план переезда офиса образец
7 советов, как организовать переезд в новый офис
Когда компания масштабируется, меняет формат работы или текущий договор аренды на прежнем месте заканчивается, назревает необходимость переезда в новый офис. Эта задача не такая простая, как кажется — у переезда много подводных камней и нюансов. Рассказываем, на что нужно обратить внимание.
Совет № 1: Воспользуйтесь помощью профессионалов
Часто организация переезда ложится на плечи сотрудника компании, который не обладает нужными компетенциями. Первым делом он просматривает предложения на Авито, ЦИАН и других сайтах, которые появляются в выдаче. В лучшем случае поиск по таким объявлениям не дает релевантных результатов, а в худшем — попадаются мошенники. Даже если сотруднику и удается найти офис, он не может учесть всех нюансов во время его просмотра.
Выход — сразу обратиться к профессиональным консультантам по недвижимости, и с их помощью составить техзадание. Это бесплатно, потому что на рынке коммерческой недвижимости комиссию консультанту платит собственник объекта недвижимости.
Консультанты помогают рассчитать минимальную площадь офиса, исходя из санитарных норм на одного сотрудника и требуемого количества парковочных мест. Далее они подбирают варианты офиса по запросам клиента, договариваются с владельцами и показывают сразу несколько помещений с максимально подходящей локацией, инфраструктурой и планировкой.
Совет № 2: Заранее обсуждайте с арендодателем свои планы
До заключения договора уточните, сможете ли вы:
— зарегистрировать юридический адрес;
— сделать перепланировку или ремонт;
Продумайте и другие нюансы и зафиксируйте их документально. Например, многие не знают, но в договор можно внести пункт о компенсации за ремонт — вы имеете право вернуть часть денег по Гражданскому кодексу.
Совет № 3: При выполнении ремонта надежнее воспользоваться услугами fit-out бюро.
Самостоятельно искать строителей, архитекторов, дизайнеров и сводить их друг с другом сложно и долго. Проще пригласить fit-out бюро — оно выполнит ремонт под ключ:
— специалисты разработают проект перепланировки и дизайн;
— проведут все инженерные сети и проведут ремонтно-строительные работы;
— закупят и установят мебель.
Совет № 4: Сортируйте вещи
Каждому сотруднику выдайте коробку и уведомите, к какому сроку следует упаковать свои канцтовары, документы и личные вещи. Лучше нанять специализированную организацию по доставке — ее сотрудники помогут расставить коробки в новом офисе в соответствии с планом размещения.
Совет № 5: Начинайте переезд в пятницу
Бизнес-центры, сдающие помещения под офисы, обычно разрешают ввозить крупногабаритные вещи в выходные дни и ночью, чтобы не мешать другим арендаторам. Лучше доставить мебель и коробки из старого офиса в пятницу. Впереди будут выходные, которых хватит, чтобы распаковать и собрать технику, столы и стулья, подключить оргтехнику. В понедельник сотрудникам останется лишь извлечь содержимое своих именных коробок, складированных рядом с определенными столами, и приступить к работе. Если начать переезд в рабочие дни, то будет потрачено впустую много времени, так как проверять подключения слаботочных систем в бизнес-центрах придется ночью.
Крупной компании лучше выбрать период долгих выходных (например, когда вслед за ними следуют праздники или наоборот), потому что субботы и воскресенья может банально не хватить.
Совет № 6: Назначайте как минимум двух координаторов
Одному человеку сложно проконтролировать ход переезда. Упаковку и перевозку вещей, расстановку их в новом офисе, разъяснительную работу с сотрудниками следует поручить менеджеру, который может выяснить и учесть пожелания руководителей департаментов, топ- и мидл-менеджмента. Координацию субподрядчиков лучше доверить административному или HR-директору.
Совет № 7: Сделайте чат-бот для сотрудников
В первое время у сотрудников будет возникать много однотипных повторяющихся вопросов:
— Где находится склад?
— Почему не работает телефония?
— Когда подключат интернет?
Пусть они задают их в чат-боте — так адаптация пройдет проще и быстрее.
О том, как не ошибиться в договоре аренды при переезде в новый офис, расскажем в следующей статье.
Как облегчить себе и сотрудникам переезд в новый офис: пошаговое руководство
Планируя переезд в другой офис, важно организовать его так, чтобы не допустить перебоев в работе компании. В идеале это выглядит так: вечером сотрудники разошлись по домам, а утром пришли в новый офис и продолжили работать, будто ничего и не было.
Мечты-мечты? Реальность! Если, конечно, вы правильно подготовились к переезду, новый офис готов вовремя, в нём расставлены мебель и техника, налажена телефония и подключен интернет.
Рассказываем, как организовать переезд компании в новый офис и ничего не упустить.
Шаг 1: выбрать подходящее помещение
Прежде, чем составлять план переезда в новый офис, нужно проанализировать текущее помещение и понять:
Переезд компании в новый офис. Несколько советов:
Оцените помещение, которое приглянулось, по таким критериям:
-Есть ли сервисная поддержка: охрана, услуги клининговой службы, проведенный интернет и так далее.
-Если переезд в другой офис будет сопряжен с тем, что сотрудникам придется дольше добираться на работу, предупредите их об этом. И озвучьте плюсы, которые это компенсируют хотя бы частично: более просторные кабинеты, удобная планировка офисного пространства, кухня с домашними обедами по доступной цене, какие-то бонусы.
-Достаточно ли парковочных мест для тех, кто на машинах.
-Есть ли рядом кафе и рестораны, где можно пообедать (важно, если вы против еды на рабочих местах, а кухни в офисе нет).
Когда вы определились, какое помещение будете искать и как бы его хотелось обустроить, можно приступать к следующему этапу — составлять план переезда в новый офис и смету.
Боитесь прогадать с помещением для нового офиса?Поможем выбрать место, где будет комфортно и вам, и вашим сотрудникам!
Шаг 2: оценить сроки и стоимость переезда офиса компании
Первым делом рекомендуем назначить ответственного за переезд офиса компании, который будет следить за процессом: координировать работу отделов, контролировать подрядчиков и т. д. Без него процесс может затянуться, а бюджет компании — прохудиться.
Составляем план переезда в новый офис
Если планируете делать ремонт, важны состояние и размеры нового офиса: на подготовку помещения площадью 500-2000 м2 нужно 4-6 месяцев, 2000-5000 м2 — от 6 до 9 месяцев. Разработка дизайн-проекта интерьера офиса компании занимает от 8 до 14 недель.
Ускорить переезд компании в новый офис можно, используя подход Design & Build, когда клиент решает все вопросы с одним контрагентом. В этом случае строительство или ремонт идёт параллельно с работой над дизайном интерьера для офиса. Минус подхода — ограниченный бюджет и сжатые сроки. Придется подбирать бюджетные альтернативы или искать замену авторским изделиям, что не всегда удается сделать быстро.
На скорость ремонта влияет и то, вовремя ли на объект будут поставлять мебель и материалы, необходимые для работы и отделки. В каждом офисном центре свои правила ввоза/вывоза грузов и проведения шумных работ (например, только по выходным или в вечернее/ночное время, чтобы не мешать другим арендаторам). Это замедляет процесс и отдаляет переезд офиса компании.
Важно зафиксировать в плане переезда в новый офис необходимость закупки мебели, т.к. это влияет на сроки. Производство мебели по индивидуальному заказу в России может занять до восьми недель, если нужна мебель из Европы, закладывайте не меньше двух месяцев.
Если вы работаете с дизайнерами, они берут работу по подбору мебели на себя. Обычно в спецификациях дизайн-проекта описывают всю мебель и технику, которую будут использовать для вашего офиса. Если работа происходит по договору комплектации, еще на этапе концепции дизайнеры связываются с поставщиками и подбирают подходящие модели, чтобы они пришли точно в срок. Если без договора — специалисты предоставляют спецификации мебели и оборудования, но не контролируют поставщиков.
Составляем смету переезда офиса
Это нужно, чтобы в процессе переезда в другой офис придерживаться бюджета и не тратить деньги зря.
Самая большая статья расходов при переезде офиса — ремонт. В 2019 году в Санкт-Петербурге стоимость дизайна и ремонта офисов была такой: бюджетный вариант — 15-20 тысяч рублей за м², стандартный — в 25-35 тысяч рублей за м², а премиум — от 35 тысяч рублей за м². Цены зависят от курса валюты и от того, какое помещение придется ремонтировать. Добавьте 10-15% от бюджета на непредвиденные расходы и изменения.
На мебели и материалах можно сэкономить не в ущерб дизайну офиса, если заказывать стандартные модели из каталогов — те, которые фабрика производит на постоянной основе. Второй вариант — заменить дорогие позиции на более бюджетные, например, шпонированные панели на ЛДСП с декором под дерево. Желательно доверить это профессионалам, чтобы подобранные модели вписались в интерьер.
Мы в DESIGNIC не рекомендуем экономить на рабочих креслах. Дело в том, что офисные сотрудники проводят много времени в сидячем положении и для здоровья и комфорта важно, чтобы кресла были эргономичными.
Знаем, как подобрать подходящую мебель и материалы, не растрачивая бюджет на переезд в новый офис впустую
Шаг 3: подготовить новый офис к переезду
Шаг 4: переехать и обустроить новый офис
Когда организационные вопросы улажены, ремонт готов, а мебель закуплена, можно выбирать мувинговую компанию. Делать это лучше всего за полторы-две недели до переезда, чтобы без спешки определиться и начать собирать вещи.
Выбирая сервис грузоперевозок, нужно решить, что вам больше подходит: перевозка с постатейными расходами или комплексный переезд.
Первый вариант может быть дешевле, но нужно внимательно оценить вес и объем всех вещей — даже за небольшой перевес придется доплачивать. Поэтому такой вариант подойдет для переезда небольшого офиса. Крупной компании удобнее заказать комплексный переезд: перевозчик рассчитает общую стоимость транспортировки, сам упакует вещи, отвезет и расставит их по указанным местам.
За несколько дней до переезда нужно составить план нового офиса с описанием расстановки оборудования на новых рабочих местах. Это поможет организовать переезд офиса без накладок и быстрее «обжиться» на новом месте.
Подумайте и о своих сотрудниках. Примерно за неделю до переезда попросите их перебрать все документы и папки, чтобы избавиться от лишнего и перевезти в новый офис только нужные документы.
Если переезжаете с помощью мувинговой компании, лучше запланировать это на выходной. Сотрудники будут отдыхать, а офис переезжать. Если переезжаете самостоятельно, выберите день, когда нагрузка на персонал минимальна.
Также заранее подумайте, где будут работать сотрудники, пока специалисты перевозят и разгружают мебель. Неплохое решение — пересадить всех в коворкинг на время переезда в другой офис. Там можно арендовать индивидуальное, полностью оборудованное пространство под нужное количество сотрудников. Более экономный вариант — разрешить сотрудникам поработать из дома.
План переезда в новый офис: основные этапы
Переезд в другой офис — всегда довольно хлопотное занятие для компании. Нужно продумать сроки, подобрать подходящее помещение и оповестить сотрудников.
Переживания можно свести к минимуму, если грамотно организовать переезд офиса:
Такие простые действия помогут осуществить переезд офиса компании быстро и без лишних трат.
Как правильно спланировать и организовать переезд офиса в другое помещение
Это трудный процесс, во время которого могут возникать определенные проблемы. Поэтому, как вариант, стоит заказать офисный переезд http://pereezd-voronezh.ru/services/office/ у профессионалов. Например, зачастую не уделяется должное внимание упаковке и сортировке вещей. На фоне этого, уже в новом помещении, возникают проблемы с поиском необходимых предметов. Избежать этого можно просто правильно прибегая к сортировке и упаковке всех принадлежностей.
В данной статье мы поговорим об офисном переезде и о том, как правильно его организовать.
План переезда офиса (образец)
Мы решили составить список пунктов и на его основе рассказать о наиболее встречаемых трудностях.
Меры безопасности
Меры безопасности при переезде в офисе также необходимо соблюдать. Для загрузки и разгрузки лучше отдельно грузчиков. Также можно использовать стяжные ремни, которые в грузовике закрепят мебель и уменьшат вероятность ее опрокидывания.
Переезд при помощи мувинговой компании
Мувинговые компании предоставляют услуги по организации процесса перевозки во время переезда. На них возлагается обязательство по упаковке, перевозке и распаковке вещей. Очень важно предоставлять мувинговой компании всю необходимую информацию, так как именно на основе нее менеджер определяет количество необходимых грузчиков и транспортных средств.
Обо всех вещах, которые будут перевозиться, нужно предоставить как можно более раскрытую информацию. Не лишним будет указать размеры и количество. Также можно указать количество коробок с личными вещами работников.
На стоимость услуг мувинговой компании влияет также этаж, с которого и на который будет производиться перевозка. Чем они выше, тем дороже обойдется переезд.
Зачастую мувинговые компании сами предоставляют услуги упаковки и распаковки вещей. Если же данная услуга не предоставляется, то можно обратиться к конкретным компаниям, которые этим занимаются. Они разберут габаритную мебель и упакуют ее. Само собой по приезду в новый офис, эта же компания осуществит распаковку и сборку мебели.
О чем важно помнить при переезде
Письмо о переезде офиса
Зачастую в больших компаниях работает широкий штат сотрудников, многие из которых появляются в офисе довольно редко (например, работники на дому или курьеры). Таких работников нужно осведомить. Сделать это нужно заранее, так как не исключено, что их вещи могут потеряться в процессе.
Для осведомления можно использовать письмо о переезде офиса. В нем нужно указать точную дату и место расположения нового помещения.
Итоги
Переезд из одного офиса в другой — это довольно тяжелый процесс, так как занимает немало времени. Больше всего времени уходит на упаковку вещей. Именно поэтому очень важно заранее сообщить сотрудникам о предстоящем. Это даст возможность им подготовиться.
Можно осуществить либо своими силами, либо обратиться к специализированным компаниям. Первый вариант неплох в плане затрат, так как мувинговые компании, удовольствие не из самых дешевых. Упаковку вещей могут выполнить сами сотрудники, а для погрузки можно нанять отдельных грузчиков. Само собой для перевозки, транспорт также можно нанять или использовать рабочие грузовики (если они конечно есть).
Мувинговые компании являются неплохим вариантом. Они выполнят весь объем работ по перевозке за определенную плату. Само собой это значительно дороже, нежели самостоятельная перевозка, но более надежно. Прибегать к услугам мувинговой компании рекомендуется тогда, когда нужно осуществить перевозку большого количества мебели. Работники компании разбирают габаритную мебель для упрощения транспортировки.
Сам собой мувинговой компании лучше не поручать упаковку документации, так как велик шанс потерь или путаницы. Они могут возникнуть из-за низкой осведомленности упаковщиков о важности тех или иных документов.
Например, упаковку бухгалтерской документации лучше поручить бухгалтерам. Они в этом разбираются и могут с легкостью осуществить сортировку и упаковку.
При соблюдении всех приведенных в статье рекомендаций, процесс переезда пройдет очень легко и гладко.
Переезд в новый офис
Стало тепло и вы наконец-то решились на переезд? Что ж, переезд – это конечно очень приятно и здорово, но настолько хлопотно, что возникает желание оттянуть этот момент подольше. По статистике на теплое время года приходится больше всего переездов, весной и летом переезжать проще, однако даже тепло не поможет, если эту процедуру как следует не подготовить. В данной статье речь пойдет о том, как организовать и провести переезд быстро и без потерь. Задача это серьезная, требует усилий многих людей и, по сути, является проектом. Поэтому подойдем к вопросу как к управленческой задаче, и рассмотрим, как реализовать проект под названием «Переезд».
Реализация любого проекта состоит из последовательного решения следующих задач:
Соответственно первое, с чего должна начаться организация переезда – это постановка целей с учетом тех ограничений, которые есть у компании. Постановкой цели занимается руководитель организации или подразделения, которое переезжает.
Небольшая компания по продаже канцелярского оборудования «переросла» свое прежнее помещение и ей необходимо помещение большей площади. В итоге было найдено неплохое помещение, и необходимо туда переехать. С будущими арендодателями осуществлена договоренность о примерном сроке переезда. Помещение свободное, отремонтированное и туда можно сразу въезжать. Компания может себе позволить не работать полный составом целый день и посвятить его переезду. Как видим, особых ограничений у данной компании нет, и цель будет состоять в том, чтобы обеспечить переезд в назначенный срок.
Совсем другая ситуация у компании, которая не может остановить свою деятельность даже на полдня, потому что в таком случае могут пострадать интересы клиентов. Поэтому цели переезда будут не просто переехать в назначенный день, но и осуществить это таким образом, чтобы не прервался производственный процесс. Это куда более сложная задача и осуществить ее можно за счет переезда в два этапа. Сначала переезжает часть сотрудников и полностью готовит рабочее помещение, в то время как оставшиеся сотрудники в старом офисе продолжают обычный производственный процесс. Когда на новом месте все готово, сотрудники из старого офиса выходят на работу уже туда и продолжают работать в обычном режиме, в то время как часть персонала занимается перевозкой оставшегося оборудования и мебели из старого офиса.
Необходимо отметить, что у каждой компании свои исходные условия переезда и ни в коем случае нельзя пропускать этап постановки цели, потому что если не продумать с самого начала требования к критериям успешности реализации переезда, накладки просто неизбежны.
Следующий этап проекта «Переезд» — назначение руководителя проекта. Решение этого вопроса в большей мере зависит от размера компании. Если компания маленькая, то с такой задачей очень хорошо справится секретарь, если средняя – то лучше назначить на роль руководителя проекта офис-менеджера. Ну а если компания крупная, то – руководителя административно-хозяйственного отдела. В нашей статье речь пойдет об организации переезда собственными силами, что возможно в небольших компаниях. Если компания крупная и переезжает, например, целое здание, то гораздо выгоднее пригласить к сотрудничеству специализированную компанию по организации переезда, которая сама решит все организационные вопросы.
Назначение руководителя проекта необходимо закрепить документально – выпустить соответствующий приказ, в котором обозначить цели переезда, назначить руководителя проекта, поручить ему разработать план и смету переезда. Это придаст проекту соответствующую значимость и снимет в будущем многие вопросы.
Третий этап организации переезда – «Определение этапов выполнения проекта, задание реперных (контрольных) точек».
Наиболее распространены следующие этапы при организации переезда:
Контрольные точки назначаются для того, чтобы точно определить, выполнен ли определенный этап и насколько успешно. По сути, контрольные точки, это критерии успешности выполнения каждого этапа.
Например, для этапа «организационно-подготовительные работы» контрольной точной будет наличие точного плана, кто и что делает, знание исполнителями своих задач, наличие необходимого упаковочного материала, перечень всех предметов, которые перевозятся, заказанная для переезда машина и рабочие.
Для каждого этапа необходимо выделить такие реперные точки, которые особо важны. Например, если на новом месте нет связи, то работать будет невозможно, поэтому одной из важных реперных точек в этапе «Подготовка нового помещения», будет наличие работающей телефонной связи.
Следующий этап организации переезда «Определение сроков реализации каждого этапа, составление сетевого графика работ».
В случае переезда отправной точкой для составления графика реализации проекта является дата переезда. Как правило, она назначается заранее, и от нее рассчитываются все остальные сроки. Следует иметь ввиду, что на подготовительные работы в зависимости от размера фирмы уходит от 2 недель до 1,5 – 2 месяцев. За три дня подготовить переезд просто невозможно. Поэтому, договариваясь с будущим арендодателем о сроках въезда в помещение, нужно сразу оговорить необходимые вам для подготовки сроки. Для компании среднего размера (30 – 50 человек) лучше закладывать на подготовительные работы не менее 1 месяца. Существенно повлияет на сроки переезда и состояние нового помещения, если оно, например, требует ремонта или специального оснащения, то все сроки будут упираться в готовность нового помещения.
День переезда может быть один и если есть такая возможность, то, конечно же, лучше переехать за один день. Но может быть, что ситуация такова, что переехать за один день не представляется возможным. Тогда назначаются два или три дня переезда. Затягивать переезд более чем на три дня нецелесообразно, это существенно повысит ваши издержки, лучше спланировать все заранее и уложиться в минимально-возможные сроки. Затянутый переезд (когда компания имеет возможность переезжать постепенно), выливается в такое количество непродуктивно расходуемого времени, что вместо того, чтобы работать, все постоянно заняты перемещениями. Работа во время переездов просто парализуется, поэтому лучше потратить больше времени на подготовку (ведь ею занимаются не все сотрудники), но зато переехать быстро и сразу.
Пятый этап проекта «Составление детального плана реализации проекта с перечнем мероприятий, с ответственными и сроками». На этом этапе составляется детальный план реализации каждого этапа.
Приведем примерный план переезда небольшой компании, которая проводит переезд своими силами, и выделила один день (в который она не работает с клиентами) для переезда.
Организация переезда офиса
Хороший офис – настоящий «второй дом» для его сотрудников. И за время пребывания в этом доме каждый работник обзаводится множеством вещей. Среди них есть как важные бумаги, оргтехника и канцелярия, так и милые сердцу мелочи, сувениры и прочие нужные вещицы. А как быть, когда предстоит смена офиса? Как быстро и аккуратно перевезти все необходимое, ничего не потеряв и не испортив? Есть целая система правильной организации переезда с несложными правилами, соблюдая которые можно сменить офис без проблем и без потерь. Но можно обойтись и без этих ухищрений – достаточно лишь заказать офисный переезд под ключ в компании «Деликатный переезд». Все хлопоты и хитрости, связанные с переездом в новый офис, возьмут на себя профессионалы, а вам не придется отрываться от работы и беспокоиться о сохранности своих вещей.
Условно переезд офиса можно разделить на следующие этапы:
Переезжать или не переезжать… Принимаем решение
Если такая идея возникла, то необходимо определиться, насколько целесообразно переезжать, какие предстоят расходы и насколько велики будут выгоды от переезда. В случае положительного решения необходимо начать планировать свои расходы и ориентировочные сроки переезда.
В зависимости от масштабов компании планирование может начаться за 3 месяца, а может и за несколько лет до предполагаемого переезда.
На данном этапе опасным моментом может являться некорректная оценка предварительного бюджета переезда. Чтобы этот риск минимизировать, уделите внимание двум моментам: кому звонить и что спрашивать.
Сразу очертите круг требований, которым должна отвечать компания-подрядчик. Опыт работы, отзывы и рекомендации, спектр оказываемых услуг, есть ли служба контроля качества, как говорится, важна каждая мелочь. Определите, какие работы потребуется выполнить. Чьими силами осуществлять упаковку вещей и мебели, нужно ли только перевезти вещи, кто будет разбирать, собирать и расставлять мебель на новом месте, потребуется ли навеска полок, а может быть необходим весь этот объем работ? Подыскивайте компании, которые смогут удовлетворить все ваши запросы.
Часто при формировании бюджета на переезд исходят из данных, полученных в результате обзвона нескольких компаний. Специалист, ответивший на ваш звонок, не видит всей картины, поэтому может озвучить цифры весьма приблизительные.
Какую первичную информацию точно нужно озвучить при первом телефонном звонке:
Ограничиваться телефонными переговорами не стоит. Лучше всего проведите несколько встреч-консультаций, по результатам которых специалисты мувинговых компаний вышлют вам подробные коммерческие предложения с учетом ваших пожеланий. К тому же по оформлению и содержанию коммерческого предложения вы сможете оценить профессионализм каждой из компаний. Чем более полную информацию потенциальный подрядчик вам предоставит, тем лучше. Пусть это будет не только предполагаемая стоимость переезда, но и график, план переезда, расчет количества ресурсов, образец документации. Настройтесь на то, что вам придется потратить немало времени на встречи и получение коммерческих предложений от мувинговых компаний, но в итоге полученная информация позволит вам оптимизировать весь процесс офисного переезда. Вы обманете сами себя, если не уделите данному этапу должного внимания.
Сравниваем сравниваемое
Во-вторых, получите подтверждение того, что у компании есть опыт организации подобных проектов на постоянной основе, а не эпизодически. Имейте в виду, что принцип организации крупномасштабного переезда офиса отличается от организации небольших и недорогих квартирных переездов. Учтите эти нюансы при формировании требований к мувинговой компании
В-третьих, необходимо убедиться в том, что компания может общаться с вами на одном языке, готова искать решение именно вашей задачи. Обратите внимание на подходы компании к коммуникациям с клиентами – насколько сотрудники пунктуальны, соблюдают достигнутые договоренности, оперативно реагируют на ваши запросы. Не сомневайтесь, как сотрудники относятся к переговорам, таким же образом они отнесутся и к вашему переезду.
Если при выборе из 5-7 компаний предложение одной из них сильно отличается от предложений остальных участников. В чем может быть подвох?
Стоимость будет складываться из следующих составляющих: работа специалистов, количество упаковочных материалов и аренда автомобиля. Сравните тарифы по каждому из этих пунктов. Вполне возможно, что у компании не хватает опыта в планировании крупных переездов, и специалист не в силах адекватно оценить объем работ и количество времени. Уточните у представителя компании, все ли работы включены в КП, например, по обустройству нового офиса. Также есть опасность, что цены сильно занижены, чтобы заполучить ваш заказ любой ценой. Большой вопрос, как потом такая компания будет выполнять свои обязательства.
Крайне желательно наличие у мувинговой компании полиса страхования гражданской ответственности и ответственности перед третьими лицами. В случае повреждения, например, отделки помещений бизнес-центра, уже не ваша компания будет отвечать перед бизнес-центром, а подрядчик. Таким образом, вы избежите возможных конфликтов с администрацией бизнес-центра.
После того как вы выбрали мувинговую компанию, с ней заключается договор на оказание услуг. На этом этапе вы уже четко представляете условия проведения переезда: перечень имущества, последовательность перемещения имущества, график осуществления работ, перечень услуг и пр. Все это нужно обязательно зафиксировать в договоре. Необходимо убедиться, что в договоре зафиксирован график переезда, точные сроки его начала и окончания (или же процедура корректировки сроков, если точные даты переезда еще не определены), ответственность исполнителя за сохранность имущества вашей компании и третьих лиц, ответственность за соблюдение сроков.
После подписания договора можно назначать ответственных за подготовку к переезду.
Готовимся к переезду
Итак, мувинговая компания выбранa ;). Теперь успех мероприятия на 90% зависит от того насколько тщательно вы подготовились. Чем больше внимания вы уделите этапу подготовки, тем ниже вероятность, что переезд станет дольше и дороже (это две главные опасности в процессе переезда).
Предупредите всех сотрудников о дате переезда, кто ответственный за переезд, к кому можно обращаться с вопросами, номера кабинетов в новом офисе для каждого из отделов, к какому сроку и каким образом каждый сотрудник должен подготовить свое рабочее место. Будет полезно сделать внутри компании электронную рассылку с этой информацией.
Что можно и нужно подготовить заранее?
Поехали!
Если подготовка прошла в полном объеме, то теперь остается только загрузить автомобили и ехать обживать пространство нового офиса.
Назначьте как минимум двух ответственных сотрудников компании, по одному дежурному на каждый офис (прежний и будущий). Каждому из дежурных должны быть известны контакты ответственных сотрудников мувинговой компании, которые осуществляют ваш переезд. Снабдите сотрудников распечатанными планами расстановки мебели в новом офисе.
Повесьте увеличенные схемы при входе в новый офис — это значительно ускорит процесс переезда.
Чтобы на месте переезда в новом офисе не возникла «куча мала», не допускайте в одно помещение разных подрядчиков (мувинговая компания, айтишники, клиниг, хозслужба). Во-первых, они будут друг другу мешать, во-вторых, возрастает риск пропажи или повреждения имущества. Потом выяснить, кто виноват, будет весьма проблематично.
Организуйте в новом офисе «комнату находок». В нее можно поставить коробки или вещи, которые неразборчиво или некорректно подписаны и не удалось определить их принадлежность. Сотрудники, вещи которых не «доедут» до рабочего места, смогут быстро найти их и приступить к работе.
Итак, переезд практически закончен, осталось только обустроиться на новом месте. Сотрудники ответственной мувинговой компании не только уберут весь мусор, оставшийся после переезда, но и не поленятся приехать к вам на следующий день. Как показывает опыт, именно тогда сотрудники начинают обживать пространство и передвигать мебель на свой вкус. Помощь сотрудников мувинговой компании будет очень кстати.
Теперь можно вздохнуть с облегчением. Новый вид из окна радует глаз. Сотрудники расставили свои кактусы, развесили календари, разложили по ящикам карандаши и игрушки-антистрессы, и готовы к новым трудовым подвигам. В добрый путь!