письмо список сотрудников для допуска на объект образец
Письмо о допуске сотрудников на объект
Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.
Составные части письма
Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.
После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:
Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.
Сотрудники
Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.
В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.
Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.
Допуск
Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:
Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.
Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.
Исключения из правил
Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:
Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.
Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.
Нарушения
В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.
Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.
Письмо о допуске сотрудников на объект
Если на предприятии установлен пропускной режим для сотрудников, то для посещения такого объекта нужно получить допуск. Для получения пропуска требуется направить письмо с таким ходатайством на имя директора предприятия или лица, отвечающего за пропускной режим.
Документ с просьбой о допуске работника на объект оформляется в произвольном стиле, в соответствии с общепринятыми нормами и стандартами в делопроизводстве.
В каких случаях необходимо?
Действие пропускного режима на объекте распространяется на все предприятие, в том числе, и на его структурные подразделения и филиалы. Пропуск выписывается в соответствии с Положением о пропускном порядке, утвержденном начальником объекта, составленном согласно закону № 2487-1 от 11.03.1992 года.
Для сотрудников, оформленных на работу, составляется приказ о выписки пропуска, с перечислением их Ф.И.О. Ответственность за контроль пропускного порядка несет охранная структура, а также руководители учреждений, осуществляющих охрану согласно заключённому договору.
Пропускной порядок предполагает контроль:
При потребности пройти на объект какому-либо лицу требуется руководителю организации, чей сотрудник должен посетить режимное предприятие, написать письмо с просьбой к руководителю объекта по выписке посетителю пропуска.
Письмо для получения пропуска на сотрудника может составляться в ситуациях, которые не предусмотрены утвержденным положением о пропускном режиме на предприятии.
Такими ситуациями могут оказаться:
Пропуск в перечисленных обстоятельствах выписывается на имя работника. При использовании ТС – на имя водителя, с указанием номерных знаков ТС.
В то же время некоторые служащие надзорных ведомств пользуется привилегиями, которые допускают посещение объекта без предварительного согласования с руководством.
К таким категориям служащих относятся:
Данная категория лиц может пропускаться без предварительного согласования с руководством предприятия, если в их должностные обязанности входит надзор за выполнением конкретного предприятия. При этом, они обязаны предъявлять свои служебные удостоверения.
Если на объект с пропускным режимом пытаются пройти сторонние лица без допуска, это относится к нарушению пропускного порядка. Лица должны быть задержаны и передаваться службе безопасности на предприятии, с составлением служебной записки.
Кто пишет?
Пропуск сотрудников режимного предприятия и сторонних лиц осуществляется согласно разработанному положению о пропускном порядке на предприятии, утвержденном руководителем режимного объекта. Допуск сотрудников на объект обязан осуществляется в установленное время и выполнятся по предварительным заявкам, согласованным с администрацией режимного объекта.
Письмо о выдаче пропуска должно отражать цель посещения человека. Составляется такое письмо руководством работника, который должен пройти через проходную режимного объекта, на имя руководителя посещаемого объекта. В письме должны отображаться данные лица, которому предстоит пройти через проходную режимного объекта, с отображения его Ф.И.О. и паспортных реквизитов.
Если пропуск требуется для группы лиц, то в письме требуется перечислить список сотрудников, с отображением их паспортных реквизитов. При этом, предприятие, выписывающее пропуск командированному посетителю, обязано обеспечить нераспространение личных данных.
Как написать?
Составляя письмо о допуске работника на предприятие, надо иметь ввиду, что унифицированного шаблона такого документа, утвержденного законодательством РФ, не существует. Данный документ можно составить в произвольном стиле на простом листе – формата А4, или на фирменном бланке организации, направляющей своего сотрудника в режимный объект.
Письмо должно быть написано в деловом тоне в соответствии с правилами оформления служебных документов, принятых в делопроизводстве. Если письмо составляется на простом листе бумаги, то вверху документа требуется отобразить полное наименование предприятия, отправляющего документ с просьбой о допуске сотрудников. Если письмо заполняется на фирменном бланке, то такую информацию заполнять не надо, так как она уже имеется на бланке.
Начало заполнения письма осуществляется с отображения «шапки», размещенной в правой верхней части листа, в которой указывается:
В левой части – напротив «шапки» отображается:
Немного ниже (под «шапкой») заполняется по середине строки наименование документа.
Следующий раздел представляет собой:
1) Обращение к адресату. Приемлемая форма обращения рекомендуется – по имени и отчеству.
2) Заполнение преамбулы, где понадобится отобразить основание для составления данного письма. Если посещение предполагает выполнение договорных требований, то понадобиться сослаться на договор, с указанием реквизитов:
3) Далее заполняется прошение о разрешении допуска сотрудников, с перечислением структурных отделов и помещений, куда требуется пройти сотрудникам с указанием сроков посещения.
4) Перечисление обязанностей сотрудников для прохождения на территорию объекта.
5) Обязательство об ответственности своих сотрудников, согласно договорных требований между контрагентами и законодательными нормами РФ.
6) Приложение, с перечислением списка сотрудников, которым нужно предоставить допуск к объекту.
7) Должность руководителя, который обязан подписать письмо.
8) Ф.И.О исполнителя, составившего письмо.
9) Контактный телефон исполнителя.
В некоторых ситуациях в письме можно дополнительно отметить то, что с сотрудниками проведена определенная подготовка, а также инструктажи по ОТ и ТБ на объекте. Это зависит от специфики объекта.
Содержание письма о допуске сотрудников на объект
Письмо о предоставлении допуска на объект составляется в соответствии с правилами оформления служебных писем. Несмотря на то, что утвержденного шаблона такого письма нет, такой документ непременно должен содержать следующую информацию:
Оформленное письмо, после подписания директором, отсылается адресату любым способом, который наиболее удобен отправителю.
Пример письма о допуске сотрудников на объект
Скачать образец, бланк
Сроки хранения
Распоряжением Минкультуры РФ № 558 от 25.09.2010 года переписка между предприятиями, государственными структурами, банковскими учреждениями, а также контрагентами компаний, обязана сохраняться в пределах 5-ти лет.
Следовательно, письмо о предоставлении допуска на объект сотрудников контрагентов требуется сохранять в предприятии на протяжении указанного периода. На практике предприятия, как правило, хранят все первичные документы у себя до 3-х лет (срок исковой давности), с последующей передачей по акту в местный архив, где такая переписка будет сохраняться, в соответствии с действующим законодательством РФ, в пределах 5-ти лет.
Министерство транспорта Российской Федерации РОСТРАНСНАДЗОР
Телефон доверия +7 (499) 231-53-50
Карта территориальных органов Ространснадзора
Северо-Кавказский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Южный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Южный федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Северо-Кавказский федеральный округ
Северо-Кавказский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Южный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Южный федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Северо-Кавказский федеральный округ
Северо-Кавказский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Южный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Центральный федеральный округ
Северо-Западный федеральный округ
Южный федеральный округ
Приволжский федеральный округ
Уральский федеральный округ
Сибирский федеральный округ
Дальневосточный федеральный округ
Северо-Кавказский федеральный округ
Образцы заявлений, уведомлений
Уведомления:
Лицензии:
Допуск к международным автомобильным перевозкам:
Международные перевозки опасных грузов:
Перевозки опасных грузов по России:
Дата последнего изменения 14 октября 2021 16:42
Облако тегов
Личный кабинет
проверяемого лица
Электронная форма
приема обращений
Федеральный портал
госслужбы и управленческих кадров
Ространснадзор
на портале закупок
Ространснадзор
на портале
государственных услуг
Онлайн-калькулятор
категории риска деятельности
Зеркальный реестр
проверок
Министерство транспорта Российской Федерации
ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ТРАНСПОРТА
Письмо о допуске сотрудников на объект
Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.
Составные части письма
Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.
После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:
Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.
Сотрудники
Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.
В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.
Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.
Допуск
Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:
Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.
Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.
Исключения из правил
Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:
Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.
Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.
Нарушения
В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.
Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.
Акт-допуск для производства строительно-монтажных работ
Акт-допуск для производства строительно-монтажных работ является дополнительным документом к договору подряда или иным соглашениям организаций. Составление такой документации является обязательным условием для выполнения работ с повышенной степенью опасности.
Законодательная база
Доступный для скачивания акт является первым приложением к Правилам по охране труда в строительстве. Они были утверждены Министерством труда и социальной защиты 1.06.15. При необходимости можно сослаться на Приказ №336 н.
Элементы акта-допуска
Заполнение производится как в электронном виде, так и в распечатанном, от руки. Главное, чтобы текст можно было прочесть, не было исправлений, значительных помарок. В шапке, которая неизменно сопровождает все официальные документы подобного рода, обязательно должны быть прописаны даты заполнения и подписания (если они разные, то в верхней части в качестве основной указывается вторая), город и полное наименование действующего производственного объекта.
После вводной части начинается основная. В ней обязательно должна содержаться следующая информация:
Последний пункт акта-допуска описывается в виде таблицы, так как может содержать значительное количество пунктов. В таблице всего три столбца: название мероприятия, срок его выполнения и исполнитель.
Нюансы заполнения таблицы
Во втором столбце чаще всего указывается «постоянно». А в третьей – специалист по охране труда в сотрудничающей организации (не со стороны застройщика или технического заказчика).
Количество экземпляров
Обычно речь идет о двух экземплярах: на каждую из сторон должно приходиться по одному подписанному оригиналу акта-допуска. Но если строительный объект подчиняется Инструкции по производству работ повышенной опасности (и таковые будут сопровождать выполняемые конкретной бригадой строительно-монтажные работы), то, помимо двух основных, необходимо будет подписывать и третий экземпляр акта. Он предоставляется в инспекцию по охране труда. И ссылаться необходимо при этом на Инструкцию РД 34.03.284-96.
Распределение ответственности
При составлении этого документа подразумевается, что есть строительный объект, находящийся в собственности одного юридического лица. И эта организация заключает договор с другим юридическим лицом о сотрудничестве. При этом, что касается момента соблюдения техники безопасности и охраны труда: всю ответственность за сохранность жизни и здоровья своих работников несет подрядная организация.
Таким образом, ответственным за выполнение мероприятий, описываемых в таблице акта, должен быть работник подрядной организации. Желательно, чтобы был назначен отдельный сотрудник, ответственный за соблюдение норм и правил по охране труда.
Требования, предъявляемые к сотрудникам
Строительно-монтажные работы подразумевают следующее:
Если что-либо из этого не выполняется, то ответственным за несоблюдение является сотрудник подрядной организации.
Исключительные случаи
Акт-допуск составляется только в тех ситуациях, когда опасность может возникнуть только в связи с выполнением определенного вида работ. И этот вид работ взялась выполнять подрядная организация. Если же у заказчика (владельца территории, на которой ведутся строительно-монтажные работы) есть зоны действия опасных производственных факторов, то акт-допуск будет неактуален.
Что относится к зонам действия опасных производственных факторов
Для того чтобы сотрудники подрядной организации прошли в эти исключительно опасные участки, составляют наряд-допуск. Согласно 4.9 СНиП 12-03-2011 он будет актуален, если:
Габариты этих мест оговариваются в приложении «Г» этого СНиП. В любом случае акт-допуск для производства строительно-монтажных работ является принципиально важным и необходимым документом при привлечении подрядной организации.