письмо о выплате дебиторской задолженности
В чем предназначение претензии по дебиторской задолженности?
Рассматриваемый документ имеет важное значение в рамках досудебного урегулирования вопросов по дебиторской задолженности. При этом он может составляться как управомоченной, так и обязанной стороной. В первом случае документ формируется со следующими целями:
Соответствующую претензию может направлять своему контрагенту и обязанная сторона. Как вариант — в ответ на ранее полученную претензию в целях:
Претензия по дебиторской задолженности — документ, в котором могут преобладать формулировки нормативно-правового характера, которые применяются прежде всего для юридически грамотной аргументации требований управомоченной стороны (или же обязанной — в ответной претензии).
Рассмотрим, какими данные формулировки могут быть при традиционном сценарии составления претензии — управомоченной стороной сделки, а также особенности структуры претензии по дебиторке.
Сотрудничество с партнерами привело к необходимости отражения в учете операции, вызывающей у вас сомнения: как это сделать правильно? На нашем форуме можно проконсультироваться по любому сложному для вас вопросу. Например, в этой ветке делимся опытом, как отразить в учете неустойку по претензии.
А списать задолженность, нереальную для взыскания, вам помогут рекомендации экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.
Претензия по дебиторской задолженности: структура документа
Документ может состоять из:
1. Блока, содержащего основные реквизиты:
2. Текстового блока, отражающего факт установления правоотношений между составителем и получателем претензии — например, вследствие заключения между ними договора (с указанием его реквизитов).
3. Текстового блока об обязательствах сторон, предопределенных положениями соответствующего договора (с перечислением данных положений).
4. Текстового блока с перечнем обязательств, которые:
Здесь же могут быть указаны объемы, стоимость и иные характеристики обязательств сторон — выполненных и невыполненных. При этом факты выполнения и невыполнения обязательств могут быть подтверждены реквизитами тех или иных оправдательных документов (например, актов приема-передачи товара, накладных и т. д.).
5. Текстового блока с формулировками, отражающими правовые последствия невыполнения той или иной стороной своих обязательств по договору в установленный срок (например, это может быть начисление штрафа, неустойки и т. д.).
Здесь же могут присутствовать ссылки на нормы права, на основании которых соответствующие правовые последствия могут возникать (чаще всего это нормы ГК РФ, регулирующие заключение гражданско-правовых сделок).
6. Текстового блока с требованиями, пожеланиями и предложениями составителя претензии. Они могут сильно разниться в зависимости от того, как складываются взаимоотношения с обязанной стороной, а также от того, как срочно управомоченной стороне нужен результат выполнения договорных обязательств контрагентом.
Претензия подписывается руководителем организации, направляющей данный документ контрагенту.
Скачать образец претензии по дебиторке вы можете по ссылке ниже:
Итоги
Претензию по дебиторской задолженности чаще всего направляет в адрес контрагента управомоченная сторона по договору (но в ответ обязанная сторона также может направить подобную претензию). Главное для составителя претензии — отразить в документе предопределенные положениями договора или закона юридические основания для выдвижения требований к контрагенту.
Для чего составляется письмо о погашении дебиторки
Письмо о дебиторской задолженности — документ, который может применяться в деловой переписке между компанией, являющейся управомоченной стороной по договору, и хозяйствующим субъектом, который имеет статус обязанной стороны. При этом рассматриваемое письмо может составлять как первая, так и вторая сторона в зависимости от цели, с которой формируется документ.
Управомоченная сторона (чаще всего письмо составляет именно она) может формировать документ в целях:
В свою очередь, обязанная сторона может составить письмо о погашении дебиторской задолженности в целях:
Безусловно, это не исчерпывающий перечень целей, которые могут преследовать стороны правоотношений, обмениваясь подобными письмами. Но в практике деловых отношений данные цели можно отнести к наиболее актуальным.
Как учесть сомнительную дебиторскую задолженность в учете, детально разъяснили эксперты КонсультантПлюс:
Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите в Готовое решение.
И все же чаще всего рассматриваемое письмо направляется кредитором. Изучим, в какой структуре оно может быть представлено и какие формулировки в нем могут применяться.
Как выглядит образец письма о дебиторской задолженности и где его можно скачать
Письмо может состоять из следующих блоков:
1. Блока с основными реквизитами:
2. Текстового блока, отражающего факт установления правоотношений между составителем и получателем письма по договору (с указанием даты его подписания и номера).
3. Текстового блока, отражающего факт выполнения составителем письма своих обязанностей, например своевременной поставки тех или иных товаров и услуг на такую-то сумму. При этом в письме могут быть приведены реквизиты документов, подтверждающих это, например актов приемки, выполненных работ, накладных.
4. Текстового блока, отражающего факт невыполнения получателем письма своих обязательств в срок по соответствующему договору.
5. Текстового блока, отражающего пожелания или намерения управомоченной стороны. Например, это могут быть формулировки:
Здесь же следует обозначить крайние сроки получения ответа от обязанной стороны по письму или же осуществления данной стороной иных практических действий.
Письмо обычно подписывается генеральным директором компании-отправителя.
Скачать образец письма о погашении дебиторки вы можете на нашем портале.
Итоги
Составителем письма о дебиторской задолженности может быть как управомоченная сторона по договору (чаще всего), так и обязанная. В документе следует последовательно отразить сведения о юридических основаниях возникновения задолженности, а также корректно сформулировать пожелания и намерения относительно решения проблемы с имеющейся дебиторкой.
Узнать больше об особенностях работы с дебиторской задолженностью вы можете в статьях:
Письмо с просьбой оплатить задолженность
Письмо-просьба об оплате задолженности — это письменное обращение к контрагенту с предложением перечислить на счет или внести в кассу сумму долга по договору или иному обязательству.
При неисполнении контрагентом обязательства по оплате выполненной работы или оказанных услуг формируется просьба оплатить задолженность, которая направляется адресату. Рассмотрим, как правильно составить документ, чтобы достичь цели и мотивировать партнера на соблюдение условий договора.
Когда надо отправлять
Организация составляет исходящий документ, в котором содержится просьба произвести оплату, в следующих случаях:
Функции
Обращение не всегда носит характер претензии, достаточно часто его целью является:
Как составить
При написании используются общие правила делопроизводства, просьба оплатить долг включает следующие блоки:
Образец
В законодательных актах образец просьбы об оплате задолженности не содержится, унифицированная форма не утверждена. Каждая организация вправе разработать собственный бланк.
Общество с ограниченной ответственностью «Арамис»
ИНН 4501001055, адрес: г. Курган, ул. Горького, 1
Директору ООО «Атос»
640000, г. Курган, ул. Красина, 7
Исх. №9 от 12 мая 2020 года
По договору подряда №3 от 07.04.2020 г. у Вашей организации числится задолженность в размере 7 000 (Семь тысяч) рублей. Она подтверждается актом приемки от 10.04.2020 г., актом сверки от 10.04.2020 г.
Прошу погасить задолженность в досудебном порядке. Напоминаю, что в случае обращения в суд, ООО «Арамис» имеет право на взыскание расходов на оплату услуг представителя, возвращение уплаченной госпошлины. Кроме того, мы имеем право предъявить неустойку по п. 5.5 Договора поставки (0,1% от суммы долга за день просрочки).
Прошу перечислить указанную сумму 7 000 рублей в кратчайшие сроки на:
Р/с: №40702 910 77822 0000 333 в Филиале ОАО АКБ «АЛЬФАБАНК», г. Курган, кор. счет 30101810000000000777; БИК 045407799.
В случае отсутствия оплаты в течение 10 дней после поступления письма мы оставляем за собой право обратиться в Арбитражный суд для взыскания суммы долга.
Сроки реагирования
В документе высказывается просьба погасить задолженность в кратчайшие сроки, но у контрагента есть запас времени для ответа. В соответствии со ст. 452 ГК РФ, обычаями делового оборота, судебной практикой, на ответ дается на менее месяца, если иной срок не установлен в претензии или соглашении. Уплата долга — это один из вариантов ответа, чаще адресант получает гарантийное письмо или обращение с предложением отложить сроки исполнения материальных обязательств, которые рассматриваются в индивидуальном порядке.
Оплата третьим лицом
В соответствии со ст. 313 ГК РФ оплату услуг вправе произвести третье лицо, в этом случае составляется письмо в адрес исполнителя о том, что оплата возложена на третье лицо.
Шаблоны писем по работе с дебиторской задолженностью
Один из самых частых вопросов, звучащих на моих тренингах: «Как собирать дебиторку?». Проблема в том, что все хотят знать не о том, как просто собирать дебиторку, а о том, как сделать так, чтобы клиент отдал тебе деньги, которые он должен, и при этом не потерять с ним очень хорошие отношения, чтобы он и дальше был твоим клиентом. Это сидение на двух стульях часто и порождает просроченную дебиторскую задолженность, основа которой — страх потерять клиентов (которые этим, кстати, умело пользуются).
В любых переговорах существуют определённые этапы. В переговорах по сбору дебиторской задолженности их пять:
Речь идёт об этапах, которые начинаются с момента, когда дебиторская задолженность стала просроченной. Конечно, будет лучше, если менеджер своими действиями будет «делать профилактику» возникновения просрочки (сбор документов и предварительный анализ контрагента, напоминание об оплате до срока наступления просрочки и др.).
Переговорный процесс по дебиторской задолженности — это процесс от небольшого давления на клиента до жёстких требований вернуть деньги, когда вам уже неважно, будет этот клиент с вами работать дальше или нет, а забрать свои деньги становится более принципиально. Необходимо помнить, что в этом процессе важна последовательность, не надо ждать, когда у клиента возникнет просрочка в несколько месяцев, и неожиданно для него начинать требовать свои деньги (раньше же вы терпели!). Важно идти постепенно от одного этапа до другого, используя и телефонные звонки, и письма клиенту.
Ниже мы предлагаем вам ознакомиться с тремя шаблонами писем, которые помогут управлять дебиторской задолженностью и влиять на результаты переговорного процесса с должником.
Почему всего 3 письма, а не 5? Эти шаблоны предназначены для менеджеров по работе с клиентами. Письмо-напоминание и письмо — строгое напоминание составляются приблизительно по одной схеме. Отличие состоит только в тоне письма — во втором случае он более строгий. На стадии ультиматума работа с долгами — удел юристов и начальников высокого ранга.
Претензия на оплату задолженности по договору поставки
Претензия за непоставку товара, неоплату задолженности и т. д.
Согласно статье 506 ГК РФ, договор поставки предполагает передачу товара поставщиком покупателю, который может использовать полученную продукцию исключительно в предпринимательских целях. Покупатель при этом, в соответствии со статьей 516 ГК РФ, обязуется перечислить поставщику деньги за полученную продукцию. Таким образом, основные обязанности поставщика и покупателя при исполнении договора поставки включают поставку и последующую оплату полученного товара соответственно.
Помимо основных обязанностей сторон договор может включать и дополнительные — например, об отгрузке товаров:
Поскольку предпринимательская деятельность носит заведомо рисковый характер, ни одна из сторон договора не может быть полностью уверена в исполнении контрагентом своих обязательств в полном объеме. Следовательно, в любой момент может возникнуть ситуация, когда товар не отгружен (отгружен не полностью), его оплата не произведена (произведена лишь частично), не исполнены условия о качестве, комплектности или ассортименте переданной продукции, сроках поставки и т. д.
При обнаружении перечисленных нарушений предприниматель может обратиться в суд, что требует временных и финансовых затрат и зачастую перечеркивает возможность дальнейшего сотрудничества. Во избежание подобных осложнений законом предусматривается и другой вариант решения спорного вопроса — проведение переговоров путем направления сторонами претензий друг другу.
Претензионный порядок разрешения споров
Следует помнить, что обязательность направления претензий сторонами при исполнении договора поставки законом не предусмотрена. Тем не менее это не мешает предусмотреть в договоре как подобную обязанность в случае выявления нарушений со стороны контрагента, так и срок рассмотрения претензий.
ВАЖНО! Арбитражный суд, согласно части 5 статьи 4 АПК РФ, вправе принять иск только в случае соблюдения претензионного (досудебного) порядка разрешения возникших разногласий, который может быть предусмотрен как законом, так и договором между сторонами.
Порядок и срок предъявления претензии в случаях, когда товар не поставлен или не произведена его оплата
Наиболее надежный вариант установления досудебной процедуры разрешения спорных ситуаций — это указание в договоре условий:
В ситуациях, когда претензионный порядок урегулирования разногласий в договоре закреплен, но перечисленные выше детали не расписаны, можно руководствоваться сложившийся практикой. Например, способ направления претензии должен предусматривать последующую возможность доказать, что претензия контрагентом получена. Выполнить данное условие можно посредством направления письменной претензии по почте с уведомлением о вручении адресату и описью вложения. Срок направления претензии с момента выявления нарушений законом не определяется, однако затягивание времени явно не в интересах лица, чьи права нарушаются. Кроме того, пунктом 5 статьи 4 АПК РФ определен максимальный срок рассмотрения претензии (30 дней), хотя в договоре можно установить и иной.
Нужно ли предъявлять претензию должнику, требование к которому получено по договору цессии? Ответ на этот вопрос узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Требования к содержанию претензии о погашении задолженности
В современном гражданском обороте часто возникает необходимость составления разнообразных претензий, при составлении которых необходимо учитывать определенные требования, так как речь идет об официальных документах организации. В частности, к претензии на оплату задолженности по договору поставки, должна отвечать следующим требованиям:
Для большей наглядности представляем вам образец претензии, который может стать хорошим подспорьем для практических работников.
Образец претензии
Петровой Елене Максимовне,
254781, г. Южный, ул. Восточная, д. 26,
254763, Южный, ул. Речная, д. 7
по договору поставки № 14с от 12.05.20ХХ
12 мая 20ХХ года между ООО «Сладкоежка» и ИП Петровой Е. М. был заключен договор № 14с, согласно пункту 1.2 которого ООО «Сладкоежка» обязалось поставить для ИП Петровой Е. М. кондитерские изделия в ассортименте согласно приложению 1 к обозначенному договору.
ИП Петрова Е. М., согласно пункту 1.4 упомянутого договора, обязалась оплатить поставленные кондитерские изделия в течение 3 дней с момента фактической отгрузки.
Факт исполнения обязательств по упомянутому выше договору со стороны ООО «Сладкоежка» подтверждается товарно-транспортными накладными № 171н от 18.05.20ХХ и № 176н от 19.05.20ХХ, согласно которым кондитерские изделия в ассортименте согласно приложению 1 к указанному соглашению получены в полном объеме. Замечаний к качеству, количеству и ассортименту поставленной продукции у покупателя не имеется.
Общая стоимость кондитерских изделий, согласно пункту 1.4 указанного договора, составляет 42 236 руб. 00 коп., которые должны были быть перечислены до 22 мая 20ХХ года. Однако фактически на счет ООО «Сладкоежка» было переведено только 14 500 руб. 00 коп., что подтверждается справкой, выданной ПАО «Наш Банк» № 125/4 от 23.05.20ХХ.
Таким образом, сумма задолженности ИП Петровой Е. М. по договору поставки № 14с от 12 мая 20ХХ года составляет 27 736 руб. 00 коп.
РАСЧЕТ СУММЫ ЗАДОЛЖЕННОСТИ
Согласно требованиям части 1 статьи 395 ГК РФ, в случае просрочки исполнения денежного обязательства должник обязан уплачивать проценты за каждый день просрочки. Порядок начисления процентов установлен пунктом 4.2 упомянутого договора, согласно которому за каждый день просрочки должник обязан уплатить денежные средства в размере 0,2 процента от суммы задолженности.
Таким образом, по состоянию на 27.05.20ХХ общая сумма задолженности составляет:
27 736 + (27 736 / 100 × 0,2 × 5) = 28 013 руб. 36 коп.
На основании изложенного прошу погасить задолженность по договору поставки № 14с от 12 мая 20ХХ года и сумму неустойки по состоянию на 27 мая 20ХХ года в общей сумме 28 013 руб. 36 коп.
Директор ООО «Сладкоежка»: (подпись) Крутов Н. Е.
Итоги
Претензия на оплату задолженности оформляется в досудебном порядке урегулирования споров с кредитором. Документ оформляется в свободной форме по правилам делового документооборота. Если не соблюсти досудебный порядок урегулирования споров, арбитражный суд не примет исковое заявление к должнику.