письмо об отмене спецификации образец
Письмо-отказ
Умение писать письма-отказы является одним из важнейших навыков работника предприятия, отвечающего за внешние связи организации и деловую переписку. Содержание и подача такого письма не только говорят об образовании и культуре его составителя, но и формируют имидж, репутацию предприятия в бизнес-среде.
По каким поводам происходит деловая переписка
В каждую активно работающую компанию регулярно приходят письма с различными предложениями. Это может быть предложение о сотрудничестве (коммерческое), об участии в каком-либо мероприятии (конференции, семинаре, праздновании) и т.д. Также в обращении между организациями распространены письма-запросы, претензии, напоминания и т.д. Таким образом, входящая корреспонденция предприятия может исчисляться десятками, а то и сотнями различных посланий, которые требуют ответа.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Как оформить отказ
Рассмотрение того или иного письма никоим образом не гарантирует того, что получивший его представитель организации в обязательном порядке ответит согласием на предложение, запрос или претензию, содержащуюся в нем. Напротив, во многих случаях работники компаний пишут отказы.
Но чтобы правильно отказать, нужны определенные навыки. Важно не обидеть отправителя письма негативным содержанием – это диктуют не только правила элементарной деловой вежливости, но и возможность того, что в дальнейшем он может стать заказчиков, клиентом или партнером.
Общие сведения о деловом письме
Вся официальная корреспонденция подчиняется определенным правилам составления. Прежде всего, необходимо помнить о том, что, несмотря на то, что содержание письма может быть абсолютно произвольным, его структура и состав должны соответствовать нормам, принятым в оформлении деловых бумаг, т.е. условно поделены на три части: начало (обращение и заголовок письма), основной раздел и заключение (подпись и дата).
Стиль письма должен быть сдержанным, лаконичным, без излишне «нагруженных» предложений, сложной специфической терминологии. Отказ следует делать максимально корректным, в нем недопустимы грубость, ненормативная лексика и прочие крайние проявления. При формировании письма нужно обязательно учитывать нормы русского языка в плане культуры речи, лексики, грамматики, орфографии и стилистики.
Отказ может быть немотивированным, но все же лучше, если в письме будет указана его причина.
В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается.
При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества. Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать
Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции. Однако, если под письмом-предложением подписи конкретного человека не было, то можно использовать нейтральную форму обращения (например, в виде простого приветствия «Добрый день»).
Оформление письма-отказа
Письмо можно написать от руки (такой формат будет говорить об особом, теплом отношении к адресату) или напечатать на компьютере.
При этом допустимо использование простого листа бумаги или же бланка с фирменными реквизитами и логотипом компании.
Письмо-отказ формируется в единственном оригинальном экземпляре, обязательно датируется и нумеруется (в соответствии с документооборотом предприятия). При этом информацию о нем следует включить в журнал исходящей корреспонденции, отметив его дату, номер и кратко — содержание. В дальнейшем этот журнал может стать свидетельством создания и отправки послания.
Кто должен подписать
В идеале под письмом должен стоять автограф директора организации, но возможно это далеко не всегда (и практически совсем исключено на предприятиях с большой численностью работников и множеством структурных подразделений). Поэтому, подписать письмо об отказе может любой сотрудник компании, уполномоченный на создание подобного рода документации и наделенный правом подписи корреспонденции. Это может быть секретарь, юрист, начальник или специалист какого-либо отдела.
Как отправить письмо
Письмо можно отправить разными способами, при этом лучше всего выбрать тот, посредством которого дошло изначальное послание. Наиболее приемлема отправка через почту России, но в этом случае следует взять заказное с уведомлением о вручении, также можно применить передачу через представителя или курьера (такой метод гарантирует более быструю доставку). Допустимо и использование факса, электронных средств связи и даже социальных сетей или мессенджеров (но только при условии, что отправитель первоначального письма сам пользуется таким путем коммуникации).
Письмо-отказ от сотрудничества
Если вам потребовалось сформировать письмо-отказ от сотрудничества, посмотрите его образец и комментарии к нему.
Письмо-отказ от участия в мероприятии
При составлении письма-отказа от участия в мероприятии, воспользуйтесь вышеприведенными рекомендациями в отношении письма-отказа от сотрудничества. В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.
Письмо-отказ от предложения о работе
Не только от предприятия может поступить письмо-отказ. В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы). В конце обязательно подпишитесь и поставьте дату.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Образец уведомления о расторжении договора поставки
В каком порядке осуществляется односторонний отказ поставщика от исполнения договора поставки?
Оформление отказа поставщика от исполнения договора поставки в одностороннем порядке осуществляется в следующей последовательности:
1. Составляется уведомление о расторжении договора с указанием причины, по которой поставщиком было принято такое решение.
2. Документ передается ответственному представителю контрагента лично или посредством заказного почтового отправления. Во втором случае моментом вручения считается дата, указанная на почтовом штемпеле, нанесенном на документ.
3. Расторгнутым в одностороннем порядке по инициативе одной стороны, в соответствии с п. 4 ст. 523 ГК РФ, договор поставки считается в момент получения второй стороной соответствующего уведомления (при условии, что иной срок не предусмотрен положениями ранее заключенного соглашения).
На нашем форуме можно спросить о составлении документов, необходимых для взаимодействия с контрагентами. Например, в этой ветке форумчане поделились опытом, как правильно расторгнуть договор оказания услуг.
Образец письма о расторжении договора поставки по инициативе покупателя
Уведомление о расторжении договора поставки образца 2021 года может выглядеть следующим образом:
Гладышеву Петру Александровичу,
Воронеж, ул. Ленина, д. 17, пом. 5, оф. 17
о расторжении договора поставки в одностороннем порядке
17.03.2021 между ООО «Мир света» в лице генерального директора Гладышева П. А. и ООО «Интертехнотрейд» в лице генерального директора Вертолетова А. Н. был заключен договор № 251 (далее — Договор), предметом которого является поставка энергосберегающих люминесцентных ламп мощностью 30 Вт с цветовой температурой 4000 К в количестве 500 штук. Общая стоимость предмета Договора составила 52,5 тыс. руб. (пятьдесят две тысячи пятьсот рублей).
Согласно п. 5 Договора ООО «Интертехнотрейд» может расторгнуть его в одностороннем порядке, если ООО «Мир света» нарушит п. 3 Договора.
Согласно п. 3 Договора, ООО «Мир света» приняло на себя обязательства по оплате стоимости поставляемых энергосберегающих люминесцентных ламп в полном объеме до 15.05.2021, однако в указанный срок оплата произведена не была, что, в соответствии с п. 5 Договора, является нарушением его условий.
На основании вышеизложенного ООО «Интертехнотрейд» было принято решение о расторжении договора поставки в одностороннем порядке и направлении соответствующего уведомления в адрес ООО «Мир света».
Генеральный директор ООО «Интертехнотрейд» Вертолетов А. Н.: (подпись)
Как составить уведомление о расторжении договора в одностороннем порядке при закупках по Закону № 223-ФЗ, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Итоги
Итак, при расторжении договора поставки по инициативе одной из его сторон обязательным условием является направление ею соответствующего уведомления в адрес второй стороны. При этом в документе должна быть приведена информация об обеих сторонах соглашения, а также изложены причины, по которым договор подлежит расторжению, и указана дата направления документа в адрес контрагента.
Спецификация (как отменить?)
Всем добрый день, столкнулась впервые с такой ситуацией. Есть договор поставки, долгосрочный. К нему заключается спецификации о поставке товара (содержание классическое). Спустя некоторое время у поставщика товара не оказывается, в принципе обе стороны готовы отменить эту спецификацию, без претензий друг к другу. Вопрос как это оформить? Просто обменяться письмами о недействительности или доп соглашением. Посоветуйте.
торжественно сжечь на костре экземпляры сторон
нет, сжечь не годится, не основано на нормах права. У нас имеется перечень оснований прекращения обязательств. Соглашенице оформить.
Соглашение классическое, о расторжении, только в тексте спецификация указывать верно, я Вас поняла.
Цена договорная
Метод хороший, но до другого региона бежать придется
А лучше слопать с шашлычным соусом на майские праздники
оформите дополнительное соглашение, подписанное обеими сторонами, о том, что спецификация № от числа к договору поставки № от числа, прекращает действие полностью или частично с сегодняшнего дня, или с позапрошлой недели, как там Вам надо
Цена договорная
:))) я такое не рекомендую: оно нормально действует, пока нет судебного спора, а *вдруг если чё* то поднимать следует все спецификации, и выяснять, что имелось ввиду когда говорили о поставке шурупа № 1 за цену 5 копеек и почему он вдруг был оплачен по цене 3 копейки, и отчего это был счет на 3 копейки, если в спецификации указано 5 копеек, ну и все вытекающие отсюда разговоры про недоплату одной стороной или неосновательное обогащение у другой стороны.
Тем более по-любому новую спецификацию следует обеим сторонам подписывать, так и незачем мудрить с заменой листов, тем более, что они не тяжелые и есть не просят, ну пусть будут во множестве, в таком количестве, сколько раз передоговорились)))
Простите, Галина, что вмешиваюсь, но ваша новая спецификация с письменным указанием в конце документа об утрате юр. силы предыдущей есть по сути ни что иное, как соглашение двух сторон по поводу. Просто вы кладете двух зайцев одним выстрелом: соглашение и новая специя в одном документе.
вот мне тоже допник как то ближе. Просто на практике еще не приходилось с этим пересекаться.
Соглашение является неотъемлемой частью договора (контракта). Его «жизнь» регулируется нормами главы 29 ГК РФ. Главное, есть согласие сторон, поэтому можно использовать любой способ, предложенный коллегами.
Цена: 1 000 руб.
Да нет Александр, срок поставки не вышел еще (просто указывали апрель месяц), поэтому штрафных там никаких, но допник уже отправили.
Спасибо Евгений возьму на заметку, в спецификации указывать варианты ее расторжения.
Цена: 1 000 руб.
Елена, не варианты расторжения (варианты расторжения у нас в ст.523 ГК РФ), а случаи, когда спецификация будет считаться для сторон утратившей свою юридическую силу без права ссылки на нее в дальнейшем. Так будет лучше, по моему мнению, а то наживете неприятностей в связи с толкованием закона. Удачи.
Добрый день, столкнулись с аналогичной проблемой, но часть поставки по спецификации уже осуществлена. Согласовали возврат не выбранных средств. Срок поставки нарушен. Надо закрепить, что Поставщик не обязан поставлять и не отвечает за просчки которые уже были, а Покупатель более товара не требует и ждет обратно предоплаты.
Как вариант:
Допсоглашение к Договору поставки № от ___
1. В рамках договора поставки сторонами подписана Спецификация № 1 от 01.01.01г. Покупателем осуществлена предоплата п/п № ___от ___ на сумму ____руб. На дату подписания настоящего дополнительного соглашения Поставщик поставил Покупателю товар на сумму___________руб.
Дополнительное соглашение о расторжении договора
Стороны сделки пришли к решению о прекращении существующих взаимоотношений. В этом случае требуется расторгнуть ранее заключенное соглашение. Создается дополнительное соглашение о расторжении договора.
Порядок создания
Соглашение о расторжении договора составляется тогда, когда обе стороны желают прекратить отношения. Один из участников сделки отправляет своему контрагенту письмо с предложением о завершении сотрудничества. Письмо нужно отправить на юридический адрес партнера.
Расторгнуть можно только действующий договор. Если ранее его действие было завершено по другим основаниям, создавать дополнительное соглашение не требуется. Договор будет считаться расторгнутым с даты подписания соглашения обеими сторонами.
Форма допсоглашения
При составлении соглашения нужно учитывать пункт 1 статьи 452 ГК. В нем указано, что форма расторжения отношений должна соответствовать форме их заключения. То есть если договор письменный, то и допсоглашение должно быть создано в письменном виде.
Если договор заверялся у нотариуса и подлежал регистрации, соглашение также нужно заверить и зарегистрировать. Исключение – документ об отступном. Такое соглашение считается самостоятельным, а потому на него действие ст. 452 ГК не распространяется.
ВАЖНО! Если форма допсоглашения не будет соответствовать форме договора, документ могут признать недействительным. Основание – недоказанность волеизъявления участников отношений. К примеру, к такому выводу пришел Мосгорсуд в своем определении №4г-741/2016 от 21 сентября 2016 года.
Допсоглашение следует составлять только тогда, когда все претензии сторон урегулированы. В обратном случае контрагент уже после разрыва отношений может обратиться в суд.
К СВЕДЕНИЮ! Соглашение называется дополнительным потому, что оно является частью договора и самостоятельной силы не имеет.
Правила составления
При создании допсоглашения нужно учитывать эти правила:
В допсоглашении должно фигурировать число экземпляров документа, реквизиты сторон, подпись.
Разновидности допсоглашений
Допсоглашение о расторжении договора – это постоянная часть документооборота. Рассмотрим основные случаи, когда оно составляется.
Расторжение трудового договора
В соглашении должны фигурировать условия завершения сотрудничества, обязанности сторон, возникающие в связи с прекращением трудовых отношений.
Расторжение договора подряда
Фиксируется, что обязанности сторон прекращаются с подписанием допсоглашения. Если один из участников должен выплатить компенсацию, следует также указать ее размер в документе.
Расторжение договора аренды
Необходимо зафиксировать отсутствие претензий, если их нет. Если же арендатор имеет задолженность перед арендодателем, нужно отразить ее размер.
Соглашение о досрочном расторжении
Документ составляется тогда, когда договор нужно расторгнуть раньше, чем планировалось.
Образец
Допсоглашение о расторжении договора
ООО «Круг», именуемое «Заказчик», в лице гендиректора Зайцева О.Л., работающего на базе Устава, и ООО «Путь», именуемое «Исполнитель», в лице гендиректора Носова А.А., работающего на основании Устава, вместе именуемые «Стороны», заключили настоящее допсоглашение о расторжении договора аренды:
1. Договор аренды №44 от 1 февраля 2020 года расторгается с 1 августа 2020 года.
2. Обязательства Сторон по договору №44 прекращаются с даты подписания допсоглашения.
3. Настоящее допсоглашение создано в 2 экземплярах.
Гендиректор ООО «Круг» (подпись) Зайцев О.Л.
Гендиректор ООО «Путь» (подпись) Носов А.А.
Спецификация к договору: когда нужна и как оформить
Зафиксировать условия договора можно по-разному. Например, отразив их непосредственно в тексте договора или в дополнениях к нему. Как вариант, в спецификации. Давайте разберемся, что это за документ и как его составить. Примером послужит договор поставки.
Зачем нужна спецификация
— неудобен. Например, если стороны зафиксируют перечень, состоящий из сотни наименований товаров с различными единицами измерений и характеристиками (цвет, размер и т.д.) по тексту, это перегрузит договор и затруднит восприятие его условий;
— неприменим. Например, для рамочного договора, т.е. соглашения, в котором стороны оговаривают основные условия (общее наименование товара, который будет реализован, период действия рамочного договора, порядок разрешения споров и т.п.) и при этом договариваются, что конкретное наименование и количество поставляемого товара согласуются отдельно для каждой сделки.
Выйти из ситуации поможет специальный документ, подписанный сторонами и приложенный к основному договору как его неотъемлемая часть, — спецификация.
В спецификации, как правило, согласовывают предмет договора поставки, т.е.:
— именуют и описывают товары, подлежащие продаже;
— указывают количество товара по каждой товарной позиции.
На заметку
Обычно в спецификации указывают товары, поставляемые одной партией, т.е. одновременно. Для следующей поставки подписывают новую спецификацию.
Зачастую спецификацию рассматривают и как документ, позволяющий кроме наименования и количества товара установить его цену, сроки поставки, оплаты и т.п. Обычно так поступают в случаях, когда при долгосрочном сотрудничестве жестко фиксировать условия, например цену, на продолжительный срок экономически нецелесообразно.
Пример формулировки
Поставщик обязуется поставить, а покупатель — принять и оплатить товар. Наименование, количество и цена товара, подлежащего передаче покупателю в рамках каждой конкретной партии, определяются в соответствии со спецификациями на каждую партию товара, являющимися неотъемлемой частью договора.
Рекомендации
— о наименовании и количестве товара — договор будет считаться незаключенным;
На заметку
Спецификация — не единственный документ, которым уточняются условия договора. В этих целях можно использовать, например, протоколы согласования цен, допсоглашения, счета-фактуры и т.п.
Как оформить спецификацию к договору
Что должна представлять собой спецификация, в законодательстве не определено. Поэтому ее можно составить в произвольной форме. Если же стороны предварительно разработают форму спецификации и зафиксируют ее в договоре, при подготовке спецификации нужно будет использовать этот шаблон.
Как правило, спецификация содержит:
1) реквизиты:
— дату и место составления.
Обратите внимание!
Спецификацию надо подписать в период действия договора. В противном случае стороны не смогут требовать исполнения обязательств, ссылаясь на него. То есть не смогут применить зафиксированные там условия об ответственности, сроках поставки, оплаты и т.п. При этом подписанная спецификация, содержащая существенные условия договора поставки, будет выступать в качестве самостоятельного договора;
— номер — если спецификаций несколько;
— реквизиты договора, к которому она составлена;
2) преамбулу:
— наименование сторон договора;
— Ф.И.О. лиц, уполномоченных на подписание спецификации, их должности, а также наименование документа, из которого вытекают такие полномочия. Например, устав, доверенность.
Иногда эту информацию опускают. Полагаем, это допустимо в ситуациях, когда договор и спецификацию подписывают одни и те же лица. Если же уполномоченные сотрудники меняются, данные сведения лучше указать. В спорных случаях это облегчит проверку полномочий представителя контрагента;
3) содержательную часть:
— перечень поставляемых товаров.
При этом рекомендуется описывать каждую позицию товара максимально детально. Как правило, по договору поставки реализуют вещи, имеющие родовые признаки. С целью конкретизировать товар, т.е. определить разновидность, можно указать в спецификации наряду с общим наименованием его конкретную категорию, тип, марку, модель, артикул, сорт, класс, физические свойства и т.д.
На заметку
Чтобы определить необходимые характеристики товара, можно использовать:
— НПА (ТНПА), описывающие товар, содержащие его общие характеристики и требования к нему. Например, техрегламенты ЕАЭС, ГОСТы, стандарты и техусловия организаций;
— относящиеся к товару документы. Среди них техпаспорт, сертификат качества, инструкция по эксплуатации.
Это позволит поставщику избежать претензий при его приемке, а покупателю приобрести интересующий его товар.
Если ассортимент не согласовать, поставщик сможет поставить товар в том ассортименте, который определит сам с учетом известных ему потребностей покупателя, или отказаться от исполнения договора вовсе ;
— количество товара. Обычно его указывают в соответствующих единицах измерения. К примеру, для сыпучих товаров это килограммы.
Если поставщик освобожден от исчисления и уплаты НДС или применяет особый режим налогообложения без исчисления и уплаты такого налога, стоит сделать пометку «Цена за единицу (без НДС)».
При необходимости в спецификации можно прописать:
а) общую сумму всех товаров одной позиции. Ее вычисляют путем умножения цены за единицу товара на его количество;
б) стоимость всего товара, указанного в спецификации;
— иные условия — если необходимо конкретизировать поставку по конкретной спецификации. Это могут быть отличные от согласованных в договоре условия о таре и упаковке, способ и срок доставки, оплаты и т.д.
Оформить содержательную часть можно в виде таблицы. Это особенно удобно, когда позиций товара много.
Пример оформления шапки таблицы
п/п
руб. коп.
руб. коп.
На заметку
Печать на спецификации ставится только тогда, когда это предусмотрено в договоре .
При необходимости в этой части спецификации можно продублировать адреса, телефоны контрагентов, их банковские реквизиты. Это актуально, если стороны сотрудничают на долгосрочной основе и с течением времени указанные реквизиты меняются.
Читайте этот материал в ilex
*по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex