план рабочего дня руководителя образец
Как планировать рабочий день руководителя, чтобы все успевать
Руководителю необходимо ставить цели, распределять задачи, время и ресурсы. Умение управлять своим рабочим временем и временем всей команды — это навык, который ценится наравне с другими профессиональными способностями. Какие есть методы и правила эффективного планирования рабочего дня — расскажем в статье.
Что такое тайм-менеджмент и зачем он нужен руководителю
В 1959 году бизнес-консультант Джеймс Маккей выпустил книгу «The Management of Time» («Управление временем»). Так распространился термин и тайм-менеджмент стали изучать, как отдельную дисциплину.
Тайм-менеджмент — это планирование и контроль своего времени, четкий план действий, чтобы работать эффективнее.
Руководители часто работают в режиме многозадачности. Из-за неправильной расстановки приоритетов, времени и энергии такая работа может изматывать. Итог — эмоциональное выгорание, физическая усталость и снижение продуктивности. Техника тайм-менеджмента дает максимум пользы за минимум времени. Речь идет не о спешке, а о правильной организации рабочего дня. Когда все планы перед глазами, вы меньше суетитесь и не тратите время впустую.
Если обозначить каждый шаг и придерживаться тайминга, к цели можно прийти быстрее. Потому что планирование развивает в нас дисциплину и пунктуальность. Руководитель с тайм-менеджментом:
в срок и без суеты выполняет задачи;
разделяет работу и отдых;
не опаздывает и не пропускает важные встречи.
Как правильно планировать рабочее время руководителю
Собрали базовые рекомендации, которые повышают личную эффективность:
Начинайте день без спешки, чтобы не тратить лишние силы и нервы.
Вставайте в одно и то же время. Это дисциплинирует и хорошо сказывается на самочувствии. Когда биологические часы постоянно сбиваются, организм истощается. Это резко снижает рабочий настрой.
Группируйте задачи. Например: новые, важные, непредвиденные. Для наглядности выделяйте категории цветом или символом.
Разграничьте время работы с коллективом, выполнения должностных функций и отдыха. Иначе придется постоянно переключать внимание — это утомляет.
Каждой задаче отведите определенное время. Четкие сроки мотивируют, помогают справляться с прокрастинацией.
Используйте правило Парето. Только 20% тяжелой работы дают 80% результатов. Поэтому не стоит целый день работать на максимуме возможностей. Определите, какие задачи приносят больше пользы и сосредоточьтесь на них.
Выберите идеальный промежуток для всех важных переговоров и совещаний. Так вы не будете забывать о назначенных встречах и опаздывать.
Предусмотрите перерыв, чтобы расслабиться, отвлечься, найти силы для нового рывка.
Полезно используйте свободное время. Умейте переключаться, уделять время тому, что приносит удовольствие и развивает вас: изучение языков, спорт, чтение, прогулки на свежем воздухе.
Не перегружайте себя, не берите дополнительные функции и обязательства. Часть задач делегируйте заместителям или другим компетентным сотрудникам.
В конце рабочего дня сверяйте результаты с намеченными планами. Разберите и скорректируйте будущие задачи. То, что было актуально вчера, сегодня может быть не приоритетным.
Методы планирования времени
Есть более 20 техник тайм-менеджмента. Некоторые из них противоположны. Например, техника «Поедание лягушки» предлагает решать самую сложную задачу с утра, а «Getting Things Done» — начинать день с мелких дел. Рассмотрим более конкретные методы.
Метод «Альпы»
Задачу нужно разбить на подзадачи, по принципу пошагового восхождения в гору.
60% времени уделить запланированным делам, остальные 40% — непредвиденным.
Действуйте по задуманному графику и не отклоняйтесь:
Выберите из своих задач наиболее приоритетную.
Спрогнозируйте срок выполнения.
Выделите нужное время в графике.
Составьте пошаговый план. Для каждой ступени определите продолжительность.
Отмечайте выполненные пункты плана.
Основная проблема этого метода — сложно составить точный прогноз и понять, сколько фактически потребуется времени для выполнения задачи. Поэтому указывайте сроки с небольшим запасом.
Матрица Эйзенхауэра
Ее разработал Дуайт Эйзенхауэр — один из президентов США, известный благодаря своей высокой продуктивности. По его схеме дела нужно распределить по четырем квадратам:
Важные и срочные — сделать. Например, ответить на e-mail заказчика, купить билеты для командировки, подписать приказ. Дела этой категории нельзя откладывать, от них многое зависит.
Важные и несрочные — распланировать. Это обязательные задачи, с которыми можно не спешить. Например, сходить на тренинг, познакомиться с новыми сотрудниками, проверить ремонтные работы в офисе.
Неважные и срочные — делегировать. Вызвать мастера для ремонта принтера, разослать пригласительные письма партнерам или закупить канцелярию может другой сотрудник. Так у вас появится дополнительное время.
Неважные и несрочные — удалить. Они не несут пользы и отнимают много времени. Например, просмотр соцсетей во время работы, личные разговоры и встречи.
Такая матрица — инструмент для расстановки приоритетов.
ABC- или АБВ-анализ
Объединяет в себе матрицу Эйзенхауэра и принцип Парето. Здесь три группы:
Группа приоритетных задач. Они максимально значимы для компании, потому что вносят 65% в достижение целей.
Группа важных задач. Польза их решения и тайминг примерно 20% от общего списка. Часть этой категории можно распределить среди сотрудников.
Группа несрочных, неважных дел. Их значимость — не более 15%.
Составьте список дел: распределите их по важности и обозначьте буквами «А», «B» и «C».
Ошибки в планировании
Не пытайтесь перевыполнить план и одновременно решать несколько задач. Даже если думаете, что успеете все — что-то может пойти не так, или вы просто устанете.
Помните, что важные, но несрочные вопросы нельзя откладывать надолго. К примеру, если вы не проверите ремонт в офисе в течение месяца — последствия будут непредсказуемы. Поэтому учитывайте ценность каждого отдельного действия.
Серьезная ошибка в тайм-менеджменте — неумение делегировать обязанности и плохая коммуникация с сотрудниками. Чтобы исключить эту проблему, скачайте Mango Talker. Вам станут доступны видеоконференции и чаты с сотрудниками. В этом приложении удобно делиться своими планами и назначать ответственных, контролировать ситуацию даже вне офиса. Его могут бесплатно установить все пользователи Виртуальной АТС MANGO OFFICE на компьютеры, ноутбуки, планшеты и смартфоны.
Пример распорядка рабочего дня
8:00–8:30. Провести планерку.
8:50–9:30. Ответить на e-mail.
9:40–10:20. Купить билеты для командировки.
16:00–17:00. Встреча со спонсорами.
11:30–12:00. Познакомиться с новыми сотрудниками.
12:20–12:40. Созвониться с партнерами.
13:00–13:30. Купить в кабинет новое кресло.
14:40–15:00. Посмотреть изменения дизайна сайте.
Это матрица по методу Эйзенхауэра, но вы можете выбрать любой другой способ тайм-менеджмента. Отображайте итоги текстовыделителем, галочкой или другими символами, как вам удобнее. Дела категории А должны быть выполнены в любом случае. Временные промежутки между задачами — это запас, на случай внезапных сложностей.
Расписать свои рабочие дни можно в блокнотах-органайзерах, специальных для планирования. Также можно скачать приложение: Todoist, Microsoft To-Do, Trello, MyLifeOrganized, Планировщик задач. В Google и Яндекс есть удобные календари. Найдите более удобный вариант для себя и ежедневно заполняйте.
Что важно запомнить
Тайм-менеджмент дисциплинирует, требует ответственности и параллельно разгружает мысли — не придется хранить в памяти множество задач, вы просто фиксируете все в органайзере.
Для каждой цели рассчитывайте время, чтобы не зацикливаться на ней долго и переходить к другим делам.
Пункты с жестким таймингом (например, деловые встречи) записывайте на одно и то же время. Вы привыкните к этому распорядку и всегда будете вовремя.
Пользуйтесь готовыми решениями: матрицами, специальными блокнотами или приложениями.
Планирование рабочего времени. Как достигать максимума результативности
Время самый ценный ресурс управленцев, оно быстротечно и необратимо. Чем больше стремление успеть максимум, тем виртуознее оно утекает сквозь пальцы, оставляя след незавершенных дел. Оборотной стороной медали становится работа, принесенная домой, что является одним из ярких признаков сбоя в планировании. Именно поэтому умение правильно инвестировать время самая ценная компетенция менеджеров, чтобы подводя итоги дня гордиться результатом, находясь в уверенности, что ни минуты не потрачено бесцельно.
Расстановка приоритетов
Приоритеты выделяют 20% дел приносящих 80% результата. Необязательно бегать белкой в колесе, ключевой принцип грамотно выстроенной работы – выполнение дел, максимально приближающих к цели, иными словами, приоритетных.
Даже при самой большой загрузке на помощь придет матрица Эйзенхауэра, показавшая себя отличным инструментом как в производственных, так и сбытовых направлениях. Ранжирование дел по принципу важности и срочности помогает отсечь эмоциональную привязанность к выполнению нерезультативной, но интересной работы; оставляет только логику и здравый смысл, неизменно выводящие на результат.
Путь к успешному планированию рабочего времени
Шаг 1.Распределить выполняемые задачи по четырем группам:
А. Важные – срочные.
Они привязаны ко времени и могут быть выполнены только самостоятельно, без прибегания к делегированию. К таким делам относятся планирование сотрудников, коррекция поведения, консультирование новичков и прочее.
В. Важные — несрочные.
К данной касте относятся дела, запланированные заранее. Нет необходимости делать их в режиме пожара, но отсрочивреализацию, огня не избежать. Секрет успешного планирования заключается в том, чтобы 60% дел в расписании имело этот статус. Сюда относятся оттачивание компетенций, долгосрочные проекты, консультирование опытных сотрудников, встречи по усовершенствованию рабочих процессов и другое.
С. Неважные – срочные.
Здесь речь идет о круговороте событий, которые сложно остановить в рабочем процессе. Они возникают стихийно, отнимают львиную долю времени,требуя молниеносного решения. Умение делегировать или переносить подобные дела станет самым выгодным навыком. Входящие звонки, корреспонденцию, текучкулучше всего передать на выполнение подчиненному.
D. Неважные — несрочные.
Такие деланесут минимальную значимость, дают передохнуть и тем самым манят к выполнению. Подобные задачи можно смело вычеркивать из списка и не вспоминать об их существовании, например, разбор бумаг на письменном столе или в ящике.
Ключевые факторы успеха при распределении приоритетов:
1. Способность отличать важное от срочного. Важно то, что приближает к намеченной цели, но не требует немедленного вмешательства.
2. Осознание, что срочное не всегда является обязательным.
3. При распределении задач по группам отвечать на вопросы: что даст выполнение задачи, что случиться при ее невыполнении и что произойдет, если выполнить позже.
Шаг 2. Ежедневное планирование.
Одного распределения дел по матрице недостаточно, их выполнение необходимо распланировать.
Правила планирования:
1. Определить недельную цель и распределить все, что необходимо сделать для ее достижения. За счет этого сформировать цели на каждый рабочий день.
2. Ежедневно выделять время под выполнение дел категории В., жестко фиксировать в планере и не переносить ни при каких условиях. Многочисленность таких задач в течение дня — залог выгодно планирования.
3. Распределить по дню и неделе функционал из категории А. Ежедневно работу начинать с этих задач, с первой из данного списка.
4. Каждое утро по 5 минут выделять на анализ предстоящих задач, настраиваясь на их выполнение, определяя какой результат они должны принести.
5. Каждый вечер подводить итоги дня, оценивая эффективность: какие задачи выполнены, а какие нет, почему это произошло.
6. Следовать рабочему расписанию. При возникновении дополнительных дел и задач определить их место в матрице, запланировать на другой день или время.
Шаг 3. Использовать рабочее расписание.
На начальных этапах, часто возникают вопросы о том, как все успеть, как вместить большое количество дел, как не отвлечься на что-то менее значимое. В подобных случаях на помощь приходит рабочее расписание, которое становится добрым спутником на день как рядовому сотруднику, так и руководителю. Из опыта сбытовых подразделений, расписание является неотъемлемой частью для выполнения плана продаж. Работая с сотрудниками по планеру, руководители отмечают повышение эффективности и улучшение результатов команды.
Что включает расписание:
— планирование рабочего дня,
— перечень звонков и встреч с клиентами,
— консультации с руководителем,
— обучение,
— совещания,
— и многое другое.
Перечень дел и степень их важности зависит от специфики организации и ее целей. Но то, что остается неизменным, так это планирование рабочего дня и недели из которых складывается выполнение цели месяца.
Ошибки при проведении процедуры планирования
Редко получается «стелить соломку», но благодаря накопленной практике несколько шишек при планировании точно можно избежать. Ниже приведен ТОП 6 ошибок управленцев при планировании себя и сотрудников.
1. Не систематичность.
2. Формальное отношение.
3. Отсутствие целей на день и исходя из них приоритетных дел.
4. Не привязывание задач к конкретному времени выполнения, не обозначение сроков решения вопроса.
5. Полное распределение дня на дела, только жестко привязанные ко времени. Из-за этого не остается резерва на форс-мажоры, которые могут возникнуть, в результате все важные дела рискуют слететь.
6. Отсутствие перерывов и времени на обед.
Эти простые рекомендации сформированы на практическом опыте и являются результатом труда успешно функционирующих подразделений. Здорово, когда ненужно наступать на грабли,тратя бесценные часы, а можно легко и с удовольствием применять работающие инструменты и уже оттачивать умения и навыки.
Главное помнить, что все успеть невозможно, время есть только на самое важное.
Тайм-менеджмент для руководителя
Руководителю бизнеса любого масштаба важно грамотно распределить свое рабочее время, наполненное деловыми звонками, встречами, совещаниями, срочными и не очень задачами. Чем выше должность, тем шире круг обязанностей, в которые может входить не только управление персоналом, но и общение со значимыми клиентами, партнерами, контролирующими организациями. Разберемся, какие методики и инструменты помогают оптимизировать работу руководителя.
Что такое тайм-менеджмент и зачем он руководителю
В переводе с английского тайм-менеджмент означает управление временем. Это целая методика с многочисленными рекомендациями для людей самого разного рода занятости. Задача тайм-менеджмента для руководителя – оптимизировать собственное расписание, сэкономить время на малозначительных делах в пользу более важных задач. Тайм-менеджмент помогает повысить эффективность – и самого руководителя, и всего бизнеса, которым он управляет. В основе этой науки приемы из психологии, экономики, социологии.
Как мотивация влияет на эффективность
Когда любой человек крайне заинтересован в своем деле, у него все получается, работа «горит» в руках, и он достигает все новых высот. Этот эффект распространяется и на руководителя, а если он еще и заряжает своей энергией подчиненных, результаты не заставят себя ждать. Однако одного желания добиться цели мало для того, чтобы научиться оптимизировать свое время. Поэтому психологи рекомендуют прибегать к хитрости: начинать день с выполнения самых рутинных и неприятных обязанностей. Давно не можете взяться за отчет, подготовить предложение для крупного клиента или провести тренинг среди сотрудников? Подумайте о том, как легко будет продолжать работу, когда этот груз свалится с плеч.
Настроиться на выполнение сложных задач и замотивироваться вам помогут следующие методы:
Постановка целей
Цель – желаемый результат, которого нужно достичь за определенный отрезок времени. Именно постановка целей помогает руководителю оценить затраты усилий, времени и объем дивидендов. Цели определяют приоритеты, а приоритеты формируют план действий. Целями, которых можно достичь с помощью тайм-менеджмента, руководителя могут быть:
Напишите свои цели на листе бумаги и установите напротив каждого пункта дату его реализации. Повесьте список на видное место или положите в ближний ящик, куда заглядываете каждый день. Это напоминание позволит не забыть о том, что вы обещали самому себе, и не погрязнуть в текучке ежедневных дел. По своей срочности цели могут быть:
Цели руководителя могут быть личными или глобальными, связанными с деятельностью всей компании. Многих целей удается достичь, выбрав правильную тактику мотивирования сотрудников. Финансовые премии – довольно эффективный инструмент, однако если бюджет ограничен, попробуйте предложить им самореализоваться, получить признание, новые профессиональные навыки, работая над определенным проектом.
Формируя цели, важно трезво оценивать свои возможности. Не пытаться прыгнуть выше головы, но и не мельчить. Старайтесь следовать схеме: желание – возможность – цель. Все три звена этой цепочки должны быть равноправными: желания не превышать возможности, цели достигаться путем разумного компромисса между многочисленными факторами, стоящими на пути.
Планирование
Планирование – это способ проложить путь от существующей на сегодняшний день ситуации к поставленной цели на вашем листе бумаги. В бизнесе, как правило, планирование направлено на увеличение прибыли, укрепление репутации бренда, повышение влиятельности на рынке. Планирование необходимо, чтобы достичь цели в несколько этапов и сэкономить время. Наиболее распространены в планировании два критерия:
Руководителю нужно определить, какой из критериев подходит под конкретный случай, разработать план для оптимизации времени. Для долгосрочного плана с советских времен пользуется популярностью период продолжительностью 5 лет. Его удобно разделить на этапы для анализа – полгода, год, 2–3 года и т. п. Во многих современных компаниях отчетность анализируют по месяцам или кварталам. Это удобно при тактическом планировании. Минимальный критерий краткосрочного планирования – один рабочий день.
Как оптимизировать рабочий день
Золотой стандарт планирования – расстановка приоритетов. Выделите первоочередные задачи, которые не требуют отлагательств и их обязательно нужно выполнить в этот день. К таким пунктам, например, относятся запланированные встречи. Следите, чтобы череда встреч не была беспрерывной – если одна хоть немного затянется, опоздаете на все остальные. Это также может заставить вас нервничать, что негативно скажется на результатах общения с партнерами, коллегами или клиентами.
Грамотно спланировать день вам также помогут следующие советы:
Метод «Альпы» для планирования рабочего дня
Эта методика довольно эффективна и считается одной из самых популярных в тайм-менеджменте руководителя. Она подразумевает соблюдение следующей строго последовательности действий:
Анализ «АВС»
По аналогии с первыми буквами английского алфавита, суть этого метода сводится к четкому разделению задач на виды. Вот его основные принципы:
Матрица Эйзенхауэра
Этот метод помогает разделить задачи по степени важности и определить, кто их будет решать. Задачи сортируют следующим образом:
Мы рассказали вам лишь об основах тайм-менеджмента для руководителя, но даже эти правила способны значительно повысить эффективность – и вашу, и вашего бизнеса. Следуя этим рекомендациям, вы сможете продуктивнее использовать свое время добиться результатов за меньший срок. Удачи!
Организация рабочего дня руководителя: проблемы и решения
«Консультант», 2012, N 3
У руководителя должен быть план рабочего дня. Это непреложная истина тайм-менеджмента. Никаких «но» и ссылок на специфику бизнеса или размер предприятия, подразделения здесь быть не может. Другой вопрос: когда и как этот план составлять.
Работа руководителя отличается от обязанностей, к примеру, рабочего на производстве, который должен просто выполнить дневную норму выработки. Работа топ-менеджера не имеет четкого завершения, так как приходится отслеживать ситуацию и принимать решения практически постоянно.
Весьма актуальной для менеджеров является и проблема информационных перегрузок. Потоки информации вполне могут негативно повлиять на способность руководителей думать и действовать.
Топ-менеджер, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, просто не в состоянии эффективно реагировать на все сообщения.
Чтобы преодолеть все эти трудности, руководящим работникам нужно проводить анализ использования своего рабочего времени.
Вспомнить все
На первом этапе необходимо зафиксировать фактические затраты времени на тот или иной вид деятельности (переговоры, просмотр корреспонденции и т.д.).
Таким образом менеджер сможет оценить, где были допущены слишком высокие затраты времени, и составить график дня, который позволит использовать рабочее время эффективнее.
Далее необходимо рассмотреть непосредственно те виды деятельности, в которых приходилось участвовать руководителю.
Вероятно, многие из них окажутся не столь важными, и справиться с ними будет по силам другим сотрудникам организации.
Делегировав им эти дела, начальник сможет высвободить для себя дополнительное время на решение стратегических задач.
Следует помнить, что львиная доля временных затрат менеджера приходится на работу с информацией.
Часто случается, что руководитель тратит слишком много времени на усвоение данных из-за неэффективной системы коммуникации на предприятии.
В таком случае нужно более детально рассмотреть схему движения информационных потоков внутри организации и при необходимости внести соответствующие коррективы.
Все получится, если:
Времени нет
Причины, вызывающие нехватку времени в работе менеджеров, можно разделить на внешние и внутренние.
Первые обусловлены воздействиями окружающей среды и не зависят от личных качеств и способностей руководителя. Сюда в первую очередь относятся следующие.
При этом часто за мелкими и незначительными делами руководитель не успевает заняться наиболее важными. Помочь может сопоставление текущих дел со стратегическими целями организации.
Это наглядно покажет, какие должны быть выполнены только руководителем, а какие не имеют глобального значения и могут быть делегированы подчиненным.
Менеджеры работают с прохладцей, что в результате порождает несвоевременное выполнение производственных заданий и хроническую нехватку времени.
Поспешай медленно
Внутренние причины дефицита времени зависят от характеристик личности руководителя, таких как организованность, особенности темперамента, склонность к самоанализу, умение признавать свои ошибки. Среди таких причин можно выделить несколько.
Спешка
Иногда руководителям кажется, что чем чаще они будут демонстрировать нехватку времени, тем значимее будут выглядеть в глазах подчиненных. Но это самообман.
В глазах сотрудников такой менеджер выглядит как человек, не умеющий организовать свое время.
Домашняя работа
Все время спеша и не успевая ничего сделать на работе, руководитель вынужден доделывать свои дела в нерабочее время.
Постоянно действуя в таком режиме, менеджер не отдыхает, что негативно сказывается на его работоспособности и в конечном итоге ведет к упадку здоровья.
Слон по частям
Руководитель, привыкший решать проблемы по мере их возникновения, не думая о том, что многие из них можно было бы предотвратить, не видит необходимости в планировании своих действий.
Придерживаясь таких принципов в личной жизни, он переносит их и на стиль жизни своей организации.
Нежелание видеть проблему
Иногда менеджер не воспринимает постоянную нехватку времени как результат своей неорганизованности. Он склонен думать, что через некоторое время поток неотложных дел схлынет. Не усматривая в существующем положении проблемы, руководитель не сможет решить ее, что в конечном итоге грозит завести его во временной цейтнот.
Блокнот или программа?
Планировать рабочий день лучше с вечера, чтобы с утра на свежую голову посвятить себя делам.
Делайте в своем органайзере специальные пометки или закладки для обозначения стратегических, долгосрочных, и тактических, среднесрочных, целей. Они должны быть всегда на виду.
При планировании дня мы имеем дело с тремя типами задач. К первым относятся четко привязанные к определенному времени. Их нельзя или сложно перенести. Скажем, переговоры с партнерами, назначенные на 11:00.
Ко вторым относятся плавающие («гибкие») задачи, не привязанные к определенному часу, но обязательные для исполнения в течение дня.
Установите цели
В тайм-менеджменте, как и в управлении вообще, крайне важно намечать цели. В частности, это помогает:
Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы четко определить цель, нужно:
Определите приоритеты
Установление порядка очередности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нужно определить степень своей загрузки и решить, что нужно сделать в первую очередь. Задачи можно подразделить на четыре категории:
Распределите все дела на эти четыре группы. Посмотрите на перечень и укажите время, необходимое для их выполнения.
Не стоит слишком строго придерживаться приоритетов. Догмы никогда не приводят ни к чему хорошему. Ведь всегда нужно быть готовым к переменам.
Будьте гибким: ситуация может измениться кардинально, и то, что было приоритетным, утратит свою значимость. Придерживаться в таком случае первоначального плана означает потратить впустую еще больше времени.
Найдите свой ритм
При составлении ежедневных планов нужно также учитывать свой естественный дневной ритм работы.
Работоспособность каждого человека подвержена определенным колебаниям, происходящим в рамках этого ритма.
Одни люди могут особенно хорошо работать по утрам, но быстро устают во второй половине дня и нуждаются в соответственно более раннем окончании работы.
Алгоритм планирования дня может быть примерно следующим:
Планируя свое время, помните, что нельзя успеть все. Не делайте несколько дел сразу, сделайте одно от начала до конца.
При составлении плана дня лучше оставить около 40% рабочего времени свободным, чтобы иметь резерв для решения непредвиденных проблем.
Проставьте против каждого задания приблизительное время для его выполнения, просуммируйте и определите ориентировочно общее время.
Сконцентрируйтесь
Ваша продуктивность существенно возрастет, как только вы начнете следовать этому принципу.
Делается это просто. Составьте список дел, которые вам предстоит выполнить.
Выберите главное дело, на которое ваше время будет потрачено с максимальной пользой.
После этого приступайте к работе и не отвлекайтесь, пока не выполните ее.
Способность полностью сосредоточиться на самом важном вопросе и не отвлекаться ни на что, пока он не будет решен, поможет добиться успеха быстрее, чем какое-либо иное качество.
Если вы начинаете дело, бросаете его, чтобы затем снова и снова возвращаться к нему, то в итоге вы потратите на него в несколько раз больше времени.
Если же вы беретесь за работу и заставляете себя довести ее до конца, затраты времени можно сократить на 80%.
Это один из великих секретов искусства управления временем и высокой продуктивности, и его можно освоить путем многократного применения на практике.
Умение сосредоточиться на одном деле дает вам два преимущества.
Во-первых, вы станете одним из самых ценных руководителей, причем очень быстро.
Во-вторых, что еще важнее, всякий раз, выполнив большое дело, вы будете испытывать прилив сил. Вы будете довольны и горды собой, получите чувство самореализации. Вы испытаете прилив энергии и желание взяться за новое дело.
Принципы личного тайм-менеджмента
Для того чтобы планирование рабочего времени было эффективным, необходимо руководствоваться следующими принципами.
Нужно решать только приоритетные задачи. Остальные, как уже отмечалось, можно делегировать.
Выделяйте достаточно времени для планирования. Не планируйте слишком много дел на день.
И, наконец, старайтесь концентрироваться на возможностях, а не на проблемах. Таким же незыблемым правилом и ритуалом, как, например, ежеутренняя и ежевечерняя чистка зубов, у руководителя должны стать определенные постоянные действия, которые он производит в начале и в конце рабочего дня.
Так, утром нужно просмотреть письма и документы, подготовить рабочее место к новому дню, чтобы не приходилось искать необходимые бумаги в самый неподходящий момент.
А вечером можно подвести краткий итог тому, что сделано, и наметить план на следующий день.
Таким образом, руководитель научится распределять свое время гораздо эффективнее и будет больше успевать.