письмо о зачете аванса в счет оплаты счета
Письмо о зачёте переплаты поставщику
Письмо о зачете переплаты поставщику очень пригодится, если по какому-либо договору с контрагентом существует разница в оплате услуг или товара в большую сторону.
Причины переплаты
Переплата между контрагентами может произойти по ряду причин:
Перед тем как составлять письмо о зачете переплаты, нужно убедиться в том, что расчеты бухгалтерией организации произведены верно. Для этого поставщику предлагается составить двусторонний акт сверки. Это позволит прийти к общему мнению относительно суммы переплаты.
Состав бланка письма
Обычно подобного рода бумаги печатаются на бланках организации. На их верхней части расположены реквизиты компании. Если же деловое письмо печатается на обычном листе А4 без пометок, то в самом верху необходимо указать наименование и основные данные той организации, которая посылает сообщение.
Письмо должно содержать:
Варианты поведения
При возникновении переплаты есть два выхода: возврат средств либо их зачет по другим договорам. Отправка письма о зачете переплаты поставщику предполагает первый вариант, поэтому в нем должно быть конкретное указание, какие действия от поставщика ожидаются.
Варианты ответа на письмо
Поставщик может согласиться с предложенными в письме условиями, а может от них отказаться. Также, вероятно, при отказе он предложит свой вариант выхода из ситуации. Например, бухгалтерии поставщика будет гораздо удобнее (а их руководителю – выгоднее) перечислить лишние средства обратно, чем перечислять в счет будущих поставок.
Особенно вероятность таких обстоятельств повышает отсутствие в договоре между организациями информации по этому моменту. Таким образом, возможно, придется поставщику предоставлять еще одно письмо с просьбой возврата переплаченных средств.
Что делать с НДС
Если неверная оплата (за непоставленный товар, невыполненные услуги и пр.) была предоставлена вместе с НДС, то сумму этого платежа следует пересчитать. Алгоритм следующий:
Однако по последнему пункту есть принципиально важный нюанс. Та сумма, которая была переплачена, является, по сути, авансом к будущей поставке. Однако НДС принимать с нее не следует до совершения отгрузки или оказания услуг. Ведь в договоре (на который ссылается верный счет-фактура) указан другой номер договора с поставщиком. И до фактического совершения сделки вычет будет неправомерен.
В письме о зачете переплаты поставщику обязательно уточните, по какому конкретно договору возникла переплата и в какой сумме.
При этом обозначьте, что вы ожидаете от продавца. Например, чтобы он провел зачет по другим договорам. Приведите номер и дату договора, на который вы просите перекинуть переплату. В документе лучше проставить живые подписи и штампы, отправить его по почте или передать вместе с курьером. В деловой переписке не бывает мелочей.
Крайний случай
Если поставщик каким-либо образом не выполнил свои обязанности (поставка товара произошла не полностью, имело место ненадлежащее качество, неприемлемая задержка и пр.), то одним письмом о зачёте переплаты поставщику не обойтись. Организации придется изменять условия существующего договора либо вообще его расторгать.
Сколько хранится письмо и где регистрируется
Вся деловая переписка должна проходить через журнал исходящей документации. В нем отмечаются основное содержание письма, его номер и дата. Так можно подтвердить факт существования бумаги, если впоследствии по этому вопросу будут проводиться судебные разбирательства.
Что касается срока хранения, то для писем такого рода он составляет 5 лет.
Это связано с тем, что он имеет непосредственное отношение к деловым связям с поставщиком товаров или услуг. Когда систематизируют эти документы, письмо-просьбу и письмо, то ответ на него относят к единому делу. Только так можно восстановить весь ход переписки, изучить аргументы и требования обеих сторон впоследствии.
Расчеты по НДС при зачете полученного аванса по другому договору
Порядок принятия к вычету «авансового» НДС
В соответствии с условиями договора покупатель может выполнять полную или частичную предоплату за товары (работы, услуги), имущественные права.
Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 167 НК РФ на день получения оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав возникает момент определения налоговой базы по НДС, а налоговая база определяется исходя из суммы полученной оплаты с учетом налога (п. 1 ст. 154 НК РФ).
При получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав, реализуемых на территории РФ, налогоплательщик обязан предъявить покупателю этих товаров (работ, услуг), имущественных прав сумму НДС, исчисленную в порядке, установленном пунктом 4 статьи164 НК РФ (п. 1 ст. 168 НК РФ).
На сумму полученной предоплаты продавец должен выставить покупателю счет-фактуру не позднее пяти календарных дней (п. 3 ст. 168 НК РФ).
1С:ИТС
Более подробно о правилах оформления счета-фактуры на аванс см. статью «Счет-фактура на аванс» в справочнике «Налог на добавленную стоимость» в разделе «Налоги и взносы».
Счета-фактуры на полученный аванс регистрируются налогоплательщиком в книге продаж (п. 2 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением № 1137).
НДС, исчисленный с суммы предоплаты, продавец может принять к налоговому вычету с даты отгрузки соответствующих товаров (работ, услуг, имущественных прав) принимается к вычету (п. 8 ст. 171 НК РФ). При этом вычет сумм НДС производится в размере налога, исчисленного со стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в оплату которых подлежат зачету суммы ранее полученной предоплаты согласно условиям договора (при наличии таких условий) (п. 6 ст. 172 НК РФ).
Для заявления налогового вычета выставленный при получении предоплаты счет-фактура на аванс регистрируется продавцом в книге покупок на сумму НДС, подлежащую вычету (п. 2 Правил ведения книги покупок, утв. Постановлением № 1137).
Кроме того, НДС, исчисленный и уплаченный продавцом в бюджет с сумм предоплаты, может быть предъявлен к налоговому вычету в случае изменения условий или расторжения договора и возврата соответствующих сумм авансовых платежей (абз. 2 п. 5 ст. 171 НК РФ). Такой вычет производится после отражения в учете соответствующих операций по корректировке в связи с возвратом товаров или отказом от товаров (работ, услуг), но не позднее одного года с момента возврата или отказа (п. 4 ст. 172 НК РФ).
Ключевым условием заявления вычета при расторжении договора (изменении условий договора) является возврат авансовых платежей. При этом нормы ГК РФ предусматривают различные способы прекращения обязательств по возврату. В пункте 23 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33 указано, что продавец не может быть лишен предусмотренного абзацем 2 пункта 5 статьи 171 НК РФ права на вычет суммы НДС, ранее исчисленной и уплаченной в бюджет на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 167 НК РФ при получении авансовых платежей, в случае изменения условий либо расторжения соответствующего договора, если возврат платежей производится в неденежной форме.
Однако Минфин России считает правомерным заявление налогового вычета в случае изменения условий или расторжения договора без фактического возврата авансовых платежей только в некоторых случаях, например, если возврат аванса осуществлен зачетом встречного однородного требования (письма от 01.04.2014 № 03-07-РЗ/1444, от 11.09.2012 № 03-07-08/268). В иных случаях, например, при заключении с покупателем соглашения о новации долга в заемное обязательство (письмо Минфина России от 01.04.2014 № 03-07-РЗ/14444), при списании по истечении строка исковой давности сумм невостребованной кредиторской задолженности (письмо Минфина России от 07.12.2012 № 03-03-06/1/635), такой вычет неправомерен.
Также вычет неправомерен, если денежные средства при расторжении договора (изменений условий договора) зачтены в счет оказания услуг по другому договору с тем же покупателем (заказчиком). Вместе с тем, на основании пункта 8 статьи 171 и пункта 6 статьи 172 НК РФ вычет исчисленной с предоплаты суммы налога может быть произведен с даты отгрузки товаров (работ, услуг, имущественных прав) по другому договору (письма Минфина России от 18.07.2016 № 03-07-11/41972, от 14.10.2015 № 03-07-11/58845, от 01.04.2014 № 03-07-РЗ/14444).
1С:ИТС
Подробнее о принятии к вычету «авансового» НДС см. статью «Вычет НДС при возврате аванса» в справочнике «Налог на добавленную стоимость» в разделе «Налоги и взносы».
Вычет НДС при зачете аванса в счет другого договора в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0)
Порядок отражения расчетов по НДС при получении предоплаты за поставку товаров, в т. ч. начисления налога и регистрации счета-фактуры, а также заявления налоговых вычетов при зачете суммы поступившей предоплаты в счет предоплаты про другому договору в программе «1С:Бухгалтерия 8» рассмотрим на следующем примере.
Пример
Организация ООО «ТФ-Мега» (поставщик) заключила с организаций ООО «Торговый дом» (покупатель) договоры на поставку мебели: Договор № 581 от 03.07.2016 на поставку корпусной мебели; Договор № 692 от 01.08.2016 на поставку мягкой мебели.
Организация ООО «ТФ-Мега»:
Последовательность операций приведена в таблице 1.
Получение аванса от покупателя и учет «авансового» НДС
Поступление предварительной оплаты в счет предстоящей поставки товаров (операция 1.1 «Поступление предварительной оплаты от покупателя») в программе отражается с помощью документа Поступление на расчетный счет с видом операции Оплата от покупателя, который формируется:
В результате проведения документа Поступление на расчетный счет будет сформирована бухгалтерская проводка:
В соответствии с пунктом 1 статьи 168 НК РФ покупателю товаров, перечислившему сумму предоплаты, должен быть выставлен счет-фактура не позднее 5 календарных дней, считая со дня получения предоплаты.
Счет-фактура на полученную сумму предоплаты (операция 1.2 «Оформление счета-фактуры покупателю на сумму предварительной оплаты») в программе формируется на основании документа Поступление на расчетный счет по кнопке Создать на основании. Автоматическое формирование счетов-фактур на авансы, полученные от покупателей, может производиться также с помощью обработки Регистрация счетов-фактур на аванс (раздел Банки и касса).
В новом документе Счет-фактура выданный основные сведения будут заполнены автоматически по документу-основанию:
Кроме того автоматически будут проставлены:
Для корректного составления счета-фактуры, а также правильного отражения документа в учетной системе необходимо в поле Номенклатура табличной части документа ввести наименование (или обобщенное наименование) поставляемых товаров в соответствии с условиями договора с покупателем.
Данные сведения заполняются автоматически с указанием:
По кнопке Счет-фактура документа Счет-фактура выданный пользователь может перейти в просмотр формы счета-фактуры и далее выполнить его печать в двух экземплярах.
Согласно Правилам заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137, в счете-фактуре на полученную сумму предоплаты указываются:
Счет-фактура
Данные
Реквизиты (номер и дата составления) платежно-расчетного документа (пп. «з» п. 1 Правил заполнения)
Наименование поставляемых товаров (описание работ, услуг), имущественных прав (пп. «а» п. 2 Правил заполнения)
Сумма налога, исчисленная исходя из налоговой ставки, определяемой в соответствии с пунктом 4 статьи 164 НК РФ (пп. «з» п. 2 Правил заполнения)
Полученная сумма предварительной оплаты (пп. «и» п. 2 Правил заполнения)
Прочерки (п. 4 Правил заполнения)
В результате проведения документа Счет-фактура выданный будет сформирована следующая бухгалтерская проводка:
Также на основании документа Счет-фактура выданный вносится запись в регистр сведений Журнал учета счетов-фактур.
Несмотря на то, что с 01.01.2015 налогоплательщики, которые не являются посредниками (экспедиторами, застройщиками), не должны вести журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур (в соответствии с Федеральным законом от 21.07.2014 № 238-ФЗ), и в документе Счет-фактура выданный в строке Сумма указано, что суммы для регистрации в журнале учета равны нулю, записи регистра Журнал учета счетов-фактур используются для хранения необходимой информации о выставленном счете-фактуре.
Зачет аванса в счет предоплаты по другому договору
Регистрация операции 2.1 «Зачет полученного аванса в счет предоплаты по другому договору» (см. таблицу 1 Примера) производится с помощью документа Корректировка долга. В документе Корректировка долга указываются следующие значения:
Поле
Данные
«Покупатель (кредитор)» и «Новый покупатель»
Сведения о покупателе, по согласованию с которым производится зачет предоплаты, внесенной по одному договору, в счет оплаты по другому договору
В табличной части документа указываются реквизиты договоров и сумма засчитываемой предоплаты.
После проведения документа формируются бухгалтерские проводки:
Согласно пункту 5 статьи 171 НК РФ продавец имеет право на налоговый вычет суммы НДС, исчисленной и уплаченной в бюджет с сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), в случае изменения условий либо расторжения соответствующего договора и возврата соответствующих сумм авансовых платежей.
В данном случае Договор № 581 от 03.07.2016 на поставку корпусной мебели расторгнут, однако сумма полученной предварительной оплаты не возвращена покупателю, а зачтена в счет предоплаты по Договору № 692 от 01.08.2016 на поставку мягкой мебели.
По мнению Минфина России, в отсутствии возврата соответствующей суммы предоплаты вычет суммы НДС по расторгнутому договору неправомерен.
В то же время, суммы НДС, исчисленные продавцом с суммы предварительной оплаты, могут быть предъявлены к налоговому вычету на основании пункта 8 статьи 171 и пункта 6 статьи 172 НК РФ после отгрузки товаров по другому договору (письма Минфина России от 18.07.2016 № 03-07-11/41972, от 14.10.2015 № 03-07-11/58845, от 14.10.2014 № 03-07-РЗ/14444).
Отгрузка товаров
В результате проведения документа будут сформированы бухгалтерские проводки:
Кроме того, будет внесена запись в регистр накопления НДС продажи. На основании записей этого регистра формируется книга продаж за III квартал 2016 года.
Также будет внесена запись в регистр Раздельный учет, если налогоплательщик ведет раздельный учет, и в настройках программы установлены флаги для значений:
Для создания счета-фактуры на отгруженные покупателю товары (операция 3.5 «Оформление счета-фактуры на отгруженные товары») необходимо нажать на кнопку Выписать счет-фактуру внизу документа Реализация товаров и услуг. При этом автоматически создается документ Счет-фактура выданный, а в форме документа-основания появляется гиперссылка на созданный счет-фактуру.
В новом проведенном документе Счет-фактура выданный, который можно открыть по гиперссылке, все поля будут заполнены автоматически на основании данных документа Реализация (акт, накладная). При этом в поле Код вида операции будет указано значение 01, которое соответствует отгрузке (передаче) или приобретению товаров (работ, услуг), имущественных прав (приложение к приказу ФНС России от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@).
Согласно подпункту «з» пункта 1 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением № 1137, в строке 5 счета-фактуры должны указываться реквизиты платежно-расчетного документа в случае получения авансовых или иных платежей в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. При этом при получении предоплаты с применением безденежной формы расчетов в этой строке должен ставиться прочерк.
При выставлении счета-фактуры на отгруженные товары, в счет предоплаты которых был зачтен аванс, ранее полученный по другому договору, необходимость заполнения строки 5 неочевидна. С одной стороны, сумма зачтенной предоплаты была перечислена на основании платежно-расчетного документа, с другой стороны, предоплата в счет отгрузки данных товаров образовалась в результате зачета денежных средств по расторгнутому договору в счет отгрузки товаров по другому договору.
В соответствии с пунктом 2 статьи 169 НК РФ отсутствие такой информации в любом случае не является существенной ошибкой, но при желании продавец может добавить в документ Счет-фактура выданный реквизиты платежно-расчетного документа.
По кнопке Печать можно перейти в просмотр формы счета-фактуры и далее выполнить его печать в двух экземплярах.
В результате проведения документа Счет-фактура выданный вносится запись в регистр сведений Журнал учета счетов-фактур для хранения необходимой информации о выданном счете-фактуре.
Если продавец дополнительно вносил в документ Счет-фактура выданный сведения о платежно-расчетном документе, то будет также сформирована дополнительная запись в регистре накопления НДС Продажи.
Формирование записей книги покупок
Суммы налога, исчисленные налогоплательщиком с сумм оплаты, частичной оплаты, полученных в счет предстоящих поставок товаров (работ, услуг) подлежат налоговому вычету с даты отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав в размере налога, исчисленного со стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав, в оплату которых подлежат зачету суммы ранее полученной оплаты, частичной оплаты согласно условиям договора (при наличии таких условий) (п. 8 ст. 171 НК РФ, п. 6 ст. 172 НК РФ).
Автоматическое заполнение документа производится по кнопке Заполнить. На закладке Полученные авансы будут отражены сведения о поступивших суммах предоплаты и суммах НДС, исчисленный ранее с сумм полученных авансов и зачтенных в счет отгрузки товаров, хотя и по другому договору.
В результате проведения документа Формирование записей книги покупок вносится запись в регистр бухгалтерии:
Таким образом, в книгу продаж за III квартал 2016 года будут внесены регистрационные записи по счетам-фактурам:
Строка Раздела 3 декларации по НДС
Данные
Налоговая база в размере 275 000 руб. и сумма НДС, начисленная при реализации товаров, в размере 49 500 руб. (275 000 руб. х 18%)
Налоговая база в размере 330 400 руб. и сумма НДС, исчисленная с полученной предварительной оплаты, в размере 50 400 руб. (330 400 руб. х 18/118)
Сумма НДС, исчисленная с суммы полученной предоплаты, и предъявленная к вычету, в размере 49 500 руб.
Сведения из книги покупок и книги продаж будут отражены в Разделах 8 и 9 налоговой декларации по НДС за III квартал 2016 года.