидации его последствий (с приложением договоров и актов выполненных работ).
По итогам расследования комиссия составит акт. В нем нужно отразить:
Затем комиссия составляет опись утраченных документов и акт об их утилизации.
Также в дальнейшем им нужно будет сообщить о завершении процесса восстановления документов и его результатах.
Как восстанавливать документы
К кому следует обратиться за помощью в восстановлении документов?
Храните всю переписку с контрагентами о восстановлении документов (запросы и письма, ответы организаций, почтовые квитанции, справки из банка, восстановленные копии первички и др.) (см. постановление Восьмого ААС от 29 апреля 2015 г. № А75-8580/2014). Не забудьте назначить ответственное лицо.
Уведомить инспекцию
О том, что работы по восстановлению утраченных документов прекращены, директор должен уведомить налоговую инспекцию путем направления акта комиссии с приложением отчетов ответственных лиц об итогах работы (постановление Восьмого ААС от 1 августа 2019 г. № А75-13053/2018).
Очень важно правильно оформить все документы. В этом случае проверяющие «закроют глаза» на технические ошибки, которые неизбежны в процессе восстановления документов (постановление АС Северо-Кавказского округа от 10 ноября 2019 г. № А53-39817/2018).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
электронное издание
100 БУХГАЛТЕРСКИХ ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ ЭКСПЕРТОВ
Полезное издание с вопросами ваших коллег и подробными ответами
наших экспертов. Не совершайте чужих ошибок в своей работе!
Свежий выпуск издания доступен подписчикам бератора бесплатно.
Выбор читателей
Новые правила взыскания алиментов вступили в силу. А вот будут ли работать?
Сим-карты компании под контролем: проверьте регистрацию на госуслугах
Алименты с больничного: что нового с 11 ноября 2021 года
Мы пишем полезные статьи, чтобы помочь вам разобраться в сложных проблемах бухучета, переводим сложные документы «с чиновничьего на русский». Вы можете помочь нам в этом. Это легко.
*Нажимая кнопку отплатить вы совершаете добровольное пожертвование
Сопроводительное письмо к документам
В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего
Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:
Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.
Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.
Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.
Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.
Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо
Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.
При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.
Структура документа
Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:
Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».
После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.
Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.
Текст сопроводительного письма
Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.
После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:
По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».
Указывать перечень приложений нужно следующим образом:
Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.
Важные нюансы
Образец
Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667
Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678
Исх. №112
12.12.2019 г.
Уважаемый Петр Петрович!
Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.
Итого: 4 экз. на 9 л.
С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.