Для тех, кому некогда читать учебники: краткая памятка по составлению деловых писем на английском языке
Большой сборник стандартных фраз для деловых писем на разные темы
Стандартные фразы для начала, продолжения и завершения делового письма на английском
Обороты с предлогами для составления делового письма
Благодарность
Запрос
Заказ
Извинение
Маркетинг и реклама
Напоминание
Объявление
Организация деловой поездки, бронирование отеля, билетов
Ответ
Подтверждение
Поздравление
Предложение
Представление
Претензия, рекламация, жалоба, требование
Приглашение
Просьба
Просьба о благотворительной помощи
Сообщение
Разные письма
Обращения о приеме на работу, учебу, стажировку, а также рекомендательные письма смотрите на странице “Резюме“
30 Responses to Деловые письма на английском
Огромная благодарность за Ваш труд! Очень помогает в работе.
Здравствуйте! Безгранично благодарна за ваш труд, очень помогло в работе, процветания вам и всяческих успехов.
Большое спасибо Всем, кто потрудился над этим сборником! Вы молодцы!
Великолепный сайт! море необходимой информации. Но я нахожусь в Лондоне. как можно оплачивать ваши услуги отсюда? Спасибо заранее.
С уважением, Екатерина
Огромное Вам спасибо!! Личная для меня, в деловой переписке с иностранцами,это все просто необходимо! Порой затрудняешься, как бы по-этичнее выразиться и не находишь слов )) Здесь на все случаи жизни- готовый ответ!
Большущее спасибо за ваш труд и возможность подтягивать знания.
Потрясающий сайт, проделана большая работа! Продолжайте в том же духе.
Спасибо. Подписывайтесь, и я продолжу.
Спасибо Вам большое! Скажите, пожалуйста, возможно ли с Вашей стороны создать шаблоны писем, связанные с фармацевтической логистикой?
Спасибо за отзыв. Если бы знать, что такое “фармацевтическая логистика”. Если у вас найдутся такие шаблоны на английском языке, или вы можете подсказать, где их найти, то я их переведу и опубликую.
Very nice list of examples. Thank you
Спасибо огромное, очень полезная информация…очень помогло и поможет дальше.СПАСИБО!
благодарю, очень помогло!
Огромное Вам СПАСИБО. Сайт мне очень помог и надеюсь, еще не раз поможет в будущем.
Отличные образцы! Спасибо!
Огромное спасибо за сайт. Очень помог.
Спасибо создателям сайта за очень полезную информацию! Действительно, в интернете практически нет сайтов, которые бы содержали такие качественные материалы.
Большущее Вам спасибо! Мир не без добрых людей )))
С удовольствием купил бы off-line версию. Спасибо!
Огромное спасибо, за Ваш труд. Вы такие молодцы.
Огромное спасибо. очень много полезной информации!!
Уникальный полезный сайт! Благодарю создателей! Добавила в избранное, теперь буду постоянно использовать. Вы очень помогли! Спасибо!
Спасибо, от всего сердца, за этот сайт! Очень помог)))
Thank you very much. Hope to get a job with your help!
Великолепная подборка шаблонов! Благодарю.
Спасибо, надеюсь, Ваша коллекция шаблонов будет пополняться!
Составляем письмо-запрос на английском языке: основные правила и примеры с переводом
Одной из особенностей бизнеса с иностранными партнерами является ведение деловой переписки с ними.
Правильно составленное письмо поможет создать хорошее впечатление и продвинуть ваши отношения с иностранным партнером, поэтому важно знать основные правила деловой переписки.
Что это такое?
Письмо-запрос (letter of inquiry) – это одна из разновидностей деловых писем. Запрос отправляется, когда возникает необходимость получить более подробную информацию о продукции или услуге.
Что внутри?
Содержание
Стандартные фразы
Dear Sirs (Уважаемые Господа).
Dear Mr./Mrs (Уважаемый Господин/Госпожа).
To Whom It May Concern (тем, кого это касается).
I represent the company… (Я представляю компанию…).
We specialize in …. (Мы специализируемся на …).
We are interested in … (Мы заинтересованы в ….).
We are a Russian company which deal with…
(Мы российская компания, которая занимается…).
With reference to your advertisement in…(Относительно вашей рекламы в…).
I received the information about your products from my collegue… (Я получил информацию о вашей продукции от моего коллеги…).
I found the information about your company in… (Я нашел информацию о вашей компании в…).
I get acquainted with your products during the exhibition… (Я познакомился с вашей продукцией во время выставки).
We kindly ask you to advise… (Просим сообщить о…).
Could you please provide us information about… (Просим направить информацию о…).
Please send us information about price and dispatch time… (Просим направить информацию о цене и сроках поставки…).
Please do not hesitate to contact us … (Не стесняйтесь обращаться к нам …).
If any questions please do not hesitate to contact us. (Если у вас возникнут какие-либо вопросы, не стесняйтесь обращаться к нам).
We would be happy to supply you with any required information. (Мы будем рады предоставить Вам любую необходимую информацию).
Thank you in advance for your help (Спасибо заранее за вашу помощь).
Thank you for your prompt reply (Спасибо за ваш быстрый ответ).
We look forward to hearing from you soon (Мы с нетерпением ждем вашего скорого ответа).
Kind regards (С уважением).
Yours sincerely (Искренне ваш).
Пример
Ниже представлен пример письма-запроса на английском языке с переводом:
I represent the company NTС Ltd. from Saint-Petersburg, Russia. We specialize in production of power transformers and looking for new suppliers of materials for our plant. I found the information about your company and its products during the exhibition CWIEME in Berlin.
We kindly ask you to send us your catalogue and price list.
Thank you in advance for your reply.
Maria Makarova Supply specialist
Я представляю компанию ООО «НТЦ» из Санкт-Петербурга, Россия. Мы специализируемся на изготовлении силовых трансформаторов и ищем поставщиков материалов для нашего завода. Я нашла информацию о вашей компании и продукции на выставке CWIEME в Берлине.
Просим выслать нам ваш каталог и прайс лист.
Заранее спасибо за ваш ответ.
С уважением, Мария Макарова
Специалист по закупкам
Куда отправляется?
Письмо направляется на общий электронный адрес компании, если имя получателя не известно, либо конкретному адресату. В первом случае на получение ответа уйдет больше времени, так как письмо будет пересылаться между должностными лицами от секретаря к руководителю, далее к исполнителю. А более детально о том, как составить ответ на запрос, читайте в этом материале.
Инструкция по составлению
Прежде всего убедитесь, что правильно пишете имя получателя, а так же его пол и положение (Mr/Ms/Mrs). Письмо должно быть лаконичным, написано официальным языком, иметь логическую последовательность и лишено эмоциональной окрашенности. Предложения строятся короткие и ясные. Перепишите любые предложения, которые можно понять двусмысленно.
Как правильно написать деловое письмо на английском языке можно узнать из видео:
Подробнее о том, как правильно написать запрос о предоставлении информации на русском языке, читайте тут.
Рекомендуем сохранять письма, полученные вами от иностранных партнеров и выписывать из них стандартные фразы, чтобы использовать их в своих письмах. Это поможет избежать недопонимания с вашими партнерами.
Правильно составленный запрос поможет получить преимущество при дальнейших переговорах, в дальнейшем установить партнерские отношения с иностранной компанией.
Официальные письма/электронные письма пишутся в формальном (официальном стиле) людям, которые занимают официальные, руководящие должности, например, менеджерам, директорам.
Основные виды официальных писем
Официальные письма могут быть разных видов:
Структура делового письма
Имя и адрес отправителя
Реквизиты отправителя и располагается в верхнем левом углу.
Последовательность реквизитов следующая:
Пример:
School of foreign laguages “Lingva” 154 Sadovaya St
Отсутствие знаков препинания в деловом письме называется «открытой пунктуацией».
Дата располагается под реквизитами, отступ три строки. Вариантов написания даты несколько:
Адрес получателя
Адрес получателя пишется после даты следующим образом:
Перед именем обязательно указывается сокращенное обращение:
Пример:
editor publishing company “GoodBook”
Расположение адреса аналогично написанию адреса отправителя.
Обращение к адресату письма
Название должности отправителя
Если письмо составлено мужчиной, то слово Mr не ставится. Если письмо составлено женщиной, то после имени в скобках стоит (Mrs). Точка в конце предложения не ставится. Например: Yours sincerely,
School of foreign laguages “Lingva”, или
Yours sincerely, Nikole Noble (Mrs)
School of foreign laguages “Lingva”
Отметка о приложениях
Деловое письмо может сопровождаться другими документами. Для указания этого в деловой переписке после подписи пишется сокращение Enc или Encs («Enclosures» — «Приложения»). После этой надписи ставится запятая и перечисляются все документы, прилагаемые к основному письму. Например:
School of foreign laguages “Lingva”
Enc, a copy of the license.
Деловые и формальные письма. Структура делового письма и речевые модели для использования в нем
Речевые модели
1. Официальное обращение к получателю (Address the recipient in a formal manner)
Dear Sir or Madam — Дорогой Сэр(обращение к мужчине) или Мадам (к женщине)
2. В первом абзаце укажите цель написания письма. (Не используйте глаголы в сокращенной форме!)
I am writing in connection with/to ask about… – Я пишу в связи с/для того, чтобы узнать/спросить….
I have read/found your advertisement in…and would like to … — Я прочитал/нашел Ваше объявление в…и хотел бы…
I am interested in… — Меня интересует…
I would like to know more details about… — Я бы хотел узнать больше деталей о…
I would like to ask further information about/concerning… — Я бы хотел узнать/спросить дополнительную информацию о/информацию относящуюся…
I would like to ask if/when/why/where… — Я бы хотел спросить, возможно ли, если/когда/почему/где…
I look forward to your answer/ to hearing from you. – Жду с нетерпением Вашего ответа…
3. Конец письма в соответствующей форме:
Если письмо начинается Dear Sir or Madam, то письмо нужно закончить фразой
Yours faithfully,… — искренне Ваш, с уважением…
Если письмо начинается Dear Mr/Mrs Wilson, тогда письмо заканчивается
Yours sincerely,… — искренне Ваш, с уважением…
Samples of business/formal letters
Примеры деловых официальных писем
Letter of enquiry (письмо-запрос)
2.I am writing in connection with an advertisement for your English course. I am 19 years-old student from Russia. I am interested in English and have been looking for a course in English at higher level.
I would like to ask for more details about this English course. I would be very grateful if you could inform me about payment forms and enrolment requirements.
I look forward to your answer.
Я пишу Вам в связи с объявлением относительно Вашего курса английского языка. Я 19-летняя студентка из России. Я интересуюсь английским языком и поэтому ищу курсы английского языка для повышения своего уровня.
Мне бы хотелось узнать больше деталей об этом курсе английского языка. Я была бы очень признательна, если бы Вы предоставили мне информацию о формах оплаты и требованиях для зачисления.
С нетерпением жду Вашего ответа.
Mrs. M.K. Collins has applied for work as saleswoman in my drugstore. She has referred me to you as one for whom she has done similar work. Please give me some general information as to her fitness for this work. I shall be grateful to you for this help.
Уважаемый мистер Стивенс,
Миссис М.К. Коллинз обратилась с просьбой взять ее на работу на должность продавца в нашу аптеку. Она указала Вас в качестве человека, к которому можно обратиться за дополнительной информацией, поскольку она выполняла данную работу для Вас. Пожалуйста, предоставьте мне общую информацию о ее соответствии на данную должностью Я буду благодарен Вам за помощь.
Letter of complaint (письмо-жалоба)
I am writing to complain about ineffective work of your book service centre. On February the third I ordered from you one copy of «Dandelion wine» by Ray Bradbury. The book arrived by mail and I found that some of the pages were transposed so that the book was not usable.
As a result I was left without a needed book. I would like the privilege of returning the defective book to you in exchange for a perfect copy. I hope it would be possible for you to replace it as soon as possible. I look forward to your answer.
Уважаемый Мистер Олсен,
Я пишу, чтобы пожаловаться на неэффективную работу Вашего книжного центра. 3го февраля я заказал у Вас одну копию книги «Вино из одуванчиков» Рэя Брэдбэри. Книга пришла почтой и я обнаружил, что некоторые страницы книги располагались в не верном порядке, поэтом у книга была «не читабельной».
Как следствие, я остался без нужной мне книги. Я бы хотел заменить бракованную копию книги на нормальную. Надеюсь, что Вы сможете заменить книгу так быстро, насколько это возможно. С не терпением жду Вашего ответа.
Дополнительные речевые модели для письма-жалобы:
Letter of application
(Письмо-заявление)
I am writing in response to your job offer concerning the post of computer operator which I found in the latest issue of «Daily News».
I believe this position fits my expectations of a perfect job for a young person. As far as my qualifications are concerned I have been working for about two years as a computer operator in Gray Service Company, where I have had the chance to get «hands-on» experience with computers in a real working office and coming into contact with the public for the first time. There I have gained a lot of valuable professional experience. In addition to this, I consider myself to be hard-working and a very sociable person.
I would be happy to attend the interview at any time that is convenient to you. I am enclosing the names of two referees from Gray Service Company, whom you can contact for more details. I look forward to hearing from you.
Я пишу, чтобы ответить на Ваше объявление на должность компьютерного оператора, которое я нашел в последнем выпуске «Дэйли Ньюз».
Я верю, что эта должность соответствует моим ожиданиям идеальной работы для молодого человека. Что касается моей квалификации, я работал оператором компьютеров 2 года в компании «Грэй Севис», где я имел шанс получить практический опыт работы с компьютером в рабочем офисе и первый опыт общения с людьми в рамках профессии. На рабочем месте я приобрел ценный профессиональный опыт. Кроме того, я считаю себя трудолюбивой и очень коммуникабельной личностью.
Я буду счастлив посетить собеседование в любое удобное для Вас время. Я предоставляю имена двух бывших коллег, с которыми Вы можете связаться для получения более детальной информации обо мне. С нетерпением жду Вашего ответа.
Дополнительные речевые модели для письма-заявления для получения работы:
Деловое рекомендательное письмо на английском языке
В рекомендательных письмах содержится информация о рабочих умениях, навыках, знаниях, опыте, заслугах рекомендуемого человека и оценка его работы предыдущим руководителем.
Дополнительные речевые модели для рекомендательных писем:
Деловое поздравительное письмо
Цель поздравительного делового письма — официально поздравить руководителя компании или своего коллегу. Это письмо может быть короче, чем официальное деловое письмо, но иметь более эмоциональную окраску.
Дополнительные речевые модели для поздравительных писем:
Письмо о приеме на работу (сопроводительное письмо к резюме)
Во вступлении к сопроводительному письму рекомендуется упомянуть об источнике информации и желаемой должности.
В основной части письма говорится о профессиональных знаниях, умениях и навыках претендента, содержится информация о резюме, сопровождающем письмо. Изъявите желание прийти на собеседование, по возможности в удобное для работодателя или его представителя время, а также о надежде на положительное решение в сторону претендента. В заключительной части поблагодарите за прочтение письма.
Дополнительные речевые модели для писем о приёме на работу:
Деловое пригласительное письмо
В деловом мире встречи с партнерами являются частичным залогом успеха, поэтому правильное оформление приглашений является очень важным. При составлении приглашения обратите внимание, чтобы имя партнера было указано полностью. Приглашение должно быть кратким, уместно использование юмора, и конечно же, время отправки приглашения!
Фразы для приглашения:
Ответ на деловое письмо на английском языке
Некоторые письма, полученные компанией, предполагают предоставление ответа. Структура такого письма не отличается от делового письма.
Дополнительные речевые модели для ответа на письмо:
Вывод
Официальное письмо состоит из следующих частей:
Официальное приветствие: Dear Sir/Madam – когда Вам не известна фамилия человека; Dear Mr/Mrs Wilson – когда Вы не знаете имени получателя.
Первый абзац содержит приветствие и вступительное слово, цель письма.
В основной части письма раскрывается его содержание – предоставляются аргументы, запрашивается интересующая информация (обычно 1-3 абзаца).
Последний абзац – итог всего письма, а именно, ожидаемые Вами действия от получателя, заключительные комментарии.
Формальное окончание письма: Yours faithfully,… – когда Вам не известна фамилия человека; Yours sincerely,… когда Вы не знаете имени получателя.
План письма
Вступление
Абзац 1: приветствие и вступительное слово, цель письма
Основная часть
Абзацы 2-3: раскрытие содержание письма
Заключение
Абзац 4: заключительное слово, ожидаемый результат
Официальные письма также могут быть ответом, содержащим запрашиваемую информацию. Письмо-ответ имеет ту же структуру.
Убедитесь, что при написании Вами письма не упущена ни одна из частей.
Хорошо продуманное и аккуратно написанное деловое письмо является эффективным инструментом в бизнесе, который может не только помочь в заключении различного рода сделок, при приеме на работу и т.д., но и испортить впечатление об отправителе, что не гарантирует ему успех в достижении цели.
Очень сложно представить себе современный бизнес без ведения деловой переписки. Особенно это важно при сотрудничестве с международными компаниями. Но зачастую написать деловое письмо на английском бывает достаточно сложно.
I don’t like to leave anything unfinished. I have an absolute need to see that every phone call is returned, every letter answered.
Я не люблю оставлять что-либо незавершенным. Мне абсолютно необходимо видеть, что отвечен каждый телефонный звонок и ни одно письмо не осталось без ответа.
Как вы знаете, деловой и разговорный английский имеют свои особенности. В деловой переписке на английском надо не просто показать знание языка, но и уладить рабочие моменты, придерживаясь определенной структуры и руководствуясь нормами делового этикета.
В этой статье Вы узнаете, какие деловые письма на английском существуют, ознакомитесь с фразами и клише. Также найдете примеры и готовые деловые письма на английском с переводом.
Деловые письма на английском с переводом
В деловой переписке существуют различные шаблоны бизнес писем на английском в зависимости от темы и целей письма.
Существует много типов деловых писем, в нашей статье мы подобрали наиболее распространенные из них
Письмо-поздравление (Letter of Congratulation)
Письмо-поздравление часто отправляют сотрудникам или партнерам, чтобы подчеркнуть их персональный вклад в развитие отрасли или чтоб поздравить с личными достижениями и памятными датами.
Пример письма-поздравления на английском
Перевод на русский
Mr John Lewis General Manager Hoverny Ltd 4567 Snake street Oakland, California
Howard Stanley 9034 Canyon Street San Francisco, California USA, 90345
Dear Mr Stanley, October, 02 will be a remarkable day of your 10th anniversary as a member of Hoverny Ltd. During these years of work you proved to be a loyal and qualified worker with great potential. We recognize the contribution you make in our company success and wish to congratulate you upon your 10th anniversary. With respect, John Lewis, General Manager
От: г-н Джон Льюис, генеральный директор Ховерни Лтд 4567 Снейк стрит, Оакленд, Калифорния
Кому: Ховард Стенли 9034 Каньон стрит, Сан Франциско, Калифорния, США 90345
01 октября 2015 года
Уважаемый г-н Стенли, 02 октября будет 10 лет Вашей работы в Ховерни Лтд. За период своей работы Вы показали себя верным и квалифицированным сотрудником с высоким потенциалом. Мы признательны Вам за Ваш вклад в успех нашей компании и хотим поздравить Вас с 10-летней годовщиной. С уважением, Джон Льюис, Генеральный директор.
Письмо-приглашение (Letter of Invitation)
Чаще всего деловые Letter of Invitation отправляют, чтобы пригласить на мероприятия, связанные с деятельностью компании.
Пример письма-приглашения на английском
Перевод на русский
Dear Charles Milton,
I would like to invite you to a seminar that I’m confident will interest you.
The 3D Technologies Seminar held at the Moscow Crocus Congress Centre on June 13 will feature lectures by several key programmers and designers in the field of 3D modeling, with topics including trilinear filtering, anti-aliasing and mipmapping.
I am enclosing 3 tickets for you. I hope that you decide to attend and I am looking forward to seeing you there.
Я хотел бы пригласить Вас на семинар, который я уверен, заинтересует Вас.
На семинаре, посвященном 3D-технологии, который состоится в Московском Крокус Конгресс Центре 13 июня, прочтут лекции несколько ключевых программистов и дизайнеров по 3D-моделированию, включая трилинейную фильтрацию, сглаживание и мипмаппинг.
Я прилагаю 3 билета для Вас. Я надеюсь, что Вы примете участие в семинаре, и я с нетерпением жду встречи с вами.
Игорь Петров, Управляющий ООО Компания «Центр» Tel: +7 912 ХХХХХХХ
Письмо о приеме на работу (Letter of Acceptance)
Letter of Acceptance очень желанно в Вашем почтовом ящике, ведь оно уведомляет Вас о принятии на работу.
Пример письма о приеме на работу на английском
Перевод на русский
Mrs Jane Tumin HR Manager Sommertim 7834 Irving Street Denver, Colorado
Mrs Lean 9034 Cody Street Denver, Colorado USA, 90345
Кому: г-жа Лин 9034 Коди стрит, Денвер, Колорадо, США 90345
15 февраля 2016 года
Уважаемая г-жа Лин Применительно к нашему вчерашнему телефонному разговору я рад сообщить Вам, что мы предлагаем Вам позицию старшего юриста в нашей компании. Вам будет предоставлен служебный автомобиль в соответствии с политикой компании и полная медицинская страховка. Ваша заработная плата будет составлять 100 тысяч долларов США в год в соответствии с вашим запросом. С полным перечнем условий работы вы можете ознакомиться в приложении к письму.
Джейн Тюмин, Менеджер по персоналу
Письмо-заявление (Application letter)
Содержит ваше резюме и предложение себя в качестве работника. Не путайте его с сопроводительным письмом, о котором мы рассказывали ранее!
Пример письма-заявления на английском
Перевод на русский
Kira Stan 7834 East street Chicago, Illinois
Trend&Fashion 9034 Groom Street Chicago, Illinois USA, 90345
Dear Sirs With reference to your vacancy for Office Manager I am sending you my CV attached to this letter. I have an experience of working as a secretary for 2 years in a small company where I had no career prospects. I am the Bachelor of Business Administration and so I think my education would allow me to make a significant contribution to your company. I would be very grateful if you consider my application.
Кому: «Тренд&Фэшн» 9034 Грум стрит, Чикаго, Иллинойс, США 90345
Уважаемые господа В ответ на Вашу вакансию офис-менеджера я отправляю Вам свое резюме, приложенное к этому письму. Я имею опыт работы секретарем в течение 2 лет в маленькой компании, где у меня не было карьерных перспектив. Я имею степень бакалавра управления и поэтому я думаю, что мое образование позволит мне сделать значительный вклад в Вашу компанию. Я была бы Вам очень благодарна, если Вы рассмотрите мое заявление.
Письмо-предложение (Commercial Offer)
Такое письмо отправляется вашему потенциальному деловому партнеру с вашими условиями и предложениями о сотрудничестве.
Пример письма-предложения на английском
Перевод на русский
Mr Dean Hipp General Director Roses For You 4567 Camino Street San Diego, CA
Mrs Olga Linnet Perfect Wedding 9034 South Street San Diego, CA USA, 90345
Dear Mrs Linnet Your wedding agency is becoming more and more popular in our city. I would like to help you make it more attractive to the customers. I am the owner of rose gardens, we grow fine roses all the year round. Roses would become a very good decoration for all wedding ceremonies. The prices are reasonable and include the designer service. More information you may find in the brochure attached.
Mr Dean Hipp General Director
От: г-н Дин Хипп, генеральный директор Розы для Вас 4567 Камино стрит, Сан Диего, штат Калифорния
Кому: г-же Линнет, Перфект Уеддинг 9034 Саус стрит, Сан Диего, штат Калифорния, США 90345
10 марта 2016 года
Уважаемая г-жа Линнет Ваше свадебное агентство становится все более популярным в нашем городе. Я бы хотел помочь Вам сделать его еще более привлекательным для Ваших клиентов. Я являюсь владельцем розовых садов мы выращиваем розы круглый год. Розы станут хорошим украшением всех свадебных церемоний. У нас разумные цены, включающие в себя услуги дизайнера. Более подробную информацию Вы можете найти в приложенной брошюре.
Дин Хипп, Генеральный директор
Письмо-жалоба (Letter of Complaint)
Letter of Complaint содержит жалобу или претензии на качество приобретенного товара или оказанных услуг.
Пример письма-жалобы на английском
Перевод на русский
Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan
Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345
Dear Sirs, I am writing to inform you that yesterday I got my new TV set which was delivered by your delivery service. The package was undamaged so I signed all documents and paid the rest of the sum. But when I unpacked it I found several scratches on the front panel. I would like you to replace the item or give me back my money. Please let me know your decision within 2 days.
Jack Lupin
От: г-н Джек Люпин 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган
Кому: Электроникс Лтд 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345
25 апреля 2017 года
Уважаемые господа, Я пишу Вам, чтобы сообщить о том, что вчера я получил свой новый телевизор, который был доставлен Вашей службой доставки. Упаковка была без видимых повреждений, поэтому я подписал все документы и оплатил оставшуюся сумму. Но когда я вскрыл упаковку, то обнаружил несколько царапин на передней панели. Я бы хотел заменить телевизор на другой или вернуть свои деньги. Пожалуйста, сообщите мне о своем решении в течение 2 дней.
Письмо–извинение (Letter of Apology)
Письмо–извинение (англ. Letter of Apology ) обычно отправляется в ответ на письмо-жалобу, чтобы извиниться перед покупателем или прояснить недоразумение.
Пример письма-извинения на английском
Перевод на русский
Mr Dereck Smith General Manager Electronics Ltd 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345
Mr Jack Lupin 7834 17th Street Detroit, Michigan
Dear Mr Lupin, It was distressing to learn that the TV set that we delivered to you on April 24 was scratched. We do not have any idea how it may have happened that is why we are very sorry that this unfortunate incident occurred and ready to exchange your scratched TV for another one.
Mr Derek Smith General Manager
От: г-на Дерека Смита, генерального менеджера, Электроникс Лтд 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345
Кому: г-н Джек Люпин 7834 17-ая стрит, Детройт, Мичиган
28 апреля 2017 года
Уважаемый г-н Люпин, Нам было очень неприятно узнать, что телевизор, который мы Вам доставили 24 апреля, оказался поцарапанным. У нас нет никаких предположений, как это могло получиться, и поэтому мы приносим свои глубочайшие извинения за этот неприятный инцидент и готовы обменять Ваш поцарапанный телевизор на другой.
Дерек Смит Генеральный менеджер
Письмо для выражения сожаления и соболезнования (Letter of Sympathy)
Каждому человеку очень важно чувствовать поддержку в трудную минуту, будь это Ваш близкий друг, коллега или деловой партнер.
Деловое письмо-соболезнование на английском языке обычно состоит из таких частей:
Желательно дополнить такое письмо Вашими собственными воспоминаниями о человеке или, если вы его не знали лично, то тем хорошим, что вы о нем знали или слышали.
Пример письма-соболезнования на английском
Перевод на русский
Dear Mr Smith, Today morning we heard the sad news of your wife’s death… All the employees of our department have sent their support and condolences. Please don’t worry about the upcoming projects and meetings which are coming up next month. If there is any report that is required I will get it from other team members. If there is anything that we can help you with please feel free to call us at 12345678.
С уважением, Бен Джонс
Письмо–просьба (Request letter/Enquiry Letter)
Письмо-просьбу или письмо-запрос отправляют, когда необходимо получить информацию об услуге или товаре, выяснить цену или условия доставки.
Пример письма-просьбы на английском
Перевод на русский
Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345
ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida
Dear Sir or Madam I’d like to book a single room in your hotel from August 1 till August 10. Could you please tell me the price per night including breakfast and dinner if possible? Do you have airport transfer and car rent service?
Уважаемый(-ая) г-н (г-жа) Я бы хотел забронировать одноместный номер в Вашем отеле с 1 по 10 августа. Не могли бы Вы сообщить мне стоимость за одну ночь, включая завтрак и ужин, если это возможно? У Вас есть доставка из аэропорта и услуга аренды автомобиля?
С нетерпением жду Вашего ответа, Кен Смит
Письмо–ответ на запрос информации (Reply to Information Inquiry /Reply Quotation)
В этом письме содержится запрашиваемая информация. Основное правило для Reply to Information Inquiry четко ответить на вопросы в письме-запросе.
Пример письма-просьбы на английском
Перевод на русский
Ms Jennifer Watson Sales Manager ParkInn Hotel 7834 17th Street Tampa, Florida
Mr Ken Smith 9034 Commerce Street Detroit, Michigan USA, 90345
Кому: г-н Кен Смит 9034 Коммерс стрит, Детройт, Мичиган, США 90345
Уважаемый г-н Смит Спасибо за Ваш интерес к нашему отелю. У нас есть свободный одноместный номер на период времени, который Вы указали в своем письме. Стоимость составляет 85 долларов США за ночь. Завтрак, обед и ужин не входят в стоимость, так как у нас нет такой услуги. Но у нас в отеле есть буфет, где вы можете пообедать в любое время суток. У нас есть услуга по доставке наших гостей из аэропорта, она бесплатная, также как и беспроводной интернет. Также Вы можете заранее заказать аренду автомобиля при бронировании номера. Если у Вас еще есть вопросы, то мы с радостью ответим на них.
Дженнифер Уотсон Менеджер по продажам
Как написать деловое письмо на английском
Сегодня деловые электронные письма на английском почти полностью заменили традиционный способ корреспонденции.
Современная деловая переписка происходит преимущественно онлайн, особенно если ваши коллеги или партнеры работают в других часовых поясах. Коммуникация посредством бизнес емейлов является неотъемлемой частью мирового бизнес-процесса.
Поэтому очень важно знать не только общие правила написания деловых писем, но также их культурные и стилевые особенности емейлов на английском.
Планирование делового письма на английском языке.
Прежде чем приступить к написанию делового письма на английском, нужно ответить для себя на вопросы:
Особенно аккуратным необходимо быть с информацией, которую пересылаете по электронной почте. Не нужно отправлять конфиденциальные данные по e-mail, ведь почту часто взламывают.
Структура делового электронного письма на английском
Структура делового письма на английском.
Мы отправляем электронное письмо с целью получения быстрого ответа или ожидаем от адресата каких-либо быстрых действий.
Важно!
Электронное письмо должно быть коротким и содержать понятную адресату информацию об основном содержании сообщения.
Независимо от того, является ли электронное письмо формальным или неформальным, оно должно иметь четкую логичную структуру, которая представлена ниже.
Адрес отправителя письма и адрес получателя письма (Heading)
В верхней строке формы электронного сообщения вводится адрес электронной почты (e-mail address).
Следите за его правильностью, так как при отсутствии всего одного подчеркивания или точки письмо не дойдёт до адресата.
Тема письма (Subject)
Театр начинается с вешалки, а email — с темы письма, которая размещается в специальной строке сверху.
Постарайтесь уложиться в 5-7 слов и в то же время обязательно укажите самую важную деталь в теме письма, например: Marketing Meeting Agenda (рус. план встречи по маркетингу)
Если для вас важно, чтобы на письмо ответили быстро или обратили на него особое внимание, используйте слово URGENT(рус. Срочно!) или фразу PLEASE READ (рус. Пожалуйста, прочтите!) в начале темы вашего письма.
Также для подчеркивания важности письма можно использовать значок High Importance (рус. очень важное), который добавит красный восклицательный знак в строку темы вашего письма.
Приветствие и обращение (Salutation)
В деловом письме на английском языке очень важно написать правильно имя получателя и его пол. Используйте для женщин обращение госпожа (Ms) и господин (Mr) для мужчин.
В менее официальной обстановке или после длительного периода переписки приемлемо именовать получателя по его имени.
После обращения ставиться запятая (двоеточие в Северной Америке). Можно вообще не ставить знаки препинания, это стало модным в письмах на английском языке.
Как приветствовать на английском
Комментарий
Dear Mr. Smith,
Обращение к конкретному мужчине.
Dear Ms. Smith,
Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней даме.
Dear Sir or Madam,
Употребляется, когда вы не знаете, кто будет отвечать на ваше письмо.
To whom it may concern,
Обычно используется в деловой переписке, когда вы пишете на корпоративную почту и не знаете, кто из сотрудников будет отвечать на ваше письмо.
Основное содержание (Body)
Во вступлении делового письма на английском языке обычно используют дружеское приветствие, благодарность за проявленное внимание или,иногда, начинает формулироваться основная мысль послания.
Например:
Thank you for your prompt response (рус. Спасибо за быстрый ответ)
После короткого вступления в первом абзаце формулируется основная мысль Вашего письма в одном или двух предложениях. Используйте несколько коротких абзацев, чтобы более подробно описать основные положения вашего сообщения.
Если для этого достаточно одного абзаца, то не пишите дополнительные только для того, чтобы письмо казалось длиннее.
Пример на английском
Перевод
With reference to your advertisement in Business Weekly Journal could you please send me more detailed description of your monitors. I would also like to know about discounts that you provide.
Со ссылкой на ваше объявление в деловом еженедельнике не могли бы вы прислать мне более подробное описание ваших мониторов. Я также хотел бы знать о скидках, которые вы предоставляете.
Заключительная часть (Closing)
В заключительном абзаце делового письма на английском языке необходимо сделать напоминание, указать на срочность запроса, либо поблагодарить за оказанное внимание, следует указать, какие действия вы ожидаете от собеседника.
Например:
Looking forward to your reply (рус. Ждем Вашего ответа)
Don’t hesitate to contact me back if you have any questions (рус. Не стесняйтесь обращаться ко мне, если у вас есть вопросы.)
Конец письма (Signature)
В завершении делового письма на английском языке перед именем ставиться завершающая фраза, обычно это слово Sincerely (рус. искренне).
Если вы использовали знаки препинания (запятую или двоеточие) в приветствии английского делового послания, то необходимо поставить запятую и после завершающей фразы, перед Вашим именем.
Если вы не использовали знаки препинания в приветствии на английском, то не используйте их и после завершающей фразы, например: Sincerely yours… или Many thanks…
Деловое письмо на английском фразы, клише
Написать официальное письмо на английском легко, если вы знаете клише и фразы для делового письма и умеете ими пользоваться
Фразы и клише для деловой переписки на английском с переводом
Фраза на английском
Перевод на русский
It is very kind of you to
Очень любезно с Вашей стороны
We enclose
Мы прилагаем
We are sorry
Мы сожалеем
Unfortunately
К сожалению
With reference to your
Относительно Вашего
As you requested
По Вашей просьбе
According to
В соответствии с
Please let me know
Пожалуйста, сообщите мне
Thank you for responding to my offer
Спасибо, что откликнулись на мое предложение
We look forward to hearing from you soon
Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем
Thank you for responding to my offer
Спасибо, что откликнулись на мое предложение
Сокращения в бизнес переписке
Но используйте такие сокращения осторожно, так как не все люди с ними знакомы и вас могут неправильно понять.
Аббревиатура
Фраза полностью
Перевод на русский
AFAIK
as far as I know
насколько мне известно
BTW
by the way
кстати
COB
close of business
окончание рабочего дня
FYI
for your information
к Вашему сведению
JIT
just in time
вовремя
IOW
in other words
другими словами, иначе говоря
LT
lead time
время выполнения заказа
NRN
no reply needed
ответ не требуется
OTOH
on the other hand
с другой стороны
WIP
work in process
проект в стадии разработки
OS
Operating system
операционная система
OTL
Over The Line
сверх положенного
Адрес электронной почты на английском языке
Первая часть электронного адреса (мы сейчас говорим об адресах деловых, не личных) состоит из фамилии и инициалов человека, к которому вы обращаетесь, или названия отдела/подразделения, или, возможно, его сокращения.
Обычно последняя часть адреса включает в себя название домена в зависимости от типа организации (например, .co для company, .ac – academic – для университета) или названия страны, из которой отправлено сообщение (например, .no для Норвегии, .uk для Великобритании и т. д.).
Вот несколько других примеров названий доменов:
Советуем Вам также руководствоваться этими принципами при создании своего рабочего электронного ящика.
Готовое деловое письмо на английском языке с переводом
Деловое письмо на английском образец
Пользуясь примерами готовых деловых писем с переводом, можно составить собственное отличное письмо на английском. Ниже приведен пример электронного письма-просьбы о предоставлении информации.
Шаблон письма на английском
Перевод на русский
To: rgill@mail.biz CC: BCC: Date: 10/30/2012 Subject: Receiving the price list
Dear Mr. Roger Gill,
Your advertisement in the May issue of Aquarium Plants magazine is of great interest to us.
We would like to know more about your company’s products offers and would appreciate receiving your wholesale price list.
We will look forward to your prompt response. Thank you.
Alexander Popov, Director of the Aqua Ltd., Ekaterinburg, Russia aqva-ekb@email.com
Кому: rgill@mail.biz Копия: Скрытая: Дата: 30.10.2017 Тема: Получить прайс-лист
Уважаемый господин Роджер Гилл,
Ваша реклама в майском номере журнала Аквариумные растения представляет большой интерес для нас.
Мы хотели бы знать больше о продукции Вашей компании и хотели бы получить Ваш прайс-лист оптовых цен.
Мы стремимся к тому, чтобы предложить нашим клиентам самый широкий выбор аквариумных растений, и поэтому мы интересуемся новыми растениями.
Мы надеемся на быстрый ответ. Спасибо.
Александр Попов, Директор ООО Аква, Екатеринбург, Россия, aqva-ekb@email.com
Советы при написании делового письма на английском языке
Выполнение простых правил по написанию бизнес писем на английском улучшит качество общения внутри компании и с клиентами и агентами.
В современном мире деловая переписка приобрела несколько другой окрас, ведь уже не нужно подолгу ждать ответа и с помощью электронной почты можно молниеносно решать нужные вопросы. Но и в электронной переписке на английском есть свои правила и табу.
Правила хорошего тона в деловом общении на английском языке
Дабы избежать ошибок и непонимания в общении, придерживайтесь совсем простых и эффективных правил переписки.
Одно письмо одному адресату.
Правила хорошего тона рекомендуют адресовать письмо одному корреспонденту. Делать рассылку для всех – можно только в тех случаях, когда на письмо «для всех» не ожидается ответа.
Заполняйте поле «Тема письма» адекватно его содержанию.
Формулировка темы должна точно отражать предмет переписки. Указание темы экономит время адресата, позволяя ему сразу оценить содержание получаемого письма и оперативно принять решение о его приоритетности при прочтении.
Чтобы не допускать ошибок в работе с этими полями, необходимо знать их назначение, общепринятое в современной деловой среде:
Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.
Исключением является только очень быстрый во времени вариант переписки (вопрос-ответ), который напоминает общение в формате ISQ.
Персональное обращение наделяет письмо индивидуальной направленностью, повышает «включенность» Вашего адресата в предмет переписки.
Адресат, который получил письмо – ОБЯЗАН ОТВЕТИТЬ.
Цикл переписки состоит из письма и ответа. Если переписка разрастается до пяти-десяти и более сообщений – это уже чат или форум.
Текст своего ответа следует помещать вверху (в начале) письма, а не внизу. Это избавляет адресата от необходимости «прокручивать» предыдущий текст переписки в поисках написанного вами ответа.
Экономьте своё время и время Вашего респондента – пишите письма, которые требуют минимум пояснений и выяснений.
Сохраняйте историю переписки.
Не следует начинать ответ на письмо адресата как новое письмо (без сохранения истории переписки). Такой ответ будет вынуждать получающего адресата тратить время на поиски первоначального сообщения.
Оставляйте подпись и контактную информацию после каждого письма. Этим вы обеспечите для адресата возможность дополнительной оперативной связи в случае ее необходимости.
Всегда проверяйте орфографию письма!
Жуткое впечатление оставляют письма от специалистов, с ошибками.
Это мелочи, по которым о нас судят наши клиенты и по которым складывается мнение о сотрудниках внутри компании.
Объем пересылаемых вложений не должен превышать 3 МГб.
Более объемные файлы могут создать проблемы, т.к. могут не пройти через почтовый сервер адресата.
Используйте универсальные кодировки: Zip или rar для пересылаемых файлов. Другие расширения могут блокироваться или отрезаться при пересылке и создавать проблемы для адресата.
7 главных табу деловой переписки на английском языке
Деловая переписка – дама капризная и требовательная. Вы можете общаться со своими партнерами с помощью электронной почты или отправлять официальные письма с логотипом компании в красивых конвертах на бумаге корпоративного цвета, но всего несколько нюансов могут погубить все ваши старания наладить коммуникацию с нужными вам людьми.
Табу №1 Писать пространно и ни о чем.
Краткость в деловом мире – это не только сестра таланта, но и лучшая подруга эффективного сотрудничества. Максимально комфортен при прочтении объем письма, укладывающийся «в один экран», максимум – в объем текста одного листа формата А-4.
Если получатель с первых строк не заинтересуется вашим письмом – он вряд ли будет утруждать себя составлением ответа или рассматриванием вашего делового предложения.
Если же вы являетесь деловыми партнерами, то пространные послания могут быть восприняты как неуважение к получателю – ведь вы безразлично относитесь к одному из самых ценных ресурсов мира бизнеса – времени. Так стоит ли поддерживать с вами деловые связи?
Не пишите длинные, запутанные письма. Длинные письма не дают шанса корреспонденту разобраться в сути вопроса. Поэтому правка готового письма обязательный этап работы, который поможет избежать недоразумений и путаницы. Перечитайте текст и убедитесь, что в нем нет двузначных фраз или предложений.
Табу № 2 Начинать с негатива
Нельзя начинать письмо со слов: Unfortunately, I am afraid that, I am sorry to inform you that, We regret to inform you that и подобных.
Как бы ни хотелось вам сообщить сначала о проблеме, не стоит этого делать сразу после приветствия, иначе ваш “Dear Mr. Smith” может приобрести внезапную аллергию на открытие писем от вашей компании, несмотря на всю сдержанность настоящего английского джентльмена.
Табу № 3 Использовать сокращения
Милые фразы, которые экономят время и добавляют теплоты вашему посланию, лучше использовать в дружеской неформальной переписке.
Приведем примеры таких фраз:
RUOK? (рус. Ты в порядке?)
FYI (рус. для сведения)
Забудьте о них, когда составляете деловое письмо. Исключениями могут быть сокращения для электронного делового письма. Но прежде следует убедиться, что получатель хорошо ориентируется среди всего разнообразия сокращений.
Наличие смайлов в деловом письме – не обсуждается. Просто подумайте, отнеслись бы вы серьезно к деловому партнеру, который украсил бы свое послание такими художествами: :-O 🙁 :- Понравилась статья? Поделитесь со своими друзьями в социальных сетях
