письмо отказ на коммерческое предложение образец
Письмо – отказ
Каждая организация время от времени получает различные предложения, резюме, просьбы и т.д. По статистике, чаще всего ответ на все эти сообщения является отрицательным. Обычно подобная корреспонденция просто остается без ответа. Но в ряде случаев приходится писать письмо-отказ. Такие документы надо уметь составлять, т.к. их содержание и форма подачи говорят не только о культурности и образованности автора, но и формируют имидж самого предприятия в самых разнообразных средах.
По каким поводам происходит деловая переписка
Таковых может быть множество, как внешних, так и внутренних. Предложения о сотрудничестве, приглашение на участие в каких-то мероприятиях, бизнес-идеи и просьбы о спонсорстве, резюме кандидатов на вакансии, рекламные предложения, претензии, рекламации, запросы и т.д. и т.п. Сюда же относятся и просьбы сотрудников об внеочередном или очередном отпуске, повышении оклада, переводе на другую должность. Мы перечислили далеко не все. Как уже упоминалось, чаще всего ответа на подобную корреспонденцию не следует. Но есть ситуации, когда отмолчаться или не получится, или нецелесообразно. Например, организацию заинтересовало лицо, от которого поступило предложение, а само предложение пока не подошло, или когда автором послания является сотрудник фирмы.
Общие сведения о деловом письме
Письмо-отказ представляет собой один из видов деловой переписки и, соответственно, его форма и содержание должны подчиняться общим правилам составления подобной корреспонденции.
Как оформить отказ
Помимо полного соответствия правилам деловой переписки, письмо-отказ подчиняется еще некоторым правилам.
На имя кого писать
Письмо отказ должно быть адресовано персонально автору поступившего предложения.
Мало того, что этим лишний раз подчеркивается уважение к автору. Таким образом уменьшается и вероятность того, что ваш ответ затеряется в ворохе прочей корреспонденции. Но встречаются случаи, когда подписи конкретного человека под предложением не было. Тогда допустима безличная форма обращения, например: «Добрый день!» или «Здравствуйте!».
Оформление письма-отказа
Подобный документ можно оформить на бланке организации, содержащим все ее реквизиты, а можно на простом листе бумаги формата А4. Его можно напечатать на компьютере или написать от руки. Наиболее предпочтительным именно в случае письма-отказа является вариант рукописного письма на фирменном бланке. Это будет свидетельствовать о теплом отношении к автору предложения и заинтересованности в возможности сотрудничества в недалеком будущем. Но, естественно, почерк, которым написано послание, должен быть легко читаемым (еще лучше – каллиграфическим).
Документ составляется в единственном экземпляре и фиксируется в журнале исходящей корреспонденции с указанием даты, номера и краткого содержания. Эта информация может потребоваться для подтверждения факта отправки этого письма.
Наличие печати не является обязательным, начиная с 2016 года.
Кто должен подписать письмо-отказ
Конечно, чем выше должность подписанта, тем лучшее впечатление производит даже отказ. Но понятно, что тем больше предприятие и разветвленнее его структура, тем меньше шансов на то, что данный документ дойдет до директора. Поэтому на практике его подписывают люди, имеющие право создания и подписи подобных бумаг. Это могут быть юрист, секретарь, руководитель подразделения или специалист соответствующего профиля.
Как отправить письмо
Наиболее распространенным методом отправки писем-отказов является отправка Почтой России. Для этого оформляется заказное письмо с уведомлением о вручении. Квитанцию о вручении желательно сохранять.
Наиболее быстрым способом надо признать доставку представителем организации или курьерской службой. Допустимо использовать факс, электронную почту, даже социальные сети и мессенджеры, но только при условии того, что сам отправитель пользовался этими методами для отправки первоначального предложения.
Теперь рассмотрим особенности написания некоторых видов писем отказов и приведем соответствующие примеры.
Скачать примеры и бланки писем с отказом:
Письмо-отказ от сотрудничества
Указывайте точный адресат письма. Если это должностное лицо организации, то ее название также необходимо упомянуть. Используя вежливую форму обращения, необходимо поблагодарить автора за сделанное предложение.
В основной части вашего послания необходимо сослаться на первоначальное письмо и кратко, но четко изложить причины, приведшие к отказу. Если предложение содержало сопроводительные документы, то покажите, что вы со всеми ознакомились.
Крайне желательно выразить надежду, что в дальнейшем сотрудничество все-таки может иметь место и указать условия, выполнение которых сделает это возможным. Подпишите и датируйте письмо. И не забудьте его зарегистрировать в журнале исходящей корреспонденции.
Приведем образец (во всех последующих примерах, не показаны части с реквизитами и подписями, так как они никаких сложностей вызывать не должны):
Скачать бланк письма – отказа от сотрудничества
Скачать бланк письма – отказа от сотрудничестваПисьмо-отказ от участия в мероприятии
Данное письмо, по сути, практически не отличается от предыдущего и состоит из тех же частей:
Все это видно из примера:
Письмо-отказ в случае вашего несогласия с ним
Это, пожалуй, самый трудный случай. Вообще отказывать неприятно, а если уж вы с ним не согласны… Это был кандидат, подобранный именно вами. Вам очень нравился данный поставщик. Да мало ли что. И когда вышестоящий руководитель принимает решение об отказе, возникает соблазн спрятаться за его спину. Это можно сделать с помощью примерной формулировки «Наше руководство решило отказаться…». Но это неверный путь, который выставляет вашу организацию в неприглядном свете, представляя ее несерьезным учреждением. Кроме того, такой подход подрывает и ваш авторитет, как лица, принимающего решения.
Поэтому всегда используйте местоимение «мы», а не «они», и лучшей формулировкой будет примерное: «После длительных дискуссий мы решили отказаться от…».
Письмо – отказ в случае несрабатывания идеи
Тоже сложный вариант подобного письма. Вам жаль потраченного на работу времени. Вы тщетно и долго пытались осуществить проект, заставить идею работать. Ваш сторонний коллега наверняка в курсе возникших проблем и сложностей, поэтому само письмо может быть немногословным. Например:
Кстати, в данном конкретном случае вообще может быть достаточно простого телефонного звонка.
Письмо-отказ о предоставлении отпуска
Иногда руководителю приходится писать и такие отказы. Все правила написания сохраняются. Особенное внимание надо уделить формулировкам важности вклада заявителя в общее дело и его незаменимости. Следует подчеркнуть, что отпуск будет предоставлен, как только препятствующие ему обстоятельства исчезнут.
Письмо-отказ в предоставлении работы
И здесь надо подчеркнуть свою заинтересованность в кандидате, готовность в будущем предоставить ему работу, несмотря на отказ в настоящее время
Письмо-отказ от предложения о работе
Иногда встречаются и такие письма. Соискатель на какую-либо должность может отказаться от нее. Еще более вероятен отказ известного в своих кругах специалиста, если к нему поступило предложение о занятии вакантной должности от какого-либо малоизвестного предприятия. Но и в этом случае необходимо соблюдать все правила делового этикета – от тона письма до подписи. Укажите название должности, причины отказа и помните, что потенциальный работодатель может изменить предлагаемые условия трудового договора в лучшую для вас сторону.
Мы рассмотрели общие правила написания и несколько примеров писем-отказов. Умение писать такие послания являются неотъемлемой частью бизнес-навыков любого успешного предпринимателя или сотрудника компании, занимающего более или менее руководящую должность.
Остается только пожелать, чтобы эти умения требовались вам как можно реже.
Запрос коммерческого предложения
Из нашей статьи вы узнаете:
Выбор поставщика начинается с изучения расценок на продукцию или услуги. Для того чтобы получить у потенциальных поставщиков актуальную информацию о ценах и прочих условиях, нужно запросить коммерческое предложение. Запрос представляет собой деловое письмо, которое составляется по определённым правилам. Расскажем, какие бывают запросы коммерческого предложения и как их составлять.
Виды запросов коммерческого предложения
Запросы коммерческого предложения бывают двух видов: государственный и частный.
Государственный запрос КП регламентируется законом 44-ФЗ. Такой запрос отправляют бюджетные организации. Его цель — определить начальную (максимальную) цену контракта. Для этого нужно выяснить расценки потенциальных поставщиков и привлечь их к участию в госзакупках.
Государственный запрос КП подают открытым доступом, то есть, информация о нём заносится в единую информационную систему в сфере закупок — ЕИС. Даже если заказчик уже определился с поставщиками, он всё равно обязан отправить запрос КП как минимум в две компании.
Окончательное решение принимает экспертная комиссия. Заключение контракта возможно только при условии, что заказчик и исполнитель (поставщик) не должны приходиться друг другу родственниками.
Частный запрос КП составляется для закупок по 223-ФЗ. У него нет чётко регламентированной структуры, поэтому каждая организация определяет форму самостоятельно. Единственное требование — соблюдать деловой стиль письма и придерживаться норм коммерческого этикета.
Цель частного запроса — получить информацию от большего количества подрядчиков, чтобы определить оптимальное предложение и заключить выгодную сделку. В письме содержится просьба выслать КП на запрашиваемый товар. Разослать документ можно любым удобным способом — почтой, электронным письмом, курьером.
Требования к содержанию запроса по 44-ФЗ
Государственный запрос КП должен соответствовать установленной форме и содержать следующие сведения:
Такой же схемой можно пользоваться при составлении запроса по 223-ФЗ, поскольку она содержит исчерпывающую информацию.
Участвуйте в торгах с помощью «Астрал.Тендер». Пройдите онлайн-обучение и работайте самостоятельно или воспользуйтесь услугой сопровождения на всех этапах торгов.
Образец коммерческого запроса 44фз (государственный)
Горячая линия
Наши Рассылки
Обучающие мероприятия
(347) 291 20 70
Как отказывать и принимать отказ, чтобы сохранить деловые отношения?
Отказ всегда обусловлен несовпадением интересов: одна сторона хочет что-то получить или предлагает что-то сделать, а другая не поддерживает это. Как у просьбы, так и у отказа есть свои причины. И чем меньше собеседник понимает их, тем выше вероятность того, что общение пойдет по негативному сценарию и закончится на слишком эмоциональной ноте.
Но сохранить взаимопонимание и дружественные отношения сторон после того, как произнесено слово «нет», разумеется, можно. Как же отказывать другим, работать с чужими отказами и достойно выходить из сложившегося положения?
Как отказывать другим?
Приведем несколько распространенных видов отказа, которые применяются в разных ситуациях и в отношении разных групп собеседников.
Ситуация, где используется отказ
Не предполагает объяснения причины и какого-либо возражения
«Нет, это невозможно», «Денег нет», «Исключено»
Чаще всего используется руководителем в разговоре с подчиненными
Не способствует укреплению взаимопонимания в коллективе и налаживанию обратной связи с подчиненными. Злоупотреблять такими отказами не стоит
Не предполагает возражений, но содержит объяснение причины отрицательного решения
«Не получится, потому что у нас сейчас нет на это финансирования»
Используется в отношении подчиненных, коллег, начальников и деловых партнеров
Объяснение причин делает ответ убедительным не только с точки зрения эмоций, но и с точки зрения логики. Это одно из требований делового этикета и необходимое условие сохранения хороших отношений
Не содержит четкого ответа, но оставляет шансы на положительное решение
«Прежде чем дать ответ, я должен обсудить ситуацию с директором (учредителем)», «Позвоните через два месяца»
Используется в разговоре с коллегами, партнерами, внешним окружением, в ситуациях, когда не выработано единое решение
Содержит приглашение к дальнейшим переговорам, повышает шансы на положительное решение
«У нас сейчас нет на это денег, но мы заинтересованы в вашем предложении. Оставьте заявку, мы рассмотрим ее в конце года»
Предполагает не столько отказ, сколько поиск взаимоприемлемого решения. При этом в переговорном процессе налаживается обратная связь и повышается значимость обоих сторон
Содержит частичное согласие с предложением или требованием
«До конца лета мы сможем провести только одно мероприятие, а второе перенесем на зиму»
Тактический ход, позволяющий сторонам отстоять то, что им важно, и пойти на уступки в менее существенном. Здесь обе стороны одновременно получают и отказ, и согласие
Отказ сопровождается бонусом, представляющим для собеседника ценность
«К сожалению, финансирование проектов уже распределено. Но вы можете подать заявку на получение гранта»
Используется при контактах со всеми группами, но требует от отказывающей стороны понимания интересов собеседника
Сглаживает негативную реакцию, вызванную отказом, и сохраняет позитивный контекст беседы. Приносит пользу (приятный бонус, хорошую новость) стороне, которой отказывают
Как видим, отказы отличаются друг от друга двумя характеристиками: степенью жесткости формулировок и степенью готовности к компромиссу. Чем выше и значимее статус собеседника, тем чаще используются гибкие тактики и мягкие формы отрицательного ответа.
Как «упаковать» отказ?
От степени жесткости формулировок во многом зависят эмоции и реакция человека, вызванные отказом. Чем вежливее и мягче подан отрицательный ответ, тем спокойнее будет отношение к нему собеседника, а значит, разговор получится продолжить в рациональном русле. И наоборот: категоричность ответа и резкий тон настроят человека негативно, подведут к грани конфликта либо вынудят скрыто сопротивляться (так бывает, например, с подчиненными).
Сформулировать правильный отказ, «упаковав» его в нужную форму, помогут следующие приемы.
Смягчайте ответ вежливыми оборотами и выражениями. Это самый простой способ сгладить негативное впечатление, предусмотренный деловым этикетом. Фразы «К сожалению, я не могу», «Я бы с удовольствием, но. » звучат намного нейтральнее и уважительнее, чем «Нельзя» и «Не положено».
Используйте «принцип сэндвича». Он заключается в том, чтобы поместить отрицательный ответ внутрь приятной «упаковки». То есть начать и закончить ответ надо двумя позитивными высказываниями, которые смягчат негативный эффект от основной мысли. Например: «Спасибо за то, что вы обратились в нашу организацию. Это очень приятно. К сожалению, ваш проект не совсем отвечает нашим требованиям. Но давайте сохраним контакты друг друга и продолжим сотрудничество в будущем».
Как принимать отказ?
Принимать отказы, конечно, сложнее, чем отказывать самим. Поэтому здесь тоже нужны мастерство и позитивный настрой, позволяющие достойно выйти из сложившейся ситуации и сохранить дружественные отношения. Чтобы за отказом не последовал спор, в котором каждая из сторон, не слушая друг друга, пытается доказать свою правоту, важно придерживаться двух правил.
1. Общайтесь в форме диалога, а не двух встречных монологов. Только так можно прояснить позицию собеседника и понять, чем вызван отказ. Чем больше подробностей вы узнаете о причине отрицательного ответа, тем больше получите шансов его обойти. Например, под фразой «Денег нет» вышестоящий руководитель может понимать не тотальное отсутствие финансирования на месяцы вперед, а недостаточную проработку идеи, которой требуется финансирование. Если же оформить ее в соответствии с правилами и придать актуальности, деньги найдутся (пусть даже и из другого источника), а вышестоящий руководитель в этом поможет.
Кстати, здесь не надо недооценивать силу вопроса «Почему?». Многих так обескураживает отказ, что они и не пытаются продолжить разговор. В то же время вовремя озвученное «Почему?» способно открыть много новых возможностей и сделать отказ всего лишь проходной ступенью на пути к наилучшему решению.
2. Посмотрите на ситуацию глазами собеседника, давшего отказ, а не убеждайте его в том, что он не прав. Благодаря этому вы не только лучше поймете причины отказа, но и выстроите убедительную встречную аргументацию.
Вне зависимости от того, с какой «стороны» отказа вы находитесь, уважительное отношение к собеседнику и внимание к его интересам станут главными факторами, позволяющими смягчить эффект отрицательного ответа и прийти к приемлемому решению. Отказывает, конечно, один, но усилия по сохранению позитивного поля делового общения должны приложить оба собеседника.
Слово «нет» означает не конец общения, а начало конструктивного диалога. В большинстве случаев с полученным отказом можно продолжить работать.
Нет КонсультантПлюс?
Оформите заявку на доставку полной версии документа
Как ответить на запрос о предоставлении информации
Ответ на запрос о предоставлении информации — это документ, в котором фигурирует отказ в отправке нужных данных или сразу же указывается то, что требует автор письма.
В каких случаях обязательно отвечать на запрос
Необходимо уточнить, на каком основании направляется запрос. Большинство государственных структур способны требовать данные, связанные с работой частной компании и деятельностью бюджетной организации. Например:
Кроме того, данные необходимо предоставлять контрагентам, если это необходимо исходя из заключенного между сторонами договора. Например, о порядке поставки товаров, наличии груза на складе и так далее. Еще такие письма направляют лица, связанные по договору оферты. Например, уточнение цены товара в онлайн-магазине, вопрос о наличии свободных вакансий, о графике работы торговой точки.
Важна мотивация. В документе необходимо указывать, на основании чего он направляется (например, «в рамках рассмотрения дела №… от …» или согласно договору оферты №… от…). Если мотивации нет или она указана не четко — следует отказ. Также отказывают в подаче информации при отсутствии на запросе необходимых подписей и печатей, наличии ошибок в реквизитах и других подобных ситуациях.
В какие сроки надо подготовить ответ
Для частных компаний строгих правил касательно сроков ответа не существует. Рекомендуется ориентироваться на следующие особенности:
Как составить ответ
При составлении ответа следует руководствоваться стандартными правилами деловой переписки. Строгой формы, утвержденной законодательно, не существует, но в документе указываются следующие данные:
При отказе форма примерно такая же, но текст меняется на противоположный. Там указывается, по какой причине данные невозможно предоставить.
Стандартный бланк такого документа выглядит так:
_____ года № _________
О предоставлении информации
В ответ на ваш запрос о предоставлении информации от _________ года № _
Директор ___________________________________________ И.О. Фамили
Образец положительного ответа:
Образец ответа с отказом дать информацию
Подходящий для использования образец, как правильно отвечать на запросы, составленные неверно:
Как отправить
Если в рамках полученного письма необходимо предоставить какие-либо важные документы (например, оригиналы отчетов и так далее), отправка осуществляется курьерской службой. Во всех остальных ситуациях достаточно направить письмо в бумажном виде обычной почтой или просто выслать в электронном виде.
Письмо-просьба
Письмо-просьба – один из наиболее распространенных вариантов деловой корреспонденции. В среде предпринимателей такие письма используются тогда, когда представители одной организации обращаются к другой с просьбой о какой-либо услуге. Такие послания могут применяться в совершенно разных ситуациях, например, при потребности получить сведения о продукции, увидеть образцы товара, встретить командировочного, согласовать какие-то действия и т.п.
Предлагаем вашему вниманию для скачивания общий шаблон такого документа:
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Правила составления письма-просьбы
Письмо-просьба по понятным причинам не имеет стандартного образца, но, несмотря на это оно является формой официального документа. Именно поэтому при его составлении следует придерживаться определенных норм, установленных правилами делопроизводства и деловой этики. Прежде чем перейти непосредственно к основным правилам его составления, следует отметить, что оно может быть адресовано, как группе лиц (например, менеджерам, сотрудникам бухгалтерского отдела, юристам и т.д.), так и какому-то конкретному адресату.
Как и любой другой документ, данное письмо должно содержать вводную часть, а именно:
Далее следует основная часть, касающаяся непосредственно просьбы. Она должна быть высказана с использованием любой производной формы от глагола «просить» («просим вас», «обращаемся с просьбой» и т.п.), а поскольку такое послание, в любом случае – ходатайство о какой-то услуге, оно должно быть написано в уважительной манере. Хорошо, если просьба будет предварена высказыванием комплимента («зная ваши большие возможности», «восхищаясь вашими организаторскими талантами» и т.п.).
Если в письме содержится сразу несколько просьб, то их нужно указать отдельными пунктами или абзацами.
Негласные правила переписки между организациями гласят о том, что ответ на многоступенчатую просьбу может быть отправлен также одним посланием, с отдельными комментариями по каждому пункту. Следует отметить, что такой вид переписки уменьшает объемы документооборота и значит, сокращает время на прочтение и обработку подобных писем.
Если письмо подразумевает получение ответа в определенный срок, то это необходимо максимально корректно обозначить в тексте послания.
Отправляют и получают письма, как правило, секретари организации (в крупных компаниях этим занимаются целые отделы). После составления или прочтения они передают их для ознакомления руководителю предприятия. Исключения составляют послания, с пометкой «конфиденциально» или «лично в руки» — такие письма передаются непосредственно адресату.
Инструкция по составлению письма-просьбы
Поскольку данное послание является частью корпоративной корреспонденции, то вначале него нужно указать автора, а именно: наименование компании-отправителя, ее фактический адрес и телефон для связи. Затем нужно внести данные об адресате: также название предприятия и конкретного получателя. Далее посередине строки можно сразу обозначить, что это письмо-просьба (но это необязательно).
Следующая часть письма касается непосредственно просьбы. Предварительно, желательно ее обосновать и уже затем высказывать саму суть просьбы. В завершение письмо нужно подписать (лучше, если это сделает руководитель компании или уполномоченное, доверенное лицо), а также поставить дату создания документа.
Как отправить письмо
Внимание к подобным мелочам даст понять адресату, насколько уважительно относится к нему оппонент, а также лишний раз подчеркнет значимость просьбы. Единственное, что следует помнить – письма через обычную почту идут долго, поэтому послание нужно отправлять заранее, чтобы документ вовремя был доставлен получателю.
После отправления письма
Данное послание, как любой другой документ должен быть зарегистрирован в журнале исходящей документации. Точно также получатель письма регистрирует приход корреспонденции. В случае недоразумений, случающихся в деловых отношениях, фиксация факта отправки и получения писем поможет быстро разобраться в ситуации.
Примеры составления писем-просьб с пояснениями
Итак, мы уяснили, что письмо-просьба представляет собой письмо, в котором содержится просьба к получателю. Цель текста – побудить получателя выполнить действие, выгодное отправителю. В письме должна содержаться сформулированная просьба, обоснование ее. Желательно сформулировать прошение так, чтобы обосновать, почему получателю должно быть выгодно выполнить просьбу. Отправитель должен не просто знать правила составления текста, но и учитывать психологические нюансы. Далее рассмотрим конкретные шаблоны-примеры в зависимости от ситуации.
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Письмо составляется в том случае, если нужно добиться выделения средств от государства, спонсоров, физических лиц.
От НКО «Помощь пенсионерам»
Депутату Законодательного собрания
Иванову И. И.
Здравствуйте, Иван Иванович. Я представитель некоммерческой организации «Помощь пенсионеров». Мы занимаемся оказанием помощи одиноким пенсионерам: приносим продукты, помогаем в уборке и ремонте.
Наша организация существует уже 5 лет. Ранее с финансированием деятельности мы справлялись сами, однако, в связи с расширением НКО, средств начало не хватать. Деньги нам нужны на аренду помещения, выплату зарплат сотрудникам, покупку оборудования.
На недавнем собрании Правительства президент упомянул о сложном положении пенсионеров, заметил, что ситуацию нужно срочно менять. В связи с этим прошу у вас 200 000 рублей на нужды НКО «Помощь пенсионеров».
С уважением, Петрова А. А.
Вышеприведенный текст составлен по всем правилам. В нем есть:
Также указана конкретная сумма средств, в которой нуждается коммерческая организация.
Письмо-просьба о поставке товара
Письмо обычно направляется партнерам компании. В тексте желательно обосновать обоюдную выгоду для обеих компаний.
Начальнику компании «ААА»
Иванову И. И.
От руководителя компании «БББ»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванович. Мы желаем заказать у вашей компании комплект продукции (уточнить). Вашим товаром мы заинтересовались на региональной выставке.
Если вы согласны, просим сообщить условия поставки и удобные для вас сроки. Гарантируем своевременную оплату. Надеемся, это станет началом взаимовыгодного сотрудничества.
Наши контакты: (уточнить).
С уважением, Борис Борисович.
Письмо-просьба о предоставлении скидки
Обычно такие тексты направляются поставщикам компании. К примеру, организация организует выставки. У нее есть поставщик – типография, которая поставляет брошюры, стенды, буклеты и прочее. Стоимость услуг довольно высока. Наступил кризис, и компании стало сложно оплачивать товары типографии. Это вполне может стать повод для того, чтобы попросить скидку.
Начальнику компании «Восток»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Запад»
Петрова Б. Б.
Здравствуйте, Иван Иванов. Нашей организации коснулся финансовый кризис. Количество заключенных договоров с нами сократилось на 20%. К сожалению, кризис затронул не только нас, но и наших клиентов. Люди не могут платить за наши услуги в том же объеме, что и ранее. Поэтому мы предоставили скидку на билеты в размере 25%.
В связи со сложной финансовой ситуацией, наша компания просит вас о скидке в размере 15% на оставшиеся полгода сотрудничества по договору.
Мы разослали письма с просьбой о скидке всем нашим поставщикам. Если 20% наших партнеров предоставит нам выгодные условия, наша компания устоит в сложное время и не закроется. Нам уже предоставили скидку арендодатели и телефонная компания.
Мы надеемся сохранить взаимовыгодные отношения с вашей типографией.
С уважением, Борис Петров.
В письме есть следующие важные пункты:
Текст нужно составить так, чтобы письмо дочитали до конца и согласились на предложенные условия.
Письмо-просьба о снижении арендной платы
Арендная плата «съедает» бюджеты большинства организации. Ее уменьшение позволяет компании продержаться на плаву в сложное время. Письмо следует направлять арендодателю.
Начальнику компании «Плюс»
Иванову П. П.
От руководителя компании «Минус»
Петрова И. И.
Здравствуйте, Петр Петрович. Нашу компанию затронул финансовый кризис. Покупательная способность потребителей уменьшилась, доходы бизнеса уменьшились. В связи с этим просим вас снизить арендную плату на 10%.
За все время нашего сотрудничества мы ни разу не задерживали выплаты. Надеемся, что вы пойдете нам на уступки, и мы сохраним наши деловые отношения. Мы гарантируем своевременную оплату аренды, несмотря на тяжелые финансовые условия.
С уважением, Иван Иванович.
В письме важно упомянуть то, что прежде компания выполняла свои обязательства в полной мере. Арендодатель должен быть уверен в том, что арендодатель будет и в дальнейшем осуществлять выплаты. Получатель также должен понимать, что если он не согласиться на предложенные условия, арендатор откажется от его услуг.
Письмо-просьба об оплате задолженности
Задолженности крайне часто возникают при взаимодействии между компаниями. Если организация настроена на дальнейшее сотрудничество с контрагентом, у которого образовался долг, направляется письмо-просьба.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, просим вас погасить задолженность перед нашей компанией в размере 200 000 рублей. Все это время мы продолжали сотрудничество с вами, надеясь на продолжение деловых отношений. Однако сейчас мы вынуждены приостановить предоставление услуг в связи с отсутствием выплат.
Сумма вашего долга составляет 200 000 рублей. Просим оплатить его до 1 марта 2017 года. Если задолженность не будет погашена, мы будем вынуждены решать вопрос в судебном порядке.
С уважением, Петр Петрович.
В письме обязательно нужно указать следующие пункты:
В тексте можно упомянуть о длительном успешном сотрудничестве с организацией. Это должна быть именно просьба, а не требование. Требование составляется по другому шаблону.
Письмо-просьба об отсрочке платежа поставщику
Организация поставила компании партию продукции, однако не оплатила ее. Образовался долг, но дебитора отсутствуют средства для оплаты. В этом случае имеет смысл составлять письмо-просьбу об отсрочке.
Начальнику компании «Где деньги»
Сидорову П. П.
От руководителя компании «Деньги вот-вот будут»
Иванова И. И.
Уважаемый Петр Петрович, мы не оплатили долг в размере 200 000 рублей. От своей задолженности мы не уклоняемся, однако сейчас выплаты в полном объеме сделать не можем в связи с тяжелым финансовым состоянием.
На протяжении 2 лет мы поддерживали с вами успешные деловые отношения, не срывали сроков выплат. Сегодня мы просим о рассрочке платежа. Наша компания готова оплатить задолженность в два этапа:
Обещаем вам своевременное внесение платежей. Спасибо за понимание.
С уважением, Иван Иванович.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Задолженность компании может быть выплачена другой организацией. Разумеется, юридическое лицо не будет оплачивать доли просто так. Обычно письмо-просьба направляется должнику компании или другому лицу, которое имеет обязательства перед компанией.
Начальнику компании «Деньги вот-вот будут»
Иванову И. И.
От руководителя компании «Где деньги»
Сидорова П. П.
Уважаемый Иван Иванович, у вас существует долг перед нашей компанией в размере 300 000 рублей. У нашей организации также появился долг перед другой компанией в размере 200 000 рублей. Просим вас оплатить нашу задолженность перед кредитором в размере 200 000 рублей. Взамен мы предоставим вам рассрочку на остаток долга, о которой вы просили ранее. Спасибо за понимание.
С уважением, Петр Петрович.
Письмо-просьба о содействии в решении вопроса
Перед любыми компаниями могут вставать сложные проблемы, с которыми невозможно разобраться без посторонней помощи. Письмо-просьба о содействии может направляться при необходимости, к примеру, проведения мероприятий. Прошение отправляется в коммерческие организации, государственные структуры.
Директору компании «ААА»
Петрову Б. Б.
От общественной организации
«Дарим добро»
Уважаемый Борис Борисович, я являюсь представителем общественной организации «Дарим добро». Мы занимаемся организацией и проведением праздников для детей из приюта.
Мы просим вас о помощи в организации поставок питания на праздник. Разумеется, на мероприятии мы упомянем вас и вашу компанию. На празднике будут присутствовать представители законодательного собрания, общественности.
Связаться с нами вы можете по телефону ХХХ
С уважением, Иван Иванович.
Подводя итог
Объединим все правила составления письма-просьбы. Сначала нужно представиться, рассказать о своей деятельности. Но вступительная часть не должна быть затянута. Наша цель – побудить получателя прочитать письмо. Если текст будет слишком длинным, получатель вряд ли дочитает его до конца. Затем нужно приступить к изложению своей просьбы. Обязательна точность: указание сроков, суммы средств. Важно понять, что получатель должен почувствовать свою выгоду. А потому в письме нужно указать, почему организации будет выгодно выполнить просьбу. В завершении нужно вежливо и без заискивания попрощаться.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.